Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji wydatków i sporządzanych sprawozdań.
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora szkoły. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
Zespół Szkół Zawodowych nr 4 im. Bronisława Koraszewskiego w Opolu funkcjonuje od dnia 1 maja 1999 r., na podstawie Uchwały Nr VIII/114/99 Rady Miasta Opola z dnia 22 kwietnia 1999 r. w sprawiew sprawie dostosowania aktów założycielskich publicznych szkół ponadpodstawowych, działających na terenie miasta Opola, do obowiązujących przepisów prawaprawa(akta kontroli Nr 08/35/I/4-11). Siedzibą szkoły jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Hallera 4, którą Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd (akta kontroli Nr 08/35/I/12-22).
W okresie objętym kontrolą dyrektorem szkoły była pani Bożena Czapska-Czoch powołana na to stanowisko na okres od 01 września 2007 r. do 31 sierpnia 2012 r. (akta kontroli Nr 08/23-24).
Wewnętrzne regulacje prawne dotyczące funkcjonowania gospodarki finansowo-księgowej w kontrolowanej jednostce to:
Strukturę zatrudnienia w 2007 r. w przeliczeniu na etaty przedstawiono na wykresie nr 1.
Zatrudnienie w ZSZ nr 4 - 2007 r.
|
VI. Realizacja planu rzeczowo-finansowego
VI. 1. Dochody budżetowe w 2007 r.
W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych szkoły za rok 2007(akta kontroli 08/35/I/28).
Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 131,87 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu Rb-27S kwota dotyczyła wygenerowanych na rachunku bankowym odsetek. Powyższe środki zostały przekazane na rachunek bankowy Urzędu Miasta Opola w dniu 28.05.2007 r. (akta kontroli Nr 08/35/I/).
VI. 2. Wydatki budżetowe w 2007 r.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym środków budżetowych na dzień 31.12.2007 r. wynosił – „0”(akta kontroli Nr 08/35/I/41).
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność szkoły w 2007 r. wynosiła: 4.065.576,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 4.054609,04 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 10.396,96 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 27.12.2007 r. (akta kontroli Nr 08/35/I/36-40).
W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych na działalność szkoły za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/35/I/32-33). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej szkoły wynika, że dokonywane wydatki dotyczące szkoły zostały zaewidencjonowane w dwudziestu dwóch paragrafach.
Ustalono, że największą pozycję wydatków budżetowych stanowiły wynagrodzenia oraz pochodne od wynagrodzeń. Łączna kwota tych wydatków wyniosła 3.521.017,13 zł. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym (akta kontroli Nr 08/35/I/32-33).
W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo(akta kontroli Nr 08/35/I/54):
Ø nagrody jubileuszowe dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø odprawy emerytalne dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø odprawę z tytułu rozwiązania stosunku pracy (art. 20 KN) w kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł.
Ustalono, że w jednym przypadku dokonano jednocześnie wypłaty odprawy emerytalnej (akta kontroli Nr 08/35/I/118) oraz odprawy z tytułu rozwiązania stosunku pracy (art. 20 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela). Prawo do wyżej wymienionych świadczeń zostało ustalone w Wydziale Oświaty. Z upoważnienia Prezydenta Miasta pismo nr Oś.K.II.1130-42/07 z dnia 28.05.2007 r. podpisał Z-ca Prezydenta pan Arkadiusz Karbowiak.
Zespół kontrolny poddał analizie piętnaście wyciągów bankowych środków budżetowych za czerwiec 2008 r. (od nr 73 do nr 87). Ustalono, że wpływy na rachunek bankowy stanowiły wyłącznie środki przekazane przez Urząd Miasta Opola oraz skapitalizowane odsetki, natomiast z rachunku przelewane były środki na wynagrodzenia, potrącenia oraz pochodne od wynagrodzeń, odpis na ZFŚS, dodatki szkoleniowe dla instruktorów praktycznej nauki zawodu (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 1 lipca 2002 r. w sprawie praktycznej nauki zawodu, Dz. U. Nr 113 poz. 988) oraz zapłaty za zakupione usługi i materiały.
Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac w 2007 r. W kontrolowanej jednostce sporządzono 70 list płac. Ustalono, że są one sporządzane odrębnie dla pracowników administracji i obsługi oraz nauczycieli.
Listy płac są sporządzane przy pomocy programu firmy Agropin, zawierają okres za jaki dokonano wypłaty, łączną kwotę do wypłaty, nazwisko i imię pracownika, wynagrodzenie brutto każdej osoby z wyszczególnieniem wszystkich składników wynagrodzeń. Listy płac są podpisane przez samodzielnego referenta ds. płac, sekretarza szkoły wykonującego czynności kadrowe, głównego księgowego oraz dyrektora jednostki.
Ustalono, iż nauczyciele zatrudnieni w szkole otrzymywali wynagrodzenie w pierwszym dniu roboczym miesiąca, natomiast pracownicy administracyjni oraz obsługa otrzymywali wynagrodzenia na koniec miesiąca.
Ponadto strona kontrolująca sprawdziła prawidłowość naliczania płac dla pięciu pracowników obsługi wykazanych w tabeli nr 3 (akta kontroli Nr 08/35/I/55).
Tabela nr 3
|
Lp.
|
Imię i nazwisko
|
Stanowisko
|
Kategoria zaszeregowania wg angażu
|
Kategoria zaszeregowania wg Rozporządzenia*
|
Liczba punktów wg angażu
|
Liczba punktów wg Rozporządzenia*
|
Wymiar etatu
|
|
1
|
(akta kontroli Nr 08/35/I/55)
|
(akta kontroli Nr 08/35/I/55)
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
|
3
|
|
4
|
|
5
|
|
6
|
* Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.)
Podczas czynności kontrolnych sprawdzono, czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.
Strona kontrolująca dokonała również analizy wynagrodzeń oraz przelewów sześciu pracowników szkoły:
- dyrekcja (1 osoba),
- administracja (5 osób).
Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń ze sporządzonymi listami płac. Następnie porównano wynagrodzenia „do wypłaty” z listy płac z dokonanymi przelewami. W badaniu zastosowano technikę porównania bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu. Zestawienie wynagrodzeń sześciu pracowników kontrolowanej jednostki za okres od stycznia do czerwca 2008 r. przedstawiono w tabeli nr 4.
Tabel nr 4
|
Lp.
|
Imię i nazwisko
|
01/2008
|
02/2008
|
03/2008
|
04/2008
|
05/2008
|
06/2008
|
|
1
|
(akta kontroli Nr 08/35/I/56)
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
|
3
|
|
4
|
|
5
|
|
6
|
W trakcie badania stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi z wyciągów bankowych.
VII. Zobowiązania i należności – środki budżetowe
Zespół kontrolny poddał sprawdzeniu salda kont rozrachunkowych środków budżetowych na dzień 31 grudnia 2007 r. występujących w ewidencji badanej jednostki, a także prawidłowość ewidencji operacji na kontach rozrachunkowych (akta kontroli Nr 08/35/I/59-73).
Na dzień 31 grudnia 2007 r. wystąpiły następujące salda na kontach rozrachunkowych:
Ø konto 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami po stronie zobowiązań wykazano kwotę 3.265,09 zł, która dotyczyła zakupionej energii cieplnej. W wyniku kontroli ustalono, że 21.01.2008 r. zobowiązanie zostało uregulowane.
Ø konto 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych – saldo wykazywało 0.
Ø konto 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych – saldo wykazywało 0.
Ø konto 225 - Rozrachunki z budżetami – saldo wykazywało 0.
Ø konto 229 - Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne po stronie zobowiązań wykazano kwotę 37.794,51 zł, z czego:
- 32.624,40 zł dotyczyło składek ZUS z naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
- 5.170,11 zł dotyczyło składek na Fundusz Pracy z naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego.
Zespół kontrolny ustalił, że w dniu 25.02.2008 r. zobowiązania zostały uregulowane.
Ø konto 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń – po stronie „Ma” wykazano kwotę 211.025,02 zł oznaczającą stan zobowiązań badanej jednostki wobec pracowników tytułem dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Zobowiązania zostały uregulowane 25.02.2008 r.
Ø konto 234 - Rozrachunki z pracownikami – saldo wykazywało 0.
Ø konto 240 - Pozostałe rozrachunki – saldo wykazywało 0.
Występujące zobowiązania na koniec 2007 r. zinwentaryzowano w drodze weryfikacji salda. Zespół kontrolny do prawidłowości wykazanych sald uwag nie wniósł.
VIII. Gospodarowanie dochodami własnymi w I półroczu 2008 r.
Źródła dochodów własnych oraz sposób ich przeznaczenia określone zostały w uchwale nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków dochodów własnych na rachunku bankowym na dzień:
- 01.01.2008 r. wynosił 6.264,78 zł (akta kontroli Nr 08/35/I/74).
- 30.06.2008 r. wynosił 2.265,50 zł (akta kontroli Nr 08/35/I/75-76).
Salda z wyciągów bankowych są zgodne ze sprawozdaniem RB-34 za I półrocze 2008 r.
VIII. 1 . Źródła dochodów własnych
Ustalono, że w kontrolowanym zespole środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie przychodów dochodów własnych w I półroczu 2008 r. wyniosło ogółem 14.768,48 zł (akta kontroli Nr 08/35/I/77-78). Na kwotę tę składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego – 6.264,78 zł,
Ø dochody – 8.503,70 zł.
Powyższe dochody uzyskano w pięciu paragrafach tj.:
Ø paragraf 069 „Wpływy z różnych opłat” – 917,00 zł,
Ø paragraf 075 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych …” - 2.508,50 zł,
Ø paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 4.405,90 zł,
Ø paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 169,09 zł,
Ø Paragraf 097 „Wpływy z różnych dochodów” - 403,21 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się m.in.:
Ø odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym,
Ø opłaty za duplikaty dokumentów,
Ø opłaty z tytułu najmu pomieszczeń,
Ø opłaty za usługi kserograficzne,
Ø odszkodowanie z tytułu powstałych szkód w mieniu szkoły.
W okresie od stycznia do czerwca 2008 r. w kontrolowanej szkole zostały zawarte cztery umowy o oddanie części nieruchomości w najem. Szczegółowe dane dotyczące ww. umów przedstawiono w tabeli nr 5.
Tabela nr 5
|
Lp.
|
Nazwa podmiotu, któremu oddano część nieruchomości
|
Cel na jaki wykorzystywana jest oddana część nieruchomości
|
Przedmiot umowy
|
Wysokość stawki umownej
|
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
Sprzedaż produktów z urządzenia
|
ok. 1 m2
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
Reklama
|
Powierzchnia reklamowa
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
3
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
Sprzedaż produktów z urządzenia
|
ok. 1 m2
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
4
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
Nauka
|
Sala gimnastyczna
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
VIII. 2 Wydatki dochodów własnych
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 (akta kontroli Nr 08/35/I/77-78) wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych za okres od stycznia do czerwca 2008 r. wyniosły ogółem 12.502,98 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w sześciu paragrafach. W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków dwóch paragrafów.
Rozdział 80104 § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia
Wydatki ogółem wyniosły 3.723,13 zł. Dotyczyły głównie materiałów przeznaczonych do prac remontowych. W powyższym paragrafie zaewidencjonowano również zakup lodówki oraz mebli. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80104 § 4300 – Zakup usług pozostałych
Wydatki ogółem wyniosły 5.403,21 zł. Zostały zaewidencjonowane w trzech pozycjach, które dotyczyły usług wykonania mebli w łącznej kwocie 5.000,00 zł oraz szklenia drzwi w wysokości 403,21 zł. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
IX. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2007 r.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2007 r. wynosił 115.612,15 zł (akta kontroli Nr 08/35/I/0000). Stan ten jest zgodny z saldem początkowym konta 135 – rachunek ZFŚS (akta kontroli Nr 08/35/I/00000).
W 2007 r. w kontrolowanej szkole dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 162.500,00 zł. Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:
Ø 28.02.2007 – 26.300,00 zł,
Ø 12.04.2007 – 26.300,00 zł,
Ø 17.05.2007 – 65.750,00 zł ,
Ø 12.06.2007 – 30.000,00 zł,
Ø 04.09.2007 – 9.450,00 zł,
Ø 12.10.2007 – 4.700,00 zł (korekta)
RAZEM 162.500,00 (akta kontroli 08/35/I/106-114)
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w:
Ø Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Zespole Szkół Zawodowych nr 4 wprowadzonym zarządzeniem nr 19/2005 dyrektora z dnia 07 czerwca 2005 r.,
Ø w Regulaminie Zakładowego Funduszu Mieszkaniowego wprowadzonym zarządzeniem dyrektora nr 15/2006 z dnia 19 czerwca 2006 r.
Ww. regulaminy określają m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych.
Obowiązki służbowe związane z opracowywaniem wniosków oraz rozliczaniem wydatków funduszu dyrektor Zespołu powierzył wicedyrektorowi szkoły (Zarządzenie dyrektora nr 14/2000).
Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
W wyniku kontroli ustalono, że na rachunek bankowy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych środków, wpływały także spłaty pożyczek mieszkaniowych oraz odpis dla emerytów przekazany z Urzędu Miasta w wysokości 55.821,00 zł (w dniu 31.05.2007 r. - 41.866,00 oraz w dniu 28.09.2007 r. - 13.955,00 zł) (akta kontroli Nr 08/35/I/113). Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Ma) wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie dotyczyły:
Ø dofinansowania do wypoczynku pracowników oraz emerytów,
Ø dofinansowanie do wypoczynku dzieci,
Ø pożyczek mieszkaniowych,
Ø zapomóg losowych,
Ø świadczeń socjalnych (akta kontroli Nr 08/35/I/106-114).
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2007 r. wynosiło 12.980,63 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym (akta kontroli Nr 08/35/I/93).
X. Gospodarka kasowa
W kontrolowanej jednostce sprawy związane z dysponowaniem gotówką reguluje Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej i obowiązków kasjera Zespołu Szkół Zawodowych nr 4 w Opolu. Załącznik do instrukcji stanowi wykaz podpisów osób upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania dowodów księgowych.
Podczas kontroli ustalono, że gotówka z banku pobierana jest na wydatki niezbędne do bieżącej działalności szkoły. W 2008 r. zarządzeniem dyrektora nr 1/08 z dnia 2 stycznia 2008 r. zostało ustalone pogotowie kasowe w wysokości 1.000 zł. W miesiącu styczniu 2008 r. z pobranych z banku środków budżetowych zostało sporządzonych pięć raportów kasowych.
Tabela nr 6
|
Lp.
|
Nr RK
|
Data
|
Przychód
|
Rozchód
|
Stan poprzedni
|
Stan obecny
|
|
1
|
1/2008/B
|
01-03/01/2008
|
1.900,00
|
900,00
|
0
|
1000,00
|
|
2
|
2/2008/B
|
04-11/01/2008
|
7.883,36
|
7.888,36
|
1.000,00
|
1.000,00
|
|
3
|
3/2008/B
|
12/25/01/2008
|
52,02
|
52,02
|
1000,00
|
1.000,00
|
|
4
|
4/2008/B
|
26/28/01/2008
|
1.008,23
|
1.008,23
|
1.000,00
|
1.000,00
|
|
5
|
5/2008/B
|
29-31/01/2008
|
4.583,69
|
4.583,69
|
1.000,00
|
1.000,00
|
Szczegółowej kontroli poddano raport nr 5/2008/B sporządzony za okres od 29 do 31 stycznia 2008 r. Ustalono, że w dniu 30.01.2008 r. z banku została pobrana gotówka w wysokości 4.583,69 zł. Została ona rozliczona dziesięcioma dokumentami księgowymi:
Ø polecenie wypłaty na zakup materiałów - 546,91 zł
Ø faktura 1862/05 materiały - 9,75 zł
Ø faktura nr 126/08 materiały - 73,53 zł
Ø faktura 17643 - materiały - 130,94 zł
Ø faktura 13295 - szlifierka - 76,98 zł
Ø faktura 13296 - materiały - 32,22 zł
Ø plecenie wyjazdu służbowego - 33,43 zł
Ø lista płac nr 01/2008 - wynagrodzenie pracowników administracji – 1.457,53 zł
Ø lista płac nr 06/2008 - wyrównanie nagrody jubileuszowej - 191,61 zł
Ø lista płac nr 05/2008 - wynagrodzenie pracowników obsługi- 2.030,79 zł
RAZEM - 4.583,69 zł
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje:
Ø do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury i rachunki oraz potwierdzenie wypłaty z rachunku bankowego;
Ø potwierdzenie odbioru wynagrodzeń oraz wyrównania znajdowały się na listach płac;
Ø dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;
Ø faktury i rachunki opisane były pod względem celowości zakupu, podpisane pod względem formalnym, rachunkowym, zatwierdzone do wypłaty;
Ø w żadnym przypadku nie przekroczono ustalonego pogotowia kasowego.
XI. Gospodarka rzeczowymi składnikami majątku
W zakresie inwentaryzacji jednostka posługuje się Instrukcją inwentaryzacyjną Zespołu Szkół Zawodowych nr 4 w Opolu wprowadzoną zarządzeniem dyrektora nr 6/2004 z dnia 23.02.2004 r. Ww. instrukcja jest opracowana w oparciu o obowiązujące przepisy ustawy o rachunkowości.
W kontrolowanej jednostce inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych została przeprowadzona w 2006 r.
Z okazanych do kontroli dokumentów wynika, że ostatnią inwentaryzację przeprowadziła Komisja Inwentaryzacyjna powołana Zarządzeniem Dyrektora
nr 6/06 z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie inwentaryzacji rocznej. W dokumencie tym wskazano skład komisji inwentaryzacyjnej składający się z pięciu osób. Załącznikiem do ww. zarządzenia jest harmonogram czynności inwentaryzacyjnych. Dokument ten określa terminy pracy komisji inwentaryzacyjnych, podział na zespoły spisowe oraz osoby odpowiedzialne materialnie.
Przewodniczący powołanej Komisji dokonał podziału na zespoły spisowe. Fakt ten nie jest udokumentowany w materiałach przedstawionych do kontroli. Arkusze spisu z natury są ponumerowane i zawierają podpisy osób odpowiedzialnych materialnie, podpisy członków komisji i osoby dokonującej wyceny.
W trakcie spisu poszczególne zespoły spisowe dokonały przeglądu zużytych składników majątku i na tę okoliczność sporządziły protokoły zużycia, w których zawarto składniki majątkowe zużyte.
Inwentaryzacja została rozliczona pod datą 31 grudnia 2006 r. Z przeprowadzonej inwentaryzacji został sporządzony protokół, o którym mówi obowiązująca w jednostce instrukcja. W okazanych do kontroli zbiorach dokumentów inwentaryzacyjnych znajdowały się oświadczenia pisemne osób odpowiedzialnych za składniki majątku. Osoby te oświadczyły, że nie wnoszą zastrzeżeń do przeprowadzonego spisu z natury i jego udokumentowania na arkuszach spisowych. Różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono.
XII. Zamówienia publiczne
Zespół kontrolny ustalił, że w okresie objętym kontrolą szkoła nie planowała i nie ponosiła wydatków inwestycyjnych, których wykonanie wymagałoby zastosowania trybów postępowania wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych.
Przeprowadzane w 2007 r. prace remontowe nie podlegające ww. regulacji wyszczególniono w tabeli nr 7.
Tabela nr 7
|
Lp.
|
Przedmiot zamówienia
|
Wykonawca
|
Kwota zamówienia
|
Ilość zebranych ofert
|
|
1
|
Adaptowanie pomieszczenia po bufecie na salę komputerową
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
17.467,66
|
1
|
|
2
|
Instalacja elektryczna zasilania stanowisk komputerowych oraz wykonanie instalacji i montaż opraw oświetleniowych w s. 29
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
10.004,00
|
1
|
|
3
|
Modernizacja zasilania komputerowego w sali 28
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
4.270,00
|
1
|
|
4
|
Remont instalacji w sali gimnastycznej
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
1.281,00
|
1
|
|
5
|
Wykonanie okablowania i montaż kamer wraz z oprzyrządowaniem do monitoringu wizyjnego
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
15.799,00
|
1
|
Zespół kontrolny ustalił, że w jednostce podpisano pięć umów dotyczących remontu obiektu. W czterech przypadkach (pkt. 2 ÷ 5) prace dotyczyły modernizacji instalacji elektrycznej. We wszystkich tych przypadkach umowę podpisano z (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) i z Opola. Łączna kwota z podpisanych umów wyniosła 31.354,00 zł.
W jednym przypadku (pkt.1) umowa dotyczyła zmiany pomieszczeń po bufecie na salę komputerową. Koszty wykonanych prac wyniosły 17.467,66 zł.
Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, że we wszystkich przypadkach w dokumentacji znajduje się wyłącznie jedna oferta – wykonawcy, z którym następnie podpisano ww. umowy. Z ustnych wyjaśnień kierownika gospodarczego wynika, że dokonał takiego wyboru, ponieważ ww. wykonawca był polecany przez inne osoby, które wcześniej były odbiorcami jego usług.
Przeprowadzone w okresie od stycznia do września 2008 r. prace remontowe przedstawiono w tabeli nr 8.
Tabela nr 8
|
Lp.
|
Przedmiot zamówienia
|
Wykonawca
|
Kwota zamówienia
|
Ilość zebranych ofert
|
|
1
|
Remont sal lekcyjnych nr 105, 106, 109. Zabudowa wnęk na korytarzu.
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
33.672,00
|
1
|
|
2
|
Modernizacja sieci zasilania stanowisk komputerowych w czytelni
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
7.320,00
|
1
|
|
3
|
Wymiana oświetlenia w czytelni
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
732,00
|
1
|
|
4
|
Wykonanie instalacji i montaż dodatkowych gniazd zasilających w czytelni
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
902,00
|
1
|
|
5
|
Wymiana oświetlenia w salach 105, 106, 106
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
5.307,00
|
1
|
|
6
|
Usługi elektryczne
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
2.318,00
|
1
|
W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że w okresie od stycznia do września 2008 r. w kontrolowanej jednostce popisano sześć umów na prace remontowe. W jednym przypadku (pkt. 1) umowa dotyczyła przeprowadzenia remontu sal lekcyjnych. Wartość zamówienia została ustalona na 33.672,00 zł. W pięciu przypadkach (pkt. 2 ÷ 6) prace dotyczyły usług elektrycznych. We wszystkich przypadkach zadania wykonywało (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))z Opola. Stwierdzono, że tak jak w 2007 r. w dokumentacji znajduje się wyłącznie jedna oferta – wykonawcy, z którym następnie podpisano ww. umowy.
XIII. Dokumenty księgowe
Podczas kontroli ustalono, że dokumenty księgowe przechowywane są w segregatorach. Poukładane są w sposób chronologiczny. Zbadana dokumentacja prowadzona jest starannie. Dostęp do niej osobom niepowołanym jest ograniczony.
Zespół kontrolny, na podstawie kartoteki finansowej konta 130 – rachunek bankowy środków budżetowych za okres od stycznia do grudnia 2007 r., dokonał wyboru dwudziestu siedmiu dokumentów księgowych, na podstawie których dokonano wydatku powyżej 1.000 zł. Sprawdzono sposób opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. W tabeli nr 7 przedstawiono dokumenty poddane szczegółowej kontroli.
Tabela nr 7
|
Lp.
|
Nr faktury
|
Tytułem
|
Kwota (zł)
|
Data przelewu
|
Nr dok.
|
|
1
|
492490
|
Meble szkolne
|
6 486,64
|
30/08/2007
|
453
|
|
2
|
3405/07
|
Materiały
|
1 306,62
|
14/09/2007
|
482
|
|
3
|
671/MS1/02/2007
|
Wagi
|
1 122,40
|
28/02/2007
|
108
|
|
4
|
07/00518
|
Pomoce
|
2 388,15
|
29/06/2007
|
366
|
|
5
|
497624
|
Rzutnik
|
1 329,80
|
12/10/2007
|
553
|
|
6
|
972/07
|
Sprzęt sportowy
|
2 190,90
|
15/11/2007
|
626
|
|
7
|
50/2007
|
Remont sali komputerowej
|
12 200,00
|
27/07/2007
|
407
|
|
8
|
5/8/2007
|
Instalacja i oświetlenie
|
10 004,00
|
31/08/2007
|
455
|
|
9
|
2/10/2007
|
Modernizacja zasilania stacji komputer
|
4 270,00
|
09/10/2007
|
547
|
|
10
|
81/2007
|
Remont sali komputerowej
|
3 265,85
|
24/10/2007
|
583
|
|
11
|
9/10/2007
|
Remont instalacji w sali gimnastycznej
|
1 281,00
|
29/10/2007
|
599
|
|
12
|
87/2007
|
Remont sali komputerowej
|
2 001,80
|
22/11/2007
|
654
|
|
13
|
AKK/133/2007
|
Okna
|
3 432,68
|
10/12/2007
|
693
|
|
16
|
07/06/00218
|
Montaż rolet
|
3 003,64
|
28/06/2007
|
361
|
|
18
|
91/2007
|
Przegląd budynku
|
1 220,00
|
16/11/2007
|
632
|
|
19
|
24/07
|
Wykonanie mebli
|
2 915,00
|
05/12/2007
|
682
|
|
20
|
2/12/2007
|
Monitoring wizyjny
|
3 000,00
|
10/12/2007
|
693
|
|
21
|
07/0/1044
|
Rolety
|
7 242,19
|
27/12/2007
|
737
|
|
22
|
01/09/2007
|
Szkolenie BHP
|
2 550,00
|
21/09/2007
|
499
|
|
23
|
502913
|
Artykuły drukarskie
|
1 227,91
|
28/11/2007
|
664
|
|
24
|
3172/07
|
Programy komputerowe
|
2 391,20
|
28/03/2007
|
177
|
|
25
|
1698/0/07
|
Kopiarka
|
4 257,80
|
27/06/2007
|
349
|
|
26
|
3329/07
|
Serwer
|
4 042,22
|
26/07/2007
|
403
|
|
27
|
2/12/2007
|
Monitoring wizyjny
|
12 799,00
|
10/12/2007
|
693
|
W trakcie powyższego badania zespół kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane dokumenty były sprawdzone pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym. Wszystkie faktury posiadały dekretację oraz wskazanie odpowiedniego paragrafu klasyfikacji budżetowej.
XIV. System kontroli wewnętrznej
Kompleksowy system kontroli wewnętrznej w jednostce określony jest poprzez:
|
Lp.
|
Przyjęte regulacje prawne
|
Stan faktyczny
|
|
1
|
Regulamin pracy
Zespołu Szkół Zawodowych nr 4 w Opolu
|
Przyjęty w jednostce Regulamin pracy jest aktem ustalającym wewnętrzną organizację i porządek w procesie pracy oraz określającym związane z procesem pracy obowiązki pracodawcy i pracowników w Zespole Szkół Zawodowych nr 4 w Opolu. Obejmuje on obszary związane z organizacją pracy, porządkiem w pracy, czasem pracy oraz środkami dyscyplinującymi w przypadku naruszenia regulaminu. Zawiera również regulacje związane z urlopami, wynagrodzeniami oraz przepisami BHP
|
|
2
|
Zarządzenie dyrektora nr 27/2003 z dnia 18.12.2003 r. w sprawie wprowadzenia standardów kontroli wewnętrznej obowiązujące w jednostce do 11.09.2008 r.
Zarządzenie dyrektora nr 7/08/09 z dnia 12.09.2008 r. w sprawie wprowadzenia procedury kontroli finansowej
Instrukcja emisji, obiegu i kontroli dowodów księgowych w ZSZ nr 4 wprowadzona zarządzeniem dyrektora nr 28/2003 z dnia 22.12.2003 r.
|
W ramach tych regulacji opisana jest kontrola finansowo-księgowa oraz wewnętrzna kontrola merytoryczna obejmująca wszystkie zagadnienia związane z działalnością szkoły.
Załącznikiem Instrukcji emisji, obiegu i kontroli dowodów księgowych jest wykaz osób uprawnionych do podpisywania dokumentów księgowych. Ustalono, że w sprawdzaniu dokumentów biorą udział właściwe osoby.
|
|
3
|
Instrukcja przechowywania i zabezpieczania dokumentów wprowadzona zarządzeniem dyrektora nr 28/2003 z dnia 22.12.2003 r.
|
W kontrolowanej jednostce użytkowane są programy firmy ProgMan:
Ø kadry
Ø płace
Ø księgowość
Szczegółowy opis użytkowanych programów znajduje się w dokumentacji i instrukcji obsługi programu przekazanego przez firmę ProgMan Software.
|
|
4
|
Instrukcja inwentaryzacyjna Zespołu Szkół Zawodowych nr 4 w Opolu wprowadzona zarządzeniem Dyrektora nr 6/2004 z dnia 23.02.2004 r.
|
Opisano w punkcie XI protokołu
|
|
5
|
Karty czynności
|
Ustalono, że pracownicy jednostki posiadają karty stanowiskowe (czynności). Karty stanowiskowe pracy określają obowiązki, odpowiedzialność i uprawnienia zatrudnionego na danym stanowisku pracownika
|
|
6
|
Zamówienia publiczne
|
Ustalono, że w szkole nie ma opracowanych procedur dotyczących zamówień poniżej 14.000 euro. Szczegóły opisano w punkcie XII protokołu.
|
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi szkoły.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
|
2009-01-15 10:39:32 - Wnioski pokontrolne (56.50 kB)
