|
KWiA-I-1711.00030/2013
|
Opole, 18.11.2013 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 38/13 (uproszczonej)
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu Pl. Kopernika 1. 45-040 Opole
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
Od 21.10 - 18.11.2013 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Wiesław Pałczyński – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Tadeusz Lech - główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Przedmiot kontroli
|
Prawidłowość realizacji wydatków i rozliczenia dotacji budżetu miasta
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2008 - 2013 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Jarosław Wasik – dyrektor
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– główna księgowa
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali
|
Jarosław Wasik – dyrektor MPP
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– główna księgowa
Naczelnicy i pracownicy merytoryczni Wydziału Kultury i Sportu oraz Wydziału Inwestycji Miejskich
|
Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej t. j. z 2001 r. (Dz. U. Nr 13 poz. 123 z późn. zm.).
- Ustawa z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (Dz. U. 1997 r. Nr 6, poz. 24 z późn. zm.).
Cel kontroli
Celem kontroli było zbadanie prawidłowości wydatkowania dotacji otrzymanej z Urzędu Miasta Opola oraz wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na budowę Muzeum Polskiej Piosenki.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
W zakresie wydatkowania środków otrzymanych w ramach dotacji
Na podstawie ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola ustalono kwotę dotacji przekazanej do jednostki kontrolowanej na działalność w latach 2009-2013 r. Zapoznano się z danymi wykazanymi w złożonej informacji o wykonaniu planu finansowego, rachunkiem zysków i strat oraz z uchwałą Rady Miasta Opola w sprawie zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego jednostki. Na podstawie ewidencji księgowej jednostki kontrolowanej ustalono kwoty poszczególnych rodzajów wydatków i dokonano ich analizy ze szczególnym uwzględnieniem wydatków na zakup środków trwałych.
W zakresie wydatków na budowę Muzeum Polskiej Piosenki
W Wydziale Inwestycji Miejskich ustalono wszystkie umowy dotyczące budowy Muzeum Polskiej Piosenki. Na podstawie ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola ustalono kwoty wydatków związanych z w/w budową oraz rodzaje środków trwałych zgłoszonych do ewidencji księgowej. Dokonano analizy porównawczej poniesionych wydatków pod kątem zgodności z zawartymi umowami.
Ustalenia kontroli
I. W zakresie spraw organizacyjnych
Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu zostało powołane uchwałą Nr XXI/196/07 Rady Miasta z dnia 29.11.2007 roku (akta kontroli tom I s. 4-6). Muzeum posiada osobowość prawną. Jest samorządową instytucją kultury o charakterze dokumentacyjnym, edukacyjnym i popularyzacyjnym. Muzeum działa na podstawie: Statutu Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu, Regulaminu Organizacyjnego Muzeum Polskiej Piosenki oraz innych regulaminów i zarządzeń wewnętrznych. Celem Muzeum jest prowadzenie działalności dokumentacyjnej, wystawienniczej, edukacyjnej, kulturalno-oświatowej i popularyzacyjnej w zakresie polskiej piosenki. Muzeum realizuje cele poprzez:
- gromadzenie, dokumentowanie, archiwizowanie, konserwowanie, digitalizowanie i naukowe opracowywanie zbiorów i materiałów dotyczących polskiej piosenki, w tym: nagrań w formie zapisu fonograficznego, audiowizualnego, nutowego i elektronicznego, fotografii, wspomnień, relacji, wywiadów i pamiątek związanych z twórcami polskiej piosenki, dokumentacji i pamiątek dotyczących Krajowego Festiwalu Polskiej Piosenki w Opolu,
- inwentaryzowanie i katalogowanie zgromadzonych zbiorów,
- organizowanie wystaw czasowych,
- przechowywanie zgromadzonych zbiorów w warunkach zapewniających im zachowanie właściwego stanu bezpieczeństwa i magazynowanie ich w sposób dostępny do celów naukowych i wystawienniczych,
- prowadzenie działalności wydawniczej: publikowanie albumów, katalogów, informatorów, plakatów, wydawnictw popularnonaukowych i okazjonalnych dotyczących problematyki polskiej piosenki,
- prowadzenie działalności kulturalno-oświatowej,
- współdziałanie z placówkami kulturalnymi w zakresie popularyzacji polskiej piosenki,
- prowadzenie działalności edukacyjnej,
- prowadzenie wirtualnego Muzeum w Internecie.
W prowadzonym przez Urząd Miasta Opola rejestrze instytucji kultury Muzeum wpisane jest pod nr RIK 5/2012 (akta kontroli tom I s. 7).
Aktualnie siedzibą jednostki jest lokal użytkowy położony w Opolu przy Placu Kopernika 1-2 składający się z 13 pomieszczeń o powierzchni 203,31 m². Umowa najmu tego lokalu została zawarta przez Muzeum z Urzędem Miasta Opola w dniu 20.09.2009 r. (akta kontroli tom I s. 8-10). Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola wynika, że w 2010 r. wydatki na realizowany przez Wydział Lokalowy remont tych pomieszczeń wyniosły 135.188,20 zł (akta kontroli tom I s. 22).
Od 27.05.2013 r. dyrektorem kontrolowanej jednostki jest pan Jarosław Wasik (akta kontroli tom I s. 11 Poprzednio funkcję dyrektora Muzeum pełnili pani Małgorzata Klasicka oraz pan Rafał Poliwoda.(akta kontroli tom I s.12). Głównym księgowym jest pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) zatrudniona na tym stanowisku od 02.03.2009 r., początkowo w wymiarze ¼ etatu, a od 01.04.2009 r. w pełnym wymiarze czasu pracy (akta kontroli tom I s. 15-17).
Na dzień 31.08.2013 r. w jednostce zatrudnionych było 9 osób na 9 etatach (akta kontroli tom I s. 18).
Spisu z natury środków trwałych dokonano w dniach 10-11.01.2013 r. Arkusz spisu z natury zawiera 49 pozycji o łącznej wartości 170.046,86 zł (akta kontroli tom I s. 20-21). Największe pozycje pod względem wartości stanowią:
- sieć komputerowa o wartości 28.008,76 zł,
- regały przesuwane o wartości 29.000,00 zł,
- system alarmowo-monitorujący o wartości 5.875,00 zł,
- telewizor o wartości 5.338,00 zł.
II. W zakresie wydatkowania środków otrzymanych w ramach dotacji oraz środków własnych w latach 2009-2013
Rok 2009
Z układu wykonawczego oraz z ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola wynika, że w 2009 r. wydatki kontrolowanej jednostki ze środków przekazanych w ramach dotacji podmiotowej wyniosły ogółem 550.000,00 zł. Ponadto z ewidencji tej wynika, że w 2009 r. jednostka otrzymała dotację celową w paragrafie 6220 w kwocie 49.999,26 zł (akta kontroli tom I s. 28-29). Otrzymane środki jednostka kontrolowana ujęła w ewidencji księgowej (akta kontroli tom I s. 24, 28).
W dniu 08.01.2010 r. jednostka sporządziła rozliczenie otrzymanych środków i wydatków budżetowych za 2009 r., które przekazała do Wydziału Kultury i Sportu. Z rozliczenia wynika, że wydatki wyniosły ogółem 485.906,81 zł, w tym wydatki inwestycyjne w kwocie 49.999,26 zł oraz pozostałe wydatki w kwocie 435.907,55 zł. Stan środków na koniec roku wynosił 114.092,45 zł (akta kontroli tom I s. 30 ). Stan ten jest zgodny z wyciągiem bankowym nr 12 z dnia 31.12.2009 – 113.007,79 zł oraz z raportem kasowym nr RK/KASA/2009/12/0001 za okres 01-31.12.2009 – 1 084,66 zł.
Uchwałą Nr LXIX/713/10 z dnia 24.06.2010 r. Rada Miasta Opola zatwierdziła roczne sprawozdanie finansowe jednostki sporządzone na dzień 31 grudnia 2009 r. składające się z bilansu zamykającego się po stronie aktywów i pasywów sumą bilansową 158.721,68 zł, z rachunku zysków i strat wykazującego zysk netto w wysokości 83.653,17 zł (akta kontroli tom I s. 31).
Z analizy kont księgowych zespołu 400 wynika, że koszty ogółem wyniosły 479.583,29 zł (akta kontroli tom I s. 29). Największe pozycje kosztów dotyczyły:
- wynagrodzeń, składek ZUS i FP – 210.879,77 zł,
- zakupu rekwizytów, sprzętu i mebli do ekspozycji pamiątek – 45.106,30 zł,
- usług związanych z reklamą i pro
mocją – 27.362,36 zł,
- usług prawnych – 27.500,00 zł,
- zakupu materiałów promocyjnych i reklamowych – 11.490,84 zł,
- pozostałych usług – 18.557,03 zł.
Na koszty zakupu pozostałych usług składały się między innymi koszty:
- spotkania rady programowej - 805,00 zł,
- wernisażu wystawy - 684,70 zł,
- aranżacja wystawy” Grunt to bunt” – 3.500,18 zł,
- organizacji akcji zbierania pamiątek – 4.494,00 zł,
- wynajmu studia A. Osieckiej w Warszawie – 5.176,08 zł,
- druku papieru firmowego i wizytówek -1.469,49 zł.
Rok 2010
Z układu wykonawczego oraz z ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola wynika, że w 2010 r. wydatki kontrolowanej jednostki ze środków przekazanych w ramach dotacji podmiotowej wyniosły ogółem 880.000,00 zł (akta kontroli tom I s. 32). Otrzymane środki jednostka kontrolowana ujęła w ewidencji księgowej (akta kontroli tom I s. 34).
W dniu 14.01.2011 r. jednostka sporządziła rozliczenie otrzymanych środków i wydatków budżetowych za 2010 r., które przekazała do Wydziału Kultury i Sportu. Z rozliczenia wynika, że stan środków na początek roku wynosił 114.092,45 zł, a wpływy z innych źródeł wyniosły 20.272,64 zł. Wydatki wyniosły ogółem 759.990,55 zł. Stan środków na koniec roku wynosił 254.374,54 zł (akta kontroli tom I s. 35). Stan ten jest zgodny z wyciągiem bankowym nr 12/2010 z dnia 31.12.2010 r. – 254 026,28 zł oraz raportem kasowym nr RK/KASA/2010/12/0001 za okres 01-31.12.2010 r. – 348,26 zł.
Uchwałą Nr XI/155/11 z dnia 30.06.2011 r. Rada Miasta Opola zatwierdziła roczne sprawozdanie finansowe jednostki sporządzone na dzień 31 grudnia 2010 r. składające się z bilansu zamykającego się po stronie aktywów i pasywów sumą bilansową 395.755,57 zł, z rachunku zysków i strat wykazującego zysk netto w wysokości 169.411,14 zł (akta kontroli tom I s. 36).
Z analizy kont księgowych zespołu 400 wynika, że koszty ogółem wyniosły 725.185,87 zł (akta kontroli tom I s. 33). Największe pozycje kosztów dotyczyły:
- wynagrodzeń, składek ZUS i FP – 322.539,80 zł,
- wynagrodzeń z tytułu umów zleceń i o dzieło – 55.275,36 zł,
- usług związanych z organizacją imprez kulturalnych – 54.815,85 zł,
- usług prawnych – 30.000,00 zł,
- usług związanych z reklamą i promocją -27.410,36 zł,
- usług artystów, udział w imprezach kulturalnych – 24.000,00 zł,
- zakupu sprzętu i mebli – 22.668,78 zł,
- zakup materiałów promocyjnych i reklamowych – 14.150,65 zł.
Koszty wynagrodzeń z tytułu umów zleceń i o dzieło dotyczyły 38 umów zawartych na różne imprezy organizowane w ramach działalności statutowej, konkursów na koncepcję ekspozycji stałej, usług informatycznych i prac gospodarczych.
Rok 2011
Z układu wykonawczego oraz z ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola wynika, że w 2011 r. wydatki kontrolowanej jednostki ze środków przekazanych w ramach dotacji podmiotowej wyniosły ogółem 924.191,00 zł. Otrzymane środki jednostka kontrolowana ujęła w ewidencji księgowej (akta kontroli tom I s. 37).
W dniu 04.01.2012 r. jednostka sporządziła rozliczenie otrzymanych środków i wydatków budżetowych za 2011 r., które przekazała do Wydziału Kultury i Sportu. Z rozliczenia wynika, że dochody własne wyniosły 4.327,72 zł. Wydatki wyniosły ogółem 809.396,05 zł. Stan środków na koniec roku wynosił 373.497,21 zł, a stan zobowiązań 26.370,52 zł (akta kontroli tom I s. 41). Stan ten jest zgodny z wyciągiem bankowym nr 12/2011 z dnia 31.12.2011 – 370 657,08 zł oraz raportem kasowym nr RK/KASA/2011/12/0001 za okres 01-31.12.2011 – 2 840,13 zł.
Uchwałą Nr XXVIII/423/12 z dnia 28.06.2012 r. Rada Miasta Opola zatwierdziła roczne sprawozdanie finansowe jednostki sporządzone na dzień 31 grudnia 2011 r. składające się z bilansu zamykającego się po stronie aktywów i pasywów sumą bilansową 595.514,65 zł, z rachunku zysków i strat wykazującego zysk netto w wysokości 116.360,31 zł (akta kontroli tom I s. 42).
Z analizy kont księgowych zespołu 400 wynika, że koszty ogółem wyniosły 815.847,13 zł (akta kontroli tom I s. 38). Największe pozycje kosztów dotyczyły:
- wynagrodzeń, składek ZUS i FP – 437.869,57 zł,
- wynagrodzeń z tytułu umów zleceń i o dzieło – 64.881,99 zł,
- nagród – 40.000,00 zł,
- usług związanych z organizacją imprez kulturalnych – 36.946,25 zł,
- usług prawnych – 30.243,46 zł,
- usług artystów, udział w imprezach kulturalnych – 28.549,00 zł,
- zakupu materiałów promocyjnych i reklamowych – 23.285,11 zł.
Koszty wynagrodzeń z tytułu umów zleceń i o dzieło dotyczyły 39 umów zawartych na różne imprezy organizowane w ramach działalności statutowej, konkursów na koncepcję i konsultacje ekspozycji stałej, usług informatycznych i prac gospodarczych, szkoleń bhp oraz kosztów Rady Muzeum.
Rok 2012
Z układu wykonawczego oraz z ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola wynika, że w 2012 r. wydatki kontrolowanej jednostki ze środków przekazanych w ramach dotacji podmiotowej wyniosły ogółem 824.800,00 zł. Otrzymane środki jednostka kontrolowana ujęła w ewidencji księgowej (akta kontroli tom I s. 43).
W dniu 10.01.2013 r. jednostka sporządziła rozliczenie otrzymanych środków i wydatków budżetowych za 2012 r., które przekazała do Wydziału Kultury i Sportu. Z rozliczenia wynika, że dochody z innych źródeł wyniosły 15.531,91 zł. Wydatki wyniosły ogółem 1.061.551,56 zł. Stan środków na koniec roku wynosił 152.277,56 zł, a stan zobowiązań 34.177,87 zł (akta kontroli tom I s. 47). Stan ten jest zgodny z wyciągiem bankowym nr 12/2012 z dnia 31.12.2012 – 150 064,83 zł oraz raportem kasowym nr RK/KASA/2012/12/0001 za okres 01-31.12.2012 – 2 212,73 zł.
Uchwałą Nr XLIII/674/13 z dnia 27.06.2013 r. Rada Miasta Opola zatwierdziła roczne sprawozdanie finansowe jednostki sporządzone na dzień 31 grudnia 2012 r. składające się z bilansu zamykającego się po stronie aktywów i pasywów sumą bilansową 492.649,92 zł, z rachunku zysków i strat wykazującego stratę netto w wysokości 137.376,39 zł (akta kontroli tom I s. 48).
Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że strata ta jest wynikiem nie osiągnięcia przychodów w pozycji dotacja podmiotowa organizatora. Wg przyznanej dotacji na rok 2012 Muzeum winno otrzymać kwotę 1.094 600,00 zł. a otrzymało tylko 824 800,00 zł. Generowane koszty roku 2012 częściowo pokryte zostały środkami posiadanymi na koncie w dniu 01.01.2012 r.
Z analizy kont księgowych zespołu 400 wynika, że koszty ogółem wyniosły 978.020,82 zł (akta kontroli tom I s. 44-45). Największe pozycje kosztów dotyczyły:
- wynagrodzeń, składek ZUS i FP – 527.208,16 zł,
- wynagrodzeń z tytułu umów zleceń i o dzieło – 126.860,51 zł,
- usług związanych z organizacją imprez kulturalnych – 73.605,66 zł,
- usług prawnych – 30.245,88 zł,
- opłat za wynajem pomieszczeń biurowych – 16.898,42 zł.
Koszty wynagrodzeń z tytułu umów zleceń i o dzieło dotyczyły 58 umów zawartych na różne imprezy organizowane w ramach działalności statutowej, konsultacji ekspozycji stałej, usług informatycznych, prac gospodarczych, szkoleń bhp, kosztów Rady Muzeum, doradztwa, oceny warunków przechowywania muzealiów oraz umów licencyjnych (prawa autorskie).
Rok 2013
Z układu wykonawczego oraz z ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola wynika, że wydatki kontrolowanej jednostki ze środków przekazanych w ramach dotacji podmiotowej za okres od stycznia do sierpnia 2013 r. wyniosły ogółem 794.000,00 zł (akta kontroli tom I s. 2-3). Otrzymane środki jednostka kontrolowana ujęła w ewidencji księgowej (akta kontroli tom I s. 49).
W dniu 05.09.2013 r. jednostka sporządziła rozliczenie otrzymanych środków i wydatków budżetowych za osiem miesięcy 2013 r., które przekazała do Wydziału Kultury i Sportu. Z rozliczenia wynika, że dochody z innych źródeł wyniosły 3.107,92 zł. Wydatki wyniosły ogółem 822.987,56 zł, stan środków na koniec okresu wynosił 126.397,92 zł, a zobowiązania 47.203,51 zł (akta kontroli tom I s. 53). Stan środków jest zgodny z wyciągiem bankowym za okres 01-31.08.2013 – 122.920,84 zł oraz raportem kasowym nr RK/KASA/2013/08/0001 za ten sam okres– 3.477,08 zł.
Z analizy kont księgowych zespołu 400 wynika, że koszty ogółem wyniosły 857.508,97 zł (akta kontroli tom I s. 50-56). Największe pozycje kosztów dotyczyły:
- wynagrodzeń, składek ZUS i FP – 425.497,53 zł,
- usług związanych z organizacją imprez kulturalnych – 112.930,17 zł,
- wynagrodzeń z tytułu umów zleceń i o dzieło – 76.135,67 zł,
- zakupu rekwizytów, sprzętu i mebli do ekspozycji pamiątek – 27.644,50 zł,
- usług związanych z reklamą i promocją – 18.374,91 zł,
- usług prawnych – 20.162,16 zł,
- ubezpieczeń majątkowych i innych – 19.570,00 zł
- usług artystów, udział w imprezach kulturalnych – 18.000,00 zł.
Koszty wynagrodzeń z tytułu umów zleceń i o dzieło dotyczyły 38 umów zawartych na różne imprezy organizowane w ramach działalności statutowej, usług informatycznych, prac gospodarczych, szkoleń bhp, umów licencyjnych (prawa autorskie) oraz wykonania statuetki – „Ikona Festiwalu”.
Na okoliczność różnic między wydatkami wykazanymi w sprawozdaniach do Urzędu Miasta Opole a kosztami zaksięgowanymi na kontach w latach 2009 r. – 2013 r. główna księgowa złożyła następujące wyjaśnienie:
- faktury księgowane w danym roku, nie zawsze są zapłacone, gdyż termin płatności przypada na styczeń przyszłego roku, są więc w kosztach i zobowiązaniach danego roku natomiast nie ma ich w wydatkach,
- płatności ujęte w wydatkach danego roku nie zawsze są kosztami danego roku ponieważ przechodzą na dany rok jako zobowiązania z roku ubiegłego,
- zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych – jest w wydatkach jeśli faktury są zapłacone, natomiast w kosztach jest tylko część zamortyzowana w danym roku,
- wypłata zaliczki - jest wydatkiem a nie jest kosztem,
- księgowanie faktur usług dotyczących dwóch lub więcej lat jest dokonywane poprzez konto rozliczeń międzyokresowych kosztów, jest w całości wydatkiem danego roku natomiast kosztem w dwóch lub więcej latach.
III. W zakresie zawartych umów i pozostałych wydatków na budowę Muzeum Polskiej Piosenki
III.1. Umowa nr Rb/803/2009 z dnia 06.07.2009 r. (akta kontroli tom I s. 57a-60).
Zawarta z firmą (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) na wykonanie dokumentacji technicznej na budowę Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu w zakresie zmiany projektu budynku obsługi widzów opracowanego w ramach „Utworzenia Narodowego Centrum Polskiej Piosenki poprzez przebudowę Amfiteatru Tysiąclecia w Opolu”. Część I umowy dotyczyła dokumentacji na przebudowę amfiteatru, a II część dotyczyła wykonania projektu architektury wnętrz Muzeum Polskiej Piosenki. Wartość zamówienia wyniosła 305.000,00 zł, po 152.500,00 zł na każdą część. Dokumentację dotycząca części I sporządzono w dniu 12.10.2009 r. Zapłaty kwoty 152.500,00 zł dokonano przelewem w dniu 11.12.2009 r. (akta kontroli tom I s. 66-70).
Po wykonaniu powyższej dokumentacji został ogłoszony przetarg i zawarta umowa nr Rb/730/2009 z dnia 18.06.2009 r. na utworzenie Narodowego Centrum Polskiej Piosenki poprzez przebudowę amfiteatru w terminie do 30.04.2011 r. na łączną kwotę 27.486.200,66 zł.
Natomiast termin wykonania części II dotyczącej dokumentacji muzeum ustalono do 30.11.2010 r. Do części II sporządzono 5 niżej wymienionych aneksów:
- nr 1 z dnia 30.11.2010 r.,
- nr 1/2001 z dnia 29.06.2011 r.,
- nr 1/2012 z dnia 14.02.2012 r.,
- nr 2/2012 z dnia 23.07.2012 r.,
- nr 3/2012 z dnia 10.08.2012 r.
Aneksy dotyczyły między innymi zmiany stawek VAT oraz przesunięcia terminów realizacji zadania (akta kontroli tom I s. 61-65). Z aneksu nr 3/2012 wynika, że ostateczny termin opracowania koncepcji wystawy stałej Muzeum Polskiej Piosenki wyznaczono na dzień 31.10.2012 r. Dokumentację dotycząca części II sporządzono w dniach 28.07.2011 r. i 19.11.2012 r. Zapłaty dokonano przelewami w dniu 22.09.2011 r. – 76.875,00 zł i w dniu 18.12.2012 r. - 76.875,00 zł (akta kontroli tom I s. 73, 78).
Realizatorem obu powyższych zadań budżetowych był Wydział Inwestycji Miejskich Urzędu Miasta Opola.
III.2. Umowa nr Rb/259/2010 z dnia 10.03.2010 r. (akta kontroli tom I s. 80-81)
Powyższa umowa została zawarta w trakcie realizacji umowy nr Rb/730/2009 z dnia 18.06.2009 r. na utworzenie Narodowego Centrum Polskiej Piosenki poprzez przebudowę amfiteatru. Dotyczyła zlecenia temu samemu wykonawcy, w ramach powyższego zadania wykonania robót dodatkowych pn. „Budowa Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu”. Termin wykonania zadania ustalono na dzień 30.04.2011 r. a wynagrodzenie na kwotę 1.370.000,00 zł. Do umowy sporządzono 2 aneksy: nr 1/2010 z dnia 26.08.2010 r. dotyczący zmiany nazewnictwa oraz nr 1/2011 z dnia 27.01.2011 r. dotyczący zmiany podatku VAT (akta kontroli tom I s. 79). Ostatecznego odbioru robót dokonano w dniu 19.05.2011 r. Ogółem wystawiono 7 faktur. Łączna wartość robót po zmianie podatku VAT wyniosła 1.377.169,92 zł.
Realizatorem tego zadania budżetowego był Wydział Inwestycji Miejskich Urzędu Miasta Opola.
III.3. Umowa nr Rb/155/2011 z dnia 04.03.2011 r. (akta kontroli tom I s. 89-91)
Powyższa umowa została zawarta na dostawę i montaż sprzętu nagłaśniającego wraz z okablowaniem w ramach zadania pn. „Budowa Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu”. Termin wykonania zadania ustalono na dzień 26.04.2011 r. a wynagrodzenie na kwotę 998.073,66 zł. Ostatecznego odbioru dokonano w dniu 10.05.2011 r. Sprzęt został umieszczony na zewnętrznych ścianach muzeum i w pomieszczeniach amfiteatru oraz ujęty w ewidencji środków trwałych Urzędu Miasta Opola (akta kontroli tom I s. 92). Realizatorem tego zadania budżetowego był Wydział Inwestycji Miejskich Urzędu Miasta Opola.
III.4. Umowa nr Rb/291/2013 z dnia 15.03.2013 r. (akta kontroli tom I s. 93-95)
Powyższa umowa została zawarta na wykonanie inwestycji pn. „Budowa Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu”. Termin wykonania zadania ustalono na 6 miesięcy od zawarcia umowy, a wynagrodzenie na kwotę 5.774.575,69 zł. Aneksem nr 1/2013 z dnia 09.09.2013 r. termin wykonania inwestycji ustalono na dzień 16.12.2013 r. (akta kontroli tom I s. 96). Do dnia sporządzenia niniejszego protokołu dokonano 7 odbiorów cząstkowych robót i wystawiono faktury na łączną kwotę 3.007.450,96 zł. W dniu 28.10.2013 r. z tym samym wykonawcą zawarto umowę nr Rb/1256/2013 na wykonanie robót dodatkowych realizowanych w ramach zadania pn. „Budowa Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu”, na kwotę 81.733,52 zł. Konieczność wykonania robót dodatkowych wynikała z protokołu konieczności z dnia 14.10.2013 r. Termin wykonania robót dodatkowych ustalono również na dzień 16.12.2013 r. (akta kontroli tom I s. 97-98). Do dnia sporządzenia niniejszego protokołu dokonano 1 odbioru cząstkowego robót i wystawiono fakturę na kwotę 65.386,79 zł.
Realizatorem tego zadania budżetowego jest Wydział Inwestycji Miejskich Urzędu Miasta Opola.
III.5. Umowa nr 1/12/2011 z dnia 28.12.2011 r. (akta kontroli tom I s. 99-105)
Powyższa umowa została zawarta przez Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu na wykonanie pełnej dokumentacji projektowo-kosztorysowej ekspozycji stałej Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu. Termin wykonania zadania ustalono na dzień 31.12.2012 r., a wynagrodzenie na kwotę 244.770,00 zł.
Dotychczas zadanie nie zostało wykonane i zagwarantowane w budżecie środki nie zostały wydatkowane.
Z notatki sporządzonej przez naczelnika Wydziału Kultury Sportu i Turystyki wynika, że w dniu 17.10.2013 r. w siedzibie Muzeum Polskiej Piosenki w Opolu odbyło się spotkanie z wykonawcą zadania. Na spotkaniu Projektantka zadeklarowała, że jest w stanie do końca kwietnia 2014 r. oddać skończony projekt wraz z kosztorysami branżowymi (akta kontroli tom I s. 108-109).
Ponadto z wyjaśnień naczelnika w/w wydziału wynika, że w dniu 30.10.2013 r. w wyniku ustnych uzgodnień z projektantką sporządzony został aneks nr 1/2013 do umowy, który został przesłany do wykonawcy celem jego podpisania (akta kontroli tom I s. 110-114).
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi jednostki kontrolowanej.
Zgodnie z pkt. 42-45 rozdziału III procedur kontroli instytucjonalnej stanowiących załącznik do zarządzenia wewnętrznego nr KWiA-I.0142.00003.2012 Naczelnika Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu z dnia 30 maja 2012 r.: - w uproszczonym postępowaniu kontrolnym wnoszone uwagi i zastrzeżenia ujmowane są bezpośrednio w protokole kontroli. Wersja przedstawiona kierownikowi jednostki kontrolowanej jest wersją ostateczną. Naczelnik Wydziału zatwierdza protokół z uproszczonego postępowania kontrolnego i podpisuje go. W uproszczonym postępowaniu kontrolnym nie przygotowuje się wniosków pokontrolnych. Prezydent zapoznaje się z jej wynikami bezpośrednio z protokołu kontroli. Akceptacja wyników kontroli przez Prezydenta stanowi podstawę do sformułowania zaleceń.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny (podpisy)
Data: ……………………………….
|
|
Zatwierdził: (Naczelnik Wydziału)
Data:
|
Akceptuję: (Prezydent)
Data:
|
