|
KWiA.I–0914/18/09
|
Opole, 30.09.2009 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 34/09
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Przedszkole Publiczne nr 42
ul. Słowackiego 4
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 7 do 22 września 2009 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Monika Pijanka - inspektor w Wydziale
Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Agnieszka Lisiecka - inspektor w Wydziale
Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 68/2009
nr 69/2009
|
|
Przedmiot kontroli
|
Gospodarka finansowa, w tym realizacja zasad wynagradzania pracowników niepedagogicznych
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2008, I półrocze 2009
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Lucyna Dudek – dyrektor przedszkola
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielały
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– główna księgowa
|
I. Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).
5. Ustawa z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
6. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 223, poz. 1458).
7. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398).
- Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).
9. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426 z późn. zm.).
10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.).
- Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.
- Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
II. Cel kontroli
Celem kontroli była ocena prawidłowości dokonywanych wydatków budżetowych i uzyskiwanych dochodów własnych pod kątem ich zgodności z ustawą o finansach publicznych i innymi przepisami oraz zgodności z planem rzeczowo-finansowym, prowadzoną ewidencją księgową i sporządzonymi sprawozdaniami.
III. Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora przedszkola. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości i zasadności oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
IV. Sprawy organizacyjne
Publiczne Przedszkole nr 42 w Opolu funkcjonuje od dnia 01.03.2004 r., na podstawie Uchwały Nr XXVI/224/04 Rady Miasta Opola z dnia 26 lutego 2004 r. w sprawie odnowienia aktów założycielskich publicznych przedszkoli, dla których miasto Opole jest organem prowadzącym(akta kontroli Nr 09/34/I/10-11).Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. J. Słowackiego 4, którą Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GN 7224c/43/99 z dnia 09.08.1999 r. (akta kontroli Nr 09/34/I/12).
W okresie objętym kontrolą dyrektorem przedszkola była pani Lucyna Dudek powołana na to stanowisko na okres od 01.09.2007r. do 31.08.2012 r. (akta kontroli Nr 09/34/I/13-14).
Głównym księgowym przedszkola jest pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zatrudniona w jednostce od dnia 01.04.2006 r. w wymiarze 3/8 etatu (akta kontroli Nr 09/34/I/15).
Z budżetem gminy przedszkole rozliczało się w dziale 801 rozdział 80104. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.
W kontrolowanym okresie przedszkole posiadało cztery rachunki bankowe założone w Banku PKO BP S.A.: rachunek budżetowy, rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rachunek dochodów własnych oraz rachunek depozytowy.
Ustalono, iż kontrolowane przedszkole posiada wewnętrzne regulacje dotyczące księgowości w postaci:
Ø Zakładowego Planu Kont,
Ø Zasad rachunkowości,
Ø Instrukcji magazynowej,
Ø Instrukcji kasowej,
Ø Zasad sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.
W trakcie kontroli ustalono, że stosowane w jednostce regulacje zostały opracowane na podstawie nieaktualnych aktów prawnych.
Księgi rachunkowe w przedszkolu prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Finanse DDJ firmy Progman.
Na dzień 31.12.2008 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 22 osoby na 18,595 etatach (akta kontroli Nr 09/34/I/16-17). Szczegółowo stan zatrudnienia na początek i na koniec 2008 roku przedstawiono w tabeli nr 1.
Tabela nr 1
|
Lp.
|
Wyszczególnienie
|
Zatrudnienie w etatach
(stan na 01.01.2008 r.)
|
Zatrudnienie w etatach
(stan na 31.12.2008 r.)
|
|
1
|
Pracownicy pedagogiczni
|
7,99
|
7,97
|
|
2
|
Pracownicy administracji
|
2
|
2
|
|
3
|
Pracownicy obsługi
|
7,625
|
8,625
|
|
RAZEM
|
17,615
|
18,595
|
W kontrolowanej jednostce inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych została przeprowadzona w 2007 r. w związku ze zmianą dyrektora jednostki.
Zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją z przeprowadzonej inwentaryzacji został sporządzony protokół.Różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono (akta kontroli Nr 09/34/I/144-145).
V. Dochody budżetowe w 2008 r.
W trakcie postępowania kontrolnego ustalono, że jednostka w kontrolowanym okresie nie wygenerowała dochodów budżetowych.
VI. Wydatki budżetowe w 2008 r.
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność przedszkola w 2008 r. wynosiła: 626.420,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 619.363,02 zł. Niewykorzysta-ne środki w kwocie 7.056,98 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniach 23.12.2008 r. oraz 30.12.2008 r. (akta kontroli Nr 09/34/I/147-149).
W dniu 12.01.2009 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2008 r. (akta kontroli Nr 09/34/I/74). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2008 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej przedszkola wynika, że dokonywane wydatki dotyczące przedszkola zostały zaewidencjonowane w sześciu paragrafach.
Wydatki na wynagrodzenia, nagrody i pochodne jak: składki na ZUS i Fundusz Pracy oraz odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zaksięgowano w sześciu paragrafach tj. 3020, 4010, 4040, 4110, 4120 oraz 4140. Łączna kwota tych wydatków wyniosła 619.363,02 zł. Łączna kwota odpisu na fundusz socjalny wyniosła 26.900,00 zł i taką kwotę przekazano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Środków Socjalnych.
W wyniku kontroli ustalono, że w 2008 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo (akta kontroli Nr 09/34/I/19):
Ø (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Strona kontrolująca sprawdziła prawidłowość przyznania wynagrodzenia zasadniczego dla wszystkich pracowników administracyjnych oraz obsługi (akta kontroli Nr 09/34/I/30-39).
W jednostce obowiązuje Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Przedszkolu Publicznym nr 42 w Opolu, opracowany w oparciu o przepisy określone w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 223, poz. 1458) oraz w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398).
Tabela nr 2
|
Lp.
|
Imię i nazwisko
Stanowisko
|
Kategoria zaszeregowania
|
Wymiar etatu
|
Wynagrodzenie zasadnicze
|
|
1
|
(akta kontroli Nr 09/34/I/39)
|
XIX
|
3/8
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
(akta kontroli Nr 09/34/I/38)
|
VI
|
1
|
|
3
|
(akta kontroli Nr 09/34/I/37)
|
V
|
1
|
|
4
|
(akta kontroli Nr 09/34/I/36)
|
IV
|
1
|
|
5
|
(akta kontroli Nr 09/34/I/35)
|
III
|
1
|
|
6
|
(akta kontroli Nr 09/34/I/34)
|
III
|
1
|
|
7
|
(akta kontroli Nr 09/34/I/33)
|
III
|
7/8
|
|
8
|
(akta kontroli Nr 09/34/I/32)
|
VI
|
1
|
|
9
|
(akta kontroli Nr 09/34/I/31)
|
III
|
3/8
|
|
10
|
(akta kontroli Nr 09/34/I/30)
|
VIII
|
5/8
|
W trakcie postępowania kontrolnego ustalono, że kategorie zaszeregowania pracowników zgodne są z tabelą stanowisk zaszeregowań pracowników nie będących nauczycielami.
Strona kontrolująca dokonała również analizy wynagrodzeń sześciu pracowników przedszkola za II półrocze 2008 r.
Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń ze sporządzonymi listami płac. Następnie porównano wynagrodzenia netto z listy płac z dokonanymi przelewami. W badaniu zastosowano technikę porównania bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu. Zestawienie wynagrodzeń pracowników kontrolowanej jednostki za II półrocze 2008 r. przedstawiono w tabeli nr 3.
Tabela nr 3
|
Lp.
|
Imię i nazwisko
|
VII/2008
|
VIII/2008
|
IX/2008
|
X/2008
|
XI/2008
|
XII/2008
|
|
1
|
(akta kontroli Nr 09/34/I/20)
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
|
3
|
|
4
|
|
5
|
|
6
|
W trakcie badania stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi z wyciągów bankowych.
VII. Zobowiązania i należności – środki budżetowe
Zespół kontrolny poddał sprawdzeniu salda kont rozrachunkowych środków budżetowych na dzień 31 grudnia 2008 r. występujących w ewidencji badanej jednostki, a także prawidłowość ewidencji operacji na kontach rozrachunkowych (akta kontroli Nr 09/34/I/67-68).
Na dzień 31 grudnia 2008 r. wystąpiły następujące salda na kontach rozrachunkowych:
Ø konto 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami – saldo wykazywało 0.
Ø konto 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych – saldo wykazywało 0.
Ø konto 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych – saldo wykazywało 0.
Ø konto 225 - Rozrachunki z budżetami – saldo wykazywało 0.
Ø konto 229 - Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne po stronie zobowiązań wykazano kwotę 6.389,84 zł, z czego:
- 5.515,78 zł dotyczyło składek ZUS z naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
- 874,06 zł dotyczyło składek na Fundusz Pracy z naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego.
Zespół kontrolny ustalił, że w dniu 03.03.2009 r. zobowiązania zostały uregulowane.
Ø konto 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń – po stronie „Ma” wykazano kwotę 35.677,81 zł oznaczającą stan zobowiązań badanej jednostki wobec pracowników tytułem dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Zobowiązania zostały uregulowane 23.02.2009 r.
Ø konto 234 - Rozrachunki z pracownikami – saldo wykazywało 0.
Ø konto 240 - Pozostałe rozrachunki – saldo wykazywało 0.
Występujące zobowiązania na koniec 2008 r. zinwentaryzowano w drodze weryfikacji salda. Zespół kontrolny do prawidłowości wykazanych sald uwag nie wniósł.
VIII. Wpływy dochodów własnych w 2008 r.
Podstawę działania dochodów własnych stanowi uchwała nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.
Ustalono, że w kontrolowanym przedszkolu środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie wpływów dochodów własnych w 2008 r. wyniosło ogółem 302.555,02 zł (akta kontroli Nr 09/34/I/84-85). Na kwotę tę składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego w kwocie 54.568,51 zł,
Ø przychody w kwocie 247.986,51 zł.
Powyższe przychody uzyskano w trzech paragrafach tj.:
Ø paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 240.167,94 zł,
Ø paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 3.707,50 zł,
Ø paragraf 0970 „Wpływy z różnych dochodów”- kwota 4.111,07 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się m.in. wpłaty rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu, odsetki od zgromadzonych środków na rachunku bankowym oraz odsetki za nieterminowe wpłaty.
IX. Wydatki ze środków dochodów własnych w 2008 r.
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 (akta kontroli Nr 09/34/I/84-85) wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2008 r. wyniosły ogółem 243.239,63 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w piętnastu paragrafach. W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania oraz części opisowej do tego sprawozdania, kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków trzech paragrafów.
Rozdział 80104 § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia
Wydatki ogółem wyniosły 39.063,99 zł. Ustalono, że wydatki dotyczyły m.in. środków czystości, artykułów biurowych, materiałów do remontu ogrodu, kserokopiarki oraz wyposażenia jednostki. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80104 § 4270 – Zakup usług remontowych
Wydatki ogółem wyniosły 36.328,65 zł. Wydatki dotyczyły m.in. remontu ogrodu, konserwacji urządzeń gazowych, malowania sal dydaktycznych. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80104 § 4300 – Zakup usług pozostałych
Wydatki ogółem wyniosły 24.561,83 zł. Wydatki dotyczyły m.in. wywozu nieczystości, usług deratyzacji, dozoru technicznego, koronowania drzew, prowizji bankowych, opłat pocztowych, usług BHP orz wykonania planu ewakuacyjnego obiektu. Ustalono, że w powyższym paragrafie nieprawidłowo zaewidencjonowano usługę konserwacji kserokopiarki (dokument księgowy nr 162 z 12.09.2008 r. na kwotę 97,60 zł). Zgodnie z obowiązującymi przepisami wydatek ten powinien być zaewidencjonowany w paragrafie 4270 – zakup usług remontowych. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
X. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
W trakcie kontroli sprawdzono wyciąg bankowy nr 1 z dnia 30.01.2008 r. - saldo początkowe wykazane na ww. dokumencie wynosiło 3.797,04 zł i było zgodne z ewidencją księgową (konto 135-00).
W przedszkolu dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 26.900,00 zł. Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:
Ø 13.05.2008 r. – 19.000,00 zł
Ø 09.09.2008 r. – 6.300,00 zł
Ø 29.10.2008 r. – 1.600,00 zł (korekta)
RAZEM 26.900,00 zł
W wyniku kontroli ustalono, że powyższe kwoty w całości dotyczyły odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Poszczególne kwoty faktycznie przekazane zostały na rachunek bankowy funduszu w ustawowych terminach.
Z analizy wszystkich wyciągów bankowych (od nr 1 do nr 37) wynika, że oprócz odpisów, rachunek bankowy zasilały spłaty pożyczek mieszkaniowych, odpisy dla emerytów przekazane przez Urząd Miasta oraz odsetki od zgromadzonych na rachunku środków finansowych. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników przedszkola określił dyrektor w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Przedszkolu Publicznym Nr 42 z dnia 07.01.2008 r. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Sposoby i przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym uzgadniany był z działającą stałą komisją ZFŚS.
Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie pomocy socjalnej dokonuje komisja socjalna. Komisja socjalna sporządza każdorazowo z posiedzenia protokół, który zatwierdza dyrektor. Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Szczegółowe rozliczenie środków funduszu przedstawiono w poniższej tabeli (akta kontroli Nr 09/34/I/75-77).
Tabela nr 4
|
Lp.
|
Rodzaj świadczenia
|
Kwota (zł)
|
|
1
|
Pożyczki mieszkaniowe
|
6.300,00
|
|
2
|
Wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe
|
16.230,57
|
|
3
|
Dofinansowanie do wypoczynku dzieci
|
966,00
|
|
4
|
Szkolenia
|
715,00
|
|
5
|
Świadczenia rzeczowe
|
3.119,44
|
Zespół kontrolny ustalił, że niezgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych dokonano wydatku na szkolenie (poz. 4). Z opisu faktury nr 1840/2008/H z dnia 24.10.2008 r. wynika, że tematyką szkolenia było „Jak organizować edukację przedszkolną w nowych formach”. Ponadto ustalono, że dokument nie posiadał stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz nie posiadał podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co jest niezgodne z ustawą o rachunkowości. Z ustnych wyjaśnień głównej księgowej wynika, że płatności faktury za ww. szkolenie dokonała ze środków funduszu socjalnego z polecenia dyrektora przedszkola.
XI. Dokumenty księgowe
Podczas kontroli ustalono, że dokumenty księgowe przechowywane są w segregatorach. Poukładane są w sposób chronologiczny. Zbadana dokumentacja prowadzona jest starannie. Dostęp do niej osobom niepowołanym jest ograniczony.
Zespół kontrolny, na podstawie kartoteki finansowej konta 132 – rachunek bankowy dochodów własnych za okres od stycznia do grudnia 2008 r., dokonał wyboru sześćdziesięciu czterech dokumentów księgowych, na podstawie których dokonano wydatku powyżej 1.000 zł. Sprawdzono sposób opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. W tabeli nr 5 przedstawiono dokumenty poddane szczegółowej kontroli.
Tabela nr 5
|
Lp.
|
Nr faktury
|
Tytułem
|
Kwota (zł)
|
Data przelewu
|
Nr WB
|
|
1
|
FVSC/1/25136/1280/2007
|
Energia cieplna
|
3.722,87
|
16/01/08
|
11
|
|
2
|
FVSC/1/1998/1280/2008
|
Energia cieplna
|
4.022,43
|
12/02/08
|
29
|
|
3
|
FVSC/1/4302/1280/2008
|
Energia cieplna
|
3.062,92
|
10/03/08
|
47
|
|
4
|
FVSC/1/6712/1280/2008
|
Energia cieplna
|
3.131,14
|
11/04/08
|
69
|
|
5
|
11/048/08
|
Remont śmietnika i piaskownicy
|
3.564,80
|
14/04/08
|
70
|
|
6
|
96/2008
|
Koronowanie drzew
|
5.795,00
|
09/05/08
|
88
|
|
7
|
781/2008
|
Kserokopiarka
|
3.000,00
|
12/05/08
|
89
|
|
8
|
FVSC/1/8677/1280/2008
|
Energia cieplna
|
2.171,48
|
13/05/08
|
90
|
|
9
|
ZF 125/Z/08
|
Remont chodnika
|
1.281,00
|
28/05/0
|
100
|
|
10
|
0186/2008
|
Karuzela
|
3.782,00
|
11/06/08
|
110
|
|
11
|
0186/2008
|
Altana
|
5.941,40
|
11/06/08
|
110
|
|
12
|
FVSC/1/10893/1280/2008
|
Energia cieplna
|
1.197,93
|
11/06/08
|
110
|
|
13
|
00815/08
|
Tarcica strugana
|
2.522,96
|
27/06/08
|
122
|
|
14
|
FVSC/1/13285/1280/2008
|
Energia cieplna
|
1.199,83
|
09/07/08
|
127
|
|
15
|
111/PD/08
|
Zagospodarowanie ogrodu
|
19.700,00
|
29/07/08
|
132
|
|
16
|
25/2008
|
Cyklinowanie
|
16.354,56
|
30/07/08
|
133
|
|
17
|
2/2008
|
Malowanie sal
|
8.483,83
|
31/07/08
|
134
|
|
18
|
3/2008
|
Naprawa ogrodzenia
|
1.300,00
|
31/07/08
|
134
|
|
19
|
FVSC/1/15399/1280/2008
|
Energia cieplna
|
1.188,21
|
08/08/08
|
140
|
|
20
|
44/369
|
Chłodziarka
|
1.299,00
|
13/08/08
|
142
|
|
21
|
537169
|
Tablice korkowe
|
1.367,88
|
19/08/08
|
144
|
|
22
|
FVSC/1/17541/1280/2008
|
Energia cieplna
|
1.145,57
|
10/09/08
|
160
|
|
23
|
08/FVS/0798
|
Zestaw komputerowy
|
2.179,00
|
24/09/08
|
170
|
|
24
|
08/01283
|
Młynek do rozdrabniania odpadów
|
3.076,84
|
29/09/08
|
173
|
|
25
|
FVSC/1/19858/1280/2008
|
Energia cieplna
|
1.645,57
|
13/10/08
|
183
|
|
26
|
2008/09/013745/SP/1
|
System monitorowania
|
2.693,76
|
21/10/08
|
189
|
|
27
|
2008/09/013742/SP/1
|
System monitorowania
|
1.204,63
|
21/10/08
|
189
|
|
28
|
2448
|
Wykładzina do sal dydaktycznych
|
1.791,90
|
25/11/08
|
212
|
|
29
|
83/11/2008
|
Leżaki
|
3.536,00
|
01/12/08
|
216
|
|
30
|
7/2008
|
Malowanie sal
|
3.809,97
|
10/12/08
|
222
|
|
31
|
FVSC/1/24510/1280/2008
|
Energia cieplna
|
2.736,28
|
11/12/08
|
223
|
|
32
|
FVSC/1/21891/1280/2008
|
Energia cieplna
|
2.269,11
|
12/12/08
|
224
|
W trakcie powyższego badania zespół kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane dokumenty były sprawdzone pod względem merytorycznym przez dyrektora jednostki natomiast pod względem rachunkowym i formalnym przez głównego księgowego. Taki sposób opisywania dokumentów księgowych jest niezgodny z opracowanymi w jednostce regulacjami wewnętrznymi stanowiącymi, że dokumenty pod względem formalnym-rachunkowo oraz merytorycznym podpisują inni wskazani w instrukcji pracownicy.
Wszystkie faktury posiadały dekretację oraz wskazanie odpowiedniego paragrafu klasyfikacji budżetowej.
XII. Zamówienia publiczne
Zespół kontrolny ustalił, że w okresie objętym kontrolą jednostka nie planowała i nie ponosiła wydatków inwestycyjnych, których wykonanie wymagałoby zastosowania trybów postępowania wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych.
Zespół kontrolny dokonał sprawdzenia sposobu wyboru wykonawcy w niżej wymienionych pracach remontowych nie podlegających ww. ustawie.
Tabela nr 6
|
Lp.
|
Przedmiot zamówienia
|
Wykonawca
|
Kwota zamówienia brutto (zł)
|
Zebrane oferty
|
|
1
|
Cyklinowanie
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
16.354,56
|
2
|
|
2
|
Renowacja i urządzanie terenu zielonego wokół przedszkola
|
19.700,00
|
1
|
|
3
|
Malowanie sal dydaktycznych
|
8.483,83
|
1
|
|
4
|
Malowanie sal dydaktycznych
|
2.346,33
|
1
|
|
5
|
Malowanie sal dydaktycznych
|
3.809,97
|
1
|
W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że w jednostce nie ma opracowanych zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej 14 000 euro. Zespół kontrolny stwierdził, że na pięć skontrolowanych przypadków tylko w jednym przypadku zebrano dwie pisemne oferty, z których wybrano ofertę najkorzystniejszą. W pozostałych czterech przypadkach w dokumentacji znajduje się tylko jedna oferta – wykonawcy, z którym następnie podpisano umowy. Z ustnych wyjaśnień dyrektora jednostki wynika, że każdorazowo zbierano oferty telefonicznie, a następnie wybierano ofertę najkorzystniejszą. Z przeprowadzonych czynności nie sporządzano pisemnych protokołów.
XIII. System kontroli wewnętrznej
Kompleksowy system kontroli wewnętrznej w jednostce określony jest poprzez:
|
Lp.
|
Przyjęte regulacje prawne
|
Stan faktyczny
|
|
1
|
Regulamin pracy
PP nr 42 w Opolu
z dnia 28.01.2008 r.
|
Przyjęty w jednostce Regulamin pracy jest aktem ustalającym wewnętrzną organizację i porządek w procesie pracy oraz określającym związane z procesem pracy obowiązki pracodawcy i pracowników w Przedszkolu Publicznym nr 42 w Opolu. Obejmuje on obszary związane z organizacją pracy, porządkiem w pracy, czasem pracy oraz środkami dyscyplinującymi w przypadku naruszenia regulaminu. Zawiera również regulacje związane z urlopami, wynagrodzeniami oraz przepisami BHP
|
|
2
|
Standardy kontroli finansowej w PP nr 42 w Opolu
Zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w PP nr 42
Zasady rachunkowości obowiązujące w PP nr 42
|
W ramach tych regulacji opisana jest kontrola finansowo-księgowa oraz wewnętrzna kontrola merytoryczna obejmująca wszystkie zagadnienia związane z działalnością przedszkola.
Załącznikiem Instrukcji emisji, obiegu i kontroli dowodów księgowych jest wykaz osób uprawnionych do podpisywania dokumentów księgowych. Ustalono, że w sprawdzaniu dokumentów biorą udział właściwe osoby.
|
|
3
|
Karty czynności (akta kontroli nr 09/34/I/21-28 )
|
Ustalono, że pracownicy jednostki posiadają karty stanowiskowe (czynności). Karty stanowiskowe pracy określają obowiązki, odpowiedzialność i uprawnienia zatrudnionego na danym stanowisku pracownika
|
|
4
|
Zamówienia publiczne
|
Ustalono, że w jednostce nie ma opracowanych procedur dotyczących zamówień poniżej 14.000 euro.
|
Ponadto zespół kontrolny poddał analizie Książkę kontroli wewnętrznej. Ustalono, że w 2008 r. dyrektor jednostki przeprowadził dwadzieścia postępowań kontrolnych, m. in. w zakresie dyscypliny pracy (kontrola list obecności), kontrola magazynu żywnościowego, czystości (HACCP), stanu technicznego obiektu oraz terminowości opłat za pobyt dzieci w placówce. Dyrektor jednostki nie stwierdził nieprawidłowości. W okresie od stycznia do września 2009 r. dyrektor przedszkola przeprowadził szesnaście postępowań kontrolnych w takim samym zakresie tematycznym jak w roku poprzednim. Nieprawidłowości nie stwierdzono.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z których jeden egzemplarz doręczono dyrektorowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:……………………
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
..........................................................................................................
....................................................................................................................................................................................................................
..........................................................................................................
|
2010-03-03 10:22:16 - 
