1.     Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).

 

2.     Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity                z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).

 

 

4.     Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity                 z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).

 

5.     Ustawa z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. Nr 70, poz. 335                             z późn. zm.).

 

 

7.     Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426 z późniejszymi zmianami).

 

8.     Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).

 

9.     Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.)

 

 

 

 

 

 

Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji wydatków                i sporządzanych sprawozdań.

 

 

Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych                  w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora przedszkola. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości i zasadności oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.

 

Sprawy organizacyjne 

 

Publiczne Przedszkole nr 8 w Opolu przy ul. Nysy Łużyckiej 1 funkcjonuje od dnia 01.03.2004 r., na podstawie Uchwały Nr XXVI/224/04 Rady Miasta Opola z dnia 26 lutego 2004 r. w sprawie odnowienia aktów założycielskich publicznych przedszkoli, dla których miasto Opole jest organem prowadzącym (akta kontroli Nr 08/2/I/26-27).Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Nysy Łużyckiej 1, którą Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GN 7224.c/32/96 z dnia 13.11.1997 r. (akta kontroli Nr 08/2/I/16-17).

Ponadto jednostka posiada filię we Wróblinie przy ul. Gminnej 1. Na podstawie decyzji nr GNGiK-JO-72244/11/05/06 z dnia 10.03.2006 r. nieruchomość została przejęta nieodpłatnie w trwały zarząd (akta kontroli Nr 08/2/I/14-15).

W okresie objętym kontrolą dyrektorem przedszkola była pani Brygida Starba powołana na to stanowisko na okres od 01.09.2002r. do 31.08.2007 r. oraz ponownie od 01.09.2007 r. do 31.08.2012 r. (akta kontroli Nr 08/2/I/10-13).   

         Głównym księgowym przedszkola jest pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zatrudniona w jednostce od dnia 01.04.2003 r. w wymiarze 0,50 etatu (akta kontroli Nr 08/2/I/9).

Ø      Regulaminu kontroli wewnętrznej w dziale księgowości,

         Podczas czynności kontrolnych ustalono, że w 2007 r. w kontrolowanej jednostce przeprowadzono dziewięć spisów inwentaryzacyjnych.

 

 

Tabela nr 1

 

 

         Z analizy dokumentacji wynika, że stwierdzony podczas inwentaryzacji niedobór wyposażenia na kwotę 886,60 zł był spowodowany brakiem likwidacji zniszczonych chodników oraz wycieraczek. W dokumentacji znajdują się wyjaśnienia osób odpowiedzialnych pobrane na okoliczność niedoborów. Decyzją dyrektora stwierdzone w wyniku inwentaryzacji braki uznano jako braki niezawinione. W związku z powyższym brakujące wyposażenie zostało wyksięgowane oraz zdjęte z ewidencji ilościowo-wartościowej.

         Na dzień 31.12.2007 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 36 osób na 27,28 etatach w tym 17 nauczycieli na 13,13 etatach (akta kontroli Nr 08/2/I/158). W administracji i obsłudze zatrudnionych było 19 osób na 14,75 etatach.Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 31.12.2007 r. przedstawiono w tabeli nr 2.

 

 

 

Tabela nr 2

 

Strukturę zatrudnienia w PP nr 8 w przeliczeniu na etaty przedstawiono na wykresie nr 1.

 

 

 

Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność przedszkola w 2007 r. wynosiła: 947.900,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 939.960,12 zł. Niewykorzysta-ne środki w kwocie 7.939,88 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 27.12.2007 r. (akta kontroli Nr 08/2/I/63).

W dniu 09.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/2/I/62). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej przedszkola wynika, że dokonywane wydatki dotyczące przedszkola zostały zaewidencjonowane w dziewięciu paragrafach.

Największą pozycję stanowiły wydatki na wynagrodzenia, nagrody                i pochodne jak: trzynasta pensja, składki na ZUS i Fundusz Pracy oraz odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Wydatki te zaksięgowano w sześciu paragrafach tj. 3020, 4010, 4040, 4110, 4120 oraz 4140. Łączna kwota tych wydatków wyniosła 869.507,03 zł, co stanowi 92,50 % wszystkich wydatków budżetowych. Łączna kwota odpisu na fundusz socjalny wyniosła 39.500,00 zł i taką kwotę przekazano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Środków Socjalnych.

 

 

 Wykres nr 2 znajduje się w załączniku do niniejszego protokołu.

 

W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo(akta kontroli Nr 08/2/I/3-5):

Ø      nagrody jubileuszowe dla sześciu osób w łącznej kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,

Ø      odprawę emerytalną dla jednej osoby w wysokości (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,

Ø      ekwiwalenty za niewykorzystany urlop dla pięciu osób w łącznej kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł.

 

          Spośród pozostałych wydatków analizie poddano wydatki zaewidencjonowane w czterech niżej wymienionych paragrafach:

 

 

 

 

 

Wydatki ogółem wyniosły 12.793,96 zł i dotyczyły remontu dachu filii we Wróblinie. Podczas kontroli ustalono, że wybór wykonawcy nastąpił po zastosowaniu procedury przyjętej w Regulaminie realizacji wydatków o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro. Trzyosobowa komisja wybrała, z pośród trzech ofert złożonych pisemnie w jednostce, ofertę najkorzystniejszą. W miesiącu listopadzie podpisano z wykonawcą umowę nr 3/2007. Po przyjęciu protokołu zdawczo-odbiorczego przelew za wykonaną usługę został przekazany na rachunek bankowy wykonawcy w dniu 17.12.2007 r. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym.

Rozdział 80104 § 4440 - Odpisy na ZFŚS (akta kontroli Nr 08/2/I/133)

 

          W przedszkolu dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 39.500,00 zł. Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:

Ø      30.04.2007 r. –   9.000,00 zł

Ø      07.05.2007 r. – 18.000,00 zł

Ø      13.09.2007 r. –   9.000,00 zł

Ø      29.11.2007 r. –   3.500,00 zł

RAZEM                  39.500,00 zł

W wyniku kontroli ustalono, że powyższe kwoty w całości dotyczyły odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Poszczególne kwoty faktycznie przekazane zostały na rachunek bankowy funduszu w ustawowych terminach.

Z analizy zapisów na kontach księgowych „135” wynika, że oprócz odpisów, rachunek bankowy zasilały spłaty pożyczek mieszkaniowych, odpisy dla emerytów przekazane przez Urząd Miasta oraz odsetki od zgromadzonych na rachunku środków finansowych. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.

 Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Przedszkolu Publicznym Nr 8. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz   zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Sposoby i przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym uzgadniany był z działającą stałą komisją ZFŚS. Ustalono, że              w kontrolowanym okresie środki funduszu przeznaczono na:

Ø      pomoc rzeczową i finansową,  

Ø      pożyczki mieszkaniowe,

Ø      świadczenia urlopowe dla nauczycieli,

Ø      dofinansowanie do wczasów i wypoczynku dzieci,

Ø      dofinansowanie dla emerytów,

Ø      organizację imprez kulturalnych (akta kontroli Nr 08/2/I/57).

Innych wydatków nie stwierdzono.

Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie pomocy socjalnej dokonuje komisja socjalna. Komisja socjalna sporządza każdorazowo z posiedzenia protokół, który zatwierdza dyrektor. Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. 

 

W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu Rb-27 S kwota w wysokości 43,75 zł dotyczyła odsetek wygenerowanych na zlikwidowanym rachunku bankowym (akta kontroli Nr 08/2/I/61).   

 

Podstawę działania dochodów własnych stanowi uchwała nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia                           i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.

Ustalono, że w kontrolowanym przedszkolu środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie wpływów dochodów własnych w 2007 r. wyniosło ogółem 321.129,64 zł (akta kontroli Nr 08/2/I/65). Na kwotę tę składają się:

Ø      paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 294.646,08 zł,

Ø      paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 2.056,05 zł.

W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się m.in. wpłaty rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu, odsetki od zgromadzonych środków na rachunku bankowym oraz odsetki za nieterminowe wpłaty.  

          Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 (akta kontroli Nr 08/2/I/64) wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2007 r. wyniosły ogółem 311.876,14 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w piętnastu paragrafach. W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania oraz części opisowej do tego sprawozdania, kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków czterech paragrafów.

 

 

          Wydatki ogółem wyniosły 75.999,44 zł. Ustalono, że wydatki dotyczyły m.in. środków czystości, artykułów biurowych, wykładziny, mebli, chłodziarki oraz prenumeraty. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34. 

 

          Wydatki ogółem wyniosły 20.842,63 zł. Wydatki dotyczyły zakupu książek, zabawek oraz instrumentów muzycznych. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

 

 

          Wydatki ogółem wyniosły  24.068,69 zł. Wydatki dotyczyły naprawy kserokopiarki, konserwacji urządzeń gazowych, przeglądu przewodów kominowych, udrożnienia kanalizacji oraz naprawy okna. Wykazana                      w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą                                w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

          Wydatki ogółem wyniosły 33.279,62 zł. Wydatki dotyczyły m.in. wywozu nieczystości, usług deratyzacji, wyrobu pieczątek, prowizji bankowych, opłat pocztowych oraz ochrony i monitoringu. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

 

                Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac w 2007 r. W kontrolowanym okresie sporządzono 151 list płac (akta kontroli Nr 08/2/I/3-5). Ustalono, że są one sporządzane odrębnie dla pracowników administracji i obsługi oraz nauczycieli. Dodatkowo listy te podzielone są na pracowników przedszkola w Opolu oraz filii we Wróblinie. 

Listy płac są sporządzane przy pomocy programu firmy ProgMan, zawierają okres za jaki dokonano wypłaty, łączną kwotę do wypłaty, nazwisko i imię pracownika, wynagrodzenie brutto każdej osoby z wyszczególnieniem wszystkich składników wynagrodzeń. Listy płac są podpisane przez osobę sporządzającą, sprawdzającą i osoby upoważnione do zatwierdzania wypłaty.

Wypłaty wynagrodzeń są dokonywane dla wszystkich pracowników bezpośrednio na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe. Przelewy na rachunki bankowe są dokonywane na podstawie pisemnych oświadczeń pracowników potwierdzonych własnoręcznym podpisem. Na listach płac nie stwierdzono żadnych poprawek ani korekt.

Na listach płac dokonywano następujących potrąceń: składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, podatku dochodowego, PZU, składka ZNP, raty pożyczki udzielonej z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych  i PKZP. Potrącenia z tytułu ZFŚS wynikają z umowy o pożyczkę na remont mieszkania.

Ustalono, iż nauczyciele zatrudnieni w przedszkolu otrzymywali wynagrodzenie w pierwszym dniu roboczym miesiąca, natomiast pracownicy administracyjni oraz obsługa otrzymywali wynagrodzenia na koniec miesiąca.

Ponadto strona kontrolująca sprawdziła prawidłowość naliczania płac dla pięciu pracowników wykazanych w tabeli nr 3.

 

 

Tabela nr 3

 

 

Podczas czynności kontrolnych sprawdzono, czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W powyższym nieprawidłowości nie stwierdzono.

Strona kontrolująca dokonała również analizy wynagrodzeń dwunastu pracowników przedszkola za I półrocze 2007 r.:

- dyrekcja (2 osoby),

- sześciu pracowników administracyjnych,

- czterech pracowników obsługi.

Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń ze sporządzonymi listami płac. Następnie porównano wynagrodzenia netto z listy płac z dokonanymi przelewami. W badaniu zastosowano technikę porównania bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu. Zestawienie wynagrodzeń pracowników kontrolowanej jednostki za I półrocze 2007 r. przedstawiono w tabeli nr 4.

 

Tabel nr 4

 

W trakcie badania stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi z wyciągów bankowych (akta kontroli Nr 08/2/II/1-122).

         Podczas kontroli ustalono, że dokumentacja księgowa prowadzona jest w sposób chronologiczny oraz z podziałem na poszczególne rachunki. Konta księgowe syntetyczne mają odpowiednio utworzone i wyodrębnione konta analityczne umożliwiające wygenerowanie danych odrębnie dla placówki w Opolu oraz we Wróblinie.   

Zespół kontrolny, na podstawie wyciągów bankowych dochodów własnych za miesiąc listopad 2007r., dokonał sprawdzenia sposobu opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki.

W tabeli nr 5 przedstawiono trzydzieści jeden dokumentów poddanych szczegółowej kontroli.

 

 

 

Tabela nr 5

 

 

W trakcie powyższego badania zespół kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane dokumenty były szczegółowo opisane, sprawdzone przez upoważnione osoby pod względem formalnym, rachunkowym oraz merytorycznym. Ponadto na dokumentach zawarta była adnotacja o podstawie zastosowania przepisów Prawa zamówień publicznych oraz zatwierdzenie do wypłaty przez dyrektora jednostki. Każdorazowo na fakturach była umieszczona dekretacja, prawidłowa klasyfikacja budżetowa oraz wskazanie miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych. Ponadto na każdej fakturze była umieszczona data wpływu do jednostki. 

Zespół kontrolny ustalił, że w miesiącu listopadzie w kontrolowanej jednostce zostały sporządzone dwa raporty kasowe:

- nr 27/2007/III za okres 01-20.11.2007 r.

- nr 28/2007/III za okres 21-30.11.2007 r.

Stwierdzono, iż wszystkie obroty gotówkowe w badanym okresie są udokumentowane dowodami kasowymi. Zapisy w raporcie kasowym są prowadzone w ujęciu chronologicznym, w dniu, w którym nastąpił przychód lub rozchód.

Ø      do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury, rachunki, dowody wewnętrzne - kwitariusze,

Ø      zapisy w raportach dokonywane były w sposób chronologiczny,

Ø      dowody księgowe były opisane w rzetelny sposób.

 

Celem przeprowadzonego badania było ustalenie w jaki sposób funkcjonuje w kontrolowanej jednostce system kontroli wewnętrznej. Badania skuteczności systemu dokonano w oparciu o standardy szczegółowe INTOSAI (Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli i Audytu), przyjęte i rekomendowane przez NIK i Ministerstwo Finansów, zawierające określone warunki skuteczności systemu kontroli wewnętrznej. Tabela nr 6 przedstawia ocenę realizacji standardów kontroli wewnętrznej.

 

 

 

W powyższym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości.

 

 

 

 

 

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach,                z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi przedszkola.