A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Dom Pomocy Społecznej dla Kombatantów

KW.I-1711.00022.2014	Opole, 07 października 2014 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 29/14
Jednostka kontrolowana	Dom Pomocy Społecznej dla Kombatantów w Opolu ul. Chmielowicka 6. 45-738 Opole
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	od 22.08.2014 r. do 25.09.2014 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Wiesław Pałczyński – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Przedmiot kontroli	Prawidłowość gospodarowania środkami ZFŚS i pensjonariuszy oraz gospodarka kasowa
Okres objęty kontrolą	2014 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Halina Antczak – Dyrektor
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali	Halina Antczak – Dyrektor (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– Główna Księgowa Pracownicy merytoryczni

Podstawy prawne

1. Ustawa z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej (Dz.U. z 2004, Nr 64, poz. 593).

2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009, Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).

3. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. 01.142.1591 z późniejszymi zmianami).

4. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1994 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późniejszymi zmianami).

5. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).

6. Zarządzenie Nr OR-I.0151-2247/2010 Prezydenta Miasta Opola  z dnia 22 października 2010r. zmieniające zarządzenie w sprawie przyjęcia regulaminu organizacyjnego Domu Pomocy Społecznej dla Kombatantów w Opolu,

Cel kontroli

Celem kontroli jest sprawdzenie prawidłowości gospodarowania ZFŚS oraz prawidłowości prowadzenia gospodarki kasowej i wykorzystania środków podopiecznych.

 Kryteria

 1.  Zgodnie z art. 1 ust 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej „Funduszem”, i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przed-szkolnego.

2. Zgodnie z art. 2 pkt. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

3.   Zgodnie z art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych –

 -  Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

 - Wysokość odpisu podstawowego, o którym mowa w ust. 1, wynosi na jednego zatrudnionego, z zastrzeżeniem ust. 2a i 3, 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

-  Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.

-  Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.

-  Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

-  Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

 4.  Zgodnie z art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:

  - przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od  sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

 - zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.

5. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.

6. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości - Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.

  7. Zgodnie z § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zwanej dalej "ustawą", stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).

USTALENIA KONTROLI

Sprawy organizacyjne

Siedzibą DPS jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Chmielowickiej 6. Decyzją Prezydenta Miasta Opola Nr GN-GG.6844.1.00005.2013.JO z dnia 07.10.2013 r. nieruchomość zostaje oddana w trwały zarząd na czs nieoznaczony z przeznaczeniem na cele statutowe DPS. (akta kontroli Nr 14/29/I/3).

W okresie objętym kontrolą dyrektorem jednostki była pani Halina Antczak zatrudniona na tym stanowisku od dnia 19 czerwca 2005 r. Głównym księgowym jednostki jest pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) zatrudniona na tym stanowisku od 3.11.2005 r. na czas nieokreślony w wymiarze całego etatu.

Z budżetem gminy jednostka rozlicza się w dziale klasyfikacji budżetowej 852 rozdział 85202.

         W okresie objętym kontrolą DPS posiadał cztery wyodrębnione rachunki bankowe: rachunek bieżący, depozytowy, funduszu socjalnego i dochodów budżetowych (akta kontroli Nr 14/29/I/12).

W kontrolowanej jednostce inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych została przeprowadzona w dniach 01.10.2010 r. - 31.12.2010 r. Z przeprowadzonej inwentaryzacji zostały sporządzone protokoły. Z protokołu rozliczeń wyposażenia wynika, że powstały nadwyżki na kwotę 1.452,11 zł. Było to wyposażenie po likwidacji przyniesione przez pensjonariuszy. Nadwyżki te przyjęto na stan (akta kontroli Nr14/29/I/6). Ponadto w dniu 31.12.2013 r. przeprowadzono inwentaryzację druków ścisłego zarachowania oraz spisu gotówki w kasie. Zgodnie ze sporządzonym protokołem stan gotówki w kasie dla wszystkich rachunków wynosił 0 (akta kontroli Nr 14/29/I/21).

        Stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce na dzień 31.07.2014 r. wynosił ogółem 86 osób na 86 etatach, z podziałem na poszczególne działy (akta kontroli Nr 14/29//I/1-3):

- dyrektor – 1 osoba,

- kierownicy -5 osób,

- administracja – 5 osób,

- dział gospodarczy – 9 osób,

- kuchnia – 8 osób,

- dział O-T – 58 osób.

W okresie od stycznia do lipca 2014 r. przyjęto do pracy 9 osób zatrudnionych na 9 etatach, w tym 5 opiekunek, 2 pielęgniarki, 1 pracownika administracyjnego i 1 pomoc kucharki (akta kontroli Nr 14/29/I/7). Ustalono, że kategorie zaszeregowania i stawki wynagrodzenia zasadniczego są zgodne z Regulaminem wynagradzania w DPS i rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określił pracodawca w regulaminie stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 15/2011 z dnia 04. 03.2011 r. ze zmianami. Regulamin został uzgodniony z przedstawicielami pracowników. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu Regulamin uzależnia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

Kontrolą objęto wpływy i wydatki funduszu w od stycznia do lipca 2014 r. W okresie tym wpłynęły od pracowników 72 wnioski ( w tym 67 „wczasy pod gruszą” i 5 o zapomogi finansowe) dotyczące wykorzystania środków z ZFŚS. Każdy z nich jest odpowiednio opisany i zatwierdzany przez dyrektora jednostki. Następnie na ich podstawie  sporządzane były listy wypłat, które każdorazowo do wypłaty zatwierdzane były przez dyrektora jednostki.

Z wyciągu bankowego nr 1 wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 31.12.2013 r. wynosił 13.376,73 zł. Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową  (konto 135 – rachunek ZFŚS) (akta kontroli Nr 14/11/I/15-16).  Z raportu kasowego nr 1/14 z dnia 22.07.2014 r. wynika, że stan początkowy gotówki w kasie wynosił 0 (akta kontroli Nr 14/29/I/18).

          W 2014 r. w kontrolowanej jednostce zaplanowano odpisu środków budżetowych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w łącznej kwocie 120.000,00 zł, w tym do końca lipca b.r. wykorzystano 90.000,00 zł na 86 pracowników zatrudnionych Kwota naliczonego odpisu jest zgodna z ewidencją konta 405 – odpis na ZFŚS (strona Wn) oraz ze sprawozdaniem Rb-28S - paragraf 4440 za 2013 r. (akta kontroli Nr 14/29/I/5).

           Na podstawie wyciągów bankowych ZFŚS nr 40 oraz ewidencji konta 135 ustalono, że środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy funduszu w dniach:

• 29.05.2014 r. – 90.000,00 zł (75% od pracowników DPS).

 Powyższa kwota przeznaczona jest na - 36.000,00 zł. Fundusz Mieszkaniowy i 54.000,00 zł ZFŚS.

Powyższa kwota jest zgodna z pierwotnym naliczeniem odpisu na 86 etatów pracowników DPS. Z zapisów na koncie 135 (strona Wn) wynika, że od stycznia do końca lipca 2014 r. obroty - wpływy na rachunek bankowy wyniosły ogółem 137.821,11 zł (akta kontroli Nr 14/29/I/7-8). Z analizy zapisów dokonanych na tym koncie wynika, że na powyższą kwotę oprócz dokonanych odpisów składały się także środki z tytułu:

- stan początkowy (bilans otwarcia) w kwocie 13.376,73 zł,

- odsetek bankowych w kwocie 194,38 zł,

- spłat pożyczek mieszkaniowych w kwocie 34.250,00 zł.

Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.

         Z analizy zapisów dokonanych na kontach 851(strona Wn) i 135 (strona Ma) oraz konta 234 i wyciągów bankowych wynika, że zaewidencjonowane wydatki  na świadczenia ZFŚS w kontrolowanym okresie wyniosły ogółem 131.260,63, zł. – WB Nr 75/31.07.2014

 Ustalono, że wydatki dotyczyły trzech niżej wymienionych rodzajów świadczeń:

- dofinansowania do wypoczynku w kwocie  61.226,00 zł, 

- pożyczki mieszkaniowe w kwocie 60.000,00 zł,

- zapomogi w kwocie 4.498,63 zł,

- podatek  w kwocie  5.535,00 zł,

- nadpłata z bilansu otwarcia w kwocie 1,00 zł..

Saldo konta 135 na dzień 31.07.2014 r. wynosiło 6.560,48 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 84 (akta kontroli Nr 14/29/I/11-15). Kwota ta stanowiła różnicę pomiędzy kwotą środków posiadanych do dyspozycji funduszu w 2013 r. a poniesionymi wydatkami. Z raportu kasowego nr 10/13/ŚS z dnia 31.12.2013 r. wynika, że na koniec roku stan gotówki w kasie wynosił 0 (akta kontroli Nr 14/29/I/11).

Wszystkie skontrolowane wydatki posiadały oryginały dokumentacji stanowiącej podstawę przyznania poszczególnych świadczeń i potwierdzającą ich wypłatę. Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby. Wydatki dot. świadczeń zostały poniesione zgodnie ze stosownymi w tym zakresie przepisami tj. ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i Regulaminem ZFŚS. W każdym przypadku kwoty wypłaconych świadczeń były zgodne z kwotami wnioskowanymi, akceptowanymi przez przedstawiciela załogi i kwotami zatwierdzonymi do wypłaty przez kierownika jednostki.

Szczegółowe dane dotyczące poszczególnych rodzajów świadczeń przedstawiają się następująco:

Dofinansowania do wypoczynku w kwocie 61.226,00 zł

Dofinansowanie na tzw. „wczasy pod gruszą” przyznawane jest raz w roku w związku z urlopem wypoczynkowym.  Tego rodzaju świadczenia przyznawane są pracownikom. Do końca lipca 2014 r. dofinansowanie przyznano 67 osobom, w kwotach po 1.030 zł i po 1.080,00 zł. W każdym przypadku wysokość przyznanego dofinansowania uzależniona była od dochodu osoby uprawnionej (do 800,00 zł, i powyżej 800,00 zł). Świadczenia wypłacane były przed urlopem pracownika. Podstawą ich przyznania dla pracownika był wniosek z potwierdzeniem okresu urlopu wypoczynkowego oraz oświadczenie o dochodach.

Pożyczki mieszkaniowe do końca lipca  w kwocie 60.000,00 zł.

Udzielono 15 pożyczek na 24 raty po 4.000,00 zł.

Każdorazowo podstawą przyznania pożyczek były wnioski złożone przez pracowników. W sprawie przyznanych pożyczek każdorazowo sporządzono umowy. Oprocentowanie pożyczek wynosi 2% od całej kwoty. W 2014 r. umowy zawierane były w okresie od lutego do lipca (akta kontroli Nr 14/29/I/17). Na podstawie konta 234 –rozrachunki z pracownikami oraz list płac ustalono, że wszystkie pożyczki wraz z odsetkami spłacane są na bieżąco (potrącane z wynagrodzeń). Na koniec lipca 2014 roku pożyczki spłacało 37 osób (akta kontroli Nr 14/29/I/10).

Zapomogi w kwocie 4.841,63zł.

Udzielono;

- (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)

Gospodarka kasowa

       Pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie kasy w jednostce jest osoba zatrudniona na stanowisku księgowa -kasjer, która złożyła oświadczenie o odpowiedzialności materialnej.

      Gospodarkę kasową w Domu Pomocy Społecznej dla Kombatantów w Opolu reguluje Zarządzenie nr 40/10 z dnia 29 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia w życie zasad (polityki) rachunkowości oraz planu kont; Zarządzenie nr 22A/10 z dnia 26 sierpnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Zarządczej; Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych z dnia 11 marca 2005 r. wprowadzonej zarządzeniem nr 4/05 z dnia 11.03.2005r. wraz zmianami w Zarządzeniach Nr 22/05 z dnia 7.11 .2005 r.; Nr 21/07 z dnia 17.09.2007 r.; Nr 23/07 z dnia 7.11.2007 r; Nr15/08 z dnia 14.11.2008 r.; Nr 2/09 z dnia 14.01.2009 r.; Nr 9/09 z dnia 17.04.2009 r.; Nr 16/09 z dnia 21.06.2010 r.; nr 16/14 z dnia 20.03.2014 r.

      Pogotowie kasowe w jednostce wynosi 4.000 zł zgodnie z Zarządzeniem Nr 1/14 z dnia 10 stycznia 2014 r.

(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Ponadto w jednostce funkcjonuje ochrona fizyczna obiektu poza godzinami pracy (od 15.00 do 7.00 oraz całodobowo w dni wolne od pracy).

Kontrolą objęto gospodarkę kasową za okres od 1.01.2014 r. do 31.07.2014r.

Raporty kasowe oraz konta analityczne konta 101-kasa prowadzone są wg nazwy rachunku, którego dotyczą operacje finansowe tj.

101/01 – wydatki budżetowe

101/02 – dochody budżetowe

101/03 – depozyty mieszkańców

101/04 – fundusz socjalny

Na 31.07.2014 r. salda kont analitycznych wynosiły;

101/01 – wydatki budżetowe 4.000,00 zł,

101/02 – dochody budżetowe 0,00 zł,

101/03 – depozyty mieszkańców 0,00 zł,

101/04 – fundusz socjalny 0,00 zł.

W kontrolowanym okresie sporządzono następującą ilość raportów:

101/01 – wydatki budżetowe 30 sztuk,

101/02 – dochody budżetowe 31 sztuk,

101/03 – depozyty mieszkańców 36 sztuk,

101/04 – fundusz socjalny 1 sztuka.

Raporty kasowe numerowane są narastająco. W okresie tym zaewidencjonowano ogółem 160 operacji księgowych dotyczących wydatków budżetowych. Wszystkie zapisy po stronie przychodów jak i rozchodów są zgodne z zapisami na koncie 101/01-Kasa. Zachowana jest ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi. W żadnym dniu stan gotówki w kasie nie przekroczył kwoty stanowiącej pogotowie kasowe. Do wszystkich raportów dołączone są dowody stanowiące podstawę zapisów w tych raportach.

Wszystkie obroty gotówkowe dokumentowane są dowodami kasowymi. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że raporty sporządzane są w okresach nie dłuższych niż raz na dziesięć dni.

Kontrolą objęto również gospodarkę kasową dochodów budżetowych. W kontrolowanym okresie sporządzono 31 raportów kasowych od nr 1/14 do nr 31/14.

W kontrolowanym okresie zaewidencjonowano ogółem 325 operacji księgowych dotyczących dochodów budżetowych.

Wszystkie zapisy w raportach kasowych zarówno po stronie przychodów jak i rozchodów są zgodne z zapisami na koncie księgowym 101/02-kasa. Zachowana jest ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi. Do wszystkich raportów dołączone są dowody stanowiące podstawę zapisów w tych raportach. Dochody dotyczyły opłat za pobyt pensjonariuszy w DPS dla Kombatantów w Opolu oraz wpłat za noclegi rodzin pensjonariuszy.

Z zapisów w zeszycie kontroli kasy wynika , że główna księgowa przeprowadziła w kontrolowanym okresie 1 kontrolę kasy w dniu 29.05.2014 r.

Według konta 101/01-kasa stan kasy na dzień 31.07.2014 r. wynosił 4.000 i był zgodny z raportem kasowym Nr 30/14 z dnia 29.07.2014 r.

Według konta 101/02-kasa stan kasy na dzień 31.07.2014 r. wynosił 0 i był zgodny z raportem kasowym Nr 31/14 z dnia 22.07.2014 r.

Według konta 101/03-kasa stan kasy na dzień 31.07.2014 r. wynosił 0 i był zgodny z raportem kasowym Nr 36/14 z dnia 29.07.2014r.

Druki ścisłego zarachowania

Zasady postępowania w zakresie druków ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych. Osobą odpowiedzialną w tym zakresie jest pracownik zatrudniony na stanowisku księgowa-kasjer, która prowadzi rejestr tych druków. Bezpośrednią kontrole nad drukami ścisłego zarachowania prowadzi główna księgowa.

Stwierdzono, że używane są w jednostce następujące druki ścisłego zarachowania :

-wpłaty za pobyt,

-wypłaty za urlop lub szpital dla pensjonariuszy,

-wpłaty na rachunek depozytowy,

-wypłaty z rachunku depozytowego,

-wpłaty przychodowe na rachunek bieżący.

        Z przeprowadzonej inwentaryzacji oraz ewidencji wynika, że w badanym okresie wydano następujące ilości bloczków;

(Bloczki nie są numerowane. Numeracja nadawana jest w momencie wydania).

- dochody budżetowe (wpłaty pensjonariuszy za pobyt) - 9 bloczków od nr KP 1- do nr   KP 271,

- dochody budżetowe(zwrot za urlop i szpital) - 2 bloczki od nr KW 1 do nr KW 63,

- dochody budżetowe(zwrot nadpłaty za pobyt) - 1 bloczek od nr KW 1 do nr KW 6,

- wpłaty bieżące - 1 bloczek od nr KP 1 do nr KP 5,

- depozyty mieszkańców (wpłaty) -  6 bloczków od nr KP 1 do nr KP 167,

- depozyty mieszkańców (wypłaty) -  9 bloczków od nr KW 1 do nr KW 433.

Gospodarowanie środkami finansowymi pensjonariuszy

Kontrolą objęto również gospodarkę kasową depozytów mieszkańców. W kontrolowanym okresie sporządzono 36 raportów kasowych od nr 1/14 do nr 36/14. W kontrolowanym okresie zaewidencjonowano ogółem 667 operacji księgowych dotyczących depozytów mieszkańców. Wszystkie zapisy w raportach kasowych zarówno po stronie przychodów jak i rozchodów są zgodne z zapisami na koncie księgowym 101/03-kasa. Zachowana jest ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi. Do wszystkich raportów dołączone są dowody stanowiące podstawę zapisów w tych raportach.

Postępowanie z depozytami

• Przyjęcie pensjonariusza.
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na założenie konta depozytowego i upoważnienie osoby do dokonywania płatności z tego konta.(opłaty za pobyt, leki, pampersy, inne opłaty oraz wydatki na zakupy) 
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przekazywanie 30% emerytury na konto depozytowe przez ZUS, KRUS lub inne.
• Założenie indywidualnego imiennego zeszytu depozytowego, w którym są uwzględniane wpłaty i wypłaty z rachunku sum depozytowych oraz środki przekazane przelewem na konto imienne.

Dysponowanie środkami

WPŁATY

1. Na podstawie dyspozycji pensjonariusza pracownik socjalny przekazuje do księgowości dyspozycję o dokonanie wpłaty określonej kwoty na konto imienne pensjonariusza ; operacja ta jest odnotowywana w imiennym zeszycie mieszkańca w obecności dwóch świadków, którzy poświadczają własnym podpisem zgodność zapisów. Księgowa-kasjer na potwierdzenie wpłaty wystawia dowód KP , a następnie odprowadza środki do banku.

2. Na podstawie raportu kasowego środki te są przypisane do imiennego konta pensjonariusza.  Przelewy bankowe członków rodzin są przypisywane do odpowiedniego konta imiennego.

WYPŁATY

Na wniosek pensjonariusza pracownik socjalny przekazuje do działu księgowości wniosek o dokonanie opłat ze zgromadzonych środków i wypłat gotówki; operacja ta jest odnotowywana w imiennym zeszycie mieszkańca. Na podstawie wniosku księgowa-kasjer podejmuje określona kwotę z banku. Wypłata następuje na podstawie dyspozycji i druku KW w obecności dwóch świadków, którzy poświadczają własnym podpisem zgodność zapisów. Depozyty pieniężne mieszkańców gromadzone są na rachunku sum depozytowych podlegają oprocentowaniu i zwiększają wartość depozytu.

Naliczanie odsetek

Naliczaniem odsetek zajmuje się księgowość, naliczane są co miesiąc. Odsetki nalicza się w następujący sposób:

I krok- obliczanie wysokości odsetek    

1. Kwota odsetek naliczonych przez bank na koncie depozytowym.
2. Wysokość odsetek.
3. Kwota znajdująca się na koncie depozytowym-stan na ostatni dzień miesiąca.

II krok- obliczanie wysokości odsetek dla poszczególnych mieszkańców

1. Stan depozytu gotówkowego mieszkańca. Wysokość odsetek. Wysokość odsetek należnych mieszkańcowi.
2. Naliczone odsetki są uwzględniane w indywidualnym zeszycie depozytowym za dany rok lub wypłata następuje do rąk mieszkańca.

DEPOZYTY PENSJONARIUSZY  

Sprawdzono wszystkie raporty kasowe za lipiec 2014 r. Ogółem w lipcu 2014 roku w 4 raportach kasowych depozytów zaewidencjonowano 91 operacji, w tym 29 rozchodowych i 62 przychodowe.

Raport kasowy nr 33/14

za okres od 02-07-2014 do 04-07-2014 zawiera ogółem 15 operacji, w tym rozchodowych 11 na kwotę 1.711,03 zł a przychodowych 4 na kwotę 1.711,03 zł.

W 1 przypadku rozchód powstał z odprowadzenia gotówki do banku (kwota 1.061,03 zł) a w pozostałych 10 z wypłat depozytów pensjonariuszom (kwota 650,00 zł).

W 1 przypadku przychody pochodziły z podjęcia gotówki z banku (kwota 650,00 zł) a w 3 przypadkach przychody pochodziły z wpłat pensjonariuszy (kwota 1.061,03 zł).

Podstawą ewidencjonowania operacji przychodowych stanowił dowód wypłaty z rachunku bankowego oraz protokoły z działu socjalnego, na podstawie których zostały wystawione dowody KP.

Podstawą ewidencjonowania operacji rozchodowych był bankowy dowód wpłaty oraz protokoły z działu socjalnego, na podstawie których zostały wystawione dowody KW. Podjęcie gotówki z banku i odprowadzenie gotówki do banku zostały ujęte w wyciągu bankowym numer 107 z dnia 04.07.2014r.

Raport kasowy nr 34/14

za okres od 11-07-2014 do 11-07-2014 zawiera ogółem 19 operacji, w tym rozchodowych 10 na kwotę 4.490,10 zł a przychodowych 9 na kwot 4 490,10 zł.

W 1 przypadku rozchód powstał z odprowadzenia gotówki do banku (kwota 3.880,00 zł) a w pozostałych 9 z wypłat depozytów pensjonariuszom (kwota 610,10 zł).

W 1 przypadku przychody pochodziły z podjęcia gotówki z banku (kwota 610,10 zł) a w 8 przypadkach przychody pochodziły z wpłat pensjonariuszy (kwota 3.880,00 zł).

Podstawą ewidencjonowania operacji przychodowych stanowił dowód wypłaty z rachunku bankowego oraz protokoły z działu socjalnego, na podstawie których zostały wystawione dowody KP.

Podstawą ewidencjonowania operacji rozchodowych były bankowy dowód wpłaty oraz protokoły z działu socjalnego, na podstawie których zostały wystawione dowody KW. Podjęcie gotówki z banku i odprowadzenie gotówki do banku zostały ujęte w wyciągu bankowym numer 111 z dnia 11.07.2014r.

Raport kasowy nr 35/14

 za okres od 17-07-2014 do 22-07-2014 zawiera ogółem 21 operacji, w tym rozchodowych 11 na kwotę 7.286,28 zł a przychodowych 10 na kwotę 7. 286,28 zł.

W 1 przypadku rozchód powstał z odprowadzenia gotówki do banku (kwota 6.036,28 zł) a w pozostałych 10 z wypłat depozytów pensjonariuszom (kwota 1.250,00 zł).

 W 1 przypadku przychody pochodziły z podjęcia gotówki z banku (kwota 1.250,00 zł) a w 9 przypadkach przychody pochodziły z wpłat pensjonariuszy (kwota 6.036,28 zł). Podstawą ewidencjonowania operacji przychodowych stanowiły: dowód wypłaty z rachunku bankowego oraz protokoły z działu socjalnego, na podstawie których zostały wystawione dowody KP.

Podstawą ewidencjonowania operacji rozchodowych były bankowy dowód wpłaty oraz protokoły z działu socjalnego, na podstawie których zostały wystawione dowody KW. Podjęcie gotówki z banku i odprowadzenie gotówki do banku zostały ujęte w wyciągu bankowym numer 117 z dnia 22.07.2014r.

Raport kasowy nr 36/14

za okres od 23-07-2014 do 29-07-2014 zawiera ogółem 36 operacji, w tym rozchodowych 30 na kwotę 5.751,04 zł a przychodowych 6 na kwotę 5.751,04 zł.

W 1 przypadku rozchód powstał z odprowadzenia gotówki do banku (kwota 2.669,47 zł) a w pozostałych 29 z wypłat depozytów pensjonariuszom (kwota 3.081,57 zł).

 W 1 przypadku przychody pochodziły z podjęcia gotówki z banku (kwota 3.081,57 zł) a w 5 przypadkach przychody pochodziły z wpłat pensjonariuszy (kwota 2.669,47 zł). Podstawą ewidencjonowania operacji przychodowych stanowił dowód wypłaty z rachunku bankowego oraz protokoły z działu socjalnego, na podstawie których zostały wystawione dowody KP.

Podstawą ewidencjonowania operacji rozchodowych były bankowy dowód wpłaty oraz protokoły z działu socjalnego, na podstawie których zostały wystawione dowody KW. Podjęcie gotówki z banku i odprowadzenie gotówki do banku zostały ujęte w wyciągu bankowym numer 121 z dnia 29.07.2014r.

Stwierdzono, że każdy z pensjonariuszy posiada własny zeszyt, w którym dokonuje się zapisów wszystkich operacji (wpływów i wydatków). Oddzielnie odnotowywane  stany środków i wydatków – na czerwono bankowe a na zielono własne. Do zeszytów podpięte są dowody opłat i zakupów. Zeszyty te są przechowywane w  specjalnej szafce u pracownika socjalnego. Pensjonariusze mają prawo wglądu do zeszytów oraz upoważnieni członkowie rodzin. Obsługą w tych sprawach  zajmuje się trzech pracowników socjalnych.

Stwierdzono ponadto, że bezpośrednio z Banku z kont własnych dokonywane są przelewy opłat za;

- lekarstwa powyżej limitu,

- pampersy,

- środki higieniczne,

- dopłaty za pobyt (czesne),

- indywidualne opłaty za czynsz, media (w przypadku posiadania własnych lokali mieszkalnych),

- przelewy środków finansowych dla rodzin.

Natomiast za gotówkę dokonywane są najczęściej następujące zakupy;

- art. spożywcze, owoce, chusteczki higieniczne, ręczniki papierowe, środki czystości, środki higieny osobistej, opłaty za fryzjera.

Stwierdzono, że na bieżąco nanoszone są adnotacje o dokonanych zakupach w poszczególnych dniach.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.

Jednostka kontrolowana  W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu. (podpisy) Data: ........................

Zespół kontrolny                    (podpisy)     Data:....................