|
KWiA-I.1711.00023.2013
KWiA-I.ZD-00130/13
|
Opole, 4.09.2013 r.
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 32/13
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Żłobek Nr 3 w Opolu
ul. Górna 50
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
19.08.2013 r. do 4.09.2013 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Małgorzata Jóźwin-Mazurek – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Przedmiot kontroli
|
Gospodarka finansowa
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2013 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Urszula Lasowska - dyrektor żłobka
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– główna księgowa
|
Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. 38 poz. 861 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).
- Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50 poz. 398 z późniejszymi zmianami).
10. Ustawa z dnia 4 lutego 2011 o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U.2011, Nr 45 poz. 235).
11. Uchwała nr X/146/11 Rady Miasta Opola z dnia 26 maja 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości opłaty za pobyt dziecka w żłobku utworzonym przez Miasto Opole, wysokości dodatkowej opłaty za wydłużony wymiar opieki, maksymalnej wysokości opłaty za wyżywienie oraz określenia warunków częściowego lub całkowitego zwolnienia od ponoszenia opłaty za pobyt.
12. Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
Cel kontroli
Celem kontroli było:
- dokonanie oceny prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej,
- sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji księgowej.
- sprawdzenie zgodności sporządzanych sprawozdań z ewidencją księgową.
Kryteria
1. Zgodnie z § 8 ust. 2 pkt 1-5 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącą załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej - sprawozdania sporządza się następująco:
- w kolumnie „Plan (po zmianach)” wykazuje się dane o planowanych wydatkach;
- w kolumnie „Zaangażowanie” wykazuje się dane dotyczące zaangażowania planu wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym;
- w kolumnie „Wydatki wykonane” wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego;
- w kolumnie „Zobowiązania ogółem” wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone do końca okresu sprawozdawczego;
- w kolumnie „Zobowiązania wymagalne” wykazuje się zobowiązania, których termin zapłaty minął przed upływem okresu sprawozdawczego, a nie są ani przedawnione, ani umorzone, z wyróżnieniem zobowiązań powstałych w latach ubiegłych i zobowiązań powstałych w roku bieżącym.
2. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej:
- Konto 980 - „Plan finansowy wydatków budżetowych” służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych. Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego zmiany. Na stronie Ma konta 980 ujmuje się:
1) równowartość zrealizowanych wydatków budżetu;
2) wartość planu niewygasających wydatków budżetu do realizacji w roku następnym;
3) wartość planu niezrealizowanego i wygasłego. Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych.
Konto 980 nie wykazuje na koniec roku salda.
-Konto 998 - „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym.
Na stronie Wn konta 998 ujmuje się:
1) równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym;
2) równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego.
Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.
Ewidencja szczegółowa do konta 998 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.
Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora jednostki.
Dane zawarte w sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z przepisami i planem finansowym.
Szczegółową kontrolą objęto:
- zgodność z ewidencją księgową danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S dotyczących planu, zaangażowania, wydatków oraz zobowiązań,
- zgodność z ewidencją i sprawozdaniem Rb-27S otrzymanych i odprowadzonych do Urzędu Miasta dochodów budżetowych,
- zapisy w ewidencji księgowej dotyczące wszystkich wydatków budżetowych za lipiec 2013 r.,
- wpływy i wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2013 r.,
- zgodność z ewidencją księgową stanu zobowiązań i należności,
- wydatki zaewidencjonowane w styczniu 2013 r., pod kątem realizacji zobowiązań dotyczących roku poprzedniego,
- zgodność z uchwałą Rady Miasta Opola naliczenia opłat za lipiec 2013 r.
Sprawdzono czy na koniec roku jednostka dokonała spisu z natury i rozliczenia artykułów żywnościowych znajdujących się w magazynie. W zakresie gospodarki kasowej dane z ewidencji księgowej porównano z raportami kasowymi. W zakresie druków ścisłego zarachowania zapoznano się z zasadami i sposobem postępowania oraz sprawdzono ciągłość numeracji dotychczas wykorzystanych kwitariuszy przychodowych i rozchodowych.
Sprawdzono również czy jednostka posiada opracowane na piśmie procedury kontroli zarządczej oraz czy procedury te są dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
USTALENIA KONTROLI
Sprawy organizacyjne
Żłobek Nr 3 w Opolu jest gminną samorządową jednostką budżetową. Podstawą prawną działalności żłobka jest Ustawa z dnia 4 lutego 2011 o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3.(Dz.U.2011, Nr 45 poz. 235). Żłobek funkcjonuje w oparciu o Statut Żłobka, który został zatwierdzony Uchwałą Nr XXI/315/11 Rady Miasta Opola z dnia 29.12.2011 r. (akta kontroli Nr 13/32/I/1-2)
Żłobek Nr 3 został wpisany do rejestrów żłobków prowadzonych przez Gminę Opole dnia 13.02.2012 r. pod poz. 11/Ż.
Siedzibą Żłobka Nr 3 w Opolu jest nieruchomość, położona przy ul. Górnej 50. Budynek Żłobka Nr 3 w Opolu został oddany do użytku w lutym 2012 r. i w marcu rozpoczął swoją działalność statutową (akta kontroli Nr 13/32/I/3-5).
W okresie objętym kontrolą dyrektorem jednostki była pani Urszula Lasowska zatrudniona na to stanowisko od dnia 01 lutego 2012 r. (akta kontroli Nr 13/32/I/6-7) Głównym księgowym jednostki jest pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)zatrudniona na tym stanowisku od 01 maja 1999 r. na czas nieokreślony. Zgodnie z §11 i 12 Regulaminu Organizacyjnego Żłobka Nr 4 - obsługę ekonomiczną i administracyjną środków budżetowych dla wszystkich żłobków prowadzi Żłobek Nr 4 przy ul. Barlickiego 2 (akta kontroli Nr 13/32/I/8). Z budżetem gminy jednostka rozlicza się w dziale klasyfikacji budżetowej 853 rozdział 85305.
W kontrolowanej jednostce w dniu 09.01.2013 r. została przeprowadzona inwentaryzacja zdawczo - odbiorcza, obejmująca wszystkie składniki majątkowe. Z inwentaryzacji został sporządzony protokół (akta kontroli Nr 13/32/I/37).
W okresie objętym kontrolą Żłobek Nr 3 posiadał jeden rachunek bankowy - rachunek bieżący (akta kontroli Nr 13/32/I/9).
Na dzień 31.07.2013 r. w Żłobku Nr 3 w Opolu było zapisanych 58 dzieci w 3 grupach (akta kontroli Nr 13/32/I/12).
Stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce na dzień 31.07.2013 r. wynosił ogółem 18 osób w wymiarze pełnych etatów (akta kontroli Nr 13/32/I/10-11), w tym:
- opiekunki dziecięce 6
- pielęgniarki 2
- woźne 4
- pracownicy obsługi 4
- administracja 2
Pracownicy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę.
Dochody budżetowe
Dochody budżetowe w 2013 r.
W dniu 09.08.2013 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych żłobka za okres od początku roku do dnia 31.07.2013 r. (akta kontroli Nr 13/32/I/13)
Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wynosiły ogółem 151.449,35 zł i zaewidencjonowano je w dwóch paragrafach. W wyniku kontroli ustalono, że dochody te są zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki.
Ustalono, że wykazane w poszczególnych paragrafach kwoty dochodów dotyczyły:
- paragraf 0830 – opłata za pobyt dzieci 149.885,20 zł,
- paragraf 0970 – wpływy z różnych dochodów 1. 564,15 zł,
Wysokość opłaty za pobyt dziecka w żłobku określa Uchwała Rady Miasta Opola Nr X/146/11 z dnia 26 maja 2011 r. Na podstawie w/w uchwały pobierana jest opłata w wysokości 23% minimalnego wynagrodzenia tj. 345,00 zł miesięcznie oraz 4,50 zł dziennej stawki żywieniowej.
Otrzymane dochody w całości zostały przekazane na rachunek bankowy Urzędu Miasta (akta kontroli Nr 13/32/I/14-15).
Wydatki budżetowe w 2013 r.
W ewidencji księgowej (konto 130) jednostka kontrolowana wykazała, że stan początkowy środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2013 r. wynosił 0 (akta kontroli Nr 13/32/I/16). W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z wyciągiem bankowym nr 1 z dnia 02.01.2013 r. (akta kontroli Nr 13/32/I/9)
Ze sporządzonego sprawozdania dotyczącego działu 853 rozdział 85305 oraz z dokumentacji księgowej jednostki wynika, że wydatki budżetowe za okres od stycznia do lipca 2013 r. wyniosły ogółem 516.551,89 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). Kwota ta jest zgodna z ewidencją księgową Urzędu Miasta Opola dotyczącą przekazanych środków do jednostki na działalność w 2013 r. (akta kontroli Nr 13/32/I/18) oraz saldem środków na rachunku jednostki (akta kontroli Nr 13/32/I/19). W 2013 r. wydatki zostały zaewidencjonowane w siedemnastu paragrafach. W wyniku kontroli ustalono, że kwoty wydatków ogółem wykazane w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki (akta kontroli Nr 13/32/I/20).
Ponadto ustalono, że wykazane w sprawozdaniu za pierwsze półrocze 2013r. dane dotyczące planu są zgodne z kontem pozabilansowym 980 za wyjątkiem dwóch paragrafów: 4300 oraz 4520, w przypadku których dokonano korekty planu zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola z dnia 28.06.2013 r. Ustalono, że wykazane w sprawozdaniu zaangażowanie nie jest zgodne z kontem 998 strona Ma w następujących paragrafach: 4010, 4110, 4112, 4220, 4260, 4300, 4350, 4370 i 4440. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że zaangażowanie jest księgowane w korespondencji z kontem kosztów. Wykazane paragrafy w których zaangażowanie nie jest zgodne z ewidencją konta 998 dotyczą wydatków na które podpisane są umowy. Umowy te nie są ewidencjonowane na koncie kosztów, a dopiero w momencie faktycznie poniesionego wydatku. W powyższym zakresie prowadzona jest wewnętrzna ewidencja z zakresu zawartych umów na potrzeby sprawozdawczości. Taki system księgowania i prowadzenia ewidencji wynika z systemu komputerowego – Program Finansowo-Ksiegowy Tensoft Opole.
Konta 980 i 998 ujęte są w Zakładowym Planie Kont.
Z wyciągu bankowego nr 113 wynika, że stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.07.2013 r. wynosił 56.138,11 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/19), w tym: 55.248,11 zł – stan środków budżetowych (akta kontroli Nr 13/32/I/20) oraz 890,00 zł – stan dochodów budżetowych (akta kontroli Nr 13/32/I/15).
Wpływy ogółem na rachunek bieżący jednostki środków budżetowych przekazanych przez Urząd Miasta wyniosły za okres od stycznia do lipca 2013 r. 571.800,00 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/18). Z analizy sprawozdań za okresy od stycznia do lipca oraz z ewidencji księgowej wynika, że zaewidencjonowano wydatki w siedemnastu paragrafach na łączną kwotę 516.551,89 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17).
W wyniku kontroli ustalono, że kwoty wydatków ogółem oraz w poszczególnych paragrafach były zgodne z ewidencją konta 130 (akta kontroli Nr 13/32/I/20). Stan gotówki w kasie na dzień 31.07.2013 r. wynosił 0 - raport kasowy Nr 13/2013 za okres od 15 do 31.07.2013 r. (akta kontroli Nr 13/32/I/21).
Wydatki za badany okres zaewidencjonowano w siedemnastu niżej wymienionych paragrafach:
§ 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników
Wydatki ogółem wyniosły 312.835,88 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). Na podstawie zestawienia wydatków dla poszczególnych paragrafów, wyciągów bankowych nr 16, 20, 24, 30, 32, 34, 38, 44, 46, 50, 53, 61, 64, 67, 73, 77, 80, 84, 86, 95, 98, 100, 102, 107, 111 za okres od 01 do 31.07.2013 r. oraz ewidencji kont 130, 225, 229, 231, 234, 240 ustalono, że na powyższą kwotę składają się między innymi (akta kontroli Nr 13/32/I/22):
- wynagrodzenia netto 224.884,77 zł,
- składka zdrowotna 21.687,16 zł,
- składki ZUS pracownika 37.940,94 zł.
Ponadto na kwotę tych wydatków składają się potrącone z wynagrodzeń składki ubezpieczeniowe PZU, potrącone pożyczki PKZP i mieszkaniowe, podatek od wynagrodzeń.
Porównano wysokość naliczenia poszczególnych składników wynagrodzeń z przepisami prawnymi oraz dokumentacją stanowiącą podstawę ich naliczenia, w tym z:
- regulamin wynagradzania,
- regulamin premiowania,
- umowy o pracę,
- decyzje dyrektora dotyczące przyznania dodatku motywacyjnego,
- wydrukami komputerowymi dotyczącymi dodatków za wysługę lat i dodatek motywacyjny.
W okresie objętym kontrolą na wynagrodzenia oprócz płacy zasadniczej składały się między innymi:
- (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) (akta kontroli Nr 13/32/I/11),
- (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) (akta kontroli Nr 13/32/I/11).
§ 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne
Wydatki ogółem wyniosły 40.379,30 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). Na podstawie zestawienia wydatków dla poszczególnych paragrafów, wyciągów bankowych nr 22, 34, 44 oraz ewidencji kont 130, 229 i 231 ustalono, że na powyższą kwotę składają się (akta kontroli Nr 13/32/I/22):
- wynagrodzenie netto z tyt. ZFN - 28.134,47
- składki ZUS pracownika 5.535,93
- składki na NFZ 3.135,90
- podatek od wynagrodzeń 3.573,00
§ 4110 składki na ubezpieczenia społeczne
Wydatki ogółem wyniosły 55.368,77 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczyła składek ZUS za okres od stycznia do czerwca 2013 r. (akta kontroli Nr 13/32/I/22) oraz była zgodna z deklaracjami DRA (akta kontroli Nr 13/32/I/22). Na podstawie zestawienia wydatków dla poszczególnych paragrafów, wyciągów bankowych nr 20, 34, 50, 67, 84, 100 oraz ewidencji kont 130 i 229 ustalono, że składki są odprowadzane zgodnie z naliczeniami oraz w terminie do 05 każdego miesiąca (akta kontroli Nr 13/32/I/22).
§ 4120 składki na Fundusz Pracy
Wydatki ogółem wyniosły 7.418,03 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczy składek na Fundusz Pracy za okres od stycznia do czerwca 2013r. oraz była zgodna z deklaracjami DRA (akta kontroli Nr 13/32/I/22). Na podstawie tej ewidencji oraz wyciągów bankowych nr 20, 34, 50, 67, 84 i 100 ustalono, że przelewów składek do ZUS dokonuje się do 05 każdego miesiąca (akta kontroli Nr 13/32/I/22).
§ 4210 Zakup materiałów i wyposażenia
Wydatki ogółem wyniosły 9.352,28 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W paragrafie tym za badany okres zaewidencjonowano ogółem 20 wydatków, które dotyczyły zakupu materiałów i wyposażenia, środków czystości, materiałów biurowych, materiałów do konserwacji i napraw - WB Nr 14, 21, 29, 31, 34, 36, 45, 52, 62, 68, 73, 77, 88, 93, 95, 97, 99, 109, 112, 113 RK 3/2013, RK 4/2013, RK 7/2013, RK 10/2013, RK 11/2013, RK 13/2013 (akta kontroli Nr 13/32/I/22).
§ 4220 Zakup środków żywności
Wydatki ogółem wyniosły 24.654,24 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W paragrafie tym za badany okres zaewidencjonowano 20 wydatków (rozliczenia zaliczek stałych) na zakup żywności – WB 4, 14, 20, 29, 31, 34, 43, 45, 52, 57, 62, 68, 73, 77, 82, 88, 93, 99, 109, 113 i RK 3/2013, RK 8/2013, RK 10/2013, RK 13/2013 (akta kontroli Nr 13/32/I/22) .
§ 4230 Zakup leków i materiałów medycznych
Wydatki ogółem wyniosły 174,37 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W paragrafie tym zaewidencjonowano 3 wydatki – RK Nr 4/2013, RK Nr 7/2013, RK Nr 10/2013 (akta kontroli Nr 13/32/I/22).
§ 4260 Zakup energii
Wydatki ogółem wyniosły 34.681,87 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W paragrafie tym zaewidencjonowano 14 wydatków i dotyczyły one zapłaty za gaz, wodę i energię elektryczną – WB 9, 18, 27, 32, 36, 42, 47, 62, 64, 77, 81, 93, 97, 105 (akta kontroli Nr 13/32/I/22).
§ 4270 Zakup usług remontowych
Wydatki ogółem wyniosły 2.983,56 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W paragrafie tym zaewidencjonowano 5 wydatków i dotyczyły one zapłaty za konserwacje stałe oraz remonty bieżące –WB 33, 76, 77, 78 (akta kontroli Nr 13/32/I/22).
§ 4280 Zakup usług zdrowotnych
Wydatki ogółem wyniosły 185,00 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W paragrafie tym zaewidencjonowano 1 wydatek, które dotyczyły badań okresowych wstępnych - RK 4/2013 (akta kontroli Nr 13/32/I/22).
§ 4300 Zakup usług pozostałych
Wydatki ogółem wyniosły 3.087,24 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W paragrafie tym zaewidencjonowano 23 wydatki, które dotyczyły wywozu nieczystości, monitoringu obiektu, podłączenie urządzeń, opłaty za kanalizację – WB 8, 12, 32, 36, 44, 54, 59, 64, 71, 72, 77, 88, 90, 96, 97, 103 i RK 3/2013, RK 11/2013, RK 13/2013 (akta kontroli Nr 13/32/I/22).
§ 4350 Zakup usług dostępu do sieci internetowej
Wydatki ogółem wyniosły 267,69 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W paragrafie tym zaewidencjonowano 7 wydatków, który dotyczyły zapłaty za dostęp do sieci internetowej za grudzień 2012 r. –WB 12, 29, 42, 61, 76, 91, 106 (akta kontroli Nr 13/32/I/22).
§ 4370 Zakup usług telefonii stacjonarnej
Wydatki ogółem wyniosły 888,61 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W paragrafie tym zaewidencjonowano 7 wydatków, który dotyczyły zapłaty za usługi telefonii stacjonarnej – WB 12, 29, 42, 61, 76, 91, 106 (akta kontroli Nr 13/32/I/22).
§ 4430 Różne opłaty i składki
Wydatki ogółem wyniosły 8.986,00 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W paragrafie tym zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczyły zapłaty za ubezpieczenie majątku – WB 27 (akta kontroli Nr 13/32/I/22).
§ 4440 Odpis na ZFŚS
Wydatki ogółem wyniosły 14.768,05 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W paragrafie tym zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczyły obowiązkowego odpisu na ZFŚS – 75% odpisu rocznego – WB 82 (akta kontroli Nr 13/32/I/22).
§ 4520 Opłaty na rzecz budżetów jednostek samorządu terytorialnego- śmieci
Wydatki ogółem wyniosły 201,00 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W paragrafie tym zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczyły opłaty za wywóz odpadów, zgodnie z deklaracją – WB 103 (akta kontroli Nr 13/32/I/22).
§ 4700 Szkolenia pracowników
Wydatki ogółem wyniosły 320,00 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/17). W paragrafie tym zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczyły zapłaty za szkolenie BHP pracowników –WB 61 (akta kontroli Nr 13/32/I/22).
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Z ewidencji księgowej wynika, że stan początkowy konta 135-01-0003 środków pieniężnych na dzień 01.01.2013 r. wynosił 5.971,23 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/24). W 2013 r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na kwotę 14.768,05 zł. Wydatkowana kwota stanowi 75% należnego odpisu za 2013 r. i została przekazana dnia 31.05.2013 r. (akta kontroli Nr 13/32/I/23). Pozostała kwota odpisu tj. 4.922,69 zł zostanie przekazana 20.09.2013 r. Kwota odpisu jest zgodna z naliczeniem Funduszu Socjalnego, sprawozdaniem Rb-28S, ewidencją księgową dotyczącą wydatków 4440 oraz planem dochodów/wydatków ZFŚS na 2013 r. (akta kontroli Nr 13/32/I/17).
Zasady tworzenia i udzielania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników jednostki określił dyrektor w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Żłobka Nr 3 w Opolu. Wyżej wymieniony regulamin określa między innymi osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasad i warunków przyznawania świadczeń socjalnych. Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków.
Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym, który jest utworzony przy Żłobku Nr 4 w Opolu i prowadzona jest wyodrębniona ewidencja dla każdej jednostki. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. Z analizy zapisów na koncie 135-01-03 (strona Wn) oraz wyciągów bankowych konta ZFŚS wynika, że na rachunek bankowy oprócz odpisów oraz częściowego zwrotu przez pracowników kosztów organizacji wycieczki w wysokości 1.650,00 zł wpływów z innych źródeł nie stwierdzono (akta kontroli Nr 13/32/I/24).
Z analizy konta 135-01-03 i konta 101 kasa ZFŚS wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie dotyczyły (akta kontroli Nr 13/32/I/24):
-dofinansowania do imprezy rozrywkowo – kulturalnej 432,00 zł
-wycieczka pracowników 5.279,90 zł
Wyżej wymienione wydatki posiadały dokumentację potwierdzającą przyznanie w/w świadczeń (akta kontroli Nr 13/32/I/26-28). Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby. Wydatki dot. świadczeń zostały poniesione zgodnie z Regulaminem ZFŚS i stosownymi w tym zakresie przepisami.
Saldo konta 135-01-03 na dzień 31.07.2013 r. wynosiło 16.677,38 zł (akta kontroli Nr 13/32/I/24). Z ewidencji konta 101 wynika, że stan gotówki w kasie wynosił 0 (akta kontroli Nr 13/32/I/25).
Zobowiązania
W sprawozdaniu Rb-28S jednostka kontrolowana wykazała stan zobowiązań budżetowych na dzień 31.12.2012 r. w łącznej kwocie 52.505,73 zł.
Zobowiązania te dotyczyły paragrafów: 4040, 4110, 4120, 4260 oraz 4300. W wyniku kontroli ustalono, że wykazane w sprawozdaniu kwoty były zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 13/32/I/39). Na podstawie tej ewidencji ustalono, że zobowiązania wykazane w:
- paragrafie 4040 w kwocie 40.379,30 zł dotyczyły naliczonej trzynastki za 2012r. (konto 229, 231, 240-06-05),
- paragrafie 4110 w kwocie 7.050,21 zł dotyczyły składek ZUS od naliczonej trzynastej pensji (konto 229),
- paragrafie 4120 w kwocie 989,26 zł dotyczyły składek na Fundusz Pracy od naliczonej trzynastej pensji (konto 229),
- paragrafie 4260 w kwocie 3.884,22 zł dotyczyły energii elektrycznej – data wpływu faktury 11.01.13 r. data zapłaty 14.01.13 r., wydatek dotyczył 2012 r.,
- paragrafie 4300 w kwocie 116,64 oraz 86,10 dotyczyły wywozu śmieci oraz ochrony i monitoringu budynku data wpływu 11.01.13 r. oraz 3.01.13 r. data zapłaty 17.01.13 r. oraz 11.01.13 r. wydatek dotyczył 2012 r.
Faktury te zostały ujęte w kosztach i zobowiązaniach na rok 2012.
Ponadto sprawdzono dokumenty źródłowe od nr 1 do nr 39/2013 dotyczące wydatków za miesiąc styczeń 2013 r. Nie stwierdzono innych faktur dotyczących kosztów i zobowiązań roku poprzedniego.
Stan zobowiązań na 31.07.2013 r. wynosił 23.275,54 zł i składały się na niego następujące kwoty (akta kontroli Nr 13/32/I/29-34):
- Urząd Skarbowy – podatek od wynagrodzeń za 07.2013 r. 2.910,00 zł,
- ZUS – składki od wynagrodzeń za 07.2013 r. 18.749,32 zł,
- (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)-zakup materiałów 198,03 zł,
-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) -ochrona i monitoring budynku 86,10 zł,
-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) -za odpady spożywcze i przegląd techniczny 1.170,00 zł,
-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) – za żywność 162,09 zł.
Wykazane zobowiązania zostały zapłacone zgodnie z terminem płatności do dnia 9.08.2013 r.
Należności
Należności na dzień 31.07.2013 r. nie stwierdzono (akta kontroli Nr 13/32/I/35).
Gospodarka kasowa
W Żłobku Nr 3 w Opolu nie jest prowadzona kasa. Obrót gotówkowy odbywa się na podstawie rozliczenia zaliczki. Na podstawie Zarządzenia dyrektora Nr 1 z dnia 02.01.2013 r. pracownik administracyjny - intendent otrzymuje zaliczkę stałą na zakup artykułów spożywczych i przemysłowych (akta kontroli Nr 13/32/I/36). Z zaliczki tej pracownik rozlicza się systematycznie, przynajmniej dwa razy w miesiącu. Na podstawie faktur i rachunków (załączników do rozliczenia zaliczki) pobierana jest gotówka z banku i jednocześnie wypłacana intendentowi.
Gospodarka magazynowa
W Żłobku Nr 3 w Opolu nieprowadzone są magazyny. Zakupiony towar -art. spożywcze są kupowane na bieżąco i przekazywane do kuchni. Na koniec roku jest przeprowadzany spis z natury niewykorzystanych materiałów i na tej podstawie tworzony zapas magazynowy. Z ewidencji księgowej konta 310 wynika, że łączna wartość składników na dzień 01.01.2013 r. wynosiła 1.779,71zł (akta kontroli Nr 13/32/I/37), zapas magazynowy został przeksięgowany w koszty jednostki w ciągu roku. Spis z natury odbył się dnia 28.12.2012 r. (akta kontroli Nr 13/32/I/38). Dane wykazane w arkuszach spisowych są zgodne z saldem konta 310 - materiały (akta kontroli Nr 13/32/I/37).
Druki ścisłego zarachowania
Zasady postępowania w zakresie druków ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja w Sprawie Ewidencji i Kontroli Druków Ścisłego Zarachowania. Osobą odpowiedzialną w tym zakresie jest pracownik zatrudniony w obsłudze ekonomiczno - administracyjnej Żłobków (przy Żłobku Nr 4), który prowadzi rejestr tych druków. Bezpośrednią kontrolę nad drukami ścisłego zarachowania prowadzi główna księgowa. Stwierdzono, że w książce druków ścisłego zarachowania prowadzi się ewidencję następujących druków:
- kwitariusz przychodowy,
- arkusze spisu z natury,
- kartoteki ewidencji zakupu, przyjęć i rozchodu artykułów spożywczych.
W 2013r. wykorzystano dwadzieścia cztery arkusze spisu z natury od nr 1 do nr 20 oraz od nr 5 do nr 6, rozchód nastąpił w styczniu 2013 r. Kartoteki ewidencji zakupu i rozchodu w 2013 r. zostały wydane od nr 195 do nr 360 tj. 166 szt.
Umowy zlecenie
W 2013r. nie została zawarta umowa zlecenie.
Kontrola zarządcza
W dniu 22 lipca 2013 r. Zarządzeniem Nr 6 Dyrektora Żłobka Nr 3 w Opolu
wprowadzono Kontrolę Zarządczą w Żłobku. W Żłobku Nr 3 w Opolu obowiązuje następująca dokumentacja: Procedury Kontroli Zarządczej, System Zarządzania Ryzykiem, Kodeks etyki pracowników, Rejestr celów i ryzyk. Ponadto z wyjaśnień dyrektora Żłobka Nr 3 wynika, iż w ramach praktycznego stosowania kontroli zarządczej: dokonano samooceny w zakresie kontroli zarządczej (ankieta), wszyscy zatrudnieni pracownicy na zebraniu w dniu 22 lipca 2013 r. zostali zapoznani z celami kontroli zarządczej w Żłobku Nr 3 w Opolu, kontrole są odnotowywane w Książce Kontroli Wewnętrznej, zapoznano pracowników z Procedurami Kontroli Zarządczej, zapoznano z Kodeksem Etyki Pracownika Żłobka Nr 3 w Opolu, przedstawiono i omówiono mechanizmy kontrolne w żłobku, przedstawiono System Zarządzania Ryzykiem. Wszyscy zatrudnieni w żłobku potwierdzają podpisem zapoznanie się z zasadami Kontroli Zarządczej Żłobka Nr 3 w Opolu oraz innymi dokumentami obowiązującymi w placówce. Codziennie dyrektor żłobka w ramach kontroli sprawdza: przestrzeganie wartości etycznych przez pracowników, przestrzeganie przepisów BHP, realizację pracy opiekuńczej, wychowawczej z elementami edukacji, obecność dzieci – stan ilościowy, obecność personelu, przestrzeganie dyscypliny pracy, przegląd stanowisk pracy, ilość wydanych produktów spożywczych z magazynu spożywczego do kuchni, zgodnie z ilością dzieci obecnych i zapisami w raporcie - kosztów żywienia w danym dniu, zasadność zakupów spożywczych i przemysłowych do żłobka. Raz w tygodniu jest sprawdzany: stan zaliczki na zakup artykułów spożywczych i przemysłowych, osobą upoważnioną jest – intendent, nadzór nad żywieniem dzieci, ocena stanu higienicznego placówki. Raz w miesiącu jest sprawdzany: plan zajęć i zabaw z elementami edukacji dla dzieci, z przykładowymi zajęciami i zabawami oraz wyznaczonymi celami, pobieranie i przechowywanie próbek żywnościowych, prowadzenie dokumentacji zdrowotnej i metodycznej. Dyrektor żłobka skupia się na działaniach związanych z realizacją zgodnie z prawem, celów i zadań żłobka oraz gospodarowaniu środkami publicznymi przeznaczonymi na utrzymanie placówki w sposób racjonalny i oszczędny. Informacja i komunikacja między dyrektorem i pracownikami realizowana jest na bieżąco, w trakcie codziennych czynności dyrektora. Wielkość placówki i ilość zatrudnionych osób sprzyja skuteczności dostępu do informacji wszystkich zatrudnionych pracowników w żłobku.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 20 ust.1-2 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja 2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny (podpisy)
Data: ……………………………….
|
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.............................................................................................................
.............................................................................................................
..............................................................................................................
|
2014-01-15 11:24:25 - 
