Miasto Opole - wersja archiwalna

A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Centrum Obsługi Administracyjnej Placówek Opiekuńczo -Wychowawczych w Opolu

KW.1711.00020.2014	Opole, 02.10.2014 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 27/14
Jednostka kontrolowana	Centrum Obsługi Administracyjnej Placówek Opiekuńczo - Wychowawczych w Opolu
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	12.08.2014r. - 05.09.2014r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Agnieszka Lisiecka – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej Tadeusz Lech - główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Przedmiot kontroli	Prawidłowość dokonywania wydatków na zakupy i usługi oraz w zakresie zatrudniania i zwalniania pracowników
Okres objęty kontrolą	2013 - 2014 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Agnieszka Kasper – Dyrektor Centrum Obsługi Administracyjnej Placówek Opiekuńczo - Wychowawczych
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali	Agnieszka Kasper – dyrektor (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– główna księgowa (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– specjalista ds. kadr

Podstawy prawne

Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych.
Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości.
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych.
Ustawa z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych.
Ustawa z dnia 09.06.2011r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej.
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.

Cel kontroli

Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości dokonywania wydatków na zakupy i usługi oraz prawidłowości postępowania w zakresie zatrudniania i zwalniania pracowników.

Kryteria

1. Zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych:

1. Wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w:

1) ustawie budżetowej;

2) uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego;

3) planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.

2. Jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.

3. Wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

4. Jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

3. Zgodnie z art. 54 ust.3 ustawy o finansach publicznych - Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;

2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;

3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

4. Zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych:

Pracownikiem samorządowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na kierowniczym stanowisku urzędniczym może być osoba, która spełnia wymagania określone w ust. 1 i ust. 3 pkt 2 i 3 oraz dodatkowo:

1) posiada co najmniej trzyletni staż pracy lub wykonywała przez co najmniej 3 lata działalność gospodarczą o charakterze zgodnym z wymaganiami na danym stanowisku;

2) posiada wykształcenie wyższe pierwszego lub drugiego stopnia w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym.

5. Zgodnie z art. 13 ust. 2 pkt 3 i 4b ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych - Ogłoszenie o naborze powinno zawierać:

3) określenie wymagań związanych ze stanowiskiem, zgodnie z opisem dane-go stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe;

4b) informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6.

6. Zgodnie z załącznikiem nr 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych:

1) IV tabela H. w samorządowych jednostkach organizacyjnych, pkt 3 – stanowisko kierownicze urzędnicze – główny księgowy, kategoria zaszeregowania XVI, wykształcenie oraz umiejętności zawodowe oraz staż pracy (w latach) określa art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych - Głównym księgowym, z zastrzeżeniem ust. 9, może być osoba, która:

1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że odrębne ustawy uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego;

2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;

3) nie była prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe;

4) posiada znajomość języka polskiego w mowie i piśmie w zakresie koniecznym do wykonywania obowiązków głównego księgowego;

5) spełnia jeden z poniższych warunków:

a) ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,

b) ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,

c) jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,

d) posiada certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

2) IV tabela H. w samorządowych jednostkach organizacyjnych, pkt 9 – stanowisko kierownicze urzędnicze – kierownik ds. administracyjno - gospodarczych, kategoria zaszeregowania X, wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – wyższe (odpowiedniej specjalności umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku, a w odniesieniu do stanowisk urzędniczych i kierowniczych stanowisk urzędniczych, na których stosunek pracy nawiązano na podstawie umowy o pracę, a także wymagania określone w ustawie stosownie do opisu stanowiska). Staż pracy (w latach) – 4.

3) IV tabela H. w samorządowych jednostkach organizacyjnych, pkt 10 – stanowisko urzędnicze – specjalista ds. kadr, kategoria zaszeregowania VIII, wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – wyższe (odpowiedniej specjalności umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku, a w odniesieniu do stanowisk urzędniczych i kierowniczych stanowisk urzędniczych, na których stosunek pracy nawiązano na podstawie umowy o pracę, a także wymagania określone w ustawie stosownie do opisu stanowiska). Staż pracy (w latach) – 4. Lub wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – średnie (średnie o profilu ogólnym lub zawodowym umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku, a w odniesieniu do stanowisk urzędniczych i kierowniczych stanowisk urzędniczych stosownie do opisu stanowiska). Staż pracy (w latach) – 5.

4) IV tabela H. w samorządowych jednostkach organizacyjnych, pkt 13 – stanowisko urzędnicze – księgowy, kategoria zaszeregowania VI, wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – wyższe (odpowiedniej specjalności umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku, a w odniesieniu do stanowisk urzędniczych i kierowniczych stanowisk urzędniczych, na których stosunek pracy nawiązano na podstawie umowy o pracę, a także wymagania określone w ustawie stosownie do opisu stanowiska). Staż pracy (w latach) – nie wymagany. Lub wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – średnie (średnie o profilu ogólnym lub zawodowym umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku, a w odniesieniu do stanowisk urzędniczych i kierowniczych stanowisk urzędniczych stosownie do opisu stanowiska). Staż pracy (w latach) – 2.

5) IV tabela H. w samorządowych jednostkach organizacyjnych, pkt 15 – stanowisko urzędnicze – referent ds. kadr, kategoria zaszeregowania V, wykształcenie oraz umiejętności zawodowe - średnie (średnie o profilu ogólnym lub zawodowym umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku, a w odniesieniu do stanowisk urzędniczych i kierowniczych stanowisk urzędniczych stosownie do opisu stanowiska). Staż pracy (w latach) – nie wymagany.

6) IV tabela H. w samorządowych jednostkach organizacyjnych, pkt 16 – stanowisko pomocnicze i obsługi – kucharz - intendent, kategoria zaszeregowania V, wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – średnie (średnie o profilu ogólnym lub zawodowym umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku, a w odniesieniu do stanowisk urzędniczych i kierowniczych stanowisk urzędniczych stosownie do opisu stanowiska). Staż pracy (w latach) – 1. Lub wykształcenie – zasadnicze zawodowe (zasadnicze zawodowe umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku). Staż pracy ( w latach) – 2.

7) IV tabela H. w samorządowych jednostkach organizacyjnych, pkt 46 – stanowisko pomocnicze i obsługi – kucharz i konserwator, kategoria zaszeregowania V, wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – średnie zawodowe. Staż pracy (w latach) – nie wymagany. Lub wykształcenie – zasadnicze zawodowe (zasadnicze zawodowe umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku). Staż pracy ( w latach) – nie wymagany.

8) IV tabela H. w samorządowych jednostkach organizacyjnych, pkt 50 – stanowisko pomocnicze i obsługi – pomoc kuchenna, kategoria zaszeregowania IV, wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – zasadnicze zawodowe (zasadnicze zawodowe umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku). Staż pracy ( w latach) – nie wymagany. Lub wykształcenie podstawowe (podstawowe i umiejętność wykonywania czynności), staż pracy – nie wymagany.

9) IV tabela H. w samorządowych jednostkach organizacyjnych, w jednostkach organizacyjnych wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej pkt 3 – stanowiska pomocnicze i obsługi – pedagog, kategoria zaszeregowania XVI, wykształcenie oraz umiejętności zawodowe oraz staż pracy (w latach) określa art. 98 ustawy z dnia 09.06.2011r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej - Osobą pracującą z dziećmi w placówce opiekuńczo-wychowawczej może być osoba posiadająca następujące kwalifikacje:

2) w przypadku pedagoga – tytuł zawodowy magistra na kierunku pedagogika albo pedagogika specjalna;

3. W placówce opiekuńczo-wychowawczej z dziećmi może pracować osoba, która:

1) nie jest i nie była pozbawiona władzy rodzicielskiej oraz władza rodzicielska nie jest jej zawieszona ani ograniczona;

2) wypełnia obowiązek alimentacyjny – w przypadku gdy taki obowiązek w stosunku do niej wynika z tytułu egzekucyjnego;

3) nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;

4) jest zdolna do pracy w placówce opiekuńczo-wychowawczej, co zostało potwierdzone zaświadczeniem lekarskim o braku przeciwwskazań do tej pracy.

10) IV tabela H. w samorządowych jednostkach organizacyjnych, w jednostkach organizacyjnych wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej pkt 30 – stanowiska pomocnicze i obsługi – opiekunka dziecięca, kategoria zaszeregowania VII, wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – dyplom w zawodzie lub średnie (średnie o profilu ogólnym lub zawodowym umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku, a w odniesieniu do stanowisk urzędniczych i kierowniczych stanowisk urzędniczych stosownie do opisu stanowiska) lub szkoła asystentek medycznych lub podstawowe (podstawowe i umiejętność wykonywania czynności) oraz staż pracy (w latach) – 1.

7. Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro (od 16 kwietnia 2014r., do tego czasu - 14 000 euro).

Z zakresu obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)wynika, że do zakresu jej obowiązków należało m.in.:

- sprawdzanie wszystkich dokumentów związanych ze stanowiskiem pod względem merytorycznym i terminowe przekazywanie dokumentów finansowych, zatwierdzonych przez dyrektora, do księgowości w celu terminowej realizacji płatności,

- organizowanie zakupów wyposażenia placówki zgodnie z obowiązującymi przepisami,

- przyjmowanie dokumentów zakupu, sprawdzanie ich ze stanem faktycznym oraz zamieszczanie opisu czego zakup lub usługa dotyczy,

- niezwłocznie powiadamia przełożonego o wszelkich stwierdzonych nieprawidłowościach, dotyczących zakresu działania w sprawach administracyjno – gospodarczych (akta kontroli Nr 14/27/I/80-82).

Metodyka przeprowadzenia kontroli

Zapoznano się ze struktura organizacyjną jednostki oraz z obowiązującymi przepisami w zakresie objętym kontrolą. Zapoznano się z dokumentacją dotyczacą zatrudniania i zwalniania pracowników w 2013 i 2014r. Dokonano analizy dokumentacji dotyczącej wybranych wydatków. Szczegółową kontrolą objęto dokumentację za okres od 01.01.2014 do 31.07.2014. Przyjęto wyjaśnienia od dyrektora, głównej księgowej i specjalisty ds. kadr.

Ustalenia szczegółowe kontroli

Do zadań Centrum należy wspólna obsługa ekonomiczno-administracyjna i organizacyjna:

1) Placówki Opiekuńczo – Wychowawczej „Dom Dziecka” w Opolu,

2) Placówki Opiekuńczo – Wychowawczej „Nasz Dom” w Opolu.

W dniu 01.08.2014r. Z-ca Prezydenta Krzysztof Kawałko przyjął od pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) skargę, która dotyczyła:

- mobbingu pracowników w Centrum Obsługi Administracyjnej Placówek Opiekuńczo – Wychowawczych,

- dużej rotacji pracowników w jednostce, odkąd dyrektorem została pani Agnieszka Kasper,

- nadmiernych wydatków na żywność , nieadekwatnych do ilości dzieci,

- dokonywanie zakupów w oparciu o wytyczne pani Dyrektor, a nie w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych,

- nierzetelne wydatkowanie środków publicznych – płacenie za kosztorysy inwestorskie, opinie kominiarskie oraz wykonanie pełnej wstępnej dokumentacji do ogłoszenia przetargu, przygotowanie wniosku do przetargu za potencjalne lokale na mieszkania dla wychowanków (np. lokal na Powstańców Śląskich i lokal na ul. Niemodlińskiej),

- bezsensownego ogrzewania nieużytkowej, dwukondygnacyjnej części budynku.

(akta kontroli Nr 14/27/I/1-5).

Z załączonego do skargi pisma Wydziału Polityki Społecznej wynika, że pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) została zatrudniona w Centrum Obsługi Administracyjnej Placówek Opiekuńczo – Wychowawczych w Opolu(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). (akta kontroli Nr 14/27/I/2).

W dniu 12.08.2014r. Wydział Kontroli Wewnętrznej przekazał skargę do Okręgowego Inspektora Pracy w Opolu wskazując, iż w treści skarżąca opisuje m.in. zachowania dyrektora placówki, mogące nosić znamiona mobbingu, o którym mowa w art. 94 Kodeksu Pracy. W piśmie ponadto poinformowano, iż Wydziałowi Kontroli Wewnętrznej zlecono przeprowadzenie kontroli doraźnej w zakresie dokonywania wydatków na zakupy i usługi oraz w zakresie zatrudniania i zwalniania pracowników (akta kontroli Nr 14/27/I/6).

W związku z powyższym zawiadomieniem Państwowa Inspekcja Pracy w Opolu w okresie od 2 do 12 września 2014 r. przeprowadziła kontrolę w jednostce. W wyniku kontroli wydano zalecenie, aby zamieszczać w świadectwie pracy informacji dot. wykorzystania przez pracownika w danym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego (akta kontroli Nr 14/27/I/195-197).

Ponadto w związku ze złożoną skargą, w dniu 22.08.2014r. do kancelarii Urzędu Miasta Opola wpłynęło pismo pracowników Centrum Obsługi Administracyjnej Placówek Opiekuńczo – Wychowawczych. W piśmie tym pracownicy nie zgadzają się z zarzutami podniesionymi przez skarżącą i przedstawiają swoją opinię na temat pracy skarżącej. Przedstawiają ją jako osobę roszczeniową, niegrzeczną i konfliktową. Uważają, że informacje opisane w skardze dyskredytują oraz szkalują kierownictwo placówki (akta kontroli Nr 14/27/I/75).

W zakresie dokonywania wydatków na zakupy i usługi

Z wydruku z ewidencji księgowej uzyskanego z Referatu Księgowości Organu Wydziału Finansowo – Księgowego Urzędu Miasta Opola wynika, że w okresie od stycznia do lipca 2014 r. jednostka otrzymała środki w łącznej kwocie 1.551.838,00 zł (akta kontroli Nr 14/27/I/112).

W dniu 11.08.2014r. jednostka kontrolowana złożyła w Referacie Planowania Budżetu Wydziału Budżetu Urzędu Miasta Opola sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od 01.01.2014 do 31.07.2014r. (akta kontroli Nr 14/27/I/107-108). Kwota wydatków ogółem była niższa od otrzymanych środków o 177.317,47 zł i wyniosła ogółem 1.374.520,53 zł. Ustalono, że nie wydatkowane środki znajdowały się na rachunku podstawowym jednostki. Z wyciągu bankowego nr 88 z dnia 31.07.2014r. wynika, że stan środków na rachunku bieżącym wynosił 177.317,47 zł (akta kontroli Nr 14/27/I/124-125).

Ogółem w okresie tym wydatki zaewidencjonowano w 24 paragrafach. Wyrywkową kontrolą objęto wydatki zaewidencjonowane w siedmiu niżej wymienionych paragrafach dotyczących umów zleceń oraz wydatków na zakupy i usługi:

§ 4170 – wynagrodzenia bezosobowe – 693,00 zł - Dom Dziecka,

§ 4210 – zakup materiałów i wyposażenia – 56.244,47 zł - Dom Dziecka, Nasz Dom,

§ 4220 – zakup środków żywności – 81.192,97 zł - Dom Dziecka, Nasz Dom,

§ 4260 – zakup energii – 100.163,88 zł - Dom Dziecka, Nasz Dom,

§ 4270 – zakup usług remontowych – 2.216,32 zł - Dom Dziecka, Nasz Dom,

§ 4300 – zakup usług pozostałych – 74.286,85 zł - Dom Dziecka, Nasz Dom,

§ 4370 - opłata z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej – 3.941,44 zł - Dom Dziecka, Nasz Dom.

§ 4170 – wynagrodzenia bezosobowe

Placówka Dom Dziecka (akta kontroli Nr 14/27/I/156-157)

Ustalono, iż w dniu 11.06.2014r. zawarto(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Od tych umów naliczono podatek w wysokości 13,00 zł.

Wydatki poniesione na kosztorysy inwestorskie, opinie kominiarskie oraz wykonanie pełnej wstępnej dokumentacji do ogłoszenia przetargu, przygotowanie wniosku do przetargu za potencjalne lokale na mieszkania dla wychowanków (lokal na ul. Powstańców Śląskich i lokal na ul. Niemodlińskiej).

Przekazanie lokalu mieszkalnego przy ul. Powstańców Śl. 23/2 i ul. Niemodlińskiej w celu utworzenia placówki opiekuńczo – wychowawczej.

Z wydruku z ewidencji księgowej § 4170 za okres od 01.08.2013 do 31.08.2013 wynika, że w tym paragrafie zaewidencjonowano m.in. wydatek na kwotę 1.002,00 zł (akta kontroli Nr 14/27/I/191). Był to wydatek dotyczący umowy(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Umowa ta została zawarta w dniu 10.07.2013r. na wykonanie kosztorysu inwestorskiego remontu lokali przy ul. Powstańców Śl. i Niemodlińskiej przeznaczonych na placówki opiekuńczo – wychowawcze. (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Usługa została wykonana i zapłaty dokonano przelewem w dniu 09.08.2013r. po przedłożeniu rachunku. Nie doszło do przejęcia lokalu przy ul. Powstańców Śl. ze względu na sprzeciw wspólnoty mieszkaniowej. Nieruchomość przy ul. Powstańców Śl. stanowiła własność ,,małej” wspólnoty mieszkaniowej i wszelkie prace remontowe na częściach wspólnych budynku wymagały zgody wszystkich właścicieli w formie uchwały. Brak powyższej zgody uniemożliwił realizację inwestycji. Natomiast na przejęcie lokalu przy ul. Niemodlińskiej nie było zgody Prezydenta. Wydatki na wykonanie kosztorysów zostały pokryte z własnych środków. Wydziałem wiodącym przy wskazaniu lokalu przy ul. Powstańców Śl. był Wydział Zarządzania Zasobem Komunalnym Urzędu Miasta Opola. W sprawie adaptacji ww. obiektów była prowadzona korespondencja z poszczególnymi wydziałami Urzędu Miasta Opola (akta kontroli Nr 14/27/I/167-187).

Z wydruku z ewidencji księgowej § 4300 z 19.12.2013r. wynika, że w tym paragrafie zaewidencjonowano wydatek na kwotę 3.800,00 zł (akta kontroli Nr 14/27/I/190). Był to wydatek poniesiony na wykonanie pełnej wstępnej dokumentacji do ogłoszenia przetargu na adaptację obiektu przy ul. Powstańców Śl. Umowa została podpisana w dniu 14.11.2013r. Usługę wykonano w terminie. Zapłaty dokonano w dniu 19.12.2013r. po wykonaniu usługi i przedłożeniu rachunku. Rachunek został opisany pod względem rzeczowym przez panią (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) (akta kontroli Nr 14/27/I/188-189). Z ustnych wyjaśnień dyrektora jednostki wynika, że wykonawcę wskazał Wydział Inwestycji Miejskich Urzędu Miasta Opola. Do przetargu nie doszło ponieważ wspólnota nie wyraziła zgody na zmianę przeznaczenia lokalu.

Z pisemnych wyjaśnień udzielonych przez dyrektora jednostki kontrolowanej wynika, że kosztorysy inwestorskie dla lokali przy ul Niemodlińskiej, Powstańców Śląskich, oraz 1 Maja, które zostały wykonane były niezbędne do oszacowania środków na adaptację.

Wykonanie kosztorysów na obiekty przy ul Niemodlińskiej oraz Powstańców Śląskich odbyły się na zlecenie Wydziału Polityki Społecznej Urzędu Miasta. Powyższe decyzje zapadły w związku ze zmianą ustawy o pieczy zastępczej i koniecznością reorganizacji placówki przy ul Dambonia 3.

Na adaptację lokalu przy ul Niemodlińskiej w późniejszej fazie prac nie otrzymaliśmy zgody prezydenta.

Konieczność rezygnacji z lokalu przy ul Powstańców Śląskich wynikała ze zmiany decyzji wspólnoty. Adaptacja lokalu przy ul 1 Maja na dzień dzisiejszy jest w toku realizacji.

Opinie kominiarskie oraz dokumentacje dotyczące programu funkcjonalno-użytecznego zostały wykonane w lokalu przy ul Powstańców Śląskich i 1 Maja. Wynikało to ze zwykłego trybu postępowania przetargowego oraz adaptacji obiektów na placówki opiekuńczo-wychowawcze (akta kontroli Nr 14/27/I/192).

Wydatki poniesione na opinie kominiarskie w jednostce kontrolowanej.

Z wydruku z ewidencji księgowej § 4390 za okres od 01.01.2013r. do 31.12.2013r. w jednostce Dom Dziecka wynika, iż w tym paragrafie zaewidencjonowano wydatki w kwocie 306,00 zł (akta kontroli Nr 14/27/I/193). Na tę kwotę składały się dwa wydatki poniesione na: ekspertyzę zmywarki (60,00 zł) i opinię kominiarską (246,00 zł).

Z wydruku z ewidencji księgowej § 4390 za okres od 01.01.2014r. do 31.08.2014r. w jednostce Dom Dziecka wynika, iż w tym paragrafie zaewidencjonowano wydatki w kwocie 184,50 zł. Na tę kwotę składał się jeden wydatek poniesiony na opinię kominiarską (akta kontroli Nr 14/27/I/194).

Paragraf 4210 – zakup materiałów i wyposażenia

Placówka Nasz Dom (akta kontroli Nr 14/27/I/126-129)

Kontroli poddano dowody księgowe za okres od stycznia do lipca 2014r. tj. od nr 1 do nr 812. Pobrano wydruk z ewidencji księgowej tego paragrafu, z którego wynika, iż za ten okres wydatkowano w tej jednostce 8.206,14 zł. W wyniku kontroli ustalono, iż w tym paragrafie ewidencjonowano, m.in. zakup środków czystości, odzieży, artykułów papierniczych i wyposażenia. Zakup środków czystości dokonywany był na podstawie zgłaszanych na piśmie zapotrzebowań przez kierownika placówki oraz pracowników obsługi (kucharka, sprzątaczki) składanych następnie kierownikowi ds. administracyjno – gospodarczych, która dokonywała zamówień tych środków. Zakupów dokonywano w różnych punktach handlowych. Zakupione środki były rozdzielane proporcjonalnie na placówki zgodnie z powyższym zamówieniem. Zakupione środki były do dyspozycji kierowników placówek i pracowników obsługi. Zakupów dokonywano średnio co dwa miesiące. W lipcu stwierdzono większą ilość zakupów kosmetyków. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że było to związane z wyjazdem dzieci na kolonie. W dwóch przypadkach zakupu odzieży dokonano na podstawie pobranych uprzednio zaliczek na kwoty 2.750,00 zł i 1.468,75 zł. Dokumentacja z rozliczenia zaliczek znajduje się pod raportami kasowymi nr RK 10/2014 z 22.03-31.03 oraz RK 20/2014. Na każdej fakturze znajduje się podpis odbioru odzieży przez wychowanków. Pokwitowanie odbioru widnieje także w kartotekach imiennych wychowanków.

Placówka Dom Dziecka (akta kontroli Nr 14/27/I/145-146)

Kontroli poddano dowody księgowe z miesiąca stycznia 2014r. Pobrano wydruk z ewidencji księgowej tego paragrafu, z którego wynika, iż za ten okres wydatkowano w tej jednostce 9.415,23 zł. W wyniku kontroli ustalono, iż w tym paragrafie ewidencjonowano, m.in. zakup środków czystości, odzieży i obuwia, paliwa.

Paragraf 4220 – zakup środków żywności

Placówka Nasz Dom (akta kontroli Nr 14/27/I/142-143)

Kontroli poddano dowody księgowe z miesiąca kwietnia 2014r. Pobrano wydruk z ewidencji księgowej tego paragrafu, z którego wynika, iż za ten okres wydatkowano w tej jednostce 4.355,14 zł. W wyniku kontroli ustalono, iż w tym paragrafie ewidencjonowano zakup żywności.

Placówka Dom Dziecka (akta kontroli Nr 14/27/I/162-165)

Kontroli poddano dowody księgowe z miesiąca kwietnia 2014r. W wyniku kontroli ustalono, iż w tym paragrafie ewidencjonowano 49 pozycji dotyczących zakupu żywności.

Ogółem zaewidencjonowano w tym miesiącu w placówce 49 pozycji na łączną kwotę 10.896,87. Ze sprawozdania RB 28S za 2013r. wynika, że wydatki ogółem w 2013r. w obu placówkach wyniosły 122.945,33 zł brutto i przekroczyły kwotę 14.000 euro. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że na kwotę tę składają się zakupy wielu różnych asortymentów żywności, w tym: pieczywo, nabiał, mięso – wędliny itd. Zakupów tych dokonywano (na podstawie kont analitycznych 201) u 14 kontrahentów. Rozeznania na rynku dokonywał intendent, kucharz lub kierownik ds. administracyjno – gospodarczych biorąc pod uwagę ceny, jakość oraz dowóz i terminowość dostaw. Na podstawie jadłospisu, który sporządza intendent – kucharz i danych dotyczących ilości wychowanków sporządza się zapotrzebowanie. Jadłospis sporządza się na podstawie wytycznych Sanepidu i Wydziału Polityki Społecznej Urzędu Wojewódzkiego. Zakupów dokonuje się na bieżąco według potrzeb. Na dłuższy okres zakupuje się artykuły o długim terminie przechowania. Zapłaty dokonywano zarówno przelewem, jak i gotówką. W 10 przypadkach na dowodach zakupu brak było podpisu pod względem rzeczowym kierownika ds. administracyjnych. Z wyjaśnień głównego księgowego wynika, że brak podpisów na niektórych fakturach pod względem rzeczowym kierownika ds. administracyjnych wynikał, z tego, że były to faktury gotówkowe, których obieg jest inny niż faktur przelewowych. Ponadto wszystkie zakupy przyjmowane są na magazyn i ewidencjonowane na koncie 310 (akta kontroli Nr 14/27/I/166). Z wyjaśnień głównego księgowego wynika, że zakupy są dokonywane na większą kwotę niż w innych miesiącach ze względu na przypadające w tym miesiącu święta wielkanocne.

Z pisemnych wyjaśnień udzielonych przez dyrektora placówki wynika, że zgodnie z obowiązującymi przepisami w postępowaniu przetargowym podlega kwota powyżej 30 000 tys. euro tj. 126 747,00 zł netto.

Zgodnie z planem zapotrzebowanie w naszych placówkach wynosi :

Dom Dziecka 101 600,00 zł brutto
Nasz Dom 40 000,00 zł brutto

W powyższe kwoty wchodzi różnorodność asortymentowa np., nabiał, pieczywo, mięso i wędliny, owoce i warzywa, art. spożywcze inne.

Przy dokonywaniu zakupów brane pod uwagę są następujące kryteria;

cena
jakość towaru
transport
odległość położenia hurtowni lub sklepu
rzetelność firmy

W obowiązkach kierownika ds. administracyjno-gospodarczego, intendenta i kucharza jest weryfikowanie jakości i cen zakupywanych artykułów.

Jako placówka opiekuńczo-wychowawcza podlegamy nadzorowi Wydziału Polityki Społecznej Urzędu Wojewódzkiego oraz Urzędu Miasta. Żywienie weryfikowane jest również wnikliwie przez Państwową Stację Sanitarno Epidemiologiczną (kontrole bez zaleceń).

W związku z dużą rozpiętością wieku wychowanków ( od 7-25 roku życia) jadłospisy muszą być bardzo urozmaicone i bogate w energię i witaminy.

Poza 5 stałymi posiłkami zgodnymi z jadłospisami opracowanymi przez intendenta dzieci muszą mieć zapewniony całodobowy dostęp do żywności co w naszych placówkach jest realizowane.

Powyższe zadania podlegają bezpośrednio nadzorowi kierownika ds. administracyjno-gospodarczego.

Pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) w okresie zatrudnienia nie wnosiła zarówno zastrzeżeń jak i żadnej inicjatywy w zmianie powyższych procedur (akta kontroli Nr 14/27/I/192).

Paragraf 4260 – zakup energii

Placówka Nasz Dom (akta kontroli Nr 14/27/I/139-141)

Kontroli poddano dowody księgowe za 7 miesięcy od stycznia do lipca 2014r. Pobrano wydruk z ewidencji księgowej tego paragrafu, z którego wynika, iż za ten okres wydatkowano w tej jednostce 7.437,95 zł. W wyniku kontroli ustalono, iż w tym paragrafie ewidencjonowano m.in. zakup energii elektrycznej, gazu i wody. Faktury za ciepło były wystawiane zgodnie z umową - taki opis widnieje na fakturach złożony przez(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)

Placówka Dom Dziecka (akta kontroli Nr 14/27/I/148)

Kontroli poddano dowody księgowe z 7 miesięcy od stycznia do lipca 2014r. Pobrano wydruk z ewidencji księgowej tego paragrafu, z którego wynika, iż za ten okres wydatkowano w tej jednostce 63.808,15 zł. W wyniku kontroli ustalono, iż w tym paragrafie ewidencjonowano opłatę za energię cieplną.

Faktury za ciepło były wystawiane zgodnie z umową - taki opis widnieje na fakturach złożony przez (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Z analizy wydatków poniesionych na ciepło w latach 2011-2014 za okresy od stycznia do lipca wynika, że najwyższe wydatki zostały poniesione w 2013r. – 92.353,92 zł, a najniższe poniesiono w 2014r. – 63.808,05 zł (akta kontroli Nr 14/27/I/152).

Z ustnych wyjaśnień głównej księgowej wynika, że zwiększone wydatki w 2013r. spowodowane były długą i mroźną zimą w 2012/2013. W związku ze zwiększonymi wydatkami w tym okresie jednostka wystąpiła w dniu 21.08.2013r. do Urzędu Miasta Opola o korektę planu w tym paragrafie. Prezydent Miasta Opola przychylił się do wniosku i przyznał dodatkowe środki na ten cel w kwocie 42.000,00 zł. Natomiast niższe wydatki w 2013r. związane były z faktem, iż część pomieszczeń opłaty za ogrzewanie dokonuje Środowiskowy Dom Samopomocy dla Osób z Zaburzeniami Psychicznymi ,,Magnolia”. Ponadto w sezonie grzewczym w 2013/2014 zima była łagodna.

Z pisemnych wyjaśnień udzielonych przez dyrektora placówki wynika, że w części budynku dwukondygnacyjnego nieużytkowego od wielu lat ogrzewanie jest ograniczone do minimum ( zakręcone zawory dopływu ciepła).

Niemożliwe jest całkowite odcięcie od ogrzewania ze względu na szybką dewastację tej części budynku a w konsekwencji zagrożenie zawaleniu.

Paragraf 4270 – zakup usług remontowych

Placówka Nasz Dom (akta kontroli Nr 14/27/I/132)

Placówka Dom Dziecka (akta kontroli Nr 14/27/I/147)

Kontroli poddano dowody księgowe z 7 miesięcy od stycznia do lipca 2014r. Pobrano wydruk z ewidencji księgowej tego paragrafu, z którego wynika, iż za ten okres wydatkowano w tej jednostce 1.667,53 zł. W wyniku kontroli ustalono, iż w tym paragrafie ewidencjonowano, m.in. konserwację urządzeń gazowych, naprawę komputera i pralki, konserwację p.poż.

Paragraf 4300 – zakup usług pozostałych

Placówka Nasz Dom (akta kontroli Nr 14/27/I/135-138)

Kontroli poddano dowody księgowe z 7 miesięcy od stycznia do lipca 2014r. Pobrano wydruk z ewidencji księgowej tego paragrafu, z którego wynika, iż za ten okres wydatkowano w tej jednostce 5.998,04 zł. W wyniku kontroli ustalono, iż w tym paragrafie ewidencjonowano m.in. zakup biletów MZK, do kina, teatru i na basen, opłaty za ścieki, wypożyczenie rolek, łyżew, opłatę za abonament RTV, opłatę za wycieczkę.

Bilety zakupywano dla 9 wychowanków (imienne, miesięczne, ulgowe) oraz jednorazowe z podziałem na placówki. Na wycieczkę do Wrocławia wydatkowano kwotę 393,77 zł. Pod raportem kasowym nr 19/2014 za 11.06-23.06 znajduje się pięć faktur dotyczących usługi gastronomicznej, zakupu biletów PKP i MZK, biletów do ogrodu japońskiego.

Placówka Dom Dziecka (akta kontroli Nr 14/27/I/153-155)

Kontroli poddano dowody księgowe z miesiąca kwietnia 2014r. na kwotę powyżej 100,00 zł. Pobrano wydruk z ewidencji księgowej tego paragrafu, z którego wynika, iż za ten okres wydatkowano w tej jednostce 9.145,09 zł. W wyniku kontroli ustalono, iż w tym paragrafie ewidencjonowano m.in. wydatki na zakup biletów MZK, opłaty za abonament Vulcan, opłaty za ścieki, obsługę prawną.

Bilety jednorazowe zakupywane są dla pracowników i wychowanków. Jest prowadzony zeszyt pobrań biletów, który znajduje się u pracownika socjalnego. Główny księgowy dwa, trzy razy w roku przeprowadza kontrolę tych biletów (zapis w książce kontroli wewnętrznych).

Na rok czasu na obsługę prawną zawarto umowę z kancelarią radcy prawnego.

Paragraf 4370 - opłata z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej

Placówka Nasz Dom (akta kontroli Nr 14/27/I/133-134)

Placówka Dom Dziecka (akta kontroli Nr 14/27/I/160-161)

W zakresie zatrudniania i zwalniania pracowników

Poniższa tabela zawiera wykaz stanowisk w COAPO-W według działów, etatów i osób na dzień 31.12.2013 r. i 31.07.2014 r. (akta kontroli Nr 14/27/I/7)