KW.1711.00028.2014
|
Opole, 15 stycznia 2014 r.
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 39/2014
|
Jednostka kontrolowana
|
Miejski Zarząd Dróg
ul. Obrońców Stalingradu 66
45-512 Opole
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 1 do 19 grudnia 2014 r.
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Wiesław Pałczyński – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Tadeusz Lech - główny specjalista w
Wydziale Kontroli Wewnętrznej
|
Przedmiot kontroli
|
Prawidłowość gospodarowania ZFŚS oraz gospodarki kasowej w 2014 r.
|
Okres objęty kontrolą
|
I-IX 2014 r.
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Arkadiusz Karbowiak – dyrektor
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)-zastępca głównej księgowej
|
Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 592, z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz.349).
Cel kontroli
Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości:
- gospodarowania ZFŚS,
- prowadzenia gospodarki kasowej,
- gospodarowania drukami ścisłego zarachowania.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami ZFŚS
Zapoznano się z organizacją gospodarki środkami ZFŚS oraz z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Sprawdzono prawidłowość poszczególnych zapisów pod kątem ich zgodności z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Na podstawie ewidencji księgowej oraz wyciągów bankowych ustalono źródła i kwoty wszystkich wpływów środków pieniężnych na rachunek funduszu socjalnego. Sprawdzono prawidłowość dokonywania odpisów i terminowość ich przekazywania na rachunek bankowy.
Na podstawie ewidencji księgowej ustalono rodzaje i kwoty poszczególnych wydatków z funduszu.
Sprawdzono oryginały dokumentów stanowiących podstawę danego rodzaju świadczenia lub innego wydatku oraz porównano je z ewidencją księgową i z przelewami bankowymi.
Dokonano analizy dokumentacji księgowej i innej dotyczącej przyznanych świadczeń pod kątem ich zgodności z Regulaminem i ustawą, w tym w szczególności w zakresie:
- wymaganej dokumentacji,
- czy dokumenty zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby,
- kwoty przyznanego świadczenia,
- podpisów kierownika jednostki,
- zgodności przyznanego świadczenia z kwotą wypłaconą i z ewidencją księgową,
- zgodności z przyjętym kryterium,
- zgodności zapisów na koncie księgowym z wyciągiem bankowym.
w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej
Zapoznano się z organizacją gospodarki kasowej. Sprawdzono czy jest wyznaczona osoba odpowiedzialna za prowadzenie kasy i czy złożyła ona oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Ustalono sposób przechowywania gotówki i sprawdzono czy jest zapewniona należyta ochrona wartości pieniężnych przed zniszczeniem, utratą lub zaginięciem.
Sprawdzono czy jednostka posiada opracowane przepisy wewnętrzne regulujące gospodarkę kasową i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania oraz czy przepisy te w praktyce są przestrzegane. W szczególności sprawdzono:
- ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi,
- czy środki pieniężne odprowadzane są na rachunek bankowy lub wpłacane do kasy w tym samym dniu,
- na podstawie jakich dowodów źródłowych dokonywane są wpłaty i wypłaty gotówki,
- zgodność zapisów na raportach z ewidencją księgową i dowodami źródłowymi.
w zakresie druków ścisłego zarachowania
Zapoznano się z organizacją gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w jednostce. Ustalono rodzaje druków ścisłego zarachowania, sprawdzono rejestry druków, zapoznano się ze sposobem ich pobierania i rozliczania.
Kryteria
1. Zgodnie z art. 1 ust 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej „Funduszem”, i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przed-szkolnego.
2. Zgodnie z art. 2 pkt. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
3. Zgodnie z art. 3 ust. 1-3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4–6.
4. Zgodnie z art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych –
- Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.
- Wysokość odpisu podstawowego, o którym mowa w ust. 1, wynosi na jednego zatrudnionego, z zastrzeżeniem ust. 2a i 3, 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.
- Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.
- Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.
- Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.
- Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.
5. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:
- Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1–3.
6.Zgodnie z art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:
- przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
- zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.
7. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.
8. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości - Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.
9. Zgodnie z § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zwanej dalej "ustawą", stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).
USTALENIA KONTROLI
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określił pracodawca w regulaminie ZFŚS wprowadzonym Zarządzeniem Nr 6/2013 z dnia 19 marca 2013 r. Dyrektora Miejskiego Zarządu Dróg w Opolu.
W Regulaminie określono trzy progi dochodowe oraz dwa rodzaje świadczeń (wczasy pod gruszą oraz zapomogi). Regulamin został uzgodniony z przedstawicielem pracowników.
Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu Regulamin uzależnia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Środki Funduszu są gromadzone w Banku Millenium SA na odrębnym rachunku bankowym nr 116022020000000215515999.
Dochody funduszu
Z wyciągu bankowego nr 1 z dnia 31.01.2014 r. wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2014 r. wynosił 8.526,28 zł (akta kontroli nr 14/39/I/29 ). Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową (konto 135 – rachunek ZFŚS) .
Z wyjaśnień z-cy głównej księgowej wynika, że jednostka nie prowadzi obrotu gotówkowego funduszu socjalnego. Wszystkie rozliczenia (wpływy i wydatki) realizowane są poprzez obrót bezgotówkowy.
W 2014 r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu środków budżetowych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 55.247,09 zł (akta kontroli nr 14/39/I/39). Z przedstawionego niżej wyliczenia wynika, że kwota odpisu dotyczy pracowników (47,67 etatów), 1 osoby z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności oraz 10 emerytów.
(37,50% x 2.917,14 zł = 1.093,93 zł) x 47,67 osoby = 52.147,64 zł,
(37,50% x 6,25% = 43,75 % x 2.917,14 = 1.276,25 zł) x 1 osoba niepełnosprawna = 1.276,25 zł,
(6,25% x 2.917,14 = 182,32 zł) x 10 osób – emerytów = 1.823,20 zł.
Wyliczenia odpisu dokonano zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Kwota przekazanego odpisu jest zgodna z kwotą wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb 28S (akta kontroli 14/39/I/24-25).
Z analizy zapisów dokonanych na kontach księgowych oraz wyciągów bankowych dotyczących ZFŚS wynika, że w okresie od stycznia do września 2014 r. kwota środków będących w dyspozycji funduszu wyniosła ogółem 64.000,36 zł. Na powyższą kwotę oprócz stanu początkowego w kwocie 8.526,28 zł i dokonanych odpisów w kwocie 55.247,09 zł składały się także wpływy z odsetek bankowych w kwocie 226,99 zł (akta kontroli 14/39/I/ 5-8).
Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Wydatki funduszu
Z analizy zapisów dokonanych na kontach 135 – rachunek bankowy funduszu i 231 wynika, że zaewidencjonowane wydatki z rachunku bankowego ZFŚS w kontrolowanym okresie wyniosły ogółem 52.123,00 zł.
Ustalono, że wydatki dotyczyły jednego rodzaju świadczeń tj. dopłat do wypoczynku dla 49 pracowników w kwocie 48.118,00 zł (akta kontroli 14/39/I/34,36). i dla 9 emerytów w kwocie 4.005,00 zł. Świadczenia dla pracowników wypłacono przelewem w okresie od kwietnia do września w kwotach po 931,00 zł, 980,00 zł oraz po 1.029,00 zł. Podstawą wypłaty świadczeń były wnioski pracowników zatwierdzone przez dyrektora jednostki oraz listy płac i karty urlopowe. Natomiast świadczenia dla emerytów wypłacono przelewem w dniu 12.06.2014 r. (WB nr 12) w kwotach po 422,75 zł, 445,00 zł oraz po 467,25 zł. Podstawą wypłaty świadczeń były wnioski emerytów zatwierdzone przez dyrektora jednostki oraz listy płac.
Wszystkie skontrolowane wydatki posiadały oryginały dokumentacji stanowiącej podstawę przyznania poszczególnych świadczeń i potwierdzającą ich wypłatę. Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby. W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono wypłaty innych świadczeń.
Saldo konta 135 – ZFŚŚ na dzień 30.09.2014 r. wynosiło 11.877,36 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 42 (akta kontroli 14/39/I/33). Kwota ta stanowiła różnicę pomiędzy środkami posiadanymi do dyspozycji funduszu a dokonanymi wydatkami.
Gospodarka kasowa
Zasady gospodarki kasowej reguluje Instrukcja kasowa wprowadzona Zarządzeniem Nr 30/2005 Dyrektora Miejskiego Zarządu Dróg z dnia 31.12.2005 r. Pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie kasy w jednostce jest osoba zatrudniona na stanowisku st. inspektora w Dziale Finansowo –Księgowym, która złożyła oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Ustalone w jednostce pogotowie kasowe wynosi 2.000,00 zł. (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) Ponadto w budynku funkcjonuje monitoring oraz jest całodobowa ochrona fizyczna obiektu. Jednostka prowadzi raporty kasowe oddzielne dla dochodów i wydatków. W okresie trzech kwartałów 2014 r. jednostka sporządziła 9 raportów dotyczących dochodów oraz 9 raportów dotyczących wydatków (tj. po 1 raporcie w miesiącu). Wyrywkową kontrolą objęto raporty kasowe sporządzone we wrześniu.
Raport kasowy nr 9 – dochody
Z raportu kasowego wynika, że stan początkowy gotówki w kasie wynosił 0 zł i był zgodny ze stanem końcowym wykazanym w raporcie kasowym nr 8 za sierpień 2014 r. We wrześniu zaewidencjonowano 115 operacji księgowych, które dotyczyły opłat parkingowych i za zajęcie pasa drogowego. W każdym przypadku podstawą wpłat były kwitariusze przychodowe. Stan gotówki w kasie na koniec miesiąca wynosił 0 zł i był zgodny ze stanem początkowym wykazanym w następnym raporcie kasowym nr 10 za październik 2014 r. Wszystkie otrzymane dochody były na bieżąco wpłacane do banku. W żadnym przypadku kwota przechowywanej gotówki w kasie nie przekroczyła pogotowia kasowego (akta kontroli nr 14/39/I/1-3).
Raport kasowy nr 9 – wydatki
Z raportu kasowego wynika, że stan początkowy gotówki w kasie wynosił 907,78 zł i był zgodny ze stanem końcowym wykazanym w raporcie kasowym nr 8 za sierpień 2014 r. We wrześniu zaewidencjonowano 16 operacji księgowych, które dotyczyły zakupów paliwa do samochodów służbowych, rozliczenia zaliczek, zakupu doładowań do telefonów komórkowych, rozliczenia delegacji i zakupu innych drobnych artykułów. Stan końcowy gotówki według raportu wynosił 195,01 zł i był zgodny z stanem początkowym wykazanym w raporcie kasowym nr 10 za październik 2014 r. Na wydatki w tym okresie trzykrotnie pobierano gotówkę z banku (akta kontroli nr 14/39/I/1-3).
Druki ścisłego zarachowania
Zasady gospodarowania drukami ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja Obiegu i Kontroli Dokumentów wprowadzona Zarządzeniem Nr21/05/2014 Dyrektora Miejskiego Zarządu Dróg z dnia 22.01.2014 r. Jednostka prowadzi ewidencję następujących druków ścisłego zarachowania: kwitariusze K-103, arkusze spisów z natury, karty drogowe, dowody KW, PZ, WZ, RW, P(dowód zwrotu wewnątrz magazynowego) oraz blankietów o wydanie zezwoleń na przejazd pojazdów nienormatywnych.
Wyrywkową kontrolą objęto kwitariusze przychodowe za wrzesień 2014 r., które dotyczyły opłat parkingowych i za zajęcie pasa drogowego. W miesiącu tym wykorzystano 345 sztuk kwitów dotyczących opłat parkingowych tj. 7 kwitów od nr 3065994 do nr 3066000 oraz 38 kwitów od nr 3066201 do nr 3066238 oraz 300 kwitów od nr 3066001 do nr 3066300. Ponadto w miesiącu tym wykorzystano 11 sztuk kwitów dotyczących zajęcia pasa drogowego tj. od nr 3065709 do nr 3065719.
Ustalono, że wszystkie wykorzystane kwity podpięte są pod raportem kasowym nr 9 za okres od 1 do 30 września 2014 r.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 20 ust.1-2 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja 2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:....................
|