|
KWiA.I-1711.0002.2013
|
Opole, 27 marca 2013 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 7/13
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Dom Dziecka w Opolu
ul. Powstańców Śl. 14
45-086 Opole
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 20.02.2013 r. do 20.03.2013 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Wiesław Pałczyński – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Przedmiot kontroli
|
Gospodarka finansowa
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2012 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Lidia Kaczyńska Pampuch – Dyrektor Grażyna Łubińska - Gł. Księgowa
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali
|
Lidia Kaczyńska Pampuch – Dyrektor (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- Gł. Księgowa
Pracownicy merytoryczni
|
Podstawy prawne
1.Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. z 2009 r. Dz. U. nr 175, poz.1362 z zm).
2.Ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz.U.Nr.149,poz. 887 ze zm.).
3.Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej (Dz. U. Nr 292, poz.1720).
4.Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
5.Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
6.Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).
7.Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz. U. Nr 22, poz. 181 z późniejszymi zmianami).
8.Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
9.Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz 177 z późniejszymi zmianami).
10.Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami).
11.Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. 38 poz. 861 z późniejszymi zmianami).
12.Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).
13.Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 z późniejszymi zmianami).
14.Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50 poz. 398 z późniejszymi zmianami).
15.Uchwała Nr XLVII/500/09 Rady Miasta Opola z dnia 26 marca 2009 r. w sprawie regulaminu określającego wysokość stawek oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy, za wysługę lat, szczegółowy sposób obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oraz szczegółowe zasady przyznawania i wypłacania nauczycielskiego dodatku mieszkaniowego.
Cel kontroli
Celem kontroli było:
- dokonanie oceny prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej,
- sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji dochodów i wydatków,
- sprawdzenie zgodności sporządzanych sprawozdań z ewidencją księgową.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Zapoznano się z danymi wykazanymi w rocznych sprawozdaniach. Dane wykazane w tych sprawozdaniach porównano z ewidencją księgową poszczególnych paragrafów. Kontrolą objęto:
- zgodność z ewidencją księgową otrzymanych i odprowadzonych do Urzędu Miasta dochodów budżetowych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S,
- zgodność z ewidencją księgową wydatków budżetowych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S,
- wpływy i wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 2012 r.,
- zgodność z ewidencją księgową stanu zobowiązań i należności.
W zakresie wydatków budżetowych szczegółową kontrolą objęto:
- wydatki budżetowe zaewidencjonowane we wszystkich paragrafach w grudniu
2012 r,
- wynagrodzenia za IV kwartał 2012 r.,
- wszystkie wydatki zaewidencjonowane w 2012 r. w paragrafach 3110, 4270 oraz 4440.
Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. W zakresie wynagrodzeń i pochodnych sprawdzono czy przelewów dokonano na właściwe konta bankowe. Sprawdzono także czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora jednostki. Dane zawarte w sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z przepisami i planem finansowym.
Ponadto sprawdzono kiedy jednostka dokonała spisu z natury środków trwałych oraz czy na koniec roku jednostka dokonała spisu z natury i rozliczenia artykułów żywnościowych i innych znajdujących się w magazynach.
W zakresie gospodarki kasowej dane z ewidencji księgowej porównano z raportami kasowymi. W zakresie druków ścisłego zarachowania zapoznano się z zasadami i sposobem postępowania oraz sprawdzono ciągłość numeracji dotychczas wykorzystanych kwitariuszy przychodowych i rozchodowych.
Sprawdzono również czy jednostka posiada opracowane na piśmie procedury kontroli zarządczej oraz czy procedury te są dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
Rys historyczny
Budynek został zbudowany w 1888 roku z przeznaczeniem na mieszkanie dla prywatnej osoby. W czasie drugiej wojny światowej został częściowo zniszczony a następnie odremontowany. W czasie powojennego remontu dobudowane zostało drugie piętro. Z kronik i dokumentów, które zachowały się w placówce wynika, że zaraz po wojnie, od 1946 roku, aż do roku 1961 dom dziecka dla dziewcząt mieścił się w innej części miasta, przy ulicy Ozimskiej. Funkcjonował jako Społeczny Dom Dziewcząt.
W 1961r placówkę przeniesiono na ulicę Powstańców Śląskich 14 i zmieniono jej charakter na koedukacyjny. Początkowo mieszkało tu około 50 wychowanków. Sale były kilkunastoosobowe, stały w nich łóżka piętrowe, wyposażenie sypialni było nadzwyczaj skromne. W międzyczasie budynek przechodził kilka remontów, które miały na celu usunięcie awarii ale nie poprawienie warunków mieszkaniowych i wyposażenia.
W 1995r zmieniono system ogrzewania. W miejsce tradycyjnej kotłowni koksowo- gazowej zastosowano piec gazowy, który wykorzystywano do ogrzewania budynku i wytwarzania ciepłej wody. W tym momencie zniknął problem stałego braku ciepłej wody do celów sanitarno-gospodarczych. W tym samym czasie wyremontowane zostały łazienki dla wychowanków. Położono nową glazurę i wymieniono całą armaturę.
Po 1,5 roku od tego remontu, w lipcu 1997r przyszła powódź. Cały parter i piwnice budynku, w których znajdowała się m. inn. nowoczesna kotłownia gazowa zostały doszczętnie zniszczone. Budynek wymagał w całości generalnego remontu a odszkodowanie z tytułu ubezpieczenia od skutków powodzi mogło pokryć ok. 15% kosztów tego remontu. Pozostałe środki ok.2 mln. złotych dyrekcja placówki wraz z pracownikami pozyskała od sponsorów w kraju i za granicą. Już w sierpniu 1997 roku rozpoczął się kapitalny remont budynku. Wychowankowie Domu Dziecka korzystali wówczas z gościnności Pogotowia Opiekuńczego w Opolu zamieszkując część pomieszczeń tej placówki. Zarówno dzieci jak i pracownicy z niecierpliwością czekali na powrót do domu, co nastąpiło już w maju 1998 roku. Od tej pory mamy do dyspozycji bardzo dobrze wyposażone i estetycznie urządzone pomieszczenia tworzące bezpieczny, wygodny dom.
Organizacja i funkcjonowanie
Dom Dziecka funkcjonuje w oparciu o statut nadany uchwałą Nr LXV/749/06 Rady Miasta Opola z dnia 29 czerwca 2006r. oraz Regulaminu Organizacyjnego zatwierdzonego uchwałą NR LXV/749/06 Rady Miasta Opola z dnia 29 czerwca 2006r. Organem prowadzącym Dom Dziecka jest Prezydent Miasta Opola. Placówka jest jednostką budżetową. Jako socjalizacyjna publiczna placówka opiekuńczo-wychowawcza, działa w systemie pomocy społecznej zapewniając dzieciom pozbawionym opieki rodzicielskiej całodobową opiekę i wychowanie oraz podejmuje działania w celu powrotu dziecka do rodziny.
Domem Dziecka kieruje dyrektor, który reprezentuje placówkę na zewnątrz, kieruje jej działaniami w ramach udzielonych mu przez Prezydenta Miasta pełnomocnictw oraz ponosi odpowiedzialność za całokształt funkcjonowania jednostki.
Dom Dziecka w Opolu jest jednostka budżetową. Jest to socjalizacyjna publiczna placówka opiekuńczo-wychowawcza, która w systemie pomocy społecznej pełni rolę jednostki pomocy społecznej. Placówka przyjmuje dzieci całkowicie lub częściowo pozbawione opieki rodzicielskiej, dla których nie znaleziono rodzinnej opieki zastępczej.
Placówka zapewnia opiekę całodobową. Dzieci przyjmowane są w każdej chwili, gdy placówka otrzyma stosowne skierowanie. Zapewnia ponadto kształcenie i wychowanie. W Domu Dziecka obowiązuje procedura nr 1 przyjmowania do placówki nowego wychowanka. Procedura ta nie została wprowadzona zarządzeniem wewnętrznym dyrektora. Nie jest także znana data początkowa jej obowiązywania. Przyjmowanie do placówki odbywa się głównie na podstawie skierowania dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej. Poza planowanymi przyjęciami placówka przyjmuje dziecko na skutek interwencji (polecenie sędziego, wniosek policji lub innej osoby w sytuacjach zagrożenia życia lub zdrowia dziecka). Wraz z dzieckiem placówka otrzymuje kompletną dokumentację dziecka. Procedury obejmują wszystkie czynności administracyjne względem nowo przyjętego dziecka.
W placówce, zgodnie z obowiązującymi przepisami, działa stały zespół do spraw okresowej oceny sytuacji dziecka pod nazwą Zespół Okresowej Oceny Sytuacji Dziecka. Głównym zadaniem Zespołu jest analiza pobytu dziecka w placówce, ocena jego sytuacji rodzinnej, ocena skuteczności realizowanego planu pracy oraz ocena zasadności dalszego pobytu w placówce.
USTALENIA KONTROLI
Sprawy organizacyjne
Siedzibą Domu Dziecka jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Powstańców Śl. 14, którą Miasto Opole przekazało jednostce nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GN-72244-28/09/10 z dnia 18.06.2010 r. Na powyższą nieruchomość utworzono księgę wieczystą KW OP10/00117239/2. Działka zabudowana jest dwoma budynkami o charakterze mieszkalnym. Pierwszy jest wolnostojący trzykondygnacyjny, podpiwniczony o powierzchni użytkowej 742,09 m, wybudowany ok. 1880 r. Drugi jest dwukondygnacyjny o powierzchni użytkowej 170,00 m, wybudowany na początku lat 80-tych ubiegłego stulecia.
W okresie objętym kontrolą dyrektorem jednostki była pani Lidia Kaczyńska-Pampuch powołana na to stanowisko z dniem 17 grudnia 2008 r. (akta kontroli Nr 13/7/I/6). Głównym księgowym jednostki jest pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) zatrudniona na tym stanowisku od 1.04.2002 r. na czas nieokreślony w wymiarze 3/4 etatu.
Z budżetem gminy jednostka rozlicza się w dziale klasyfikacji budżetowej 852 rozdział 85201. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że w grudniu 2012 r. jednostka zaewidencjonowała ogółem 711 operacji księgowych (akta kontroli Nr 13/7/I/28-34).
W kontrolowanej jednostce obowiązują następujące wewnętrzne regulacje prawne dotyczące gospodarki finansowo-księgowej:
Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz ogólnych zasad (polityki) rachunkowości w Domu Dziecka w Opolu,
Zakładowy Plan Kont,
Regulamin kontroli zarządczej,
Instrukcja inwentaryzacyjna,
Instrukcja kasowa,
Regulamin ZFŚS.
W okresie objętym kontrolą Dom Dziecka posiadał trzy wyodrębnione rachunki bankowe dotyczące: budżetu, sum depozytowych oraz funduszu socjalnego (akta kontroli Nr 13/7/I/40).
W kontrolowanej jednostce inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych została przeprowadzona w okresie od 06 października do 10 listopada 2010 r. Zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją z przeprowadzonej inwentaryzacji został sporządzony protokół, z którego wynika, że różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono (akta kontroli Nr 13/7/I/51).
Na podstawie ewidencji kontroli ustalono, że w 2012 r. w Domu Dziecka zostały przeprowadzone trzy kontrole zewnętrzne, w tym: przez ZUS Oddział w Opolu oraz dwukrotnie przez Opolski Urząd Wojewódzki. Uwag i zaleceń nie wydawano (akta kontroli Nr 13/7//I/11).
Na dzień 31.12.2012 r. w Domu Dziecka w Opolu przebywało 30 wychowanków w 3 grupach.
Stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce na dzień 31.12.2012 r. wynosił ogółem 33 osoby na 27,125 etatach, w tym (akta kontroli Nr 13/7//I/13-14):
- pracownicy pedagogiczni -18 na 16,75 etatach,
- pracownicy niepedagogiczni – 15 na 10,375 etatach.
Spośród pracowników pedagogicznych 7 osób na 6,5 etatach zatrudnionych było na podstawie karty nauczyciela, w tym 6 nauczycieli dyplomowanych i 1 nauczyciel mianowany.
W 2012 r. przyjęto do pracy 5 osób zatrudnionych na 3 etatach (akta kontroli Nr 13/7//I/15).
Dochody budżetowe w 2012 r.
W dniu 23.01.2013 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych domu dziecka za rok 2012 (akta kontroli Nr 13/7/I/17).
Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły ogółem 66.408,85 zł i zaewidencjonowano je w czterech paragrafach. W wyniku kontroli ustalono, że dochody te są zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki.
Ustalono, że wykazane w poszczególnych paragrafach kwoty dochodów dotyczyły:
- paragraf 0830 – dopłaty do żywienia - 1.006,26 zł,
- paragraf 0920 – odsetki - 742,42 zł,
- paragraf 0960 – darowizny pieniężne - 63.681,70 zł,
- paragraf 0970 – odszkodowania i prowizje. - 978,47 zł.
Otrzymane dochody w całości zostały przekazane na rachunek bankowy Urzędu Miasta.
Wydatki budżetowe w 2012 r.
W ewidencji księgowej (konto 130) jednostka kontrolowana wykazała, że stan początkowy środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2012 r. wynosił 0. W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z wyciągiem bankowym nr 1 z dnia 2.01.2012 r. (akta kontroli Nr 13/7/I/49).
Ze sporządzonego sprawozdania dotyczącego działu 852 rozdział 85201 oraz z dokumentacji księgowej jednostki wynika, że wydatki budżetowe za okres od stycznia do grudnia 2012 r. wyniosły ogółem 1.682.063,63 zł (akta kontroli Nr 13/7/I/48). Kwota ta jest zgodna z ewidencją księgową Urzędu Miasta Opola dotyczącą przekazanych środków do jednostki na działalność w 2012 r. (akta kontroli Nr 13/7/I/48). W 2012 r. wydatki zostały zaewidencjonowane w dwudziestu dwu paragrafach W wyniku kontroli ustalono, że kwoty wydatków ogółem wykazane w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki.
Szczegółową kontrolą objęto wszystkie wydatki dokonane w grudniu 2012r.
Z wyciągu bankowego nr 114 wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym na dzień 01.12.2012 r. wynosił 72.572,73 zł. Wpływy ogółem na rachunek bieżący jednostki środków budżetowych przekazanych przez Urząd Miasta wyniosły w grudniu 132.100,00 zł. Z analizy sprawozdań za okresy od stycznia do listopada i od stycznia do grudnia oraz z ewidencji księgowej wynika, że w grudniu zaewidencjonowano wydatki w siedemnastu paragrafach na łączną kwotę 198.130,76 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że kwoty wydatków w grudniu ogółem oraz w poszczególnych paragrafach były zgodne z ewidencją konta 130. Na podstawie wyciągu bankowego nr 132 ustalono, że niewykorzystaną kwotę 5.916,37 zł jednostka zwróciła do Urzędu Miasta w dniu 31.12.2012 r.
Na koniec 2012 r. saldo konta 130 wynosiło 0 i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 132 z dnia 31.12.2012 r. (akta kontroli Nr 13/7/I/39). Również stan gotówki w kasie na koniec 2012 r. wynosił 0 – Raport kasowy Nr 62/2012 za okres 28-31.12.2012 r.
Wszystkie skontrolowane dokumenty dotyczyły zaewidencjonowanych paragrafów i zostały prawidłowo zaklasyfikowane, zadekretowane, opisane pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym i zatwierdzenia do wypłaty. Ponadto wydatki zostały uregulowane w terminie. Nie stwierdzono wydatków poniesionych na cele inne niż wymienione w ustawie o finansach publicznych i uchwale Rady Miasta Opola. Zespół kontrolny ustalił także że wszystkie płatności zostały przekazane na właściwe konta kontrahentów.
Wydatki w grudniu zaewidencjonowano w siedemnastu niżej wymienionych paragrafach:
§ 3020 – Wydatki osobowe nie zaliczone do wynagrodzeń
Wydatki ogółem wyniosły 2.374,26 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 173,94 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył przekazania środków spożywczych dla kucharek wydane do spożycia w czasie pracy (akta kontroli tom 13/7/I/35).
§ 3110 – Świadczenia społeczne
Wydatki w 2012 r. wyniosły ogółem 9.800,00 zł. Wszystkie wydatki dotyczyły wypłaty kieszonkowego dla wychowanków. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 1 wydatek na kwotę (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)zł, który dotyczył pobrania gotówki z kasy na wypłatę kieszonkowego dla 29 wychowanków w kwotach od 17,00 zł do 65,00 zł (Rk 60/2012/B z dnia 19.12.2012 r.). Wypłaty kieszonkowego dokonują wychowawcy grup na podstawie zestawień zatwierdzonych przez dyrektora Domu Dziecka, po uprzednim pobraniu gotówki z kasy. Wypłat kieszonkowego dokonywano na podstawie art. 80 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz § 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej. Szczegółowe zasady przyznawania kieszonkowego zostały zawarte w rozdziale V "Kodeksu wychowanka" (akta kontroli tom 13/7/I/35).
§ 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników
Wydatki ogółem wyniosły 1.071.814,23 zł. Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 120.577,99 zł. Na podstawie zestawienia wydatków dla poszczególnych paragrafów, wyciągów bankowych nr 114,124,128,132 za okres od 1 do 31.12.2012 r. oraz ewidencji kont 130, 225, 229, 234, 240 (akta kontroli Nr 13/7/I/35) ustalono, że na powyższą kwotę składają się między innymi:
- wynagrodzenia netto nauczycieli – 22.055,92 zł,
- wynagrodzenia netto pracowników administracji – 32.605,49 zł,
- wynagrodzenia netto pracowników obsługi –11.325,78 zł,
- składka zdrowotna – 7.079,73 zł.
Ponadto na kwotę tych wydatków składają się potrącone z wynagrodzeń składki ZUS od pracowników, składki ubezpieczeniowe PZU, potrącone pożyczki mieszkaniowe, podatek od wynagrodzeń oraz potrącenia egzekucyjne.
W trakcie kontroli dokonano również analizy wynagrodzeń za IV kwartał wszystkich pracowników jednostki. Stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Porównano także wysokość naliczenia poszczególnych składników wynagrodzeń z przepisami prawnymi oraz z dokumentacją stanowiącą podstawę ich naliczeń, w tym z:
regulaminem wynagradzania wraz załącznikami,
aktami nadania stopnia awansu zawodowego nauczycieli,
umowami o pracę,
decyzjami dyrektora dotyczącymi przyznania dodatków motywacyjnych, za wychowawstwo, opiekuna stażu, w sprawie zmiany wynagrodzeń,
wydrukami komputerowymi dotyczącymi dodatku za wysługę.
Rozbieżności w tym zakresie nie stwierdzono.
W okresie objętym kontrolą na wynagrodzenia oprócz płacy zasadniczej składały się między innymi:
-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.).
§ 4110 składki na ubezpieczenie społeczne
Wydatki ogółem wyniosły 186.229,85 zł. Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej konta -130 i 229 wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 28.455,17 zł. W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczyła składek ZUS za listopad i grudzień 2012r. oraz była zgodna z deklaracjami DRA (akta kontroli Nr 13/7/I/32). Na podstawie zestawienia wydatków dla poszczególnych paragrafów, wyciągów bankowych nr 114, 132 oraz ewidencji kont 130 i 229 ustalono, że na powyższą kwotę składają się:
- składki ZUS od pracodawcy za listopad w kwocie 13.138,45 zł,
- składki ZUS od pracodawcy za grudzień w kwocie 15.316,72 zł.
Przelewu składek do ZUS dokonano w dniach 03 i 31.12.2012 r.
§ 4120 składki na Fundusz Pracy
Wydatki ogółem wyniosły 12.956,33 zł. Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej – konta 130 i 229 wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 2.011,55 zł. W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczyła składek na Fundusz Pracy za listopad i grudzień 2012r. oraz była zgodna z deklaracjami DRA (akta kontroli Nr 13/7/I/31). Na podstawie tej ewidencji oraz wyciągów bankowych nr 114 i 132 ustalono, że przelewów składek do ZUS dokonano w dniach 03 i 31.12.2012 r.
§ 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia
Wydatki ogółem wyniosły 46.605,69 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 13.971,89 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano ogółem 53 wydatki, które dotyczyły zakupu materiałów i wyposażenia, środków czystości, materiałów biurowych, tuszu do drukarek oraz papieru ksero, prasy i materiałów szkoleniowych, materiałów dla konserwatora, odzieży dla dzieci, paliwa, sprzętu komputerowego – rk 53/B-62/B, WB Nr 117,118,121,124,126,127,130 . (akta kontroli 13/7/I/30).
§ 4220 – Zakup środków żywności
Wydatki ogółem wyniosły 76.923,45 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 8.568,58 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 58 wydatków na zakup żywności- WB ner 127, Rk 55/B-62/B i rozlicz. zaliczki. Nr.4 .
§ 4230 – Zakup leków i materiałów medycznych
Wydatki ogółem wyniosły 4.492,90 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 1.077,85 zł.
W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 17 wydatków - WB nr 121, Rk 55/B-62/B (akta kontroli 13/7/I/34).
§ 4240 – Zakup pomocy naukowych i dydaktycznych
Wydatki ogółem wyniosły 4.897,95 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 65,35 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 2 wydatki, które dotyczyły zakupu podręczników szkolnych - WB 119, Rk 57/B (akta kontroli 13/7/I/32).
§ 4260 – Zakup energii
Wydatki ogółem wyniosły 71.793,85 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 14.647,21 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 5 wydatków i dotyczyły one zapłaty za energię cieplną, gaz i energię elektryczną – WB 120, 124, 127, 130 (akta kontroli 13/7/I/30).
§ 4270 – Zakup usług remontowych
Wydatki ogółem wyniosły 5.312,98 zł i dotyczyły opłat za konserwację, naprawę instalacji i sprzętu, usunięcie awarii. Wydatki w grudniu wyniosły 455,10 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 2 wydatki i dotyczyły one konserwacji sprzętu gaśniczego oraz naprawy ksera – WB nr 120 i 127 (akta kontroli 13/7/I/31).
§ 4280 – Zakup usług zdrowotnych
Wydatki ogółem wyniosły 1.517,00 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 130,00 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 2 wydatki i dotyczyły one badań lekarskich – WB nr 124 i 127 (akta kontroli 13/7/I/31).
§ 4300 – Zakup usług pozostałych
Wydatki ogółem wyniosły 52.963,74 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 6.153,11 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 24 wydatki i dotyczyły one: przeglądu zmywarki, pomiaru oświetleń ewakuacyjnych, wyżywienie w ośrodkach i w przedszkolach, jazdę konną, wywozu nieczystości, usług aktualizacyjnych nad sprzętem i oprogramowaniem komputerowym, odprowadzenie ścieków – WB 115,117,119-11, 124, 127, 130 (akta kontroli tom 13/7/I/32).
§ 4350 – Opłaty za usługi internetowe
Wydatki ogółem wyniosły 723,24 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 120,54 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 2 wydatki, które dotyczyły zapłaty za dostęp do internetu za m-c listopad-grudzień 2012 r. – WB 115,130 (akta kontroli tom 13/7/I/32).
§ 4370 – Zakup usług telefonii stacjonarnej
Wydatki ogółem wyniosły 2.729,13 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 474,48 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 2 wydatki, które dotyczyły zapłaty za usługi telefonii stacjonarnej za listopad i grudzień2012 r. – WB 115,130. (akta kontroli 13/7/I/30).
§ 4480 – Podatek od nieruchomości
Wydatki ogółem wyniosły 1.111,00 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 92,00 zł - WB nr 115.
§ 4700 – Koszty szkolenia pracowników
Wydatki ogółem wyniosły 1.556,00 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 280,00 zł.
W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył zapłaty za szkolenie dokształcające głównej księgowej. Zapłaty dokonano przelewem w dniu 17.12.2012 r. WB nr 124.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Z wyciągu bankowego nr 1 z dnia 03.01,2012 r. wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2012 r. wynosił 639,62 zł (akta kontroli Nr 13/7/I/16). Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową (konto 135 – rachunek ZFŚS (akta kontroli Nr 13/7/17). Z raportu kasowego nr 1/2012/ZFŚS za okres od 04.04 do 04.07.2012 r. wynika, że stan początkowy gotówki w kasie wynosił 0.
W 2012 r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 40.281,78 zł (akta kontroli Nr 13/7/I/20). Kwota odpisu była zgodna z naliczeniem Funduszu Socjalnego, sprawozdaniem Rb-28S, ewidencja księgową dotycząca wydatków w paragrafie 4440 oraz z Planem dochodów/wydatków ZFŚS na 2012 r.
Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:
30.05.2012 r. - 33.525,00 zł - WB nr 18 – 75% planowanego odpisu
28.09.2012 r. - 6.756,78 zł - WB nr 16 – pozostała kwota wyliczonego odpisu
Na koniec roku dokonano rozliczenia odpisu na ZFŚS według rzeczywistego przeciętnego zatrudnienia za cały rok 2012. Kwota rzeczywistego odpisu na fundusz socjalny wyniosła 40.281,78 zł, wobec czego różnica do skorygowania odpisu wyniosła 0 zł.
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników jednostki określił dyrektor w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Domu Dziecka w Opolu.
Wyżej wymieniony regulamin określa między innymi osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych.
Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków (akta kontroli Nr 13/7/I/29).
Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Wn) oraz wyciągów bankowych konta ZFŚS wynika, że na rachunek bankowy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych środków, wpływały także spłaty pożyczek mieszkaniowych oraz odpis dla emerytów przekazany z Urzędu Miasta (akta kontroli Nr 13/7/I/27). Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Z analizy strony Ma konta 135 i konta 101-03 - kasa ZFŚS wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie dotyczyły:
dofinansowania do wypoczynku - 34.910,00 zł,
pożyczek mieszkaniowych - 7.500,00 zł,
wypłaty świadczeń urlopowych - 6.608,42 zł,
pomocy materialnej i zapomóg - 5.078,00 zł.
Wszystkie skontrolowane wydatki posiadały dokumentację potwierdzającą przyznanie ww. świadczeń. Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby. Wydatki dot. świadczeń zostały poniesione zgodnie z Regulaminem ZFŚS i stosownymi w tym zakresie przepisami.
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2012 r. wynosiło 518,69 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 30 i 31.
Z ewidencji konta 101 wynika, że stan gotówki w kasie na koniec roku wynosił 0 i był zgodny z raportem kasowym nr 3/2012/ZFŚS za okres od 01 do 04.12.2012 r.
Ustalono, że w grudniu 2012 r. na koncie 101-3 zaewidencjonowano 2 operacje księgowe - wszystkie w dniu 04.12.2011 r. Dotyczyły one wpłaty do kasy kwoty 360,00 zł uprzednio pobranej z banku i następnie wypłaty tej kwoty dla trzech emerytów w formie pomocy świątecznej.
Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że w 2012 r. zaewidencjonowano ogółem 64 operacje księgowe dotyczące funduszu socjalnego.
Zobowiązania
W sprawozdaniu Rb-28S jednostka kontrolowana wykazała stan zobowiązań budżetowych na dzień 31.12.2012 r. w łącznej kwocie 98.829,08 zł. Zobowiązania te dotyczyły paragrafów: 4040, 4110 oraz 4120. W wyniku kontroli na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że:
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4040 w kwocie 83.552,07 zł dotyczyły naliczonej trzynastki za 2012 r. (konto 231),
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4110 w kwocie 14.387,69 zł dotyczyły składek ZUS od naliczonej trzynastej pensji (konto 229),
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4120 w kwocie 889,32 zł dotyczyły składek na Fundusz Pracy od naliczonej trzynastej pensji (konto 229).
W wyniku kontroli ustalono, że powyższe dane były zgodne z ewidencją księgową-konta 201. Na zobowiązania z tytułu „trzynastki” składały się: wynagrodzenie netto, podatek, składki ZUS od pracowników oraz składki zdrowotne.
Należności
Z ewidencji księgowej konta 234-30 i 851 wynika, iż na koniec roku 2012 r. stan należności z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych wynosił 12.950,00 zł (akta kontroli Nr 13/7/I/29). Należności budżetowych nie było.
Gospodarka kasowa
Gospodarkę kasową reguluje Instrukcja gospodarki kasowej w Domu Dziecka w Opolu. Wartości pieniężne przechowywane są w kasie pancernej znajdującej się w szafie metalowej w pokoju referenta ds. administracyjnych. Wszystkie obroty gotówkowe są dokumentowane dowodami kasowymi. Raporty kasowe obejmują okresy kilkudniowe, jednakże na koniec miesiąca zawsze sporządzany jest raport kasowy. Ewidencja księgowa konta 101 prowadzona jest oddzielnie dla budżetu wydatki konto 101-10-101 , dochody konto 101-10-102, fundusz socjalny konto 101-30 oraz kasy sum depozytowych konto 101-40.
Na koniec 2012 r. stany gotówki w kasie wykazane na poszczególnych kontach wynosiły 0 i były zgodne z raportami kasowymi nr 62/2012/B za okres od 28 do 31.12.2012 r., dochodów – raport kasowy nr 121/2012 - dochody z 27-28 listopada 2012 r. i 04.12.2012 oraz raportem kasowym sum depozytowych nr 1/2012/ - sumy depozytowe z 17-17.04.2012 r. (akta kontroli Nr 13/7/I/19).
Gospodarka magazynowa
W Domu Dziecka prowadzonych jest 5 magazynów tj.: żywności, odzieżowy (z darów), gospodarczy, gospodarczy (z darów), żywności (z darów). Zgodnie z zarządzeniem nr 11/2012 dyrektora Domu Dziecka w Opolu z dnia 27.07.2012 r. spisów natury stanów magazynowych dokonano w październiku i listopadzie 2012 r. (akta kontroli Nr 13/7/I/50-52). Z ewidencji księgowej kont analitycznych konta 310 wynika, że łączna wartość składników znajdujących się na stanie wszystkich magazynów wynosiła 19.214,28 zł. Dane wykazane w arkuszach spisowych są zgodne z saldem końcowym konta 310 – materiały (akta kontroli Nr 13/7/I/41).
Druki ścisłego zarachowania
Zasady postępowania w zakresie druków ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych. Osobą odpowiedzialną w tym zakresie jest pracownik zatrudniony na stanowisku samodzielnego referenta ds. administracyjnych, który prowadzi rejestr tych druków. Bezpośrednią kontrolę nad drukami ścisłego zarachowania sprawuje główna księgowa.
Stwierdzono, że w książce druków ścisłego zarachowania prowadzi się ewidencję następujących druków;
- kwitariusz przychodowy,
- karty drogowe,
- dowody wypłaty KW,
- arkusze ze spisu z natury.
W 2012 r. wystawiono jeden dowód wypłaty KW nr 000001 z 27.02.2012r. Wypłata dotyczyła zwrotu za niewykorzystane obiady przez pracownika. Pozostałe druki zostały zwrócone. Sprawdzono wpłaty na kwitariusz przychodowy dla wydatków budżetowych za okres od 01.12 – do 31.12.2012 r. od 7693731 do 7693742. Cały blok zawiera 100 blankietów od 7693701 – 7693800. Wykorzystane w grudniu druki dotyczyły wpłat do kasy gotówki na zaliczki żywieniowe, uzupełnienie pogotowia kasowego i na wypłaty kieszonkowego dla dzieci.
Umowy zlecenia
W 2012 r. została zawarta jedna umowę zlecenia na przeprowadzenie szkolenia pracowników pedagogicznych – umowa nr 1/2012 z 26.11.2012 na kwotę 550,00 zł. Wydatku dokonano ze środków otrzymanych na dokształcanie nauczycieli.
Kontrola zarządcza
Zarządzeniem dyrektora z dnia 30.11.2010r. wprowadzono procedury dotyczące kontroli zarządczej. W Domu Dziecka obowiązuje następująca dokumentacja:
Regulamin kontroli zarządczej,
Wykaz stosowanych procedur,
Wykaz obowiązków pracowników w zakresie kontroli zarządczej,
Kodeks etyki nauczycieli,
Kodeks etyki pracowników samorządowych,
Rejestr ryzyk,
Ocena ryzyka,
Samoocena o stanie kontroli zarządczej za rok 2012.
Ponadto z wyjaśnień dyrektora domu dziecka wynika, iż w ramach praktycznego stosowania kontroli zarządczej:
- pracownicy zostali zapoznani z obowiązkami wynikającymi z wprowadzenia kontroli.
- wspólnie przeanalizowano i oceniono ryzyka mogące wystąpić w placówce.
- podjęto działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej,
- wprowadzono zasady polityki rachunkowości,
- wszyscy pracownicy zaakceptowali i podpisali oświadczenia o zapoznaniu się i stosowaniu zasad etyki w domu dziecka,
- w grudniu 2012r. dokonano samooceny w zakresie kontroli zarządczej.
Poniższa tabela przedstawia realizację kontroli zarządczej w 2012 r.
|
l.p.
|
Sposób realizacji
|
Dokumenty na potwierdzenie
|
|
1.
|
Planowanie działań
|
1. roczny plan pracy opiekuńczo-wychowawczej i
socjalnej
2. plany pracy specjalistów (psychologa,
pedagoga, pracownika socjalnego)
3. plan pomocy dziecku
4. harmonogram wywiadów środowiskowych
5. harmonogram kontroli wewnętrznej
6. plan nadzoru pedagogicznego
7. harmonogram hospitacji zajęć wychowawczych
8. harmonogram zebrań pracowników
pedagogicznych
9. przydział zadań dodatkowych dla pracowników pedagogicznych
10. plan badań okresowych
11. plan szkoleń bhp
12. plan konserwacji i przeglądów okresowych (książka obiektu budowlanego)
13. plany budżetowe
|
|
2.
|
Prowadzenie kontroli wewnętrznej
|
1. protokoły kontroli pracowników administracji i obsługi(dyrektor, gł. księgowa)
2. protokoły kontroli z przeprowadzonych
hospitacji
3. sprawozdania z inwentaryzacji
|
|
3.
|
Dokumentowanie pracy
|
1. dzienniki pracy w grupach
2. dzienniki pracy specjalistów
3. notatki służbowe
4. karta wychowanka
5. karat pracy z dzieckiem
6. arkusze obserwacji
7. zeszyt informacji
8. zeszyt dyżurów nocnych
9. zeszyt wydawanych lekarstw
10. rejestr wyjść dzieci
11. rejestr oświadczeń o urlopowaniu do rodziny
12. księga GHP/GMP oraz protokoły ze szkoleń
kucharek – pion kuchenny
13. protokoły z posiedzeń zespołu ds okresowej
sytuacji dziecka wraz z załącznikami
14. protokoły z zebrań pracowników
15, protokoły ze szkoleń
16. dokumentacja medyczna
17. dokumentacja księgowa
18. książka obiektu wraz z protokołami kontroli
|
|
4.
|
Regulacje wewnętrzne, organizacja pracy
|
1. regulaminy
2. instrukcje
3. zarządzenia dyrektora
4. kodeks wychowanka
5. zakresy zadań i obowiązków na stanowiskach
pracy
|
|
5.
|
Rejestrowanie i ocena ryzyk oraz sposoby minimalizo-
wania zagrożeń
|
1. rejestr ryzyk z oceną punktową skali występowań
oraz wykaz sposobów na minimalizowanie zagrożeń
2. ocena ryzyka zawodowego
|
|
6.
|
Ocena pracy
|
1. ankiety do samooceny dla pracowników
2. ankieta samooceny dla dyrektora
3. oświadczenie dyrektora o stanie kontroli
zarządczej
4. ocena kwalifikacyjna pracowników samorządowych
na stanowiskach urzędniczych
5. protokoły kontroli zewnętrznych
|
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 20 ust.1-2 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja 2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.
Na koniec jeden z kontrolujących tj. inspektor Wiesław Pałczyński – wbrew przyjętej procedurze, z uwagi na duży aspekt emocjonalny i społeczny pozwolił sobie na ogólną kwintesencję poruszanego tematu.
Niecodzienność zjawiska oraz wstydliwe jego przemilczanie zmusiło go jako człowieka do zadania sobie następującego pytania wraz z próbą odpowiedzi na nie.
Na pytanie, czy Domy Dziecka są potrzebne, trzeba odpowiedzieć - TAK - jeśli będą to miejsca, w których dziecku pomoże się przetrwać kryzys całej rodziny, a jeśli to niemożliwe, to należy się zająć natychmiastowym umieszczeniem go w rodzinie zastępczej z prawdziwego zdarzenia.
NIE - jeśli są to domy, w których tworzy się oazy sztucznej i wiecznej szczęśliwości, w których izoluje się dzieci od rodziców i przetrzymuje je przez kilkanaście lat w internatowych warunkach.
Jeszcze jedna uwaga; domy dziecka nazywane są generalnie przez same dzieci: bidulami, kołchozami albo więzieniami o złagodzonym rygorze, są jedynym adresem, gdzie setki dzieci może znaleźć nocleg, posiłek i możliwość chodzenia do szkoły.
Same dzieci nie znoszą nazwy „dom dziecka". Nowoczesne placówki mogą być przecież „ośrodkami pomocy rodzinie", czy też po prostu posiadać nazwy własne. Może wzorem państw zachodnich niech to będą „chaty, przytuliska, porty czy przystanie" - a nie jednolicie i ponuro brzmiące „domy dziecka"- nazwa relikt wszechobecnego onegdaj partyjnego komunizmu.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny (podpisy)
Data: ……………………………….
|
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.............................................................................................................
.............................................................................................................
............................................................................................................................................................................................................................
|
2013-12-19 09:36:31 - 
