A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Zespół Szkół Ogólnokształcących nr 1 Publiczne Gimnazjum nr 6

KW.1711.00007.2016	Opole, 19.05.2016r.
PROTOKÓŁ KONTROLI  NR 9/16
Jednostka kontrolowana	Zespół Szkół Ogólnokształcących nr 1 Publiczne Gimnazjum nr 6 w Opolu im. Powstańców Śląskich
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	Od 23.03.2016r. do 15.04.2016r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Grzegorz Filipkowski – specjalista  w Wydziale Kontroli Wewnętrznej Tadeusz Lech - główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Przedmiot kontroli	Gospodarka finansowa oraz zawieranie umów cywilnoprawnych – zasadność i źródła finansowania.
Okres objęty kontrolą	2015r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Zofia Godlewska – Dyrektor
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:	Zofia Godlewska – Dyrektor Lidia Ostrowska – Główna księgowa

        

I. Cel kontroli

Celem kontroli było zbadanie prawidłowości:

• wydatkowania środków budżetowych,
• gospodarowania mieniem,
• zawierania umów cywilnoprawnych.

II. Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.),
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.),
3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119 z późn. zm.)
4. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r., poz. 111 z późn, zm.),
5. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. z 2014 r. poz. 191 z późn. zm.),
6. Ustawa z dnia 5 grudnia 2014 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z realizacją ustawy budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1877)
7. Ustawa budżetowa na 2012 r. z dnia 2 marca 2012 r. (Dz. U. z 2012 r. poz. 273)
8. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2014 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1858)
9. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 1774 z późn. zm.)

III. Kryteria

1. Ustawa o finansach publicznych:
   1. art. 39 ust. 1 – Dochody publiczne, wydatki publiczne i przychody o których mowa w […] klasyfikuje się z zastrzeżeniem ust. 2 według:
      1. działów i rozdziałów – określających rodzaj działalności;
      2. paragrafów – określających rodzaj dochodu, przychodu lub wydatku oraz środków o których mowa […].
   2. art. 40 ust. 1 – Jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w niniejszej ustawie.
   3. art. 41 ust. 1 – Jednostki sektora finansów publicznych sporządzają sprawozdania z wykonania procesów, o których mowa w art. 3.
   4. art. 44 ust. 1 – Wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w:

2. uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego; […]
   5. art. 44 ust. 3 – Wydatki publiczne powinny być dokonywane:
      1. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a)   uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b)  optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

6. art. 44 ust. 4 – Jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

2. Ustawa o rachunkowości:
   1. art. 13 ust. 1 – Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
      1. dziennik;
      2. księgę główną;
      3. księgi pomocnicze;
      4. zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
      5. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
   2. art. 14 ust. 1 – Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
   3. art. 15 ust. 1 – Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.
   4. art. 16 ust. 1 – Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
   5. art. 20 ust. 1 – Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
   6. art. 21 ust. 1 – Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
      1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
      2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
      3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
      4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
      5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
      6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
   7. art. 22 ust. 1 – Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
   8. art. 24 ust. 1 – Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco.
3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej:
   1. § 3 pkt. 9, 20, 26 – Ustala się następujące rodzaje sprawozdań:

9. Rb-27S sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego […];

20. Rb-28S sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego […];

26. Rb-34S sprawozdanie z wykonania planu dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych ; […];
    2. § 4 pkt. 3 lit. b, e – Do sporządzania i przekazywania sprawozdań w imieniu jednostki są obowiązani:

3. w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego:

b) kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego – Rb-27S, Rb-27ZZ, Rb-28S i Rb-50,

e) kierownicy samorządowych jednostek budżetowych, dysponujący rachunkiem o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych – Rb-34S

2. 3. § 9 ust. 1 i 2 – Kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
   4. § 17 ust. 1 pkt. 3 Terminy przekazywania sprawozdań oraz odbiorców sprawozdań w zakresie:
3. budżetów jednostek samorządu terytorialnego – określa załącznik nr 44 do rozporządzenia.

Zał. 44 – część D pkt. 5 Rb-34S do 1 lutego

Zał. 44 – część E pkt. 1 Rb-27S oraz Rb-28S do 1 lutego

4. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:
   1. art. 1 ust 1 - ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej „Funduszem”, i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przed-szkolnego,
   2. art. 2 pkt. 1 - działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową,
   3. art. 5 ust. 1 - Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych,
   4. art. 5 ust. 2 - Wysokość odpisu podstawowego, o którym mowa w ust. 1, wynosi na jednego zatrudnionego, z zastrzeżeniem ust. 2a i 3, 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą,
   5. art. 5 ust. 5 - Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki,
   6. art. 6 ust. 2 – Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 12, 13 i 14 pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1-3.
   7. art. 8 ust. 1 - przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od  sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu,
   8. art. 8 ust. 2 - zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych,
   1. art. 12 ust. 1 – Środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym,
5. Ustawa Karta Nauczyciela
   1. art. 53 ust. 1 – Dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalanej jako iloczyn planowej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej, o której mowa a art. 30 ust. 3, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku.
   2. art. 30 ust. 3 – Średnie wynagrodzenie nauczycieli stanowi […] kwoty bazowej, określanej corocznie w ustawie budżetowej.
6. Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z realizacją ustawy budżetowej art. 12 – W roku 2015 do ustalania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla nauczycieli, o którym mowa w art. 53 ust. 1 ustawy […] Karta Nauczyciela, stosuje się kwotę bazową obowiązującą w dniu 1 stycznia 2012 r.
7. Ustawa budżetowa na 2012 r. art. 13 ust. 2 – Zgodnie z art. 30 ust. 3 ustawy […] Karta Nauczyciela […] ustala się kwotę bazową dla nauczycieli: od 1 stycznia 2012 r. – w wysokości 2.618,10 zł, od dnia 1 września 2012 r. – w wysokości 2.717,59 zł.
8. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2014 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych § 1 – Wysokość odsetek ustawowych ustala się na 8% w stosunku rocznym.
9. Ustawa o gospodarce nieruchomościami art. 43 ust. 2 pkt. 3 - Jednostka organizacyjna ma prawo, z zastrzeżeniem ust. 6, korzystania z nieruchomości oddanej w trwały zarząd, a w szczególności do:
   1. 1. oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony do 3 lat, albo za zgodą tych organów, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub czas nieoznaczony, jednak na okres nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd; zgoda jest wymagana również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość.

IV. Metodyka przeprowadzenia kontroli

W zakresie gospodarki finansowej

1. Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych.
2. Porównano dane zawarte w sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową oraz z dokumentami źródłowymi.
3. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie wydatków w wybranych paragrafach (faktury, rachunki, itp.) oraz porównać je z wyciągami bankowymi.
4. Sprawdzono czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane we właściwym paragrafie i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora jednostki.
5. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z przepisami i planem finansowym.
6. Ustalono poprawność wysokości odpisu na FŚS oraz terminowość jego przekazania na rachunek funduszu. Opisano pozostałe źródła środków finansujących zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Sprawdzono celowość i zgodność z ustawą wydatków funduszu.

Szczegółową kontrolą objęto:

1. zgodność z ewidencją otrzymanych i odprowadzonych do Urzędu Miasta dochodów budżetowych.
2. zapisy w ewidencji księgowej dotyczące wpływów i wydatków budżetowych oraz wpływów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów.
3. zgodność z ewidencją księgową stanu zobowiązań i należności wykazanych w sprawozdaniach.
4. prawidłowość udzielania zamówień publicznych wybranych wydatków.

 

W zakresie zasadności i źródeł finansowania umów cywilnoprawnych        
Sprawdzono zawieranie umów cywilnoprawnych pod kątem ich zasadności i celowości oraz możliwości wykonania zakresu tych prac przez zatrudnionych pracowników a także pod kątem adekwatności wypłaconego wynagrodzenia do wykonanej pracy.

V. USTALENIA KONTROLI

V.1 Sprawy organizacyjne 

Publiczne Gimnazjum nr 6 w Opolu jest częścią Zespołu Szkół Ogólnokształcących nr 1 w Opolu, który funkcjonuje od 1 września 2013 r. na podstawie Uchwały Nr XXXIX/627/13 Rady Miasta Opola z dnia 28 marca 2013 r. w sprawie połączenia Publicznego Gimnazjum nr 6 im. Powstańców Śląskich w Opolu i Publicznego Liceum Ogólnokształcącego nr I im. Mikołaja Kopernika w Opolu w Zespół Szkół Ogólnokształcących nr I w Opolu. Siedzibą szkoły jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Licealnej 3 – oddana w trwały zarząd decyzją GN.GG.6844.1.00010.2013.JO.

Dyrektorem Zespołu Szkół jest Pani Zofia Godlewska powołana na to stanowisko dnia 1 września 2013 r. do 31 sierpnia 2018 r.  

Głównym Księgowym jest Pani Lidia Ostrowska zatrudniona na podstawie umowy o pracę od dnia 1 kwietnia 1995 r. na czas nieokreślony w wymiarze 1,0 etatu.

Z budżetem gminy Zespół Szkół rozlicza się w dziale 801, 2 rozdziałach 80110 – Gimnazjum, 80120 – Liceum. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.

W okresie objętym kontrolą jednostka posiadała sześć rachunków bankowych założonych w Banku Millennium S.A.: rachunek budżetowy, rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rachunek dochodów własnych, dwa rachunki depozytowe oraz rachunek do obsługi projektu dofinansowanego z Unii Europejskiej.

Księgi rachunkowe w przedszkolu prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Księgowość Optimum firmy Vulcan.

Dyrektor szkoły wprowadziła zarządzeniem nr 16/2015 z dnia 13 sierpnia 2015 r. regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro. Zasady zawarte w regulaminie stosowane są gdy wartość zamówienia przekracza kwotę 3.000 euro.

Na podstawie księgi kontroli ustalono, że w 2015 r. przeprowadzono dwie kontrole zewnętrzne z oddziału ZUS w Opolu oraz z Kuratorium Oświaty. Nieprawidłowości nie stwierdzono.

V.2 Dochody budżetowe

W dniu 28.01.2016 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S (akta kontroli 16/9/I/12) z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki za 2015 r. Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 12.025,18 zł i zaewidencjonowano je w trzech paragrafach:

• § 0870:        50,00 zł środki ze sprzedaży złomu,
• § 0920:        57,79 zł odsetki od nieterminowych wpłat za media,
• § 0970:  11.917,39 zł środki pochodzące od najemców za korzystanie z mediów.

W wyniku kontroli ustalono na podstawie raportu Zestawienie budżetowe (akta kontroli 16/9/I/13), że złożone sprawozdanie jest zgodne z ewidencją księgową. Ustalono również na podstawie wydruków Obroty na koncie (akta kontroli 16/9/I/14-18), iż przychody zostały prawidłowo zaewidencjonowane w systemie księgowym. Noty obciążające najemców za korzystanie z mediów zostały wystawione na podstawie informacji od pracownika merytorycznego, który odczytuje zużycie z właściwych, wydzielonych liczników. Odsetki od nieterminowych wpłat zostały naliczone przez Główną Księgową na podstawie Kalkulatora Odsetek Ustawowych Gofin. Zbadano jedną z pięciu not odsetkowych wystawionych w 2015 r. (akta kontroli 16/9/I/19-21) i ustalono że odsetki zostały naliczone we właściwej wysokości – zastosowano właściwy współczynnik 8% oraz prawidłowo obliczono liczbę dni zwłoki. Na podstawie wybranych wyciągów bankowych 44, 81 oraz 128 ustalono, że jednostka odprowadzała uzyskane dochody do Urzędu Miasta Opola.

V.3 Wydatki budżetowe – w tym umowy cywilnoprawne dot. udzielanych zamówień publicznych

W dniu 28.01.2016 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S (akta kontroli 16/9/I/22-23) z wykonania planu wydatków budżetowych za 2015 r. Ze sprawozdania wynika, że wydatki Zespołu ogółem wyniosły 5.714.474,57 zł, w tym wydatki Gimnazjum 2.052.108,19 zł i zaewidencjonowano je w 1 rozdziale oraz w 17 paragrafach. W wyniku kontroli ustalono, że sprawozdanie jest zgodne z ewidencją księgową – Zestawieniem budżetowym (akta kontroli 16/9/I/24-25). Szczegółową kontrolą objęto paragrafy 4270 zakup usług remontowych, 4300 usługi obce posługując się wydrukami obroty na koncie (akta kontroli 16/9/I/26-34) oraz dokumentami źródłowymi.

W paragrafie 4270 zaewidencjonowano pięć wydatków. Kontrolą objęto 4 o wartości powyżej 1.000 zł. Wydatki dotyczyły: remontu sali chemicznej 5.000,01 zł, wymiany instalacji hydrantowej 9.000 zł, robót malarskich 14.900 zł (5.999,99 zł ze środków gminy, 8.900,01 z dochodów własnych) oraz wykonania i montażu okien 9.532,50 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wszystkie faktury zostały opisane i zatwierdzone do wypłaty, opłacone przelewem i zaewidencjonowane we właściwym paragrafie. W trzech przypadkach zastosowano wewnętrzny regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro, pomimo iż nie było obowiązku jego stosowania. Pobrano trzy oferty od wykonawców, a umowę zawarto z firmą oferującą najniższą cenę. Ustalono, że faktury były zgodne z zawartymi umowami oraz złożonymi ofertami. Zawarcie umów było zasadne, a finansowane były ze środków gminy.

W paragrafie 4300 kontrolą objęto wydatki powyżej 1.000 zł, wytypowano 5 takich wydatków. Dotyczyły one: wykonania drzwi 1.700 zł, montażu systemu monitoringu 3.200,01 zł, usunięcia awarii instalacji gazowej 1.476 zł, opłacenia abonamentu na program księgowy 3.390 zł (2.160 zł ze środków gminy, 1.230 zł z dochodów własnych), wykonania i montażu balustrady 1.599 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wszystkie faktury zostały opisane i zatwierdzone do wypłaty, opłacone przelewem i zaewidencjonowane we właściwym paragrafie. W przypadku instalacji monitoringu zastosowano wewnętrzny regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro, pomimo iż nie było obowiązku jego stosowania. Pobrano trzy oferty od wykonawców, a umowę zawarto z firmą oferującą najniższą cenę. Ustalono, że faktura była zgodna z zawartą umowami oraz złożonymi ofertami. Zawarcie umowy było zasadne, a finansowana była ze środków gminy.

V.4 Gospodarowanie wydzielonym rachunkiem dochodów – w tym  umowy cywilnoprawne dot. najmu pomieszczeń oraz wynagrodzenia bezosobowe

W dniu 20.01.2016 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb-34S (akta kontroli 16/9/I/35-37) z wykonania dochodów i wydatków za 2015 r. Ze sprawozdania wynika, że szkoła uzyskała dochód w wysokości 97.490,24 zł oraz wydatkowała 93.021,53 zł. Dochody zostały zaewidencjonowane w czterech, a wydatki w siedemnastu paragrafach. W trakcie kontroli na podstawie raportu Zestawienie budżetowe (akta kontroli 16/9/I/38) potwierdzono zgodność sprawozdania po stronie wydatków z ewidencją księgową. Strona dochodów została potwierdzona na podstawie raportu Karta dochodów (akta kontroli 16/9/I/39-44).

 W sprawozdaniu stan środków pieniężnych na początek okresu sprawozdawczego wynosił 11 zł. Ustalono na podstawie wyciągu bankowego nr 1, że środki te zostały odprowadzone do Urzędu Miasta w dniu 2 stycznia 2015 r. Potwierdzono również zgodność kwoty 11 zł z ewidencją księgową konta 132. W sprawozdaniu wykazano stan środków na koniec okresu sprawozdawczego w kwocie 4.479,71 zł. Ustalono na podstawie wyciągu bankowego nr 1, że środki te zostały odprowadzone do Urzędu Miasta w dniu 4 stycznia 2016 r. Potwierdzono również zgodność kwoty 4.479,71 zł z ewidencją księgową konta 132.

 

Analiza dochodów na wydzielonym rachunku dochodów

Ze sprawozdania wynika, że dochody w 2015 r. wyniosły ogółem 97.490,24 zł i zostały zaewidencjonowane czterech paragrafach:

• § 0690       972,00 zł  opłata za wydanie duplikatu świadectwa i legitymacji,
• § 0750   86.343,11 zł  wynajem sal,
• § 0920       175,13 zł  odsetki od: nieterminowych wpłat, środków na rachunku,
• § 0970   10.000,00 zł  opłata prewencyjna PZU.

Jednostka kontrolowana zawiera umowy na najem pomieszczeń i uzyskuje z tego tytułu dochody własne. Na podstawie rejestru umów najmu (akta kontroli 16/9/I/46) ustalono, że w 2015 r. obowiązywało 19 umów. Umowy te dotyczyły wynajmu sal dydaktycznych, sali gimnastycznej, powierzchni na korytarzu, ściany na reklamę, kuchni i bufetu. Przedmiot umowy zawsze był zgodny z właściwym przeznaczeniem lokalu. Stawki odpłatności za najem nie były zaniżone, szkoła obliczyła koszty ponoszone w trakcie 1 godziny, w danych pomieszczeniach oraz naliczała marżę. Zespół kontrolny porównał ceny najmu w 2 innych szkołach i stwierdził, iż były one porównywalne. Zawarcie umów było ekonomicznie uzasadnione, a finansowane były ze środków własnych najemców. Szkoła w większości przypadków informowała Wydział Oświaty Urzędu Miasta o zawarciu umowy najmu, nie wykonano tego obowiązku dla umów 3/2015, 12/2014, 13/2014, 5/2015, 6/2015 oraz 17/2015. Pani Dyrektor poinformowała, że w przypadku tych umów nastąpiło przeoczenie, a umowy są przekazywane systematycznie przed rozpoczęciem roku szkolnego.

Szczegółową kontrolą naliczania odpłatności za najem objęto styczeń 2015 r. Na podstawie raportów obroty na koncie 700 i 201-002 (akta kontroli 16/9/I/47-60) oraz not obciążeniowych i wyciągów bankowych ustalono, że każdemu najemcy naliczano odpłatność zgodnie z zawartą umową. W przypadku gdy nastąpiła zwłoka w płatności najemcy naliczano odsetki. Dla należności którym upłynął termin płatności w ciągu 1 -2 dni nie naliczano odsetek ze względu na ich minimalną wartość. Wysokość odsetek została naliczona podstawie Kalkulatora Odsetek Ustawowych Gofin. Obliczono że odsetki zostały obliczone w prawidłowej wysokości.

Na wniosek szkoły PZU w uznaniu za objęcie uczniów grupowym ubezpieczeniem, przekazało kwotę 10.000 zł z przeznaczeniem na bezpieczeństwo obiektu.

Analiza wydatków na wydzielonym rachunku dochodów

W sprawozdaniu Rb-34S przedstawiono wydatki w wysokości 93.021,53 zł. Kontrolą objęto wydatki z trzech paragrafów:

• § 4170     2.000,00 zł  wynagrodzenia bezosobowe,
• § 4270   14.394,51 zł  zakup usług remontowych,
• § 4300   33.269,27 zł  zakup usług pozostałych.

W paragrafie 4170 zaewidencjonowano wynagrodzenie do umowy o dzieło nr 1/05/2015 z dnia 12.05.2015 r. Umowa dotyczyła przygotowania projektu kolorystyki klatki schodowej i komunikacji ogólnej budynku. Zleceniobiorca wystawił w dniu 8 czerwca 2015 r. rachunek na kwotę zgodną z umową. Rachunek został opisany i zatwierdzony do wypłaty. Z wynagrodzenia potrącono podatek dochodowy, składek ZUS nie potrącano. Na podstawie wyciągów bankowych ustalono, że wynagrodzenie i podatek opłacono w terminie. Zawarcie umowy było zasadne, a finansowane było z dochodów własnych.

W paragrafie 4270 zaewidencjonowano dwa wydatki: roboty malarskie 14.900 zł (8.900,01 z dochodów własnych, 5.999,99 zł ze środków gminy), wykonanie i montaż krat 5.412 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wszystkie faktury zostały opisane i zatwierdzone do wypłaty, opłacone przelewem i zaewidencjonowane we właściwym paragrafie. Zawarcie umów było zasadne, a finansowane było z dochodów własnych.

W paragrafie 4300 kontrolą objęto wydatki o wartości powyżej 1.000 zł, wytypowano 16 takich wydatków. Szkoła poniosła wydatki na: comiesięczną obsługę prawną 9 x 1.230 zł, wykonanie odblasków z nadrukiem 1.722 zł, opłacenie abonamentu na program księgowy 3.390 zł (1.230 zł z dochodów własnych, 2.160 zł ze środków gminy), aktualizację oprogramowania dot. naboru uczniów 1.291,50 zł, opracowanie kosztorysu 4.000 zł, usługę cateringową 2.000 zł, usługę stolarską 1.002,21 zł, wykonanie rolet 1.079,99 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wszystkie faktury zostały opisane i zatwierdzone do wypłaty, opłacone przelewem i zaewidencjonowane we właściwym paragrafie. W związku z koniecznością zapewnienia obsługi prawnej, Szkoła zawarła w dniu 1 grudnia 2014 r. umowę z kancelarią prawną, która zapewnia doradztwo prawne, reprezentuje Szkołę w sądach oraz prowadzi korespondencję ze stronami. Wyboru kancelarii dokonano kierując się najniższą ceną. Wyboru dokonano spośród 2 ofert.

V.5 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

W sprawozdaniu Rb-28S jednostka kontrolowana wykazała wydatki poniesione na odpis ZFŚS na poziomie 216.317,84 zł. W rozdziale 80110 (gimnazjum) 83.371,84 zł, w rozdziale 80120 (liceum) 132.946,00 zł. Suma odpisów w obu rozdziałach jest zgodna z ewidencją konta 130 (akta kontroli 16/9/I/61-62). Z ewidencji tego konta wynika, że stan początkowy środków wynosił 0 zł. Natomiast wydatki w 2015 r. na odpis funduszu wyniosły 216.317,84 zł. Plan wydatków na odpis został ustalony w styczniu 2015 r. na kwotę 211.000 zł, a w grudniu 2015 r., w związku z ustaleniem przeciętnej liczby osób zatrudnionych, został skorygowany i wynosił 216.362 zł.

Naliczenie odpisu na ZFŚS i przekazanie środków

W dniu 30 grudnia 2014 r. jednostka kontrolowana naliczyła wstępny odpis na 2015 r. w wysokości 212.268,95 zł w tym dla gimnazjum 77.855,84 zł i liceum 134.413,11 zł. Odpisu dokonano od 65,73 etatów pracowników pedagogicznych oraz 21,0 etatów pracowników niepedagogicznych (akta kontroli 16/9/I/63-66). Na łączną sumę odpisu składają się rozdziały:

• 80110 pracownicy pedagogiczni:                 71.565,76 zł,
• 80110 pracownicy niepedagogiczni:               6.290,08 zł,
• 80120 pracownicy pedagogiczni:                117.730,72 zł,
• 80120 pracownicy niepedagogiczni:             16.682,39 zł,

Razem:                                                   212.268,95 zł.

Na podstawie wyciągów bankowych nr 31, 50, 70 ustalono że szkoła przekazała środki na rachunek ZFŚS w dniach:

• 28 maja 2015 r.                        158.250,00 zł (74,55%),
• 17 lipca + 29 września 2015 r.      52.708,93 zł (24,83%),

Razem:                                     210.958,93 zł.

Z powyższych danych wynika, że łączna kwota przekazanych środków na fundusz socjalny była niższa o 1.310,02 zł od naliczonego odpisu. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że na fundusz socjalny przekazała środki w wysokości wynikającej z planu. Odpis na ZFŚS dla emerytów wcześniej zatrudnionych na stanowiskach pedagogicznych został obliczony przez Urząd Miasta Opola Wydział Budżetu na podstawie informacji ze szkoły zawierającej listę emerytów wraz z ich kwotą przychodu z deklaracji PIT. Kwota 5% przychodu jest obliczana na podstawie informacji ze wszystkich jednostek oświatowych gminy. Potwierdzono poprawność naliczenia odpisu z przepisami Karty Nauczyciela. Urząd Miasta przekazał środki na rachunek funduszu w dniach:

• 28 maja 2015 r.         51.920,00 zł (75%) WB nr 31
• 28 września 2015 r.    17.306,56 zł (25%) WB nr 69

W grudniu 2015 r. w związku z obowiązkiem ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników, jednostka kontrolowana wystąpiła z wnioskiem do Prezydenta Miasta Opola o zmianę planu finansowego, między innymi w paragrafie 4440 (akta kontroli 16/9/I/67-69). Zmiana polegała na ustaleniu przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników w 2015 r. oraz na naliczeniu odpisu dla emerytów zatrudnionych wcześniej na stanowiskach niepedagogicznych, co skutkowało zwiększeniem planu w rozdziale 80110 o 5.516 zł i zmniejszeniem planu w rozdziale 80120 o 154 zł. W związku ze zmianą wartości odpisu i planu szkoła wykonała dwa przelewy w dniu 29 grudnia 2015 r.:

• uznając rachunek funduszu o:        5.516 zł,
• obciążając rachunek funduszu o:       154 zł.

Powyższe operacje potwierdził wyciąg nr 93.

Biorąc powyższe pod uwagę, ostateczny odpis podstawowy wyniósł 216.361,10 zł, natomiast szkoła przekazała na rachunek funduszu kwotę 216.320,93 zł. Różnica: niedopłata 40,17 zł. Ustalono, że odpis został naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami. Odpisu dokonano od 66,49 etatów pracowników pedagogicznych, 21,24 etatów pracowników niepedagogicznych oraz 9 emerytów.

W trakcie kontroli ustalono następujące nieprawidłowości:

1. Tworząc plan wydatków na 2015 r. ustalono go w innej wysokości niż wynikało z obliczeń etatów. Ustalono plan w wysokości 211.000 zł natomiast z obliczeń wynikało 212.268,95 zł. Główna Księgowa nie uznała tego faktu za nieprawidłowość, ponieważ w grudniu 2015 r. skorygowano plan do wysokości odpisu.
2. Dokonując przelewów w maju i wrześniu 2015 r. jako podstawę do obliczenia raty 75% i 25% przyjęto wartość z planu tj. 211.000 zł, a nie z obliczeń szacowanego odpisu tj. 212.268,95 zł, co doprowadziło do przelania niepełnych rat:
   1. maj 2015 r.

wartość prawidłowa:   212.268,95 zł x 75% = 159.201,71 zł,

przelano:                   211.000,00 zł x 75% = 158.250,00 zł,

1. 2. wrzesień 2015 r.

wartość prawidłowa:   212.268,95 zł x 25% = 53.067,23 zł,

przelano:                   211.000,00 zł x 25% ≠ 52.708,93 zł.

Główna Księgowa stoi na stanowisku, iż za podstawę raty należy przyjąć kwotę podaną w planie finansowym.

3. Stwierdzono niezgodność ewidencji księgowej konta 130 z dokumentem źródłowym – wyciągiem bankowym nr 70. Z wyciągu bankowego wynika, że przelano kwotę 27.708,93 zł, natomiast zaksięgowano kwotę 27.705,84 zł. Główna Księgowa potwierdziła omyłkę.
4. Stwierdzono, iż na rachunek funduszu nie przelano pełnej wartości odpisu. Odpis podstawowy w 2015 r. wyniósł 216.361,10 zł, na rachunek przelano 216.320,93 zł. Niedopłata 40,17 zł. Główna Księgowa potwierdziła omyłkę.

Analiza wpływów ZFŚS

Wpływy na ZFŚS w 2015 r. (akta kontroli 16/9/I/70) składały się z:

1. bilans otwarcia                                     16.767,90 zł,
2. odpis podstawowy (wpłacone środki)     216.320,93 zł,
3. odpis dla emerytów pedagogicznych       69.226,56 zł,
4. spłata pożyczek mieszkaniowych            59.771,65 zł,
5. wpłaty pracowników na wycieczkę            6.550,00 zł,
6. odsetki bankowe                                       321,44 zł,

Razem                                           368.958,48 zł.

Z wyciągu bankowego nr 1 z dnia 02 stycznia 2015 r. wynika, że stan początkowy środków pieniężnych wynosił 16.767,90 zł. Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową konta 135 (akta kontroli 16/9/I/71-76). 

Na podstawie raportu Obroty na koncie 135 potwierdzono stan: środków pieniężnych na początek okresu (bilans otwarcia), spłaty pożyczek mieszkaniowych, wpłat na wycieczkę oraz odsetek bankowych.

Analiza wydatków ZFŚS

Zgodnie z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z dnia 7 listopada 2013 r. w jednostce kontrolowanej środki z ZFŚS w 2015 r. (akta kontroli 16/9/I/70;77-78) były przeznaczone na:

1. świadczenie urlopowe dla nauczycieli                 72.829,68 zł,
2. dofinansowanie do wypoczynku                       144.750,00 zł,
3. dofinansowanie do wypoczynku dzieci                15.600,00 zł,
4. pomoc z tyt. trudnej sytuacji życiowej               36.530,00 zł,
5. zapomogi z tyt. zdarzeń losowych                       2.000,00 zł,
6. dofinansowanie działalności kulturalnosportowej  18.205,00 zł,
7. pożyczki mieszkaniowe                                    60.000,00 zł,

Razem:                                                        349.914,68 zł.

Szczegółową kontrolą wydatków funduszu objęto dofinansowanie do wypoczynku, pomoc z tyt. trudnej sytuacji życiowej oraz dofinansowanie działalności kulturalnosportowej.

Świadczenie urlopowe dla nauczycieli wypłacane jest na podstawie przepisów z Karty Nauczyciela i wynosi 1093,93 zł brutto dla nauczyciela zatrudnionego na pełen etat. Ze świadczenia skorzystało 78 osób.

Dofinansowanie do wypoczynku jest świadczeniem dla wszystkich pracowników oraz emerytów i rencistów, którzy złożą oświadczenie o osiągniętym dochodzie oraz wniosek o urlop obejmujący 14 dni. W zależności od osiąganego dochodu jest określana wysokość świadczenia. Świadczenie jest przyznawane na wniosek zainteresowanego i opiniowane przez komisję socjalną i Dyrektora szkoły. Ze świadczenia skorzystało 156 osób.

Pomoc z tytułu trudnej sytuacji życiowej jest udzielana na podstawie wniosku osoby zainteresowanej. Wniosek jest opiniowany przez komisję socjalną oraz Dyrektora. Świadczenie wypłacane jest w turach a jego wysokość jest zależna od dochodu osoby zainteresowanej. W 2015 r. świadczenie przyznawano w czterech kwotach od 250 zł do 220 zł. Ze świadczenia w 2015 r. skorzystały 153 osoby.

W ramach dofinansowania działalności kulturalnosportowej szkoła zorganizowała wycieczkę pracowniczą do Pragi oraz imprezę dla pracowników, emerytów i rencistów.

W wycieczce do Pragi brało udział 25 pracowników, a trwała ona od 4 do 6 maja 2015 r. Koszt wycieczki wyniósł 18.205 zł, z tego 11.655 zł było finansowane ze środków funduszu, a 6.550 zł finansowali pracownicy. Dofinasowanie dla pracowników było zależne od osiąganego dochodu i wynosiło od 250 zł do 100 zł (pięć wartości dofinansowania).  Cena obejmowała bilety wstępu do zwiedzanych obiektów oraz nocleg z wyżywieniem. Zapłata za wycieczkę została uiszczona w dwóch ratach. Zaliczka w kwocie 3.915 zł oraz druga płatność w kwocie 8.515 zł. Faktury zostały opisane i zatwierdzona do wypłaty. Dokonanie płatności potwierdziły wyciągi nr 17 i 31.

Impreza artystyczno-kulturalna z występami uczniów i przemówieniem Dyrektora odbyła się w dniu 13 października 2015 r. z okazji święta Komisji Edukacji Narodowej. Koszt imprezy wyniósł 5.775 zł i został pokryty w całości ze środków funduszu. Cena obejmowała zapewnienie poczęstunku dla gości, którymi byli pracownicy szkoły oraz emeryci i renciści. Faktura została opisana, zatwierdzona do wypłaty i zapłacona w dniu 15 października co potwierdził wyciąg bankowy nr 75.

         Z ewidencji księgowej konta 135 wynika, że stan środków na koniec 2015 r. wynosił 19.043,80 zł i był zgodny z wyciągiem bankowym nr 94 z dnia 31.12.2015 r. (akta kontroli 16/9/I/79) i stanowił różnicę pomiędzy środkami posiadanymi a wydatkami.

V.6 Należności

W sprawozdaniach Rb-27S i Rb-34S jednostka kontrolowana wykazała brak należności. Zespół kontrolny potwierdził zgodność sprawozdania z ewidencją księgową dwoma raportami Zestawienie obrotów i sald (akta kontroli 16/9/I/80-81).

V.7 Zobowiązania

W sprawozdaniu Rb-28S jednostka kontrolowana wykazała stan zobowiązań budżetowych na dzień 31.12.2015 r. w łącznej kwocie 358.396,24 zł. Zobowiązania wykazano w czterech paragrafach:

1. 4040 – dodatkowe wynagrodzenie roczne             294.323,60 zł,
2. 4110 – składki ZUS – płatnik                                50.594,18 zł,
3. 4120 – składki na Fundusz Pracy                            5.514,85 zł,
4. 4260 – zakup energii                                            7.146,61 zł.

W pierwszych trzech z wymienionych paragrafów, zobowiązanie dotyczy dodatkowego wynagrodzenia za rok 2015. Zobowiązanie zaewidencjonowane w paragrafie 4260 dotyczy faktury za energię cieplną która wpłynęła do szkoły w dniu 31 grudnia 2015 r. Na podstawie wyciągu bankowego nr 7 ustalono, że faktura została opłacona w dniu 15 stycznia 2016 r. Kwota 7.146,61 zł przedstawiona w sprawozdaniu jest zgodna z raportem Zestawienie obrotów i sald (akta kontroli 16/9/I/80).

W sprawozdaniu Rb-34S jednostka kontrolowana wykazała zobowiązanie w wysokości 4.629,71  zł na które składało się:

1. 4.479,71 zł stan środków na koniec okresu sprawozdawczego, które z uwagi na niewykorzystanie w dniu 31 grudnia 2015 r. stało się zobowiązaniem wobec Urzędu Miasta. Ustalono na podstawie wyciągu bankowego nr 1 że kwota została przekazana w dniu 4 stycznia 2016 r. Potwierdzono zgodność operacji z ewidencją księgową.
2. 150,00 zł faktura za badanie lekarskie. Ustalono na podstawie wyciągu bankowego nr 4 że została uregulowana 12 stycznia 2016 r.

Zobowiązanie w wysokości 150 zł wykazane w sprawozdaniu zostało potwierdzone raportem Zestawienie obrotów i sald (akta kontroli 16/9/I/81).

 

VI. Pouczenie

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. dyrektor jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi kontrolowanej jednostki.