A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Centrum Wystawienniczo - Kongresowe

KW.1711.00030.2015	Opole, 18 lutego 2016 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI nr  49/15 (uproszczonej)
Jednostka kontrolowana	Centrum Wystawienniczo – Kongresowe w Opolu ul. Wrocławska 158 45-835 Opole
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	od 01.12.2015 r. do 29.01.2016 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Agnieszka Lisiecka – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej Tadeusz Lech - główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Przedmiot kontroli	Prawidłowość zlecania usług firmie (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)oraz dublowania umów na usługi prawne w kontekście naruszenia dyscypliny finansów publicznych oraz dopuszczenia się niegospodarności przez kierownictwo jednostki. Prawidłowość gospodarowania ZFŚS, gospodarki kasowej, prawidłowość zatrudniania i zwalniania pracowników oraz ustalania wynagrodzeń
Okres objęty kontrolą	2014-2015 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Sławomir Janecki – Dyrektor Centrum
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali	(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– główna księgowa (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– radca prawny (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)- Sekretarka

Podstawy prawne

1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj.Dz.U. 2013r.,poz. 885 z późn.zm.).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj.Dz.U. z 2013r., poz. 330 z późn.zm.).
3. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj.Dz. U. z 2015 r., poz. 111 z późn.zm.).
4. Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
5. Ustawa z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (tj.Dz.U. z 2014r., poz. 1202 z późn.zm.).
6. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tj.Dz.U. z 2014r., poz. 1502 z późn.zm.).
7. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2014r. poz. 1786).
8. Uchwała Nr XXI/314/11 Rady Miasta Opola z dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie utworzenia jednostki organizacyjnej Miasta Opola – Centrum Wystawienniczo – Kongresowego w Opolu i nadania jej statutu.
9. Zarządzenie nr 5/2014 Dyrektora Centrum Wystawienniczo – Kongresowego w Opolu z dnia 05.05.2014r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro Centrum Wystawienniczo- Kongresowego w Opolu oraz Regulaminu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówień publicznych powyżej 30.000 euro w Centrum Wystawienniczo- Kongresowym w Opolu.
10.  Zarządzenie nr 11/2014 Dyrektora Centrum Wystawienniczo – Kongresowego w Opolu z dnia 03.07.2014r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Centrum Wystawienniczo- Kongresowego w Opolu.
11.  Zarządzenie nr 29/2015 Dyrektora Centrum Wystawienniczo – Kongresowego w Opolu z dnia 29.07.2015r. w sprawie zmiany Regulaminu wynagradzania pracowników Centrum Wystawienniczo- Kongresowego w Opolu.

Cel kontroli

Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości:

- zlecania usług firmie (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)oraz dublowania umów na usługi prawne,

- gospodarowania ZFŚS,

- prowadzenia gospodarki kasowej,

- gospodarowania drukami ścisłego zarachowania,

- postępowania w zakresie zatrudniania i zwalniania pracowników oraz ustalania wynagrodzeń.

Metodyka przeprowadzenia kontroli

w zakresie prawidłowości zlecania usług firmie (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)oraz dublowania umów na usługi prawne

Dokonano analizy protokołu kontroli przeprowadzonej przez Zespół Radnych Miasta Opola, umów zawartych ze zleceniobiorcami, procedur wyłaniania zleceniobiorców oraz dokumentacji źródłowej i wydruków z ewidencji księgowej.

w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami ZFŚS

Zapoznano się z organizacją gospodarki środkami ZFŚS oraz z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Sprawdzono prawidłowość poszczególnych zapisów regulaminu pod kątem ich zgodności  z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Na podstawie ewidencji księgowej (konto135, strona Wn) oraz wyciągów bankowych ustalono źródła i kwoty wszystkich wpływów środków pieniężnych na rachunek funduszu socjalnego. Sprawdzono prawidłowość dokonywania odpisów i terminowość ich przekazywania na rachunek bankowy.

Na podstawie ewidencji księgowej ustalono rodzaje i kwoty poszczególnych wydatków z funduszu (konto135, strona Ma).

Sprawdzono oryginały dokumentów stanowiących podstawę danego rodzaju świadczenia lub innego wydatku oraz porównano je z ewidencją księgową i z przelewami bankowymi.

Dokonano analizy dokumentacji księgowej i innej dotyczącej przyznanych świadczeń pod kątem ich zgodności z Regulaminem i ustawą, w tym w szczególności w zakresie:

- wymaganej dokumentacji,

- czy dokumenty zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby,

- kwoty przyznanego świadczenia,

- podpisów kierownika jednostki,

- zgodności przyznanego świadczenia z kwotą wypłaconą i z ewidencją księgową,

- zgodności z przyjętym kryterium,

- zgodności zapisów na koncie 135 Rachunek „ZFŚS” z wyciągiem bankowym.

w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej

Zapoznano się z organizacją gospodarki kasowej. Sprawdzono czy jest wyznaczona osoba odpowiedzialna za prowadzenie kasy i czy złożyła ona oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Ustalono sposób przechowywania gotówki i sprawdzono czy jest zapewniona należyta ochrona wartości pieniężnych przed zniszczeniem, utratą lub zaginięciem.

Sprawdzono czy jednostka posiada opracowane przepisy wewnętrzne regulujące gospodarkę kasową. 

W szczególności sprawdzono:

- częstotliwość sporządzania raportów kasowych,

- ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi,

- na podstawie jakich dowodów źródłowych dokonywane są wpłaty i wypłaty gotówki,

- zgodność zapisów na raportach z ewidencją księgową i dowodami źródłowymi,

- zgodność zapisów na koncie 101 „Kasa” z saldem raportów kasowych.

w zakresie druków ścisłego zarachowania

Zapoznano się z organizacją gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w jednostce. Ustalono rodzaje druków ścisłego zarachowania.

w zakresie zatrudniania i zwalniania pracowników oraz ustalania wynagrodzeń

Ustalono stan zatrudnienia pracowników w jednostce na dzień 31.10.2015r. oraz ilość osób przyjętych do pracy w okresie od 01.01.2015r. do 31.10.2015r., a także ilość osób, z którymi rozwiązano stosunek pracy w tym samym okresie. Szczegółową kontrolą objęto całość dokumentacji z tego zakresu. Każdy przypadek porównano z odpowiednimi przepisami. Ponadto sprawdzono prawidłowość naliczenia poszczególnych składników wynagrodzeń i zastosowanych kategorii zaszeregowania poprzez porównanie przyznanych składników z odpowiednimi przepisami.

 Kryteria

 1.  Zgodnie z art. 1 ust 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej „Funduszem”, i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przed-szkolnego.

2. Zgodnie z art. 2 pkt. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

3.  Zgodnie z art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych –

 - Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

 - Wysokość odpisu podstawowego, o którym mowa w ust. 1, wynosi na jednego zatrudnionego, z zastrzeżeniem ust. 2a i 3, 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

- Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.

-  Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.

-  Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

-  Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

 4. Zgodnie z art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:

 - przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od  sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

- zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.

5. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.

6. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości - Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.

7. Zgodnie z § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zwanej dalej "ustawą", stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).

8. Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych - Nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, jest otwarty i konkurencyjny.

9. Zgodnie z art. 12 ust. 1 i 2 ustawy o pracownikach samorządowych - Wolnym stanowiskiem urzędniczym, w tym wolnym kierowniczym stanowiskiem urzędniczym, jest stanowisko, na które, zgodnie z przepisami ustawy albo w drodze porozumienia, nie został przeniesiony pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, posiadający kwalifikacje wymagane na danym stanowisku lub nie został przeprowadzony na to stanowisko nabór albo na którym mimo przeprowadzonego naboru nie został zatrudniony pracownik.

Nie wymaga przeprowadzenia naboru zatrudnienie osoby na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika samorządowego.

10. Zgodnie z art. 12 ust. 1 i 2 ustawy o pracownikach samorządowych - Ogłoszenie o wolnym stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, oraz o naborze kandydatów na to stanowisko umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej, o którym mowa w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.2), zwanym dalej „Biuletynem”, oraz na tablicy informacyjnej w jednostce, w której jest prowadzony nabór.

11. Zgodnie z art. 29 § 1 ustawy Kodeks pracy - Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1) rodzaj pracy;

2) miejsce wykonywania pracy;

3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;

4) wymiar czasu pracy;

5) termin rozpoczęcia pracy.

12. Zgodnie z art. 30 § 1 ustawy Kodeks pracy - Umowa o pracę rozwiązuje się:

1) na mocy porozumienia stron;

2) przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem);

3) przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia);

4) z upływem czasu, na który była zawarta;

5) z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.

13. Zgodnie z art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych -  Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, zwanym dalej „głównym księgowym”, jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

1) prowadzenia rachunkowości jednostki;

2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;

3) dokonywania wstępnej kontroli:

a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

14. Zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych -  Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;

2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;

3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

USTALENIA KONTROLI

Jednostka kontrolowana została utworzona uchwałą Nr XXI/314/11 Rady Miasta Opola z dnia 29.12.2011r. w sprawie w sprawie utworzenia jednostki organizacyjnej Miasta Opola – Centrum Wystawienniczo – Kongresowego w Opolu i nadania jej statutu (Akta kontroli nr 15/49/I/1).

CWK jest jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej działającą w formie jednostki budżetowej.

Dyrektorem jednostki jest Pan Sławomir Janecki zatrudniony na tym stanowisku od 01.03.2015r. W okresie kontrolowanym dyrektorem jednostki był pan(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922), który był zatrudniony na tym stanowisku od 01.06.2013r. do 28.02.2015r. (Akta kontroli nr 15/49/I/20-23). W okresie objętym kontrolą na stanowisku głównego księgowego od 01.10.2013r. zatrudniona była Pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy. Na okres od 16.06.2014r. do 11.03.2015r. na podstawie umowy na zastępstwo obowiązki głównego księgowego powierzono pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922) (Akta kontroli nr 15/49/I/17-19).

W 2015r. jednostka posiadała 4 rachunki  bankowe w Banku Millennium SA:

- rachunek bieżący,

- rachunek ZFŚS,

- rachunek sum depozytowych i walutowy.

Struktura Organizacyjna CWK (aktualna po zmianie Regulaminu Organizacyjnego w dniu 24.07.2015r.)

DYREKTOR CWK

• Zastępca Dyrektora
  • Dział Administracyjno-Organizacyjny,
  • Dział Techniczny
• Główny Księgowy
  • Dział finansowo-Księgowy
• Dział Obsługi Projektów

Do czasu zmiany Regulaminu Organizacyjnego, tj. 24.07.2015r. w kontrolowanej jednostce funkcjonowały dwa niżej wymienione Działy, które miały poniższe zadania.

Do zadań ówczesnego Działu Promocji i Reklamy zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym CWK należało m.in.:

- inicjowanie, organizowanie i prowadzenie działań związanych z promocją CWK, w tym wydarzeń towarzyszących imprezom CWK,

- prowadzenie spraw związanych z organizacją i realizacją zadań CWK określonych w Statucie oraz koordynowanie projektów, programów, przedsięwzięć systemowych mających na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki,

- obsługa medialno-informacyjna imprez CWK, w tym dbałość o jak najszerszą dostępność aktualnej informacji o CWK,

- organizacja kampanii promocyjnych, przygotowywanie materiałów reklamowo – informacyjnych, w tym nadzór nad ich produkcją,

- monitorowanie i archiwizowanie materiałów o CWK ukazujących się we wszystkich mediach,

- współpraca z partnerami CWK,

- prowadzenie działań wspierających sprzedaż,

- aktualizacja informacji na stronie internetowej CWK (Akta kontroli nr 15/49/I/120).

Do zadań ówczesnego Działu Marketingu zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym CWK należało m.in.:

- prowadzenie ewidencji działań sprzedaży,

- tworzenie baz sprzedażowych zgodnie z opracowaną koncepcją,

- opracowanie koncepcji merytorycznej i budżetowej dla wydarzeń w CWK,

- obsługiwanie wystawców podczas wydarzeń targowych,

- inicjowanie nowych form działalności dla CWK (Akta kontroli nr 15/49/I/121).

I.  W zakresie zlecania usług firmie (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)oraz dublowania umów na usługi prawne

Analiza protokołu kontroli przeprowadzonej przez Zespół Radnych Miasta Opola (Akta kontroli nr 15/49/I/7-15).

Kontrola została przeprowadzona w dniach od 15.04.2015r. do 30.08.2015r. Kontrolę w zakresie Dochodów i wydatków CWK przeprowadził Zespół Radnych Rady Miasta Opola. Przedmiotem kontroli było m.in.:

- zasadność wydatkowania środków finansowych w 2014r.

- zgodność poniesionych wydatków z umowami zawartymi z wykonawcami.

Kontrolą objęto dokumentację od stycznia 2014r. do grudnia 2014r.

W wyniku kontroli ustalono m.in. że planowanie i organizacja przedsięwzięć nie zawsze poprzedzona jest uprzednią analizą zasadności i możliwości przeprowadzenia danego przedsięwzięcia, co jest niezgodne z zasadami gospodarności i naraża jednostkę na ponoszenie nieracjonalnych i nieuzasadnionych wydatków oraz przez okres jednego miesiąca CWK było obsługiwane przez dwie firmy prawne, co naraziło jednostkę na straty finansowe oraz świadczy o niedostatecznym nadzorze przez kadrę kierowniczą jednostki.

W związku z ustaleniami kontroli Rada Miasta Opola uchwałą nr XVI/308/15 z dnia 29.10.2015r. wydała następujące zalecenia pokontrolne:

1. Należy zmienić procedurę wyłaniania wykonawców usług w ramach zamówień publicznych o wartości do kwoty 10.000,00 zł opisaną w Regulaminie udzielania zamówień publicznych. Których wartość nie przekracza 30.000 euro CWK, tak aby zagwarantować rzetelność, racjonalność i oszczędność przy wydatkowaniu środków publicznych poprzez rzeczywiste wyłanianie oferentów z większego spektrum ofert.
2. Zwiększenie nadzoru nad planowaniem i organizacją przedsięwzięć organizowanych przez CWK minimalizując w przyszłości możliwość zaistnienie sytuacji opisanej w pkt. 2 wniosków z kontroli: ,,Planowanie i organizacja przedsięwzięć nie zawsze poprzedzona jest uprzednią analizą zasadności i możliwości przeprowadzenia danego przedsięwzięcia, co jest niezgodne z zasadami gospodarności i naraża jednostkę na ponoszenie nieracjonalnych i nieuzasadnionych wydatków”.
3. Optymalizacja kosztowa wykonywania zadań marketingowych, promocyjnych dotyczących wydarzeń organizowanych przez CWK.
4. Przeprowadzić kontrolę przez Wydział Kontroli Wewnętrznej i Biuro Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Opola w kwestii zlecania umów firmie (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)oraz dublowania umów na usługi prawne w kontekście naruszenia dyscypliny finansów publicznych oraz dopuszczenia się niegospodarności przez kierownictwo jednostki (Akta kontroli nr 15/49/I/16).

Ustalono, że jednostka kontrolowana pismem nr DAO.0900.3.2015 z 27.11.2015r. poinformowała Urząd Miasta Opola o wykonaniu zaleceń pokontrolnych. Między innymi przygotowano projekt zmian w Regulaminie zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30.000 euro.

Na podstawie niniejszego pisma Prezydent Miasta Opola pismem nr GI-7321.2.19.2015 z 30.11.2015r. poinformował Przewodniczącego Rady Miasta Opola o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych.

Analiza zawartych umów ze zleceniobiorcami oraz procedur ich wyłaniania

Procedura wyłaniania wykonawców usług o wartości nie przekraczającej 30.000 euro została opisana w Regulaminie udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30.000 euro CWK w Opolu wprowadzonym zarządzeniem nr 5/2014 Dyrektora z dnia 05.05.2014r. (Akta kontroli nr 15/49/I/27-54).

Z niniejszego Regulaminu wynika, że decyzja o udzieleniu zamówienia należy do Kierownika Jednostki. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia należy dokonać każdorazowo, poprzez przeprowadzenie (telefoniczne, za pomocą internetu, drogą e-mail) analizy cenowej rynku w przedmiotowym zakresie.

Jednostka prowadzi ewidencję/rejestr udzielonych zamówień publicznych.

Kierownik Jednostki podejmuje decyzję o udzieleniu zamówienia na podstawie pisemnego wniosku o udzielenie danego zamówienia. Wniosek podlega akceptacji przez Kierownika Jednostki, po uprzedniej jego akceptacji przez Głównego Księgowego, który sprawdza dostępność środków finansowych.

Obowiązkiem Wnioskującego jest:

- bezstronne, obiektywne, staranne i zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami – rozeznanie i zakwalifikowanie zamówienia oraz przeprowadzenie procedury obowiązującej w zakresie danego zamówienia.

Pisemne umowy podlegają także zaopiniowaniu przez radcę prawnego po uprzednim sprawdzeniu (akceptacji) postanowień umowy pod katem dostępności środków finansowych przez Głównego Księgowego.

Zgodnie z § 8 Regulaminu – W przypadku zamówień o wartości do kwoty 10.000 zł nie istnieje konieczność wyłaniania wykonawcy na podstawie zaproszenia do składania ofert. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia należy dokonać poprzez przeprowadzenie (telefoniczne, za pomocą internetu, drogą e-mail) analizy cenowej rynku w przedmiotowym zakresie – odpowiedni zapis we Wniosku. Wnioskujący przeprowadza negocjacje z jednym wykonawcą kierując się zasadą celowości, oszczędności i racjonalności. Należy przedłożyć załącznik nr 2 – notatka służbowa.

Zgodnie z § 9 Regulaminu – jeżeli wartość zamówienia (netto) kształtuje się w przedziale 10.000,01–30.000,00 zł włącznie, Wnioskujący dokonuje rozpoznania cenowego określając przedmiot zamówienia i warunki jego realizacji.

Rozpoznanie cenowe może zostać przeprowadzone w dowolnej formie, także telefonicznie. Rozpoznanie cenowe musi obejmować taką liczbę wykonawców, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, lecz nie mniej niż trzech wykonawców realizujących, w ramach prowadzonej przez siebie działalności, przedmiot zamówienia. Wymogu pierwszego nie stosuje się, kiedy dane zamówienie może zrealizować tylko jeden wykonawca na rynku lokalnym.

Kryterium wyboru oferty stanowi cena oraz w przypadkach uzasadnionych charakterem zamówienia dodatkowe kryteria, tj. koszty eksploatacji czy gwarancja.

Na podstawie przeprowadzonego rozpoznania, Wnioskujący wskazuje wykonawcę, który zaoferował najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia.

Z przeprowadzonej procedury Wnioskujący sporządza pisemną notatkę służbową według wzoru.

Zgodnie z § 10 Regulaminu – jeżeli wartość zamówienia (netto) kształtuje się w przedziale 30.000,01 zł – 30.000,00 euro włącznie, Wnioskujący dokonuje rozpoznania cenowego z zachowaniem formy pisemnej poprzez sporządzenie zaproszenia do składania ofert.

Zaproszenie do składania ofert określa przedmiot zamówienia i warunki jego realizacji oraz podaje termin i miejsce składania ofert. Zaproszenie może być wysłane za pośrednictwem poczty, faxu, e-mailem.

Zaproszenie do składania ofert musi być skierowane do takiej liczby wykonawców, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, lecz nie mniej niż do trzech wykonawców realizujących, w ramach prowadzonej przez siebie działalności, przedmiot zamówienia. Wymogu pierwszego nie stosuje się, kiedy dane zamówienie może zrealizować tylko jeden wykonawca na rynku lokalnym. ,,Zaproszenie do składania ofert” jest umieszczone na stronie internetowej CWK.

Wykonawcy składają pisemne oferty w terminie i miejscu przewidzianym w zaproszeniu osobiście, przesyłka pocztową, faxem lub drogą mailową.

Otwarcia ofert dokonuje Wnioskujący, w obecności dwóch pracowników Jednostki wyznaczonych przez Kierownika Jednostki na wniosek Wnioskującego.

Kryterium wyboru oferty stanowi cena oraz w przypadkach uzasadnionych charakterem zamówienia dodatkowe kryteria, tj. koszty eksploatacji czy gwarancja.

Na podstawie przeprowadzonego rozpoznania, Wnioskujący wskazuje wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę.

Z przeprowadzonej procedury Wnioskujący sporządza formularz wyboru oferty według wzoru.

Umowy dotyczące obsługi prawnej.

1. Umowa stałego zlecenia obsługi prawnej (DA/1/2014) zawarta w dniu 24.03.2014r. pomiędzy CWK a (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922) (Akta kontroli nr 15/49/I/55-63).

Przedmiotem umowy było zobowiązanie Zleceniobiorcy do stałego świadczenia na rzecz Zleceniodawcy usług prawnych dotyczących prowadzonej przez Zleceniodawcę działalności w zamian za zapłatę wynagrodzenia.

Umowa została zawarta na czas określony od dnia 24.03.2014r. do dnia 31.12.2014r.

Do obowiązków Zleceniobiorcy w zakresie świadczenia usług prawnych należało prowadzenie bieżącego doradztwa prawnego w formie ustnych, pisemnych i drogą e-mail opinii obejmujących:

- doradztwo z zakresu prawa cywilnego, prawa pracy, prawa spółek handlowych i prawa gospodarczego oraz prawa administracyjnego,

- konsultacje prawne w zakresie realizacji statutowych zadań jednostki,

- obsługa prawna postępowań w zakresie Prawa zamówień publicznych,

- projektowanie umów zawieranych przez Zleceniodawcę w zakresie prawa cywilnego oraz administracyjnego,

Wykonywanie czynności prawnych niezbędnych dla zaspokojenia roszczeń majątkowych Zleceniodawcy i dochodzenie ich na drodze prawnej oraz w postępowaniu egzekucyjnym,

- zastępowanie Zleceniodawcy w postępowaniach sądowych w sprawach z zakresu prawa cywilnego i administracyjnego,

- sygnalizowanie o ujawnionych nieprawidłowościach i wskazywanie prawidłowych rozwiązań w wymiarze do 36 godzin pracy miesięcznie świadczonej w formie ustnych, pisemnych oraz drogą e-mail opinii i konsultacji prawnych udzielanych w czasie kontaktu osobistego w siedzibie Zleceniodawcy lub na odległość za pośrednictwem środków komunikacji.

Zgodnie z umową wynagrodzenie wynosiło(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Z zestawienia konta 201-71020-4300(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego sporządzono w dniu 19.02.2014r. Jako przedmiot zamówienia wskazano: usługa obsługi prawnej kompleksowej. Wniosek został podpisany przez poprzedniego dyrektora jednostki. Szacunkowa wartość zamówienia wynosiła(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Zapytanie ofertowe na to zadanie zostało sporządzone w dniu 25.02.2014r. Kryterium oceny oferty była najniższa oferowana cena netto za godzinę wykonywania usługi – 100%.

Z formularza wyboru oferty z dnia 05.03.2014r. wynika, że wpłynęło 5 ofert. Wyboru dokonano na podstawie najniższej ceny, (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

1. Umowa na obsługę prawną (DA AB1/2014) zawarta w dniu 1.12.2014r. pomiędzy CWK a (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922) (Akta kontroli nr 15/49/I/64-78).

Przedmiotem umowy było zapewnienie Zleceniobiorcy obsługi prawnej polegającej na świadczeniu przez Zleceniobiorcę pomocy prawnej w toku bieżącej działalności Zleceniodawcy.

Do czynności objętych obsługą świadczoną przez Zleceniobiorcę zalicza się w szczególności:

- kontrolę od strony prawnej treści umów zawieranych przez Zleceniodawcę,

- sporządzanie projektów umów dotyczących działalności Zleceniodawcy,

- sporządzanie opinii prawnych, interpretacji obowiązujących przepisów prawa, udzielanie wytycznych odnośnie praktyki funkcjonowania Zleceniodawcy.

Umowa została zawarta na czas jednego miesiąca  tj. grudnia 2014r.

Strony ustaliły wynagrodzenie(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Umowa została podpisana przez zleceniobiorcę oraz Dyrektora CWK pana(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Procedurę wyboru przeprowadzono na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro Centrum Wystawienniczo- Kongresowego w Opolu. Wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro sporządzono w dniu 01.12.2014r. Wniosek został sporządzony przez ówczesnego Z-cę Dyrektora CWK(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Na wniosku widnieje opinia potwierdzająca zabezpieczenie środków w planie finansowym sporządzona przez głównego księgowego panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Z uzasadnienia wniosku wynika, iż z uwagi na natłok dokumentów związanych z działaniami CWK i ograniczoną ilość godzin oferowanych w umowie przez (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)wynika konieczność posiłkowania się dodatkową kancelarią.

Na wniosku brak akceptacji dyrektora jednostki.

W aktach brak jest notatki służbowej, o której mowa w Regulaminie udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro.

Szacunkowa wartość zamówienia wynosiła(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

 Jako osoby proponowane do udziału w wyborze oferty wpisano:

- panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

W trakcie kontroli nie pobrano wyjaśnień od Z-cy Dyrektora (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)z uwagi na to, iż w/w od 30.09.2015r. nie jest już pracownikiem CWK.

Natomiast z wyjaśnień pani(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– Sekretarki CWK wynika, iż nie brała ona udziału w procedurze wyłaniania Wykonawcy i nie zna powodu zawarcia umowy z tym prawnikiem.

Z wyjaśnień pani(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– radcy prawnego wynika, iż Z-ca Dyrektora (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)zwracała się do niej w tej sprawie i faktycznie była zwiększona ilość spraw w miesiącu grudniu. A w umowie z nią zawartej nie były ujęte tego rodzaju zadania.

Zapłaty za wykonanie ww. umowy dokonano na podstawie faktury nr 32/14, którą wystawiła firma (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)w dniu 22.12.2014r. Zgodnie z umową faktura została wystawiona na kwotę(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Opisu merytorycznego faktury dokonała Z-ca Dyrektora(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Z opisu wynika, iż faktura jest zgodna z wykonaną umową z dnia 1.12.2014r. oraz z wnioskiem o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego. Wykonano opinie na potrzeby wprowadzania materiałów dotyczących realizacji wskaźników związanych z projektami unijnymi na budowę, wyposażenie oraz zakup systemu.

Kwota do wypłaty została zatwierdzona przez dyrektora jednostki pana(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

W trakcie kontroli okazano kontrolującym opinię prawną sporządzoną przez zleceniobiorcę. Tytuł opinii: ,,Opinia prawna w przedmiocie występowania ograniczeń co do sposobu wykorzystania infrastruktury CWK w Opolu przez komercyjnych najemców w świetle zasad finansowania i trwałości projektu z wykorzystaniem środków z programu UE”. Opinia zawiera 9 stron (Akta kontroli nr 15/49/I/69-77).

Ponadto z badanej dokumentacji wynika, że w dniu 08.01.2015r. pismem nr CWK.0707/1/2015 ww. opinia została przekazana do Dyrektora Departamentu Koordynacji Programów Operacyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego celem zajęcia stanowiska w zakresie dwóch projektów tj: ,,Regionalne Centrum Biznesu-Budowa Opolskiego CWK w Opolu” oraz ,,Zakup wyposażenia na potrzeby Regionalnego Centrum Biznesu w Opolu”.

Pięć umów zawartych z firmą (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)

1.Umowa nr (brak numeru) zawarta w dniu 23.09.2014r.  (Akta kontroli nr 15/49/I/86-93).

Przedmiotem umowy było opracowanie, przygotowanie i dystrybucja elektronicznych newsletterów w okresie od 1.10.2014r do 30.12.2014r. przez Wykonawcę  oraz wykonywanie usługi korekty treści zamieszczonych na stronie Zamawiającego.

Wykonawca do 01.10.2014r. miał przedstawić Zamawiającemu graficzną koncepcje newslettera. Z umowy wynika, że newslettery będą rozsyłane dwa razy w miesiącu, po wcześniejszym ustaleniu dat przez Zamawiającego. Każdy z newsletterów będzie zawierał co najmniej trzy artykuły, zdjęcia lub grafiki oraz kalendarium najbliższych imprez odbywających się w siedzibie Zamawiającego. Newslettery będą rozsyłane do adresatów z bazy odbiorców udostępnionej przez Wykonawcę, a zawierającej ok. 10.000 adresów mailowych. Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym opracuje bazę adresów mailowych do firm i instytucji związanych z branżą targową, do której również będą wysyłane newslettery.

Zamawiający jako osobę upoważnioną do kontaktu w sprawach dotyczących realizacji umowy wyznaczył panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Strony ustaliły koszt produkcji newsletterów na łączną kwotę (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Za prawidłową i terminową realizację przedmiotu umowy oraz przeniesienie autorskich praw majątkowych, Wykonawca zobowiązuje się do wystawienia co miesiąc faktury VAT, która będzie opiewać na kwotę(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922), w tym:

Październik 2014r. –(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922),

Listopad 2014r. –(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922),

Grudzień 2014r. –(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Umowa zawiera akceptację prawnika i została podpisana przez pana(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– Dyrektora CWK. Natomiast umowa nie została podpisana przez Głównego Księgowego, o czym mowa w  § 7 ust. 3 Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30.000 euro CWK. Brak podpisu głównego księgowego na umowie świadczy również o braku wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Jest to niezgodne z art. 54 ust. 1 pkt 3 oraz art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

Zapłaty dokonano na podstawie trzech faktur wystawionych przez firmę (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)na kwotę(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Opisu merytorycznego dokonała pani(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Do wypłaty zatwierdziła Z-ca Dyrektora pani(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Zapłat dokonano w formie przelewu w dniach: 10.11.2014r., 12.12.2014r. i 24.12.2014r.

Procedurę wyboru przeprowadzono na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro Centrum Wystawienniczo- Kongresowego w Opolu. Wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro sporządzono w dniu 12.09.2014r. Wniosek został sporządzony przez ówczesnego Dyrektora CWK pana(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Na wniosku widnieje opinia potwierdzająca zabezpieczenie środków w planie finansowym sporządzona przez głównego księgowego panią (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).Z uzasadnienia wniosku wynika: ilość odbiorców 1 edycji newslettera: ponad 10.000 firm i instytucji z bazy danych Wykonawcy. CWK jako nowa jednostka potrzebuje informowania o zakresie swoich usług oraz organizowanych przedsięwzięciach.

Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonano telefonicznie.

Szacunkowa wartość zamówienia wynosiła (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)miesięcznie.

 Jako osoby proponowane do udziału w wyborze oferty wpisano:

-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Wniosek zaakceptował ówczesny dyrektor CWK pan(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

W aktach znajduje się również notatka służbowa z dnia 12.09.2014r., o której mowa w Regulaminie udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro.

2.Umowa producencka nr (brak numeru) zawarta w dniu 27.10.2014r. (Akta kontroli nr 15/49/I/94-96).

Przedmiotem umowy była organizacja wydarzenia pod nazwą ,,25 lat opolskiej gospodarki’’, które odbyło się 5.11.2014r. o godzinie 17:00 w CWK.

Na organizację wydarzenia składały się:

- opracowanie programu wydarzenia,

- zaproszenie, opieka oraz pokrycie kosztów związanych z uczestnictwem (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)w wydarzeniu,

- opracowanie i publikacja na łamach ,,Forum Opolskiego Biznesu” artykułu zapowiadającego galę,

- moderowanie gali,

- przygotowanie publikacji prasowej po wydarzeniu,

- druk 150 egzemplarzy zaproszeń,

- zaproszenie dziennikarzy z opolskich mediów,

- obsługa fotograficzna gali oraz dostarczenie kompletu zdjęć na płycie CD.

Strony ustaliły łączny koszt usługi na kwotę(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Za prawidłową i terminową realizację przedmiotu umowy oraz przeniesienie autorskich praw majątkowych, Wykonawca zobowiązuje się do wystawienia faktury VAT.

Umowa zawiera akceptację prawnika, a ze strony jednostki kontrolowanej została podpisana przez pana(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– Dyrektora CWK. Natomiast nie została podpisana przez głównego księgowego, o czym mowa w  § 7 ust. 3 Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30.000 euro CWK. Brak podpisu głównego księgowego na umowie świadczy również o braku wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Jest to niezgodne z art. 54 ust. 1 pkt 3 oraz art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

Zapłaty dokonano w formie przelewu w dniu 21.11.2014r. na podstawie faktury wystawionej przez firmę (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)w dniu 07.11.2014r.

Z opisu merytorycznego faktury dokonanego przez Z-cę Dyrektora panią (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)wynika, że faktura zgodna z wykonaną usługą oraz zakresem obowiązków zawartych w umowie. Do wypłaty zatwierdziła(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Procedurę wyboru przeprowadzono na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro Centrum Wystawienniczo- Kongresowego w Opolu. Wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro sporządzono w dniu 14.10.2014r. Wniosek został sporządzony przez ówczesnego Z-cę Dyrektora CWK panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Na wniosku widnieje opinia potwierdzająca zabezpieczenie środków w planie finansowym sporządzona przez głównego księgowego panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Z uzasadnienia wniosku wynika: zgodnie z realizowanym planem Urzędu Miasta Opola zakładającym miejskie obchody Roku Wolności CWK wpisuje się w kalendarz ww. obchodów.

Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonano telefonicznie.

Szacunkowa wartość zamówienia wynosiła(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

 Jako osoby proponowane do udziału w wyborze oferty wpisano:

-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Wniosek zaakceptował ówczesny dyrektor CWK pan(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

W aktach znajduje się również notatka służbowa z dnia 14.10.2014r., o której mowa w Regulaminie udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro sporządzona przez Z-cę Dyrektora(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

3.Umowa nr (brak numeru) zawarta w dniu 5.12.2014r.(Akta kontroli nr 15/49/I/98-108).

Przedmiotem umowy była organizacja wydarzenia przygotowywanego na rocznicę działalności CWK, które odbyło się w styczniu 2015r.

W ramach umowy Wykonawca zobowiązał się do:

- opracowania programu wydarzenia w terminie do 19.12.2014r.

- zaprojektowania oraz produkcji pamiątkowej tablicy ze szkła o grubości 6 mm z symbolem monety, która zostanie zawieszona na ścianie budynku CWK oraz drugiej, mniejszej, którą otrzyma nagrodzony, projekt zostanie przedstawiony do akceptacji Zamawiającego do 22.12.2014r., natomiast tablice zostaną przekazane w terminie do dnia 07.01.2015r.

-opracowania i produkcji folderu poświęconego pierwszemu rokowi działalności CWK Opole; 250 sztuk, format A4 w terminie do 20.01.2014r.

- publikacji na portalu Forum Opolskiego Biznesu artykułu zapowiadającego galę,

- moderowanie gali,

- przygotowanie oraz kolportaż wśród dziennikarzy informacji prasowej,

- druk 150 sztuk zaproszeń w terminie do 22.12.2014r.,

- obsługa fotograficzna oraz dostarczenie kompletu zdjęć na płycie CD.

Zamawiający wyznaczył osobę upoważnioną do kontaktu w sprawach dotyczących realizacji umowy: (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Z tytułu wykonania przedmiotu umowy oraz przeniesienia autorskich praw ustalono wynagrodzenie w wysokości(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Wynagrodzenie zostanie przelane na konto w terminie do 30.12.2014r. w oparciu o prawidłowo wystawioną fakturę VAT.

Strony zastrzegły sobie prawo dochodzenia kar umownych za niezgodne z niniejsza umową lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z umowy.

Aneksem nr 1 do niniejszej umowy zawartym w dniu 08.01.2015r.  z uwagi na zmiany organizacyjne w strukturach Zamawiającego wskazano nowy termin wydarzenia przygotowywanego na rocznicę działalności CWK – marzec 2015r.

Aneksem nr 2 do niniejszej umowy zawartym w dniu 19.03.2015r.  z uwagi na zmiany organizacyjne w strukturach Zamawiającego wskazano nowy termin wydarzenia przygotowywanego na rocznicę działalności CWK – 26 maj 2015r.

Zapłaty dokonano przelewem w dniu 29.12.2014r. na podstawie faktury wystawionej przez firmę (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)w dniu 22.12.2014r. na kwotę(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Zapłaty dokonano zgodnie z terminem wynikającym z zapisów umowy. Na okoliczność takiego zapisu umowy, tj. zapłaty za usługę przed jej wykonaniem nie pobrano wyjaśnień od osób odpowiedzialnych za to zadanie. Osoby te już nie pracują w CWK.  Postępowanie takie mogło narazić jednostkę na możliwość poniesienia strat w przypadku niewykonania usługi przez kontrahenta bądź zaprzestania przez niego działalności. 

Z uwagi na fakt, iż całej płatności dokonano przed wykonaniem usługi zespół kontrolny dokonał sprawdzenia, czy usługa faktycznie została wykonana. Główna księgowa potwierdziła oraz przedstawiła kontrolującym wszystkie informacje oraz materiały potwierdzające organizację wydarzenia - rocznicy działalności CWK oraz wykonanie czynności, które zawarto w umowie (Akta kontroli nr 15/49/I/122-136).

Z opisu merytorycznego faktury dokonanego przez Z-cę Dyrektora panią (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)wynika, że faktura za współpracę przy organizacji obchodów rocznicy działalności CWK, w tym: projekt i wykonanie tablicy pamiątkowej (wersja duża i mała), projekt i druk folderu podsumowującego rok pracy CWK, moderowanie wydarzenia i inne zadania zgodne z umową. Do wypłaty zatwierdził pan(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– Dyrektor CWK.

Ze strony jednostki kontrolowanej umowa została podpisana przez pana (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– Dyrektora CWK. Natomiast umowy nie podpisał Główny Księgowy, a także umowa nie została zaopiniowana przez radcę prawnego, o czym mowa w  § 7 ust. 3 Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30.000 euro CWK. Brak podpisu głównego księgowego na umowie świadczy również o braku wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Jest to niezgodne z art. 54 ust. 1 pkt 3 oraz art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

Procedurę wyboru przeprowadzono na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro Centrum Wystawienniczo- Kongresowego w Opolu. Wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro sporządzono w dniu 05.12.2014r. Wniosek został sporządzony przez ówczesnego Z-cę Dyrektora CWK(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Na wniosku widnieje opinia potwierdzająca zabezpieczenie środków w planie finansowym sporządzona przez głównego księgowego panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Z uzasadnienia wniosku wynika: wydatek racjonalny, uzasadniony i celowy w pełni wpisujący się w zadania instytucji otoczenie biznesu. Patrząc na wielki sukces biznesowo-promocyjny Gali 25 lat opolskiej gospodarki istnieje potrzeba zaproszenia elity opolskich przedsiębiorców na podobne wydarzenia, jako doskonały element promocyjny jednostki.

Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonano telefonicznie.

Szacunkowa wartość zamówienia wynosiła(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

 Jako osoby proponowane do udziału w wyborze oferty wpisano:

-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Wniosek zaakceptował ówczesny dyrektor CWK pan(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

W aktach znajduje się również notatka służbowa z dnia 05.12.2014r., o której mowa w Regulaminie udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro sporządzona przez Z-cę Dyrektora(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

4.Umowa nr (brak numeru) zawarta w dniu 10.12.2014r. (Akta kontroli nr 15/49/I/110-113).

Przedmiotem umowy było przygotowanie artykułów i informacji do ,,Lokalnego Okienka Przedsiębiorcy”, które będą publikowane na stronie Zamawiającego z zakresu: wydarzeń z życia gospodarczego Opola, porad z zakresu prawa podatkowego, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych i innych w ilości nie mniejszej niż 25.

W ramach umowy Wykonawca zobowiązał się do 24.12.2014r. przedstawić Zamawiającemu przykładowe artykuły i informacje do ,,Lokalnego Okienka Przedsiębiorcy”.

Zamawiający wyznaczył osobę upoważnioną do kontaktu w sprawach dotyczących realizacji umowy panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Z tytułu wykonania przedmiotu umowy oraz przeniesienia autorskich praw ustalono wynagrodzenie w wysokości(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Wynagrodzenie zostanie przelane na konto w terminie do 30.12.2014r. w oparciu o prawidłowo wystawioną fakturę VAT.

Strony zastrzegły sobie prawo dochodzenia kar umownych za niezgodne z niniejsza umową lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z umowy.

Ze strony jednostki kontrolowanej umowa została podpisana przez pana (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– Dyrektora CWK. Natomiast na umowie jest brak podpisu Głównego Księgowego  oraz umowa nie została zaopiniowana przez radcę prawnego, o czym mowa w  § 7 ust. 3 Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30.000 euro CWK. Brak podpisu głównego księgowego na umowie świadczy również o braku wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Jest to niezgodne z art. 54 ust. 1 pkt 3 oraz art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. 

Zapłaty dokonano przelewem w dniu 29.12.2014r. na podstawie faktury wystawionej przez firmę (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)w dniu 22.12.2014r. Faktura była wystawiona na kwotę(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Z opisu merytorycznego faktury dokonanego przez Z-cę Dyrektora panią (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)wynika, że faktura za przygotowanie i opracowanie artykułów i informacji do ,,Lokalnego Okienka Przedsiębiorcy” z publikacją na stronie CWK Opole zgodna z zakresem objętym w umowie. Do wypłaty zatwierdził pan(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– Dyrektor CWK.

Procedurę wyboru przeprowadzono na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro Centrum Wystawienniczo- Kongresowego w Opolu. Wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro sporządzono w dniu 08.12.2014r. Wniosek został sporządzony przez ówczesnego Z-cę Dyrektora CWK(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Na wniosku widnieje opinia potwierdzająca zabezpieczenie środków w planie finansowym sporządzona przez głównego księgowego panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Z uzasadnienia wniosku wynika: dzięki zakupowi ww. publikacji strona CWK oraz Lokalne Okienko Przedsiębiorcy wzbogaci się o ofertę dla przedsiębiorców z zakresu poradnictwa w ramach prawa pracy, funduszy unijnych etc.

Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonano telefonicznie.

Szacunkowa wartość zamówienia wynosiła(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

 Jako osoby proponowane do udziału w wyborze oferty wpisano:

-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Wniosek zaakceptował ówczesny dyrektor CWK pan(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

W aktach znajduje się również notatka służbowa z dnia 08.12.2014r., o której mowa w Regulaminie udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro sporządzona przez Z-cę Dyrektora(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

5.Umowa nr (brak numeru) zawarta w dniu 10.12.2014r. (Akta kontroli nr 15/49/I/115-119).

Przedmiotem umowy było opracowanie, przygotowanie i dystrybucja elektronicznych newsletterów w okresie od 01.01.2015r do 30.10.2015r. przez Wykonawcę  na zlecenie Zmawiającego.

W ramach umowy Wykonawca zobowiązał się do 24.12.2014r. przedstawić Zamawiającemu graficzną koncepcję newslettera.

Zamawiający wyznaczył osobę upoważnioną do kontaktu w sprawach dotyczących realizacji umowy panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Newslettery będą rozsyłane dwa razy w miesiącu, po wcześniejszym ustaleniu dat przez Zamawiającego. Każdy z newsletterów będzie zawierał co najmniej trzy artykuły, zdjęcia lub grafiki oraz kalendarium najbliższych imprez odbywających się w siedzibie Zamawiającego. Newslettery będą rozsyłane do adresatów z bazy odbiorców udostępnionej przez Wykonawcę, a zawierającej ok. 10.000 adresów mailowych. Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym opracuje bazę adresów mailowych do firm i instytucji związanych z branżą targową, do której również będą wysyłane newslettery.

Zamawiający wyznaczył osobę upoważnioną do kontaktu w sprawach dotyczących realizacji umowy: (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Strony ustaliły koszt produkcji newsletterów na łączną kwotę(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Wynagrodzenie zostanie przelane na konto w terminie do 30.12.2014r. w oparciu o prawidłowo wystawioną fakturę VAT.

Strony zastrzegły sobie prawo dochodzenia kar umownych za niezgodne z niniejszą umową lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z umowy.

Umowa nie zawiera akceptacji prawnika, a ze strony jednostki kontrolowanej została podpisana przez(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– Dyrektora CWK. Natomiast umowa nie została podpisana przez Głównego Księgowego  i nie została zaopiniowana przez radcę prawnego, o czym mowa w  § 7 ust. 3 Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30.000 euro CWK. Brak podpisu głównego księgowego na umowie świadczy również o braku wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Jest to niezgodne z art. 54 ust. 1 pkt 3 oraz art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

Zapłaty dokonano przelewem w dniu 29.12.2014r. na podstawie faktury wystawionej przez firmę (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)w dniu 22.12.2014r. Faktura była wystawiona na kwotę(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Zapłaty dokonano zgodnie z terminem wynikającym z zapisów umowy. Na okoliczność takiego zapisu umowy, tj. zapłaty za usługę przed jej wykonaniem nie pobrano wyjaśnień od osób odpowiedzialnych za to zadanie. Osoby te już nie pracują w CWK.  Postępowanie takie mogło narazić jednostkę na możliwość poniesienia strat w przypadku niewykonania usługi przez kontrahenta bądź zaprzestania przez niego działalności.

Z uwagi na fakt, iż całej płatności dokonano przed wykonaniem usługi zespół kontrolny dokonał sprawdzenia, czy usługa faktycznie została wykonana. Główna księgowa potwierdziła oraz przedstawiła kontrolującym wszystkie newslettery przygotowane przez firmę (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)dla CWK w okresie od 1 stycznia 2015r. do 30 października 2015r. Przedstawiono również zestawienia ilości odbiorców, do których newslettery wysłano (Akta kontroli nr 15/49/I/137-207).

Z opisu merytorycznego faktury dokonanego przez Z-cę Dyrektora panią (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)wynika, że usługa opracowania graficznego i merytorycznego elektronicznych newsletterów rozsyłanych do bazy ponad 10.000 odbiorców z informacją o wydarzeniach organizowanych przez CWK. Faktura zgodna z zapisami umowy. Do wypłaty zatwierdził pan(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– Dyrektor CWK.

Wydatek zadekretowano w paragrafie 4300. Ze sprawozdania RB-28S za 2014r. wynika, że plan w tym paragrafie wyniósł 771.700,00 zł, natomiast wykonanie wyniosło 767.629,15 zł i nie przekroczyło planu (Akta kontroli nr 15/49/I/26).

Na okoliczność konieczności zawierania umów z firmą (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)w zakresie m.in. organizowania imprez czy przygotowywania artykułów i informacji nie pobrano wyjaśnień od osób odpowiedzialnych za zawarcie umów z tą firmą tj. od dyrektora jednostki pana(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922), której na podstawie umowy na zastępstwo od 16.06.2014r. do 11.03.2015r. powierzono obowiązki głównego księgowego, gdyż osoby te obecnie już nie pracują w jednostce. Z wyjaśnień obecnej głównej księgowej wynika natomiast, że w 2015r. nie było zawieranych takich umów z firmami na wykonywanie tego typu zadań.

Procedurę wyboru przeprowadzono na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro Centrum Wystawienniczo- Kongresowego w Opolu. Wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro sporządzono w dniu 08.12.2014r. Wniosek został sporządzony przez ówczesnego Z-cę Dyrektora CWK(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Na wniosku widnieje opinia potwierdzająca zabezpieczenie środków w planie finansowym sporządzona przez głównego księgowego panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Z uzasadnienia wniosku wynika: dotychczasowa usługa newslettera zaowocowała pojawieniem się nowych klientów, co uzasadnia racjonalność zakupu kolejnych edycji.

Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonano telefonicznie.

Szacunkowa wartość zamówienia wynosiła(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

 Jako osoby proponowane do udziału w wyborze oferty wpisano:

-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Wniosek zaakceptował ówczesny dyrektor CWK pan(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

W aktach znajduje się również notatka służbowa z dnia 08.12.2014r., o której mowa w Regulaminie udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro sporządzona przez Z-cę Dyrektora panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Zlecanie innych usług firmie (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)w 2014r.

Z wydruku konta 201-71020-4300-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922) za 2014r. wynika, że firmie zapłacono jeszcze za dwie dodatkowe usługi:

- dokumentacja fotograficzna i filmowa gali EXPO Opole. Zapłaty kwoty (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)dokonano na podstawie faktury nr 3/01/2014 wystawionej w dniu 14.01.2014r. Opisu merytorycznego faktury dokonała pani(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922): Faktura zgodna z wykonaną usługą – dokumentacja fotograficzna gali EXPO Opole z realizacją filmiku z wydarzenia oraz obrabianiem materiału fotograficznego na potrzeby publikacji. Do wypłaty zatwierdził ówczesny Dyrektor jednostki pan(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Zapłaty dokonano przelewem w dniu 27.01.2014r.

Kontrolującym nie przedstawiono do wglądu wniosku oraz notatki służbowej, o której mowa w § 8 Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30.000 euro CWK. Na tę okoliczność nie pobrano wyjaśnień od Dyrektora i Z-cy Dyrektora, gdyż ww. nie pracują już w CWK.  

Obecna w trakcie kontroli główna księgowa oświadczyła, iż nie wie czy sporządzono takie dokumenty.

- reklama w Magazynie(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Zapłaty kwoty (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)zł dokonano na podstawie faktury nr  5/05/2014 wystawionej w dniu 21.05.2014r. Opisu merytorycznego faktury dokonała pani(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922): Reklama dotycząca możliwości wynajęcia sal konferencyjnych. Magazyn trafi do wyselekcjonowanej grupy odbiorców. Do wypłaty zatwierdziła Z-ca Dyrektora pani(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Zapłaty dokonano przelewem w dniu 04.06.2014r.

Procedurę wyboru przeprowadzono na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro Centrum Wystawienniczo- Kongresowego w Opolu. Wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro sporządzono w dniu 05.05.2014r. Wniosek został sporządzony przez ówczesnego Dyrektora CWK pana(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Na wniosku widnieje opinia potwierdzająca zabezpieczenie środków w planie finansowym sporządzona z up. głównego księgowego przez panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Z uzasadnienia wniosku wynika: reklama CWK jest niezbędnym elementem umożliwiającym dotarcie do klientów biznesowych zainteresowanych wynajęciem powierzchni w CWK.

Szacunkowa wartość zamówienia wynosiła(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

 Jako osoby proponowane do udziału w wyborze oferty wpisano:

-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Wniosek zaakceptował ówczesny dyrektor CWK pan(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

W aktach znajduje się również notatka służbowa z dnia 05.05.2014r., o której mowa w Regulaminie udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 euro sporządzona przez panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

II. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określił pracodawca w regulaminie stanowiącym załącznik do Zarządzenia dyrektora jednostki z dnia 03.07.2014 r. (Akta kontroli nr 15/49/I/208-232).

Regulamin ZFŚS przewiduje, że podstawę do wyliczania pomocy socjalnej stanowi wysokość diet za czas podróży służbowej oraz wysokość najniższego wynagrodzenia miesięcznego pracowników obowiązującego w dniu 1 stycznia danego roku kalendarzowego, przemnożona przez odpowiedni wskaźnik procentowy. Zapis ten jest niezgodny z treścią art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W wyniku kontroli ustalono, że wysokość przyznawanych świadczeń uzależniona była od dochodu zgodnie z tabelą dopłat stanowiącą załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu.

Dochody funduszu

Z wyciągu bankowego nr 1 z dnia 26.01.2015 r. wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2015 r. wynosił 3.579,36 zł. Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową  (konto 135 – rachunek ZFŚS) (Akta kontroli nr 15/49/I/234-235).

         W 2015 r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu środków budżetowych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w łącznej kwocie 22.972,48 zł.

Naliczenia odpisu dokonano od 21 etatów pracowników. Kwota naliczonego odpisu jest zgodna z ewidencją konta 135 oraz ze sprawozdaniem Rb-28S - paragraf 4440 za 2015r.

Na podstawie wyciągów bankowych ZFŚS nr 9, 21 oraz ewidencji konta 135 ustalono, że środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy funduszu w terminach ustawowych tj. w dniach:

• 20.05.2015r. – 17.250,00 zł (75%),
• 18.09.2015r.–5.722,48 zł (25%).

Razem:           22.972,48 zł.

Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Wn)  wynika, że na kwotę dochodów oprócz dokonanych ww. odpisów składały się także środki z tytułu odsetek bankowych w kwocie 59,43 zł. Łączna kwota dochodów na ZFŚS do 31.10.2015r. wraz ze stanem początkowym wyniosła 26.611,27 zł.

Wydatki  funduszu

Kontrolą objęto wpływy i wydatki funduszu w 2015r., tj do 31.10.2015r.

Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Ma) wynika, że zaewidencjonowane wydatki  na świadczenia ZFŚS w kontrolowanym okresie wyniosły ogółem 20.800,00 zł.

Ustalono, że wydatki dotyczyły dwóch niżej wymienionych rodzajów świadczeń:

 - dofinansowanie do wypoczynku letniego pracowników w kwocie 19.800,00 zł,

 - zapomogi w kwocie(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Saldo konta 135 na dzień 31.10.2015r. wynosiło 5.811,27 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 23 z dnia 31.10.2015 r.

Wszystkie skontrolowane wydatki posiadały oryginały dokumentacji stanowiącej podstawę przyznania poszczególnych świadczeń i potwierdzającą ich wypłatę. Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby. Szczegółowe dane dotyczące poszczególnych rodzajów świadczeń przedstawiają się następująco:

dofinansowania do wypoczynku letniego pracowników w kwocie 19.800,00 zł

Tego rodzaju świadczenia przyznawane są pracownikom raz w roku. Podstawą przyznania jest złożenie przez zainteresowanego wniosku z kartą urlopową oraz oświadczeniem o dochodach.

W 2015r. (do 31.10) dofinansowanie przyznano 20 pracownikom w kwotach od 900,00 zł do 1.200,00 zł. W Regulaminie ustalono przy wypłacie tego świadczenia cztery progi dochodowe.

zapomogi w kwocie(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Przyznano 4 zapomogi w tym: (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Zapomóg udzielono na wnioski pracowników, które opiniowane były przez członków Zakładowej Komisji Socjalnej. Na każdym wniosku była decyzja dyrektora CWK. (Protokoły z dnia 23.12.2014r. i 16.03.2015r. z posiedzeń Zakładowej Komisji Socjalnej powołanej zarządzeniem dyrektora CWK nr 13/2014 z dnia 04.07.2014r.).

III. Gospodarka kasowa

           Gospodarkę kasową reguluje Instrukcja Kasowa wprowadzona zarządzeniem dyrektora CWK nr 22/2013 z dnia 31.12.2013r. Pogotowie kasowe w jednostce wynosi 3.000,00 zł. Wartości pieniężne przechowywane są(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). W jednostce jest całodobowa ochrona i monitoring. W okresie od 01.01.2015r. do 31.10.2015r. sporządzono raporty kasowe do następujących rachunków bankowych:

- rachunku bieżącego – sporządzono 10 raportów,

- rachunku depozytowego – sporządzono 1 raport.

      Na dzień 31.10.2015r. saldo konta 101 wynosiło 0 i było zgodne z raportem kasowym nr RK/KASA/2015/09/01 za okres 01-30.09.2015 r.

Szczegółowa kontrolą objęto dwa ostatnie raporty kasowe do rachunku bieżącego za miesiąc wrzesień i październik 2015r.

Raport kasowy 09/2015 nr RK/KASA/2015/09/01 za okres od 1-30.09.2015r.

Stan gotówki na 01.09.2015r. wynosił 0,00 zł i był zgodny ze stanem końcowym raportu nr 08/15.

W okresie tym zaewidencjonowano ogółem 22 pozycje, w tym:

- 13 operacji przychodowych i dotyczyły wpłat za udział w imprezach, pogotowia kasowego i zwrotów zaliczek.

- 9 operacji rozchodowych, które dotyczyły następujących wydatków: zaliczek, zwrotu wydatków i wpłaty gotówki. Podstawą zaewidencjonowania były wnioski o zaliczkę, KP oraz faktury. W żadnym przypadku stan gotówki w kasie nie przekroczył wysokości pogotowia kasowego. Stan końcowy gotówki był zgodny ze stanem początkowym kolejnego raportu i wynosił 0,00 zł.

Raport kasowy 10/2015 nr RK/KASA/2015/10/01 za okres od 1-31.10.2015r.

Stan gotówki na 01.10.2015r. wynosił 0,00 zł i był zgodny ze stanem końcowym raportu nr 09/15.

W okresie tym zaewidencjonowano ogółem 29 pozycji, w tym:

- 18 operacji przychodowych i dotyczyły wpłat ze sprzedaży biletów na imprezy oraz za uczestnictwo w imprezach.

- 11 operacji rozchodowych, które dotyczyły następujących wydatków: zaliczek, zwrotu wydatków i odprowadzenie dochodów budżetowych. Podstawą zaewidencjonowania były wnioski o zaliczkę, KP , faktury delegacje i raporty dobowe z kasy fiskalnej. W żadnym przypadku stan gotówki w kasie nie przekroczył wysokości pogotowia kasowego. Stan końcowy gotówki był zgodny ze stanem początkowym kolejnego raportu nr 11/2015 i wynosił 0,00 zł.

Kontroli poddano także sprzedaż biletów na imprezę Opolfest, która odbywała się przez dwa dni. Bilety były sprzedawane w dwóch kasach. Gotówka uzyskana ze sprzedaży w każdym dniu była odprowadzana do sejfu. W dniu 11.10.2015r. sporządzono dwa dowody KP: KP/KASA/2015/10/0011 na kwotę 4.488,00 zł i KP/KASA/2015/10/0010 na kwotę 2.817,00 zł. Natomiast w dniu 10.10.2015r.: KP/KASA/2015/10/0008 na kwotę 3.564,00 zł i KP/KASA/2015/10/0009 na kwotę 4.371,00 zł. Dodatkowo sprawdzono płatności kartami płatniczymi na dwóch terminalach, na kwoty: 156,00 zł i 309,00 zł. Kwoty w raportach fiskalnych były zgodne z dowodami KP.

IV. Druki ścisłego zarachowania

W jednostce prowadzona jest ewidencja druków ścisłego zarachowania. Prowadzi ją specjalista ds. księgowości. Kasę prowadzi ta sama osoba. W jednostce ewidencjonuje się następujące druki:

- opaski na rękę (jako wejściówki na imprezy),

- karty drogowe.

Elektroniczne raporty fiskalne oraz elektroniczne dowody KP nie są ewidencjonowane jako druki ścisłego zarachowania.

V. W zakresie zatrudniania i zwalniania pracowników oraz ustalania wynagrodzeń

Poniższa tabela przedstawia stan zatrudnienia w jednostce na dzień 31.10.2015 r. (akta kontroli Nr 15/49/I/249).

Stan zatrudnienia na dzień 31.10.2015 r.
L.p	Stanowisko	Wymiar czasu pracy	LICZBA OSÓB
1	2	3	4
Dyrekcja		1	1
1	Dyrektor	1	1
2	Zastępca dyrektora	0	0
Dział finansowo - księgowy		2	2
3	Główny księgowy	1	1
4	Specjalista ds. księgowości	1	1
Dział Administracyjno - Organizacyjny		6	6
5	Kierownik administracyjny/specjalista ds. zamówień publicznych i projektów unijnych	2	2
6	Sekretarka - zastępstwo	1	1
7	Sekretarka – urlop macierzyński	1	1
8	Informatyk	2	2
Dział Obsługi Projektów		6	6
9	Kierownik	1	1
10	Specjalista ds. obsługi projektów	3	3
11	St. referent ds. obsługi projektów	1	1
12	Specjalista ds. promocji i reklamy	1	1
Dział Techniczny		6	6
13	Kierownik hali	1	1
14	Elektryk	2	2
15	Robotnik	2	2
16	Pracownik ds. obsługi audio-video	1	1
Ogółem:		21	21

Z powyższej tabeli wynika, że na dzień 31.10.2015 r. w jednostce zatrudnionych było 21 osób na 21 etatach, w tym w Dziale Obsługi Projektów 6 osób na 6 etatach.

W zakresie zatrudniania pracowników

W okresie od 01.01.2015r. do 31.10.2015r. przyjęto do pracy 5 osób na niżej wymienione stanowiska:

- specjalista ds. wynajmu,

- robotnik,

- starszy referent ds. marketingu,

- specjalista ds. wynajmu,

- kierownik administracyjny.

Szczegółową kontrolą objęto dokumentację wszystkich pracowników przyjętych do pracy w tym okresie.

(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

W zakresie ustalania wynagrodzeń

Kontrolą objęto prawidłowość ustalania wynagrodzeń dla pięciu osób zatrudnionych w 2015r.

W każdym przypadku na wynagrodzenia składały się: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wysługę oraz premia. Ponadto w jednym przypadku składnikiem wynagrodzenia był również (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Ponadto ustalono, iż w każdym przypadku wysokość premii była zgodna z Regulaminem wynagradzania. Natomiast dodatki za wysługę lat zostały ustalone na podstawie świadectw pracy znajdujących się w aktach osobowych.

W zakresie zwalniania pracowników

W okresie od 01.01.2015r. do 31.10.2015r. w kontrolowanej jednostce łącznie zwolniono 5 osób, w tym:

-  w 1 przypadku umowa wygasła z upływem czasu na jaki została zawarta,

-  w 3 przypadkach umowy o pracę rozwiązano za porozumieniem stron,

- w 1 przypadku umowa została wypowiedziana przez pracownika.

(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Innych wydatków związanych ze  zwolnieniami pracowników nie stwierdzono.

Podsumowanie

W zakresie gospodarki kasowej i drukami ścisłego zarachowania oraz w zakresie zatrudniania, zwalniania i ustalania wynagrodzeń pracownikom nieprawidłowości nie stwierdzono.

         W zakresie gospodarowania środkami ZFŚS ustalono, że wysokość przyznawanych świadczeń uzależniona była od dochodu zgodnie z tabelą dopłat stanowiącą załącznik nr 6 do Regulaminu ZFŚS. Regulamin ten przewiduje, że podstawę do wyliczania pomocy socjalnej stanowi wysokość diet za czas podróży służbowej oraz wysokość najniższego wynagrodzenia miesięcznego pracowników obowiązującego w dniu 1 stycznia danego roku kalendarzowego, przemnożona przez odpowiedni wskaźnik procentowy. Zapis ten jest niezgodny z treścią art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W związku z powyższym proponuje się wydanie zalecenia dotyczącego zmiany Regulaminu w tym zakresie.

Potwierdzono fakt zawarcia pięciu umów z firmą(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Przedmiotem umów było:

- opracowanie, przygotowanie i dystrybucja elektronicznych newsletterów w okresie od 1.10.2014r do 30.12.2014r.

- organizacja wydarzenia pod nazwą ,,25 lat opolskiej gospodarki’’,

- organizacja wydarzenia przygotowywanego na rocznicę działalności CWK,

- przygotowanie artykułów i informacji do ,,Lokalnego Okienka Przedsiębiorcy”,

- opracowanie, przygotowanie i dystrybucja elektronicznych newsletterów w okresie od 01.01.2015r do 30.10.2015r.

Ponadto ww. firmie zapłacono za dwie dodatkowe usługi dotyczące wykonania dokumentacji fotograficznej i filmowej gali EXPO Opole oraz reklamy w Magazynie(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922).

Z analizy zakresu zadań ówczesnego Działu Promocji i Reklamy oraz Działu Marketingu wynika, że część zadań zleconych ww. firmie mogłaby być realizowana przez te Działy. Na okoliczność zlecenia tych zadań firmie zewnętrznej nie pobrano wyjaśnień od dyrektora i Z-cy dyrektora kontrolowanej jednostki, gdyż osoby te nie pracują już w jednostce. Z wyjaśnień obecnej głównej księgowej wynika natomiast, że w 2015r. nie było zawieranych takich umów z firmami na wykonywanie tego typu zadań. W związku z powyższym proponuje się wydanie zalecenia, aby przed zlecaniem zadań firmom zewnętrznym każdorazowo analizować możliwość wykonania zakresu tych prac przez zatrudnionych pracowników.

Trzy umowy spośród pięciu zawartych z firmą (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)nie zawierały akceptacji prawnika. Ponadto żadna z tych umów nie została podpisana przez Głównego Księgowego, o czym mowa w  § 7 ust. 3 Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30.000 euro CWK. Brak podpisu głównego księgowego na umowie świadczy również o braku wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, o czym mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 oraz art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. W związku z powyższym proponuje się wydanie zalecenia, aby zawierane umowy posiadały wszystkie, niezbędne podpisy wynikające z obowiązujących przepisów.

         W dwóch przypadkach dotyczących umów z firmą (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)dokonano zapłaty za usługę przed jej wykonaniem, co było zgodne z terminami wynikającymi z zapisów umowy. Postępowanie takie mogło narazić jednostkę na możliwość poniesienia strat w przypadku niewykonania usługi przez kontrahenta bądź zaprzestania przez niego działalności. W związku z powyższym proponuje się wydanie zalecenia, aby przy ustalaniu treści umów cywilnoprawnych każdorazowo brać pod uwagę zapisy dotyczące zasadności, celowości oraz właściwego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, aby nie dochodziło do narażenia jednostki na ryzyko poniesienia strat finansowych.

W jednym przypadku zlecenia firmie (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)dodatkowej usługi kontrolującym nie przedstawiono do wglądu wniosku oraz notatki służbowej, o której mowa w § 8 Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30.000 euro CWK. Na tę okoliczność nie pobrano wyjaśnień od Dyrektora i Z-cy Dyrektora, gdyż ww. nie pracują już w CWK. W związku z powyższym proponuje się wydanie zalecenia, aby w trakcie prowadzonych postępowań o udzielanie zamówień publicznych każdorazowo sporządzać wszystkie niezbędne dokumenty, wymagane Regulaminem udzielania zamówień publicznych, które winny znajdować się w aktach dotyczących poszczególnych postępowań.

W trakcie kontroli potwierdzono fakt, iż przez okres jednego miesiąca – grudnia 2014r. CWK było obsługiwane przez dwie firmy prawne. Przedmiotem jednej umowy, którą zawarto na okres 24.03.2014r. - 31.12.2014r. było stałe świadczenie usług prawnych, a drugiej obsługa prawna polegającą na świadczeniu pomocy prawnej w toku bieżącej działalności Zleceniodawcy. Umowa ta została zawarta na czas jednego miesiąca  - grudnia 2014r. Z uzasadnienia wniosku o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego, który sporządziła Z-ca Dyrektora wynika, iż z uwagi na natłok dokumentów związanych z działaniami CWK i ograniczoną ilość godzin oferowanych w umowie przez (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)wynika konieczność posiłkowania się dodatkową kancelarią. Na tę okoliczność nie pobrano wyjaśnień od Z-cy Dyrektora z uwagi na to, iż od 30.09.2015r. nie jest już pracownikiem CWK. Z wyjaśnień pani(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– radcy prawnego wynika, iż Z-ca Dyrektora pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)zwracała się do niej w tej sprawie i faktycznie była zwiększona ilość spraw w miesiącu grudniu. A w umowie z nią zawartej nie były ujęte tego rodzaju zadania. Z opisu merytorycznego faktury wynika, iż faktura jest zgodna z wykonaną umową oraz z wnioskiem o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego. Wykonano opinie na potrzeby wprowadzania materiałów dotyczących realizacji wskaźników związanych z projektami unijnymi na budowę, wyposażenie oraz zakup systemu. Kontrolujący potwierdzili fakt, iż zleceniobiorca wykonał opinię prawną. Ustalono, iż ww. opinia została przekazana do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego celem zajęcia stanowiska w zakresie dwóch projektów tj: ,,Regionalne Centrum Biznesu-Budowa Opolskiego CWK w Opolu” oraz ,,Zakup wyposażenia na potrzeby Regionalnego Centrum Biznesu w Opolu”. W związku z powyższym brak podstaw do wydawania zaleceń w tym zakresie.

Zgodnie z § 18 pkt.8 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola - Odbiór protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej w uproszczonej kontroli oznacza zapoznanie się z jego treścią i jego przyjęcie.

Zgodnie z § 20 pkt.3 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola - W uproszczonej kontroli kierownik jednostki kontrolowanej zgłasza zastrzeżenia do protokołu przed jego podpisaniem.   

Jednostka kontrolowana W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.  (podpisy) Data: .....................

Zespół kontrolny (podpisy)       Data: ……………………………….

          

Zatwierdził: (Naczelnik Wydziału)   Data:

Akceptuję: (Prezydent)   Data: