|
KWiA.I-0914/13/2009
|
Opole, 25.06.2009 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 24/2009
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Zespół Szkół Mechanicznych w Opolu
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 27 maja do 17 czerwca 2009 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Agnieszka Lisiecka - inspektor
Małgorzata Jóźwin - Mazurek - starszy specjalista
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 48/2009
nr 49/2009
|
|
Przedmiot kontroli
|
Realizacja wykonania zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonej przez WKWiA w 2008 r.
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2009
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Bogusław Januszko – dyrektor szkoły
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– główny księgowy
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- księgowy
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).
3. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm.).
5. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz. U. Nr 191, poz. 1957).
6. Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).
8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (dz. U. z 2006 r. Nr 116 poz.783).
9. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.).
10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).
11. Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.
12. Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia wartości jednego punktu.
13. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. z 2007r. Dz. U. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.)
14. Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
Cel kontroli
Celem kontroli jest ocena prawidłowości realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych przez WKWiA po kontroli przeprowadzonej w okresie od 13.10.2008 r. do 18.11.2008 r.
Kryteria
Kryteriami w postępowaniu kontrolnym są zalecenia pokontrolne wydane przez Prezydenta Miasta z dnia 02.02.2009r.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się z dokumentacją postępowania kontrolnego przeprowadzonego przez Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu w okresie od 13.10.2008 r. do 18.11.2008 r.
Sprawdzono czy ww. zalecenia zostały wykonane w sposób prawidłowy i terminowy.
Pobrano pisemne i ustne wyjaśnienia od poszczególnych pracowników merytorycznych.
Ustalenia kontroli
W zakresie zaleceń pokontrolnych Prezydenta Miasta z dnia 02.02.2009r.
Zgodnie z zarządzeniem nr OR.I-0152/310/2008 Prezydenta Miasta Opola Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu w okresie od 13.10.2008 r. do 18.11.2008 r. w Zespole Szkół Mechanicznych przeprowadził kontrolę planową w zakresie realizacji zasad gospodarki finansowej, realizacji zamówień publicznych i systemu kontroli wewnętrznej.
Z przeprowadzonego postępowania kontrolnego sporządzono w dniu 2 grudnia 2008 r. protokół kontroli, który został przekazany dyrektorowi szkoły.
W dniu 16 stycznia 2009 r. z przeprowadzonej kontroli sporządzono Wnioski pokontrolne, w których umieszczono zapis, iż do końca czerwca 2009r. Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu przeprowadzi w jednostce kontrolę sprawdzającą.
W dniu 2 lutego 2009 r. Prezydent Miasta Opola skierował do dyrektora Zespołu Szkół Mechanicznych – Bogusława Januszko Wystąpienie pokontrolne, w którym wydał niżej wymienione zalecenia:
1. Listy płac sporządzać w sposób chronologiczny. Każdorazowo oznaczać okres za jaki są sporządzane. Wszystkie sporządzone listy płac umieszczać w jednym zbiorze dokumentów. Nie dokonywać wypłat bez uprzedniego sporządzenia listy płac. Wypłaty dotyczące umów zleceń dokonywać na podstawie rachunków oraz potwierdzeniach wykonania umowy. Wszelkich wypłat dokonywać w terminach wynikających z zawartych umów.
Termin wykonania zalecenia: na bieżąco
Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac do umów zleceń za okres od stycznia 2009r. do końca maja 2009r. Ponadto szczegółowemu badaniu poddano listy płac za marzec 2009r. (akta kontroli Nr 09/24/I/1-10).
Prawidłowość sporządzania list płac za miesiąc marzec wykazano w tabeli nr 1.
Tabela nr 1 Listy płac – marzec 2009r.
|
Lp.
|
Nr listy
|
Data sporządzenia
|
Data wypłaty
|
Podpisy
|
|
1.
|
01/03/2009
|
02.03.2009
|
02.03.2009
|
+
|
|
2.
|
02/03/2009
|
02.03.2009
|
02.03.2009
|
+
|
|
3.
|
03/03/2009
|
02.03.2009
|
02.03.2009
|
+
|
|
4.
|
04/03/2009
|
03.03.2009
|
03.03.2009
|
+
|
|
5.
|
05/03/2009
|
04.03.2009
|
04.03.2009
|
+
|
|
6.
|
06/03/2009
|
06.03.2009
|
06.03.2009
|
+
|
|
7.
|
7/03/2009
|
18.03.2009
|
18.03.2009
|
+
|
|
8.
|
8/03/2009
|
25.03.2009
|
25.03.2009
|
+
|
|
9.
|
9/03/2009
|
26.03.2009
|
26.03.2009
|
+
|
|
10.
|
10/03/2009
|
26.03.2009
|
26.03.2009
|
+
|
|
11.
|
11/03/2009
|
30.03.2009
|
19.03.2009
|
+
|
Skontrolowane listy płac posiadły chronologiczną numerację, oznaczono okres, za jaki zostały sporządzone. Były one umieszczone w jednym zbiorze dokumentów. Stwierdzono jeden przypadek wcześniejszej wypłaty świadczenia niż sporządzenie listy płac (poz. 11 w tabeli).
Prawidłowość sporządzania list płac za miesiąc marzec wykazano w tabeli nr 2.
Tabela nr 2 Listy płac dotyczące umów zleceń oraz o dzieło za okres 01.01.2009r. – 30.05.2009r
|
Lp.
|
Nr listy
|
Data sporządzenia
|
Data wypłaty
|
Podpisy
|
Uwagi
|
|
1.
|
01/01/zlec/2009
|
28.01.2009
|
28.01.2009
|
+
|
Na rachunku do umowy brak potwierdzenia wykonania zleconych prac, brak podpisu osoby dokonującej wypłaty,
|
|
2.
|
01/03/zlec/2009
|
03.03.2009
|
03.03.2009
|
+
|
Na rachunku do umowy brak potwierdzenia wykonania zleconych prac, brak podpisu osoby dokonującej wypłaty
|
|
3.
|
02/03/zlec/2009
|
25.03.2009
|
26.03.2009
|
+
|
Na rachunku do umowy brak potwierdzenia wykonania zleconych prac, brak podpisu osoby dokonującej wypłaty
|
|
4.
|
01/04/zlec/2009
|
07.04.2009
|
07.04.2009
|
+
|
Na rachunku do umowy brak podpisu osoby dokonującej wypłaty oraz brak kwoty zatwierdzonej przez dyrektora do wypłaty
|
|
5.
|
01/04/zlec/2009
|
07.04.2009
|
07.04.2009
|
+
|
Na rachunku do umowy brak podpisu osoby dokonującej wypłaty
|
|
6.
|
02/04/zlec/09
|
23.04.2009
|
27.04.2009
|
+
|
Na rachunku do umowy brak podpisu osoby dokonującej wypłaty oraz brak kwoty zatwierdzonej przez dyrektora do wypłaty
|
|
7.
|
02/04/zlec/-2009/a
|
21.04.2009
|
22.04.2009
|
+
|
--------------------
|
|
8.
|
03/zlec/04/2009
|
27.04.2009
|
27.04.2009
|
+
|
Na rachunku do umowy brak kwoty zatwierdzonej przez dyrektora do wypłaty
|
|
9.
|
01/zlec/05/09
|
12.05.2009
|
12.05.2009
|
+
|
Na rachunku do umowy brak kwoty zatwierdzonej przez dyrektora do wypłaty
|
|
10.
|
1/05/zlec2009/a
|
27.05.2009
|
27.05.2009
|
+
|
Na rachunku do umowy brak kwoty zatwierdzonej przez dyrektora do wypłaty
|
Ustalono, że we wszystkich skontrolowanych przypadkach do umów załączone były rachunki. W 6 przypadkach rachunki nie posiadały podpisów osoby dokonującej wypłaty. Wszystkie wypłaty świadczeń były wypłacone w terminach zgodnych z umowami. W 3 przypadkach nie ma potwierdzenia wykonania zleconych prac, natomiast na 5 rachunkach przy podpisie dyrektora brak było kwoty zatwierdzonej przez niego do wypłaty.
Ponadto ustalono, że szkoła w dniach 16.03.2009r. i 20.04.2009r. zawarła dwie umowy zlecenia z pracownikiem Zespołu Szkół Mechanicznych. Przedmiotem umowy było wdrożenie nowego pracownika do pracy na stanowisku starszego referenta ds. gospodarczych. Za wykonane czynności zobowiązano się wypłacić pracownikowi wynagrodzenie w kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł brutto.
2. Ustalić wynagrodzenie dla głównej księgowej zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 22 kwietnia 2008r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 73, poz. 430).
Termin wykonania zalecenia: do 30 maja 2009r.
Zespół kontrolny ustalił, iż dla głównej księgowej sporządzono angaż z dnia 17.11.2008r. uwzględniający zmiany wynikające z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 kwietnia 2008r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (akta kontroli Nr 09/24/I/11).
3. Dla wydatków Zespołu stosować prawidłową klasyfikacje budżetową zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.).
Termin wykonania zalecenia: na bieżąco
Zespół kontrolny poddał analizie dokumentację księgową dotyczącą wydatków zaewidencjonowanych w miesiącu marcu w dwóch paragrafach: 4210 – zakup materiałów i wyposażenia, 4240 – zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. Wydatki dotyczyły szkoły i przedstawiono je w tabeli nr 3.
Ustalono, że wydatki były klasyfikowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Strona kontrolująca zamierzała badaniu poddać wydatki zaksięgowane w miesiącu maju, lecz nie było to możliwe ze względu na opóźnienia występujące w bieżącym księgowaniu zdarzeń gospodarczych. Jak wynika z wyjaśnień pani(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– pracownika księgowości –opóźnienie to wynikło z problemów kadrowych, jakie zaistniały w dziale księgowości (akta kontroli Nr 09/24/I/35).
Tabela nr 3 znajduje się w załączniku do niniejszego protokołu.
4. Przestrzegać wymogów zakładowych regulacji określających zasady i formy przeprowadzania funkcjonalnej kontroli wewnętrznej wydatkowania środków publicznych. Wzmóc nadzór nad sposobem realizacji tej kontroli.
Termin wykonania zalecenia: na bieżąco
Zespół kontrolny poddał analizie dokumentację księgową dotyczącą wydatków zaewidencjonowanych w miesiącu marcu w dwóch paragrafach: 4210 – zakup materiałów i wyposażenia, 4240 – zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. Wydatki dotyczyły szkoły przedstawiono w tabeli nr 3.
Stwierdzono w dwóch przypadkach brak podpisu głównego księgowego, w jednym przypadku brak sprawdzenia dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym, brak daty wypłaty, brak podpisu kasjera oraz brak wskazania terminu rozliczenia zaliczki. Jedna faktura została zapłacona trzy dni po terminie.
5. Zgodnie z art. 45 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) na dowód dokonania wstępnej kontroli na listach płac, obok pracownika właściwego rzeczowo każdorazowo składać podpis przez głównego księgowego.
Termin wykonania zalecenia: na bieżąco
Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac do umów zleceń za okres od stycznia 2009r. do końca maja 2009r. Ponadto szczegółowemu badaniu poddano listy płac za marzec 2009r.
Stwierdzono, iż na skontrolowanych listach płac składane są podpisy przez głównego księgowego.
6. Zgodnie z art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) wydatki dokonywać w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Termin wykonania zalecenia: na bieżąco
Zespół kontrolny poddał analizie dokumentację księgową dotyczącą wydatków zaewidencjonowanych w miesiącu marcu w dwóch paragrafach: 4210 – zakup materiałów i wyposażenia, 4240 – zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. Wydatki dotyczyły szkoły przedstawiono również w tabeli nr 3.
Stwierdzono, że jedna faktura została zapłacona trzy dni po terminie.
7. Przestrzegać zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020) zgodnie z którymi:
a. ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków
b. ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 powinna umożliwić należyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział według ich tytułów lub osób odpowiedzialnych
c. ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 013 powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania oraz osób lub komórek organizacyjnych, u których znajdują się środki trwałe
Termin wykonania zalecenia: na bieżąco
Ad.a
Stronie kontrolującej przedstawiono do kontroli ewidencję syntetyczną i szczegółową do konta 234 – Rozrachunki z pracownikami – zaliczki.
Ustalono, że w ewidencji syntetycznej tego konta ostatni zapis jest z datą 17.04.2009r. Natomiast ewidencję szczegółową przedłożono do kontroli za okres od 01.01.2009r. do 31.05.2009r. Ostatni zapis na koncie 101 - Kasa jest z datą 30.04.2009r. W tych ewidencjach również operacje gospodarcze nie były zaksięgowane na bieżąco (akta kontroli Nr 09/24/I/18-28).
Porównano ewidencję analityczną konta 234 – Rozrachunki z pracownikami – zaliczki z ewidencją syntetyczną za miesiąc marzec 2009r. tego konta i stwierdzono, że są one zgodne.
Ad.b
Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora Szkoły nr 15/2009 wprowadzono do instrukcji o rachunkowości i Zakładowego Planu Kont konto 020 – Wartości niematerialne i prawne. Kontrolującym przedstawiono ewidencję syntetyczną tego konta. W ewidencji tej widnieje wpis z datą 01.01.2009r. BO na kwotę 6.993,00 zł. Ta sama kwota jest zaewidencjonowana w ciągu trzech miesięcy. Stwierdzono brak wpisów za miesiące kwiecień i maj. Natomiast ewidencji analitycznej nie przedstawiono do kontroli. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że w roku 2009 nie było żadnych tego rodzaju wydatków (akta kontroli Nr 09/24/I/32-34).
Ad.c
Kontrolującym przedstawiono ewidencję syntetyczną konta 013 – Środki trwałe o charakterze wyposażenia. W ewidencji tej widnieje wpis z dniem 01.01.2009r. BO na kwotę 1.166.960,96 zł. Ta sama kwota jest zaewidencjonowana w ciągu trzech miesięcy. Stwierdzono brak wpisów za miesiące kwiecień i maj.
Natomiast jako ewidencję analityczną przedstawiono kontrolującym Karty kontowo – materiałowe z podziałem na Internat i Szkołę. Karty nie posiadały symboli i numerów stron. W związku z czym nie można stwierdzić, iż są przechowywane starannie w ustalonej kolejności. Ponadto wykorzystywane w jednostce ww. karty właściwe są dla konta 310 – Materiały. Natomiast do konta 013 należy wykorzystywać druki kart kontowych środków trwałych. Istnieje również możliwość, że zapisy w ewidencji analitycznej nie są uszczegółowieniem zapisów na koncie księgi głównej, nie odzwierciedlają stanu rzeczywistego. Ponadto wpisy do ksiąg inwentarzowych nie są uzupełniane na bieżąco (akta kontroli Nr 09/24/I/29-31).
8. Ze środków dochodów własnych dokonywać wydatki wyłącznie przewidziane w Uchwale Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola. Ponadto pozyskiwać dochody własne wyłącznie w zakresie wskazanym w powyższej regulacji prawnej.
Termin wykonania zalecenia: na bieżąco
Zespół kontrolny poddał analizie dokumentację księgową dotyczącą wydatków dochodów własnych zaewidencjonowanych w miesiącu marcu w dwóch paragrafach: 4210 – zakup materiałów i wyposażenia, 4300 – zakupu usług pozostałych. Wydatki przedstawiono w tabeli nr 4.
Ustalono, że wydatki były klasyfikowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Z korekty planu finansowego rachunku dochodów własnych na 2009r. z dnia 25.03.2009r. wynika, że po stronie przychodów uwzględniono § 0750 – Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych (akta kontroli Nr 09/24/I/36-37).
Ze sprawozdania Rb -34 kwartalnego wynika, że na dochody składały się następujące paragrafy: 690, 750 i 920. Jednostka sporządza sprawozdanie Rb – 34 kwartalne, co nie jest konieczne. Zgodnie z § 19 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej jednostki samorządu terytorialnego sporządzają sprawozdanie Rb-34 tylko za II i IV kwartał (akta kontroli Nr 09/24/I/40-41).
Ponadto ustalono, że na rachunek dochodów własnych nie są już przyjmowane wpłaty pracowników korzystających z telefonów służbowych do celów prywatnych.
Tabela nr 4 znajduje się w załączniku do niniejszego protokołu.
9. Zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) - opłaty za prowadzenie wydzielonego rachunku bankowego dla zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz prowizje od przelewów nie mogą obciążać środków zgromadzonych na rachunku ZFŚS.
Termin wykonania zalecenia: na bieżąco
Zespół kontrolny ustalił, iż w okresie od 01.01.2009r. do 25.05.2009r. środków funduszu nie wydatkowano na prowizje bankowe.
10. Prawidłowo naliczać odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Termin wykonania zalecenia: na bieżąco
W poprzedniej kontroli stwierdzono, że w jednostce nieprawidłowo został naliczony odpis w 2007r. na ZFŚS. Ponadto nie dokonano korekty podstawy wyliczenia odpisu.
Obecnie zespół kontrolny ustalił, iż jednostka dokonała prawidłowej korekty odpisu za 2008r. (akta kontroli Nr 09/24/I/44).
Wysokość odpisu za 2009r. została wyliczona w oparciu o materiały planistyczne. Jednostka do końca grudnia ma obowiązek dokonać końcowej korekty przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych oraz podstawy wyliczenia odpisu (akta kontroli Nr 09/24/I/46-49).
11. Nie przekraczać ustalonego zapasu gotówki w kasie.
Termin wykonania zalecenia: na bieżąco
Zespół kontrolny na podstawie przedstawionej do kontroli kartoteki konta 101- Kasa- Budżet ustalił, iż w okresie od 01.01.2009r. do 30.04.2009r. nie przekraczano ustalonego zapasu gotówki w kasie.
12. Wzmóc kontrolę nad sporządzanymi w jednostce raportami kasowymi.
Termin wykonania zalecenia: na bieżąco
Zespół kontrolny poddał szczegółowej analizie raport kasowy środków budżetowych Nr ZSM-B-000004/2009 sporządzony za okres od 2 do 12 marca 2009 r. Ustalenia przedstawiono w tabeli nr 5.
Tabela nr 5
|
Lp.
|
Treść
|
Przychód
|
Rozchód
|
Dokument księgowy
|
|
1
|
Stypendium
|
|
110,00
|
Wykaz
|
|
2
|
Stypendium
|
|
110,00
|
Wykaz
|
|
3
|
Druki akcydensowe
|
|
28,06
|
Faktura
|
|
4
|
Delegacja
|
|
50,15
|
Polecenie przejazdu
|
|
5
|
Prenumerata
|
|
240,38
|
Faktura
|
|
6
|
Znaczki pocztowe
|
|
632,30
|
Pokwitowania
|
|
7
|
Artykuły biurowe
|
|
105,20
|
Faktura
|
W trakcie kontroli ustalono, że raport posiada podpisy osoby sporządzającej oraz sprawdzającej. Na dokumencie nie ma podpisu osoby zatwierdzającej.
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, że:
Ø do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury i rachunki polecenie wypłaty;
Ø faktury i rachunki opisane były pod względem celowości zakupu, podpisane pod względem formalnym, rachunkowym, zatwierdzone do wypłaty;
Ø dokumenty nie były podpisane przez kasjera.
13. Oznakować środki trwałe i pozostałe środki trwałe indywidualnymi numerami inwentarzowymi oraz założyć ewidencję pozostałych środków trwałych zgodną z uporządkowanym systemem oznakowania.
Termin wykonania zalecenia: do 30 maja 2009r.
Z wyjaśnień udzielonych przez pracownika księgowości panią (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) wynika, iż trwają prace nad oznakowaniem środków trwałych i pozostałych środków trwałych indywidualnymi numerami inwentarzowymi (akta kontroli Nr 09/24/I/54).
14. Ustalić rzeczywisty stan majątku szkoły. Przeprowadzić inwentaryzację majątku szkoły w sposób wyrażony w przepisach ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późn. zm.).
Termin wykonania zalecenia: do 30 maja 2009r.
Z wyjaśnień udzielonych przez pracownika księgowości panią (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) wynika, iż trwają prace nad ustaleniem rzeczywistego stanu majątku szkoły. Inwentaryzację planuje się przeprowadzić do końca 2009r.
Zarządzeniem nr 20/2009 dyrektora ZSM z dnia 25.05.2009r. ustalono pola spisowe składników majątku podlegające uzgodnieniom z działem księgowym (akta kontroli Nr 09/24/I/54).
15. Każdorazowo przed rozwiązaniem z pracownikiem pedagogicznym stosunku pracy z przyczyn określonych w art. 20 Karty Nauczyciela dokumentować fakt braku możliwości zatrudnienia nauczyciela w pełnym wymiarze zajęć, ilość godzin zaproponowanych nauczycielowi w niższym wymiarze zatrudnienia oraz fakt niewyrażenia zgody przez nauczyciela przyjęcia proponowanych warunków pracy.
Termin wykonania zalecenia: na bieżąco
W 2009r. nie było żadnego przypadku odejścia na emeryturę z art. 20 Karty Nauczyciela.
16. Opracować i wdrożyć procedury rozliczania paliwa.
Termin wykonania zalecenia: do 30 maja 2009r.
Zespół kontrolny ustalił, że w szkole obowiązuje Zarządzenie nr 19/2009 r. Dyrektora Zespołu szkół Mechanicznych w Opolu z dnia 25 maja 2009 r. w sprawie norm zużycia paliwa orazZarządzenie nr 21/2009 r. Dyrektora Zespołu Szkół Mechanicznych w Opolu z dnia 25 maja 2009 r. w sprawie norm zużycia paliwa.
Zarządzenie nr 19/2009 dotyczy samochodów używanych w szkole natomiast zarządzenie nr 21/2009 dotyczy samochodu używanego na potrzeby internatu.
W opracowanych procedurach ustalono:
1) normę zużycia paliwa dla wszystkich pojazdów z podziałem na okres letni i zimowy,
2) do zakupu paliwa wyznaczono konkretnych pracowników,
3) na zakup paliwa przeznaczono zaliczki stałe rozliczane dwa razy w roku,
4) zakupione paliwo ewidencjonowane ma być na bieżąco przez wpis do karty drogowej, z podaniem faktury potwierdzającej zakup, miejsca zakupu oraz ilości paliwa,
5) rozliczenie zużytego paliwa ma nastąpić do 10-go dnia każdego miesiąca,
6) zatwierdzenie rozliczenia paliwa przez kierownika jednostki.
Ponieważ procedury zostały wprowadzone w dniu 25.05.2009 r. zespół kontrolny nie mógł sprawdzić czy opracowane zasady są realizowane w prawidłowy sposób (akta kontroli Nr 09/24/I/77-89).
17. W Regulaminie kontroli uwzględnić system kontroli finansowej.
Termin wykonania zalecenia: do 30 maja 2009r.
Jednostka przedstawiła kontrolującym Regulamin kontroli wewnętrznej, który został wprowadzony z dniem 25.05.2009r. W Regulaminie został uwzględniony system kontroli finansowej. Jednak nadal w nim nie uwzględniono w podstawie prawnej Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz standardów kontroli wewnętrznej określonych w Komunikacie Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 2006r Nr 7 poz.58) (akta kontroli Nr 09/24/I/90-106).
18. Sporządzić na 2009r. plan kontroli finansowej realizowany przez głównego księgowego oraz dyrektora jednostki.
Termin wykonania zalecenia: do 30 maja 2009r.
W dniu 30.03.2009r. w jednostce został opracowany plan kontroli finansowej na 2009r. Na 2009r. zaplanowano 11 kontroli. Zespół kontrolny sprawdził, czy od lutego do maja 2009r. zostały przeprowadzone wcześniej zaplanowane kontrole (akta kontroli Nr 09/24/I/107).
Ustalenia przedstawiono w tabeli poniżej.
Tabela nr 6
|
Lp.
|
Zakres kontroli
|
Termin
|
Wykonanie
|
Ustalenia
|
|
1.
|
Sprawdzenie raportów kasowych środków budżetu oraz zgodności sald raportów z ewidencją księgową na koncie 101 - kasa
|
Luty
|
14.04.2009r.
|
W sprawdzanych dokumentach główna księgowa nie stwierdziła nieprawidłowości.
|
|
2.
|
Raporty kasowe dochodów
Sprawdzenie raportów kasowych środków dochodów własnych oraz prawidłowości środków pieniężnych i operacji na rachunku bankowym
|
Marzec
|
14.04.2009r.
|
W sprawdzanych dokumentach główna księgowa nie stwierdziła nieprawidłowości.
|
|
3.
|
Sprawdzenie zgodności danych z RB-28S sprawozdanie z wykonania planów wydatków budżetowych
|
Kwiecień
|
14.04.2009r.
|
W sprawdzanych dokumentach główna księgowa nie stwierdziła nieprawidłowości.
|
|
4.
|
Sprawdzenie zgodności danych z RB-34 sprawozdanie z wykonania planu finansowego dochodów własnych szkoły i internatu
|
Maj
|
14.04.2009r.
|
W sprawdzanych dokumentach główna księgowa nie stwierdziła nieprawidłowości.
|
Wszystkie te kontrole zostały przeprowadzone w jednym dniu, tj. 14.04.2009r.
19. Dokonywać systematycznej i planowej kontroli głównego księgowego.
Termin wykonania zalecenia: na bieżąco
Z wyjaśnień udzielonych przez główną księgową szkoły wynika, że kontrola głównego księgowego prowadzona jest na bieżąco. Główna księgowa przygotowuje plan kontroli funkcjonalnej na dany rok, następnie dokonuje kontroli pracowników księgowości zgodnie z planem. Protokół przedstawia dyrektorowi szkoły. Dyrektor zapoznając się z protokołem, podpisuje go i tym samym dokonuje kontroli głównej księgowej (akta kontroli Nr 09/24/I/112).
20. Z kontroli sporządzać protokoły i zatwierdzać zawarte w nich ustalenia przez dyrektora.
Termin wykonania zalecenia: na bieżąco
Dyrektor z kontroli głównej księgowej nie sporządza protokołów kontroli. Wyjaśnienie w tej kwestii zostało opisane w punkcie 19.
Ponadto Prezydent Miasta Opola w wystąpieniu pokontrolnym polecił złożyć sprawozdanie z realizacji zaleceń w terminie do 10 czerwca 2009 r.
Do dnia 25.06.2009r. sprawozdanie nie zostało złożone.
Pismem nr OŚ.O.V-4317-5/09 z dnia 16 lutego 2009 r. naczelnik Wydziału Oświaty zwrócił się do dyrektora szkoły o przesłanie w terminie do 2 marca 2009r. harmonogramu działań wraz ze wskazaniem terminu ich realizacji, które zostaną podjęte w celu wykonania zaleceń pokontrolnych.
W dniu 04.03.2009 r. Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu otrzymał do wiadomości harmonogram działań, opracowany przez dyrektora szkoły, które zostaną podjęte w celu wykonania zaleceń po kontrolnych.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:......................
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
|
2009-08-12 12:02:36 - Tabela nr 3 (69.50 kB)
