KW.1711.00015.2014
|
Opole, 22 września 2014 r.
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 21/2014
|
Jednostka kontrolowana
|
Powiatowy Urząd Pracy w Opolu
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 3 czerwca do 6 sierpnia 2014 r.
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Małgorzata Jóźwin-Mazurek – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Tadeusz Lech - główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
|
Przedmiot kontroli
|
Prawidłowość gospodarowania ZFŚS i gospodarki kasowej za 2013 rok.
|
Okres objęty kontrolą
|
2013 r.
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Antoni Duda– dyrektor
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- gł. księgowy
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– starsza księgowa
|
Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2013 r., poz. 330).
- Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 592, z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz.349).
Cel kontroli
Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości:
- gospodarowania ZFŚS,
- prowadzenia gospodarki kasowej,
- gospodarowania drukami ścisłego zarachowania.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami ZFŚS
Zapoznano się z organizacją gospodarki środkami ZFŚS oraz z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Sprawdzono prawidłowość poszczególnych zapisów pod kątem ich zgodności z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Na podstawie ewidencji księgowej (konto135, strona Wn) oraz wyciągów bankowych ustalono źródła i kwoty wszystkich wpływów środków pieniężnych na rachunek funduszu socjalnego. Sprawdzono prawidłowość dokonywania odpisów i terminowość ich przekazywania na rachunek bankowy.
Na podstawie ewidencji księgowej ustalono rodzaje i kwoty poszczególnych wydatków z funduszu (konto135, strona Ma).
Sprawdzono oryginały dokumentów stanowiących podstawę danego rodzaju świadczenia lub innego wydatku oraz porównano je z ewidencją księgową i z przelewami bankowymi.
Dokonano analizy dokumentacji księgowej i innej dotyczącej przyznanych świadczeń pod kątem ich zgodności z Regulaminem i ustawą, w tym w szczególności w zakresie:
- wymaganej dokumentacji,
- czy dokumenty zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby,
- kwoty przyznanego świadczenia,
- podpisów kierownika jednostki,
- zgodności przyznanego świadczenia z kwotą wypłaconą i z ewidencją księgową,
- zgodności z przyjętym kryterium,
- zgodności zapisów na koncie 135 Rachunek „ZFŚS” z wyciągiem bankowym.
Kryteria
1. Zgodnie z art. 1 ust 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej „Funduszem”, i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przed-szkolnego.
2. Zgodnie z art. 2 pkt. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
3. Zgodnie z art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych –
- Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.
- Wysokość odpisu podstawowego, o którym mowa w ust. 1, wynosi na jednego zatrudnionego, z zastrzeżeniem ust. 2a i 3, 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.
- Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.
- Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.
- Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.
- Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.
4. Zgodnie z art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:
- przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
- zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.
5. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.
6. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości - Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.
7. Zgodnie z § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zwanej dalej "ustawą", stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).
USTALENIA KONTROLI
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określił pracodawca w regulaminie ZFŚS stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 1/2012 z dnia 11.01.2012 r. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu Regulamin uzależnia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Z uzyskanych wyjaśnień wynika, że wszystkie wnioski dotyczące poszczególnych świadczeń z ZFŚS są składane Przewodniczącemu Komisji Socjalnej. Zgromadzone wnioski przedkładane są do akceptacji Komisji Socjalnej a następnie do dyrektora. Na ich podstawie sporządzane są listy wypłat odrębne dla każdego świadczenia.
Dochody funduszu
Z wyciągu bankowego nr 1 z dnia 03.01.2013 r. wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2013 r. wynosił 37.309,00 zł (akta kontroli Nr 14/21/I/1). Z protokołu inwentaryzacji wynika, że stan kasy na dzień 31.12.2012 r. wynosił 0 zł (akta kontroli Nr 14/21/I/5).
W 2013 r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu środków budżetowych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 112.241,91 zł. Na powyższą kwotę składają się odpisy z budżetu w kwocie 106.875,31 zł, oraz z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki „Pośredniaczek BIS” w kwocie 4.375,72 zł i Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki „Budujemy Swoją Przyszłość” w kwocie 990,88 zł. Ustalono, że ostateczna kwota odpisu została naliczona od 101,6043 etatów oraz od 3 emerytów i od 3 osób niepełnosprawnych. W dokumentacji znajdują się orzeczenia o stopniu niepełnosprawności tych osób (akta kontroli Nr 14/21/I/20-23). Naliczenia odpisu podstawowego oraz od osób niepełnosprawnych dokonano zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Na podstawie konta 135-01 oraz wyciągów bankowych ZFŚS nr 23, 25, 30, 37, 90, 95 ustalono, że środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy funduszu w ustawowych terminach tj. w okresie od 10 kwietnia do 30 września 2013 r.
Z analizy zapisów dokonanych na kontach 851 (strona Ma) i 135 (strona Wn) oraz konta 234 wynika, że w 2013 r. wpływy na rachunek bankowy funduszu wyniosły ogółem 278.290,29 zł. Oprócz dokonanych odpisów wpłynęły także środki z tytułu:
- spłat pożyczek w kwocie 128.007,04 zł (akta kontroli Nr 14/21/I/26),
- odsetek bankowych w kwocie 732,34 zł (akta kontroli Nr 14/21/I/25).
Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono. Łączna kwota środków posiadanych do dyspozycji funduszu w 2013 r. wraz ze środkami przeniesionymi z poprzedniego roku wyniosła 278.290,29 zł.
Wydatki funduszu
Z analizy zapisów dokonanych na kontach 851(strona Wn) i 135 (strona Ma) oraz konta 234 i wyciągów bankowych wynika, że zaewidencjonowane wydatki z rachunku bankowego ZFŚS w kontrolowanym okresie wyniosły ogółem 260.868,26 zł. Wydatki dotyczyły dziewięciu niżej wymienionych rodzajów świadczeń (akta kontroli Nr 14/21/I/33):
- dofinansowanie do „wczasów pod gruszą” w kwocie 72.460,00 zł,
- imprezy kulturalno oświatowe w kwocie 2.625,00 zł,
- imprezy sportowo-rekreacyjne w kwocie 47.297,00 zł,
- pożyczki mieszkaniowe w kwocie 109.400,00 zł,
- dofinansowanie do wczasów we własnym zakresie w kwocie 4.547,00 zł,
- dofinansowanie do kolonii, obozów i wczasów dla dzieci w kwocie 7.065,00 zł,
- paczki dla dzieci w kwocie 4.310,74 zł,
- paczki dla emerytów w kwocie 686,52 zł,
- zapomogi w kwocie 12.477,00 zł.
Od wypłaconych świadczeń odprowadzono do Urzędu Skarbowego podatek w łącznej kwocie 12.528,00 zł (akta kontroli Nr 14/21/I/34).
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2013 r. wynosiło 17.422,03 zł i było zgodne z zawiadomieniem banku o stanie środków na rachunkach bankowych z dnia 09.01.2014 r. oraz z wyciągiem bankowym nr 125 (akta kontroli Nr 14/21/I/47-48). Kwota ta stanowiła różnicę pomiędzy kwotą środków posiadanych do dyspozycji funduszu w 2013 r. a poniesionymi wydatkami. Z raportu kasowego nr 8 za okres od 01 do 17.12.2013 r. i protokołu inwentaryzacji wynika, że stan gotówki w kasie ZFŚS na dzień 31.12.2013 r. wynosił 0 (akta kontroli Nr 14/21/I/49-50).
Wszystkie skontrolowane wydatki posiadały oryginały dokumentacji stanowiącej podstawę przyznania poszczególnych świadczeń i potwierdzającą ich wypłatę. Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby. Wydatki dot. świadczeń zostały poniesione zgodnie z Regulaminem ZFŚS i stosownymi w tym zakresie przepisami. Szczegółowe dane dotyczące poszczególnych rodzajów świadczeń przedstawiają się następująco:
paczki dla dzieci (akta kontroli Nr 14/21/I/45)
W 2013 r. paczki przyznano dla 56 dzieci w przedziale wiekowym od 1 roku do 15 lat, w tym 35 paczek po 80,00 zł i 21 paczek po 72 zł. W każdym przypadku wysokość przyznanego dofinansowania uzależniona była od dochodu osoby uprawnionej (2 progi dochodowe). Podstawą przyznania paczek był wniosek Komisji Socjalnej złożony do dyrektora jednostki.
paczki dla emerytów (akta kontroli Nr 14/21/I/45)
W 2013 r. paczki przyznano trzem emerytom, w tym 1 paczka za 240,00 zł i 2 paczki po 224,00 zł. W każdym przypadku wysokość przyznanego dofinansowania uzależniona była od dochodu osoby uprawnionej (2 progi dochodowe). Listę uprawnionych emerytów sporządza pracownik ds. kadr na podstawie oświadczeń złożonych do końca kwietnia danego roku. Podstawą przyznania paczek był wniosek Komisji Socjalnej złożony do dyrektora jednostki.
dofinansowanie do wczasów we własnym zakresie (akta kontroli Nr 14/21/I/44)
Dofinansowanie przyznawane jest na podstawie wniosku pracownika oraz dołączonej faktury dotyczącej poniesionych kosztów. W 2013 r. dofinansowanie przyznano 6 osobom w kwotach od 492,00 zł do 853,00 zł netto. W każdym przypadku wysokość przyznanego dofinansowania uzależniona była od dochodu osoby uprawnionej. Wypłaty świadczeń dokonano w lutym, sierpniu i wrześniu 2013 r.
dofinansowania do wypoczynku (akta kontroli Nr 14/21/I/35-36)
Dofinansowanie przyznawane jest raz w roku w związku z urlopem wypoczynkowym. W 2013 r. dofinansowanie przyznano 98 osobom. W każdym przypadku wysokość przyznanego dofinansowania uzależniona była od dochodu osoby uprawnionej (6 progów dochodowych). Podstawą ich przyznania był wniosek pracownika, z potwierdzeniem okresu urlopu wypoczynkowego oraz oświadczenie o dochodach. Wypłaty świadczeń dokonano w okresie od marca do grudnia 2013 r.
dofinansowanie do kolonii, obozów i wczasów dla dzieci (akta kontroli Nr 14/21/I/43)
Dofinansowanie przyznawane jest na dziecko do 18 roku życia, uczące się do ukończenia 25 roku życia. W 2013 r. dofinansowanie przyznano 12 osobom w okresie od czerwca do sierpnia. W każdym przypadku wysokość przyznanego dofinansowania uzależniona była od dochodu osoby uprawnionej (6 progów dochodowych). Podstawą ich przyznania był wniosek pracownika, dołączona faktura oraz oświadczenie o dochodach składane do końca kwietnia danego roku .
imprezy kulturalno - oświatowe (akta kontroli Nr 14/21/I/42)
Wydatek dotyczył jednej imprezy, która odbyła się w dniu 25.01.2013 r. Wydatki na ten cel przewiduje § 13 regulaminu. W imprezie udział wzięło 75 osób. Zapłaty faktury dokonano przelewem w dniu 25.01.2013 r. Faktura została opisana przez przewodniczącego Komisji Socjalnej.
imprezy sportowo –rekreacyjne (wycieczki-rajdy) (akta kontroli Nr 14/21/I/38)
Świadczenia dotyczyły organizacji przez zakład pracy wycieczki do Budapesztu w dniach 02-05 maja 2013 r. Udział wzięło 59 osób. Na podstawie faktur nr 09/M/2013 i nr 11/M?2013 ustalono, że koszt wycieczki ogółem wyniósł 53.100,00 zł. Pracownicy dopłacili 5.803,00 zł.
pożyczki mieszkaniowe (akta kontroli Nr 14/21/I/39)
W 2013 r. przyznano 16 pożyczek pracownikom, w tym 15 pożyczek po 7.000,00 zł oraz 1 pożyczkę w kwocie 4.400,00 zł. Podstawą przyznania pożyczek były wnioski złożone przez pracowników. W sprawie przyznanych pożyczek każdorazowo sporządzono umowy. Kwoty wypłaconych pożyczek są zgodne z wnioskami, regulaminem i decyzjami dyrektora. Na podstawie konta 234 –rozrachunki z pracownikami oraz list płac ustalono, że wszystkie pożyczki spłacane są na bieżąco (akta kontroli Nr 14/14/I/40-41).
zapomogi (akta kontroli Nr 14/21/I/37)
Udzielono 18 zapomóg w kwotach od 103,00 zł do 1.708,00 zł. Podstawą przyznania zapomogi był wniosek o zapomogę złożony przez pracownika. Do wniosków dołączane były faktury i zaświadczenia lekarskie. Regulamin nie określa minimalnych i maksymalnych kwot zapomóg.
Gospodarka kasowa
Pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie kasy w jednostce jest osoba zatrudniona na stanowisku starszego księgowego, która złożyła oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Gospodarkę kasową reguluje Instrukcja kasowa wprowadzona zarządzeniem nr 17/2004 dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy z dnia 30.12.2004 r. Zgodnie z w/w instrukcją pogotowie kasowe w jednostce wynosi 7.000,00 zł (po 3.500,00 zł dla środków budżetowych i ZFŚS oraz środków Funduszu Pracy i projektów). (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
W 2013 r. raporty kasowe prowadzone były oddzielnie do rachunku bieżącego (budżetu), Funduszu Pracy, funduszu socjalnego oraz trzech programów POKL tj.: „Samodzielne Zycie”, „Budujemy swoją przyszłość” i „Herkules”. W dniu 31.12.2013 r. przeprowadzono inwentaryzację kasy. Ze sporządzonego protokołu wynika, że stan kasy wynosił 0 i różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono (akta kontroli Nr 14/21/I/50).
Wyrywkową kontrolą objęto wszystkie raporty kasowe dotyczące budżetu za IV kwartał 2013 r. tj. 4 raporty kasowe od nr 12 nr 15. Raporty kasowe numerowane są narastająco. Wszystkie zapisy w raportach kasowych zarówno po stronie przychodów jak i rozchodów są zgodne z zapisami na koncie księgowym 101- „kasa”. Zachowana jest ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi. W żadnym dniu stan gotówki w kasie nie przekroczył kwoty stanowiącej pogotowie kasowe. Do wszystkich raportów dołączone są dowody stanowiące podstawę zapisów w tych raportach tj. dowody wpłaty, faktury, wnioski o zaliczkę podpisane przez dyrektora i głównego księgowego oraz dowody bankowe. We wszystkich przypadkach operacje przekazywania gotówki z rachunku bankowego do kasy zostały zaksięgowane na koncie 141- „Środki pieniężne w drodze” (akta kontroli Nr 14/21/I/58).
Raport kasowy nr 12/X/2013 za okres 01-31.10.2013 r. (akta kontroli Nr 14/21/I/53).
Z raportu kasowego nr 11/IX/2013 r. (akta kontroli Nr 14/21/I/52) wynika, że stan kasy na koniec września 2013 r. wynosił 1.781,39 zł i był zgodny ze stanem początkowym wykazanym w w/w raporcie kasowym. Zaewidencjonowano 8 operacji, w tym 2 operacje przychodowe (wpłata gotówki z banku do kasy kwoty 4.193,01 zł i wpłata składki na PZU w kwocie 45,75 zł) oraz 6 operacji rozchodowych na łączną kwotę 4.816,86 zł. Na koniec miesiąca stan gotówki w kasie według raportu wynosił 1.203,29 zł i stanowił różnicę pomiędzy stanem gotówki ogółem – 6.020,15 zł a wydatkami.
Raport kasowy nr 13/XI/2013 za okres 01-29.11.2013 r. (akta kontroli Nr 14/21/I/54).
Z raportu kasowego wynika, że stan kasy na początek okresu wynosił 1.203,29 zł i był zgodny ze stanem wykazanym w poprzednim raporcie kasowym. Zaewidencjonowano 6 operacji, w tym 4 operacje przychodowe na łączna kwotę 47,46 zł (3 zwroty do kasy nadpłat zaliczek i wpłata składki na PZU) oraz 2 operacje rozchodowe na łączną kwotę 193,64 zł. Na koniec miesiąca stan gotówki w kasie według raportu wynosił 1.057,11 zł i stanowił różnicę pomiędzy stanem gotówki ogółem – 1.250,75 zł a wydatkami.
Raport kasowy nr 14/XII/2013 za okres 01-17.12.2013 r. (akta kontroli Nr 14/21/I/55).
Z raportu kasowego wynika, że stan kasy na początek okresu wynosił 1.057,11 zł i był zgodny ze stanem wykazanym w poprzednim raporcie kasowym. Zaewidencjonowano 8 operacji, w tym 2 operacje przychodowe na łączną kwotę 2.694,51 zł (wpłaty do kasy gotówki z banku) oraz 6 operacji rozchodowych na łączną kwotę 2.405,58 zł. Na koniec miesiąca stan gotówki w kasie według raportu wynosił 1.346,04 zł i stanowił różnicę pomiędzy stanem gotówki ogółem – 3.751,62 zł a wydatkami.
Raport kasowy nr 15/XII/2013 za okres 18-31.12.2013 r. (akta kontroli Nr 14/21/I/56).
Z raportu kasowego wynika, że stan kasy na początek okresu wynosił 1.346,04 zł i był zgodny ze stanem wykazanym w poprzednim raporcie kasowym. Zaewidencjonowano 15 operacji, w tym 6 operacji przychodowych na łączną kwotę 2.362,55 zł (1 wpłata do kasy gotówki z banku i 5 wpłat składek PZU) oraz 9 operacji rozchodowych na łączną kwotę 3.708,59 zł. Na koniec miesiąca stan gotówki w kasie według raportu wynosił 0 zł i stanowił różnicę pomiędzy stanem gotówki ogółem – 3.708,59 zł a wydatkami oraz był zgodny ze stanem końcowym wykazanym w protokole inwentaryzacji z dnia 31.12.2013 r.
Ponadto w dniu 09.06.2014 r. przy udziale głównego księgowego oraz w obecności osoby odpowiedzialnej kontrolujący dokonali kontroli gotówki w kasie. Rzeczywisty stan gotówki w kasie wynosił 6.114,74 zł i był zgodny z raportami kasowymi: nr 1/V/2014 –rachunek walutowy, nr 8/VI/2014- ZFŚS, nr 2/VI/2014- program Herkules, nr 8/VI/2014- budżet oraz nr 7/V/2014- Fundusz Pracy (akta kontroli Nr 14/21/I/51).
Druki ścisłego zarachowania
Zasady postępowania w zakresie druków ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja obiegu dokumentów. Osobą odpowiedzialną w tym zakresie jest pracownik zatrudniony na stanowisku starszej księgowej który prowadzi rejestr tych druków. Bezpośrednią kontrolę nad drukami ścisłego zarachowania sprawuje główny księgowy. Jednostka prowadzi 5 rodzajów druków ścisłego zarachowania tj. weksle, spisy z natury, druki przychodowe Kp, druki rozchodowe Kw i karty drogowe. Wyrywkową kontrolą objęto druki Kp i Kw na dzień 04.08.2014 r. Z Rejestru druków wynika, że w dniu 23.07.2014 r. starsza księgowa pobrała bloczek Kp od nr 1 do nr 26. Wykorzystano 3 dowody, w tym nr 1 i 2 w lipcu i nr 3 w sierpniu. Ustalono, że 1 egzemplarz dowodu nr 1 znajduje się pod poz. 3 raportu kasowego nr 4 za okres 1-31.07.2014 r. (POKL „Herkules”). Egzemplarz dowodu nr 2 znajduje się pod poz. 11 raportu kasowego nr 10 za okres 1-31.07.2014 r. (budżet). Egzemplarz dowodu nr 3 znajduje się u kasjerki celem sporządzenia raportu za sierpień.
Z Rejestru druków wynika, że w dniu 29.11.2013 r. kasjerka pobrała bloczek Kw od nr 1 do nr 47. Wykorzystano dowody od nr 1 do nr 22. Pozostałe dowody znajdują się u kasjerki. Sprawdzono dwa ostatnie dowody Kw za lipiec 2014 r. tj. nr 21 i 22. Ustalono, że oryginał dowodu nr 21 znajduje się pod poz. 3 raportu kasowego nr 10 (ZFŚS). Egzemplarz dowodu nr 22 znajduje się pod poz. 4 raportu kasowego nr 4 (POKL „Herkules”).
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 20 ust.1-2 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja 2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:....................
|