1.     Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).

 

2.     Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).

 

 

4.     Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).

 

5.     Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

 

 

7.     Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).

 

8.     Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (dz. U. z 2006 r. Nr 116 poz.783).

 

9.     Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.).

 

10.                       Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).

 

 

 

 

 

Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji wydatków i sporządzanych sprawozdań.

 

Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora przedszkola. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości i gospodarności oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.

 

Sprawy organizacyjne 

 

Publiczne Przedszkole nr 2 w Opolu przy ul. Kośnego 31 funkcjonuje od dnia 01.03.2004 r., na podstawie Uchwały Nr XXVI/224/04 Rady Miasta Opola z dnia 26 lutego 2004 r. w sprawie odnowienia aktów założycielskich publicznych przedszkoli, dla których miasto Opole jest organem prowadzącym (akta kontroli Nr 08/4/I/101). Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Kośnego 31, którą Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GN 7224.c/16/98 z dnia 20 maja 1998 r. (akta kontroli Nr 08/4/I/97).

W okresie objętym kontrolą dyrektorem przedszkola była pani Lucyna Żukowska powołana na to stanowisko na okres od 01 października 2003r. do 31 sierpnia 2008 r.  (akta kontroli Nr 08/4/I/99-100).

         Głównym księgowym przedszkola jest pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zatrudniona w jednostce od dnia 01 lutego 1998 r. w wymiarze 0,50 etatu (akta kontroli Nr 08/4/I/14-15).     

 

 

         Na dzień 31.12.2007 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 20 osób na 17,75 etatach (akta kontroli Nr 08/4/I/16-20). W 2007 roku do pracy w przedszkolu przyjęto jednego pracownika pedagogicznego. Ustalono, że przyjęty pracownik posiada założone akta osobowe i aktualne badanie lekarskie, co jest udokumentowane zaświadczeniem wystawionym przez lekarza posiadającego odpowiednie uprawnienia. W aktach osobowych znajdują się również zaświadczenie o odbytym szkoleniu bhp. Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 31.12.2007 r. przedstawiono w tabeli nr 2.

 

Tabela nr 2

 

 

Strukturę zatrudnienia w PP nr 2 w przeliczeniu na etaty przedstawiono na wykresie nr 1.

 

 

Wykres nr 1

W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych przedszkola za rok 2007 r.(akta kontroli 08/04/I/6).

Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 77,90 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu Rb-27 S kwota w wysokości 77,90 zł dotyczyła odsetek od zgromadzonych na rachunku bankowym. Dochód ten przekazano na rachunek bankowy Urzędu Miasta Opola w dniu 25.09.2007 r. (akta kontroli Nr 08/04/I/66). 

 

Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym przedszkola na dzień 31.12.2007 r. wynosił – „0”(akta kontroli Nr 08/4/I/31).                     

Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność przedszkola w 2007 r. wynosiła: 610.930,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 601.903,02 zł. Niewykorzysta-ne środki w kwocie 9.026,98 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 24.12.2007 r. (akta kontroli Nr 08/4/I/64).

W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/4/I/6). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej przedszkola wynika, że dokonywane wydatki dotyczące przedszkola zostały zaewidencjonowane w siedmiu paragrafach: 3020, 4010, 4040, 4110, 4120, 4300 i 4440.

Zespół kontrolny poddał analizie wyciągi bankowe środków budżetowych za miesiąc listopad 2007 (nr 30 Â? 35) oraz grudzień 2007 (nr 36 Â? 40). Ustalono, że wpływy na rachunek bankowy stanowiły wyłącznie środki przekazane przez Urząd Miasta Opola natomiast z rachunku przelewane były tylko środki na wynagrodzenia, potrącenia oraz pochodne od wynagrodzeń. 

W trakcie kontroli stwierdzono, że na koncie księgowym 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych zarówno po stronie Wn i jak i Ma dokonywano księgowań nie tylko na podstawie wyciągów bankowych, ale także na podstawie wewnętrznych dokumentów księgowych PK - poleceń księgowania. Działanie takie powodowało niezgodności zapisów na tym koncie między jednostką a bankiem. Powyższy sposób księgowania jest niezgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo(akta kontroli Nr 08/4/I/118-121):

Ø      nagrody jubileuszowe dla trzech osób w łącznej kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł,

Ø      ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla jednej osoby w kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł.

          Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac w 2007 r. Ustalono, że są one sporządzane odrębnie dla pracowników administracji i obsługi oraz nauczycieli. 

Listy płac są sporządzane przy pomocy programu firmy Promik, zawierają okres za jaki dokonano wypłaty, łączną kwotę do wypłaty, nazwisko i imię pracownika, wynagrodzenie brutto każdej osoby z wyszczególnieniem wszystkich składników wynagrodzeń. Listy płac są podpisane przez osobę sporządzającą oraz dyrektora jednostki. Na wszystkich sporządzonych w jednostce listach płac brakuje podpisu głównego księgowego.

Wypłaty wynagrodzeń są dokonywane dla wszystkich pracowników bezpośrednio na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe. Przelewy na rachunki bankowe są dokonywane na podstawie pisemnych oświadczeń pracowników potwierdzonych własnoręcznym podpisem.

Ustalono, iż nauczyciele zatrudnieni w przedszkolu otrzymywali wynagrodzenie w pierwszym dniu roboczym miesiąca, natomiast pracownicy administracyjni oraz obsługa otrzymywali wynagrodzenia na koniec miesiąca.

Ponadto strona kontrolująca sprawdziła prawidłowość naliczania płac dla pięciu pracowników obsługi wykazanych w tabeli nr 3.

 

 

Tabela nr 3

* Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.)

 

 

Podczas czynności kontrolnych sprawdzono, czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 

Strona kontrolująca dokonała również analizy wynagrodzeń sześciu pracowników przedszkola za I półrocze 2007 r.:

- dyrekcja (1osoba),

- obsługa (3 osoby)

- administracja (2 osoby).

Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń ze sporządzonymi listami płac. Następnie porównano wynagrodzenia netto z listy płac z dokonanymi przelewami. W badaniu zastosowano technikę porównania bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu. Zestawienie wynagrodzeń pracowników kontrolowanej jednostki za II półrocze 2007 r. przedstawiono w tabeli nr 4.

Tabel nr 4

 

            W trakcie badania stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane                      w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi                      z wyciągów bankowych (akta kontroli Nr 08/4/I/8-13).

Podstawę funkcjonowania dochodów własnych stanowi uchwała nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia                           i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.

Ustalono, że w kontrolowanym przedszkolu środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie przychodów dochodów własnych w 2007 r. wyniosło ogółem 230.457,90 zł (akta kontroli Nr 08/4/I/4-5). Na kwotę tę składają się:

Ø      paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 209.630,29 zł,

Ø      paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 783,78 zł.

W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się wpłaty rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu, odsetki od zgromadzonych środków na rachunku bankowym oraz naliczone na rzecz jednostki odsetki za nieterminowe wpłaty za przedszkole.  

          Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 (akta kontroli Nr 08/4/I/4-5) wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2007 r. wyniosły ogółem 217.507,10 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w czternastu paragrafach. W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków czterech paragrafów.

 

 

          Wydatki ogółem wyniosły 50.809,47 zł. Ustalono, że wydatki dotyczyły m.in. środków czystości, materiałów biurowych, druków, wyposażenia sal oraz kuchni. Ponadto ustalono, że w powyższym paragrafie ewidencjonowano świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, które zgodnie z obowiązującymi przepisami winny być ewidencjonowane w paragrafie 3020. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34. 

 

          Wydatki ogółem wyniosły 7.731,53 zł. Wydatki dotyczyły zakupu książek, zabawek oraz gier edukacyjnych. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

 

 

          Wydatki ogółem wyniosły  26.278,55zł. Wydatki dotyczyły zabudowy grzejników, malowania elewacji oraz sal, naprawy kserokopiarki, konserwacji urządzeń gazowych, p. poż. oraz wykonanie bramy. Wykazana                      w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą                                w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

          Wydatki ogółem wyniosły 32.203,24 zł. Wydatki dotyczyły m.in. wywozu nieczystości, prowizji bankowych, opłat pocztowych, serwisu komputerowego, deratyzacji, ochrony i monitoringu. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

- prenumerata w § 4210,

- programy komputerowe w § 4750,

- delegacje służbowe w § 4410,

- naprawy, konserwacje sprzętu w § 4270.

Ponadto w trakcie kontroli stwierdzono, że na koncie księgowym 132 - rachunek bankowy dochodów własnych zarówno po stronie Wn i jak i Ma dokonywano księgowań nie tylko na podstawie wyciągów bankowych, ale także na podstawie wewnętrznych dokumentów księgowych PK - poleceń księgowania. Działanie takie powodowało niezgodności zapisów na tym koncie, między jednostką a bankiem. Powyższy sposób księgowania jest niezgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

 

 

Ø      23.05.2007 r. – 17.500,00 zł

Ø      24.09.2007 r. –   5.900,00 zł

Ø      08.11.2007 r. –   1.200,00 zł (korekta)(korekta)

RAZEM                   24.600,00 zł (akta kontroli 08/4/I/36-38)

Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w Regulaminie gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Przedszkolu Publicznym Nr 2. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz   zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Sposoby i przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym uzgadniany był z stałą komisją ZFŚS.

Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2007 r. wynosił 3.040,85 zł (akta kontroli Nr 08/4/I/25). Stan ten jest zgodny z saldem początkowym konta 135 – rachunek ZFŚS (akta kontroli Nr 08/4/I/38).

Z analizy zapisów na tym koncie księgowym wynika, że obroty na koncie 135 wyniosły 51.665,86 zł (akta kontroli Nr 08/4/I/36). W wyniku kontroli ustalono, że na kwotę tę oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych na rachunku środków, składały się także spłaty pożyczek mieszkaniowych oraz odpis dla emerytów przekazany z Urzędu Miasta w wysokości 3.640,00 zł (akta kontroli Nr 08/4/I/38). Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.

Ø      pomocy rzeczowej i finansowej, 

Ø      pożyczek mieszkaniowych,

Ø      świadczeń urlopowych dla nauczycieli,

Ø      dofinansowania do wczasów i wypoczynku dzieci,

Ø      dofinansowania dla emerytów,

Ø      organizacji imprez kulturalnych (akta kontroli Nr 08/4/I/36-38).

 

Saldo konta 135 na dzień 31.12.2007 r. wynosiło 427,79 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym (akta kontroli Nr 08/4/I/30).

 

Zespół kontrolny, na podstawie kartoteki finansowej konta 132 – rachunek bankowy dochodów własnych za okres od stycznia do grudnia 2007 r. dokonał sprawdzenia sposobu opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. Do badania wybrano dwadzieścia trzy dokumenty księgowe na podstawie których dokonano wydatku powyżej 1.000 zł. W tabeli nr 5 przedstawiono dokumenty poddane szczegółowej kontroli.

 

Tabela nr 5

W trakcie powyższego badania zespół kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane dokumenty nie miały adnotacji odnośnie sprawdzania wydatku pod względem merytorycznym. Ponadto dokumenty nie posiadały wskazania klasyfikacji budżetowej. Dokument, na podstawie którego dokonano przelewu za seminarium w Norwegii nie był opisany w ogóle.

Zespół kontrolny poddał sprawdzeniu prawidłowość sporządzania raportów kasowych z dochodów własnych w I półroczu 2007 r. Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy ponosi pracownik zatrudniony na stanowisku intendenta. Deklaracja odpowiedzialności materialnej znajduje się w aktach osobowych pracownika. Ustalono, że w przedszkolu prowadzona jest księga druków ścisłego zarachowania założona w dniu 26.03.1997 r. W księdze ewidencjonowane są na bieżąco wszystkie druki ścisłego zarachowania. Ponadto ustalono, że w kontrolowanym okresie w jednostce sporządzono sześć raportów kasowych. W tabeli nr 2 przedstawiono raporty kasowe za okres od stycznia do czerwca 2007 r. 

 

Tabela nr 2

 

Ø      sporządzone raporty były ponumerowane narastająco,

Ø      raporty były zamknięte na koniec miesiąca,

Ø      w każdym przypadku saldo końcowe było saldem początkowym następnego raportu,

Ø      do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury, rachunki, dowody wewnętrzne Kw-kasa wypłaci, Kp-kasa przyjmie,

Ø      w miesiącu lutym został przekroczony limit gotówki w kasie tzw. pogotowie kasowe o 144,46 zł, 

Ø      dowody KP i KW były opatrzone podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej i sprawdzającej,

Ø      zapisy w raportach dokonywane były w sposób chronologiczny.

Z ustnych wyjaśnień głównej księgowej wynika, że przekroczenie pogotowia kasowego w miesiącu lutym 2007 r. było spowodowane awarią systemu bankowego w ostatnim dniu miesiąca i brakiem możliwości odprowadzenia gotówki do banku. 

 

  System kontroli wewnętrznej

Na system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym gospodarki finansowej   w kontrolowanej jednostce składają się:

Ø      Regulaminu kontroli wewnętrznej w PP nr 2,

Ø      Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów,

Ø      Instrukcji wewnętrznej w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych,

Ø      zbadanie zgodności działania pracowników z obowiązującym prawem,

Ø      zbadanie realizacji zadań wynikających z zakresu obowiązków i efektywności pracy,

Ø      ustalenie przyczyny i skutków ewentualnych nieprawidłowości wraz z podaniem osób odpowiedzialnych za ich powstanie,

Ø      określenie sposobów dotyczących likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości,

Ø      zapobieganie nieprawidłowościom na terenie przedszkola wywołanym przez osobę w nim zatrudnioną.

         Kontroli poddano dokumentację dotyczącą przeprowadzonej w jednostce na dzień 31.12.2007 r. inwentaryzacji. Ustalono, że przeprowadzone spisy inwentaryzacyjne dotyczyły środków spożywczych znajdujących się w magazynie, środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych. Z analizy sporządzonej dokumentacji wynika, że stwierdzony podczas inwentaryzacji niedobór artykułów spożywczych w wysokości 25,37 zł został uznany za zawiniony. Na podstawie noty księgowej wystawionej przez główną księgową, osoba odpowiedzialna materialnie w dniu 16.01.2008 r. wpłaciła ww. kwotę. Natomiast w przypadku inwentaryzacji środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono.