|
KWiA-I-0913/7/11
|
Opole, 27.04.2011 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 11/11
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Galeria Sztuki Współczesnej w Opolu
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
28.03.2011 r. do 18.04.2011 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Jacek Spadło – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Izabela Dziewulska Gaj – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
Nr 23/2011
Nr 24/2011
|
|
Przedmiot kontroli
|
Kontrola prawidłowości przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne dotyczące kompleksowych usług ochrony osób i mienia oraz obiektów Galerii Sztuki Współczesnej w Opolu.
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2010 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Anna Potocka – Dyrektor Galerii Sztuki Współczesnej
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali
|
Anna Potocka – Dyrektor Galerii Sztuki Współczesnej
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– Kierownik Administracyjny Galerii Sztuki Współczesnej.
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz 759).
§ Art. 5. 1 Do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym określone w przepisach wydanych na podstawie art. 2 , nie stosuje się przepisów ustawy dotyczących terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub terminów składania ofert, obowiązku żądania wadium, obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy oraz przesłanek wyboru trybu negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego oraz licytacji elektronicznej.
§ Art. 5. 1a W przypadku zamówień , których mowa w ust.1, zamawiający może wszcząć postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w art. 62 ust. 1 lub art. 67 ust. 1, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności:,
§ pkt 1naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków,
§ pkt 3 poniesieniem straty w mieniu publicznym.
2. Ustawa z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. Nr 114, poz. 740) tekst jednolity z 26lipca 2005 r. (Dz. U. Nr 145, poz. 1221 z późniejszymi zmianami).
§ Art. 5 (obszary, obiekty, urządzenia objęte obowiązkową ochroną.)
§ ust. 1 Obszary, obiekty, urządzenia i transporty ważne dla obronności, interesu gospodarczego państwa, bezpieczeństwa publicznego i innych ważnych interesów państwa podlegają obowiązkowej ochronie przez specjalistyczne uzbrojone formacje ochronne lub odpowiednie zabezpieczenie techniczne,
§ ust. 2 Do obszarów, obiektów i urządzeń, o których mowa ust. 1 należą:
§ pkt 4 w zakresie ochrony innych ważnych interesów państwa w szczególności:
§ lit. c muzea i inne obiekty, w których zgromadzone są dobra kultury narodowej.
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r.., Nr 98, poz. 1071 z późniejszymi zmianami).
4. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym.
§ § 1. Określa się wykaz:
§ ust. 2 usług o charakterze niepriorytetowym, stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia.
5. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 213/2008 z dnia 28 listopada 2007r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) oraz dyrektywy 2004/17/We i 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczące Procedur udzielana zamówień Publicznych w zakresie zmiany CPV.
§ Uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) w szczególności jego art. 2.
§ Art. 2 W świetle rozwoju rynków oraz potrzeb użytkowników należy dostosować lub zmienić strukturę, kody oraz opisy CPV. Należy przy tym uwzględnić niektóre konkretne propozycje ulepszania CPV, przedstawione przez zainteresowane podmioty oraz jego użytkowników. Struktura, kody i opisy CPV powinny zostać zaktualizowane w celu uczynienia z CPV skutecznego narzędzia elektronicznych zamówień publicznych.
§ Kod CPV 79710000-4 Usługi ochroniarskie.
6. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 24 czerwca 2003 r. w sprawie obiektów szczególnie ważnych dla bezpieczeństwa i obronności państwa oraz ich szczególnej ochrony.
7. Zarządzenie nr OR.I-0151 – 1835/10 Prezydenta Miasta Opola z dnia 5 marca 2010 r. w sprawie ustalenia wytycznych dotyczących przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych na roboty budowlane, usługi i dostawy udzielane przez Gminę Opole – Urząd Miasta Opola.
Cel kontroli
Celem kontroli było zbadanie prawidłowości przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne dotyczące kompleksowych usług ochrony osób i mienia oraz obiektów Galerii Sztuki Współczesnej dokonanego w 2010 r.
Ustalenia kontroli
I Szczegółowy zakres czynności objętych zamówieniem
1. Przedmiot zamówienia
W wyniku czynności kontrolnych ustalono, iż przedmiotem zamówienia było świadczenie kompleksowych usług ochrony osób, mienia i obiektów Galerii Sztuki Współczesnej.
2. Zakres zamówienia
Zakres przedmiotu zamówienia obejmował w szczególności:
Ø Stałą całodobową ochronę osób, mienia i obiektów Galerii Sztuki Współczesnej znajdujących się przy Placu Teatralnym 12 i przy ulicy Kośnego 32a w Opolu oraz ochrona placu wystawowego i parkingu wraz ze znajdującymi się na nim pojazdami, świadczona przez dwóch pracowników ochrony, spełniających wszystkie wymagania określone w ustawie o ochronie osób i mienia.
Ø Stałe prewencyjne obchody obiektu, wszystkich korytarzy, klatek schodowych oraz terenów wokół budynków.
Ø Prowadzenie ewidencji pracowników Galerii oraz innych osób przebywających na terenie obiektów po upływie regulaminowego czasu pracy.
Ø Po zakończeniu pracy zamawiającego sprawdzenie wszystkich pomieszczeń i korytarzy, mając na uwadze prawidłowe zabezpieczenie obiektów oraz przepisy p.poż i ustalenie czy na terenie chronionych obiektów nie pozostały osoby nieupoważnione.
Ø Stały całodobowy nadzór sygnałów przesyłanych, gromadzonych i przetwarzanych w elektronicznych urządzeniach i systemach alarmowych.
Ø Zapewnienie grupy interwencyjnej na pilne wezwanie w czasie nie dłuższym niż 10 min.
Ø Dodatkowa obsada personelu ochrony tj. dodatkowo jeden pracownik ochrony, w czasie większych wydarzeń kulturalnych organizowanych przez Zamawiającego w jego siedzibie jak i na terenie miasta Opola mieszczących się już w planie imprez jak i tych, które mogą się dodatkowo pojawić w trakcie świadczenia usług.
Ø Konserwacja co najmniej raz na kwartał oraz naprawa elektronicznych i mechanicznych urządzeń i systemów alarmowych istniejących w obiektach (akta kontroli tom I s. 1- 4)
3. Tryb postępowania
Ø W trakcie prowadzonych czynności sprawdzających zespół kontrolny ustalił, iż w październiku 2010 r. kończyła się umowa na usługi ochrony z dotychczasowym wykonawcą (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) , która to firma, swoje usługi na rzecz Galerii Sztuki Współczesnej świadczyła od 2008 r. w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, przeprowadzonego przez Referat Zamówień Publicznych Wydziału Inwestycji Miejskich Urzędu Miasta Opola.
Ø W związku z kończącą się umową Galeria Sztuki Współczesnej podjęła działania związane z udzieleniem zamówienia na usługi ochrony zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola Nr OR.I-0151-1835/10. Zarządzenie to zmieniło zasady uczestnictwa instytucji kultury w postępowaniach prowadzonych przez Wydział Inwestycji Miejskich i zobligowało je do prowadzenia samodzielnie postępowań przygotowawczych w sprawach o udzielenie zamówienia publicznego (akta kontroli tom I s. 5 - 9).
Ø Przejmując to zadanie oraz chcąc mieć wiedzę na temat cen oraz jak w przypadkach analogicznych zamówień postępują inne instytucje pracownicy Galerii odpowiedzialni za przeprowadzenie takiego postępowania dokonali rozpoznania przeglądając ogłoszenia zamieszczone na Portalu Urzędu Zamówień Publicznych.
Ø Jak wynika z pisemnych wyjaśnień złożonych przez Kierownika Administracyjnego Galerii, przeglądając ogłoszenia umieszczone na portalu UZP w sprawie świadczenia usług ochrony, Galeria Sztuki Współczesnej podobnie jak inni zamawiający dokonała wyboru zamówienia z wolnej ręki powołując się na art. 5 ust.1a Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych. Wybór swój uzasadniła tym, że przedmiotem zamówienia publicznego są usługi ochroniarskie, które znajdują się w wykazie usług o charakterze niepriorytetowym stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010r. (akta kontroli tom I s. 10 – 13).
Ø Decydując się na tryb wyboru z wolnej ręki, Galeria dokonała rozeznania cenowego na przedmiotowe usługi w celu ustalenia szacunkowej wartości zamówienia. Przeprowadzono rozmowy telefoniczne, których efektem było wpłynięcie do Galerii ofert cenowych zgodnie z przedmiotem zamówienia. Oferty cenowe na świadczenie usług ochrony osób i mienia obrazuje poniższa tabela.
Tab. 1
|
LP
|
Nazwa firmy ochroniarskiej
|
Cena usługi z 22% podatkiem VAT od 01.11.2010 r. do 31.12.2010 r.
|
Cena usługi z 23% podatkiem VAT od 01.01.2011 r. do 30.10.2013 r.
|
Cena usługi łącznie z VAT za okres 36 miesięcy
|
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
50.508,00 zł
|
865.674,00 zł
|
916.182,00 zł
(akta kontroli tom I s. 14-16)
|
|
2
|
53.582,40 zł
|
918.367,20 zł
|
971.949,60 zł
(akta kontroli tom I s. 17-18)
|
|
3
|
51.728,00 zł
|
886.584,00 zł
|
938.312,00 zł
(akta kontroli tom I s. 19-20)
|
|
4
|
47.023,68 zł
|
805.955,04 zł
|
852.978,72 zł
(akta kontroli tom I s. 21-26)
|
Ø Analiza przekazanych do Galerii pisemnych ofert od podmiotów zainteresowanych świadczeniem usług w zakresie ochrony osób i mienia potwierdziły najniższą cenę dotychczasowego wykonawcy. W związku z powyższym Galeria Sztuki Współczesnej zaprosiła do negocjacji firmę (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), które odbyły się 27 października 2010 r. (akta kontroli tom I s. 27-71). W wyniku negocjacji Konsorcjum (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zgodziło się na obniżenie kwoty wynagrodzenia wynikającej ze złożonej wcześniej informacji cenowej z 19.300,00 zł netto za miesiąc do poziomu wynagrodzenia w dotychczasowej wysokości tj. 19.272,00 zł. netto miesięcznie. Dyrektor Galerii mając na uwadze dotychczasową współpracę z agencją zaproponował zawarcie umowy na okres 3 lat pod warunkiem utrzymania tej samej ceny przez cały okres obowiązywania umowy. W trakcie prowadzonych negocjacji strony uzgodniły, że okres wypowiedzenia umowy będzie wynosił 3 miesiące ponieważ w przypadku gdyby koszty związane z wykonywaną usługą wzrosły znacząco i naraziło by to wykonawcę na straty mógłby on wypowiedzieć umowę, natomiast Galeria zyskała by wystarczający czas do przeprowadzenia kolejnego postępowania na usługi ochrony. W trakcie negocjacji ustalono również wartość maksymalnego wynagrodzenia brutto za cały okres trwania umowy uwzględniając planowany wzrost stawki VAT od 1 stycznia 2011 r. z poziomu 22% do 23% (akta kontroli tom I s. 72-73). Po zaakceptowaniu projektu umowy oraz załącznika nr 1 – szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia przez radcę prawnego, w dniu 29 października 2010 r. podpisano umowę nr 2/X/2010 r. (akta kontroli tom I s. 74-78). W tym samym dniu zmieszczono ogłoszenie o udzieleniu zmówienia na Portalu Urzędu Zamówień Publicznych (nr ogłoszenia 307235-2010). Jego zamieszczenie nastąpiło po akceptacji jego treści z kancelarią prawną (akta kontroli tom I s. 79-87).
Ø Z treści sporządzonego zamówienia wynika, iż dokonano go w trybie z wolnej ręki, w oparciu o art. 5 ust. 1a pkt 1 oraz art. 5 ust 1a pkt 3 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Usługi ochrony osób i mienia są wymienione w wykazie usług o charakterze niepriorytetowym (poz. 23), stanowiącym załącznik nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. (Dz. U. nr 12 poz. 68), co daje możliwość przeprowadzenia postępowania zgodnie z zasadą opisaną w art. 5 ust. 1a ustawy Prawo zamówień publicznych, a więc z zastosowaniem trybu z wolnej ręki w innych uzasadnionych przypadkach niż przesłanki wymienione w art. 67 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
4. Podsumowanie
Zespół kontrolny po przeanalizowaniu trybu postępowania w sprawie o zamówienie publiczne dotyczące kompleksowych usług ochrony osób i mienia oraz obiektów Galerii Sztuki Współczesnej nie stwierdził nieprawidłowości.
W sprawie badanego postępowania sporządzone zostały trzy opinie prawne, które w swojej treści są zbieżne z ustaleniami zespołu kontrolnego . Opinie te powstały w różnych odstępach czasu ale już po zakończeniu badanego postępowania (akta kontroli tom I s. 86-98).
Ostatnia z nich sporządzona w dniu 14 kwietnia 2011 r. dla potrzeb prowadzonej kontroli w sposób precyzyjny potwierdza prawidłowość przeprowadzonego postępowania wskazując między innymi, że:
„Ustawa o zamówieniach publicznych chroni konkurencję.
Dla Galerii Sztuki Współczesnej najważniejszą kwestią jest jednak bezpieczeństwo placówki, w której przechowywane są zbiory o wysokiej wartości nie tylko własnej ale i odszkodowawczej. Wobec powyższego istnieje możliwość pominięcia trybu przetargu nieograniczonego gdyż ustawodawca dopuszcza możliwość wyboru sposobu zamówienia zgodnie z interesem jednostki pod pewnymi jednak warunkami, które zostały określone w art. 5.
Warunki te zostały przez Galerię Sztuki Współczesnej spełnione:
- przedmiotem postępowania są usługi o charakterze niepriorytetowym (Załącznik nr 2 nr kategorii 23 rozporządzenia PRM z dnia 28 stycznia 2010r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym).
- spełniony jest przynajmniej jeden warunek określony w ust. 1a: poniesienie straty w mieniu publicznym (pkt 3) oraz niebezpieczeństwo wydatkowania środków w sposób naruszający celowość, oszczędność i efektywność (pkt 1)
Nr kategorii 23 w Załączniku nr 2 „Wykaz usług o charakterze niepriorytetowym” brzmi: Usługi detektywistyczne i bezpieczeństwa, z wyjątkiem usług samochodów opancerzonych” zawierającym numery CPV: od 79700000-1 do 79723000-8. Zgodnie z rozporządzeniem Komisji WE nr 213/2008 z dnia 28 listopada 2007r. zmieniające rozporządzenie w sprawie Wspólnego Słownika zamówień (CPV) usługi ochroniarskie znajdują się pod kodem CPV nr 79710000-4, a więc mieszczącym się w kodach pod numerem kategorii usług niepriorytetowych 23.
Przedmiotem zamówienia były „Kompleksowe usługi ochrony osób, mienia oraz obiektów Galerii sztuki Współczesnej w Opolu” – Informacje Z Biuletynu UZP.
Jeżeli chodzi o poniesione straty w mieniu publicznym mogłyby one nastąpić w sytuacji przerwania usług ochrony w sytuacji np. przedłużającego się postępowania o zamówienia publiczne. W przypadku ochrony mienia o szczególnie wysokiej wartości własnej i odszkodowawczej zapewnienie ciągłości ochrony jest kwestią absolutnie priorytetową. Natomiast poniesione ewentualne straty z powodu szkody powstałej w wyniku niewłaściwej ochrony i konieczność jej naprawy powoduje nieuzasadnione dodatkowe koszty, a zatem wydane środki na konkretna ochronę mogą okazać się środkami wydanymi niepotrzebnie (gdyż i tak mamy do czynienia ze szkodą). Naruszona zatem zostaje zasada celowości, oszczędności i efektywności wydanych środków na ochronę.
Wobec powyższego zatrudnienie firmy ochroniarskiej już sprawdzonej (dającej rękojmię profesjonalnej usługi) stwarza większe szanse prawidłowej ochrony mienia należącego do dziedzictwa kulturowego, za które ostatecznie odpowiada Prezydent Miasta.
Jednostka zatem miała prawne podstawy do udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki. Jest to także tryb przewidziany przez ustawę Prawo zamówień publicznych. Jednostka działał jawnie (ogłoszono w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 29.10.2010r. po numerem: 307235-2010), zatem nie ma podstaw do zarzutu ukrycia tego działania. Istotne jest jedynie czy jednostka zachowała warunki udzielania zamówienia w tym trybie”.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: Opole,......
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data: Opole, .......
|
Podpis Głównego Specjalisty: (na ostatecznej wersji roboczej)
Podpis Naczelnika Wydziału: (na ostatecznej wersji roboczej)
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
|
|
Zmiany w protokole
|
|
"Ustalenia na str. ... skreśla się"
"Uzupełnienie do str. ... protokołu kontroli"
"Treść ustaleń na str. ... otrzymuje brzmienie:"
|
2011-09-07 14:32:33 - wnioski pokontrolne (49.00 kB)
