|
KWiA – I –0914/35/08
|
Opole, 12 grudnia 2008 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 39/08
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Przedszkole Publiczne Nr 29 w Opolu ul. Kasprzaka 1
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 20 października do 14 listopada
2008 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Małgorzata Jóźwin-Mazurek - podinspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 83/2008
nr 84/2008
|
|
Przedmiot kontroli
|
- gospodarka finansowa
- ewidencja księgowa i sprawozdawczość
- ZFŚS
- system kontroli wewnętrznej
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2007-2008 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Agnieszka Milenkiewicz – dyrektor przedszkola
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
Agnieszka Milenkiewicz – dyrektor
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– główny księgowy
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– samodzielny referent ds. płac i administracji
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami)
- Ustawa z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami)
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 poz. 726 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020).
7. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz.1222 z późniejszymi zmianami).
8. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 marca 2007 r. (Dz. U. Nr 56 poz. 372 z dnia 30.03.2007 r.) zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy
- Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia wartości jednego punktu.
- Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.
- Uchwała Nr XXXVIII/392/04 Rady Miasta Opola z dnia 18 listopada 2004 r. zmieniająca uchwałę w sprawie ustalenia opłat za świadczenia prowadzonych przez gminę przedszkoli publicznych.
- Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena prawidłowości wydatkowania środków budżetowych i gospodarowania środkami z dochodów własnych oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji i sporządzanych sprawozdań.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się z aktami prawnymi dotyczącymi pobierania opłat za pobyt dzieci w przedszkolu oraz z przyjętymi rozwiązaniami organizacyjnymi w zakresie prowadzenia spraw ewidencyjno-księgowych w kontrolowanej jednostce.
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola uzyskano niezbędne dane dotyczące środków finansowych przekazanych do jednostki kontrolowanej na cele objęte kontrolą.
Dane zawarte w sprawozdaniach sporządzonych przez jednostkę kontrolowaną porównano z danymi znajdującymi się w ewidencji księgowej, wyciągach bankowych oraz w innych badanych dokumentach.
Szczegółową kontrolą objęto zapisy w ewidencji księgowej dotyczące wydatków na wynagrodzenia dla trzech osób w okresie od stycznia do września 2008 r., prawidłowość ustalenia stawek wynagrodzenia zasadniczego i kategorii zaszeregowania oraz akta osobowe osób przyjętych do pracy w okresie objętym kontrolą, a także wpływy i wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Przeprowadzono analizę zapisów znajdujących się w ewidencjach księgowych dotyczących poszczególnych rodzajów wydatków rzeczowych pod kątem prawidłowości ich klasyfikowania, celowości i zasadności ich dokonywania oraz zgodności danych ewidencyjnych z danymi wykazywanymi w sprawozdaniach.
Skontrolowano wynagrodzenia trzech pracowników przedszkola wypłacone w 2008 r., tj. dyrektora, głównej księgowej, oraz samodzielnego referenta ds. płac i administracji. Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń z dokonanymi przelewami.
Sprawdzono dokumenty źródłowe dotyczące wydatków budżetowych zaewidencjonowanych w wybranych paragrafach na dzień 31.12.2007 r. oraz w ostatnim miesiącu okresu sprawozdawczego 2008 r., tj. we wrześniu 2008 r. W zakresie dochodów własnych sprawdzono także dokumenty źródłowe dotyczące wydatków zaewidencjonowanych w wybranych paragrafach na dzień 31.12.2007r. oraz w ostatnim miesiącu okresu sprawozdawczego 2008 r., tj. we wrześniu 2008r.
Skontrolowano stan magazynu żywieniowego i porównano ze stanem ewidencyjnym. Kontroli poddano także stan gotówki w kasie, który porównano z ostatnim raportem kasowym.
Zapoznano się z dokumentacją dotyczącą systemu kontroli wewnętrznej oraz z funkcjonowaniem tego systemu w jednostce.
USTALENIA KONTROLI
I. Sprawy organizacyjne
Publiczne Przedszkole Nr 29 w Opolu przy ul. Kasprzaka 1 funkcjonuje na podstawie aktu założycielskiego, który został odnowiony z dniem 1 marca 2004 r. Uchwałą nr XXVI/224/04 Rady Miasta Opola z dnia 26 lutego 2004 r. w sprawie odnowienia aktów założycielskich publicznych przedszkoli (akta kontroli Nr 08/39/I/4-5).
Siedzibą Przedszkola jest nieruchomość zabudowana, którą Prezydent Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GN-7224c/23/99 z dnia 13.05.1999 r. (akta kontroli Nr 08/39/I/6).
Dyrektorem przedszkola jest pani Agnieszka Milenkiewicz powołana na to stanowisko przez Prezydenta Miasta Opola z dniem 1 września 2007 r. na czas określony do 31 sierpnia 2012 r. (akta kontroli Nr 08/39/I/7). Na stanowiskugłównego księgowego w wymiarze ½ etatu na czas nieokreślony zatrudniona jest pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) (akta kontroli Nr 08/39/I/8-10).
Z budżetem gminy przedszkole rozlicza się w dziale 801 rozdział 80104. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.
W okresie od stycznia do kwietnia 2007 r. przedszkole posiadało cztery rachunki bankowe założone w Banku Millennium S.A.: rachunek budżetowy, rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rachunek dochodów własnych oraz rachunek depozytowy. Od maja 2007 r. przedszkole posiada rachunki bankowe w Banku PKO BP S.A.
Księgi rachunkowe w przedszkolu prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Finanse DDJ firmy Progman Software.
Z zapisów książki kontroli przedszkola (akta kontroli Nr 08/39/I/11-12) wynika, że w latach 2007/2008 w jednostce zostały przeprowadzone dwie kontrole zewnętrzne przez:
- Kuratorium Oświaty,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział Wojewódzki w Opolu.
W wyniku kontroli zaleceń nie wydano.
II. Sprawy kadrowe
Na dzień 31.12.2007 r. w przedszkolu zatrudnionych było 21 osób na 17,73 etatach (akta kontroli Nr 08/39/I/13).
Strukturę zatrudnienia na dzień 31.12.2007 r. w przeliczeniu na etaty przedstawia poniższy wykres:
Wykres nr 1
Stan zatrudnienia na 31.12.2007 r. i na 30.09.2008 r. (akta kontroli Nr 08/39/I/13) w rozbiciu na poszczególne grupy zawodowe w osobach i etatach przedstawia poniższa tabela:
Tabela nr 1
|
RODZAJE STANOWISK PRACY
|
stan na 31.12.2007 r.
|
stan na 30.09.2008 r.
|
|
osoby
|
etaty
|
osoby
|
etaty
|
|
Pracownicy pedagogiczni
|
10
|
8,105
|
10
|
8,225
|
|
Pracownicy administracji
|
3
|
2
|
3
|
2
|
|
Pracownicy obsługi
|
8
|
7,625
|
8
|
7,625
|
|
Razem:
|
21
|
17,73
|
21
|
17,85
|
Z powyższych danych wynika, że stan zatrudnienia ogółem na 30.09.2008 r. był niższy o 0,12 etatu w stosunku do stanu początkowego. Jest to związane z przydzieleniem 3 godzin ponadwymiarowych w związku z zatrudnieniem nauczyciela w niepełnym wymiarze godzin – przydzielono: 2 godziny ponadwymiarowe pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))i 1 godzinę pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) (akta kontroli Nr 08/39/I/22).
W 2008 roku przyjęto do pracy w przedszkolu jednego pracownika pedagogicznego (akta kontroli Nr 08/39/I/14). Ustalono, że przyjęty pracownik posiada założone akta osobowe i aktualne badania lekarskie, co jest udokumentowane zaświadczeniami wystawionymi przez lekarza posiadającego odpowiednie uprawnienia. W aktach osobowych znajduje się również zaświadczenie o odbytym szkoleniu bhp. W zakresie nowego pracownika zmiana została ujęta w arkuszu organizacyjnym przedszkola i sporządzono aneks do arkusza organizacji z informacją o jego zatrudnieniu (akta kontroli Nr 08/39/I/22).
III. W zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego w 2007 roku
III.1. Dochody budżetowe w 2007 r.
W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych przedszkola za dwanaście miesięcy 2007 r. (akta kontroli Nr 08/39/I/24).
Ze sprawozdania wynika, że wykonane dochody w tym okresie wyniosły 39,56 zł. Na kwotę tą składały się dochody uzyskane w paragrafie 092 „Pozostałe odsetki”. Ustalono, że jest to kwota z tytułu zwrotu odsetek należnych Urzędowi Miasta Opola w związku ze zmianą banku i została przekazana na konto Urzędu Miasta w dwóch ratach (akta kontroli Nr 08/39/I/25-29):
1. 30.05.2007 r. – 29,25 zł
2. 15.06.2007 r. – 10,31 zł.
III.2. W zakresie wydatków budżetowych w 2007 r.
Z dokumentacji bankowej wynika, że stan salda na rachunku bieżącym na dzień 31.12.2007 r. wynosił „0” (akta kontroli Nr 08/39/I/30). W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z ewidencją księgową - zapisy na koncie „130” (akta kontroli Nr 08/39/I/31).
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków budżetowych przekazanych do jednostki kontrolowanej na działalność bieżącą w 2007 r. wynosiła 561.192,00 zł (akta kontroli Nr 08/39/I/32). W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana przedłożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb-28S z wykonania wydatków w tym zakresie (akta kontroli Nr 08/39/I/33).
W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność przedszkola w 2007 r.
Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej przedszkola wynika, że dokonane wydatki bieżące zostały zaewidencjonowane w sześciu paragrafach. Wydatki na wynagrodzenia i pochodne jak: trzynasta pensja, składki na ZUS i Fundusz Pracy, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i nagrody zaksięgowano w następujących paragrafach: 3020, 4010, 4040, 4110, 4120 oraz 4440.
W wyniku kontroli stwierdzono, że wykazane w sprawozdaniu dane dotyczące wydatków zaewidencjonowanych w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 08/39/I/34).
Skontrolowano paragraf 4440 – dotyczący zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Łączna kwota wydatków zaewidencjonowanych w tym paragrafie wyniosła 23.500,00.
W okresie objętym kontrolą jednostka kontrolowana nie uzyskiwała innych wpływów budżetowych.
III.3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (paragraf 4440)
Z wyciągu bankowego wynika, że stan końcowy środków pieniężnych na dzień 31.12.2007 r. wynosił 5.801,55 zł (akta kontroli Nr 08/39/I/35).Stan ten jest zgodny z kwotą wykazaną jako bilans zamknięcia na koncie księgowym „135” (akta kontroli Nr 08/39/I/36-39).W sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S jednostka kontrolowana wykazała, że w paragrafie 4440 wydatki budżetowe w 2007 r. wyniosły 23.500,00 zł (akta kontroli Nr 08/39/I/33).
W wyniku kontroli ustalono, że kwota ta jest zgodna z ewidencją księgową dotyczącą tych wydatków (akta kontroli Nr 08/39/I/34).Powyższa kwota wydatków w całości dotyczyła odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Wykazana w sprawozdaniu kwota faktycznie przekazana została z rachunku podstawowego jednostki na rachunek bankowy funduszu w ustawowych terminach (akta kontroli Nr 08/39/I/40-41). Całkowita kwota odpisu jest zgodna z pierwotnym naliczeniem odpisu (akta kontroli Nr 08/39/I/42).
Terminy i kwoty przelewów naliczonych odpisów wraz z dokonaną na koniec roku korektą przedstawia poniższa tabela:
Tabela nr 2
|
Data
|
Kwota
|
%
|
|
25.05.2007 r.
|
17.625,00 zł
|
75,00
|
|
25.09.2007 r.
|
5.875,00 zł
|
25,00
|
|
Razem:
|
23.500,00 zł
|
100,00
|
Z analizy zapisów na koncie księgowym -135 rachunek bankowy funduszu socjalnego (akta kontroli Nr 08/39/I/36) wynika, że łączna kwota obrotów po stronie „Wn” (wpływów) na fundusz socjalny w 2007 r. wyniosła 39.313,86 zł. W wyniku kontroli ustalono, że na sumę tę oprócz dokonanych odpisów i stanu początkowego oraz środków pieniężnych przekazanych z Urzędu Miasta Opola dla emerytów nauczycieli składały się także spłaty pożyczek oraz odsetki bankowe. Wpływy środków na fundusz socjalny dla emerytów zostały zaksięgowane w dniach 25.05.2007 r. - kwota 17.625,00 zł oraz 25.09.2007 r. - kwota 5.875,00zł. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Z analizy zapisów dokonanych na tym koncie po stronie „Ma” wynika, że zaewidencjonowane obroty (rozchody) w tym okresie wyniosły łącznie 33.512,31zł. Środki te wydatkowane były na pożyczki mieszkaniowe, zapomogi, świadczenia urlopowe i wczasy pod gruszą, dofinansowania do zielonej szkoły, podatki od tych dopłat, opłata za wieczór literacki. Innych wydatków nie stwierdzono.
IV. Dochody własne w 2007 r.
W dniu 28.01.2008 r. jednostka kontrolowana przedłożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb-34 z wykonania dochodów i wydatków w tym zakresie (akta kontroli Nr 08/39/I/43).
Wykazane w sprawozdaniu dane dotyczące:
- odsetek od należności niezapłaconych w terminie w kwocie 390,15 zł,
- zobowiązań w kwocie 2.352,10 zł,
były zgodne z ewidencją księgową (konto 201) (akta kontroli Nr 08/39/I/44).
Z ewidencji tej wynika, że odsetki w wysokości 390,15 zł dotyczyły zaległości rodziców z tytułu nieterminowych wpłat za przedszkole (akta kontroli Nr 08/39/I/45).
Natomiast zobowiązania dotyczyły (akta kontroli Nr 08/39/I/47-49):
- zobowiązania wobec rodziców z tytułu nadpłat odpłatności za przedszkole za m-c styczeń 2008 r. w wysokości 1.604,42 zł,
- zobowiązań z tyt. dostaw i usług następującym firmom:
- (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na kwotę 450,68 zł, która została przelana w dniu 11.01.2008 r. – wyciąg bankowy nr 8,
- firmie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na kwotę 113,42 zł, która została przelana w dniu 14.01.2008 r. – wyciąg bankowy nr 9,
- firmie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na kwotę 48,80 zł, która została przelana w dniu 15.01.2008 r. – wyciąg bankowy nr 10,
- (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na kwotę 103,98 zł, która została przelana w dniu 7.01.2008 r. - wyciąg bankowy nr 4,
- (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na kwotę 30,80 zł, która została przelana w dniu 4.01.2008 r. - wyciąg bankowy nr 3.
Wykazany w sprawozdaniu stan środków pieniężnych na koniec 2007 r. wynosił 19.199,42 zł. Kwota ta odpowiada różnicy pomiędzy przychodami ogółem (217.134,14 zł) a poniesionymi wydatkami (197.934,72 zł). Z wyjaśnień głównej księgowej oraz z badanej dokumentacji wynika, że kwota wykazana w sprawozdaniu stanowi sumę środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym – 18.294,78 zł (akta kontroli Nr 08/39/I/50-53) i gotówki w kasie w kwocie 904,64 zł.
W wyniku kontroli raportu kasowego nr 35/12/2007 sporządzonego za okres od 21 do 31 grudnia 2007 r. ustalono, że stan gotówki w kasie faktycznie wynosił 904,64 zł (akta kontroli Nr 08/39/I/54). Taka sama kwota została wykazana na koncie 101-02 – kasa-dochody własne jako saldo końcowe na dzień 31.12.2007 r. (akta kontroli Nr 08/39/I/55).
IV.1. Wpływy dochodów własnych
Ze sporządzonego sprawozdania wynika, że wpływy z dochodów własnych w 2007 r. wyniosły ogółem 217.134,14 zł (akta kontroli Nr 08/39/I/43). Na kwotę tę składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego w kwocie 5.330,07 zł,
Ø przychody w kwocie 211.804,07 zł.
Powyższe przychody uzyskano w dwóch paragrafach tj.:
Ø 083 „Wpływy z usług” - kwota 210.748,08 zł,
Ø 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 1.055,99 zł,
Wykazane w sprawozdaniu wpływy w poszczególnych paragrafach były zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 08/39/I/56) i zostały uzyskane z następujących tytułów:
- paragraf 083 - wpłaty rodziców za wyżywienie,
- paragraf 092 - odsetki bankowe oraz naliczone na rzecz jednostki odsetki za nieterminowe wpłaty za przedszkole.
IV.2. Wydatki z dochodów własnych w 2007 r.
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2007 r. wyniosły ogółem 217.134,14 zł. Poniesione wydatki zaewidencjonowano w trzynastu paragrafach.
Wykazane w sprawozdaniu kwoty wydatków w poszczególnych paragrafach były zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 08/39/I/57-58).
V. W zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego w 2008 roku
V.1. W zakresie wydatków budżetowych w 2008 r.
Z dokumentacji bankowej wynika, że stan salda na rachunku bieżącym na dzień 1.01.2008 r. wynosił „0” (akta kontroli Nr 08/39/I/30). W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z ewidencją księgową (zapisy na koncie „130”) (akta kontroli Nr 08/39/I/59).
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków budżetowych przekazanych do jednostki kontrolowanej na działalność bieżącą do dnia 30.09.2008 r. wynosiła 494.600,00 zł, (akta kontroli Nr 08/39/I/60). W dniu 10.10.2008 r. jednostka kontrolowana przedłożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb-28S z wykonania wydatków (akta kontroli Nr 08/39/I/61), z którego wynika, że łączna kwota wydatków na działalność przedszkola wyniosła 466.861,79 zł. Niewykorzystana kwota w wysokości 27.738,21 zł pozostała na rachunku bankowym (akta kontroli Nr 08/39/I/62-63).
Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej przedszkola wynika, że dokonane wydatki bieżące zostały zaewidencjonowane w sześciu paragrafach. Wydatki na wynagrodzenia i pochodne jak: trzynasta pensja, składki na ZUS i Fundusz Pracy, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i nagrody zaksięgowano w następujących paragrafach: 3020, 4010, 4040, 4110, 4120 oraz 4440.
Do kontroli wytypowano dwa paragrafy, w których zaewidencjonowane wydatki były największe: 4010 - dotyczący wynagrodzeń osobowych pracowników i 4440 – dotyczący zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Łączna kwota wydatków zaewidencjonowanych w tych paragrafach wyniosła 369.774,07 zł co stanowi 79,20 % wszystkich wydatków bieżących.
W wyniku kontroli stwierdzono, że wykazane w sprawozdaniu dane dotyczące wydatków zaewidencjonowanych w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 08/39/I/64).
Z dokumentacji bankowej wynika, że stan salda na rachunku bieżącym na dzień 30.09.2008 r. wynosił 27.738,21 zł (akta kontroli Nr 08/39/I/62-63).W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z ewidencją księgową (zapisy na koncie „130”) (akta kontroli Nr 08/39/I/59).
W okresie objętym kontrolą jednostka kontrolowana nie uzyskiwała innych wpływów budżetowych.
V.2. Wydatki na wynagrodzenia (paragraf 4010)
Wydatki w tym paragrafie stanowiły największą pozycję wszystkich wydatków budżetowych. Łączna kwota tych wydatków wyniosła 344.074,07 zł (akta kontroli Nr 08/39/I/64).
Podczas czynności kontrolnych dokonano szczegółowej analizy wynagrodzeń trzech pracowników przedszkola wypłacone do dnia 30.09.2008 r., tj. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). W badanym okresie wydatki na wynagrodzenia dla wyżej wymienionych pracowników wyniosły łącznie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))netto (akta kontroli Nr 08/39/I/65-68).
W trakcie analizy porównano kwoty wynagrodzeń netto wykazane w indywidualnych kartach wynagrodzeń z kwotami przelewów figurującymi na wyciągach bankowych. Analizą objęto wszystkie wydatki figurujące na wyciągach bankowych za okres dziewięciu miesięcy tj. od stycznia do września 2008 r. Sprawdzono 39 wyciągów z konta Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i 43 wyciągi z konta budżetowego.
W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie kwoty figurujące na wyciągach bankowych były zgodne z kwotami wykazanymi w indywidualnych kartach wynagrodzeń. Wypłaty wynagrodzeń dokonywane były na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe.
W wyniku kontroli ustalono, że do dnia 30.09.2008 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo (akta kontroli Nr 08/39/I/14):
- nagrody jubileuszowe dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
- ekwiwalent urlopowy dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlopy wypłacono zasadnie, gdyż był on związany z zakończeniem umowy zawartej na czas określony.
Nie stwierdzono nieprawidłowości przy dokonywaniu wydatków w tym zakresie.
V.3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (paragraf 4440)
Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2008 r. wynosił 5.801,55 zł (akta kontroli Nr 08/39/I/69).Stan ten jest zgodny z kwotą wykazaną jako bilans otwarcia na koncie księgowym „135” (akta kontroli Nr 08/39/I/70-72). W sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S jednostka kontrolowana wykazała, że w paragrafie 4440 wydatki budżetowe za dziewięć miesięcy w 2008 r. wyniosły 25.700,00 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że kwota ta jest zgodna z ewidencją księgową dotyczącą tych wydatków (akta kontroli Nr 08/39/I/64).Powyższa kwota wydatków w całości dotyczyła odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Wykazana w sprawozdaniu kwota faktycznie przekazana została z rachunku podstawowego jednostki na rachunek bankowy funduszu w ustawowych terminach (akta kontroli Nr 08/39/I/70-71).
Z analizy zapisów na koncie księgowym -135 (akta kontroli Nr 08/39/I/70-72) wynika, że łączna kwota obrotów po stronie „Wn” (wpływów) na fundusz socjalny w ciągu dziewięciu miesięcy 2008 r. wyniosła 43.467,32 zł. W wyniku kontroli ustalono, że na sumę tę oprócz dokonanych odpisów i stanu początkowego oraz środków pieniężnych przekazanych z Urzędu Miasta Opola dla emerytów nauczycieli składały się także spłaty pożyczek oraz odsetki bankowe. Wpływ środków na fundusz socjalny dla emerytów na kwotę 3.131,00 zł został zaksięgowany w dniu 12.05.2008 r. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Z analizy zapisów dokonanych na tym koncie po stronie „Ma” wynika, że zaewidencjonowane obroty (rozchody) w tym okresie wyniosły łącznie 35.788,61zł. Środki te wydatkowane były na pożyczki mieszkaniowe, zapomogi, świadczenia urlopowe, dopłaty do wczasów pod gruszą, zieloną szkołę, dofinansowania do obozu dla dzieci pracowników, podatki od tych dopłat. Innych wydatków nie stwierdzono.
Stan środków pieniężnych na dzień 30.09.2008 r. według ewidencji księgowej wynosił 7.678,71 zł (akta kontroli Nr 08/39/I/70) i był zgodny z saldem wykazanym w dokumentacji bankowej (akta kontroli Nr 08/39/I/73).
VI. Dochody własne w 2008 r.
W dniu 10.10.2008 r. jednostka kontrolowana przedłożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb-34 z wykonania dochodów i wydatków w tym zakresie (akta kontroli Nr 08/39/I/74).
Wykazane w sprawozdaniu dane dotyczące:
- należności w kwocie 4.423,36 zł,
- odsetki od należności 429,89 zł,
- zobowiązań w kwocie 6.219,95 zł;
były zgodne z ewidencją księgową (konto 201) (akta kontroli Nr 08/39/I/75-79).
Z ewidencji tej wynika, że należności na kwotę 4.423,36 zł dotyczyły zaległości rodziców z tytułu odpłatności za przedszkole, a odsetki w wysokości 429,89 zł dotyczyły zaległości rodziców z tytułu nieterminowych wpłat za przedszkole (akta kontroli Nr 08/39/I/75-76).
Natomiast zobowiązania dotyczyły (akta kontroli Nr 08/39/I/77-79):
- zobowiązań z tyt. dostaw i usług następującym firmom:
- firmie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na kwotę 48,80 zł, która została przelana w dniu 9.10.2008 r. – wyciąg bankowy nr 172,
- (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na kwotę 165,91 zł, która została przelana w dniu 1.10.2008 r. - wyciąg bankowy nr 166,
- (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w Prudniku na kwotę 67,20 zł, która została przelana w dniu 3.10.2008 r. - wyciąg bankowy nr 168,
- firmie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na kwotę 135,12 zł, która została przelana w dniu 1.10.2008 r. - wyciąg bankowy nr 166,
- firmie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na kwotę 330,00 zł, która została przelana w dniu 7.10.2008 r. - wyciąg bankowy nr 170.
Pozostała kwota wykazana jako zobowiązanie 5.472,92 zł dotyczyła storna operacji księgowych. Z pisemnych wyjaśnień głównej księgowej wynika, że „na kwotę tą składa się kwota zapłacona za przedszkole, a mylnie zaksięgowana na Energetykę Cieplną Opolszczyzny” (akta kontroli Nr 08/39/I/80). Przeksięgowania mylnie zaksięgowanej kwoty dokonano w dniu 1.10.2008 r. (akta kontroli Nr 08/39/I/81).
Wykazany w sprawozdaniu stan środków pieniężnych na dzień 30.09.2008r. wynosił 49.147,04 zł. Kwota ta odpowiada różnicy pomiędzy przychodami ogółem (202.460,83 zł) a poniesionymi wydatkami (153.313,79 zł) i jest wyższa o 1.573,29 zł od stanu figurującego w wyciągu bankowym nr 165 z dnia 30.09.2008 r. (akta kontroli Nr 08/39/I/82-84) oraz w ewidencji księgowej – konto 132 (akta kontroli Nr 08/39/I/85-86). Z wyjaśnień głównej księgowej oraz z badanej dokumentacji wynika, że kwota wykazana w sprawozdaniu stanowi sumę środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym – 47.573,75 zł i gotówki w kasie w kwocie 1.573,29 zł.
W wyniku kontroli raportu kasowego nr 26/09/2008 sporządzonego za okres od 21-30.09.2008 r. ustalono, że stan gotówki w kasie faktycznie wynosił 1.573,29 zł (akta kontroli Nr 08/39/I/87). Taka sama kwota została wykazana na koncie 101-02 – kasa-dochody własne jako saldo końcowe na dzień 30.09.2008 r. (akta kontroli Nr 08/39/85-86).
VI.1. Wpływy dochodów własnych
Ze sporządzonego sprawozdania wynika, że wpływy z dochodów własnych do końca trzeciego kwartału 2008 r. wyniosły ogółem 202.460,83 zł (akta kontroli Nr 08/39/I/74). Na kwotę tę składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego w kwocie 19.199,42zł,
Ø przychody w kwocie 183.9261,41 zł.
Powyższe przychody uzyskano w dwóch paragrafach tj.:
Ø 083 „Wpływy z usług” - kwota 181.084,03 zł,
Ø 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 2.177,38 zł,
Wykazane w sprawozdaniu wpływy w poszczególnych paragrafach były zgodne z ewidencją księgową i zostały uzyskane z następujących tytułów (akta kontroli Nr 08/39/I/88):
- paragraf 083 - wpłaty rodziców za wyżywienie,
- paragraf 092 - odsetki bankowe oraz naliczone na rzecz jednostki odsetki za nieterminowe wpłaty za przedszkole.
VI.2. Wydatki z dochodów własnych w 2008 r.
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych do końca trzeciego kwartału 2008 r. wyniosły ogółem 202.460,83 zł. Poniesione wydatki zaewidencjonowano w czternastu paragrafach.
Wykazane w sprawozdaniu kwoty wydatków w poszczególnych paragrafach były zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 08/39/I/89-90).
Podczas kontroli ustalono, że dokumentacja księgowa prowadzona jest w sposób chronologiczny. Konta księgowe syntetyczne mają utworzone i wyodrębnione konta analityczne.
Na podstawie ewidencji wydatków poszczególnych paragrafów sprawdzono sposób opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. Sprawdzono także zgodność zaksięgowanych faktur z dokonanymi przelewami z konta bankowego. Do badania wybrano po pięć największych wydatków zaksięgowanych (akta kontroli Nr 08/39/I/91-103):
- od stycznia do września 2008 r. w paragrafach 4270 i 4300
- we wrześniu 2008 r. w paragrafie 4210.
Tabela nr 3
|
Lp.
|
Cel wydatku
|
Kwota
|
Forma płatności i sposób realizacji
|
Paragraf
|
Data księgowania
|
Nr dok.
księgowego
|
Uwagi
|
|
1
|
Naprawa awarii kanalizacyjnej
|
732,00
|
Przelew WB nr 49
|
4270
|
14/03/2008
|
49
|
Zgodne
|
|
2
|
Modernizacja drzwi
|
2.246,65
|
Przelew WB nr 117
|
4270
|
27/06/2008
|
117
|
Zgodne
|
|
3
|
Części do wymiany grzejników
|
2.077,57
|
Przelew WB nr 140
|
4270
|
25/08/2008
|
140
|
Zgodne
|
|
4
|
Usunięcie awarii co
|
2.521,97
|
Przelew WB nr 146
|
4270
|
03/09/2008
|
146
|
Zgodne
|
|
5
|
Obudowa rury kanalizacyjnej
|
854,00
|
Przelew WB nr 158
|
4270
|
19/09/2008
|
158
|
Zgodne
|
|
6
|
Za język angielski
|
660,00
|
Przelew WB nr 58
|
4300
|
01/04/2008
|
58
|
Zgodne
|
|
7
|
Za język angielski
|
660,00
|
Przelew WB nr 78
|
4300
|
29/04/2008
|
78
|
Zgodne
|
|
8
|
Przewóz dzieci
|
600,00
|
Przelew WB nr 120
|
4300
|
02/07/2008
|
120
|
Zgodne
|
|
9
|
Usługa transportowa
|
600,00
|
Przelew WB nr 139
|
4300
|
21/08/2008
|
139
|
Zgodne
|
|
10
|
Pranie pościeli
|
687,47
|
Przelew WB nr 144
|
4300
|
01/09/2008
|
144
|
Zgodne
|
|
11
|
Środki czystości
|
656,56
|
Przelew WB nr 152
|
4210
|
11/09/2008
|
152
|
Niezgodne
|
|
12
|
Drukarka
|
697,00
|
Przelew WB nr 153
|
4210
|
12/09/2008
|
153
|
Zgodne
|
|
13
|
Środki czystości
|
939,22
|
Przelew WB nr 158
|
4210
|
19/09/2008
|
158
|
Zgodne
|
|
14
|
Monitory
|
1.440,00
|
Przelew WB nr 158
|
4210
|
19/09/2008
|
158
|
Zgodne
|
|
15
|
Maszyna do mięsa
|
3.195,18
|
Przelew WB nr 163
|
4210
|
26/09/2008
|
163
|
Zgodne
|
W trakcie powyższych badań ustalono, że wszystkie skontrolowane dokumenty miały adnotacje odnośnie sprawdzania wydatku pod względem merytorycznym i posiadały wskazania klasyfikacji budżetowej. W pozycji nr 11 ww. tabeli stwierdzono niezgodność w opisie zaksięgowanego zakupu. Z ustnych wyjaśnień głównej księgowej wynika, że dokonano błędnego opisu zaksięgowanego zakupu. Pozostałe dokumenty były prawidłowo opisane, zadekretowane, zaksięgowane i płatności prawidłowo zostały dokonane z konta bankowego.
VI.3. Kontrola kasy
Gospodarkę kasową reguluje § 10 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych Przedszkola Publicznego nr 29 w Opolu (akta kontroli Nr 08/39/I/104-105). Wartości pieniężne przechowywane są w kasie, w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą, zaginięciem lub kradzieżą. Gotówka przechowywana jest w kasie pancernej. Pogotowie kasowe ustalono do wysokości 3.000,00 zł zarządzeniem nr 7/2004 dyrektora przedszkola z dnia 5.05.2004 r. (akta kontroli Nr 08/39/I/106) Wszystkie obroty gotówkowe są dokumentowane dowodami kasowymi. Raport kasowy sporządzany jest dekadowo – co 10 dni i obowiązkowo na koniec każdego miesiąca.
Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy ponosi pracownik zatrudniony na stanowisku samodzielnego referenta ds. płac i administracji. Deklaracja odpowiedzialności materialnej znajduje się w aktach osobowych pracownika (akta kontroli Nr 08/39/I/107).
Kontroli poddano stan gotówki w kasie przedszkola na dzień 23.10.2008 r. Kontroli dokonano poprzez przeliczenie gotówki znajdującej się w sejfie - stan gotówki wyniósł 2.291,25 zł. Ostatni raport kasowy nr 28/10/2008 sporządzony został za okres od 11 do 23 października 2008 r. - wykazano stan w wysokości 2.290,75 zł (akta kontroli Nr 08/39/I/108). Stwierdzono nadwyżkę w wysokości 0,50 zł. Z kontroli kasy sporządzono protokół (akta kontroli Nr 08/39/I/109).
VI.4. Kontrola magazynu
Skontrolowano stan magazynu żywnościowego na dzień 28.10.2008 r. W wyniku porównania stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym artykułów żywnościowych znajdujących się w magazynie stwierdzono rozbieżności w zakresie nieujętych pozycji (akta kontroli Nr 08/39/I/110). Dyrektor przedszkola złożyła pisemne wyjaśnienia, z których wynika, że nadwyżka powstała w związku z:
· dowiezieniem przez dostawców produktów w ramach rekompensaty za wcześniej przywiezione zepsute towary - w dwóch przypadkach,
· przywiezieniem większej ilości produktów aniżeli zamówienie - w dwóch przypadkach,
· przechowywaniem w magazynie przypraw w związku z wilgocią w kuchni - w trzech przypadkach,
· przekazaniem na imprezy przedszkola produktów i przechowywaniem ich w magazynie po odbytych imprezach - w dwóch przypadkach.
Nadwyżki powstały w wyniku niedokonaniem korekty w powyższym zakresie.
System kontroli wewnętrznej
Oprócz dokumentacji dotyczącej działalności statutowej w przedszkolu obowiązuje dokumentacja regulująca zasady postępowania w poszczególnych zakresach funkcjonowania przedszkola. Nadzór i organizację pracyoraz obieg dokumentacji w przedszkolu w 2008 r. reguluje ogółem 20 różnych zarządzeń dyrektora oraz regulaminów i instrukcji, w tym Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz Regulamin kontroli wewnętrznej Przedszkola Publicznego nr 29 w Opolu (akta kontroli Nr 08/39/I/111).
Regulamin kontroli wewnętrznej został wprowadzony z dniem 1.09.2003 r. na czas nieokreślony. Obowiązujący system kontroli wewnętrznej opiera się na istniejących przepisach prawa i dokumentach organizacyjnych normujących zasady funkcjonowania przedszkola.
Zgodnie z powyższym Regulaminem dyrektor jest osobą odpowiedzialną za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej jednostki. Obszar kontroli wewnętrznej wykonywanej przez pozostałych wymienionych pracowników określają ich zakresy czynności.
System kontroli wewnętrznej obejmuje następujące obszary funkcjonowania przedszkola pod kątem:
- prawidłowej organizacji pracy w jednostce
- praw i obowiązków pracowników,
- prawidłowej dokumentacja i nadzoru nad nią,
- zachowania ładu organizacyjnego ułatwiającego zarządzanie, nadzór i kontrolę.
W Regulaminie określono cel kontroli wewnętrznej, podmiot kontroli, podstawowe zadania i funkcje kontroli wewnętrznej. Opisano także organizację kontroli wewnętrznej i jej formy.
W celu przygotowania kontroli dyrektor przedszkola przygotowuje plan kontroli z uwzględnieniem terminów i rodzajów kontroli. Plan sporządzany jest w okresach rocznych kalendarzowych. Dyrektor sporządza wykaz osób upoważnionych do kontrolowania i wystawia upoważnienia dla osób które mają przeprowadzić kontrolę. Określone są zadania pracowników wykonujących czynności kontrolne. Opisany jest także proces realizacji zadań pokontrolnych.
W 2008 roku w przedszkolu zaplanowane zostały kontrole w następującym zakresie funkcjonowania przedszkola (akta kontroli Nr 08/39/I/112):
- magazyn żywnościowy – 3 razy w roku,
- kuchnia – 3 razy w roku,
- kasa i druki ścisłego zarachowania – co kwartał,
- magazyn środków czystości - 3 razy w roku,
- środki trwałe w użytkowaniu - 2 razy w roku,
- dyscyplina, czystość - co kwartał,
- warunki BHP, badania lekarskie - 2 razy w roku,
- nadzór pedagogiczny – wg planu nadzoru.
Z przeprowadzonych kontroli zostały przeprowadzone protokoły zgodnie z Regulaminem kontroli wewnętrznej.
Ustalono, że zalecenia pokontrolne zostały wykonane.
Spośród środków składających się na systemu kontroli wewnętrznej w przedszkolu sprawdzono przestrzeganie obowiązku dotyczącego zatwierdzania dowodów księgowych przez dyrektora oraz ich dekretowania i sprawdzania przez głównego księgowego. Kontrolą objęto dokumentację finansową dotyczącą wydatków z dochodów własnych przedszkola. Stwierdzono, że na wystawionych rachunkach były adnotacje dotyczące zatwierdzenia rachunku do wypłaty i rachunku pod względem formalnym i rachunkowym. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz doręczono dyrektorowi przedszkola.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpis)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:................
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
|
2009-05-06 11:32:10 - Wnioski pokontrolne (93.00 kB)
