KWiA.I–0914/10/08
|
Opole, 21.04.2008 r.
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 11/08
|
Jednostka kontrolowana
|
Publiczne Przedszkole nr 23
ul. Konwalii 4
45-220 Opole
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 28 marca do 15 kwietnia 2008 r.
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Wiesław Pałczyński – st. specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Jacek Spadło - inspektor w Wydziale
Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 22/2008
nr 23/2008
|
Przedmiot kontroli
|
Ø Gospodarka finansowa
Ø Zamówienia publiczne
Ø System kontroli wewnętrznej
Ø Oszczędności przy dokonywaniu wydatków
|
Okres objęty kontrolą
|
2007 rok
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Elżbieta Dąbrowska–dyrektor przedszkola
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielały
|
Elżbieta Dąbrowska-dyrektor przedszkola
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– główna księgowa
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).
5. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
- Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).
8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (dz. U. z 2006 r. Nr 116 poz.783).
9. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.).
10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).
- Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.
- Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia wartości jednego punktu.
- Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji wydatków i sporządzanych sprawozdań.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora przedszkola. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości i gospodarności oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
Sprawy organizacyjne
Publiczne Przedszkole nr 23 im. Juliana Tuwima w Opolu przy ul. Konwalii 4 funkcjonuje od dnia 01.09.1999 r., na podstawie Uchwały Nr XI/166/99 Rady Miasta Opola z dnia 24 czerwca 1999 r. w sprawie odnowienia aktów założycielskich publicznych przedszkoli, dla których miasto Opole jest organem prowadzącym (akta kontroli Nr 08/11/I/101). Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Konwalii 4, którą Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GN 7224.c/57/98 z dnia 24 listopada 1998 r. (akta kontroli Nr 08/11/I/97).
W okresie objętym kontrolą dyrektorem przedszkola była pani Elżbieta Dąbrowska powołana na to stanowisko od 1 września 1995 r. Aktualnie na okres od 01 września 2005r. do 31 sierpnia 2010 r. (akta kontroli Nr 08/11/I/99-100).
Głównym księgowym przedszkola była do 31.12.2007 r. pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zatrudniona w jednostce od dnia 16 grudnia 1996 r. w wymiarze 0,50 etatu (obecnie na emeryturze) (akta kontroli Nr 08/11/I/14-15). Od 1 marca 2008 r. funkcję głównej księgowej pełni pani(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Z budżetem gminy przedszkole rozliczało się w dziale 801 rozdział 80104. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.
W okresie od stycznia do kwietnia 2007 r. przedszkole posiadało cztery rachunki bankowe założone w Banku Millennium S.A.: rachunek budżetowy, rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rachunek dochodów własnych oraz rachunek depozytowy.
Od maja 2007 r. przedszkole posiada rachunki bankowe w Banku PKO BP S.A.
Księgi rachunkowe w przedszkolu prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego „Progman”.
Sprawy kadrowe
Na dzień 31.12.2007 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 19 osób na 17,625 etatach (akta kontroli Nr 08/11/I/16-20). W 2007 roku do pracy w przedszkolu przyjęto jednego pracownika pedagogicznego. Ustalono, że przyjęty pracownik posiada założone akta osobowe i aktualne badanie lekarskie, co jest udokumentowane zaświadczeniem wystawionym przez lekarza posiadającego odpowiednie uprawnienia. W aktach osobowych znajdują się również zaświadczenie o odbytym szkoleniu bhp. Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 31.12.2007 r. przedstawiono w tabeli nr 2.
Tabela nr 2
Lp.
|
Pracownicy
|
Etaty
|
Osoby
|
1
|
Pedagogiczni
|
8,00
|
8
|
2
|
Administracja
|
2,00
|
3
|
2
|
Obsługa
|
7,625
|
8
|
RAZEM
|
17,625
|
19
|
Strukturę zatrudnienia w PP nr 23 w przeliczeniu na etaty przedstawiono na wykresie nr 1.
Wykres nr 1
W zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego
Dochody budżetowe w 2007 r.
W dniu 26.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych Przedszkola za rok 2007 r.(akta kontroli 08/11/I/6).
Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 22,76 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu Rb-27 S kwota w wysokości 22,76 zł dotyczyła odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym. Dochód ten przekazano na rachunek bankowy Urzędu Miasta Opola w dniu 26.06.2007 r. (akta kontroli Nr 08/11/I/66).
Wydatki budżetowe w 2007 r.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym przedszkola na dzień 31.12.2007 r. wynosił – „0”(akta kontroli Nr 08/4/I/31).
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność przedszkola w 2007 r. wynosiła: 592.700,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 592.358,56 zł. Niewykorzysta-ne środki w kwocie 341,44 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 24.12.2007 r. (akta kontroli Nr 08/4/I/64).
W dniu 09.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/4/I/6). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej przedszkola wynika, że dokonywane wydatki dotyczące przedszkola zostały zaewidencjonowane w siedmiu paragrafach: 3020,4010,4040, 4110, 4120, 4300 i 4440.
Zespół kontrolny poddał analizie wyciągi bankowe środków budżetowych za miesiąc listopad 2007 (nr 30 Â? 35) oraz grudzień 2007 (nr 36 Â? 40). Ustalono, że wpływy na rachunek bankowy stanowiły wyłącznie środki przekazane przez Urząd Miasta Opola natomiast z rachunku przelewane były tylko środki na wynagrodzenia, potrącenia oraz pochodne od wynagrodzeń.
Ustalono, że największą pozycję wydatków budżetowych stanowiły wynagrodzenia. Łączna kwota tych wydatków wyniosła 450.844,79 zł. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym.
W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo(akta kontroli Nr 08/4/I/118-121):
Ø nagrody jubileuszowe dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w łącznej kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) w kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø odprawę emerytalną dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł.
Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac w 2007r. Ustalono, że są one sporządzane odrębnie dla pracowników administracji i obsługi oraz nauczycieli.
Listy płac są sporządzane przy pomocy programu firmy Progman, zawierają okres za jaki dokonano wypłaty, łączną kwotę do wypłaty, nazwisko i imię pracownika, wynagrodzenie brutto każdej osoby z wyszczególnieniem wszystkich składników wynagrodzeń. Listy płac są podpisane przez osobę sporządzającą oraz głównego księgowego i dyrektora jednostki.
Wypłaty wynagrodzeń są dokonywane dla wszystkich pracowników bezpośrednio na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe. Przelewy na rachunki bankowe są dokonywane na podstawie pisemnych oświadczeń pracowników potwierdzonych własnoręcznym podpisem.
Ustalono, iż nauczyciele zatrudnieni w przedszkolu otrzymywali wynagrodzenie w pierwszym dniu roboczym miesiąca, natomiast pracownicy administracyjni oraz obsługa otrzymywali wynagrodzenia na koniec miesiąca.
Kontrolujący dokonali analizy wynagrodzeń sześciu pracowników przedszkola za II półrocze 2007 r.:
- dyrekcja (2 osoby),
- obsługa (3 osoby)
- administracja (1 osoby).
Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń ze sporządzonymi listami płac. Następnie porównano wynagrodzenia netto z listy płac z dokonanymi przelewami. W badaniu zastosowano technikę porównania bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu. Zestawienie wynagrodzeń pracowników kontrolowanej jednostki za I półrocze 2007 r. przedstawiono w tabeli nr 4.
Tabel nr 4
Lp.
|
Imię i nazwisko
|
X/2007
|
XI/2007
|
XII/2007
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
W trakcie badania stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi z wyciągów bankowych (akta kontroli Nr 08/4/I/8-13).
Ponadto w trakcie kontroli ustalono, że wydatki w paragrafie 4300 ogółem wyniosły 1.022,70 zł i dotyczyły prowizji bankowych naliczonych przez Bank Millenium S.A. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym.
Dochody własne w 2007 r.
Podstawę funkcjonowania dochodów własnych stanowi uchwała nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.
Ustalono, że w kontrolowanym przedszkolu środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie przychodów dochodów własnych w 2007 r. wyniosło ogółem 210.924,96 zł (akta kontroli Nr 08/4/I/4-5). Na kwotę tę składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego w kwocie 14.612,80 zł,
Ø przychody w kwocie 196.312,16 zł.
Powyższe przychody uzyskano w dwóch paragrafach tj.:
Ø paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 194.193,17 zł,
Ø paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 1.868,99 zł,
Ø paragraf 097„Dochód z festynu” - kwota 250,00 zł. - kwota 250,00 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się wpłaty rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu, odsetki od zgromadzonych środków na rachunku bankowym oraz naliczone na rzecz jednostki odsetki za nieterminowe wpłaty za przedszkole.
Wydatki dochodów własnych w 2007 r.
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 (akta kontroli Nr 08/4/I/4-5) wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2007 r. wyniosły ogółem 210.924,96 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w szesnastu paragrafach. W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków czterech paragrafów.
Rozdział 80104 § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia (akta kontroli Nr 08/4/I/124-130)
Wydatki ogółem wyniosły 25.914,29 zł. Ustalono, że wydatki dotyczyły m.in. środków czystości, materiałów biurowych, druków, wyposażenia sal oraz kuchni. Ponadto ustalono, że w powyższym paragrafie ewidencjonowano świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, które zgodnie z obowiązującymi przepisami winny być ewidencjonowane w paragrafie 3020. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80104 § 4240 – Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek (akta kontroli Nr 08/4/I/132)
Wydatki ogółem wyniosły 4.470,14 zł. Wydatki dotyczyły zakupu książek, zabawek oraz gier edukacyjnych. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80104 § 4270 – Zakup usług remontowych (akta kontroli Nr 08/4/I/122-123)
Wydatki ogółem wyniosły 41.362,34zł. Wydatki dotyczyły zabudowy grzejników, malowania elewacji oraz sal, naprawy kserokopiarki, konserwacji urządzeń gazowych, p. poż. oraz wykonanie bramy. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80104 § 4300 – Zakup usług pozostałych (akta kontroli Nr 08/4/I/133-142)
Wydatki ogółem wyniosły 22.263,48 zł. Wydatki dotyczyły m.in. wywozu nieczystości, prowizji bankowych, opłat pocztowych, serwisu komputerowego, deratyzacji, ochrony i monitoringu. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
W 2007 r. w kontrolowanym przedszkolu dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 25.400,000 zł. Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:
Ø 28.02.2007 r. – 4.016,00 zł
Ø 30.03.2007 r. - 2.008,00 zł
Ø 25.05.2007 r. – 12.051,00 zł
Ø 28.09.2007 r. – 6.025,00 zł
Ø 30.10.2007 r. - 1.300,00 zł (korekta)
RAZEM 25.400,00 zł (akta kontroli 08/4/I/36-38)
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w Regulaminie gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Przedszkolu Publicznym Nr 23. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Sposoby i przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym uzgadniany był z działającą stałą komisją ZFŚS.
Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie pomocy socjalnej dokonuje komisja socjalna. Komisja socjalna sporządza każdorazowo z posiedzenia protokół, który zatwierdza dyrektor.
Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2007 r. wynosił 1.460,74 zł (akta kontroli Nr 08/4/I/25). Stan ten jest zgodny z saldem początkowym konta 135 – rachunek ZFŚS (akta kontroli Nr 08/4/I/38).
Z analizy zapisów na tym koncie księgowym wynika, że obroty po stronie Wn wyniosły 35.643,68 zł (akta kontroli Nr 08/4/I/36). W wyniku kontroli ustalono,
że na kwotę tę oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych na rachunku środków, składały się także spłaty pożyczek mieszkaniowych oraz odpis dla emerytów przekazany z Urzędu Miasta w wysokości 4.234,00 zł (akta kontroli Nr 08/4/I/38). Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Ma) wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie obejmowały:
Ø pomoc rzeczową i finansową,
Ø pożyczki mieszkaniowe,
Ø świadczenia urlopowe dla nauczycieli,
Ø dofinansowanie do wczasów i wypoczynku dzieci,
Ø dofinansowanie dla emerytów,
Ø organizację imprez kulturalnych (akta kontroli Nr 08/4/I/36-38).
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2007 r. wynosiło 1.734,81 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym (akta kontroli Nr 08/4/I/30).
W zakresie pozostałych spraw finansowo – księgowych
Dokumenty księgowe
Podczas kontroli ustalono, że dokumentacja księgowa prowadzona jest w sposób chronologiczny. Konta księgowe syntetyczne mają utworzone i wyodrębnione konta analityczne.
Zespół kontrolny, na podstawie kartoteki finansowej konta 132 – rachunek bankowy dochodów własnych za okres od stycznia do grudnia 2007 r. dokonał sprawdzenia sposobu opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. Do badania wybrano dziesięć dokumentów księgowych na podstawie których dokonano wydatku powyżej 1.000 zł.
W trakcie powyższego badania zespół kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane dokumenty miały adnotację odnośnie sprawdzania wydatku pod względem merytorycznym. Ponadto dokumenty posiadały wskazania klasyfikacji budżetowej.
Zespół kontrolny poddał sprawdzeniu prawidłowość sporządzania raportów kasowych z dochodów własnych w I półroczu 2007 r. Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy ponosi pracownik zatrudniony na stanowisku intendenta. Deklaracja odpowiedzialności materialnej znajduje się w aktach osobowych pracownika. Ustalono, że w przedszkolu prowadzona jest księga druków ścisłego zarachowania. W księdze ewidencjonowane są na bieżąco wszystkie druki ścisłego zarachowania. Ponadto ustalono, że w kontrolowanym okresie w jednostce sporządzono trzy kontrole stanu kasy.
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono:
Ø sporządzone raporty były ponumerowane narastająco,
Ø raporty były zamknięte na koniec miesiąca,
Ø w każdym przypadku saldo końcowe było saldem początkowym następnego raportu,
Ø do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury, rachunki, dowody wewnętrzne Kw-kasa wypłaci, Kp-kasa przyjmie,
Ø dowody KP i KW były opatrzone podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej i sprawdzającej,
Ø zapisy w raportach dokonywane były w sposób chronologiczny.
System kontroli wewnętrznej
Na system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym gospodarki finansowej w kontrolowanej jednostce składają się:
Ø Regulaminu kontroli wewnętrznej w PP nr 23,
Ø Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów,
Ø Przyjęte zasady rachunkowości,
Ø Instrukcji wewnętrznej w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych,
Ø Instrukcji zarządzania systemem informatycznym i ręcznym do przetwarzania danych osobowych w PP nr 23.
Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów została opracowana z uwzględnieniem przepisów ustawy o rachunkowości.
W Regulaminie kontroliwewnętrznej określono cele kontroli wewnętrznej oraz jej charakter. Zgodnie z ww. Regulaminem system kontroli wewnętrznej ma na celu określenie stopnia realizacji zadań i efektywności pracy osób zatrudnionych w PP nr 23, a w szczególności:
Ø zbadanie zgodności działania pracowników z obowiązującym prawem,
Ø zbadanie realizacji zadań wynikających z zakresu obowiązków i efektywności pracy,
Ø ustalenie przyczyny i skutków ewentualnych nieprawidłowości wraz z podaniem osób odpowiedzialnych za ich powstanie,
Ø określenie sposobów dotyczących likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości,
Ø zapobieganie nieprawidłowościom na terenie przedszkola wywołanym przez osobę w nim zatrudnioną.
Instrukcja zarządzania systemem informatycznym i ręcznym do przetwarzania danych osobowych została sporządzona w oparciu o ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawę z dnia 22 stycznia 1997 r. o ochronie informacji niejawnych. Instrukcja określa ogólne zasady zarządzania każdym systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w PP nr 23.
Kontroli poddano dokumentację dotyczącą przeprowadzonej w jednostce na dzień 31.12.2007 r. inwentaryzacji. Ustalono, że przeprowadzone spisy inwentaryzacyjne dotyczyły środków spożywczych znajdujących się w magazynie, środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych.
Natomiast w przypadku inwentaryzacji środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono.
Zbadana dokumentacja prowadzona jest starannie i chronologicznie. Operacje finansowe są rzetelnie udokumentowane. Sposób przechowywania umożliwia szybkie odszukanie wszystkich dokumentów. Zdarzenia księgowe księgowane są na bieżąco i w sposób chronologiczny. Nie stwierdzono przypadków błędnego klasyfikowania operacji. Wszystkie dokumenty będące podstawą przeprowadzenia operacji, posiadają podpisy osób upoważnionych. Upoważnienia znajdują się w aktach osobowych pracowników. W jednostce jest właściwy podział obowiązków. Upoważnienia do podpisywania dokumentów finansowych ustalono w prawidłowy sposób. W badanych obszarach związanych z operacjami finansowymi istnieje prawidłowy nadzór ze strony dyrekcji. Przelewy bankowe dokonywane są wyłącznie po zatwierdzeniu przez dyrekcję. Badana dokumentacja znajduje się na terenie jednostki w pokoju głównej księgowej. Dostęp do dokumentów osobom niepowołanym jest ograniczony. Zasoby komputerowe chronione są indywidualnymi hasłami dostępu.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi przedszkola.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:.
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału: