A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Galeria Sztuki Współczesnej

KW.1711.00014.2014	Opole,  25 czerwca 2014  r.
PROTOKÓŁ KONTROLI  NR 20/2014
Jednostka kontrolowana	Galeria Sztuki Współczesnej  w Opolu
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	od 2 do 25 czerwca  2014 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Agnieszka Lisiecka – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej Tadeusz Lech - główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Przedmiot kontroli	Prawidłowość gospodarowania ZFŚS i gospodarki kasowej za 2013 rok.
Okres objęty kontrolą	2013 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Anna Potocka – dyrektor
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:	Anna Potocka - dyrektor (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- gł. księgowa (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- starszy referent ds. ekonomicznych

       Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z  2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
3. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 1991r. Nr 114, poz. 493).
5. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz.349).

Cel kontroli

Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości:

  - gospodarowania ZFŚS,

  - prowadzenia gospodarki kasowej,

  - gospodarowania drukami ścisłego zarachowania.

Metodyka przeprowadzenia kontroli

w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami ZFŚS

Zapoznano się z organizacją gospodarki środkami ZFŚS oraz z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Sprawdzono prawidłowość poszczególnych zapisów pod kątem ich zgodności  z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Na podstawie ewidencji księgowej (konto135, strona Wn) oraz wyciągów bankowych ustalono źródła i kwoty wszystkich wpływów środków pieniężnych na rachunek funduszu socjalnego. Sprawdzono prawidłowość dokonywania odpisów i terminowość ich przekazywania na rachunek bankowy.

Na podstawie ewidencji księgowej ustalono rodzaje i kwoty poszczególnych wydatków z funduszu (konto135, strona Ma).

Sprawdzono oryginały dokumentów stanowiących podstawę danego rodzaju świadczenia lub innego wydatku oraz porównano je z ewidencją księgową i z przelewami bankowymi.

Dokonano analizy dokumentacji księgowej i innej dotyczącej przyznanych świadczeń pod kątem ich zgodności z Regulaminem i ustawą, w tym w szczególności w zakresie:

- wymaganej dokumentacji,

- czy dokumenty zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby,

- kwoty przyznanego świadczenia,

- podpisów kierownika jednostki,

- zgodności przyznanego świadczenia z kwotą wypłaconą i z ewidencją księgową,

- zgodności z przyjętym kryterium,

- zgodności zapisów na koncie 135 Rachunek „ZFŚS” z wyciągiem bankowym.

Kryteria

1. Zgodnie z art. 1 ust 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej „Funduszem”, i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przed-szkolnego.

2. Zgodnie z art. 2 pkt. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

3. Zgodnie z art. 3 ust. 1-3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -  Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4–6.

4.  Zgodnie z art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych –

 - Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

 - Wysokość odpisu podstawowego, o którym mowa w ust. 1, wynosi na jednego zatrudnionego, z zastrzeżeniem ust. 2a i 3, 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

-  Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi  w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.

-  Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.

-  Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

-  Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

5. Zgodnie z art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:

 - przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od  sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

- zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.

6. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.

7. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości - Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.

8. Zgodnie z § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zwanej dalej "ustawą", stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).

USTALENIA KONTROLI

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określił pracodawca w regulaminie ZFŚS stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 1/98 z dnia 07.04.1998r.

Regulamin przewiduje przyznawanie następujących świadczeń: dofinansowanie do kosztów wypoczynku, świadczenia rzeczowe, pożyczki na remont jako świadczenie zwrotne oraz zapomogi losowe. Ponadto przyznawanie wszystkich ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu Regulamin uzależnia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

Aneksem nr 5 z dnia 06.06.2007r. do zarządzenia nr 1/98 z 07.04.1998r. w sprawie Regulaminu Funduszu Świadczeń Socjalnych Dyrektor Galerii wprowadził następujące zmiany:

,,Wysokość kwot poszczególnych świadczeń ustala się proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia.” (akta kontroli Nr 14/20/I/16).

W związku z powyższym należy stwierdzić, że art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie przewiduje żadnych innych kryteriów przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat. Również żaden z pozostałych przepisów ustawy nie zezwala pracodawcy na ich rozbudowanie w regulaminie korzystania z funduszu.

Środki Funduszu są gromadzone w Banku Zachodnim WBK SA na odrębnym rachunku bankowym nr 89 1090 2138 0000 0005 5600 0446. Kontrolą objęto 2013 r.

Z uzyskanych wyjaśnień wynika, że decyzje w sprawie przyznania świadczeń podejmuje dyrektor Galerii na wniosek przedstawicieli załogi ds. socjalnych opiniujących wnioski o pożyczki na cele mieszkaniowe oraz pomocy bezzwrotnej. Dyrektor Galerii zarządzeniem z 02.11.2001r. w sprawie powołania dwóch przedstawicieli załogi ds. socjalnych powołał dwie osoby, do których obowiązków należy:

- opiniowanie wniosków na pożyczki na cele mieszkaniowe oraz o zapomogi finansowe,

- przedkładanie zaopiniowanych wniosków Dyrektorowi za pośrednictwem Zespołu organizacyjno – ekonomicznego.

Dochody funduszu

Z zawiadomienia banku o stanie środków na rachunkach bankowych  z dnia 02.01.2013r. oraz na podstawie wyciągu bankowego nr 2013/001 wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2013r. wynosił 14.941,69 zł. Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową  (konto 135 – rachunek ZFŚS) (akta kontroli Nr 14/20/I/3-4).

          W 2013r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu środków budżetowych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 20.055,38 zł (akta kontroli Nr 14/20/I/5). Kwota odpisu dotyczyła  pracowników oraz 2 emerytów. Ustalono, że:

- przeciętne wynagrodzenie w II półroczu 2010r. wyniosło 2.917,14,

- procent naliczenia na jednego zatrudnionego (37,5%) - 1.093,93,

- zwiększenie naliczenia na uprawnionego emeryta 182,32.

Fundusz naliczono od:

- 18 etatów x 1.093,93 (20 osób) = 19.690,74,

- 2 emerytów x 182,32 = 364,64.

Razem naliczenie = 20.055,38.

Odpis był zgodny ze sprawozdaniem z wykonania planu finansowego za 2013r. złożonym w Kancelarii Urzędu Miasta Opola w dniu 28.02.2013r. oraz zgodny z kontem księgowym 444 – Odpis na ZFŚS. Liczba etatów pracowników, od których dokonano odpisu (18 etatów – 16 pełnych etatów i 4 osoby na ½ etatu) jest zgodna z listą płac oraz ewidencją pracowników za miesiąc grudzień 2013r.

Na podstawie ewidencji księgowej konta 135 – rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia ustalono, że środki budżetowe w całości zostały przekazane na rachunek bankowy funduszu w dniu 28.05.2013r.

Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Wn) wynika, że w 2013 r. wpływy na rachunek bankowy wyniosły ogółem 41.801,11 zł (akta kontroli Nr 14/20/I/17-18). Oprócz dokonanego odpisu wpłynęły także środki z tytułu spłat pożyczek w kwocie 21.738,73 zł i zwrotu prowizji w kwocie 7,00 zł. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono. Łączna kwota środków posiadanych do dyspozycji funduszu w 2013r. wraz ze środkami przeniesionymi z poprzedniego roku wyniosła 56.742,80 zł.       

Wydatki funduszu

 Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Ma) wynika, że zaewidencjonowane wydatki z rachunku bankowego ZFŚS w kontrolowanym okresie wyniosły ogółem 41.878,62 zł. Wydatki dotyczyły niżej wymienionych rodzajów świadczeń:

• dofinansowania do wypoczynku w kwocie 8.275,00 zł,
• bonów towarowych w kwocie 13.093,82 zł,
• pożyczek mieszkaniowych w kwocie 20.500,00 zł.

Saldo konta 135 na dzień 31.12.2013 r. wynosiło 14.864,18 zł i było zgodne z zawiadomieniem banku o stanie środków na rachunkach bankowych  z dnia 02.01.2014r.  oraz wyciągiem bankowym nr 2013/037 (akta kontroli Nr 14/20/I/17-18).

Wszystkie skontrolowane wydatki posiadały oryginały dokumentacji stanowiącej podstawę przyznania poszczególnych świadczeń i potwierdzającą ich wypłatę. Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby. Wydatki dot. świadczeń zostały poniesione zgodnie z Regulaminem ZFŚS i stosownymi w tym zakresie przepisami.

W 2013r. świadczenia wypłacano tylko pracownikom Galerii, żaden emeryt w tym roku nie złożył wniosku o dofinansowanie. W 2013r. sporządzono 14 protokołów posiedzeń Komisji, wszystkie zostały zaakceptowane przez Dyrektora i członków Komisji.

Szczegółowe dane dotyczące poszczególnych rodzajów świadczeń przedstawiają się następująco:

dofinansowania do wypoczynku w kwocie 8.275,00 zł

Dofinansowanie przyznawane jest raz w roku w związku z urlopem wypoczynkowym co najmniej 10 dniowym. W 2013 r. dofinansowanie przyznano 10 osobom, w kwotach od 850,00 zł do 900,00 zł.  W tym: 1 osobie 850,00 zł, 1 osobie 225,00 zł, 8 osobom po 900,00 zł. W każdym przypadku wysokość przyznanego dofinansowania uzależniona była od dochodu osoby uprawnionej (900 zł – od dochodu w wysokości do 4.500,00 zł oraz 850,00 zł od dochodu powyżej 4.500,00 zł) oraz wymiaru zatrudnienia. Podstawą ich przyznania był wniosek pracownika wraz z kartą urlopową zaakceptowany przez Komisję. Ustalono, że w każdym przypadku świadczenia te przyznano zgodnie z regulaminem tj. osobom o najniższym dochodzie na osobę w rodzinie.

pożyczki mieszkaniowe w kwocie 20.500,00 zł.

Udzielono 10 pożyczek pracownikom, w tym:

- 3 pożyczki po 2.000,00 zł, 2 pożyczki po 1.000,00 zł, 1 pożyczkę w kwocie 500,00 zł, 4 pożyczki na remont domu po 3.000,00 zł.

Podstawą przyznania pożyczek były podania oraz kserokopie aktów notarialnych - w przypadku pożyczek udzielanych na remont domu złożone przez pracowników. W sprawie przyznanych pożyczek każdorazowo sporządzono umowy. Kwoty wypłaconych pożyczek są zgodne z podaniami, regulaminem i decyzjami dyrektora. Na podstawie wydruku konta 240 – pożyczki mieszkaniowe (akta kontroli Nr 14/20/I/15) oraz listy płac za XII.2013r. Ustalono, że wszystkie pożyczki spłacane są na bieżąco, natomiast odsetki potrącane jednorazowo przy wypłacie.

bony towarowe w kwocie 13.093,82 zł

W 2013r. Komisja Socjalna dwukrotnie na posiedzeniach w dniach 08.03.2013r. i 02.12.2013r. postanowiła przydzielić 20 pracownikom bony towarowe. Wartość bonów w marcu wynosiła od 150,00 do 350,00 zł, natomiast w grudniu wynosiła od 160,00 zł do 400,00 zł. Przy przyznawaniu brany pod uwagę był dochód na członka rodziny oraz wymiar etatu.

Na podstawie wyciągów bankowych nr 2013/040, 2013/091, 2013/110, 2013/112, 2013/125, 2013/143, 2013/160, 2013/192, 2013/194 ustalono, że łącznie w 2013 r. podatek od osób fizycznych wyniósł 3.788,00 zł. i został w całości przekazany do Urzędu Skarbowego (akta kontroli Nr 14/20/I/32-51).

Gospodarka kasowa  i druki ścisłego zarachowania

Pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie kasy w jednostce jest osoba zatrudniona na stanowisku starszego referenta ds. ekonomicznych, która złożyła deklarację o odpowiedzialności materialnej. Gospodarkę kasową reguluje Instrukcja gospodarki kasowej wprowadzona zarządzeniem nr 8/2003 dyrektora Galerii w Opolu z dnia 30.12.2003r. Zgodnie z w/w instrukcją pogotowie kasowe w jednostce wynosi 500,00 zł. (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) W systemie całodobowym zatrudniona jest ochrona, przez co zapewniona jest należyta ochrona wartości pieniężnych przed zniszczeniem, utratą lub zaginięciem.

         Raporty kasowe oraz konta analityczne konta 101-kasa prowadzone są wg nazwy rachunku, którego dotyczą operacje finansowe tj. koszty i przychody oraz sumy depozytowe. Na koniec 2013r. salda wszystkich kont analitycznych wynosiły 0 i były zgodne z raportem kasowym nr 12/2013/III (akta kontroli Nr 14/20/I/30). Kontrolą objęto gospodarkę kasową kosztów za październik, listopad i grudzień 2013r. W kontrolowanym okresie sporządzono 5 raportów kasowych od nr 10/2013 do nr 12/2013/III. Raporty kasowe numerowane są narastająco. Wszystkie zapisy w raportach kasowych zarówno po stronie przychodów jak i rozchodów są zgodne z zapisami na koncie księgowym 101- „kasa”. Zachowana jest ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi.  W żadnym dniu stan gotówki w kasie nie przekroczył kwoty stanowiącej pogotowie kasowe. Do wszystkich raportów dołączone są dowody stanowiące podstawę zapisów w tych raportach. Wszystkie obroty gotówkowe dokumentowane są dowodami kasowymi i innymi dowodami księgowymi.

          Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że raporty kasowe sporządzane są co najmniej na koniec miesiąca, a w trakcie danego miesiąca według potrzeb.

          Dokonano analizy dowodów dołączonych do wszystkich pięciu niżej wymienionych raportów kasowych :

Raport kasowy nr 10/2013 od 01.10.13 – 31.10.13 (akta kontroli Nr 14/20/I/26).

Zaewidencjonowano 17 operacji, w tym 9 operacje rozchodowych. Podstawą ewidencji w raporcie poszczególnych operacji rozchodowych były: 6 faktur , 1 rozliczenie zaliczki, 1 rozliczenie delegacji oraz 1 (bankowy dowód wpłaty) – rozliczenie raportu. Faktury dotyczyły opłaty za prasę, zakupu znaczków pocztowych, zakupu rafii do kwiatów, artykułów spożywczych i zakupu wełny drzewnej. 8 operacji przychodowych na KP: 7 przychodów ze sprzedaży biletów wstępu, wydawnictw oraz opłat za kursy prowadzone przez Galerię oraz 1 pobranie czekiem gotówkowym (pogotowie kasowe – rozliczenie raportu).

Raport kasowy nr 11/2013 od 04.11.13 – 29.11.13 (akta kontroli Nr 14/20/I/27).

Zaewidencjonowano 18 operacji, w tym 14 operacje rozchodowych. Podstawą ewidencji w raporcie poszczególnych operacji rozchodowych były: 11 faktur , 2 rozliczenia delegacji. Faktury dotyczyły zakupu prasy codziennej, opłaty geodezyjnej UM, zakupu energizera do wystawy, zakupu znaczków pocztowych, artykułów spożywczych oraz pieczątek. 4 operacje przychodowe: 3 ze sprzedaży biletów i wydawnictw, 1 pobranie czeku gotówkowego do rozliczenia raportu.

Raport kasowy nr 12/2013 od 01.12.13 – 10.12.13 (akta kontroli Nr 14/20/I/28).

Zaewidencjonowano 14 operacji, w tym 4 operacje rozchodowe. Podstawą ewidencji w raporcie poszczególnych operacji były: 2 faktury dotyczące opłaty za prasę, opłaty do Urzędu Miasta Opola za uzgodnienie dokumentacji projektowej, 1 rozliczenie delegacji. 10 operacji przychodowych na podstawie KP – przychody ze sprzedaży biletów wstępu i 1 realizacja czeku gotówkowego.

Raport kasowy nr 12/2013/II od 10.12.13 do 18.12.13 (akta kontroli Nr 14/20/I/29).

Zaewidencjonowano 21 operacji kasowych, w tym 6 operacji rozchodowych: zaliczka na delegację, opłata za polisę ubezpieczeniową do delegacji, zakup znaczków pocztowych, rozliczenie delegacji wpłata do banku – rozliczenie raportu. 15 operacji przychodowych dotyczyły zlecenia płatniczego na zaliczkę do delegacji, przychodów ze sprzedaży biletów wstępu do Galerii, pobranie gotówki czekiem.

Raport kasowy nr 12/2013/III od 19.12.13 do 30.12.13 (akta kontroli Nr 14/20/I/30).

Zaewidencjonowano 12 operacji, w tym 7 operacji rozchodowych: 4 rozliczenia delegacji, opłaty za prasę, wpłaty gotówki wpływu za bilety wstępu i wydawnictwa, wpłaty – rozliczenia raportu kasowego. 5 operacji przychodowych na kwitariuszach: 4 to wpływy ze sprzedaży biletów oraz 1 pobranie czekiem gotówkowym rozliczenie raportu.

We wszystkich przypadkach  operacje zaksięgowano na koncie 140 „Środki pieniężne w drodze” (akta kontroli Nr 14/20/I/52-56).

W 2013 r. główna księgowa przeprowadziła 2 kontrole kasy w dniach: 30.04.2013 r. oraz 31.10.2013r.  W każdym przypadku stan gotówki w kasie był zgodny z raportami kasowymi odpowiednio nr 4/2013 i 10/2013.

          Według konta 101 – „Kasa” stan kasy na dzień 31.12.2013 r. wynosił 0,00 zł i był zgodny z raportem kasowym nr 12/2013/III (akta kontroli Nr 14/20/I/20-22,30).

          W dniu 05.06.2014 r. o godzinie 13,15 przy udziale głównej księgowej oraz w obecności osoby odpowiedzialnej kontrolujący dokonali kontroli gotówki w kasie. Rzeczywisty stan gotówki w kasie wynosił 622,00 zł i był zgodny z raportem kasowym nr 6/2014.

Druki ścisłego zarachowania

Zasady postępowania w zakresie druków ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja obiegu dokumentów – § 2 pkt. 2.3.1. Osobą odpowiedzialną w tym zakresie jest pracownik zatrudniony na stanowisku starszego referenta ds. ekonomicznych, który prowadzi rejestr tych druków. Bezpośrednią kontrolę nad drukami ścisłego zarachowania sprawuje główna księgowa. Jednostka prowadzi druki – kwitariusze przychodowe oraz druki czeków gotówkowych.

W dniu 07.01.2014 r. w obecności osoby prowadzącej ewidencję główna księgowa przeprowadziła inwentaryzację druków ścisłego zarachowania. Sporządzono protokół nr 1/2014, z którego wynika, że stwierdzono zgodność stanu faktycznego z prowadzoną ewidencją.

W trakcie kontroli, tj. w dniu 17.06.2014r. sprawdzono posiadane na stanie jednostki kwitariusze przychodowe oraz stan czeków gotówkowych.

Z rejestru wynika, że w dniu 02.09.2013r. zaprzychodowano do księgi druków ścisłego zarachowania czeki gotówkowe:

-od nr 4003425260 do nr 4003425279 (25 szt.).

W 2013r. rozchodowano następujące czeki:

- od nr 4003425260 do nr 4003425266 (7 szt.).

W 2014r. rozchodowano następujące czeki:

- od nr 4003425267 do nr 4003425276 (10 szt.).

Na dzień 17.06.2014r. pozostały czeki od nr 4003425277 do nr 4003425279 (3 szt.).

Ponadto sprawdzono wszystkie anulowane czeki w 2013r. o nr 4003266583 oraz 4003266586.

Ponadto z rejestru wynika, że w dniu 29.04.2013r. zaprzychodowano do księgi druków ścisłego zarachowania kwitariusze przychodowe:

- od nr WA 7389801 do nr 7389900 (100 szt.).

Kontroli poddano kwitariusze wykorzystane w miesiącu grudniu 2013r.

Raporty kasowe – grudzień 2013r.:

- od nr WA 7389850 wystawiony na kwotę 812,00 zł  do nr 7389859 wystawiony na kwotę 548,38 zł (10 szt.) – RK 12/2013/I,

- od nr WA 7389860 wystawiony na kwotę 303,28 zł  do nr 7389874 wystawiony na kwotę 610,00 zł (15 szt.) – RK 12/2013/II,

- od nr WA 7389875 wystawiony na kwotę 1.040,00 zł  do nr 7389879 wystawiony na kwotę 361,02 zł (5 szt.) – RK 12/2013/III.

Ponadto sprawdzono wszystkie anulowane kwitariusze. W 2013r. anulowano 1 szt. o nr WA 2902195.

W kontrolowanym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi kontrolowanej jednostki.

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.

          

Jednostka kontrolowana  W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu. (podpisy) Data: ........................

Zespół kontrolny                    (podpisy)     Data:....................