A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Przedszkole Publiczne nr 6

KW.1711.00003.2016	Opole, 16 marca 2016 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 2/16
Jednostka kontrolowana	Przedszkole Publiczne nr 6 w Opolu ul. Ligonia 4
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	Od 05.02 do 15.03.2016 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Mateusz Wołk – specjalista w  Wydziale Kontroli Wewnętrznej Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Przedmiot kontroli	Prawidłowość ustalania opłat za świadczenia, w tym windykacji należności. Prawidłowość rozliczania wydatków na żywienie oraz gospodarka magazynowa w zakresie środków żywienia oraz zawieranie umów cywilnoprawnych – zasadność i źródła finansowania.
Okres objęty kontrolą	2015 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Halina Śnieżek – dyrektor przedszkola
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielały	Halina Śnieżek – dyrektor przedszkola, Anna Czachor – główna księgowa, Lidia Schmidt – specjalistka ds. żywienia.

   

Podstawy prawne

 

1. Ustawa z dnia 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2013 r., poz. 827).
2. Ustawa z dnia 7 sierpnia 1991 r. o systemie oświaty (tj. Dz. U. z 2015 r., poz. 2156).
3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych  (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.).
4. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.).
5. Uchwała nr IX/117/11 Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia udzielane przez przedszkola publiczne prowadzone przez Miasto Opole.
6. Uchwała nr LXI/922/14 Rady Miasta Opola z dnia 3 lipca 2014 r. zmieniająca uchwałę nr IX/117/11 Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia przez przedszkola publiczne prowadzone przez Miasto Opole.
7. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2014 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych.
8. Zarządzenie nr 5/2014 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 6 w Opolu z dnia 31.08.2014 r. sprawie podwyższenia opłaty za wyżywienie dziecka w przedszkolu.

Cel kontroli

Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości:

- ustalania opłat za świadczenia w tym windykacji należności,

- rozliczania wydatków na żywienie,

- prowadzenia gospodarki magazynowej w zakresie środków żywienia,

- zawierania umów cywilnoprawnych ich zasadność i źródła finansowania.

Kryteria

1. Zgodnie z art. 223 ustawy  z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych - Samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność określoną w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty gromadzą na wydzielonym rachunku dochody określone w uchwale przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego:

1. Samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność określoną w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty gromadzą na wydzielonym rachunku dochody określone w uchwale przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, pochodzące w szczególności:

1) ze spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej na rzecz jednostki budżetowej;

2) z odszkodowań i wpłat za utracone lub uszkodzone mienie będące w zarządzie albo użytkowaniu jednostki budżetowej.

2. Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego określi w szczególności:

1) jednostki budżetowe, które gromadzą dochody;

2) źródła, z których dochody są gromadzone na rachunku;

3) przeznaczenie dochodów, z tym że dochody wraz z odsetkami nie mogą być przeznaczone na finansowanie wynagrodzeń osobowych;

4) sposób i tryb sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych, dokonywania zmian w tym planie oraz ich zatwierdzania.

3. Wydatki z rachunku, o którym mowa w ust. 1, mogą być dokonywane do wysokości kwot zgromadzonych dochodów, w ramach planu finansowego.

4. Środki finansowe pozostające na rachunku, o którym mowa w ust. 1, na dzień 31 grudnia roku budżetowego, podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego w terminie do dnia 5 stycznia następnego roku.

5. Zgodnie z art. 14 ust. 5 ustawy z dnia 7 wrześnie 1991r. o systemie oświaty - Rada gminy:

1) określa wysokość opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego w prowadzonych przez gminę:

a) publicznym przedszkolu w czasie przekraczającym wymiar zajęć, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 2,

b) publicznej innej formie wychowania przedszkolnego w czasie przekraczającym czas bezpłatnego nauczania, wychowania i opieki ustalony dla przedszkoli publicznych na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 2;

2) może określić warunki częściowego lub całkowitego zwolnienia z opłat, o których mowa w pkt 1.

5a. Wysokość opłaty, o której mowa w ust. 5 pkt 1, nie może być wyższa niż 1 zł za godzinę zajęć.

6. Zgodnie z § 2 Uchwały nr IX/117/11 Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia udzielane przez przedszkola publiczne prowadzone przez Miasto Opole:

Ustala się odpłatność za zajęcia wychowawczo-dydaktyczne i opiekuńcze świadczone powyżej 5 godzin dziennie.

7. Zgodnie z § 3 Uchwały nr IX/117/11 Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia udzielane przez przedszkola publiczne prowadzone przez Miasto Opole:

Wysokość miesięcznej opłaty za świadczenia, o których mowa w § 2, wynosi 1 zł za godzinę zajęć.

8. Zgodnie z § 5 Uchwały nr IX/117/11 Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia udzielane przez przedszkola publiczne prowadzone przez Miasto Opole:

1. Opłaty za świadczenia rodzice (opiekunowie prawni) wnoszą do 5. każdego miesiąca.
2. W przypadku przyjęcia dziecka do przedszkola w trakcie miesiąca, opłaty za świadczenia naliczane są proporcjonalnie i wnoszone przez rodziców (opiekuna prawnego) niezwłocznie od dnia zapisania dziecka.
3. Opłata, o której mowa w § 3, podlega zwrotowi w przypadku nieobecności dziecka w przedszkolu, w wysokości ilorazu (którego dzielną stanowi wysokość miesięcznej opłaty, a dzielnik liczba dni roboczych w miesiącu, w którym dziecko było nieobecne) pomnożonego przez liczbę dni nieobecności dziecka w danym miesiącu.
4. Zwrotu opłaty dokonuje się:

1. przez potrącenie z przyszłej należności za świadczenia, naliczonej w kolejnym miesiącu za miesiąc następny, albo
2. przelewem na konto wskazane przez rodzica (opiekuna prawnego), w przypadku braku możliwości potrącenia z przyszłej należności za świadczenia.

9. Zgodnie z § 1 rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2014 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych – Wysokość odsetek ustawowych w 2015r. wynosiła 8% w stosunku rocznym.

10. Zgodnie z § 1 Zarządzenia nr 5/2014 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 6 w Opolu z dnia 31.08.2014 r. - stawka za pełne wyżywienie dziecka w przedszkolu wynosi 5,00 zł.

 

Metodyka przeprowadzenia kontroli

Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych  w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, itp.). Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora jednostki. Dane zawarte w sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z przepisami i planem finansowym.

Szczegółową kontrolą objęto:

- zgodność z ewidencją otrzymanych i odprowadzonych do Urzędu Miasta dochodów budżetowych,

- zgodność z ewidencją księgowa wszystkich wydatków budżetowych przedszkola za 2015 r., ze szczególnym uwzględnieniem wydatków zaewidencjonowanych w paragrafach 4170, 4270, 4300,

- zgodność ze sprawozdaniem zapisów dotyczących wpływów i wydatków zaewidencjonowanych na wydzielonym rachunku dochodów w 2015 r. we wszystkich paragrafach,

- prawidłowość wydatków zaewidencjonowanych w paragrafie 4220 w grudniu 2015 r.,

- zgodność z ewidencją księgową stanu zobowiązań i należności,

- prawidłowość pobierania opłat za pobyt dzieci we wrześniu 2015 r. (opłata stała i opłata za wyżywienie).

Sprawdzono czy na koniec roku jednostka dokonała spisu z natury i rozliczenia artykułów żywnościowych znajdujących się w magazynie. Zapoznano się ze sposobem ujmowania artykułów żywnościowych w kartotece magazynowej oraz wydawanie tych artykułów z magazynu.

Sprawy organizacyjne 

Przedszkole Publiczne nr 6 w Opolu funkcjonuje od dnia 14.06.1999 r., na podstawie Uchwały Nr XXVI/224/04 Rady Miasta Opola z dnia 26 lutego 2004 r. w sprawie odnowienia aktów założycielskich publicznych przedszkoli, dla których miasto Opole jest organem prowadzącym. Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Ligonia 4.

Dyrektorem przedszkola jest pani Halina Śnieżek powołana na to stanowisko dnia 15.08.1984 r. Aktualnie na okres od 01 września 2014 r. do 31 sierpnia 2019 r.  

         Głównym księgowym przedszkola do 31.03.2015 r. była pani Anna Próchnicka natomiast od dnia 01.04.2015 r. w wymiarze 0,50 etatu na tym stanowisku zatrudniona jest pani Anna Czachor. Z budżetem gminy przedszkole rozliczało się w dziale 801 rozdział 80104. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.

         W okresie objętym kontrola jednostka kontrolowana posiadała cztery rachunki bankowe założone w Banku Millennium S.A.: rachunek budżetowy, rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rachunek dochodów własnych oraz rachunek depozytowy.

         Księgi rachunkowe w przedszkolu prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego FK – Promik & Agropin i Progman.

Dochody budżetowe

W dniu 01.02.2016 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych przedszkola za 2015 rok (akta kontroli Nr 16/3/I/1-3).

Na podstawie ewidencji księgowej prowadzonej przez Referat Księgowości Organu Wydziału Finansowo-Księgowego Urzędu Miasta Opola ustalono, że w 2015 r. kontrolowana jednostka przekazała do Urzędu Miasta Opola dochody budżetowe w wysokości 84.242,48 zł, w tym 7.455,13 zł z tytułu opłaty stałej za 2014 r. Dochody budżetowe za 2015 r. wyniosły 76.787,35 zł. Kwota ta jest zgodna ze sprawozdaniem Rb-27S za 2015 r. Do 31.12.2015 r. na konto Urzędu Miasta Opola przekazano kwotę 69.858,31 zł. Pozostałą kwotę tj. 6.929,04 zł. przekazano do Urzędu Miasta w ustawowym terminie tj. 05.01.2016 r. (akta kontroli Nr 16/3/I/4-6).

Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie dotyczyły dwóch paragrafów tj. 0830 – wpływy z usług oraz  paragrafu 0920 – pozostałe odsetki. W wyniku kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu kwota ogółem była zgodna z ewidencja księgową konto 221- rozliczenie dochodów budżetowych.

W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w paragrafie 0920 kwota w wysokości 63,85 zł dotyczyła kapitalizacji odsetek z rachunku bankowego środków budżetowych. Uzyskane z tego tytułu dochody były przekazywane na konto Urzędu Miasta Opola w okresie od 01.01. do 31.12.2015 r. Dochody wykazane w paragrafie 0830 w kwocie 76.723,50 zł dotyczyły wpłaty z tyt. opłaty stałej i również były przekazywane w ciągu roku na konto Urzędu Miasta Opola (akta kontroli Nr 16/3/I/62).

Wydatki budżetowe

W dniu 08.02.2016 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola korektę sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych przedszkola za 2015 rok (akta kontroli Nr 16/3/I/7-10).

Na podstawie ewidencji księgowej prowadzonej przez Referat Księgowości Organu Wydziału Finansowo-Księgowego Urzędu Miasta Opola ustalono, że kontrolowana jednostka otrzymała w 2015 r. środki w wysokości 1.031.083,00 zł. Wydatki budżetowe w 2015 r. wyniosły 1.027.257,14 zł. Kwota ta jest zgodna ze sprawozdaniem Rb-28S za 2015 r. W dniu 31.12.2015 r. dokonano zwrotu do Urzędu Miasta niewykorzystanych środków w kwocie 3.825,86 zł (akta kontroli Nr 16/3/I/11-12).

Ze sporządzonego sprawozdania dotyczącego działu 801 rozdział 80104 oraz z dokumentacji księgowej jednostki wynika, że wydatki budżetowe za okres od stycznia do grudnia 2015 r. zostały zaewidencjonowane w siedemnastu paragrafach, w tym w paragrafie 4170 – wynagrodzenia bezosobowe w kwocie 500 zł, 4270 – zakup usług remontowych w kwocie 14.255,92 zł, 4300 – zakup usług pozostałych w kwocie 24.807,95 zł.

W wyniku kontroli ustalono, że wydatek w paragrafie 4170 dotyczył opłacenia rachunku dot. (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych Dz. U. z 2018 r. poz.1000) (akta kontroli Nr 16/3/I/13-14).

W roku 2015 w paragrafie 4270 zaewidencjonowano łącznie 19 wydatków, które wyniosły ogółem 14.255,92 zł. Szczegółową kontrolą objęto wydatki powyżej kwoty 500 zł. Stwierdzono 5 takich przypadków, które dotyczyły remontu dachu przedszkola i pomieszczeń przynależnych, modernizacji i remontu sali informatycznej, naprawy urządzeń zabawowych na placu zabaw, udrażniania i czyszczenia sieci kanalizacyjnej oraz naprawy pionu instalacji wody zimnej (akta kontroli Nr 16/3/I/15-17).

Wyboru wykonawcy remontu i modernizacji sali informatycznej dokonano na podstawie „zapytania cenowego” skierowanego do dwóch firm. Wybrano wykonawcę, który zaoferował najniższą cenę. Umowę podpisano na kwotę zgodną ze złożoną ofertą. Płatności dokonano zgodnie z podpisaną umową w dwóch etapach tj. rozliczenie częściowe po wykonaniu części prac oraz rozliczenie całościowe po zakończeniu prac. Przed wystawieniem faktur, każdorazowo sporządzany był protokół odbioru robót. Faktury zostały opłacone w terminie. Łączna kwota wynagrodzenia wyniosła 5.166,00 zł i była zgodna z zawartą umową.

         Naprawy urządzeń zabawowych na placu zabaw dokonuje corocznie firma, która dostarczyła te urządzenia. Firma przeprowadza przegląd oraz wycenia rzeczy, które wymagają naprawy. Dyrekcja po zapoznaniu się z protokołem z przeglądu oraz wyceną zleca firmie naprawy uszkodzonych elementów. Faktura za przeprowadzone naprawy została wystawiona na kwotę 2.035,65 zł tj. niższą niż wynikało to ze wstępnego szacunku. Płatności dokonano w terminie wynikającym z faktury.

         Pozostałe trzy przypadki dotyczyły usunięcia awarii. Za kwotę 3.444,00 zł naprawy dachu dokonała firma, która wcześniej wykonywała ten dach. Udrożnienia i czyszczenia sieci kanalizacji sanitarnej za kwotę 676,50 zł dokonała firma, której zlecenie wydały (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych Dz. U. z 2018 r. poz.1000). Natomiast awarie pionu instalacji wody zimnej za kwotę 615 zł usunęła firma z którą przedszkole ma podpisaną umowę na konserwacje i przeglądy tej instalacji.

W roku 2015 w paragrafie 4300 zaewidencjonowano ogółem 106 wydatków na łączną kwotę 24.807,95 zł. Szczegółowa kontrolą objęto wydatki powyżej kwoty 500 zł. Stwierdzono 9 takich przypadków, które dotyczyły m.in. imprez dla dzieci, usług informatycznych, prac  remontowych i porządkowych wokół obiektu  (akta kontroli Nr 16/3/I/18-23).

         Dwie faktury dotyczyły nadzoru eksploatacyjnego programu „żywienie” oraz „odpłatność”. Firma obsługuje jednostkę kontrolowaną od 2001 r. i stworzyła program na potrzeby przedszkola i w razie potrzeby program ten uaktualnia.

         Jedna faktura dotyczyła instalacji i konfiguracji sytemu „VULCAN”. Nie było wyboru oferty firma oferowała program kompatybilny z programem, który jest wykorzystywany w Urzędzie Miasta Opola.

         Jedna faktura dotyczyła wyboru firmy, która przeprowadziła festyn rodzinny w ogrodzie przedszkola. Wybrano najkorzystniejszą ofertę.

         Jedna faktura dotyczyła zakupu 60 biletów na spektakl dla dzieci do Opolskiego Teatru Lalki i Aktora.

         W pozostałych czterech przypadkach wydatki dotyczyły wykonania instrukcji bezpieczeństwa pożarowego, wykonania cokołu ogrodzenia, wymiany piasku w piaskownicy oraz wywiezienia gruzu i gałęzi. Z wyjaśnień dyrektora przedszkola wynika, że wyboru firm dokonywano na podstawie wyboru oferty. Każdorazowo rozmawiano telefonicznie z kilkoma firmami usługę zlecano firmie, która zaproponowała najkorzystniejszą cenę.

 Ustalono, że Zarządzeniem nr 12/08 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 6 z dnia 31.12.2008 r. wprowadzono Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości do 30.000 euro. Regulamin ten nie określa minimalnej kwoty udzielonego zamówienia od której należy go stosować. Z wyjaśnień Dyrektora przedszkola wynika, że w praktyce zapisy regulaminu nie są stosowane przy drobnych zakupach.

Zobowiązania

W korekcie sprawozdania Rb-28S złożonej w dniu 08.02.2016 r. jednostka kontrolowana wykazała stan zobowiązań budżetowych na dzień 31.12.2015 r. w łącznej kwocie 64.730,71 zł. Zobowiązania te dotyczyły paragrafów:

- 4040 - dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie 54.099,27 zł,

- 4110 - składki na ubezpieczenia społeczne w kwocie 9.250,91 zł,

- 4120 - składki na fundusz pracy w kwocie 948,82 zł,

- 4260 - zakup energii w kwocie 419,24 zł,

- 4300 - zakup usług pozostałych w kwocie 12,47 zł.

 

W wyniku kontroli na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że:

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4040 w kwocie 54.099,27 zł dotyczyły  naliczonej trzynastki za 2015 r.,

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4110 w kwocie 9.250,91 zł dotyczyły  składek ZUS od naliczonej trzynastej pensji,

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4120 w kwocie 948,82 zł dotyczyły składek na Fundusz Pracy od naliczonej trzynastej pensji,

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4260 w kwocie 419,24 zł dotyczyły opłat za wodę, energię elektryczną oraz energię cieplną,

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4300 w kwocie 12,47 zł dotyczyły opłat za ścieki (akta kontroli Nr 16/3/I/24).

Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że zobowiązania z paragrafów 4040, 4110, 4120 zostaną uregulowane w momencie otrzymania środków na ten cel z Urzędu Miasta Opola. Natomiast na podstawie ewidencji księgowej oraz wyciągu bankowego nr 18 z dnia 09.02.2016r. ustalono, ze zobowiązania z paragrafów 4260 i 4300 zostały uregulowane w dniach 07-08.02.2016 r. (akta kontroli Nr 16/3/I/25-26).

W sprawozdaniu Rb-34S wykazano, iż na dzień 31.12.2015 r. jednostka posiadała zobowiązania w ramach wydzielonego rachunku dochodów w kwocie 156,57 zł.

W wyniku kontroli ustalono, że powyższe dane były zgodne z ewidencją księgową - konto 201, 132.

Należności

W sprawozdaniu RB-27S wykazano należności w kwocie 5,41 zł z tytułu odsetek za nieterminowe opłacenie opłaty stałej. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że zostanie dokonana korekta tego sprawozdania o kwotę 234,46 zł z tyt. nadpłaty za energię elektryczną. Kwota tych należności została wykazana w sprawozdaniu Rb-N. Kwota ta jest zgodna z ewidencją księgową wykazaną na koncie 201 (akta kontroli Nr 16/3/I/27).

Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że nadpłata w kwocie 234.46 zł dot. zapłaty zaliczkowej faktury za grudzień 2015 r. w dniu 30.12.2015 r., natomiast faktura wpłynęła do jednostki w dniu 31.12.2015 r. na kwotę 265,54 zł. Powstała nadpłata za energię elektryczną została rozliczne przez dostawcę energii przy fakturze nr I6/1601/00000612 z dnia 03.02.2016 r. (akta kontroli Nr 16/3/I/28-30). Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że do dnia 17.02.2016 r., pozostałe należności uregulowano w kwocie 5,08 zł. Podstawą księgowania odsetek od opłat za opłatę stałą i opłatę za wyżywienie były zestawienia dowodów wpłat sporządzanych przez intendenturę.

Natomiast ze sprawozdania Rb-34S wynika, że na 31.12.2015 r. nie było należności dla jednostki kontrolowanej w ramach wydzielonego rachunku dochodów. Jednocześnie w sprawozdaniu wykazano odsetki od należności nie zapłaconych w terminie w kwocie - 5,77 zł. W wyniku kontroli ustalono, że kwota ta wynika z tytułu odsetek za nieterminowe wpłacanie opłat za wyżywienie dzieci. Na ww. kwotę składają się należności od 48 dzieci w kwotach od 0,01 zł do 0,93 zł (akta kontroli Nr 16/3/I/31-32). Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że do dnia 17.02.2016 r., należności uregulowano w kwocie 5,46 zł (akta kontroli Nr 16/3/I/33-34)

Gospodarowanie wydzielonym rachunkiem dochodów

W sprawozdaniu wykazano, że stan środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów na początek roku 2015 wynosił 19,52 zł. W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z ewidencją księgową kont 132 i 225 oraz wyciągiem bankowym nr 210 z dnia 31.12.2014 r. Ponadto ustalono, że środki te dotyczyły opłaty za wyżywienie dzieci, i na podstawie wyciągu bankowego nr 1 z ustalono, że zostały  przekazane do Urzędu Miasta Opola w dniu 02.01.2015 r.

W sprawozdaniu wykazano, że stan środków pieniężnych na wydzielonym rachunku bankowym dochodów na koniec okresu sprawozdawczego wynosił 153,45 zł. W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z ewidencją księgową i kont 132 i 225 oraz wyciągiem bankowym nr 223 z dnia 31.12.2015 r. (akta kontroli Nr 16/3/I/35-36). Ponadto ustalono, że kwota ta stanowi różnice pomiędzy wpływami z tytułu opłaty za wyżywienie i odsetkami a wydatkami poniesionymi na zakup artykułów żywnościowych.

Źródła dochodów na wydzielonym rachunku

Ustalono, że w kontrolowanej jednostce środki dot. dochodów były gromadzone na wydzielonym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34S wynika, że wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów w 2015 r. wyniosło ogółem 85.902,15 zł. Na kwotę tę składały się dochody uzyskane w dwóch paragrafach (akta kontroli Nr 16/3/I/37-40).

• § 0830 – Wpływy z usług – 85.703,10 zł,
• § 0920 – Pozostałe odsetki –       199,05 zł.

       Zespół kontrolny ustalił, że na dochody w poszczególnych paragrafach składały się:

• §0830 – wpływy z tyt. opłaty za wyżywienie,
• §0920 – odsetki bankowe oraz odsetki od należności z tyt. niezapłaconych świadczeń przedszkolnych.
• saldo z BO 2015r. w kwocie 19,52 zł

Ogółem środki pieniężne w kwocie 85.921,67 zł

         Wykazane w sprawozdaniu dochody ogółem są zgodne z ewidencją konta 132.

W zakresie ustalania opłat za świadczenia

Podstawą księgowania dochodów z tyt. prowadzonych usług jest comiesięczny wykaz należności, zobowiązań oraz dokonywanych wpłat. Dokumenty te powstają w oparciu o listę odpłatności oraz wyciągi bankowe. Rodzice wpłat dokonują na podstawie otrzymywanych co miesiąc zawiadomień o odpłatnościach za pobyt dziecka w przedszkolu w rozbiciu na opłatę stałą, opłatę za wyżywienie oraz ewentualne odpisy i odsetki. W jednostce kontrolowanej opłaty za świadczenia dokonywane są wyłącznie w formie przelewów. Liczba osób zobowiązanych do dokonywania wpłat jest ustalana na podstawie wykazu przyjętych dzieci do przedszkola przygotowanej przez Dyrektora przedszkola na początku roku szkolnego. Wykaz ten jest wprowadzany do bazy danych prowadzonej przez specjalistę ds. żywienia wg. zadeklarowanej przez rodziców/opiekunów w „karcie zgłoszenia dziecka” liczby godzin przebywania dziecka w przedszkolu.

W przypadku nieobecności dziecka w przedszkolu opłata stała jak i opłata za wyżywienie w kolejnym miesiącu jest pomniejszana o kwotę niewykorzystaną przez dziecko. Pisemną informację o nieobecnościach dzieci intendentka otrzymuje od nauczycieli poszczególnych grup.

Kontrolą objęto naliczenia opłat za listopad 2015 r. Ustalono, że w miesiącu tym do przedszkola uczęszczało 92 dzieci w czterech grupach. Opłaty zostały naliczone za wszystkie dzieci. Łącznie naliczono 17.270,00 zł. Kwota 8.070,00 zł została naliczona z tyt. opłaty stałej zaś, kwota 9.200,00 zł wynika z tyt. opłaty za wyżywienie. W wyniku nieobecności dzieci w październiku dokonano odpisów w łącznej kwocie 3.035,50 zł. Po dokonanych odpisach zobowiązania rodziców wobec przedszkola wynosiły 6.649,50 zł z tyt. opłaty stałej oraz 7.585,00 zł z tyt. opłaty za wyżywienie. W listopadzie 2015 r. naliczono także odsetki w łącznej kwocie 12,85 zł w tym 6,04 z tyt. opłaty stałej oraz 6,81 zł z tyt. opłaty za wyżywienie. Na podstawie ewidencji księgowej oraz wyciągu bankowego ustalono, że w miesiącu listopadzie na konto przedszkola wpłynęło łącznie 14.386,75 zł. Kwota 6.712,68 wynika z tyt. opłaty stałej wraz z odsetkami, kwota 7.655,94 zł z tyt. opłaty za wyżywienie wraz z odsetkami oraz kwota 18,13 zł z tyt. nadpłaty za świadczenia udzielane przez przedszkole.

Szczegółową kontrolą objęto naliczenia opłat za pobyt dzieci w IV grupie w listopadzie 2015 r. Na podstawie dziennika obecności oraz zeszytu frekwencji ustalono, że w miesiącu tym do przedszkola w tej grupie uczęszczało 22 dzieci. Na podstawie złożonych przez rodziców deklaracji intendentka sporządza katalog dzieci zawierający m.in. dane dotyczące liczby godzin pobytu dziecka w przedszkolu. W wyniku kontroli dane zawarte w tym katalogu porównano z listą naliczonych odpłatności za pobyt dzieci i wyżywienie. Rozbieżności w tym zakresie nie stwierdzono (akta kontroli Nr 16/3/I/41-42). Ustalono, że w kontrolowanej jednostce odsetki za nieterminowe wpłaty opłat za przedszkole naliczane są automatycznie przez program komputerowy w oparciu o dane wprowadzone przez intendentkę z wyciągów bankowych. Ustalono, że w listopadzie 9 osób nie uiściło opłat w wymaganym terminie. Na podstawie listy odpłatności za grudzień 2015 r. ustalono, ze wszystkim tym osobom zostały naliczone ustawowe odsetki. 

Reasumując stwierdzić należy, że wysokość opłaty stałej za listopad  naliczona została stosownie do ilości godzin pobytu dzieci w przedszkolu i była zgodna z uchwałą Rady Miasta Opola. Natomiast wysokość opłaty za wyżywienie była zgodna z Zarządzeniem nr 5/2014 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 6 w Opolu.

Wydatki dochodów na wydzielonym rachunku

         Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34S wynika, że wydatki ze środków dochodów własnych w 2015 r. wyniosły ogółem 85.921,67 zł i były równe dochodom. Wydatki te zaewidencjonowano w dwóch paragrafach. Kwoty wydatków wykazane w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową. (akta kontroli Nr 16/3/I/42).

§ 2400 – Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej

         W 2015 r. wydatki ogółem w tym paragrafie wyniosły 19,52 zł. W paragrafie tym zaewidencjonowano 1 wydatek dotyczący zwrotu niewykorzystanych środków na konto Urzędu Miasta Opola.

§ 4220 – Zakup  żywności

         W 2015 r. wydatki ogółem wyniosły 85.748,70 zł. Na podstawie wydruku z programu komputerowego FK – Promik & Agrophin ustalono, że paragraf ten zawierał 462 pozycje dot. zakupów artykułów żywnościowych. Kwota wydatków była niższa o 153,45 zł od uzyskanych dochodów na cel. Kwota ta została wykazana w sprawozdania Rb-34S w pozycji stan środków pieniężnych na koniec okresu sprawozdawczego i zwrócona do Urzędu Miasta Opola w dniu 05.01.2016 r.

W zakresie rozliczania wydatków na żywienie

         Szczegółową kontrolą objęto zakupy art. spożywczych zaewidencjonowane w grudniu 2015 r., ogółem wydatki wyniosły 6.540,38 zł. Skontrolowano łącznie 37 dokumentów dotyczących przyjęcia towarów w grudniu 2015 r. (faktury, rachunki oraz dokumenty WZ) (akta kontroli Nr 16/3/I/43). Wszystkie skontrolowane dokumenty zostały prawidłowo zaklasyfikowane, zadekretowane, opisane pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym i zatwierdzenia do wypłaty. Nie stwierdzono wydatków poniesionych na cele inne niż wymienione w ustawie o finansach publicznych. Zespół kontrolny ustalił także że wszystkie płatności zostały rozliczone w terminie.

Gospodarka magazynowa                                             

W jednostce kontrolowanej podstawą ewidencjonowania zakupionych art. żywnościowych na kontach 201 i 310 są faktury i dokumenty przyjęcia towaru WZ. Natomiast podstawą ewidencjonowania wydania artykułów z magazynu na kontach 310 i 401 są miesięczne zestawienia rozchodów żywności sporządzanych przez intendenturę.

Z wyjaśnień udzielonych przez specjalistkę ds. żywności wynika, że zakupione artykuły żywnościowe są ujmowane w kartotece magazynowej na podstawie dokumentów WZ lub faktur. Zakupione artykuły są każdorazowo przeliczane, ważone i porównywane z wartościami wykazanymi w dokumentacji. Artykuły spożywcze z magazynu wydawane są codziennie przez intendentkę dla kucharki za potwierdzeniem odbioru. Podstawą wydania artykułów jest ustalony jadłospis. Codziennie wykaz wydanych artykułów jest wprowadzany do kartoteki magazynowej. Jednostka kontrolowana w celu wyłonienia dostawców art. żywnościowych stosuje kilkanaście razy do roku zapytanie o cenę.

Zarządzeniem Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 6 w Opolu nr 12/2015 z dnia 30.12.2015 r. została powołana komisja inwentaryzacyjna do spisu z natury magazynu z żywności. Komisyjnego spisu z natury stanu magazynu żywnościowego dokonano w dniu 31.12.2015 r. Arkusz spisu z natury zawiera 31 pozycji na łączną kwotę 486,71 zł (akta kontroli Nr 16/3/I/44-47). Sporządzono protokół uzgodnienia salda ewidencji ilościowo-wartościowej magazynu. Dane wykazane w arkuszu spisowym są zgodne z saldem końcowym konta 310 – materiały oraz z kartoteką magazynową (akta kontroli Nr 16/3/I/48-49).

W dniu 03.03.2016 r. dokonano wyrywkowej kontroli wybranych artykułów znajdujących się w magazynie żywnościowym. Na podstawie wydruku stanów magazynowych wytypowano 18 artykułów żywnościowych. (akta kontroli Nr 16/3/I/50-53). Nie stwierdzono rozbieżności pomiędzy stanem magazynowym a stanem wynikającym z kartoteki.

Ponadto kontrolą objęto artykuły żywnościowe zakupione w tym samym dniu. Na podstawie dowodu WZ/16/48 (akta kontroli Nr 16/3/I/54-55).  ustalono, że w tym dniu zakupiono: bułki, jajka, masło, twaróg. Wszystkie zakupione artykuły zostały przyjęte na magazyn oraz ujęte w kartotece magazynowej. Zakupione artykuły porównano ze stanem początkowym, kartoteką magazynową, dokumentem RW oraz końcowym wydrukiem stanów magazynowych na dzień kontroli. Rozbieżności nie stwierdzono (akta kontroli Nr 16/3/I/56-61). Szczegółowe dane dot. stanu zakupionych artykułów przedstawia poniższa tabela:

 

Lp.	nazwa art.	stan początkowy	zakup	rozchód	stan końcowy
1.	bułki	0 sztuk	6	6	0
2.	jajka	40 sztuk	60	15	85
3.	masło	0 kostek	20	0	20
4.	twaróg	0 kostek	10	0	10

 

         Z powyższej tabeli wynika, że stan końcowy zakupionych artykułów stanowi różnice pomiędzy stanem początkowym i artykułami zakupionymi oraz wydanymi z magazynu.

 

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.

 

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.