1.      Analiza dokumentacji

2.      Wyjaśnienia pisemne i ustne do protokołu

 

1.      Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tekst jednolity z 1998r. Dz. U. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

2.      Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 zpóźn. zm.).

3.      Ustawa  z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 ze zm.).

4.      Ustawa  z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

5.      Ustawa z dnia 29 września 1994 r.  o rachunkowości (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

6.      Ustawa z dnia   29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).

7.      Komunikat Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. MF Nr 3, poz. 13).

 

 

Ocena realizacji zaleceń pokontrolnych

 

 

W okresie od 10.04.2007r. do 16.05.2007r. przeprowadzono w Domu Pomocy Społecznej dla Kombatantów w Opolu postępowanie kontrolne nr 6/07 obejmujące następujący zakres tematyczny :

§         sprawy kadrowe,

§         gospodarowanie środkami publicznymi.

 

W wyniku stwierdzonych uchybień, wydano zalecenia pokontrolne, będące przedmiotem kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w dniach 29.02.2008r. do 7.03.2008r.

 

Termin realizacji zaleceń pokontrolnych został ustalony na 30.08.2007r., natomiast powiadomienia Prezydenta na 15.09.2007r. Część zaleceń wykonano po terminie:

 

 

 

Dyrektor jednostki po terminie (30.12.2007r.) powiadomił Prezydenta o realizacji zaleceń pokontrolnych. Mimo ustalenia tego terminu na 15.09.2007r. nie wystąpił do tego czasu z pismem o wydłużenie terminu realizacji zaleceń i złożenia sprawozdania (Akta kontroli 08/5/I/1)..

 

 

Zbadano wszystkie akta osobowe pracowników pod kątem zgodności z obowiązującymi wymogami prawnymi.  

 

 

Aneksy, naruszające obowiązujące przepisy prawne zostały usunięte z akt pracowniczych. Zgodnie z wyjaśnieniem pracownika ds. kadr dokumenty te zostały wypięte     z akt i zniszczone. Nie wyeliminowano ich jednak z obrotu prawnego w sposób formalnie prawidłowy. Zgodnie z wyjaśnieniem pracownika ds. kadr pracownicy zostali powiadomieni    o powyższym ustnie. Zespół kontrolujący ustalił, że informacja o aneksach została wykreślona z wykazów do części B akt osobowych.

Z 13 osób, które otrzymały aneksy 3 osoby już nie pracują w DPS. W aktach pozostałych 10 aneksy zostały wykreślone z wykazów i wypięte z akt. Dodatkowo ustalono, że wycofano te aneksy jeszcze w przypadku 4 osób, które nie zostały wykazane przez pracownika ds. kadr podczas kontroli w 2007r.

 

(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) (Akta kontroli 08/5/I/2-5)

W styczniu 2008r. norma czasu pracy wynosiła 176 godzin (22 dni robocze x 8 godzin). Dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) aplanowano po 8 godzin dziennie i 40 godzin w tygodniu, łącznie po 168 godzin miesięcznie, z wyjątkiem(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), dla której dzień pracy wynosi 7 godzin, w tygodniu zaplanowano 35 dni, a w miesiącu przy 21 dniach roboczych 154 godziny. W harmonogramie nie uwzględniono urlopu wypoczynkowego dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).

Harmonogram wykonania:

-          p. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– L-4 od 4.01-23.01.08. W Harmonogramie wpisano od 14.01.2008r.

-          p(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) przepracowała po 8 godzin dziennie, pomimo, że na początku miesiąca zaplanowano dla niej dzienna normę pracy – 7 godzin (miesięcznie 154 godziny). W harmonogramie wykonania naliczono 176 godzin pracy, uwzględniając L-4.

 

W lutym 2008r. norma czasu pracy wynosiła 168 godzin (21 dni roboczych x 8 godzin).              Dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zaplanowano po 8 godzin dziennie i 40 godzin w tygodniu, łącznie po 168 godzin miesięcznie, z wyjątkiem(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), dla której dzień pracy wynosi 7 godzin, w tygodniu zaplanowano 35 dni, a w miesiącu przy 21 dniach roboczych 147 godzin. Uwzględniono urlopy wypoczynkowe i zaplanowane L-4.

Harmonogram wykonania:

-          p. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) w tygodniu od 4-10. 02.2008r. pracowała 6 dni roboczych w łącznej liczbie 56 godzin (w tym 2 x 12 godzin)

-          p. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w tygodniu od 4-10. 02.2008r. pracowała 5 dni roboczych w łącznej liczbie 44 godzin (w tym 1 x 12 godzin)

-          p. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) przepracowała 20 dni roboczych po 7 godzin, co łącznie daje 140 godzin przy zaplanowanej miesięcznej normie 168 godzin (bez zwolnień i urlopów)

 

(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) (Akta kontroli 08/5/I/6-9)

(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zatrudnione są na 12 godzinny dzień pracy. Dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zaplanowano średnio 14 dni po 12 godzin na dyżur oraz 1 dyżur 8 godzin, co daje łącznie 176 godzin pracy. Dla jednego pracownika (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zaplanowano 22 dni robocze po 7 godzin co daje 154 godziny pracy w miesiącu i po 35 godzin w tygodniu. Uwzględniono zaplanowane dni wolne.

(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zatrudnione są na 12 godzinny dzień pracy. Dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zaplanowano średnio 14 dni po 12 godzin na dyżur., co daje łącznie 168 godzin roboczych. Dla jednego pracownika (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zaplanowano 21 dni roboczych po 7 godzin co daje 147 godzin pracy w miesiącu i po 35 godzin w tygodniu.

 

-          p(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zaplanowano 7 dni po 12 godzin bez adnotacji o planowanych dniach wolnych. Z harmonogramu wykonania wynika, ze przepracowała 11 dni po 12 godzin, tj. 132 godziny, bez urlopów i zwolnień lekarskich.

-          p. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zaplanowano 7 dni po 12 godzin bez adnotacji o planowanych dniach wolnych. Z harmonogramu wykonania wynika, ze przepracowała luty zgodnie z harmonogramem planowania.

-          p. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))W pierwszym tygodniu od 4-10.02.2008 4 dni robocze, w tym 1 raz 12 godzin i dwa razy po 8 godzin, co było niezgodne z planowanym harmonogramem. W drugim tygodniu (od 11-17.02.2008r.) przepracowała łącznie              o 2,5 godziny ponad normę 35 godzin tygodniowo.

 

(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) (Akta kontroli 08/5/I/10-13)

(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zatrudnieni są na 12 godzinny dzień pracy. Dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zaplanowano średnio 14 dni po 12 godzin na dyżur oraz 1 dyżur 8 godzin, co daje łącznie 176 godzin pracy. Uwzględniono zaplanowane dni wolne.

(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zatrudnieni są na 12 godzinny dzień pracy. Dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zaplanowano średnio 14 dni po 12 godzin na dyżur, co daje łącznie 168 godzin roboczych.   

Na 70 pracowników DPS 66 osobom założono karty urlopowe. Cztery osoby zostały zatrudnione w br. i one nie posiadają jeszcze kart urlopowych.  

Zbadano wnioski premiowe za 01’2008r. Wszystkie wnioski zostały przygotowane przez kierowników i wszystkie zostały zatwierdzone przez dyrektora jednostki.  

 Zgodnie z regulaminem premia przysługuje od wynagrodzenia za czas efektywnie przepracowany, natomiast w przypadku posiadania środków istnieje możliwość podwyższenia premii.  

 

Pracownicy, którzy nie otrzymali tzw. zwyżki, lecz otrzymali premię:

Zbadano wnioski premiowe za 02’2008r. Wszystkie wnioski zostały przygotowane przez kierowników i wszystkie zostały zatwierdzone przez dyrektora jednostki. Podstawa premii wynosiła (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))%, natomiast zwyżki od (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))% (dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))%).

 

Pracownicy, którzy nie otrzymali tzw. zwyżki, lecz otrzymali premię:

-          (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))

 

 

W aktach sprawy pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))znajdują się informacje o warunkach zatrudnienia, w których wskazano dzienną normę czasu pracy na 8 godzin, a tygodniową na 40 w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym.

 

Zespół kontrolujący zbadał rozkład czasu pracy opiekunów i pokojowych w okresie od 10’2007r. do 12’2007r. 

            W jednostce stosuje się harmonogramy czasu pracy od stycznia 2008r. Sporządzane są planowane harmonogramy z początkiem każdego miesiąca oraz wykonane harmonogramy z końcem danego miesiąca. Wykonane harmonogramy obejmują wszystkie nieobecności, których nie można było zaplanować. Dla każdej sekcji sporządzane są imienne harmonogramy na każdy dzień miesiąca.

Do końca 2007r. czas pracy był rozliczany według zakwestionowanego w poprzedniej kontroli sposobu.

Osoby, które opuściły stanowiska pracy złożyły do akt pracowniczych podpisane karty obiegowe.

 

 

Nie stwierdzono załatwiania spraw pracowniczych ze zwłoką.

 

 Od czasu objęcia stanowiska przez nowego dyrektora nie organizowano zastępstw. 

1)      Program kadrowo-płacowy został zakupiony w dniu 12.03.2007r. Zapłaty dokonano na podstawie faktury w formie przelewu. Licencja została udzielona na czas nieokreślony, pod warunkiem dokonania przez użytkownika terminowej zapłaty. Wpisano do ewidencji środków trwałych poz. 19/20/21/22/23/020.

2)      Program Open Office pl w wersji wielostanowiskowej został zakupiony w dniu 6.03.2007r. Zapłaty dokonano na podstawie faktury w formie przelewu. Licencja została udzielona na okres 12 miesięcy od daty rejestracji. Wpisano do ewidencji środków trwałych poz. 18/020.

3)      Program LEX zawierający bazę programu i zabezpieczenie) został zakupiony w dniu 3.11.2007r. Zapłaty dokonano na podstawie faktury w formie przelewu. Korzystanie z programu jest możliwe po dokonaniu stosownej zapłaty. Zgodnie z ogólnymi Warunkami Umowy podmiot korzystający z programu LEX zawiera umowę                       z wydawnictwem. W świetle informacji sprzedawcy umowa taka została zawarta, a dokumenty z nią związane to: zamówienie, Regulamin, Ogólne warunki umów i regulamin korzystania z bazy. Wpisano do ewidencji środków trwałych poz. 24/020.

4)      Oprogramowanie magazynu. Zapłaty dokonano na podstawie faktury w formie przelewu. Licencja została udzielona na czas nieokreślony, pod warunkiem dokonania przez użytkownika terminowej zapłaty. Wpisano do ewidencji środków trwałych poz. 25/020.

5)      Jednostka korzysta z bezpłatnej wersji programu antywirusowego ActiveVir oraz OpenOffice, który posiada otwarty dostęp do kodu źródłowego także dla firm               i urzędów.

            W dniu 17.12.2007r. została wprowadzona zarządzeniem dyrektora DPS nr 26A procedura korzystania z telefonów komórkowych dla celów służbowych. Korzystanie                        z telefonów komórkowych do celów służbowych następuje na podstawie umowy użyczenia telefonu komórkowego, określającej warunki zasady korzystania z aparatu. Umowę podpisuje dyrektor lub główny księgowy Wydanie telefonu następuje po podpisaniu umowy użyczenia. Przekazanie telefonu wymaga protokołu przekazania.

W dniu 17.12.2007r. zawarte zostały dwie umowy użyczenia z (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))oraz z dyrektorem DPS. Umowy zostały podpisane zgodnie z obowiązującą procedurą. Stwierdzono, że przekazanie telefonu (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))nastąpiło przed podpisaniem umowy użyczenia, bowiem przekazanie aparatu nastąpiło w dniu 26.06.2007r. tj. przed ustaleniem procedury korzystania z telefonu służbowego. Stwierdzono brak protokołu przekazania telefonu komórkowego dla dyrektora.

Dyrektor DPS w dniu 17.12.2007r. zawarł 3 umowy o odpowiedzialności majątkowej z:

-          kierowcą – zaopatrzeniowcem,

-          konserwatorem,

-          kierownikiem działu Gospodarczego.

Przedmiotem umowy jest samochód marki renault TRAFIC, będący własnością kontrolowanej jednostki. Umowa zobowiązuje pracownika prowadzącego samochód do:

-          przestrzegania obowiązujących przepisów

-          właściwego zabezpieczania samochodu

-          natychmiastowego poinformowania pracodawcy o fakcie kradzieży lub uszkodzenia samochodu oraz zgłoszenia tego faktu policji.

Korzystanie z samochodu następuje wyłącznie na pisemną dyspozycję zawartą w karcie drogowej. Umowa zobowiązuje kierowcę do potwierdzania w karcie drogowej wykonania zadania. Podstawą przyjęcia samochodu do użytkowania jest protokół zdawczo – odbiorczy określający stan techniczny i wyposażenie samochodu. W częściach nieuregulowanych umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

 

 

Z końcem każdego miesiąca sporządzany jest przez kierownika działu Gospodarczego Raport dyspozytorski, zatwierdzany ostatecznie przez dyrektora DPS. Raport zawiera stan początkowy i końcowy stanu licznika, przebieg, zużycie paliwa oraz datę i trasę.

 

Kontrola raportów od 07’2007r. do 01’2008r. nie wykazała uchybień w zakresie rozliczania stanu licznika. Stwierdzono jednak brak zatwierdzania raportów przez dyrektora w okresie od lipca do września 2007r.

 

 

 

Z końcem roku 2007 zostało sporządzone zestawienie raportów dyspozytorskich zgodne z miesięcznymi raportami. W 2007r. przebieg wyniósł 14.769 km. Przy zakupie 1.396,63 litrów oleju napędowego   zużyto 1386,93 litrów.

 

Kontroli poddano karty drogowe z 2007r. (Nr: 038713 – 0494667). Od 2.01.2007r. do 16.04.2007r. (Nr KD: 038713-0308787) nie zawierały informacji na odwrotnej stronie dokumentu dot. szczegółowej trasy oraz szczegółowych informacji dot. godzin przyjazdu                i odjazdu, stanu licznika oraz przebiegu. Te informacje wpisywane były od 18.04.2007r. do końca 2007r.  

Poza tym karty drogowe zawierają dane kierowcy, podpis osoby zlecającej wyjazd, pobrane paliwo, datę wyjazdu i przyjazdu oraz stan licznika na początku zlecenia oraz po jego wykonaniu. Karta zawiera podpis kierowcy oraz osoby, która dokonała obliczeń. Brak na wszystkich kartach kontroli zapisów. Kontrola kart drogowych i raportu dyspozytorskiego za styczeń 2008r. (Nr KD: 0494668-0494692) nie wykazała nieprawidłowości z wyjątkiem stwierdzonego braku kontroli obliczeń. Zakupy paliwa uwidocznione w karcie drogowej są zgodne z zapisami w miesięcznym raporcie.

-          KD NR: 494668 – 40 l ON

-          KD NR: 494680 – 50 l ON

-          KD NR: 494691 – 46 l ON

Łącznie zakupiono w styczniu 2008r. 136 l oleju napędowego. Informacje takie zostały podane w miesięcznym raporcie dyspozytorskim.

 

 

Na podstawie dokumentów księgowych będących załącznikami do raportu kasowego nr 41/07 za okres od 17 do 21.12.2007 r. oraz wydruków syntetycznych konta 130 – rachunek bieżący, zespół kontrolny dokonał sprawdzenia sposobu klasyfikacji poszczególnych wydatków. Nieprawidłowości w zakresie ewidencji w poszczególnych paragrafach nie stwierdzono(Akta kontroli 08/5/I/78-81)

. (akta kontroli nr /1-4)

 

Na podstawie wyciągów bankowych ustalono, że od miesiąca lipca 2007r.                         w kontrolowanej jednostce funkcjonuje jeden rachunek bankowy dotyczący wszystkich operacji związanych ze środkami zakładowego funduszu środków socjalnych(Akta kontroli 08/5/I/82). 

 

Zespół kontrolny ustalił, że II rata odpisu na ZFŚS została przelana w dniu 10.09.2007 r., czyli zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami (Akta kontroli 08/5/I/83-85)

Na podstawie wydruku analitycznego konta 135 - rachunek bankowy - fundusz socjalny za okres od września do grudnia 2007 r. ustalono, że środki funduszu były wydatkowane zgodnie z zapisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych(Akta kontroli 08/5/I/83-85).

 

 Zespół kontrolny na podstawie sprawozdania Rb 28 S oraz na podstawie wydruku syntetycznego do konta 130 – rachunek bieżący ustalił, że w 2007 r. wydatki jednostki zostały zaewidencjonowane w dwudziestu pięciu paragrafach. W żadnym przypadku nie przekroczono kwot zaplanowanych   (Akta kontroli 08/5/I/78-81, 86-90). 

Na podstawie wydruku Zestawienie sald do konta 201 – rozrachunki z dostawcami                   i odbiorcami na dzień 31.12.2007 r. ustalono, że w jednostce nie dokonywano przedpłat tytułem przyszłych usług. Za wykonane usługi dokonywano przelewy w terminach wcześniej ustalonych w umowach (Akta kontroli 08/5/I/91).  na dzień 31.12.2007 r. ustalono, że w jednostce nie dokonywano przedpłat tytułem przyszłych usług. Za wykonane usługi dokonywano przelewy w terminach wcześniej ustalonych w umowach . 

Zespół kontrolny stwierdził, na podstawie dwunastu raportów kasowych sporządzonych za okres od października do grudnia 2007 r., że w jednostce były wypłacane wyłącznie zaliczki stałe, które były rozliczne na bieżąco.

 

Na podstawie wydruku Zestawienie sald do konta 201 – rozrachunki z dostawcami               i odbiorcami na dzień 31.12.2007 r. ustalono, że w jednostce nie dokonywano przedpłat tytułem przyszłych usług. Za wykonane usługi dokonywano przelewy w terminach wcześniej ustalonych w umowach (Akta kontroli 08/5/I/91).  na dzień 31.12.2007 r. ustalono, że w jednostce nie dokonywano przedpłat tytułem przyszłych usług. Za wykonane usługi dokonywano przelewy w terminach wcześniej ustalonych w umowach . 

Zespół kontrolny stwierdził, na podstawie dwunastu raportów kasowych sporządzonych za okres od października do grudnia 2007 r., że w jednostce były wypłacane wyłącznie zaliczki stałe, które były rozliczne na bieżąco.

 

Zespół kontrolny stwierdził, na podstawie dwunastu raportów kasowych sporządzonych za okres od października do grudnia 2007 r., że w jednostce były wypłacane wyłącznie zaliczki stałe, które były rozliczne na bieżąco.

 

Ustalono, że w jednostce wszystkie rozliczenia z pracownikami księgowane są za pośrednictwem analitycznych kont rozrachunkowych – 234, z podziałem na fundusz bieżący 234-0001 oraz fundusz socjalny 234-0003 (Akta kontroli 08/5/I/92).  

 

Skontrolowano dwanaście raportów kasowych sporządzonych za okres od października do grudnia 2007 r. Ustalono, iż w żadnym przypadku nie przekroczono ustalonego pogotowia kasowego.