|
KWiA.I–0914/21/09
|
Opole, 27.11.2009 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 38/09
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Ośrodek Adopcyjno – Opiekuńczy w Opolu
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 12 do 30 października 2009 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Agnieszka Lisiecka - inspektor w Wydziale
Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Izabela Dziewulska - Gaj – główny specjalista w Wydziale
Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 76/2009
nr 77/2009
|
|
Przedmiot kontroli
|
Gospodarka finansowa
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2008, I półrocze 2009
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Leonora Dańkowska – dyrektor jednostki
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielały
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– główna księgowa
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– samodzielny referent ds. sekretariatu i kadr
|
I. Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).
5. Ustawa z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
6. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 223, poz. 1458).
7. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398).
- Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).
9. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426 z późn. zm.).
10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.).
- Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.
- Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
II. Cel kontroli
Celem kontroli była ocena prawidłowości dokonywanych wydatków budżetowych pod kątem ich zgodności z ustawą o finansach publicznych i innymi przepisami oraz zgodności z planem rzeczowo-finansowym, prowadzoną ewidencją księgową i sporządzonymi sprawozdaniami.
III. Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora jednostki. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości i zasadności oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
IV. Sprawy organizacyjne
Ośrodek Adopcyjno – Opiekuńczy w Opolu funkcjonuje od dnia 01.05.1999 r., na podstawie Uchwały Nr VIII/112/99 Rady Miasta Opola z dnia 22 kwietnia 1999 r. w sprawie nadania aktu założycielskiego placówce opiekuńczo - wychowawczej(akta kontroli Nr 09/38/I/3).Siedziba Ośrodka mieści się przy ul. Budowlanych 4 w Opolu.
W okresie objętym kontrolą dyrektorem Ośrodka była pani Leonora Dańkowska powołana na to stanowisko na okres od 01.11.2001 r. na czas nieokreślony (akta kontroli Nr 09/38/I/17).
Głównym księgowym Ośrodka jest pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zatrudniona w jednostce od dnia 01.07.1999 r. w wymiarze 1/2 etatu (akta kontroli Nr 09/38/I/18).
Z budżetem gminy Ośrodek rozlicza się w dziale 852 rozdział 85226. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dotacji Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej przekazanej na realizację ,,Programu opieki nad rodziną i dzieckiem”.
Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.
W kontrolowanym okresie Ośrodek posiadał trzy rachunki bankowe założone w Banku PKO BP S.A.: rachunek budżetowy, rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz rachunek pomocniczy.
Ustalono, iż kontrolowana jednostka posiada wewnętrzne regulacje dotyczące księgowości w postaci Zasad (polityki) rachunkowości – zarządzenie Dyrektora nr 1 z 22.01.2007r. Zawierają one:
Ø Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych,
Ø Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
Ø Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (ZPK),
Ø System ochrony danych,
Ø Instrukcja sporządzania obiegu i kontroli dokumentów księgowych,
Ø Instrukcja inwentaryzacji,
Ø Instrukcja kasowa,
Ø Regulamin przeprowadzania kontroli finansowej,
Ø Regulamin kontroli wewnętrznej.
Księgi rachunkowe w jednostce prowadzone są ręcznie. Jednostka prowadzi ewidencję syntetyczną i analityczną. Z wewnętrznej dokumentacji jednostki (Zakładowego Planu Kont) wynika, że w jednostce prowadzi się następujące konta pomocnicze:
- środki trwałe i pozostałe środki trwałe,
- wartości niematerialne i prawne,
- odpisy amortyzacyjne,
- rozrachunki z budżetami,
- pozostałe rozrachunki publiczno – prawne,
- rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,
- koszty wg rodzaju,
- ZFŚS.
W praktyce jednak żadnego z tych kont nie zaprowadzono w ewidencji analitycznej. Ewidencja analityczna jest prowadzona do konta 400 i 130.
Zarówno w ewidencji analitycznej, jak i syntetycznej stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości poprzez dokonywanie sumowań obrotów ołówkiem, co powodowało, że zapisy dokonywane były w sposób nietrwały.
Stwierdzono również w paru przypadkach dokonywanie poprawek korektorem w dzienniku, co było niezgodne z art. 25 ustawy o rachunkowości.
Na dzień 31.12.2008 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 9 osób na 6,5 etatu (akta kontroli Nr 09/38/I/21). Szczegółowy stan zatrudnienia na początek i na koniec 2008 roku przedstawiono w tabeli nr 1.
Tabela nr 1
|
Lp.
|
Wyszczególnienie
|
Zatrudnienie w etatach
(stan na 01.01.2008 r.)
|
Zatrudnienie w etatach
(stan na 31.12.2008 r.)
|
|
1
|
Pracownicy pedagogiczni
|
4
|
3
|
|
2
|
Pracownicy administracji
|
2
|
3
|
|
3
|
Pracownicy obsługi
|
1/2
|
1/2
|
|
RAZEM
|
6,5
|
6,5
|
W kontrolowanej jednostce inwentaryzacja środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych została przeprowadzona wg stanu na dzień 29.12.2008r. Zarządzeniem Dyrektora nr 8 z dnia 29.10.2008r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji powołano zespół spisowy.
W aktach znajdują się:
- oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych,
- arkusze spisowe,
- protokół z inwentaryzacji kasy. W toku inwentaryzacji stwierdzono, że stan gotówki w kasie wynosił: 0 i był zgodny z raportem kasowym nr 11/08 z 23.12.2008r.
Ponadto zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją z przeprowadzonej inwentaryzacji został sporządzony protokół.Z protokołu nie wynika, czy stwierdzonoróżnice inwentaryzacyjne (akta kontroli Nr 09/38/I/70). Z ustnych wyjaśnień głównej księgowej wynika, że majątek jednostki nie był oznaczony.
V. Dochody budżetowe w 2008 r.
W trakcie postępowania kontrolnego ustalono, że jednostka w kontrolowanym okresie nie wygenerowała dochodów budżetowych.
VI. Wydatki budżetowe w 2008 r.
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność ośrodka w 2008 r. wynosiła: 421.120,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 419.185,94 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 1.934,06 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 31.12.2008 r. (akta kontroli Nr 09/38/I/25-27).
Jednostka w 2008r. na realizację ,,Programu opieki nad rodziną i dzieckiem” otrzymała łącznie na trzy zadania 41.500,00 zł. Sprawozdania końcowe z realizacji ww. zadania zostały zaakceptowane przez Wydział Polityki Społecznej.
Ze sprawozdania Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2008 r. wynika, że łącznie wydatkowano 377.685,94 zł (akta kontroli Nr 09/38/I/25). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2008 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej wynika, że dokonywane wydatki zaewidencjonowano w siedemnastu paragrafach.
W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków zaewidencjonowanych w poniższych paragrafach.
Tabela nr 2
|
Lp.
|
Paragraf
|
Wydatki
|
|
1.
|
4010
|
236.342,72
|
|
2.
|
4040
|
15.963,07
|
|
3.
|
4110
|
37.385,50
|
|
4.
|
4120
|
5.702,73
|
|
5.
|
4170
|
10.000,00
|
|
6.
|
4210
|
18.304,36
|
|
7.
|
4260
|
20.416,04
|
|
8.
|
4300
|
7.580,26
|
|
9.
|
4360
|
1.576,30
|
|
10.
|
4370
|
4.143,04
|
|
11.
|
4410
|
2.976,39
|
|
12.
|
4440
|
11.392,81
|
|
13.
|
4480
|
833,00
|
|
14.
|
4700
|
240,00
|
|
15.
|
4740
|
292,33
|
|
16.
|
4240
|
4.378,39
|
|
17.
|
4280
|
159,00
|
|
Suma
|
X
|
377.685,94
|
Rozdział 80104 § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia (akta kontroli Nr 09/38/I/25)
Wydatki ogółem wyniosły 18.304,36 zł. Ustalono, że wydatki dotyczyły m.in. prasy, materiałów biurowych, art. spożywczych, tonerów, środków czystości i biletów MZK. Ponadto ustalono, że w powyższym paragrafie ewidencjonowano tonery, które zgodnie z obowiązującymi przepisami winny być ewidencjonowane w paragrafie 4750.
Zespół kontrolny poddał sprawdzeniu całość wydatków zaewidencjonowanych w tym paragrafie. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S.
Badanie przedstawiono w tabeli poniżej:
|
Lp.
|
Tytułem
|
Kwota (zł)
|
|
1
|
Publikacja
|
174,00
|
|
2
|
Prasa
|
262,70
|
|
3
|
Publikacja
|
174,00
|
|
4
|
Prenumerata
|
132,08
|
|
5
|
Zwrot nadpłaty
|
174,00
|
|
6
|
Publikacja
|
32,50
|
|
7
|
Wydawnictwo
|
222,55
|
|
8
|
Materiały biurowe
|
51,24
|
|
9
|
Pakiet szkolny
|
349,99
|
|
10
|
Wydawnictwo
|
41,00
|
|
11
|
Bilety MZK
|
105,00
|
|
12
|
Materiały biurowe, wydawnictwo
|
1.466,00
|
|
13
|
Materiały biurowe
|
147,51
|
|
14
|
Prasa
|
383,90
|
|
15
|
Informator
|
44,00
|
|
16
|
Środki czystości
|
37,19
|
|
17
|
Prenumerata
|
120,00
|
|
18
|
Informator
|
764,35
|
|
19
|
Materiały biurowe
|
981,84
|
|
20
|
Toner
|
78,08
|
|
21
|
Publikacja
|
109,00
|
|
22
|
Materiały biurowe
|
403,42
|
|
23
|
Środki czystości
|
148,77
|
|
24
|
Informator
|
45,00
|
|
25
|
Prasa
|
458,91
|
|
26
|
Bilety, tusz
|
96,80
|
|
27
|
Informator
|
45,00
|
|
28
|
Wydawnictwo
|
120,00
|
|
29
|
Informator
|
45,00
|
|
30
|
Materiały biurowe
|
173,11
|
|
31
|
Wydawnictwo
|
1.766,25
|
|
32
|
Publikacja
|
45,00
|
|
33
|
Materiały biurowe
|
134,68
|
|
34
|
Prasa
|
383,49
|
|
35
|
Wydawnictwo
|
193,69
|
|
36
|
Materiały biurowe
|
129,00
|
|
37
|
Publikacja
|
40,00
|
|
38
|
Wydawnictwo
|
126,29
|
|
39
|
Publikacje US
|
184,00
|
|
40
|
Artykuły spożywcze
|
845,23
|
|
41
|
Publikacja, artykuły BHP
|
878,05
|
|
42
|
Meble
|
5.279,06
|
|
43
|
Artykuły przemysłowe, środki czystości
|
970,46
|
|
44
|
Informator
|
45,00
|
|
45
|
Certyfikat
|
245,22
|
|
RAZEM
|
X
|
18.304,36
|
Rozdział 80104 § 4480 – Podatek od nieruchomości (akta kontroli Nr 09/38/I/25)
Wydatki ogółem wyniosły 833,00 zł. Wydatki dotyczyły podatku od nieruchomości. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S.
Rozdział 80104 § 4300 – Zakup usług pozostałych (akta kontroli Nr 09/38/I/25)
Wydatki ogółem wyniosły 7.580,26 zł. Wydatki dotyczyły m.in. napraw drukarek, komputerów, prowizji bankowych, opłat pocztowych. Ustalono, że w powyższym paragrafie ewidencjonowano naprawy drukarek i komputerów, które zgodnie z obowiązującymi przepisami winny być ewidencjonowane w paragrafie 4270. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S.
Rozdział 80104 § 4260 – Zakup energii (akta kontroli Nr 09/38/I/25)
Wydatki ogółem wyniosły 20.416,04 zł. Wydatki dotyczyły opłat eksploatacyjnych. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S.
Rozdział 80104 § 4410 – Podróże służbowe krajowe (akta kontroli Nr 09/38/I/25)
Wydatki ogółem wyniosły 2.976,39 zł. Wydatki dotyczyły delegacji. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S.
Rozdział 80104 § 4170 – Wynagrodzenia bezosobowe (akta kontroli Nr 09/38/I/25)
Wydatki ogółem wyniosły 10.000,00 zł. Wydatki dotyczyły wynagrodzeń z tytułu umów zleceń i o dzieło dla(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S.
|
Lp.
|
Nr faktury
|
Data zapłaty
|
Kwota (zł)
|
Nr WB
|
|
1
|
13/08
|
10.04.2008
|
2.379,00
|
27
|
|
2
|
17/08
|
12.05.2008
|
793,00
|
35
|
|
3
|
18/08
|
02.06.2008
|
793,00
|
39
|
|
4
|
28/08
|
04.08.2008
|
793,00
|
52
|
|
5
|
40/08
|
17.11.2008
|
793,00
|
77
|
|
6
|
Uzupełnienie wypłaty umowy
|
|
6
|
|
|
7
|
45/08
|
15.12.2008
|
1.586,00
|
86
|
|
8
|
Umowa o dzieło nr 1/XII/08*
|
|
2.857,00
|
|
|
RAZEM
|
X
|
X
|
10.000,00
|
X
|
*Umowa o dzieło z 01.06.2008. Przedmiotem umowy było(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Termin: 01.06.2008-23.12.2008. W aktach znajduje się harmonogram zajęć opracowany przez Zleceniodawcę.
Jednostka zawarła umowę zlecenie w dniu 01.01.2008r. z(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Przedmiotem umowy była(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
W jednostce nie była prowadzona ewidencja dokumentująca realizację zapisu dotyczącego dyżuru w siedzibie Ośrodka w pierwszą i trzecią środę miesiąca.
Miesięczne wynagrodzenie wnosiło(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), wypłacane było na podstawie rachunków przedłożonych przez radcę.
Rozdział 80104 § 4370 –Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej (akta kontroli Nr 09/38/I/25)
Wydatki ogółem wyniosły 4.143,04 zł. Wydatki dotyczyły opłat za telefony stacjonarne. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S.
Rozdział 80104 § 4360 – Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej (akta kontroli Nr 09/38/I/25)
Wydatki ogółem wyniosły 1.576,30 zł. Wydatki dotyczyły opłat za telefony komórkowe. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S.
Rozdział 80104 § 4740 – Zakup materiałów papierniczych (akta kontroli Nr 09/38/I/25)
Wydatki ogółem wyniosły 292,33 zł. Wydatki dotyczyły zakupu papieru. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S.
Wydatki na wynagrodzenia, nagrody i pochodne jak: składki na ZUS i Fundusz Pracy zaksięgowano w pięciu paragrafach tj. 4010, 4040, 4110, 4120 oraz 4170. Łączna kwota tych wydatków wyniosła 305.394,02 zł. Łączna kwota odpisu na fundusz socjalny wyniosła 11.392,81 zł i taką kwotę przekazano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Środków Socjalnych.
W wyniku kontroli ustalono, że w 2008 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo (akta kontroli Nr 09/38/I/35):
Ø (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Strona kontrolująca sprawdziła prawidłowość przyznania wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników administracyjnych oraz obsługi (akta kontroli Nr 09/38/I/38).
W jednostce obowiązuje Regulamin wynagradzania nauczycieli oraz Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych, opracowany w oparciu o przepisy określone w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 223, poz. 1458) oraz w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398).
Na podstawie art. 39 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458) pracodawca w regulaminie wynagradzania ma określić, dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego. W Natomiast w Regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych nie określono maksymalnego poziomu wynagrodzenia.
Tabela nr 3
|
Lp.
|
Imię i nazwisko
Stanowisko
|
Kategoria zaszeregowania
|
Wymiar etatu
|
Wynagrodzenie zasadnicze
|
|
1
|
(akta kontroli Nr 09/38/I/38)
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
(akta kontroli Nr 09/38/I/38)
|
|
3
|
(akta kontroli Nr 09/38/I/38)
|
|
4
|
(akta kontroli Nr 09/38/I/38)
|
|
5
|
(akta kontroli Nr 09/38/I/38)
|
|
6
|
(akta kontroli Nr 09/38/I/38)
|
|
7
|
(akta kontroli Nr 09/38/I/38)
|
|
8
|
(akta kontroli Nr 09/38/I/38)
|
W trakcie postępowania kontrolnego ustalono, że kategorie zaszeregowania pracowników oraz wysokość wynagrodzeń nie są niższe od wynagrodzeń minimalnych określonych dla tych stanowisk w ww. rozporządzeniu.
Strona kontrolująca dokonała również analizy wynagrodzeń ośmiu pracowników jednostki za I półrocze 2009 r.
Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń ze sporządzonymi listami płac. Następnie porównano wynagrodzenia netto z listy płac z dokonanymi przelewami. W badaniu zastosowano technikę porównania bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu. Zestawienie wynagrodzeń pracowników kontrolowanej jednostki za I półrocze 2009 r. przedstawiono w tabeli nr 4.
Tabela nr 4
|
Lp.
|
Imię i nazwisko
|
I/2009
|
II/2009
|
III/2009
|
IV/2009
|
V/2009
|
VI/2009
|
|
1
|
(akta kontroli Nr 09/38/I/38)
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
|
3
|
|
4
|
|
5
|
|
6
|
|
7
|
|
8
|
W trakcie badania stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi z wyciągów bankowych.
VII. Zobowiązania i należności – środki budżetowe
Zespół kontrolny poddał sprawdzeniu salda kont rozrachunkowych środków budżetowych na dzień 31 grudnia 2008 r. występujących w ewidencji badanej jednostki (akta kontroli Nr 09/38/I/67).
Na dzień 31 grudnia 2008 r. wystąpiły następujące salda po stronie zobowiązań w łącznej kwocie 19.382,87 zł:
Ø Naliczone w koszty do wypłaty – dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2008 r. – saldo wykazywało 16.355,47 zł.
Ø ZUS – naliczone składki ubezpieczenia społecznego od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2008 r. – saldo wykazywało 3.027,00 zł.
Natomiast po stronie należności występowały niespłacone pożyczki ZFŚS na kwotę 8.560,00 zł.
Do kont rozrachunkowych nie była prowadzona analityka.
VIII. Wpływy i wydatki dochodów własnych w 2008 r.
W trakcie postępowania kontrolnego ustalono, że jednostka w kontrolowanym okresie nie posiadała dochodów własnych.
IX. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
W trakcie kontroli sprawdzono wyciąg bankowy nr 1 z dnia 31.01.2008 r. - saldo początkowe wykazane na ww. dokumencie wynosiło 250,42 zł i było zgodne z ewidencją księgową (konto 135).
W jednostce dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 11.392,81,00 zł. Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:
Ø 12.05.2008 r. – 8.640,00 zł
Ø 29.09.2008 r. – 2.752,81 zł
RAZEM 11.392,81 zł
W wyniku kontroli ustalono, że powyższe kwoty w całości dotyczyły odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Poszczególne kwoty faktycznie przekazane zostały na rachunek bankowy funduszu w ustawowych terminach.
Z analizy wszystkich wyciągów bankowych (od nr 1 do nr 35) wynika, że oprócz odpisów, rachunek bankowy zasilały spłaty pożyczek mieszkaniowych, odpisy dla emerytów przekazane przez Urząd Miasta oraz odsetki od zgromadzonych na rachunku środków finansowych. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników jednostki określił dyrektor w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z dnia 07.01.2008 r. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie pomocy socjalnej dokonuje komisja socjalna. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
X. Dokumenty księgowe
Podczas kontroli ustalono, że dokumenty księgowe przechowywane są w segregatorach. Poukładane są w sposób chronologiczny. Zbadana dokumentacja prowadzona jest starannie. Dostęp do niej osobom niepowołanym jest ograniczony.
Zespół kontrolny, na podstawie kartoteki finansowej konta 130 – rachunek bankowy dokonał sprawdzenia sposobu opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty.
.
W tabeli nr 5 przedstawiono dokumenty poddane szczegółowej kontroli.
Tabela nr 5 Wykaz skontrolowanych faktur zaksięgowanych w § 4210 w miesiącu grudniu 2008 r.
|
Lp.
|
Nr faktury
|
Tytułem
|
Kwota (zł)
|
Data przelewu
|
Nr WB
|
|
1
|
A12CF01119
|
Certyfikat
|
245,22
|
29.12.2008
|
90
|
|
2
|
Fa2008/00096628
|
Informator, publikacja
|
45,00
|
23.12.2008
|
89
|
|
3
|
Fa 00050/12/2008
|
Meble
|
5.279,06
|
19.12.2008
|
88
|
|
4
|
00001/12/2008
|
Środki czystości
|
415,90
|
01.12.2008
|
80
|
|
5
|
Fa 2008/00086993
|
Informator, publikacja
|
45,00
|
01.12.2008
|
80
|
|
6
|
PL 2008-22997
|
Artykuły BHP
|
417,15
|
01.12.2008
|
80
|
W trakcie powyższego badania zespół kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane dokumenty były prawidłowo sprawdzone pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym. Wszystkie faktury posiadały dekretację oraz wskazanie odpowiedniego paragrafu klasyfikacji budżetowej. Meble zostały wpisane do księgi inwentarzowej.
XI. Gospodarka kasowa
Zespół kontrolny poddał również sprawdzeniu prawidłowość sporządzania raportów kasowych z wydatków budżetowych w miesiącu październiku i grudniu 2008r. (RK9/08 i RK11/08). Raporty kasowe sporządzane są miesięcznie.
Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy ponosi samodzielny referent ds. kadr i sekretariatu –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Deklaracja odpowiedzialności materialnej znajduje się w aktach osobowych pracownika.
Gotówka przechowywana jest w metalowej kasetce, która znajduje się w szafie zamykanej na klucz patentowy, do której przytwierdzona jest na stałe.
Ustalono, że w jednostce prowadzona jest księga druków ścisłego zarachowania.
Zgodnie z instrukcją kasową, w jednostce ustalono pogotowie kasowe w wysokości: 1.000,00 zł.
RK m 9/08 za okres od 01.10.2008 r. do 31.10.2008 r.:
|
Lp.
|
Wpłaty
|
Rozchód
|
|
1.
|
|
18,00
|
materiały biurowe - f-ra 5071/2108
|
|
2.
|
|
95,00
|
badania lekarskie – f-ra 32133
|
|
3.
|
|
24,00
|
badania lekarskie – f-ra 305077
|
|
4.
|
|
111,00
|
bilety MZK- f-ra 19F/958/10/08
|
|
5.
|
2.000,00
|
|
|
|
6.
|
|
76,13
|
delegacja nr 49/08 i 50/08
|
|
7.
|
|
40,00
|
badania lekarskie – f-ra - 32137
|
|
|
|
|
|
|
Razem
|
2.000,00
|
364,13
|
|
Stan obecny: 2.016,53 zł
RK m 11/08 za okres od 01.12.2008 r. do 23.12.2008 r.:
|
Lp.
|
Wpłaty
|
Rozchód
|
|
1.
|
|
158,60
|
czytnik – f-ra 151
|
|
2.
|
|
36,01
|
śr. czystości – f-ra 1233
|
|
3.
|
|
55,97
|
art. przem. – f-ra 282008
|
|
4.
|
|
77,00
|
art. przem. – f-ra 2392008
|
|
5.
|
|
232,80
|
opłata za radio
|
|
6.
|
|
45,00
|
pieczątka – f-ra 4394
|
|
7.
|
|
100,41
|
zakup druków – f-ra 4511
|
|
8.
|
|
36,79
|
śr. czystości – f-ra 363
|
|
9.
|
900,00
|
|
|
|
10.
|
|
57,78
|
delegacja nr 61 i 66
|
|
11.
|
|
75,22
|
delegacja nr 64
|
|
12.
|
|
104,97
|
art. przem. – f-ra 217
|
|
|
|
52,31
|
art. przem. – f-ra 2820081216034942
|
|
13.
|
|
47,06
|
art. przem. – f-ra 1331
|
|
14.
|
|
231,60
|
art. przem. – f-ra 58
|
|
15.
|
|
55,27
|
delegacja nr 62
|
|
16.
|
|
106,98
|
delegacja nr 69
|
|
17.
|
|
63,61
|
delegacja nr 71
|
|
18.
|
|
133,73
|
delegacja nr 68 i 70
|
|
19.
|
|
24,74
|
art. przem. – f-ra 282008
|
|
Razem
|
900,00
|
1.695.85
|
|
|
st.poprz.
|
795,93
|
0,08
|
|
|
|
1.695,93
|
1.695,93
|
|
Zwrot gotówki w wysokości 0,08 zł nastąpił w dniu 23.12.2008r.
Z analizy raportu RK m 9/08 wynika, że zostało przekroczone pogotowie kasowe.
Wszystkie podłączone dokumenty zostały prawidłowo opisane i podpisane.
XII. System kontroli wewnętrznej
Kompleksowy system kontroli wewnętrznej w jednostce określony jest poprzez:
|
Lp.
|
Przyjęte regulacje prawne
|
Stan faktyczny
|
|
1
|
Regulamin pracy
z dnia 09.01.2006 r.
|
Przyjęty w jednostce Regulamin pracy jest aktem ustalającym wewnętrzną organizację i porządek w procesie pracy oraz określającym związane z procesem pracy obowiązki pracodawcy i pracowników w Ośrodku Adopcyjno – Opiekuńczym w Opolu. Obejmuje on obszary związane z organizacją pracy, porządkiem w pracy, czasem pracy oraz środkami dyscyplinującymi w przypadku naruszenia regulaminu. Zawiera również regulacje związane z urlopami, wynagrodzeniami oraz przepisami BHP
|
|
2
|
§ Polityka rachunkowości (zasady)
§ Regulamin wynagradzania nauczycieli
§ Regulamin przyznawania dodatków za wysługę lat
§ Regulamin motywacyjny
§ Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych
§ Regulamin organizacyjny
|
W ramach tych regulacji opisana jest kontrola finansowo-księgowa oraz wewnętrzna kontrola merytoryczna obejmująca wszystkie zagadnienia związane z działalnością jednostki.
W skład Polityki rachunkowości wchodzą:
Ø Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych,
Ø Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
Ø Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (ZPK),
Ø System ochrony danych,
Ø Instrukcja sporządzania obiegu i kontroli dokumentów księgowych,
Ø Instrukcja inwentaryzacji,
Ø Instrukcja kasowa,
Ø Regulamin przeprowadzania kontroli finansowej,
Ø Regulamin kontroli wewnętrznej
|
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z których jeden egzemplarz doręczono dyrektorowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:……………………
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
..........................................................................................................
....................................................................................................................................................................................................................
..........................................................................................................
|
2010-03-03 13:08:19 - wnioski pokontrolne (59.50 kB)
