A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji

KW.1711.00026.2014	Opole, 17 grudnia 2014  r.
PROTOKÓŁ KONTROLI  NR   38/2014
Jednostka kontrolowana	Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji ul. Barlickiego 14 45-083 Opole
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	od 20 listopada do 15 grudnia  2014 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Jacek Spadło – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej Tadeusz Lech - główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Przedmiot kontroli	Prawidłowość gospodarowania ZFŚS oraz gospodarki kasowej w 2014 r.
Okres objęty kontrolą	I-IX 2014 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Sławomir Kożuszko  – dyrektor
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:	(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- główna księgowa (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)-  Specjalista w Dziale Administracyjno – Gospodarczym

       Podstawy prawne

1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z  2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
3. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 592, z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 1991r. Nr 114, poz. 493).
5. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz.349).

Cel kontroli

Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości:

  - gospodarowania ZFŚS,

  - prowadzenia gospodarki kasowej,

  - gospodarowania drukami ścisłego zarachowania.

Metodyka przeprowadzenia kontroli

w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami ZFŚS

Zapoznano się z organizacją gospodarki środkami ZFŚS oraz z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Sprawdzono prawidłowość poszczególnych zapisów pod kątem ich zgodności  z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Na podstawie ewidencji księgowej oraz wyciągów bankowych ustalono źródła i kwoty wszystkich wpływów środków pieniężnych na rachunek funduszu socjalnego. Sprawdzono prawidłowość dokonywania odpisów i terminowość ich przekazywania na rachunek bankowy.

Na podstawie ewidencji księgowej ustalono rodzaje i kwoty poszczególnych wydatków z funduszu.

Sprawdzono oryginały dokumentów stanowiących podstawę danego rodzaju świadczenia lub innego wydatku oraz porównano je z ewidencją księgową i z przelewami bankowymi.

Dokonano analizy dokumentacji księgowej i innej dotyczącej przyznanych świadczeń pod kątem ich zgodności z Regulaminem i ustawą, w tym w szczególności w zakresie:

- wymaganej dokumentacji,

- czy dokumenty zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby,

- kwoty przyznanego świadczenia,

- podpisów kierownika jednostki,

- zgodności przyznanego świadczenia z kwotą wypłaconą i z ewidencją księgową,

- zgodności z przyjętym kryterium,

- zgodności zapisów na koncie księgowym z wyciągiem bankowym.

Kryteria

1. Zgodnie z art. 1 ust 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej „Funduszem”, i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przed-szkolnego.

2. Zgodnie z art. 2 pkt. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

3. Zgodnie z art. 3 ust. 1-3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -  Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4–6.

4.  Zgodnie z art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych –

 - Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

 - Wysokość odpisu podstawowego, o którym mowa w ust. 1, wynosi na jednego zatrudnionego, z zastrzeżeniem ust. 2a i 3, 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

-  Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi  w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.

-  Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.

-  Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

-  Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

5. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:

- Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1–3.

 6.Zgodnie z art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:

 - przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od  sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

- zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.

7. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.

8. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości - Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.

9. Zgodnie z § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zwanej dalej "ustawą", stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).

USTALENIA KONTROLI

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Zgodnie z ustawą o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych – zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowych z Funduszu oraz zasady przeznaczenia środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określił pracodawca w regulaminie ZFŚS wprowadzonym Zarządzeniem Nr 26/12 z dnia 31.08.2012 r., a uzgodnionym z Zakładową Komisją Związkową

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu Regulamin uzależnia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Środki Funduszu są gromadzone w Banku Millenium SA na odrębnym rachunku bankowym nr 63 1160 2202 0000 0002 1544 7340.

Zgodnie z Regulaminem środki funduszu przeznacza się na finansowanie:

-  wczasów pod gruszą,

-  zapomóg losowych,

-  pożyczek mieszkaniowych,

- inne formy pomocy socjalnej wnioskowanej przez związki zawodowe i   pracowników,

- udział w imprezach kulturalno oświatowych oraz imprez sportowo rekreacyjnych,

- inne formy wypoczynku urlopowego organizowanego w formie wczasów pod gruszą.

W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych ustalono, że w okresie 2014 r. spośród sześciu opisanych w regulaminie ZFŚS MOSIR tylko w trzech pierwszych opisanych powyżej przypadkach tj. (wczasy pod gruszą, zapomogi losowe, pożyczki mieszkaniowe) wystąpiło dofinansowanie.

Dochody funduszu

W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że stan środków na dzień 1 stycznia 2014 r. wynosił 64.911,59 zł (wydruk konta 135 i wyciąg bankowy nr 1 z dnia 23.01.2014 r.) (akta kontroli tom I s. 5). Natomiast kwota odpisów wyniosła 181.300,00 zł. tj.

-  174.800,00 zł, rozdział 74204 – instytucje kultury fizycznej,

-  6.500,00 zł, rozdział 63001 – obiekty informacji turystycznej.

          Podstawą dokonania odpisów był roczny plan finansowy (akta kontroli tom I s. 22-31). Przelewów odpisów na rachunek bankowy ZFŚS dokonano w dniach 29.05.2014 r. w kwocie 131.100,00 zł – 75%, wyciąg bankowy nr 29/2014 r. Kolejny w dniu 30.05.2014 r. na kwotę 2.400,00 zł – wyciąg bankowy nr 30 oraz w dniu 10.06.2014 r. w kwocie 2.475,00 zł wyciąg bankowy nr 32 (po przejęciu Wieży Piastowskiej i Miejskiej Informacji Turystycznej).  

          Druga transza odpisu na ZFŚS przekazana została w dniu 29.09.2014 r. (wyciąg bankowy nr 55) i wyniosła 45.325,00 zł. Ogółem kwota

 odpisu wyniosła 181.300,00 zł i była zgodna z planem finansowym.

          Ustalono ponadto, że kapitalizacji odsetek dokonano do 30.09.2014 r. i wyniosła 1.231,17 zł (ustaleń dokonano na podstawie konta 135  oraz wyciągów bankowych nr 4, 9, 15, 22, 31, 37, 44, 50 oraz 56).

          W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono, że spłaty udzielonych pożyczek wyniosły ogółem 43.209,97 zł a ustaleń dokonano na podstawie analityki konta 135-04-02  oraz wyciągów bankowych nr 2, 8, 16, 23, 29, 37, 43, 49 oraz 55.

          Ustalono ponadto, że ogółem środki do dyspozycji od stycznia do września 2014 r. wyniosły 290.652,73 zł.

Wydatki funduszu

W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych ustalono, że wydatki funduszu dotyczyły:

1. Wczasy pod gruszą – 149.674,00 zł, w kwotach po 1.100 zł dla 39 pracowników, po 1.000 zł dla 78 pracowników oraz po 900 zł dla 45 pracowników. W 3-ch przypadkach wypłat dokonano gotówką rk nr 1 z dnia 15.04.2014 r. rk nr 3 z dnia 18.06.2014 r. oraz rk nr 4 z dnia 29.07.2014 r. Pozostałe wpłaty dokonano przelewem,
2. Zapomoga losowa – udzielono(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Wypłaty dokonano zgodnie z decyzją dyrektora. Wypłat w obu przypadkach dokonano przelewem.
3. Pożyczki mieszkaniowe – 36.000,00 zł - 9 pożyczek po 4 tys. zł w tym 1 gotówką, 8 pozostałych dokonano przelewem rk nr 2 z dnia 05.05.2014 r. Na podstawie konta księgowego 240-01-005 oraz list spłat ustalono, że wszystkim osobom, którym udzielono pożyczki dokonano przypisu spłaty rat. Kwoty wypłaconych pożyczek są zgodne z zawartymi umowami. Ustalono ponadto, że w ośmiu przypadkach zgodnie z dyspozycją pracowników wypłaty pożyczek dokonano przelewem a w jednym przypadku gotówką w kasie – raport kasowy nr 2 z dnia 25.05 2014 r.

Łącznie wydatki funduszu za kontrolowany okres wyniosły 186.424,00 zł

Stan środków na dzień 30.09.2014 r. wynosił 104.228,73 zł co ustalono na podstawie wyciągu bankowego nr 56 z dnia 30.09.2014 r. – wydruk konta 135 (akta kontroli tom I s. 4).

Gospodarka kasowa

           Pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie kasy w jednostce jest osoba zatrudniona na stanowisku księgowa-kasjer, która złożyła oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Gospodarkę kasową reguluje Instrukcja kasowa wprowadzona zarządzeniem nr 10/2011 dyrektora MOSiR z dnia 11.04.2011 r. oraz zarządzenie nr 2 dyrektora MOSiR z dnia 10.01.2011 r. w sprawie ustalenia pogotowia kasowego. Pogotowie kasowe w jednostce wynosi 3.000,00 zł. (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Raporty kasowe prowadzone są dla trzech rachunków bankowych tj. budżetu, funduszu socjalnego oraz depozytów.

W okresie objętym kontrolą sporządzono  96 raportów dot. budżetu, 4 raporty dot. funduszu socjalnego oraz 2 raporty dot. depozytów. Szczegółową kontrolą objęto gospodarkę kasową budżetu we wrześniu 2014 r. W miesiącu tym

sporządzono 11 raportów kasowych dla budżetu od nr 86 do nr 96. Ogółem w miesiącu tym zaksięgowano 61 operacji księgowych, w tym 33 operacji rozchodowych oraz 28 operacji przychodowych.

Przychody

Z wydruku konta 101 -1 oraz z raportu kasowego nr 85 z 29.08.2014 r. wynika, że stan gotówki w kasie na koniec sierpnia 2014 r. wynosił 3.000,00 zł i nie przekroczył pogotowia kasowego. Stan ten był zgodny ze stanem początkowym wykazanym w następnym raporcie kasowym nr 86 z dnia 01.09.2014 r. Ogółem przychody we wrześniu wyniosły 47.076,43 zł. Przychody dotyczyły wpłat z tytułu najmu i usług statutowych realizowanych na zarządzanych obiektach. W dwóch przypadkach przychody dotyczyły wpłat przez pracowników rat pożyczek z PKZP. W każdym przypadku podstawą wpłat były dowody Kp- Kasa przyjmie od nr 218 do nr 241.

Rozchody

Z wydruku konta 101-1 oraz z raportów kasowych wynika, że rozchody we wrześniu 2014 r. wyniosły ogółem 47.076,43 zł i były zgodne z przychodami w tym okresie. Wydatki dotyczyły:

- wypłaty zaliczek dokonywanych na podstawie składanych wniosków oraz rozliczeń tych zaliczek,

-  wypłaty wynagrodzeń dokonywanych na podstawie list płac,

-  odprowadzania gotówki do banku, na podstawie dowodów wewnętrznych wystawianych przez kasjera, zatwierdzanych przez główną księgową i dyrektora.

Zaliczki pobierane były na wydatki bieżące, w tym na zakup materiałów remontowo-budowlanych, drobnego wyposażenia, wyposażenia apteczki.

Z raportu kasowego nr 96 wynika, że stan gotówki w kasie na dzień 30.09.2014 r. wynosił 3.000,00 zł i był zgodny z wydrukiem konta księgowego 101-1 (Kasa-budżet).

Druki ścisłego zarachowania

   Zasady gospodarowania drukami ścisłego zarachowania reguluje Zarządzenie Nr 18/2008 Dyrektora MOSiR z dnia 14.08.2008 r. Jednostka prowadzi ewidencję druków ścisłego zarachowania. Aktualnie w użytkowaniu są następujące druki:

- dowodów wpłat Kp dot. budżetu, depozytu i ZFŚS,

- dowodów wypłat Kw dot. budżetu, depozytu i ZFŚS,

- faktur VAT dla Sztucznego Lodowiska i Domu Wycieczkowego TOROPOL.

 Obecnie nie funkcjonują obiekty: Hala Widowiskowo - Sportowa,  Korty Tenisowe, Basen Letni oraz Centrum Sportu przy ul. Północnej. Pozostałe obiekty jak Kryty Basen, Wodna Nuta oraz Akwarium posiadają kasy fiskalne.

Druki wydawane są za pokwitowaniem na podstawie pisemnego zapotrzebowania po rozliczeniu się z druków wcześniej pobranych. Ustalono, że we wrześniu sporządzono dowody Kp – budżet od nr 218 do nr 241. Wszystkie dowody zostały dołączone  do raportów kasowych i stanowiły podstawę do księgowania. Zachowana jest kolejność numeracji druków.

     

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi kontrolowanej jednostki.

 

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.

          

Jednostka kontrolowana  W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu. (podpisy) Data: ........................

Zespół kontrolny                    (podpisy)     Data:....................