|
KWiA-I-0914/9/2007
|
Opole, 6 lipca 2007 roku
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 23/07
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Miejska Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna
w Opolu
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
4-11 czerwca 2007r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Izabela Dziewulska-Gaj – główny specjalista
Agnieszka Lisiecka – inspektor
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
23/07
24/07
|
|
Przedmiot kontroli
|
Realizacja zaleceń pokontrolnych
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2006
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Hanna Kanik
dyrektor
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali
|
główny księgowy jednostki
|
I. Techniki zastosowane podczas postępowania
1. Analiza dokumentacji
2. Testy
3. Wyjaśnienia pisemne i ustne do protokołu
1. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r. Dz.U. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.)
2. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 1997r. Dz. U. Nr 56, poz. 357 z późn. zm.)
3. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 7 stycznia 2003r. w sprawie zasad udzielania i organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach (Dz. U. Nr 11, poz. 114)
4. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 11 grudnia 2002r. w sprawie szczegółowych zasad działania publicznych poradni psychologiczno-pedagogicznych, w tym publicznych poradni specjalistycznych (Dz. U. Z 2003r. Nr 5, poz. 46)
5. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 11 grudnia 2002r. w sprawie ramowego statutu publicznej poradni psychologiczno-pedagogicznej, w tym publicznej poradni specjalistycznej (Dz. U. Nr 223, poz. 123, poz. ramowego statutu publicznej poradni psychologiczno-pedagogicznej, w tym publicznej poradni specjalistycznej (Dz. wki o1869).
6. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 12 lutego 2001r. w sprawie zasad orzekania o potrzebie kształcenia specjalnego lub indywidualnego nauczania dzieci i młodzieży oraz wydawania opinii o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, a także szczegółowych zasad kierowania do kształcenia specjalnego lub indywidualnego nauczania (Dz. U. Nr 13, poz. 114 z póżn. zm.)
7. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2003r. w sprawie szczegółowych form działalności wychowawczej i zapobiegawczej wśród dzieci i młodzieży zagrożonych uzależnieniem (Dz. U. Nr 26, poz. 226).
8. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 5 grudnia 2002r. w sprawie przypadków, w których wyjątkowo jest dopuszczalne zatrudnianie młodocianych, którzy nie ukończyli gimnazjum, osób nie mających 16 lat, które ukończyły gimnazjum, oraz osób nie mających 15 lat, które nie ukończyły gimnazjum (Dz. U. Nr 214, poz. 1808)
9. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 29 marca 2002r. w sprawie sposobu podziału środków na wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli pomiędzy budżety poszczególnych wojewodów, form doskonalenia zawodowego dofinansowywanych ze środków wyodrębnionych w budżetach organów prowadzących szkoły, wojewodów, ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania oraz szczegółowych kryteriów i trybu przyznania tych środków (Dz. U. Nr 46, poz. 430)
10. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej oraz ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. Nr 103, poz. 472 z późn. zm.)
11. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tekst jednolity z 1998r. Dz. U. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)
12. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)
13. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia – przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.)
14. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 6 maja 2003r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać osoba zajmująca stanowisko dyrektora oraz inne stanowisko kierownicze, w poszczególnych typach szkół i placówek (Dz. U. Nr 89, poz. 826 z późn. zm.)
15. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60, poz. 281)
16. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. Nr 167, poz. 1375)
17. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005r.. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców ( Dz. U. Nr 32, poz. 284)
18. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.)
- Ocena realizacji zaleceń pokontrolnych
IV. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE KONTROLI
W okresie od 7 grudnia 2005r. do 6 stycznia 2006r. przeprowadzono w Miejskiej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Opolu postępowanie kontrolne obejmujące następujący zakres tematyczny :
1. ocena działalności Miejskiej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Opolu pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz regulaminem Organizacyjnym,
2. ocena zgodności z prawem i prawidłowości prowadzenia spraw kadrowych oraz spraw związanych z dyscypliną pracy,
3. ocena zasadności i zgodności z obowiązującym prawem wydatkowania środków w 2005r. ze szczególnym uwzględnieniem wydatków na działalność Poradni,
4. ocena prawidłowości oraz zgodności z prawem gospodarki finansowej w 2005r.,
5. ocena istniejącego w Poradni systemu kontroli wewnętrznej oraz analiza sprawności jego funkcjonowania, ze szczególnym uwzględnieniem kontroli finansowej.
Działalność jednostki została zbadana w oparciu o kryterium:
§ legalności,
§ gospodarności,
§ celowości wydatków,
§ zgodności wydatków z planowanym przeznaczeniem,
§ prawidłowości wykorzystania środków.
Wydano poniższe zalecenia pokontrolne.
1. W przypadku pracowników pedagogicznych – należy dostosować druk decyzji dyrektora o przyznanym dodatku motywacyjnym do obowiązujących przepisów, uwzględniając okresy przyznawania tego dodatku.
2. Dostosować obowiązujące procedury kontroli do standardów określonych przez Ministra Finansów.
3. Ściśle przestrzegać obowiązujące procedury dot. obiegu dokumentów księgowych w celu uniknięcia uchybień opisanych w Tab. nr 4 Protokołu kontroli.
4. Uzupełnić instrukcję obiegu dokumentów o szczegółowe zapisy dotyczące umieszczania na dokumentach źródłowych opisów merytorycznych, adnotacji o trybie dokonywania zakupów i stwierdzania zapłaty.
5. Uzupełnić statut o wymagania określone w obowiązujących przepisach, a w szczególności w zakresie:
§ podstawy prawnej,
§ zadań i celów poradni,
§ zakresu wydawania opinii,
§ zadań zespołów orzekających,
§ działalności w ramach wolontariatu.
6. Ze względu na duże zapotrzebowanie środowiska, w tym szkół i przedszkoli na specjalistyczną, fachową pomoc Miejskiej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Opolu opracować sprawny system dokumentowania pracy środowiskowej specjalistów, który umożliwi uzyskanie informacji zwrotnej o realizacji zadania i jego jakości.
7. Opracować nowe zasady i kryteria przyznawania dofinansowania form doskonalenia zawodowego nauczycieli uwzględniając szczegółowe zasady i tryb przyznawania dofinansowania, a także przypadki ewentualnego jego zwrotu.
8. Powołać w Poradni komisję opiniującą wnioski nauczycieli na dofinansowanie dokształcania.
9. Dostosować wzór umowy zawieranej z nauczycielem do zaleceń organu prowadzącego ( pismo nr Oś.O.VII.4390-3/05 z dnia 20 września 2005 r.), w szczególności wprowadzić:
§ zapis dotyczący form i specjalności, na które nauczyciel otrzymuje dofinansowanie oraz na jaki okres zawierana jest umowa,
§ zapis zobowiązujący pracownika do przedstawienia zaświadczenia potwierdzającego kontynuowanie podjętej nauki oraz do przedłożenia kopii świadectwa i dyplomu ukończenia dofinansowanej formy kształcenia.
10. Monitorować na bieżąco największe pozycje wydatków, aby w przypadku przekroczenia progu 6 000 Euro zastosować ustawę z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz dokumentować czynności wyboru wykonawcy przy zamówieniach poniżej 6 000 Euro.
11. Zapewnić właściwe stosowanie postanowień rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024), a w szczególności niezrealizowanych postanowień § 5, o czym mowa w Tab. nr 3 Protokołu kontroli.
12. Dokonywać pomiaru wilgotności i temperatury powietrza we wszystkich pomieszczeniach archiwalnych.
13. Dostosować archiwum zakładowe do wymagań określonych w Instrukcji organizacji i działania archiwum zakładowego obowiązującej w Miejskiej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej, a w szczególności w kwestii braków wskazanych w Tab. nr 6 Protokołu kontroli.
14. Podjąć czynności zmierzające do zamontowania ognioodpornych drzwi do pomieszczeń, w których przechowywane są dokumenty osobowe i płacowe oraz uruchomienia łącza sieciowego pomiędzy komórką płacową a komórką kadr.
do dnia 15 czerwca 2006 roku
Realizacja zaleceń
1. W przypadku pracowników pedagogicznych – należy dostosować druk decyzji dyrektora o przyznanym dodatku motywacyjnym do obowiązujących przepisów, uwzględniając okresy przyznawania tego dodatku.
Zalecenie zostało wykonane (Akta kontroli 07/23/I/s. 1-4).
Dodatki motywacyjne od nowego roku szkolnego 2006/2007 przyznano w decyzji uwzględniającej okres przyznania dodatku, zgodnie z zaleceniem.
Podstawa prawna decyzji nie jest podana prawidłowo, albowiem nie wskazano nazw aktów prawnych, ich publikatorów oraz nie wskazano konkretnych przepisów.
2. Dostosować obowiązujące procedury kontroli do standardów określonych przez Ministra Finansów.
Zalecenie zostało wykonane (Akta kontroli 07/23/I/s. 5-7).
W dniu 30.05.2006r. dyrektor Miejskiej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Opolu wydał zarządzenie nr 28/05/06 w sprawie procedur kontroli finansowej w Miejskiej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej. Procedury te oparte zostały na standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych zawartych w Komunikacie nr 1 Ministra Finansów.
Zarządzenie zawiera podstawowe wymagania odnoszące się do systemów kontroli finansowej. Wskazano 5 obszarów odpowiadających pięciu podstawowym elementom systemu kontroli wewnętrznej:
§ środowisko systemu kontroli finansowej
§ zarządzanie ryzykiem
§ mechanizmy systemu kontroli finansowej
§ informacja i komunikacja
§ ocena i audyt wewnętrzny.
W zarządzeniu podano kryteria kontroli: zgodność z prawem i ze stanem faktycznym, celowość i gospodarność oraz wskazano elementy tych kryteriów.
W zarządzeniu wskazano elementy determinujące jakość kontroli finansowej, takie jak: uczciwość i inne wartości etyczne, kompetencje zawodowe, struktura organizacyjna, identyfikacja zadań wrażliwych oraz powierzanie uprawnień.
Załącznikiem do ww. zarządzenia są:
§ regulamin kontroli wewnętrznej,
§ regulamin przeprowadzania kontroli,
§ zasady wydatkowania środków publicznych.
3. Ściśle przestrzegać obowiązujące procedury dot. obiegu dokumentów księgowych w celu uniknięcia uchybień opisanych w Tab. nr 4 Protokołu kontroli.
Zalecenie zostało wykonane.
Dyrektor oświadczył, że od kontroli procedury obiegu dokumentów są ściśle przestrzegane. Kontrolujący sprawdzili wyrywkowe dokumenty księgowe z 2007r. oceniając każdorazowo:
§ rejestrację dokumentu w dzienniku podawczym
§ podpisy pod dekretacją księgową
§ podpisy stwierdzające dokonanie kontroli merytorycznej i formalnej
§ merytoryczne opisy na fakturze
§ podpisy pod zapisem „Wydatek uzasadniony pod względem celowym, gospodarczym i legalnym” zgodnie z przyjętymi standardami kontroli finansowej.
Stwierdzono występowanie wymaganych elementów.
4. Uzupełnić instrukcję obiegu dokumentów o szczegółowe zapisy dotyczące umieszczania na dokumentach źródłowych opisów merytorycznych, adnotacji o trybie dokonywania zakupów i stwierdzania zapłaty.
Zalecenie zostało wykonane (Akta kontroli 07/23/I/s. 8-9).
Dyrektor w drodze zarządzenia z dnia 30.05.2006r. wprowadził aneks nr 1 do Instrukcji sporządzania obiegu i kontroli dokumentów Miejskiej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Opolu zmieniając § 8 pkt 2a Instrukcji, który otrzymał brzmienie: „na fakturach dokumentujących dostawę towarów i usługi należy umieszczać opis potwierdzający dostawę towaru, wykonanie usługi oraz zamieszczać adnotację o trybie dokonywania zakupów, stwierdzenie zapłaty (data, sposób zapłaty)”.
W Załączniku nr 6 do ww. Instrukcji wskazano osoby upoważnione do zatwierdzania dowodów księgowych pod względem merytorycznym.
5. Uzupełnić statut o wymagania określone w obowiązujących przepisach, a w szczególności w zakresie:
§ podstawy prawnej,
§ zadań i celów poradni,
§ zakresu wydawania opinii,
§ zadań zespołów orzekających,
§ działalności w ramach wolontariatu.
Zalecenie zostało wykonane (Akta kontroli 07/23/I/s. 10-23).
Rada Pedagogiczna zatwierdziła nowy statut Miejskiej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w dniu 17.03.2006r. Statut obowiązuje od daty uchwalenia przez radę. Dokument zawiera podstawy prawne funkcjonowania jednostki, cele i zadania poradni, zakres wydawania opinii, zadaniach zespołów, działalności w ramach wolontariatu.
6. Ze względu na duże zapotrzebowanie środowiska, w tym szkół i przedszkoli na specjalistyczną, fachową pomoc Miejskiej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Opolu opracować sprawny system dokumentowania pracy środowiskowej specjalistów, który umożliwi uzyskanie informacji zwrotnej o realizacji zadania i jego jakości.
Zalecenie zostało wykonane (Akta kontroli 07/23/I/s. 24-28).
W systemie dokumentowania pracy środowiskowej specjalistów stosuje się Karty udzielonej pomocy psychologiczno- pedagogicznej w środowisku ucznia. Karta ta zawiera:
§ dane osobowe ucznia
§ cele pomocy
§ podjęte formy działania
§ czas realizacji
§ ocenę podjętych działań
§ wnioski i uzgodnienia do dalszej współpracy
§ potwierdzenie przez dyrektora jednostki realizacji współpracy.
Forma ta została ustalona na posiedzeniu Rady Pedagogicznej. Karty zostały wprowadzone w roku szkolnym 2006/2007.
7. Opracować nowe zasady i kryteria przyznawania dofinansowania form doskonalenia zawodowego nauczycieli uwzględniając szczegółowe zasady i tryb przyznawania dofinansowania, a także przypadki ewentualnego jego zwrotu.
Zalecenie zostało wykonane (Akta kontroli 07/23/I/s. 29-32).
W celu wykonania zalecenia pokontrolnego został opracowany Regulamin dofinansowania form doskonalenia zawodowego nauczycieli Miejskiej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Opolu , który został przyjęty przez Radę Pedagogiczną w dniu 17.03.2006 r.
Regulamin określa szczegółowe zasady, kryteria i tryb przyznawania dofinansowania form doskonalenia zawodowego nauczycieli, a także przypadki ewentualnego jego zwrotu.
8. Powołać w Poradni komisję opiniującą wnioski nauczycieli na dofinansowanie dokształcania.
Zalecenie zostało wykonane (Akta kontroli 07/23/I/s. 33-40).
Zalecenie zostało wykonane poprzez powołanie na Posiedzeniu Rady Pedagogicznej w dniu 17.03.2006 r. Komisji ds. podziału środków na dofinansowanie form doskonalenia zawodowego. W skład komisji wchodzą cztery osoby. Komisję powołano na 4 lata.
9. Dostosować wzór umowy zawieranej z nauczycielem do zaleceń organu prowadzącego ( pismo nr Oś.O.VII.4390-3/05 z dnia 20 września 2005 r.), w szczególności wprowadzić:
- zapis dotyczący form i specjalności, na które nauczyciel otrzymuje dofinansowanie oraz na jaki okres zawierana jest umowa,
- zapis zobowiązujący pracownika do przedstawienia zaświadczenia potwierdzającego kontynuowanie podjętej nauki oraz do przedłożenia kopii świadectwa i dyplomu ukończenia dofinansowanej formy kształcenia.
Zalecenie zostało wykonane (Akta kontroli 07/23/I/s. 41-43).
Zalecenie zostało wykonane poprzez wprowadzenie do wzoru umowy zawieranej z nauczycielem(Zał. Nr 9):
- zapisu dotyczącego form i specjalności, na które nauczyciel otrzymuje dofinansowanie (§ 1 umowy) oraz na jaki okres zawierana jest umowa (§ 2 umowy),
- zapisu zobowiązującego pracownika do przedstawienia zaświadczenia potwierdzającego kontynuowanie podjętej nauki oraz do przedłożenia kopii świadectwa i dyplomu ukończenia dofinansowanej formy kształcenia (§ 3 ustawy).
10. Monitorować na bieżąco największe pozycje wydatków, aby w przypadku przekroczenia progu 6 000 Euro zastosować ustawę z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz dokumentować czynności wyboru wykonawcy przy zamówieniach poniżej 6 000 Euro.
Zalecenie zostało wykonane (Akta kontroli 07/23/I/s. 44).
Z wyjaśnień głównej księgowej Miejskiej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej wynika, że plan jednostki na poszczególne zadania nie daje możliwości przekroczenia kwoty 6.000 Euro, nawet w kwestiach dot. zakupu poszczególnych energii.
11. Zapewnić właściwe stosowanie postanowień rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024), a w szczególności niezrealizowanych postanowień § 5, o czym mowa w Tab. nr 3 Protokołu kontroli. (Dz. U. Nr 100, poz. 1024), a w szczególności niezrealizowanych postanowień § 5, o czym mowa w Tab. nr 3 Protokołu kontroli.
Zalecenie zostało częściowo wykonane (Akta kontroli 07/23/I/s. 45-60).
|
Lp. wg
Tab. nr 3
|
Badane obszary
|
Podstawa prawna
|
Zalecenie
|
Wykonanie zalecenia
|
|
5
|
Upoważnienia administratora do przetwarzania danych
|
art. 37 ustawy
|
Upoważnienia
|
brak
|
|
6
|
Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych
|
art. 39 ustawy
|
Ewidencja
|
brak
|
|
7
|
Kontrola przetwarzania danych przez administratora
|
art. 38 ustawy
|
Protokoły kontroli
|
brak
|
|
8.1
|
Polityka bezpieczeństwa
|
§ 4 rozporządzenia
|
Instrukcja w sprawie ochrony danych osobowych
|
Wprowadzona zarządzeniem dyrektora
|
|
|
Zakres:
|
|
8.1.3
|
opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi;
|
Opis struktury zbiorów danych
|
brak
|
|
8.1.4
|
sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami;
|
Informacje o sposobie przepływu danych
|
brak
|
|
8.2.
|
Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych
|
§ 5 rozporządzenia
|
Instrukcja w sprawie ochrony danych osobowych
|
Wprowadzona zarządzeniem dyrektora
|
|
|
Zakres:
|
|
|
|
8.2.1.
|
procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za te czynności;
|
Procedura nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za te czynności
|
+
§ 16 ust. 1
|
|
8.2.2.
|
stosowane metody i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem;
|
Stosowane metody i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem
|
+
§ 16 ust. 2
|
|
8.2.3.
|
procedury rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia pracy przeznaczone dla użytkowników systemu;
|
Procedury rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia pracy przeznaczone dla użytkowników systemu
|
+
§ 16 ust. 3
|
|
8.2.4.
|
procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania;
|
Procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania
|
+
§ 16 ust. 4
|
|
8.2.6.
|
sposób zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością oprogramowania o którym mowa w pkt III ppkt 1 załącznika do rozporządzenia;
|
Sposób zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością oprogramowania o którym mowa w pkt III ppkt 1 załącznika do rozporządzenia
|
+
§ 16 ust. 6
|
|
8.2.8.
|
procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji służących do przetwarzania danych.
|
Procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji służących do przetwarzania danych
|
+
§ 16 ust. 8
|
12. Dokonywać pomiaru wilgotności i temperatury powietrza we wszystkich pomieszczeniach archiwalnych.
Zalecenie zostało wykonane (Akta kontroli 07/23/I/s. 61-62).
Prowadzona jest Książka kontroli dokonywanych pomiarów wilgotności (Pomiar wilgotności archiwum), prowadzona od lipca 2006r.
Ostatnie badanie: 11.06.2007r. (dzień zakończenia kontroli).
W Księdze kontroli wpisywane są następujące informacje:
- data odczytu
- temperatura
- wilgotność
- uwagi.
Odczyt prowadzony jest codziennie.
13. Dostosować archiwum zakładowe do wymagań określonych w Instrukcji organizacji i działania archiwum zakładowego obowiązującej w Miejskiej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej, a w szczególności w kwestii braków wskazanych w Tab. nr 6 Protokołu kontroli.
Zalecenie zostało częściowo wykonane (Akta kontroli 07/23/I/s. 63-65).
|
Lp. wg Tab. nr 6
|
Badane obszary
|
Podstawa prawna
|
Zalecenie
|
Wykonanie zalecenia
|
|
3
|
Zgoda archiwum państwowego na wybór lokalu
|
§ 6 ust.4 Instrukcji
|
Pismo dyrektora Archiwum Państwowego
|
+
|
|
6
|
Sposób przechowywania dokumentacji
|
§ 11
Instrukcji
|
Szkic sytuacyjny wskazujący rozmieszczenie dokumentacji
|
+
|
|
9
|
Książka kontroli temperatury powietrza
|
§ 6 ust.11
Instrukcji
|
Książka kontroli
|
+
|
|
10
|
Zasłony okien
|
§ 6 ust.11
Instrukcji
|
Zasłony
|
+
|
|
12
|
Kierownik archiwum
|
§ 8 ust.1
Instrukcji
|
Kierownik archiwum
|
+
|
|
14
|
Terminarz przekazywania dokumentacji do archiwum
|
§ 9 ust. 2
Instrukcji
|
Terminarz
|
+
|
14. Podjąć czynności zmierzające do zamontowania ognioodpornych drzwi do pomieszczeń, w których przechowywane są dokumenty osobowe i płacowe oraz uruchomienia łącza sieciowego pomiędzy komórką płacową a komórką kadr.
Zalecenie zostało wykonane (Akta kontroli 07/23/I/s. 66-67).
W Dziale Księgowości znajduje się kasa pancerna, w której przechowywane są dokumenty osobowe i płacowe.
Łącze sieciowe pomiędzy komórką płacową a komórką kadr jest w trakcie instalacji. W nowym roku szkolnym 2007/2008 będzie funkcjonować.
|
Zgodnie z §. 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: Opole,......
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data: Opole, .......
|
Podpis Głównego Specjalisty: (na ostatecznej wersji roboczej)
Podpis Naczelnika Wydziału: (na ostatecznej wersji roboczej)
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
|
|
Zmiany w protokole
|
|
"Ustalenia na str. ... skreśla się"
"Uzupełnienie do str. ... protokołu kontroli"
"Treść ustaleń na str. ... otrzymuje brzmienie:"
|
2007-08-14 11:48:56 - Wnioski pokontrolne (58.00 kB)
