KWiA.I–0914/9/08
|
Opole, 20.05.2008 r.
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 10/08
|
Jednostka kontrolowana
|
Publiczne Przedszkole nr 55 w Opolu
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 28 kwietnia do 19 maja 2008 r.
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Monika Pijanka - inspektor w Wydziale
Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Agnieszka Lisiecka - inspektor w Wydziale
Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 19/2008
nr 20/2008
|
Przedmiot kontroli
|
Ø Gospodarka finansowa
Ø Zamówienia publiczne
Ø System kontroli wewnętrznej
Ø Oszczędności przy dokonywaniu wydatków
|
Okres objęty kontrolą
|
2007
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Lidia Janicka – dyrektor przedszkola
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielały
|
Lidia Janicka – dyrektor przedszkola
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– główna księgowa
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).
5. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
- Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).
8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (dz. U. z 2006 r. Nr 116 poz.783).
9. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.).
10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).
- Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.
- Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia wartości jednego punktu.
- Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji wydatków i sporządzanych sprawozdań.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora przedszkola. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości i gospodarności oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
Sprawy organizacyjne
Publiczne Przedszkole nr 55 w Opolu funkcjonuje od dnia 1 marca 2004 r., na podstawie Uchwały Nr XXVI/224/04 Rady Miasta Opola z dnia 26 lutego 2004 r. w sprawie odnowienia aktów założycielskich publicznych przedszkoli, dla których miasto Opole jest organem prowadzącym (akta kontroli Nr 08/10/I/4). Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Szarych Szeregów 2, którą Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GN-7224c/43/98 (akta kontroli Nr 08/10/I/5-7).
W okresie objętym kontrolą dyrektorem przedszkola jest pani Lidia Janicka powołana na to stanowisko na okres od 1 marca 2007 r. do 31 sierpnia 2011 r. (akta kontroli Nr 08/10/I/9-10).
Głównym księgowym przedszkola jest pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zatrudniona w jednostce od dnia 01.01.2005 r. w wymiarze 0,50 etatu (akta kontroli 08/10/I/8).
Z budżetem gminy przedszkole rozlicza się w dziale 801 rozdział 80104. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.
W okresie od stycznia do kwietnia 2007 r. przedszkole posiadało cztery rachunki bankowe założone w Banku Millennium S.A.: rachunek budżetowy, rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rachunek dochodów własnych oraz rachunek depozytowy.
Od maja 2007 r. przedszkole posiada rachunki bankowe w Banku PKO BP S.A.
Księgi rachunkowe w przedszkolu prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Finanse DDJ firmy Progman Software.
Sprawy kadrowe
Na dzień 31.12.2007 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 36 osób na 33,97 etatach (akta kontroli Nr 08/10/I/126). W 2007 roku do pracy w przedszkolu przyjęto 5 pracowników. Ustalono, że przyjęci pracownicy posiadają założone akta osobowe i aktualne badania lekarskie, co jest udokumentowane zaświadczeniami wystawionymi przez lekarza posiadającego odpowiednie uprawnienia. W aktach osobowych znajdują się również zaświadczenia o odbytym szkoleniu bhp. Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 31.12.2007 r. przedstawiono w tabeli nr 2.
Tabela nr 2
Lp.
|
Pracownicy:
|
Etaty
|
Osoby
|
1
|
pedagogiczni
|
16,22
|
17
|
2
|
administracji
|
2,50
|
3
|
2
|
obsługi
|
15,25
|
16
|
RAZEM
|
33,97
|
36
|
Strukturę zatrudnienia w PP nr 55 w przeliczeniu na etaty przedstawiono na wykresie nr 1.
Wykres nr 1
W zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego
Dochody budżetowe w 2007 r.
W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych Przedszkola za rok 2007(akta kontroli 08/10/I/31).
Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 24,43 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu Rb-27S kwota dotyczyła odsetek od zgromadzonych na rachunku bankowym. Dochód ten przekazano na rachunek bankowy Urzędu Miasta Opola w dniach 28.05.2007 r. i 09.11.2007 r. (akta kontroli Nr 08/10/I/96-97).
Wydatki budżetowe w 2007 r.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym przedszkola na dzień 31.12.2007 r. wynosił – „0”(akta kontroli Nr 08/10/I/45).
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność przedszkola w 2007 r. wynosiła: 970.880,00zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 968.643,45 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 2.236,55 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 27.12.2007 r. (akta kontroli Nr 08/10/I/84).
W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/10/I/23). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej przedszkola wynika, że dokonywane wydatki dotyczące przedszkola zostały zaewidencjonowane w sześciu paragrafach: 3020, 4010, 4040, 4110, 4120, 4440.
Zespół kontrolny poddał analizie wyciągi bankowe środków budżetowych za cztery miesiące:
-wrzesień – od nr 34 do nr 42,
- październik – od nr 43 do nr 49,
- listopad – od nr 50 do nr 53,
- grudzień – od nr 54 do 61.
Ustalono, że wpływy na rachunek bankowy stanowiły wyłącznie środki przekazane przez Urząd Miasta Opola natomiast z rachunku przelewane były tylko środki na wynagrodzenia, potrącenia oraz pochodne od wynagrodzeń.
Ustalono, że największą pozycję wydatków budżetowych stanowiły wynagrodzenia. Łączna kwota tych wydatków wyniosła 723.650,27 zł. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym.
W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo(akta kontroli Nr 08/10/I/46):
Ø nagrody jubileuszowe dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) osób w łącznej wysokości (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) osób w łącznej wysokości (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł,
Ø odprawy emerytalne dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) osób w łącznej wysokości (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł.
Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac w 2007 r. Ustalono, że są one sporządzane odrębnie dla pracowników administracji i obsługi oraz nauczycieli.
Listy płac są sporządzane przy pomocy programu firmy Progman, zawierają okres za jaki dokonano wypłaty, łączną kwotę do wypłaty, nazwisko i imię pracownika, wynagrodzenie brutto każdej osoby z wyszczególnieniem wszystkich składników wynagrodzeń. Listy płac są podpisane przez osobę sporządzającą oraz przez dyrektora jednostki.
Wypłaty wynagrodzeń są dokonywane dla wszystkich pracowników bezpośrednio na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe. Przelewy na rachunki bankowe są dokonywane na podstawie pisemnych oświadczeń pracowników potwierdzonych własnoręcznym podpisem.
Ustalono, iż nauczyciele zatrudnieni w przedszkolu otrzymywali wynagrodzenie w pierwszym dniu roboczym miesiąca, natomiast pracownicy administracyjni oraz obsługa otrzymywali wynagrodzenia na koniec miesiąca.
Ponadto strona kontrolująca sprawdziła prawidłowość naliczania płac dla czterech pracowników obsługi wykazanych w tabeli nr 3.
Tabela nr 3
Lp.
|
Imię i nazwisko
|
Stanowisko
|
Kategoria zaszeregowania wg angażu
|
Kategoria zaszeregowania wg Rozporządzenia*
|
Liczba punktów wg angażu
|
Liczba punktów wg Rozporządzenia*
|
Wymiar etatu
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
2
|
3
|
4
|
* Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.)
Podczas czynności kontrolnych sprawdzono, czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.
Strona kontrolująca dokonała również analizy wynagrodzeń i przelewów pięciu pracowników przedszkola za okres od września do grudnia 2007 r.:
- obsługa (3 osoby)
- administracja (2 osoby).
Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń ze sporządzonymi listami płac. Następnie porównano wynagrodzenia netto z listy płac z dokonanymi przelewami. W badaniu zastosowano technikę porównania bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu. Zestawienie wynagrodzeń pięciu pracowników kontrolowanej jednostki za okres od września do grudnia 2007 r. przedstawiono w tabeli nr 4.
Tabel nr 4
Lp.
|
Imię i nazwisko
|
IX/2007
|
X/2007
|
XI/2007
|
XII/2007
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
2
|
3
|
4
|
5
|
W trakcie badania stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi z wyciągów bankowych (akta kontroli Nr 08/10/I/89-94).
Gospodarowanie dochodami własnymi w 2007 r.
Źródła dochodów własnych oraz sposób ich przeznaczenia określone zostały w uchwale nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.
Ustalono, że w kontrolowanym przedszkolu środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie przychodów dochodów własnych w 2007 r. wyniosło ogółem 450.790,37 zł (akta kontroli Nr 08/10/I/61). Na kwotę tę składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego w kwocie 34.553,65 zł,
Ø przychody w kwocie 416.236,72 zł.
Powyższe przychody uzyskano w trzech paragrafach tj.:
Ø paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 410.907,61 zł,
Ø paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 3.329,11 zł.
Ø Paragraf 096 „Otrzymane spadki, zapisy, darowizny pieniężne” – 2.000,00 zł
W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się wpłaty rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu, odsetki od zgromadzonych środków na rachunku bankowym, naliczone na rzecz jednostki odsetki za nieterminowe wpłaty za przedszkole oraz darowizna pieniężna.
Wydatki dochodów własnych w 2007 r.
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 (akta kontroli Nr 08/10/I/60) wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2007 r. wyniosły ogółem 401.071,45 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w siedemnastu paragrafach. W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków pięciu paragrafów.
Rozdział 80104 § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia (akta kontroli Nr 08/10/I/60)
Wydatki ogółem wyniosły 71.338,13 zł. Ustalono, że wydatki dotyczyły m.in. środków czystości, materiałów biurowych, prenumeraty, kosiarki, wyposażenia sal oraz kuchni. W 2007 r. w kontrolowanym przedszkolu wymieniono oprawy oświetleniowe we wszystkich salach. Koszt związany z wymianą wyniósł 20.337,80 zł. Po dokonaniu analizy dwóch propozycji wybrano ofertę firmy(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Druga oferta wymagała przeprowadzenia częściowych robót budowlanych oraz przedstawiała się niekorzystnie cenowo. W jednostce znajduje się dokumentacja potwierdzająca przeprowadzone postępowanie (akta kontroli nr 08/10/I/12/128-129). Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80104 § 4240 – Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek (akta kontroli Nr 08/10/I/60)
Wydatki ogółem wyniosły 31.036,37 zł. Wydatki dotyczyły zakupu książek, zabawek oraz gier edukacyjnych. Największą pozycją zaksięgowaną w tym paragrafie był plac zabaw dla dzieci na kwotę 15.800,00 zł (faktura nr 169/2007). Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80104 § 4270 – Zakup usług remontowych (akta kontroli Nr 08/10/I/60)
Wydatki ogółem wyniosły 17.056,22 zł. Dotyczyły głównie naprawy kserokopiarki, konserwacji urządzeń gazowych, konserwacji dźwigu, usług hydraulicznych, p. poż. oraz montażu oświetlenia. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80104 § 4300 – Zakup usług pozostałych (akta kontroli Nr 08/10/I/ 60)
Wydatki ogółem wyniosły 28.733,61 zł. Wydatki dotyczyły m.in. wywozu nieczystości, prowizji bankowych, opłat pocztowych, serwisu komputerowego, deratyzacji, ochrony i monitoringu oraz usług BHP. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80104 § 6060 – Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych (akta kontroli Nr 08/10/I/60)
Wydatki ogółem wyniosły 28.437,69 zł. Wydatki zaewidencjonowane w tym paragrafie dotyczyły zakupu zmywarek oraz stołów ze zlewami. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
W 2007 r. w kontrolowanym przedszkolu dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 45.150,00 zł. Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:
Ø 28.05.2007 r. – 32.175,00 zł
Ø 28.09.2007 r. – 10.725,00 zł
Ø 30.10.2007 r. – 2.250,00 zł (korekta)(korekta)
RAZEM 45.150,00 zł (akta kontroli 08/10/I/62-64)
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w Regulaminie gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Przedszkolu Publicznym Nr 55. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Sposoby i przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym uzgadniany był z działającą stałą komisją ZFŚS.
Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie pomocy socjalnej dokonuje komisja socjalna. Komisja sporządza każdorazowo z posiedzenia protokół, który zatwierdza dyrektor. Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2007 r. wynosił 19.521,78 zł (akta kontroli Nr 08/10/I/65). Stan ten jest zgodny z saldem początkowym konta 135 – rachunek ZFŚS (akta kontroli Nr 08/10/I/64).
W wyniku kontroli ustalono, że na rachunek bankowy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych środków, wpływały także spłaty pożyczek mieszkaniowych oraz odpis dla emerytów przekazany z Urzędu Miasta w wysokości 6.472,00 zł (akta kontroli Nr 08/10/I/86). Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Ma) wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie dotyczyły:
Ø wypoczynek pracowników w formie wczasów oraz wycieczek
Ø pożyczki mieszkaniowe,
Ø świadczenia urlopowe dla nauczycieli,
Ø wyprawki szkolne,
Ø dofinansowanie dla emerytów,
Ø organizację imprez kulturalnych (akta kontroli Nr 08/10/I/62-64).
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2007 r. wynosiło 13.515,70 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym (akta kontroli Nr 08/10/I/62,66).
W zakresie pozostałych spraw finansowo – księgowych
Dokumenty księgowe
Podczas kontroli ustalono, że dokumenty księgowe przechowywane są w segregatorach. Poukładane są w sposób chronologiczny. Zbadana dokumentacja prowadzona jest starannie. Dostęp do niej osobom niepowołanym jest ograniczony.
Zespół kontrolny, na podstawie kartoteki finansowej konta 132 – rachunek bankowy dochodów własnych za okres od stycznia do grudnia 2007 r., dokonał sprawdzenia sposobu opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. Do badania wybrano dwadzieścia trzy dokumenty księgowe, na podstawie których dokonano wydatku powyżej 1.000 zł. W tabeli nr 5 przedstawiono dokumenty poddane szczegółowej kontroli.
Tabela nr 5
Lp.
|
Nr faktury
|
Cel wydatku
|
Kwota
|
Data przelewu
|
Nr dok. księgowego
|
1
|
11/0/07
|
Środki czystości
|
1.131,00
|
08.02.2007
|
29/002
|
2
|
31/0/07
|
Środki czystości
|
1.100,96
|
10.04.2007
|
72/002
|
3
|
00049/04/2007
|
Komputery
|
2.918,00
|
17.04.2007
|
77/002
|
4
|
951/2007
|
Zmywarki
|
12.932,00
|
23.02.2007
|
40/002
|
5
|
1152/2007
|
Podstawy do zmywarek
|
1.049,20
|
23.02.2007
|
40/002
|
6
|
07/00144
|
Stoły ze zlewami
|
14.456,49
|
15.03.2007
|
54/002
|
7
|
5794/5/2007
|
Meble dziecięce z certyfikatem
|
3.616,00
|
30.05.2007
|
14/004
|
8
|
55/0/07
|
Środki czystości
|
1.286,86
|
20.06.2007
|
30/004
|
9
|
1134/0/2007
|
Garnki
|
2.701,63
|
06.08.2007
|
62/004
|
10
|
1/09/2007
|
Oprawy - oświetlenie
|
4.067,18
|
27.09.2007
|
95/004
|
11
|
2272/1/07
|
Kosiarka
|
2.237,31
|
02.11.2007
|
123/004
|
12
|
1/10/2007
|
Oprawy - oświetlenie
|
4.439,58
|
09.11.2007
|
128/004
|
13
|
108/0/07
|
Środki czystości
|
1.153,69
|
28.11.2007
|
141/004
|
14
|
1765/0/2007
|
Krajalnica
|
1.460,34
|
29.11.2007
|
142/004
|
15
|
2/11/2007
|
Oprawy - oświetlenie
|
3.940,23
|
13.12.2007
|
152/004
|
16
|
2/12/2007
|
Oprawy - oświetlenie
|
9.393,51
|
14.12.2007
|
153/004
|
17
|
7842/2007
|
Szafki
|
1.947,00
|
14.12.2007
|
153/004
|
18
|
169/2007
|
Plac zabaw
|
15.800,00
|
14.06.2007
28.09.2007
31.10.2007
29.11.2007
|
26/004
|
19
|
1450/07
|
Zabawki
|
5.000,00
|
29.11.2007
|
142/004
|
20
|
563/07
|
Wymiana okien
|
3.584,01
|
03.09.2007
|
75/004
|
21
|
06/12/2007
|
Oprawy - oświetlenie
|
2.196,00
|
21.12.2007
|
158/004
|
22
|
15/07
|
Przeróbka zasilania elektrycznego
|
2.494,90
|
10.09.2007
|
81/004
|
23
|
3224/12/2007
|
Tonery i papier
|
2.578,47
|
24.12.2007
|
159/004
|
W trakcie powyższego badania zespół kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane dokumenty były sprawdzone pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym. Wszystkie faktury posiadały dekretację oraz wskazanie odpowiedniego paragrafu klasyfikacji budżetowej.
Gospodarka kasowa
Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy ponosi pracownik zatrudniony na stanowisku intendenta. Deklaracja odpowiedzialności materialnej znajduje się w aktach osobowych pracownika. Kontrolowana jednostka nie ma ustalonego i nie korzysta ze stałego zapasu gotówki w kasie. Ostatnia kontrola kasy (inwentaryzacja) przeprowadzona była w dniu 31.12.2007 r. Różnic nie wykazano.
Prawidłowość prowadzenia gospodarki kasowej, tj. terminowość i kompletność dokumentowania obrotów kasowych oraz zaewidencjonowanie do urządzeń księgowych (kont księgowych), zbadano i oparto na siedmiu raportach kasowych sporządzonych w miesiącu grudniu 2007 r. (od nr 54 do nr 60).
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, że:
Ø sporządzone raporty były ponumerowane narastająco,
Ø do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury, rachunki, dowody wewnętrzne Kw-kasa wypłaci, Kp-kasa przyjmie,
Ø dowody Kp i Kw były drukami ścisłego zarachowania; opatrzone zostały podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej i sprawdzającej ,
Ø zapisy w raportach dokonywane były w sposób chronologiczny.
System kontroli wewnętrznej
Na system kontroli wewnętrznej w kontrolowanej jednostce składają się:
Ø Przyjęte zasady rachunkowości, na które składają się:
· Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych,
· Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
· Zakładowy plan kont,
· Wykaz ksiąg rachunkowych,
· Opis systemu przetwarzania danych,
· Opis systemu ochrony danych i ich zbiorów,
· Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych,
· Instrukcja kasowa,
· Instrukcja inwentaryzacyjna,
· Instrukcja kancelaryjna.
Przyjęte zasadyzostały opracowane z uwzględnieniem przepisów ustawy o rachunkowości.
Szczegółowej kontroli poddano obowiązującą w jednostce Instrukcję obiegu dokumentów księgowych. Ustalono, iżokreślone w niej zostały:
Ø rodzaje dowodów księgowych,
Ø elementy dowodów księgowych,
Ø sposoby usuwania błędów w dowodach księgowych,
Ø gospodarka drukami ścisłego zarachowania,
Ø procedura dokonywania wydatków,
Ø sposób sporządzania list płac oraz asygnat chorobowych,
Ø procedura udzielania zaliczek pracowniczych,
Ø gospodarka środkami rzeczowymi,
Ø wykaz osób uprawnionych do podpisywania dowodów księgowych.
Kontroli poddano obszar związany z gospodarką drukami ścisłego zarachowania. Ustalono, że w jednostce prowadzona jest książka druków ścisłego zarachowania założona dnia 02.01.2006 r. Księga zawiera 50 stron kolejno ponumerowanych. Ewidencjonowane są w niej na bieżąco druki: KP - kasa przyjmie, KW – kasa wypłaci oraz arkusze spisów z natury.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi przedszkola.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:.
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
|