KWiA – I –0914/12/2008
|
Opole, 21 maja 2008 r.
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 13/08
|
Jednostka kontrolowana
|
Gimnazjum nr 3 im. Jana III Sobieskiego w Opolu
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 4 do 18 kwietnia 2008 r.
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Małgorzata Jóźwin-Mazurek - podinspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 26/2008
nr 27/2008
|
Przedmiot kontroli
|
Ø Gospodarka finansowa
Ø System kontroli wewnętrznej
Ø Oszczędności przy dokonywaniu wydatków
|
Okres objęty kontrolą
|
2007 r.
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Małgorzata Ludwikowska - dyrektor gimnazjum
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
Małgorzata Ludwikowska - dyrektor
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- główny księgowy
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– księgowy, insp. BHP
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– referent ds. płac
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– kierownik administr.-gospod.
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).
5. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
- Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).
8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (dz. U. z 2006 r. Nr 116 poz.783).
9. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.).
10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).
- Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.
- Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia wartości jednego punktu.
- Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej, oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji wydatków i sporządzanych sprawozdań.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się z przyjętymi rozwiązaniami organizacyjnymi w zakresie prowadzenia spraw ewidencyjno-księgowych, gospodarki kasowej oraz w zakresie ewidencjonowania druków ścisłego zarachowania.
Dane zawarte w sporządzonych sprawozdaniach porównano z danymi znajdującymi się w ewidencji księgowej, wyciągach bankowych oraz w innych badanych dokumentach.
Na podstawie sprawozdań oraz zapisów dokonywanych w ewidencji księgowej ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Przeprowadzono analizę tych wydatków pod kątem celowości i gospodarności ich dokonywania oraz zgodności danych ewidencyjnych z danymi wykazywanymi w sprawozdaniach.
Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
Skontrolowano wynagrodzenia sześciu pracowników gimnazjum wypłacone w 2007 r., tj. dyrektora, głównej księgowej, kierownika administracyjno-gospodarczego, referenta ds. płac, starszego referenta pełniącego funkcję sekretarki, księgowej jednocześnie pełniącej funkcję inspektora BHP. Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń z dokonanymi przelewami.
Szczegółową kontrolą objęto zapisy w ewidencji księgowej za 2007 r., dotyczące niektórych pozycji wydatków budżetowych oraz zapisy dotyczące wydatków z dochodów własnych zaewidencjonowane we wszystkich paragrafach.
USTALENIA KONTROLI
I. W zakresie spraw organizacyjno-kadrowych
Gimnazjum nr 3 w Opolu przy ul. Lelewela 9 funkcjonuje od dnia 01 września 1999 r., na podstawie Uchwały Nr XII/192/99 Rady Miasta Opola z dnia 29 lipca 1999 r. w sprawie nadania statutów publicznych gimnazjom miasta Opola (akta kontroli Nr 08/13/I/2-3).
Siedzibą szkoły jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Lelewela 9, którą Zarząd Miasta Opola przekazał szkole nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GNGiK-72244/40/2001 z dnia 29.06.2001 r. (akta kontroli Nr 08/13/I/4-5) .
W okresie objętym kontrolą dyrektorami gimnazjum byli:
- pan Mikołaj Jendrysik powołany na to stanowisko przez Prezydenta Miasta Opola na okres od 01.09.2002 r. do 31.08.2007 r. (akta kontroli Nr 08/13/I/6-8) ,
- pani Małgorzata Ludwikowska powołana na to stanowisko przez Prezydenta Miasta Opola na okres od 01.09.2007 r. do 31.08.2012 r. (akta kontroli Nr 08/13/I/9-10)
Na stanowiskugłównego księgowego zatrudniona jest pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w wymiarze pełnego etatu od dnia 18.08.1997 r. (akta kontroli Nr 08/13/I/11).
Ogółem na dzień 31.12.2007 r. w szkole zatrudnionych było 48 pracowników na 43,82 etatach w tym 33 pracowników pedagogicznych na 30,49 etatach (akta kontroli Nr 08/13/I/12).
Pozostałych 15 pracowników zatrudnionych było na 13,33 etatach na stanowiskach administracyjnych.
W 2007 roku do pracy przyjęto szesnastu pracowników pedagogicznych i czterech pracowników administracyjnych (akta kontroli Nr 08/13/I/13-17).Ilość przyjętych nauczycieli w rozbiciu na stopnie awansu zawodowego przedstawia się następująco:
- stażyści - 5,
- kontraktowi - 7,
- dyplomowani - 4.
Stawki wynagrodzenia zasadniczego naliczone zostały zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 marca 2007 r. W przypadku osób nowoprzyjętych i nadal zatrudnionych sprawdzono akta osobowe, zaświadczenia o odbyciu szkolenia bhp i badania lekarskie. We wszystkich przypadkach sporządzone zostały także aneksy do arkusza organizacji gimnazjum.
Strukturę zatrudnienia w Gimnazjum nr 3 obrazuje poniższy wykres nr 1:
W 2007 r. w gimnazjum przeprowadzono dwie kontrole zewnętrzne przez:
- Wydział Oświaty Urzędu Miasta Opola w zakresie prawidłowości udzielania nauczycielom urlopów zdrowotnych, realizacji przepisów dotyczących legitymacji służbowych, zgodności arkuszu organizacji szkoły z realizowanymi przez nauczycieli czynnościami,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych w Opolu w zakresie naliczania i odprowadzania składek.
W wyniku kontroli zaleceń nie wydano.
Oprócz podstawowego rachunku bankowego gimnazjum posiada cztery wyodrębnione rachunki bankowe tj. (akta kontroli Nr 08/13/I/18-23):
- rachunek depozytowy,
- rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
- rachunek dochodów własnych,
- rachunek bieżący.
Z budżetem gminy jednostka rozlicza się w dziale 801 rozdział 80110. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.
Ponadto na pozostałą działalność w rozdziale 80195 gimnazjum otrzymało z Urzędu Miasta Opola następujące środki:
- kwotę 6.171,58 zł - pij mleko codziennie,
- kwotę 1.420,00 zł – upowszechnianie kultury i sportu,
- kwotę 7.000,00 zł – monitoring wizyjny.
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków budżetowych przekazanych do jednostki kontrolowanej na dodatkową działalność gimnazjum w 2007 r. wynosiła 14.591,58 zł (akta kontroli Nr 08/13/I/27-29).
W dniu 10.01.2007 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych w powyższym zakresie za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/13/I/30).
W rozdziale 80113 gimnazjum otrzymało środki na dowożenie uczniów w wysokości 816,60 zł (akta kontroli Nr 08/13/I/32).
II. W zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego
II.1. Dochody budżetowe w 2007 r.
W dniu 10.01.2007 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb –27S z wykonania planu dochodów budżetowych gimnazjum za dwanaście miesięcy 2007 r. (akta kontroli Nr 08/13/I/24).
Ze sprawozdania wynika, że wykonane dochody w tym okresie wyniosły 462,77 zł. Na kwotę tą składały się dochody uzyskane w dwóch paragrafach:
- paragraf 092 „Pozostałe odsetki”- kwota 89,62 zł. Ustalono, że jest to kwota z tytułu zwrotu odsetek należnych Urzędowi Miasta Opola w związku ze zmianą banku.
- paragraf 097 „Wpływy z różnych dochodów”- kwota 373,15 zł. Ustalono, że jest to kwota z tytułu sprzedaży złomu.
II.2. Wydatki budżetowe w 2007 r.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym gimnazjum na dzień 31.12.2006 r. wynosił – „0” (akta kontroli Nr 08/13/I/18).
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków budżetowych przekazanych do jednostki kontrolowanej na działalność gimnazjum w 2007 r. wynosiła 1.950.699,37 zł (akta kontroli Nr 08/13/I/25).
W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/13/I/26).
W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r.
Z wyciągu bankowego wynika, że na dzień 31.12.2007 r. stan środków budżetowych na rachunku bankowym gimnazjum wynosił – „0” (akta kontroli Nr 08/13/I/19).
Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej gimnazjum wynika, że dokonane wydatki zostały zaewidencjonowane w dwudziestu jeden paragrafach. Wydatki na wynagrodzenia i pochodne jak: trzynasta pensja, składki na ZUS i Fundusz Pracy, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i nagrody zaksięgowano w następujących paragrafach: 3020, 4010, 4040, 4110, 4120 oraz 4440. Stwierdzono także wydatkowanie środków budżetowych na następujące cele: szkolenia, stypendia dla uczniów, zakup energii, remonty, usługi zdrowotne, opłaty za dostęp do sieci, podróże służbowe krajowe, opłaty i składki, na wydatki rzeczowe: materiały i wyposażenie, pomoce naukowe, dydaktyczne i książki, zakup materiałów papierniczych do drukarek i ksero, akcesoriów komputerowych, programów i licencji.
Do kontroli wytypowano następujące paragrafy, w których zaewidencjonowane wydatki były największe: 4010, 4210, 4240, 4260, 4270, 4300, 4440. Łączna kwota wydatków zaewidencjonowanych w tych paragrafach wyniosła 1.602.785,00 zł co stanowi 82,16 % wszystkich wydatków bieżących.
W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo (akta kontroli Nr 08/13/I/33-36):
- nagrody jubileuszowe dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w łącznej kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł w tym:
- dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
- dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł.
- ekwiwalenty urlopowe dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w kwocie: (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
- odprawy emerytalne:
- dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
- dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
- nagrody dyrektora ze specjalnego funduszu nagród:
- dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
- dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w łącznej kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł.
Wysokość nagród dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))wynosiła od (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł do (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł.
W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota nagród wypłaconych pracownikom pedagogicznym i administracji nie przekroczyła kwoty zaplanowanej w planie finansowym (akta kontroli Nr 08/13/I/37).
Ekwiwalenty za niewykorzystany urlopy wypłacono zasadnie, gdyż były one związane z (akta kontroli Nr 08/13/I/35):
- rozwiązaniem umowy o pracę,
- umową na zastępstwo,
- umową na czas określony.
Nie stwierdzono nieprawidłowości przy dokonywaniu wydatków w tym zakresie.
Skontrolowano wynagrodzenia sześciu pracowników gimnazjum wypłacone w 2007 r.:
- dyrektora,
- głównej księgowej,
- kierownika administracyjno-gospodarczego,
- referenta ds. płac,
- starszego referenta pełniącego funkcję sekretarki,
- księgowej jednocześnie pełniącej funkcję inspektora BHP.
Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń z dokonanymi przelewami. Zestawienie wynagrodzeń pracowników kontrolowanej jednostki za 12 miesięcy 2007 r. przedstawiono w tabeli nr 1.
Tabela nr 1
Stanowisko
|
Dyrektor
|
Gł. Księgowy
|
Kierownik admin.-gospod.
|
Referent ds. płac
|
Sekretarka
|
Księgowa/inspektor ds. BHP
|
I/2007
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
II/2007
|
III/2007
|
IV/2007
|
V/2007
|
VI/2007
|
VII/2007
|
VIII/2007
|
IX/2007
|
X/2007
|
XI/2007
|
XII/2007
|
Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w kartach wynagrodzeń z danymi z wyciągów bankowych (akta kontroli Nr 08/13/I/37-58).
II.3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (paragraf 4440)
Ze sprawozdania Rb-28S wynika, że wykazane w tym paragrafie wydatki budżetowe gimnazjum za rok 2007 wyniosły 78.700,00 zł. W wyniku kontroli ustalono, że kwota ta dotyczyła odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Kwoty te faktycznie przekazane zostały na rachunek bankowy funduszu w ustawowych terminach (akta kontroli Nr 08/13/I/59-60).
Terminy i kwoty odpisów obrazuje poniższa tabela:
Tabela nr 2
Lp.
|
Data
|
Kwota
|
%
|
1
|
11.05.2007 r.
|
59.025,00
|
75
|
2
|
13.09.2007 r.
|
19.675,00
|
25
|
RAZEM
|
78.700,00
|
100
|
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w Regulaminie gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Publicznym Gimnazjum Nr 3. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Sposoby i przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym uzgadniane są z działającą stałą komisją ZFŚS.
Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie pomocy socjalnej dokonuje komisja socjalna składająca się z trzech osób: dwóch przedstawicieli rady pedagogicznej oraz przedstawiciela pracowników obsługi. Komisja socjalna sporządza każdorazowo z posiedzenia protokół, który zatwierdza dyrektor. Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Z wyciągu bankowego wynika, że na dzień 31.12.2006 r. stan środków na rachunku bankowym wynosił 39.299,09 zł i był zgodny z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 08/13/I/22).
W wyniku kontroli ustalono, że na przychody oprócz dokonanego odpisu i stanu początkowego środków pieniężnych składały się spłaty pożyczek i odsetki bankowe oraz środki przelane przez Urząd Miasta Opola z tytułu odpisu dla nauczycieli emerytów w kwocie 21.034,00 zł. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono (akta kontroli Nr 08/13/I/61-62).
W wyniku kontroli stwierdzono, że środki socjalne wydatkowane były zgodnie z regulaminem gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Publicznym Gimnazjum nr 3, (akta kontroli Nr 08/13/I/63-66) tj. na:
Ø pomoc rzeczową i finansową,
Ø pożyczki mieszkaniowe,
Ø świadczenia urlopowe dla nauczycieli i emerytów,
Ø dofinansowanie do wczasów i wypoczynku dzieci,
Ø dofinansowanie dla emerytów,
Ø organizację imprez kulturalnych.
Innych wydatków nie stwierdzono.
Z wyciągu bankowego wynika, że na dzień 31.12.2007 r. stan końcowy środków na rachunku bankowym wynosił 38.487,31 zł i był zgodny z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 08/13/I/23).
W wyniku analizy ewidencji księgowej szczegółowemu badaniu poddano zapisy dotyczące pobranej gotówki do kasy:
Tabela nr 3
Lp.
|
Data zapisu księgowego
|
Kwota
|
Tytułem
|
1
|
Luty 07 r.
|
200,00
|
Pomoc rzeczowa – paczka żywnościowa
|
3
|
Marzec 07 r.
|
12.800,00
|
Paczki wielkanocne dla emerytów i pracowników PG nr 3
|
4
|
Kwiecień 07 r.
|
111,56
|
Zapomoga rzeczowa - żywność
|
5
|
Sierpień 07 r.
|
990,00
|
Przelew dla emerytów na wczasy pod gruszą
|
6
|
Wrzesień 07 r.
|
4.000,00
|
Pożyczka gotówkowa pracowników z ZFŚS
|
7
|
Październik 07 r.
|
707,00
|
Zapomoga i wyżywienie na wycieczce
|
8
|
Grudzień 07 r.
|
1.350,00
|
Ekwiwalent pieniężny dla emerytów na święta
|
Dodatkowo sprawdzono następujące zapisy w ewidencji księgowej:
Tabela nr 4
Lp.
|
Data zapisu księgowego
|
Kwota
|
Tytułem
|
1
|
Luty 07 r.
|
1.425,00
|
Bilety do kina – f-ra nr 2007/2/257OPO
|
2
|
Luty 07 r.
|
281,62
|
F-ra 67/02/07 przewóz osób na spotkanie w Rogowie Opolskim
|
3
|
Luty 07 r.
|
2.285,00
|
F-ra 38/07 spotkanie z twórcą poetyckim
|
4
|
Lipiec 07 r.
|
22.370,54
|
świadczenia urlopowe dla nauczycieli
|
5
|
Sierpień 07 r.
|
7.470,00
|
Dofinansowanie do wypoczynku dla emerytów – wczasy pod gruszą
|
6
|
Wrzesień 07 r.
|
1.300,00
|
Zaliczka na poczet wycieczki
|
7
|
Wrzesień 07 r.
|
1.200,00
|
Przelew pożyczki mieszkaniowej
|
8
|
Wrzesień 07 r.
|
4.000,00
|
Przelew pożyczki mieszkaniowej
|
9
|
Październik 07 r.
|
4.799,00
|
Rach. 130/07 za pobyt na wycieczce w Karpaczu
|
10
|
Październik 07 r.
|
96,00
|
Opłata za taksę klimatyczną na wycieczkę do Karpacza
|
Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.
II.4. Pozostałe wydatki budżetowe w 2007 r.
W wyniku przeprowadzonej analizy danych zawartych w sprawozdaniu Rb-28S do kontroli wytypowano dokumentację źródłową dotyczącą wydatków zaewidencjonowanych w miesiącu grudniu 2007 r.
Szczegółowe dane dotyczące poszczególnych wydatków w tym miesiącu zawiera tabela.
Tabela nr 5
Lp.
|
Nr faktury
|
Kwota
|
Tytułem
|
Paragraf
|
Uwagi
|
1
|
07-FVS/1466
|
1.759,82
|
zakup drukarki
|
4210
|
Wpisano do księgi inwentarzowej
|
2
|
166038/07
|
498,15
|
Środki czystości, worki sanitarne
|
4210
|
-
|
3
|
3612/12
|
1.982,50
|
Pomoce dydaktyczne: przyrządy, zestawy do ćwiczeń, lupa
|
4240
|
-
|
4
|
001627/07
|
2.020,41
|
Książki, encyklopedie, słowniki
|
4240
|
-
|
5
|
375/12
|
3.983,30
|
Pomoce dydaktyczne
|
4240
|
Wpisano do księgi inwentarzowej
|
6
|
374/12/07
|
2.239,92
|
Pomoce dydaktyczne
|
4240
|
-
|
7
|
Pobranie gotówki
|
3.000,00
|
Nagrywarka i telewizor
|
4240
|
Pobrano zaliczkę – zwrot 302,00
|
8
|
240/K00/07
|
399,00
|
Pomoce
|
4240
|
-
|
9
|
544/07
|
472,72
|
Pomoce dydaktyczne
|
4240
|
-
|
10
|
555/12/07
|
412,50
|
Pomoce dydaktyczne
|
4240
|
-
|
11
|
596/07
|
315,98
|
Udrożnienie kanalizacji sanitarnej
|
4300
|
-
|
12
|
072986/07
|
394,82
|
Za ścieki
|
4300
|
-
|
13
|
1460
|
558,01
|
Usługi kominiarskie
|
4300
|
-
|
14
|
273/07
|
1.281,00
|
Remont pola ogrodzeniowego
|
4270
|
-
|
15
|
07/12/00388
|
274,50
|
Naprawa rolety
|
4270
|
-
|
16
|
273/07
|
38,74
|
Za dostawę gazu
|
4260
|
-
|
17
|
2390/05/11/07
|
2.523,92
|
Energia elektryczna
|
4260
|
-
|
18
|
SC/1/22929/1322
|
21.529,54
|
Za energię cieplną
|
4260
|
-
|
19
|
11401788
|
22.073,95
|
Za energię cieplną
|
4260
|
-
|
20
|
072986/2007
|
300,58
|
Za wodę
|
4260
|
-
|
Z powyższych danych wynika, że wszystkie wydatki zostały zaewidencjonowane na właściwych paragrafach. Ponadto zespół kontrolny dokonał sprawdzenia sposobu księgowania, opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. Ustalono, że wszystkie faktury zostały prawidłowo opisane i prawidłowo zadekretowane.
Następnie poddano badaniu paragrafy w których zostały zaewidencjonowane powyżej analizowane wydatki (akta kontroli Nr 08/13/I/67-68):
Paragraf 4210 – zakup materiałów i wyposażenia
Wydatki ogółem w 2007 r. wyniosły 43.962,99 zł i dotyczyły zakupu m.in. wyposażenia, środków czystości, materiałów biurowych i prenumeraty prasy.
Paragraf 4240 – zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek
Wydatki ogółem w 2007 r. wyniosły 23.999,39 zł i dotyczyły zakupu m.in. książek, encyklopedii i słowników.
Paragraf 4260 – zakup energii
Wydatki ogółem w 2007 r. wyniosły 192.027,05 zł i dotyczyły zakupu wody, energii i gazu.
Paragraf 4270 – zakup usług remontowych
Wydatki ogółem w 2007 r. wyniosły 31.038,91 zł i dotyczyły zakupu m.in. usług remontowych pola ogrodzeniowego i naprawy rolety.
Paragraf 4300 – zakup usług pozostałych
Wydatki ogółem w 2007 r. wyniosły 20.447,81 zł i dotyczyły m.in. opłat pocztowych, konserwacji urządzeń, udrożnienia kanalizacji sanitarnej i prowizji za usługi bankowe.
Figurujące w ewidencji analitycznej paragrafów łączne kwoty są zgodne z kwotą wydatków wykazaną w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym.
II.5. Dochody własne w 2007 r.
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie dochodów własnych w 2007 r. wyniosło ogółem 23.321,72 zł (akta kontroli Nr 08/13/I/69). Na kwotę tę składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego w kwocie 2.407,57zł,
Ø przychody w kwocie 20.914,16 zł.
Powyższe przychody uzyskano w czterech paragrafach tj.:
Ø paragraf 083 „Wpływy z usług”- kwota 16.730,85 zł,
Ø paragraf 092 „Pozostałe odsetki”- kwota 168,46 zł,
Ø paragraf 096 „Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w formie pieniężnej”- kwota 3.506,85 zł
Ø paragraf 097 „Wpływy z różnych dochodów”- kwota 3.506,85 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że na stan środków pieniężnych na początek roku sprawozdawczego składały się środki zgromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym dochodów własnych w kwocie2.407,57 zł (akta kontroli Nr 08/13/I/21).
Przychody uzyskane w paragrafie 083 pochodzą z tytułu wynajmowania sali gimnastycznej, gabinetu stomatologicznego oraz jadalni na obszarze gimnazjum na podstawie stosownych umów. Natomiast na przychody wykazane w paragrafie 097 składały się m.in. opłaty za legitymacje, darowizna oraz prowizja ubezpieczeniowa (akta kontroli Nr 08/13/I/80-85).
II.6. Wydatki z dochodów własnych w 2007 r.
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2007 r. wyniosły ogółem 20.686,58 zł i zostały zaewidencjonowane w siedmiu paragrafach (akta kontroli Nr 08/13/I/69).
Wykazana w sprawozdaniu kwota zobowiązań na dzień 31.12.2007 r. wynosiła 492,77 zł, które w styczniu 2008 r. zostały zapłacone w całości. Wykazana kwota należności na dzień 31.12.2007 r. wynosiła 9.525,91 zł, z czego na dzień 31.03.2008 r. zapłacone zostały wszystkie pozycje za wyjątkiem dwóch na łączną kwotę 6.108,91 zł (akta kontroli Nr 08/13/I/70). Na nieuregulowane należności wystawiane zostały wezwania do zapłaty, po których nastąpiło częściowe uregulowanie zadłużenia.
W poszczególnych paragrafach zaewidencjonowane wydatki przedstawiały się następująco:
Paragraf 4210 - zakup materiałów i wyposażenia (akta kontroli Nr 08/13/I/71-72)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 4.779,22 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34. Na kwotę tą składała się zapłata m.in. za materiały biurowe i wyposażenie, środki czystości nagrody dla uczniów. Nie stwierdzono zaewidencjonowania w tym paragrafie wydatków dokonanych na inne cele.
Paragraf 4240 – zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek (akta kontroli Nr 08/13/I/73)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 26,00 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34. Powyższa kwota dotyczyła zapłaty za pomoce naukowe. Nie stwierdzono zaewidencjonowania w tym paragrafie wydatków dokonanych na inne cele.
Paragraf 4280 – zakup usług zdrowotnych (akta kontroli Nr 08/13/I/74)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 192,00 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34. Na kwotę tą składały się opłaty za badania okresowe pracowników. Nie stwierdzono zaewidencjonowania w tym paragrafie wydatków dokonanych na inne cele.
Paragraf 4300 – zakup usług pozostałych (akta kontroli Nr 08/13/I/75-76)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 8.316,79 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34. Na kwotę tą składały się opłaty m.in. za bilety MZK, znaczki pocztowe, prowizje bankowe i założenie żaluzji. Nie stwierdzono zaewidencjonowania w tym paragrafie wydatków dokonanych na inne cele.
Paragraf 4410 – podróże służbowe krajowe (akta kontroli Nr 08/13/I/77)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 65,00 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34. Powyższa kwota dotyczyła zapłaty za nocleg kierowcy autokaru przewożącego dzieci z wymiany polsko-czeskiej. Nie stwierdzono zaewidencjonowania w tym paragrafie wydatków dokonanych na inne cele.
Paragraf 4750 – zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji (akta kontroli Nr 08/13/I/78)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 254,00 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34. Powyższa kwota dotyczyła zakupu programów komputerowych. Nie stwierdzono zaewidencjonowania w tym paragrafie wydatków dokonanych na inne cele.
Paragraf 6050 – wydatki na zakupy inwestycyjne (akta kontroli Nr 08/13/I/79)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 7.053,57 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34. Na kwotę tą składała się zapłata za kserokopiarkę i montaż monitoringu.
Wykazany w sprawozdaniu stan środków pieniężnych na koniec 2007 r. wynosił 2.635,15 zł. Kwota ta odpowiada różnicy pomiędzy przychodami ogółem (23.321,73 zł) a poniesionymi wydatkami.
System kontroli wewnętrznej
Na system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym gospodarki finansowej w kontrolowanej jednostce składają się:
Ø Regulamin kontroli wewnętrznej w PG nr 3,
Ø Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów,
Ø Instrukcja kancelaryjna,
Ø Statut gimnazjum nr 3,
Ø Instrukcja organizacyjna,
Ø Instrukcja inwentaryzacyjna,
Ø Zakładowy plan kont.
Instrukcja obiegu dokumentów została opracowana z uwzględnieniem przepisów ustawy o rachunkowości.
W Regulaminie kontroliwewnętrznej określono istotę i formy kontroli wewnętrznej.
Za właściwe zorganizowanie i realizację kontroli wewnętrznej odpowiada dyrektor. Pracownikami uprawnionymi przez dyrektora do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej są: wicedyrektor, główny księgowy i kierownik administracyjno-gospodarczy. Regulamin określa także szczegółowo zakres sprawowanej kontroli wewnętrznej każdej z uprawnionych osób.
W 2007 roku gimnazjum zostało objęte kontrolą w następującym zakresie:
- kontrola obiektu pod kątem zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków korzystania z tych obiektów,
- kontrola stanu higieny szkolnej i stanu sanitarnego szkoły,
- kontrola stanu ochrony przeciwpożarowej w szkole, kontrola stanu instalacji odgromowej oraz aktualizacja instrukcji alarmowej,
- kontrola sprawności technicznej obiektu w szczególności instalacji elektrycznej, co, wodno-kanalizacyjnej,
- kontrola warunków pracy i nauki pod względem bhp, analiza wypadków,
- kontrola zabezpieczenia obiektu przed włamaniem, zamykanie obiektu,
- kontrola druków ścisłego zarachowania,
- kontrola wykonywania obowiązkowych badań pracowników,
- kontrola warunków pracy pod względem bezpieczeństwa i higieny pracy w kuchni, jadalni,
- przeprowadzenie próbnej ewakuacji szkoły.
W wyniku kontroli zaleceń nie wydano.
Zbadana dokumentacja prowadzona jest starannie i chronologicznie. Operacje finansowe są rzetelnie udokumentowane. Sposób przechowywania umożliwia szybkie odszukanie wszystkich dokumentów. Zdarzenia księgowe księgowane są na bieżąco i w sposób chronologiczny. Nie stwierdzono przypadków błędnego klasyfikowania operacji. Wszystkie dokumenty będące podstawą przeprowadzenia operacji, posiadają podpisy osób upoważnionych. Upoważnienia znajdują się w aktach osobowych pracowników. W jednostce jest właściwy podział obowiązków. Upoważnienia do podpisywania dokumentów finansowych zostały ustalone w prawidłowy sposób. W badanych obszarach związanych z operacjami finansowymi istnieje prawidłowy nadzór ze strony dyrekcji. Przelewy bankowe dokonywane są wyłącznie po zatwierdzeniu przez dyrekcję. Badana dokumentacja znajduje się na terenie jednostki w pokoju głównej księgowej. Dostęp do dokumentów osobom niepowołanym jest ograniczony. Zasoby komputerowe chronione są indywidualnymi hasłami dostępu.
W wyniku analizy zapisów ewidencyjnych nie stwierdzono faktów uzyskiwania przychodów oraz dokonywania wydatków z dochodów własnych niezgodnie z ustawą o finansach publicznych bądź z uchwałą Rady Miasta Opola w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi gimnazjum.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpis)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:................
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.................................................................................................................
.................................................................................................................
..............................................................................................................
|