A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Przedszkole Publiczne nr 42

KW.1711.00006.2016	Opole, 12.04.2016r.
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 7/16
Jednostka kontrolowana	Przedszkole Publiczne nr 42 w Opolu
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	Od 04 do 22.03.2016r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Grzegorz Filipkowski – Specjalista w  Wydziale Kontroli Wewnętrznej Tadeusz Lech – Główny Specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Przedmiot kontroli	Prawidłowość ustalania opłat za świadczenia, w tym windykacja należności. Prawidłowość rozliczania wydatków na żywienie oraz gospodarka magazynowa w zakresie środków żywienia oraz zawieranie umów cywilnoprawnych – zasadność i źródła finansowania.
Okres objęty kontrolą	2015r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Lucyna Dudek – Dyrektor przedszkola
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielały	Lucyna Dudek – Dyrektor przedszkola, Dorota Kudła – Główna księgowa, (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych Dz. U. z 2018 r. poz.1000) – Starszy Intendent.

I. Cel kontroli

Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości:

    - ustalania opłat za świadczenia w tym windykacji należności,

    - rozliczania wydatków na żywienie,

    - prowadzenia gospodarki magazynowej w zakresie środków żywienia,

    - zawierania umów cywilnoprawnych ich zasadność i źródła finansowania.     

II. Podstawy prawne

1. Ustawa z dnia 7 sierpnia 1991r. o systemie oświaty (tj. Dz. U. z 2015 r., poz. 2156 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2013r., poz. 885 z późn. zm.).
3. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.).
4. Uchwała nr IX/117/11 Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2011r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia udzielane przez przedszkola publiczne prowadzone przez Miasto Opole.
5. Uchwała nr LXI/922/14 Rady Miasta Opola z dnia 3 lipca 2014r. zmieniająca uchwałę nr IX/117/11 Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2011r. przez przedszkola publiczne prowadzone przez Miasto Opole.
6. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2014r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych.
7. Zarządzenie nr 9/2014 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 42 w Opolu z dnia 22.08.2014r. sprawie opłaty za wyżywienie dziecka w przedszkolu.

III. Kryteria

1. Zgodnie z art. 223 ustawy  z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych - Samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność określoną w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty gromadzą na wydzielonym rachunku dochody określone w uchwale przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego:

4. Środki finansowe pozostające na rachunku, o którym mowa w ust. 1, na dzień 31 grudnia roku budżetowego, podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego w terminie do dnia 5 stycznia następnego roku.

2. Zgodnie z art. 14 ust. 5 ustawy z dnia 7 wrześnie 1991r. o systemie oświaty - Rada gminy:

1) określa wysokość opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego w prowadzonych przez gminę:

a) publicznym przedszkolu w czasie przekraczającym wymiar zajęć, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 2,

b) publicznej innej formie wychowania przedszkolnego w czasie przekraczającym czas bezpłatnego nauczania, wychowania i opieki ustalony dla przedszkoli publicznych na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 2;

2) może określić warunki częściowego lub całkowitego zwolnienia z opłat, o których mowa w pkt 1.

5a. Wysokość opłaty, o której mowa w ust. 5 pkt 1, nie może być wyższa niż 1 zł za godzinę zajęć.

3. Zgodnie z § 2 Uchwały nr IX/117/11 Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia udzielane przez przedszkola publiczne prowadzone przez Miasto Opole:

Ustala się odpłatność za zajęcia wychowawczo-dydaktyczne i opiekuńcze świadczone powyżej 5 godzin dziennie.

4. Zgodnie z § 3 Uchwały nr IX/117/11 Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia udzielane przez przedszkola publiczne prowadzone przez Miasto Opole:

Wysokość miesięcznej opłaty za świadczenia, o których mowa w § 2, wynosi 1 zł za godzinę zajęć.

5. Zgodnie z § 5 Uchwały nr IX/117/11 Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia udzielane przez przedszkola publiczne prowadzone przez Miasto Opole:

1. Opłaty za świadczenia rodzice (opiekunowie prawni) wnoszą do 5. każdego miesiąca.
2. W przypadku przyjęcia dziecka do przedszkola w trakcie miesiąca, opłaty za świadczenia naliczane są proporcjonalnie i wnoszone przez rodziców (opiekuna prawnego) niezwłocznie od dnia zapisania dziecka.
3. Opłata, o której mowa w § 3, podlega zwrotowi w przypadku nieobecności dziecka w przedszkolu, w wysokości ilorazu (którego dzielną stanowi wysokość miesięcznej opłaty, a dzielnik liczba dni roboczych w miesiącu, w którym dziecko było nieobecne) pomnożonego przez liczbę dni nieobecności dziecka w danym miesiącu.
4. Zwrotu opłaty dokonuje się:

1. przez potrącenie z przyszłej należności za świadczenia, naliczonej w kolejnym miesiącu za miesiąc następny, albo
2. przelewem na konto wskazane przez rodzica (opiekuna prawnego), w przypadku braku możliwości potrącenia z przyszłej należności za świadczenia.

6.  Zgodnie z § 1 rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2014 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych – Wysokość odsetek ustawowych w 2015r. wynosiła 8% w stosunku rocznym.

7. Zgodnie z § 1 Zarządzenia nr 9/2014 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 42 w Opolu z dnia 22.08.2014r. – dzienna stawka za pełne wyżywienie dziecka w przedszkolu wynosi 5,00 zł.

IV. Metodyka przeprowadzenia kontroli

Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych  w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie sprawozdań oraz wydruków analityki kont ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora jednostki. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z przepisami i planem finansowym.

Szczegółową kontrolą objęto:

• dokumenty źródłowe dotyczące wydatków w paragrafie 4270 powyżej kwoty 1.000 zł,
• dokumenty źródłowe dotyczące wydatków w paragrafie 4300 powyżej kwoty 500 zł,
• zgodność z ewidencją księgową stanu zobowiązań i należności,
• poprawność i terminowość zwrotu niewykorzystanych środków.

Sprawdzono poprawność naliczania opłaty za pobyt oraz za wyżywienie, a także poprawność naliczania odsetek od nieterminowych wpłat.

Do ustalenia wysokości opłaty za pobyt i wyżywienie zespół kontrolny przeanalizował: umowy zawarte pomiędzy przedszkolem a rodzicami, zestawienia sporządzone przez wychowawców grup oraz raporty wykaz dzieci i raport rozliczeń.

Do ustalenia wartości odsetek zespół kontrolny przeanalizował raport kartoteka oraz wyciągi bankowe.

Sprawdzono czy na koniec roku 2014 jednostka dokonała inwentaryzacji magazynu żywności oraz ustalono jego stan na dzień 4 marca 2015r. Poddano kontroli poprawność ewidencjonowania zakupów artykułów spożywczych oraz ich rozchodów z magazynu.

V. Sprawy organizacyjne 

Publiczne Przedszkole nr 42 w Opolu funkcjonuje od 1984r., a od dnia 01.03.2004r., na podstawie Uchwały Nr XXVI/224/04 Rady Miasta Opola z dnia 26 lutego 2004r. w sprawie odnowienia aktów założycielskich publicznych przedszkoli, dla których miasto Opole jest organem prowadzącym. Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Słowackiego 4.

Dyrektorem przedszkola jest pani Lucyna Dudek powołana na to stanowisko dnia 01.09.2007r. do 31.08.2017r.  

Głównym Księgowym przedszkola jest pani Dorota Kudła zatrudniona na podstawie umowy o pracę od dnia 01.01.2005r. na czas nieokreślony w wymiarze 0,375 etatu.

Starszym Intendentem przedszkola jest Pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych Dz. U. z 2018 r. poz.1000)zatrudniona na podstawie umowy o pracę od dnia 01.09.2015r. do 31.12.2016r. w wymiarze 1,0 etatu.

Z budżetem gminy przedszkole rozliczało się w dziale 801 rozdział 80104 oraz 80149. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.

W okresie objętym kontrolą jednostka kontrolowana posiadała cztery rachunki bankowe założone w Banku Millennium S.A.: rachunek budżetowy, rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rachunek dochodów własnych oraz rachunek depozytowy.

Księgi rachunkowe w przedszkolu prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Progman Finanse DDJ firmy Wolters Kluwer. Przedszkole korzysta również z programu Vulcan do sporządzania sprawozdań, jednakże program ten jest własnością Urzędu Miasta, a przedszkole korzysta z niego poprzez przeglądarkę internetową.

Na podstawie książki kontroli ustalono, że w 2015r. przeprowadzono 2 kontrole zewnętrzne przez Powiatową Stację Sanitarno Epidemiologiczną w zakresie oceny stanu sanitarnego oraz stanu żywności. Nieprawidłowości nie stwierdzono.

VI. Dochody budżetowe

W dniu 28.01.2016r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych przedszkola za 2015 rok (akta kontroli Nr 16/7/I/4). Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie dotyczyły dwóch paragrafów:

0830 – wpływy z usług (opłata stała za pobyt dziecka):                                                          67.856,31 zł

0920 – pozostałe odsetki (odsetki od opłaty stałej): 62,50 zł

łącznie 67.918,81 zł.

W wyniku kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu kwota dochodów ogółem była zgodna z ewidencją księgową konta 222 - rozliczenie dochodów budżetowych. Powyższa kwota w całości została przekazana na konto Urzędu Miasta Opola.VII. Wydatki budżetowe

Dnia 04.02.2015r. do Urzędu Miasta Opola wpłynęła korekta sprawozdania Rb-28S (akta kontroli Nr 16/7/I/5). Wydatki budżetowe w 2015r. wyniosły 1.030.310,52 zł i zostały zaewidencjonowane w dziale 801, w dwóch rozdziałach 80104, 80149 i w siedemnastu paragrafach, w tym w paragrafie 4270 – zakup usług remontowych w kwocie 38.710,71 zł, w paragrafie 4300 – zakup usług pozostałych w kwocie 19.464,44 zł, w paragrafie 4440 – odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w kwocie 34.763,38 zł. Na podstawie ewidencji Wydziału Finansowo Księgowego ustalono, że przedszkole zwróciło niewykorzystane środki w dniu 31.12.2015r. (akta kontroli Nr 16/7/I/6).

W paragrafie 4270 szczegółową kontrolą objęto wydatki, których wartość przekroczyła 1.000 zł. Wydatki te zostały wytypowane na postawie wydruku  z systemu księgowego analityka kont, który jest zgodny ze sprawozdaniem Rb - 28S. W 2015r. wystąpiło 5 takich przypadków, pozostałe faktury dotyczyły płatności poniżej 250 zł. W trzech niżej wymienionych sprawach zastosowano wewnętrzny regulamin udzielania zamówień publicznych poniżej wartości 30.000 euro:

1. Zakup i montaż wykładziny PCV. Wyboru wykonawcy dokonano na podstawie złożonych ofert, o które wystąpiło przedszkole, kierując się najniższą ceną. Umowę zawarto zgodnie ze złożoną ofertą, a po wykonaniu prac sporządzono protokół odbioru prac. Zleceniobiorca dnia 10.09.2015r. wystawił fakturę numer FV/81/2015 na kwotę 13.776,16 zł, która była zgodna z umową i złożoną ofertą. Faktura została opisana i zatwierdzona do wypłaty. Zapłatę z dnia 11.09.2015r. potwierdził wyciąg bankowy nr 116.
2. Usługa remontowa. Wyboru wykonawcy dokonano na podstawie złożonych ofert, o które wystąpiło przedszkole, kierując się: podaniem pełnego kosztorysu, ceną i zastosowaniem materiałów z atestami. Umowę zawarto zgodnie ze złożoną ofertą, a po wykonaniu prac sporządzono protokół odbioru prac. Zleceniobiorca dnia 10.09.2015r. wystawił fakturę numer FV/0004/10/2015/10 na kwotę 9.572 zł, która była zgodna z umową i złożoną ofertą. Faktura została opisana i zatwierdzona do wypłaty. Zapłatę z dnia 17.11.2015r. potwierdził wyciąg bankowy nr 147.
3. Modernizacja instalacji oświetleniowej. Wyboru wykonawcy dokonano na podstawie złożonych ofert, o które wystąpiło przedszkole, kierując się zakresem i ceną wykonania usługi. Umowę zawarto zgodnie ze złożoną ofertą, a po wykonaniu prac sporządzono protokół odbioru prac. Zleceniobiorca dnia 30.11.2015r. wystawił fakturę numer FV/07/11/2015 na kwotę 10.399,65 zł, która była zgodna z umową i złożoną ofertą. Faktura została opisana i zatwierdzona do wypłaty. Zapłatę z dnia 11.12.2015r. potwierdził wyciąg bankowy nr 161.

Pozostałe dwa wydatki dotyczyły usunięcia awarii na kwotę1.100 zł oraz malowania pomieszczeń na kwotę 1.140 zł.  W tych przypadkach wyboru wykonawców dokonano na podstawie poleceń z innych przedszkoli oraz własnego rozeznania rynku. Wszystkie faktury zostały opisane, zatwierdzone do wypłaty oraz poprawnie zaewidencjonowane.

W paragrafie 4300 kontrolą objęto wydatki, których wartość przekroczyła 500 zł (6 przypadków). Wydatki te zostały wytypowane na postawie wydruku  z systemu księgowego analityka kont, który jest zgodny ze sprawozdaniem 28S. Wydatki te dotyczyły: przeglądu elektrycznego, przeglądu kominiarskiego, prowadzenia festynu dla dzieci, usługi stolarskiej, usługi archiwalnej, opłaty za system komputerowy. Wyboru wykonawców dokonano na podstawie poleceń z innych przedszkoli oraz własnego rozeznania rynku. Wszystkie faktury zostały opisane, zatwierdzone do wypłaty oraz poprawnie zaewidencjonowane.

Ustalono, że Zarządzeniem nr 14/14 Dyrektora z dnia 29.12.2014r. wprowadzono Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości do 30.000 euro. Regulamin określa, że ma zastosowanie dla wydatków od kwoty 8.000 euro. Z wyjaśnień Dyrektora wynika, że w praktyce stosuje Regulamin od kwoty 10.000 zł.

Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że w 2015r. jednostka nie ponosiła wydatków zaewidencjonowanych w paragrafie 4170 – wynagrodzenia bezosobowe.

 

VIII. Gospodarowanie wydzielonym rachunkiem dochodów

 

Jednostka kontrolowana prowadzi wydzielony rachunek dochodów na którym gromadzi środki od rodziców z przeznaczeniem na zakup żywności dla dzieci. Zgodnie z zarządzeniem dyrektora nr 9/2014 z dnia 22 sierpnia 2014r. wyżywienie dziecka kosztuje 5 zł dziennie. W dniu 28 stycznia 2016r. przedszkole złożyło sprawozdanie Rb-34S (akta kontroli Nr 16/7/I/7-9) prezentujące ilość zgormadzonych i rozdysponowanych środków. W 2015r. przedszkole uzyskało 80.445,93 zł, z tego wykorzystało na żywność 80.026,17 zł.

W sprawozdaniu Rb 34S wykazano, że stan środków wydzielonego rachunku bankowego dochodów na:

1. początek okresu (styczeń 2015) wynosił:    274,78 zł

2. koniec okresu (grudzień 2015) wynosił:      419,76 zł

W wyniku kontroli ustalono, że obie kwoty były zgodne z ewidencją księgową konta 132. Środki te zostały  przekazane do Urzędu Miasta Opola w dniu 05.01.2015r. oraz 04.01.2016r. Operacje zostały potwierdzone wyciągami bankowymi nr 1/15 oraz 1/16.

Źródła dochodów na wydzielonym rachunku

Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34S wynika, że wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów w 2015r. wyniosło ogółem 80.445,93 zł. Dochody zaewidencjonowano w dwóch paragrafach:

• § 0830 – Wpływy z usług:  80.262,01 zł,
• § 0920 – Pozostałe odsetki:      183,92 zł.

Stan środków potwierdzono ewidencją konta 132.

Wydatki na wydzielonym rachunku dochodów

Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34S wynika, że wydatki w 2015r. wyniosły ogółem 80.300,95 zł i były równe dochodom. Wydatki te zaewidencjonowano na trzech paragrafach. Kwoty wydatków wykazane w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową.

1. § 2400 – 274,78 zł: środki nie wykorzystane w 2014r. przekazane do Urzędu Miasta
2. § 4220 – 79.966,17: zakup żywności
3. § 4300 – 60,00 zł: usługa transportowa

IX. Zobowiązania

W korekcie sprawozdania Rb-28S złożonej w dniu 04.02.2016r. jednostka kontrolowana wykazała stan zobowiązań budżetowych na dzień 31.12.2015r. w łącznej kwocie 57.824,52 zł. Zobowiązania te dotyczyły paragrafów:

- 4040 - dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie:                                                           48.568,88 zł,

- 4110 - składki na ubezpieczenia społeczne w kwocie:                                                                        8.348,96 zł,

- 4120 - składki na fundusz pracy w kwocie:            906,68 zł,

Z wyjaśnień Dyrektora wynika, że zobowiązania z paragrafów 4040, 4110, 4120 zostaną uregulowane w momencie otrzymania środków na ten cel z Urzędu Miasta Opola. Główna Księgowa poinformowała, że dodatkowe wynagrodzenie zostało wypłacone w dniu 25.02.2016r.

W sprawozdaniu Rb 34S wykazano zobowiązanie oraz stan środków na koniec okresu sprawozdawczego w wysokości 419,76 zł. Są to środki przekazane od rodziców dzieci na ich wyżywienie, które nie zostały wykorzystane do 31.12.2015r. i podlegają odprowadzeniu na rachunek Urzędu Miasta. Ustalono na podstawie wyciągu bankowego nr 1, że Przedszkole przekazało środki w dniu 4 stycznia 2016r.

X. Należności

W sprawozdaniu Rb – 27S przedszkole wykazało należność w kwocie 144,90 zł z tytułu opłaty stałej za pobyt 48 dzieci w przedszkolu. Dla 47 dzieci należność ta nie przekraczała 10 zł na dziecko. Na podstawie raportu zalegających ustalono, że zaległość dotyczy grudnia 2015r. Należność ta została uregulowana 01.03.2016r. (WB 42) po reakcji pracowników przedszkola w postaci kontaktów telefonicznych oraz 2 pism wzywających do zapłaty.

W sprawozdaniu Rb – 34S jednostka kontrolowana przedstawiła należności o wartości 37,10 zł z tytułu opłaty za wyżywienie. Na podstawie raportu „zalegających” ustalono że należności te dotyczą opłaty za wyżywienie dla 48 dzieci za grudzień 2015r. Ustalono na podstawie wyciągu nr 42, że ostatnia należność została uregulowana w dniu 01.03.2016r.

XI. W zakresie ustalania opłat za świadczenia

Opłata stała za pobyt dziecka w Publicznych Przedszkolach jest ustalana w oparciu o art. 6 ust. 1 ustawy o systemie oświaty, który stanowi że Przedszkole Publiczne zapewnia bezpłatnie nauczanie, wychowanie i opiekę przez czas nie krótszy niż 5 godzin dziennie. Uchwała Rady Miasta Opola nr IX/117/11 z dnia 28 kwietnia 2011r. ustanowiła że bezpłatny czas pobytu dziecka w przedszkolu wynosi 5 godzin (§ 1). Zgodnie z uchwałą Rady Miasta Opola nr LXI/922/14 z dnia 3 lipca 2014r. odpłatność za zajęcia w Przedszkolach wynosi 1 zł za godzinę zajęć (§ 1 pkt. 2). W Arkuszu Organizacyjnym Pracy Przedszkola na rok szkolny 2015/2016 zatwierdzonym przez Prezydenta Miasta Opola ustalono, że bezpłatne godziny obowiązują od 7:00 do 12:00. Przedszkole jest czynne w godzinach od 6:00 do 17:00.

Opłata za wyżywienie została określona w zarządzeniu Dyrektora nr 9/2014 z dnia 22 sierpnia 2014r. i wynosi 5 zł dziennie.

Przedszkole zawiera umowy z rodzicami, w których określa ile godzin dziennie będzie przebywać dziecko w przedszkolu. W przypadku gdy dziecko notorycznie przebywa w przedszkolu więcej godzin niż rodzice zdeklarowali w umowie, Dyrektor motywuje rodziców lub sporządza aneks do umowy. W przypadku gdy dziecko jest nieobecne w danym dniu, Intendent sporządza odpis i pomniejsza opłatę w drugim kolejnym miesiącu.

Opłaty naliczane są przez Intendenta na podstawie zawartych umów z rodzicami oraz zestawień otrzymanych od wychowawców grup, którzy tworzą je na podstawie dziennika obecności. Rodzice otrzymują co miesiąc rachunek, który opłacają przelewem do 5 każdego miesiąca, zgodnie z Uchwałą Rady Miasta Opola nr IX/117/11 z dnia 28 kwietnia 2011r. (§5 ust. 1). Opłata jest uiszczana w danym miesiącu za dany miesiąc (z góry).

W 2015r. do przedszkola uczęszczało 97 dzieci, które podzielono na 4 grupy. Kontrolą naliczania opłat (stała i wyżywienie) objęto listopad 2015r., grupę pierwszą. Raport Wykaz Dzieci potwierdził, że do pierwszej grupy uczęszczało 25 dzieci (akta kontroli Nr 16/7/I/15). Jedno dziecko przebywało w przedszkolu od godziny 7 do 12, w związku z tym jego pobyt był bezpłatny. Pozostałym dzieciom naliczono opłaty zgodnie z zawartymi umowami. Dzieci przebywały w przedszkolu w czasie określonym w umowie. W trakcie kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie.

Kontrolą objęto również naliczanie odsetek od nieterminowych wpłat, w związku z opłatą stałą oraz opłatą za wyżywienie w październiku 2015r. Na podstawie raportu kartoteka oraz wyciągów bankowych ustalono, że rodzice ośmiorga dzieci nie uregulowali należności w terminie. Opóźnienia wynosiły od 1 do 10 dni. Wszystkim rodzicom doliczono odsetki do opłaty za pobyt w listopadzie 2015r. W wyniku kontroli ustalono, że odsetki zostały naliczone prawidłowo – zastosowano współczynnik 8%.

XII. Gospodarka magazynowa   

W jednostce kontrolowanej podstawą ewidencjonowania zakupionych art. żywnościowych na kontach 201 i 310 są faktury płatne przelewem i gotówką. Podstawą ewidencjonowania na kontach 310 i 401 operacji przeniesienia żywności z magazynu do kuchni są zestawienia sporządzane przez Intendenta.

Z wyjaśnień udzielonych przez Intendenta wynika, że zakupione artykuły żywnościowe są ujmowane w kartotece magazynowej na podstawie faktur. Zakupione artykuły spożywcze, w trakcie dostawy są każdorazowo przeliczane i ważone. Stan faktyczny jest porównywany z wartościami wykazanymi na fakturach. Artykuły spożywcze z magazynu wydawane są codziennie przez Intendentkę dla kucharki za potwierdzeniem odbioru. Podstawą wydania artykułów jest ustalony jadłospis. Wykaz wydanych artykułów codziennie jest wprowadzany do kartoteki magazynowej. Jednostka kontrolowana w celu wyłonienia dostawców art. żywnościowych stosuje kilkanaście razy do roku zapytanie o cenę.

Zarządzeniem Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 42 w Opolu nr 17/2015 z dnia 31.12.2015r. została powołana komisja inwentaryzacyjna do spisu z natury magazynu z żywności. Komisyjnego spisu z natury stanu magazynu żywnościowego dokonano w dniu 31.12.2015r. Arkusz spisu z natury zawiera 126 pozycji na łączną kwotę 4.396,39 zł. Dane wykazane w arkuszu spisowym są zgodne z saldem końcowym konta 310 – materiały oraz z kartoteką magazynową.

W dniu 04.03.2016r. dokonano wyrywkowej kontroli wybranych artykułów znajdujących się w magazynie żywnościowym. Na podstawie wydruku stanu magazynowego na dzień 04.03.2016r. wytypowano 44 artykuły żywnościowe (akta kontroli Nr 16/7/I/16-18). Nie stwierdzono rozbieżności pomiędzy stanem magazynowym a stanem wynikającym z kartoteki.

Ponadto kontrolą objęto artykuły żywnościowe zakupione w tym samym dniu. Na podstawie faktur ustalono, że w tym dniu zakupiono:

1. jajka – 60 sztuk,
2. chleb z dynią – 7 sztuk.

Ustalono, że wszystkie zakupione artykuły zostały ujęte w ewidencji. Sprawdzono jej poprawność poprzez porównanie raportu przedstawiającego stan magazynu na dzień 3 marca 2016r. (akta kontroli Nr 16/7/I/19-21) z raportem przedstawiającym stan na 4 marca 2016r. (akta kontroli Nr 16/7/I/16-18) oraz z raportem przychody w magazynach (akta kontroli Nr 16/7/I/22). Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi kontrolowanej jednostki.

XIII. Pouczenie

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.