|
KW.I.1711.00001.2014
|
Opole, 15.04.2014 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 2/2014
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Opolu ul. Armii Krajowej 36
45-071 Opole
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
17.01.2014r. do 20.02. 2014r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Jacek Spadło – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
|
|
Przedmiot kontroli
|
Legalność i prawidłowość realizacji umowy z dnia 23.07.2013 r. zawartej z (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) na świadczenie usług Teleopieki nad osobami starszymi.
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2013 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Zdzisław Markiewicz- dyrektor MOPR
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali
|
Zdzisław Markiewicz- dyrektor,
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- główna księgowa
Ewa Duda- Biuro Promocji i Współpracy Międzynarodowej
|
AKTY PRAWNE
- Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późniejszymi zmianami).
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. z 2012 r. poz. 712 z dnia 22 czerwca 2012 r.)
4. Ustawa z dnia z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2009 Nr 157 poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
CEL KONTROLI
Celem kontroli było sprawdzenie legalności zawarcia i prawidłowości realizacji umowy z dnia 23.07.2013r. zawartej z (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) na świadczenie usług Teleopieki nad osobami starszymi, niepełnosprawnymi oraz niesamodzielnymi w miejscu zamieszkania oraz sprawdzenie zgodności dokonanych wydatków z zawartą umową i zbiorczym planem finansowym budżetu miasta Opola na 2013 r.
KRYTERIA
1. Zgodnie z art.7. ustawy o pomocy społecznej - Pomocy społecznej udziela się osobom i rodzinom w szczególności z powodu:
pkt.5 – niepełnosprawności
pkt.6 – długotrwałej lub ciężkiej choroby.
2. Zgodnie z art.8.ust.1. ustawy o pomocy społecznej - Prawo do świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej, z zastrzeżeniem art. 40, 41, 53a 78 i 91 przysługuje przy jednoczesnym wystąpieniu co najmniej jednego z powodów wymienionych w art. 7 pkt. 2-15 lub innych okoliczności uzasadniających udzielenie pomocy społecznej.
3. Zgodnie z art. 36. ustawy o pomocy społecznej Świadczeniami z pomocy społecznej są:
pkt.2 lit l usługi opiekuńcze w miejscu zamieszkania, w ośrodku wsparcia oraz w rodzinnych domach pomocy.
4. Zgodnie z art.50 ust.1 ustawy o pomocy społecznej - Osobie samotnej, która z powodu wieku, choroby lub innych przyczyn wymaga pomocy innych osób, a jest jej pozbawiona, przysługuje pomoc w formie usług opiekuńczych lub specjalistycznych usług opiekuńczych.
5. Zgodnie z § 1 umowy - Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi całodobowej teleopieki nad osobami starszymi, niepełnosprawnymi oraz niesamodzielnymi w miejscu zamieszkania rozumianej jako udostępnienie klientowi dostępu do centrów usług telefonicznej opieki, w tym w szczególności do Centrum Operacyjno-Alarmowego, które w przypadku odebrania sygnału z identyfikacją podopiecznego na skutek wciśnięcia przez niego „czerwonego przycisku alarmowego” wykonuje uzgodnione procedury określone w regulaminie usługi. Usługa będzie realizowana na podstawie niniejszej umowy i w oparciu o Regulamin świadczenia usługi stanowiący załącznik nr 3 do umowy.
6. Zgodnie z § 2 ust.1 umowy - zleceniodawca zobowiązuje się do świadczenia usługi Teleopieki dla maksymalnie 50 osób miesięcznie, wskazanych przez Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Opolu zwanych dalej podopiecznymi posiadających abonament telefoniczny stacjonarny lub sieci GSM.
7. Zgodnie § 2 ust.2 umowy - zleceniodawca w ramach niniejszej umowy na czas świadczenia usługi wydzierżawi zleceniodawcy sprawne technicznie urządzenia abonenckie I generacji-telefony stacjonarne z osobistymi nadajnikami w postaci wisiorka, telefony komórkowe z wbudowanym przyciskiem SOS lub telefony komórkowe z wbudowanym przyciskiem SOS oraz osobistym nadajnikiem w postaci bransoletki na rękę w ilości zgodnej z liczbą podopiecznych objętych teleopieką.
8. Zgodnie z § 2 ust.3 umowy - zleceniodawca zobowiązuje się do świadczenia usługi Teleopieki w ramach niniejszej umowy dla innych mieszkańców Opola nie korzystających z systemu pomocy społecznej wg. Cennika Klienta Indywidualnego w systemie powszechnym. Niniejsze zobowiązanie dotyczy wyłącznie umów indywidualnych zawartych po dniu 1.08.2013 roku bez pośrednictwa żadnych partnerów, agentów i tym podobnych pośredników handlowych.
9. Zgodnie z § 2 ust. 5 umowy - po zakończeniu okresu trwania umowy Zleceniodawca zobowiązany jest zwrócić, w ciągu 7 dni urządzenie Zleceniobiorcy.
§ 2 ust.12 Realizatorem umowy ze strony Zleceniodawcy jest Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie.
10. Zgodnie z § 3 ust.1umowy - strony ustalają następujące koszty jednostkowe usługi:
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
11. Zgodnie z § 3 ust.2 umowy - łączna maksymalna wartość całego zamówienia (cena brutto) wynosi 42.532,50 zł. Wartość przedmiotu zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 tys. EURO.
12. Zgodnie z § 3 ust.5 umowy - (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
13. Zgodnie z § 3 ust.6 umowy - Płatności będą odbywały się na podstawie faktur miesięcznych. Wraz z fakturą zleceniobiorca przedkłada zleceniodawcy raport z wykonania usługi za miesiąc, którego dotyczy faktura.
14. Zgodnie z § 3 ust.10 umowy - zleceniodawca zastrzega, iż ilość objętych Teleopieką może zostać zmniejszona. W takim przypadku zleceniobiorcy będzie przysługiwało wynagrodzenie za liczbę osób faktycznie objętych Teleopieką w danym miesiącu z zastrzeżeniem ust.5.
15. Zgodnie z § 4. umowy - umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia 01.08.2013r. do dnia 31.07.2014 r. z możliwością jej rozwiązania za 1 miesięcznym okresem wypowiedzenia przypadającym na koniec miesiąca kalendarzowego.
16. Zgodnie z art.44. ust. 3 ustawy o finansach publicznych - Wydatki publiczne powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
17. Zgodnie z art.44. ust. 4 ustawy o finansach publicznych - Jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.
METODYKA
Zapoznano się z genezą, koniecznością i podstawami prawnymi dotyczącymi zawarcia umowy i realizacji zadań przez MOPR w tym zakresie. Zapoznano się z aktami prawnymi regulującymi dopuszczalność zastosowanych rozwiązań związanych z problematyką umowy. Dokonano szczegółowej analizy poszczególnych zapisów umowy oraz załączników pod kątem ich zgodności z przepisami prawa.
W MOPR zapoznano się z prowadzoną dokumentacją dotyczącą realizacji umowy. Ustalono stan faktyczny odnośnie realizacji w praktyce umowy oddzielnie przez Urząd Miasta, MOPR i zleceniobiorcę (w tym w zakresie sposobu wskazywania osób do objęcia opieką, ich liczby, poniesionych wydatków oraz wymiany informacji pomiędzy zleceniobiorcą i zleceniodawcą). Ustalony stan faktyczny porównano z zapisami umowy, ewidencją księgową MOPR i Urzędu Miasta oraz z przepisami prawnymi. Przyjęto wyjaśnienia od dyrektora i pracowników merytorycznych.
USTALENIA KONTROLI
W zakresie postępowania o udzielenie zamówienia
W dniu 25.06.2013 r. Kierownik Referatu Administracyjno Gospodarczego Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie złożył wniosek o realizację zamówienia publicznego o wartości do 14.000 tys. EURO na usługę teleopieki dla mieszkańców Opola w tym dla podopiecznych MOPR w Opolu na okres 24 miesięcy dla około 50 osób. Wniosek został zaakceptowany przez dyrektora MOPR w Opolu i skierowany do dalszej realizacji. Z treści wniosku wynika, że wartość szacunkową zamówienia netto w kwocie 51.020,00 zł tj. 12.692,80 EURO ustalono na podstawie zgłoszonej oferty. Z wyjaśnień Kierownika Referatu Administracyjno Gospodarczego MOPR wynika, że złożona oferta spowodowała zainteresowanie się tego rodzaju usługą. (akta kontroli tom I s. 1-8).
W dniu 25.06.2013 r. decyzją Nr 7 Dyrektor MOPR na podstawie § 3 ust. 3 Regulaminu Organizacyjnego Miejskiego Ośrodka Pomocy w Rodzinie w Opolu powołał zespół oceniający oferty cenowe złożone na usługę – „Usługa teleopieki dla mieszkańców Opola w tym dla podopiecznych Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Opolu”. (akta kontroli tom I s. 9).
W dniu 26.06.2013 r. pismem nr MOPR.RAG.BM.271-I.12.2013 Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie zwrócił się z prośbą o przedstawienie oferty na usługi teleopieki dla podopiecznych MOPR w Opolu oraz dla mieszkańców miasta Opola. Szacunkowa ilość osób objętych teleopieką wynosić miała około 50 osób, a termin realizacji ustalono na 24 miesiące od chwili uruchomienia usługi. W piśmie tym MOPR dopuszcza złożenie kilku ofert wariantowych. W przedmiotowym piśmie sprecyzowano, iż oferta zawierać powinna cenę jednostkową netto i brutto za wszystkie części składowe usługi tj.:
- urządzenie abonenckie domowe
- urządzenie abonenckie mobilne
- instalacja i aktywacja urządzenia stacjonarnego i mobilnego dokonana przez przedstawiciela firmy
- koszt uruchomienia usługi
- miesięczne opłaty abonenckie za usługę teleopieki stacjonarnej i mobilnej
- dodatkowe usługi (jeżeli są świadczone poza miesięczną opłatą abonamentową)
- inne opłaty miesięczne lub jednostkowe wynikające z udostępniania i świadczenia usługi.
Ofertę skierowano do pięciu podmiotów w tym:
- (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
Zgodnie z treścią przywołanego pisma oferty składać należało drogą elektroniczną do dnia 28.06.2013 r. do godz. 15:00. (akta kontroli tom I s. 10-14).
Zgodnie z załącznikiem nr 6 do regulaminu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w MOPR w Opolu na podstawie protokołu z analizy rynku na realizację zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 EURO spośród pięciu złożonych zapytań ofertowych do dnia 28.06.2013 odpowiedziały trzy podmioty w tym jeden (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) do którego MOPR nie skierował zapytania ofertowego. Pozostałe dwie (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) złożyły odpowiednio uśrednione oferty cenowe w wysokości 34.696,33 zł oraz 35.420,00 zł. Zdaniem zespołu oceniającego najkorzystniejszą ofertę złożyła firma (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) proponując uśrednioną cenę w wysokości 34.696,33 zł. (akta kontroli tom I s. 15-16).
W dniu 23.07.2013 r. Miasto Opole zawarło umowę z (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) na świadczenie usługi całodobowej Teleopieki nad osobami starszymi, niepełnosprawnymi oraz niesamodzielnymi w miejscu zamieszkania na kwotę 42.532,50 zł. W imieniu Miasta Opola jako zleceniodawcy umowę podpisał Pierwszy Zastępca Prezydenta Miasta Opola Pan Krzysztof Kawałko. W imieniu zleceniobiorcy umowę podpisał Prezes Zarządu (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Umowa została zarejestrowana w rejestrze umów prowadzonym przez Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie pod nr 42/2013 (akta kontroli tom I s. 17-36). Umowa posiada 5 załączników tj. wzory: formularza zgłoszeniowego do objęcia usługą, Karty Informacyjnej klienta, Regulaminu świadczenia usługi Teleopieki, miesięcznego raportu z wykonywania usługi Teleopieki oraz cennik Klienta Indywidualnego w systemie powszechnym.
Z analizy badanej dokumentacji wynika, że umowa została zawarta na kwotę wyższą o 7.836,17 zł od średniej ceny wykazanej w złożonej w ofercie oraz wyższą o 7.112,50 zł od średniej ceny zaoferowanej przez drugiego oferenta. Ponadto z badanej dokumentacji wynika, że umowa została zawarta na 1 rok, natomiast oferta i cena w ofercie dotyczyła okresu 2 lat.
Na okoliczność prowadzonego postępowania dotyczącego wyłonienia wykonawcy na świadczenie usługi uzyskano od Kierownika Referatu Zamówień Publicznych Wydziału Inwestycji Miejskich Urzędu Miasta Opola Pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) niżej wymienioną opinię: (akta kontroli tom I s. 161-162).
„Wydatkowanie środków finansowych w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Opolu odbywa się w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz w oparciu o Regulamin postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w MOPR w Opolu.
W wyniku prowadzonego postępowania na świadczenie usługi całodobowej Teleopieki MOPR w Opolu przeprowadził rozeznanie cenowe na podstawie trzech spośród pięciu ofert otrzymanych od potencjalnych wykonawców zainteresowanych świadczeniem usługi, o której mowa powyżej.
Zgodnie z zaproszeniem do złożenia oferty cenowej wykonawcy mogli złożyć oferty wariantowe. Zamawiający (MOPR) nie określił minimalnych wymagań dotyczących wariantowości.
W wyniku rozeznania cenowego Zamawiający otrzymał trzy oferty, w których zaproponowano różne rozwiązania w zakresie świadczonej usługi.
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
W oparciu o powyższe oferty Zamawiający podjął negocjacje z wykonawcą: (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). W wyniku negocjacji została podpisana umowa na świadczenie usług teleopieki, której wartość nie może przekroczyć kwoty 42532,50zł brutto. Usługa świadczona jest dla maksymalnej ilości podopiecznych – 50 osób z zastrzeżeniem, że wykonawca dostaje wynagrodzenie miesięczne nie mniejsze niż za 30 podopiecznych. ( niezależnie od ilości faktycznej podopiecznych).
W świetle powyższego wątpliwość budzić może brak uzasadnienia dla podjęcia negocjacji z Wykonawcą, który nie zaoferował najkorzystniejszej oferty.
Zapisy umowy ( §3) zobowiązują Zleceniodawcę ( Zamawiającego) do świadczenia usługi teleopieki dla innych mieszkańców Opola. Jednocześnie brak zapisów precyzujących sposób świadczenia tej usługi dla innych mieszkańców niż podopieczni MOPR.
Zapis o którym mowa powyżej wydaj się zawierać omyłkę pisarską. Mianowicie to nie Zleceniodawca świadczy usługę tylko Zleceniobiorca. Zapis ten wykracza również poza zakres przedmiotowej umowy. Jeżeli jednak zapis jest prawidłowy to zobowiązuje Zamawiającego do nieokreślonych działań na rzecz Wykonawcy, których celem jest zapewnienie Wykonawcy potencjalnych podopiecznych innych niż podopieczni MOPR.
Zgodnie z Regulaminem postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w MOPR w Opolu §4 ust. 6 Dyrektor Ośrodka może w uzasadnionych przypadkach podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia rozeznania cenowego oraz analizy rynku i podpisania umowy z jednym wykonawcą. Dopuszcza się negocjowanie cen i innych warunków umowy z jednym wykonawcą.
Zapisy Regulaminu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w MOPR potwierdzają zawarcie umowy z (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). w granicach przewidzianych prawem.
Wątpliwość mogą budzić niejasne zapisy umowy oraz stan faktyczny realizowanej usługi.
- jakie działania ma przedsięwziąć Zleceniodawca,
- czy Miasto lub MOPR ponosi opłaty za świadczenie usługi teleopieki na rzecz innych osób niż podopieczni MOPR,
- kto ponosił koszty reklam zewnętrznych usługi teleopieki w mieście Opolu?”.
Na okoliczność postępowania o udzielenie zamówienia dyrektor MOPR złożył następujące wyjaśnienie:
„MOPR w Opolu przed przystąpieniem do procedury wyłonienia firmy realizującej usługi teleopieki przeprowadził w czerwcu 2013r. wywiad wśród podopiecznych MOPR w Opolu w celu określenia szacunkowej ilości podopiecznych zainteresowanych i chętnych do korzystania z usług teleopieki. Wywiady przeprowadzali wszyscy pracownicy socjalni w swoich rejonach opiekuńczych, wśród osób starszych, samotnych, niepełnosprawnych i chorych, szczególnie tych, którzy korzystają z usług opiekuńczych. W celu zdobycia dokładniejszych informacji poproszono również o pomoc w rozpropagowaniu idei teleopieki pracowników PCK i PKPS, którzy udzielają usług opiekuńczych dla podopiecznych MOPR w Opolu. W wyniku przeprowadzonych wywiadów uzyskano listę 53 osób deklarujących chęć korzystania z usługi teleopieki.
Usługi teleopieki wzbudziły duże zainteresowanie władz miasta. Prezydent Miasta Opola wyraził wolę zapewnienia takich usług dla wszystkich chętnych mieszkańców miasta Opola.
Podstawą do podjęcia działań przez MOPR w Opolu w celu wprowadzenia usług teleopieki w mieście Opolu oraz wyboru wykonawcy tych usług stała się oferta Firmy(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.), którą MOPR otrzymał pocztą w dniu 12.06.2013r. Oferta ta przedstawiała cele, zasady i sposób funkcjonowania tej usługi oraz możliwości jej wykorzystania, a także określała części składowe usługi. Oferta ta stała się podstawą do określenia szacunkowych kosztów usługi oraz opracowania zaproszenia do złożenia ofert.
Z uwagi na fakt, że usługa teleopieki dopiero wchodziła na rynek w Polsce nie posiadaliśmy żadnego doświadczenia w tym zakresie.
W celu uzyskania jak największej liczby informacji dotyczących różnych rodzajów, form i sposobów realizowania usług teleopieki, MOPR w Opolu w zaproszeniu do złożenia ofert dopuścił złożenie kilku ofert wariantowych oraz wymagał złożenia wzorów umowy oraz wzorów dokumentów związanych z uruchomieniem i prowadzeniem usługi. MOPR w Opolu nie określił kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty.
Do dnia 28.06.2013r MOPR w Opolu otrzymał 3 oferty na usługi teleopieki.
Największe zainteresowanie dyrekcji MOPR oraz władz miasta Opola wzbudziła oferta Firmy: (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.), która oferowała znaczne obniżenie kosztów usługi dla bezpośrednich użytkowników – mieszkańców miasta i podopiecznych MOPR poprzez wprowadzenie opłaty dostępowej jako partycypacji miasta w kosztach usługi. Ten wariant usługi gwarantował najniższe jednostkowe koszty usługi a zatem najszerszą dostępność usługi dla mieszkańców miasta. Władze miasta zadeklarowały pozyskanie i przekazanie MOPR w Opolu środków na pokrycie kosztów opłaty dostępowej dla podopiecznych MOPR oraz mieszkańców miasta Opola.
Ponieważ władze miasta i dyrekcję MOPR szczególnie interesowała wysokość kosztów
jaką miałoby ponosić miasto ( wysokość opłaty dostępowej) dlatego przy ustalaniu ceny oferty (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) wzięto pod uwagę koszty opłaty dostępowej w Wariancie I i Wariancie II oraz całkowite maksymalne koszty usługi (bez zniżek) bez opłaty dostępowej zawarte w Wariancie III.
Oferta Firmy (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) jako jedyna zaproponowała również możliwość dzierżawy ( zamiast zakupu) aparatów telefonicznych stacjonarnych i komórkowych niezbędnych do uruchomienia usługi. Możliwość dzierżawy aparatów nie narażałaby mieszkańców miasta na poważny jednorazowy wydatek i umożliwiała (szczególnie w przypadku podopiecznych MOPR) przekazanie aparatu innej osobie.
Niedopatrzeniem ze strony MOPR w Opolu było niedoprecyzowanie w Protokole z Analizy Rynku uzasadnienia wyboru najkorzystniejszej oferty, tj. (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) która jako jedyna poprzez wprowadzenie opłaty dostępowej i partycypacji miasta w kosztach usługi, gwarantowała najniższe ceny dla użytkowników usługi – mieszkańców miasta w tym podopiecznych MOPR w Opolu. Jednostkowe ceny usługi(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) dla mieszkańców miasta Opola były najniższymi cenami spośród wszystkich wariantów wszystkich złożonych ofert.
W wyniku negocjacji podjętych z wybraną firmą uzgodniono ceny jednostkowe usługi:
1) (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
W trakcie prowadzenia negocjacji władze miasta podjęły decyzję o przyznaniu i przekazaniu MOPR w Opolu środków na opłatę dostępową dla podopiecznych MOPR w Opolu i dla mieszkańców miasta oraz dodatkowych środków dla MOPR na pokrycie całości kosztów usługi teleopieki dla 50 podopiecznych MOPR ( tj.: abonament, aktywacja i dzierżawa).
Ustalono również, że umowa na usługi teleopieki zawarta zostanie na okres 12 m-cy.
Maksymalny przewidywany koszt usługi ustalono następująco:
1. (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
Dodatkowo na okoliczność zawarcia umowy dyrektorowi MOPR zadano następujące pytania:
Pytanie:
Dlaczego w wyniku negocjacji z kontrahentem zawarto umowę na okres 1 roku, a wcześniej złożona oferta i zawarte w niej ceny dotyczyły okresu 2 lat?.
Odpowiedź dyrektora MOPR:
„Przystępując do rozeznania rynku w zakresie usługi teleopieki dla mieszkańców miasta i podopiecznych MOPR w Opolu władze miasta i dyrekcja MOPR w Opolu zakładały zawarcie umowy na 2 lata. Tak też sformułowane zostało zaproszenie do złożenia oferty. Jednakże w trakcie negocjacji z firmą (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) zapadła decyzja o zawarciu umowy na 1 rok.
Po przeprowadzeniu rozpoznania wśród podopiecznych MOPR w Opolu zakładano, że usługa ta jest niezbędna dla starszych i samotnych Opolan oraz zyska duże zainteresowanie mieszkańców miasta.
Jednakże z uwagi na fakt, że usługa teleopieki dopiero wchodziła na rynek w Polsce jako nowatorska forma usług, władze miasta i dyrekcja MOPR w Opolu nie posiadały żadnego doświadczenia w tym zakresie. Władze miasta nie miały pewności czy teleopieka ma szanse wejść na stałe w zakres usług opieki zdrowotnej i pomocy społecznej.
Władze miasta i MOPR w Opolu liczyły się również z faktem rozwoju rynku usług tego typu i zwiększeniem konkurencyjności, co umożliwiałoby w przyszłości wybór korzystniejszych rodzajów, form prowadzenia usług oraz niższych cen. Dlatego też zdecydowano się zawrzeć umowę na minimalny okres, tj. okres 1 roku” (akta kontroli tom I s. 37).
Pytanie:
Jakie w wyniku negocjacji uzyskano korzyści dla MOPR w porównaniu ze złożoną wcześniej ofertą zważywszy, że wynegocjowana cena za okres 1 roku jest wyższa od ceny za okres 2 lat umieszczonej w ofercie ?.
Odpowiedź dyrektora MOPR:
„MOPR w Opolu zwracając się z zaproszeniem do złożenia ofert na teleopiekę kierował się wolą Prezydenta Miasta Opola zapewnienia usług teleopieki nie tylko podopiecznym Ośrodka ale jak najszerszej liczbie mieszkańców miasta. W związku z tym MOPR zaprosił firmy do składania ofert na usługi teleopieki dla mieszkańców miasta Opola, w tym dla 50 podopiecznych MOPR.
Największe zainteresowanie dyrekcji MOPR oraz władz miasta Opola wzbudziła oferta Firmy: (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.), która w Wariancie I oferowała usługę dla mieszkańców miasta oraz dla podopiecznych MOPR. Ponadto (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)oferowała znaczne obniżenie kosztów usługi dla bezpośrednich użytkowników – mieszkańców miasta i podopiecznych MOPR poprzez wprowadzenie opłaty dostępowej jako partycypacji miasta w kosztach usługi. Ten wariant usługi gwarantował najniższe jednostkowe koszty usługi dla MOPR i mieszkańców miasta, a zatem najszerszą dostępność i powszechność usługi.
Wariant II oferty przeznaczony był wyłącznie dla podopiecznych MOPR i nie dawał możliwości skorzystania z usług mieszkańcom miasta, a zatem nie zapewniał szerokiej dostępności i powszechności usług.
Wariant III oferty (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) nie przewidywał partycypacji miasta w postaci opłaty dostępowej co znacznie podwyższało koszty usługi dla podopiecznych MOPR i indywidualnych mieszkańców miasta a w związku z tym nie zapewniało szerokiej dostępności i powszechności usług.
Biorąc pod uwagę następujące założenia (części składowe usługi), którymi kierowały się władze miasta i dyrekcja Ośrodka oraz ceny jednostkowe zawarte w Wariancie I oferty(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.), która w najwyższym stopniu spełniała oczekiwania:
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
Koszt usługi tylko dla MOPR na okres 1 roku przy przyjęciu najkorzystniejszego i spełniającego wszystkie oczekiwania Wariantu I (bez negocjacji) wynosiłby: 36.224,50 zł
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
Korzyści jakie uzyskano dla MOPR w wyniku negocjacji to obniżenie kosztów usługi w stosunku do oferowanych o kwotę: 9.192,00 zł rocznie.
W wyniku negocjacji uzyskano dla MOPR oszczędności w wys. 9.192,00 zł”. (akta kontroli tom I s. 37-39).
W dniu 16 września 2013 r. do Wydziału Polityki Społecznej Urzędu Miasta Opola wpłynęła skarga z dnia 12 września 2013 r. (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)dotycząca braku umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronach Urzędu Miasta Opola jak również Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie informacji dotyczącej zapytania ofertowego dotyczącego usługi teleopieki (akta kontroli tom I s. 40-48).
W dniu 18 września 2013 r. skargę dotyczącą działalności Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie Zastępca Prezydenta Miasta przekazał według właściwości do rozpatrzenia Przewodniczącemu Rady Miasta Opola. (akta kontroli tom I s. 49).
W dniu 30 września 2013 r. dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie Pan Zdzisław Markiewicz przesłał wyjaśnienia w sprawie złożonej skargi Pierwszemu Zastępcy Prezydenta Miasta Opola Panu Krzysztofowi Kawałko (akta kontroli tom I s. 50-51). Z wyjaśnienia wynika między innymi, że:
„Najkorzystniejszą ofertę złożyła firma(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) która:
- zaproponowała najniższą średnią cenę
- zawarła w ofercie możliwość tzw. Opłaty dostępowej opłaconej przez miasto Opole lub MOPR w Opolu, która stanowi formę partycypacji miasta w kosztach teleopieki co znacznie obniża miesięczne koszty usługi dla osób korzystających z usług-podopiecznych MOPR i mieszkańców miasta Opola.
Z wybraną firmą zostały przeprowadzone negocjacje dotyczące ustalenia wszystkich warunków i kosztów usługi. Negocjacje z przedstawicielami wybranej firmy prowadził Pierwszy Zastępca Prezydenta Miasta Opola Krzysztof Kawałko oraz Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Opolu Zdzisław Markiewicz”.
W dniu 24 października 2013 r. Rada Miasta Opola Uchwałą nr XLVIII/750/13 uznała skargę za bezzasadną i wraz z uzasadnieniem zobowiązała Przewodniczącego Rady Miasta Opola do zawiadomienia skarżącego o sposobie jej załatwienia (akta kontroli tom I s. 52-54).
W zakresie realizacji umowy w 2013 r.
Zgodnie z § 2 ust.1 umowy - zleceniodawca zobowiązuje się do świadczenia usługi Teleopieki dla maksymalnie 50 osób miesięcznie…
Zleceniobiorca opracował regulamin świadczenia usług teleopieki z którego treścią podopieczni MOPR zostali zapoznani. W każdym przypadku przed zawarciem umów zostały wydane decyzje w sprawie przyznania usług opiekuńczych w tym usług wspomagających w formie teleopieki. Każdorazowo decyzje w sprawie przyznania usług teleopieki wydawano na wniosek podopiecznych. W dokumentacji dotyczącej poszczególnych podopiecznych znajdują się między innymi takie dokumenty jak: wywiad środowiskowy, wykaz dokumentów dołączonych do wniosku o pomoc, oświadczenie o odpowiedzialności karnej z art. 233 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny, zaświadczenie lekarskie o stanie zdrowia, orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, protokół z rozmowy z podopiecznym, oświadczenie o stanie majątkowym oraz plan pomocy. (akta kontroli tom I s. 55-89).
Z badanej dokumentacji wynika, że w okresie od sierpnia do grudnia 2013 r. MOPR w Opolu zawarł 25 umów użyczenia na telefony stacjonarne i komórkowe (akta kontroli tom i s. 90-99).
Na podstawie Kart kontroli usługi wspomagającej usługi opiekuńcze w formie teleopieki ustalono, że w 2013 r. pracownik socjalny MOPR przeprowadził 21 kontroli świadczenia tych usług. Ze sporządzonej dokumentacji wynika, że podopieczni i pracownik socjalny pozytywnie oceniają jakość świadczonych usług. Nie stwierdzono ocen negatywnych. Karty kontroli zawierają między innymi dane dotyczące: liczby zgłoszeń do Centrum Alarmowego w godzinach 7-21 i 21-7, liczby interwencji wymagających pomocy oraz liczby interwencji zakończonych wezwaniem służb ratunkowych. Z ich analizy wynika, że w 2013 r. było 1 zgłoszenie do Centrum Alarmowego w godzinach 21-7. Nie było zgłoszeń do Centrum Alarmowego w godzinach 7-21, interwencji wymagających pomocy ani interwencji zakończonych wezwaniem służb ratunkowych (akta kontroli tom I s. 100-123).
Zgodnie § 2 ust.2 umowy - zleceniodawca w ramach niniejszej umowy na czas świadczenia usługi wydzierżawi zleceniodawcy sprawne technicznie urządzenia abonenckie…
Ustalono, że na telefony stacjonarne o wartości 159,00 zł każdy zawarto 17 umów użyczenia w tym 15 w sierpniu i po 1 w listopadzie i grudniu 2013 r. Na telefony komórkowe o wartości 280,00 zł każdy zawarto 8 umów użyczenia w tym 6 w sierpniu i 2 w listopadzie. Wszystkie umowy użyczenia zostały zawarte na okres do 31.07.2014 r. Wyżej wymienione telefony zostały przekazane do MOPR przez zleceniobiorcę. Na otrzymane i przekazane podopiecznym MOPR telefony została założona ewidencja pozabilansowa (akta kontroli tom I s. 92-93).
Zgodnie z § 2 ust.3 umowy - zleceniodawca zobowiązuje się do świadczenia usługi Teleopieki w ramach niniejszej umowy dla innych mieszkańców Opola nie korzystających z systemu pomocy społecznej wg. Cennika Klienta Indywidualnego w systemie powszechnym.
Z wyjaśnień dyrektora MOPR wynika, że:
„Zawarte w § 2 ust 3 określenie zleceniodawca jest oczywistą omyłką pisarską, która niezwłocznie zostanie skorygowana aneksem do umowy”. (akta kontroli tom I s. 124).
Ponadto dyrektor MOPR dodatkowo wyjaśnił, że:
„Wolą władz miasta Opola było zapewnienie usług teleopieki podopiecznym MOPR w Opolu i wszystkim mieszkańcom miasta po jak najniższych cenach, które gwarantowałyby szeroką dostępność i powszechność usługi. Dlatego postępowanie i negocjacje w celu zawarcia umowy na usługi teleopieki dotyczyły usług dla mieszkańców miasta Opola, w tym dla podopiecznych MOPR.
W związku z powyższym w par. 2 ust. 3 umowy zobowiązuje Zleceniobiorcę usług – Firmę (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)do świadczenia usługi teleopieki dla innych mieszkańców miasta nie będących podopiecznymi MOPR w Opolu, po cenach jednostkowych wynegocjowanych i ustalonych w par. 3 umowy.
Ustalono również, że warunkiem skorzystania przez mieszkańca miasta z usługi teleopieki jest podpisanie z Zleceniobiorcą indywidualnej umowy o świadczenie usług.
Podczas prowadzonych negocjacji w celu zapewnienia szerokiej dostępności i powszechności usług poprzez obniżenie kosztów usługi dla mieszkańców miasta, władze miasta podjęły decyzję o przyznaniu i przekazaniu środków na opłatę dostępową dla mieszkańców miasta w wynegocjowanej kwocie(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) Szacowano, iż w początkowym okresie liczba korzystających z usługi mieszkańców miasta wyniesie ok. 50 osób, a po rozreklamowaniu usług znacznie wzrośnie do kilkuset, a w roku 2014 nawet do kilku tysięcy. Firma (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) zobowiązała się do zapewnienia w ramach wynegocjowanej opłaty dostępowej, dostępu do usługi po obniżonych kosztach dla 1200 mieszkańców miasta.
Dzięki wprowadzeniu opłaty dostępowej dla mieszkańców miasta uzyskano obniżkę kosztów usługi dla każdego mieszkańca miasta Opola o kwotę (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
Jeszcze raz chcę podkreślić kluczową rzecz związaną z wyłanianiem realizatora teleopieki. Jak się okazało, po analizie dokumentów, to jedynie firma (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)złożyła ofertę, w której zawarła dwie paralelne usługi o które zabiegało Miasto:
- usługa dla podopiecznych MOPR korzystających z usług opiekuńczych w postaci ryczałtu oraz pozostałych kosztów, które ponosi MOPR, i
- usługa ogólnie dostępna dla mieszkańców Opola, częściowo opłacana ryczałtem przez Miasto, w pozostałej części opłacana przez zainteresowanych.
W umowie nie rozdzielano specjalnie kwestii opłat ryczałtowych, ponieważ wydatki te znalazły się w budżecie MOPR i nie miało by większego sensu ich wyodrębnianie. Dlatego też umowę i określone w niej kwoty należy odczytywać ze zrozumieniem tego niuansu, w połączeniu z faktem, iż faktycznie zsumowane są tam koszty ryczałtu odnoszące się zarówno do podopiecznych MOPR jak i opłata ryczałtowa ponoszona przez Miasto, dzięki której mieszkańcom w sposób znaczący firma obniżyła opłaty abonamentowe (oszczędności dla mieszkańców wykazano wyżej)” (akta kontroli tom I s. 37-41).
Pytanie:
Na czym polega świadczenie usług wyłącznie w ramach umów indywidualnych?
Odpowiedź dyrektora MOPR:
„Zapisy par. 2 ust. 3 umowy zobowiązują Zleceniobiorcę usług – Firmę (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)do świadczenia usługi teleopieki dla innych mieszkańców miasta nie będących podopiecznymi MOPR w Opolu, po cenach jednostkowych wynegocjowanych i ustalonych w par. 3 umowy.
Świadczenie usług teleopieki dla indywidualnych mieszkańców miasta Opola odbywa się na podstawie indywidualnych umów o świadczenie tej usługi podpisanych pomiędzy wykonawcą usług – Firmą (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) a odbiorcą usług – indywidualnym mieszkańcem miasta.
Zapisy par. 2 ust. 3 umowy (zdanie2) oznaczają, że indywidualny mieszkaniec miasta Opola będzie mógł skorzystać z usług teleopieki po cenach wynegocjowanych, po podpisaniu indywidualnej umowy na ich świadczenie wyłącznie z Firmą (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) (bez pośrednictwa żadnych Partnerów, Agentów i tym podobnych pośredników handlowych)” (akta kontroli tom I s. 124-125).
Pytanie:
Czy w ramach tego zobowiązania poniesiono koszty związane z reklamowaniem i promowaniem tej usługi?
Odpowiedź dyrektora MOPR:
„Zapisy umowy na świadczenie usług teleopieki nie zobowiązują żadnej ze Stron umowy do reklamowania i promowania usługi oraz nie nakładają obowiązku ponoszenia kosztów takich działań” (akta kontroli tom I s. 124-125).
Ustalono, że w dniach 24.09.2013 r., 20.11.2013 r., oraz 21.01.2014 r. MOPR w Opolu otrzymał od wykonawcy usług raporty z wykonywania usług teleopieki dla miasta Opole na dzień 15.09.2013 r., 15.11.2013 r. oraz 15.01.2014 r. Raporty zawierają ogólne dane dotyczące liczby osób objętych teleopieką oraz informacje dodatkowe o wykonywaniu usługi w raportowanym okresie (akta kontroli tom I s. 126-127)
Wykazane w raportach dane dotyczące poszczególnych okresów przedstawia poniższa tabela.
|
Okres (raport na dzień)
|
Liczba osób objętych teleopieką
|
Informacje dodatkowe
|
|
15.09.2013 r.
|
3
|
Odnotowano liczne kontakty telefoniczne mieszkańców zainteresowanych usługą
|
|
15.11.2013 r.
|
2
|
Rezygnacja jednego podopiecznego
|
|
15.01.2014 r.
|
5
|
-
|
Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że MOPR nie posiada dodatkowych danych dotyczących osób objętych teleopieką w tym systemie.
W zakresie poniesionych wydatków związanych z realizacją umowy
Z § 3 pkt 2 zawartej umowy wynika, że łączna maksymalna wartość całego zamówienia (brutto) wynosi 42.532,50 zł i wartość przedmiotu zamówienia nie przekracza 14.000 EURO. Ze zbiorczego planu finansowego budżetu miasta Opola na 2013 r. (akta kontroli tom I s. 128) wynika, że na realizację tego zadania przez MOPR w 2013 r. zostały zabezpieczone środki w kwocie 18.800,00 zł, w tym:
- 2.175,00 zł w paragrafie 3110- świadczenia społeczne,
- 16.625,00 zł w paragrafie 4300- zakup usług pozostałych.
Na podstawie ewidencji księgowej prowadzonej przez Referat Rozliczeń Budżetowych Wydziału Finansowo-Księgowego Urzędu Miasta Opola ustalono, że łączna kwota środków przekazanych do MOPR na to zadanie w 2013 r. wyniosła 13.732,00 zł. (akta kontroli tom I s. 129). Przelewów środków dokonano w dniach:
- 24.09.2013 r. - 2.866,00 zł,
- 24.10.2013 r. - 2.866,00 zł,
- 25.11.2013 r. - 2.600,00 zł,
- 17.12.2013 r. – 5.400,00 zł.
Razem: - 13.732,00 zł.
Jednocześnie na podstawie powyższej ewidencji ustalono, że w dniu 30.12.2013 r. MOPR zwrócił do UM Opola 572,00 zł. Zatem faktyczne wydatki wyniosły 13.160,00 zł.
W dniu 10.01.2014 r. kontrolowana jednostka złożyła w Referacie Planowania Budżetu Wydziału Budżetu Urzędu Miasta Opola sprawozdanie Rb- 28S za grudzień 2013 r. (akta kontroli tom I s. 130). Ze sprawozdania wynika, że wydatki ogółem wyniosły 13.160,00 zł, w tym:
- 1.355,00 zł w paragrafie 3110 (świadczenia społeczne),
- 11.805,00 zł w paragrafie 4300 ( zakup usług pozostałych).
W wyniku kontroli ustalono, że wykazane w sprawozdaniu wydatki są zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli tom I s. 131). Na podstawie tej ewidencji oraz wystawionych faktur ustalono, że:
Wydatki w paragrafie 3110 zostały poniesione w okresie od września do grudnia 2013 r. i dotyczyły opłat za abonament telefoniczny za 5 miesięcy tj. od sierpnia do grudnia 2013 r. Łączna kwota abonamentu za 1 miesiąc wynosiła(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Zgodnie z umową - w przypadku, gdy liczba Podopiecznych będzie wynosić mniej niż 30, Zleceniodawca zobowiązuje się do pokrycia kosztu usługi w ilości co najmniej 30 abonamentów. Ustalono, że zaewidencjonowana w tym paragrafie kwota abonamentu za listopad 2013 r. była wyższa (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) (akta kontroli tom I s. 132). Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że kwota ta dotyczyła opłaty aktywacyjnej za 4 nowe osoby i została omyłkowo zaewidencjonowana w tym paragrafie zamiast w paragrafie 4300. Powyższe wyjaśnienia są zgodne z fakturą VAT 5/OPS/11/2013 z dnia 29.11.2013 r., która stanowiła podstawę do zaewidencjonowania tego wydatku (akta kontroli tom I s. 133-134). W związku z powyższym w trakcie kontroli tj. w dniu 24.01.2014 r. jednostka kontrolowana złożyła w Referacie Planowania Budżetu Wydziału Budżetu Urzędu Miasta Opola korektę sprawozdania Rb-28S za ten okres (akta kontroli tom I s. 135).
Wydatki zaewidencjonowane w paragrafie 4300 zostały poniesione w okresie od września do grudnia 2013 r. i dotyczyły: (akta kontroli I s. 136-142)
- miesięcznych opłat za dostęp do usługi – 10.000,00 zł (za 5 miesięcy, zgodnie z umową po 2.000,00 zł miesięcznie),
- miesięcznych opłat za dzierżawę telefonów -1.530,00 zł (po 15,00 zł miesięcznie od osoby razy ilość umów obowiązujących w danym miesiącu),
- jednorazowej opłaty aktywacyjnej – 275,00 zł (zapłacono we wrześniu 2013 r., za 22 osoby po 12,50 zł od osoby).
Ustalono, że wszystkie w/w wydatki zostały dokonane zgodnie z zawartą umową.
Ponadto ustalono, że w sierpniu i wrześniu 2013 r. Biuro Promocji i Współpracy Międzynarodowej Urzędu Miasta Opola przeprowadziło Kampanię informacyjno-reklamową o możliwości objęcia przez miasto Opole opieką poprzez system Teleopieki. Przewidywane wydatki na ten cel - około 5.000,00 zł. Z udostępnionych przez Biuro danych wynika, że wydatki na ten cel dotyczyły realizacji 9 faktur na łączną kwotę 17.007,06 zł. Wydatki dotyczyły opłat za druk, montaż i ekspozycję reklam, banerów, plakatów, ulotek i opracowania projektów graficznych (akta kontroli tom I s. 143-160). Z wyjaśnień naczelnika Biura wynika, że kwota 5.000,00 zł pochodziła ze środków przekazanych przez Wydział Polityki Społecznej, natomiast pozostała kwota wydatków pochodziła ze środków Biura Promocji i Współpracy Międzynarodowej.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z których jeden egzemplarz doręczono kierownikowi jednostki kontrolowanej.
Zgodnie z § 20 ust.1-2 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja 2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu (podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny (podpisy)
Data: ……………………………….
|
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
..............................................................................................................................................................................................
...............................................................................................
|
2015-01-28 09:27:29 - 
