KWiA-I.1711.00017.2013
|
Opole, 1 sierpnia 2013 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 22/13
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Przedszkole Publiczne nr 55
ul. Szarych Szeregów 2
45-285 Opole
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 01 do 09 lipca 2013 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Jacek Spadło – inspektor w Wydziale
Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Tadeusz Lech –główny specjalista w
Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Przedmiot kontroli
|
Gospodarka finansowa
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2012 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Lidia Janicka – dyrektor przedszkola
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielały
|
Lidia Janicka – dyrektor przedszkola
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- główna księgowa
|
I. Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz. U. Nr 22, poz. 181 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz 177 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. 38 poz. 861 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).
- Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50 poz. 398 z późniejszymi zmianami).
- Uchwała Nr XXXIII/302/04 Rady Miasta Opola z dnia 24 czerwca 2004 r. w sprawie opłat za świadczenia prowadzonych przez gminę przedszkoli publicznych ( z późniejszymi zmianami).
- Uchwała Nr IX/117/11 Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia udzielane przez przedszkola publiczne prowadzone przez Miasto Opole.
- Uchwała Nr XLVII/500/09 Rady Miasta Opola z dnia 26 marca 2009 r. w sprawie regulaminu określającego wysokość stawek oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy, za wysługę lat, szczegółowy sposób obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oraz szczegółowe zasady przyznawania i wypłacania nauczycielskiego dodatku mieszkaniowego.
- Uchwała Nr LXXV/813/10 Rady Miasta Opola z dnia 9 listopada 2010 r. w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych, dokonywania w nim zmian i ich zatwierdzania.
- Uchwała Nr VIII/93/11 Rady Miasta Opola z dnia 31 marca 2011 r. zmieniająca uchwałę w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych, dokonywania w nim zmian i ich zatwierdzania.
- Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
II. Cel kontroli
Celem kontroli było:
- dokonanie oceny prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej,
- sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji dochodów i wydatków,
- sprawdzenie zgodności sporządzanych sprawozdań z ewidencją księgową.
III. Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Dane wykazane w sprawozdaniach Rb28S i Rb34S porównano z danymi znajdującymi się w ewidencji księgowej i z dokumentacją źródłową. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje dochodów i wydatków. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora jednostki. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z przepisami i planem finansowym.
Szczegółową kontrolą objęto:
- zgodność z ewidencją księgową danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S dotyczących planu, zaangażowania, wydatków oraz zobowiązań,
- zgodność z ewidencją i sprawozdaniem Rb-27S otrzymanych i odprowadzonych do Urzędu Miasta dochodów budżetowych,
- zapisy w ewidencji księgowej dotyczące wszystkich wydatków budżetowych przedszkola za grudzień 2012 r.,
- zgodność ze sprawozdaniem zapisów dotyczących wpływów i wydatków z dochodów na wydzielonym rachunku w grudniu 2012 r. we wszystkich paragrafach,
- wpływy i wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2012r.,
- zgodność z ewidencją księgową stanu zobowiązań i należności,
- wydatki zaewidencjonowane w styczniu 2013 r., pod kątem realizacji zobowiązań dotyczących roku poprzedniego,
- zgodność z uchwałą Rady Miasta Opola naliczenia opłat za grudzień 2012 r.
Sprawdzono czy na koniec roku jednostka dokonała spisów z natury i rozliczenia poszczególnych składników, w tym artykułów żywnościowych znajdujących się w magazynie. W zakresie gospodarki kasowej dane z ewidencji księgowej porównano z raportami kasowymi. W zakresie druków ścisłego zarachowania zapoznano się z zasadami i sposobem postępowania oraz sprawdzono ciągłość numeracji dotychczas wykorzystanych kwitariuszy przychodowych i rozchodowych.
Sprawdzono również czy jednostka posiada opracowane na piśmie procedury kontroli zarządczej oraz czy procedury te są dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
IV. Kryteria
1. Zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych:
1. Wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w:
1) ustawie budżetowej;
2) uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego;
3) planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.
2. Jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepi-sami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
3. Wydatki publiczne powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
4. Jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.
2. Zgodnie z art. 7 ustawy Prawo Zamówień Publicznych - zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców.
3. Zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
V. Sprawy organizacyjne
Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Szarych Szeregów 2 (akta kontroli tom I s. 1), którą Zarząd Miasta Opola przekazał jednostce nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GN-7224c/43/98 z dnia 05.08.1998r.
W okresie objętym kontrolą dyrektorem jednostki była pani Lidia Janicka powołana na to stanowisko przez Prezydenta Miasta Opola z dniem 1 marca 2007 r. Z dokumentów okazanych do kontroli wynika również, że powierzenie zajmowanego stanowiska zostało jej przedłużone do 31.08.2016r.
Głównym księgowym jednostki jest pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)zatrudniona w wymiarze 1/2 etatu od 01. 01.2005 r. do nadal.
Z budżetem gminy jednostka rozlicza się w dziale klasyfikacji budżetowej 801 rozdział 80104. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że w 2012 r. jednostka zaewidencjonowała ogółem 1.650 dokumentów księgowych dotyczących budżetu, wydzielonego rachunku dochodów, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz depozytów.
W kontrolowanej jednostce obowiązują następujące wewnętrzne regulacje prawne dotyczące gospodarki finansowo-księgowej:
- Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów,
- Zasady (polityka) rachunkowości w Przedszkolu Publicznym Nr 55 w Opolu,
- Zakładowy Plan Kont,
- Kontrola zarządcza,
- Instrukcja wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych,
- Regulamin Zamówień Publicznych,
- Regulamin ZFŚS.
W okresie objętym kontrolą przedszkole posiadało wyodrębnione rachunki bankowe dotyczące: budżetu, wydzielonego rachunku dochodów, sum depozytowych oraz funduszu socjalnego. Do 29.06.2012 r. obsługę bankową przedszkola prowadził Bank PKO BP., a następnie Bank Milenium zgodnie z zawartą umową z dnia 08.05.2012 r.
W kontrolowanej jednostce inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych została przeprowadzona w 2010 r. Zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją z przeprowadzonej inwentaryzacji został sporządzony protokół.
Szczegółowo stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce na dzień 31.12.2012 r. przedstawia poniższa tabela:
Tabela nr 1
|
l.p.
|
Wyszczególnienie
|
Ilość osób-umowy
|
Zatrudnienie
w etatach (stan na 31.12.2012 r.)
|
|
1
|
Pracownicy pedagogiczni
|
19
|
17,5
|
|
2
|
Pracownicy administracyjni
|
2
|
1,5
|
|
3
|
Pracownicy obsługi
|
17
|
16.25
|
|
RAZEM:
|
38
|
35,25
|
W 2012 r. przyjęto do pracy na zastępstwo dwóch nauczycieli kontraktowych w pełnym wymiarze czasu pracy. Fakt zatrudnienia nauczycieli został ujęty w aneksach nr 1 i 2 do arkusza organizacyjnego. W tym okresie pracowników niepedagogicznych nie zatrudniano (akta kontroli tom I s. 2).
Stan zatrudnienia nauczycieli według stopnia awansu zawodowego na dzień 31.12.2012 r. przedstawia poniższa tabela:
Tabela nr 2
|
Lp
|
Stopień
awansu zawodowego
|
Zatrudnienie
w osobach
|
Zatrudnienie
w etatach
|
|
1
|
Dyplomowani
|
9
|
8,29
|
|
2
|
Mianowani
|
4
|
3,21
|
|
3
|
Kontraktowi
|
6
|
6,00
|
|
4
|
Stażyści
|
0
|
0
|
|
RAZEM:
|
19,00
|
17.5
|
Na podstawie ewidencji kontroli ustalono, że w 2012 r. w przedszkolu zostały przeprowadzono trzy kontrole zewnętrzne w tym:
- dwie przez Sanepid – uwag nie stwierdzono,
- jedna przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w Opolu. Wydano zalecenie dotyczące wypłacanego zasiłku chorobowego w zaniżonej kwocie. W związku z powyższym dokonano odpowiedniej korekty.
Na dzień 31.12.2012 r. do przedszkola zapisanych było 203 dzieci w ośmiu oddziałach (akta kontroli tom I s. 3).
VI. Dochody budżetowe w 2012 r.
W dniu 7.01.2013 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych przedszkola za 2012 rok. Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 32.318,80 zł i zaewidencjonowano je w trzech paragrafach (akta kontroli tom I s. 4-8).
W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota jest zgodna kontami księgowymi:130 - rachunek bieżący oraz 222 – rozliczenie dochodów budżetowych.
Ustalono, że wykazane w poszczególnych paragrafach kwoty dochodów dotyczyły:
- paragraf 0920 – odsetki od środków zgromadzonych na koncie depozytowym na doskonalenie nauczycieli, oraz odsetki na rachunku burzącym PKO BP – 1.447,72 zł ,
- paragraf 0970 – wpływy z różnych dochodów – zwrot przez pracowników nadpłaconych zasiłków – 5.696,07 zł,
- paragraf 2400 – wpłaty do Urzędu Miasta pozostałości salda rachunku dochodów na 31.12. 2012 r. – 25.175,01 zł.
Ustalono, że otrzymane dochody w całości zostały przekazane na rachunek bankowy Urzędu Miasta.
VII. Wydatki budżetowe w 2012 r.
W ewidencji księgowej (konto 130) jednostka kontrolowana wykazała, że stan początkowy środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2012 r. wynosił 0. W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z wyciągiem.
Ze sporządzonego sprawozdania dotyczącego działu 801 rozdział 80104 wynika, że wydatki budżetowe za okres od stycznia do grudnia 2012 r. wyniosły ogółem 1.459.877,35 zł (akta kontroli tom I s. 10). Kwota ta jest zgodna z ewidencją księgową. W 2012 r. wydatki zostały zaewidencjonowane w sześciu paragrafach tj.: 4010, 4040, 4110, 4120, 4270 oraz 4440. W wyniku kontroli ustalono, że kwoty wydatków ogółem wykazane w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki. Ponadto ustalono, że wykazane w sprawozdaniu dane dotyczące planu oraz zaangażowania są zgodne z kontami pozabilansowymi 980 i 998 (akta kontroli tom I s. 12, 14). Konta te ujęte są w Zakładowym Planie Kont.
Szczegółową kontrolą objęto wszystkie wydatki dokonane w grudniu 2012r. Z analizy sprawozdań za okresy od stycznia do listopada i od stycznia do grudnia oraz z ewidencji księgowej wynika, że w grudniu zaewidencjonowano wydatki w czterech paragrafach tj. 4010, 4110, 4120 i 4270 na łączną kwotę 144.846,76 zł. (akta kontroli tom I s. 9, 11, 20).
Ponadto z powyższych danych wynika, że wydatki w poszczególnych paragrafach wyniosły:
- § 4010 – 100.732,00 zł,
- § 4110 - 28.030,50 zł,
- § 4120 - 3.084,27 zł,
- § 4270 - 12.999,99 zł
Skontrolowano 148 dokumentów księgowych, w tym 37 PK, 3 raporty kasowe, 27 wyciągów bankowych oraz 81 faktur. W wyniku kontroli ustalono, że kwoty wydatków w grudniu ogółem oraz w poszczególnych paragrafach były zgodne z ewidencją konta 130. Na koniec 2012 r. saldo konta 130 wynosiło 0 i było zgodne z wyciągiem bankowym. Również stan gotówki w kasie na koniec 2012 r. wynosił 0.
§ 4010 - wynagrodzenia osobowe pracowników
Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 100.732,00 zł (akta kontroli tom I s. 15). Na podstawie zestawienia wydatków dla poszczególnych paragrafów, wyciągów bankowych oraz ewidencji kont 130, 225, 229 i 240 ustalono, że na powyższą kwotę składają się między innymi:
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.).
W trakcie kontroli dokonano również analizy wynagrodzeń za grudzień wszystkich pracowników przedszkola. Stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Porównano także wysokość naliczenia poszczególnych składników wynagrodzeń z przepisami prawnymi oraz z dokumentacją stanowiącą podstawę ich naliczeń, w tym z:
- regulaminem wynagradzania wraz załącznikami,
- aktami nadania stopnia awansu zawodowego nauczycieli,
- umowami o pracę,
- decyzjami dyrektora dotyczącymi przyznania dodatków motywacyjnych, za wychowawstwo, opiekuna stażu, za specjalizację, w sprawie zmiany wynagrodzeń,
- wydrukami komputerowymi dotyczącymi dodatku za wysługę.
Rozbieżności w tym zakresie nie stwierdzono.
Ustalono, że na wynagrodzenia pracowników pedagogicznych oprócz wynagrodzenia zasadniczego składały się:
-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.).
Podstawą wypłaty premii jest wniosek zatwierdzony przez dyrektora jednostki. Wysokość dodatku funkcyjnego była zgodna z uchwałą Rady Miasta Opola. Wysokość przyznanych premii była zgodna z regulaminem wynagradzania.
§ 4110 - składki na ubezpieczenie społeczne
Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej konta -130 i 229 wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 28.030,50 zł. W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczyła składek ZUS za listopad w kwocie 14.214,36 zł i za grudzień w kwocie 13.816,14 zł. Na podstawie wyciągów bankowych nr 47 i 53 oraz ewidencji kont 130 i 229 ustalono, że przelewu składek do ZUS dokonano w dniach 04 i 29.12.2012 r. (akta kontroli tom I s.11).
§ 4120 - składki na Fundusz Pracy
Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej – konta 130 i 229 wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 3.084,27 zł. W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczyła składek na Fundusz Pracy za listopad i grudzień 2012r. Na podstawie ewidencji księgowej oraz wyciągów bankowych nr 47 i 52 ustalono, że przelewów składek do ZUS dokonano w dniach 01 i 28.12.2012 r. (akta kontroli tom I s. 11).
§ 4270 - zakup usług remontowych
W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano wydatek na kwotę 12.999,99 zł dotyczący montażu drzwi aluminiowych w salach dzieci. Na podstawie ewidencji księgowej oraz wyciągu bankowego nr 51 ustalono, że zapłaty dokonano przelewem w dniu 27.12.2012 r. (akta kontroli tom I s. 20).
VIII. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Z wyciągu bankowego nr 1 z dnia 02.01,2012 r. wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2012 r. wynosił 8.088,94 zł (akta kontroli tom I s. 21). Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową (konto 135 – rachunek ZFŚS (akta kontroli tom I s. 31). Stan początkowy gotówki w kasie wynosił 0.
W 2012 r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 81.765,10 zł (akta kontroli tom I s. ). Kwota odpisu była zgodna z naliczeniem Funduszu Socjalnego oraz z Planem dochodów/wydatków ZFŚS na 2012 r. (akta kontroli tom I s. 22, 30-31).
Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w terminach ustawowych tj. w dniach 21 i 30 maja oraz 25 i 29 września. Ponadto w dniu 19.11.2012 r. dokonano przelewu korekty.
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników jednostki określił dyrektor w Regulaminie Funduszu Świadczeń Socjalnych w Przedszkolu Publicznym nr 55 w Opolu.
Wyżej wymieniony regulamin określa między innymi osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych.
Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków.
Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Wn) oraz wyciągów bankowych konta ZFŚS wynika, że na rachunek bankowy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych środków, wpływały także spłaty pożyczek mieszkaniowych oraz odpis dla emerytów przekazany z Urzędu Miasta (akta kontroli tom I s. 30-31). Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono. Łączna kwota środków posiadanych na rachunku bankowym funduszu w 2012 r. wyniosła 99.785,84 zł.
Z analizy strony Ma konta 135 i konta 101-03 - kasa ZFŚS wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie wyniosły 95.586,71 zł i dotyczyły (akta kontroli tom I s. 30-31):
- dofinansowania do wypoczynku dla 51 osób na łączna kwotę 46.687,89 zł,
- pożyczek mieszkaniowych dla 4 osób na łączną kwotę 7.500,00 zł,
- zapomóg dla 2 osób na łączną kwotę (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)zł,
- dofinansowania do biletów wstępu do filharmonii dla 24osob na łączna kwotę 1.862,00 zł,
- pomocy rzeczowej (wyprawki szkolne, świadczenia rzeczowe) dla 51 osób na łączną kwotę 37.336,82 zł
Wszystkie skontrolowane wydatki posiadały dokumentację potwierdzającą przyznanie ww. świadczeń (wnioski pracowników, protokoły posiedzeń komisji socjalnej, umowy pożyczek oraz listy płac). Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby. Wydatki dot. świadczeń zostały poniesione zgodnie z Regulaminem ZFŚS i stosownymi w tym zakresie przepisami.
Spłaty pożyczek dokonywane są w ratach zgodnie z zawartymi umowami (akta kontroli tom I s. 33).
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2012 r. wynosiło 4.199,13 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 37 (akta kontroli tom I s. 32). Z ewidencji konta 101 wynika, że stan gotówki w kasie na koniec roku wynosił 0.
IX. Zobowiązania
W sprawozdaniu Rb-28S jednostka kontrolowana wykazała stan zobowiązań budżetowych na dzień 31.12.2012 r. w łącznej kwocie 99.549,12 zł. Zobowiązania te dotyczyły paragrafów: 4040, 4110 oraz 4120. W wyniku kontroli ustalono, że wykazane w sprawozdaniu kwoty były zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli tom I s. 34). Na podstawie tej ewidencji ustalono, że
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4040 w kwocie 83.620,27 zł dotyczyły naliczonej trzynastki za 2012 r. (konto 231),
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4110 w kwocie 14.374,33 zł dotyczyły składek ZUS od naliczonej trzynastej pensji (konto 229),
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4120 w kwocie 1.554,52 zł dotyczyły składek na Fundusz Pracy od naliczonej trzynastej pensji (konto 229).
W sprawozdaniu Rb-34S jednostka kontrolowana wykazała stan zobowiązań na dzień 31.12.2012 r. w łącznej kwocie 15.408,12 zł. Ustalono, że wykazany stan zobowiązań ogółem był zgodny z ewidencją konta 201 i 225. W kwocie tej znajdują się zobowiązania z tytułu nadpłat za pobyt dzieci w przedszkolu w kwocie 2.527,76 zł oraz środki z rachunki dochodów w kwocie 12.880, 36 zł (akta kontroli tom I s. 36-37). Sprawdzono także dokumentację dotyczącą wszystkich wydatków dokonanych w styczniu 2013 r. (dokumenty od nr 1 do nr 78). Ustalono, że faktura Nr 1212240170221 z dnia 27.12.2012 r. na kwotę 44,94 dotyczyła opłaty za telefon komórkowy za okres 25.11.2012 r. do 24.12.2012 r. Wymieniona faktura wpłynęła do przedszkola w dniu 04.01.2013 r., a zapłacona przelewem w dniu 13.01.2013 r. Faktura ta nie została ujęta w kosztach i zobowiązaniach roku 2012.
Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że: „stosuje zasadę księgowania w danym roku 12 faktur w kolejnych okresach rozliczeniowych, dotyczy to wydatków cyklicznych pojawiających się w każdym miesiącu”.
X. Należności
W sprawozdaniu Rb-34 kontrolowana jednostka wykazała stan należności w ramach wydzielonego rachunku dochodów w łącznej kwocie 2.431,70 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota była zgodna z ewidencją księgową konta 201 i dotyczyła naliczonych i nie zapłaconych opłat za przedszkole do końca grudnia 2012 r. oraz odsetek od tych należności (akta kontroli tom I s. 35).
XI. Gospodarowanie wydzielonym rachunkiem dochodów w 2012 r.
Wykazany w sprawozdaniu Rb-34S stan środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów na początek 2012 roku wynosił 25.175,01 zł i był zgodny z wyciągiem bankowym nr 249 z dnia 31.12.2011 r. oraz z ewidencją księgową konta 132. Na podstawie wyciągu bankowego nr 2 ustalono, że środki te zostały przekazane na rachunek bankowy Urzędu Miasta Opola w dniu 03.01.2012 r.
XI.1. Źródła dochodów na wydzielonym rachunku
Ustalono, że w kontrolowanej jednostce środki dot. dochodów były gromadzone na wydzielonym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34S wynika, że wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów w 2012 r. wyniosło ogółem 544.392,67 zł.
Na kwotę tę składały się dochody uzyskane w dwóch paragrafach:
- § 0830 – Wpływy z usług – 540.917,89 zł,
- § 0920 – Pozostałe odsetki – 3.474,78 zł.
Zespół kontrolny ustalił, że na dochody w poszczególnych paragrafach składały się:
- § 0830 – opłaty za świadczenia przedszkolne, w tym za wyżywienie,
- § 0920 – odsetki bankowe oraz odsetki za nieterminowe wpłaty za przedszkole.
Wyżej wymienione rodzaje dochodów były zgodne ze źródłami dochodów określonymi w art. 223 ustawy o finansach publicznych oraz w uchwale Rady Miasta Opola.
Wykazane w sprawozdaniu dochody są zgodne z ewidencją konta 132 (akta kontroli tom I s. 39, 40-47). Przypisu opłat za grudzień dokonano dla wszystkich 203 dzieci zapisanych w tym czasie do przedszkola.
Sprawdzono także zgodność naliczenia opłat z uchwałą Rady Miasta Opola za grudzień 2012 r. Ustalono, że opłaty zostały naliczone za wszystkie dzieci. Wysokość miesięcznych opłat za pobyt dzieci w przedszkolu stosownie do ilości godzin została ustalona zgodnie z uchwałą Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2012 r. W pięciu przypadkach zastosowano zniżki w odpłatności za świadczenia. W 1 przypadku podstawą obniżenia opłaty była decyzja Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Komprachcicach, a w 4 przypadkach decyzje wydane przez Miejskie Centrum Świadczeń w Opolu.
XI.2. Wydatki dochodów na wydzielonym rachunku
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34S wynika, że wydatki ze środków dochodów własnych w 2012 r. wyniosły ogółem 556.687,32 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w siedemnastu paragrafach. Ustalono, że kwoty wydatków wykazane w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową. Wykazany w sprawozdaniu stan środków pieniężnych na koniec 2012 r. w kwocie 12.880,36 zł był zgodny z wyciągiem bankowym nr 145 z 31.12.2012 r., saldem konta 132 oraz zgodny z różnicą dochodów i wydatków. Z ewidencji konta 101- Kasa wynika, że stan gotówki w kasie na koniec 2012 roku wynosił 0 zł i był zgodny z raportem kasowym nr 27/2012. Szczegółową kontrolą objęto wszystkie wydatki dokonane w grudniu 2012r. Stan środków na początek miesiąca wynosił 95.920,32 zł, w tym na rachunku bakowym 95.220,32 zł (WB nr 126 z 30.11.2012 r.) oraz w kasie 700,00 zł (RK nr 24 z 30.11.2012 r.) Wpływy w grudniu wyniosły ogółem 40.711,94 zł. Zatem łączna kwota środków posiadanych w grudniu wyniosła 136.632,26 zł. Zaksięgowane w grudniu wydatki były niższe od tej kwoty o 12.880,36 zł i wyniosły ogółem 123.751,90 zł.
Skontrolowano dokumenty źródłowe dotyczące wydatków w grudniu. Wszystkie skontrolowane dokumenty dotyczyły zaewidencjonowanych paragrafów i zostały prawidłowo zaklasyfikowane, zadekretowane, opisane pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym i zatwierdzenia do wypłaty. Ponadto wydatki zostały uregulowane w terminie. Nie stwierdzono wydatków poniesionych na cele inne niż wymienione w ustawie o finansach publicznych i uchwale Rady Miasta Opola. Zespół kontrolny ustalił także że wszystkie płatności zostały przekazane na właściwe konta kontrahentów.
Ponadto sprawdzono wydatki wykazane w sprawozdaniu w § 4440 – Odpis na ZFŚS kwocie 605,00 zł. Ustalono, że wydatek został poniesiony w listopadzie i dotyczył odpisu korekty na fundusz socjalny (akta kontroli tom I s. 53-54).
Na podstawie ewidencji kont 101 i 132 ustalono, że wydatki w grudniu zaksięgowano w czternastu niżej wymienionych paragrafach:
Rozdział 80104 § 3020 – Wydatki osobowe nie zaliczone do wynagrodzeń
Wydatki ogółem wyniosły 2.844,18 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 2.153,26 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 5 wydatków, które dotyczyły zakupu obuwia (akta kontroli tom I s. 52).
Rozdział 80104 § 4140 – Składki na PFRON
Wydatki ogółem wyniosły 5.352,00 zł. W grudniu wydatki wyniosły 1.908,00 zł i dotyczyły składek na PFRON za listopad i grudzień (akta kontroli tom I s. 50).
Rozdział 80104 § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia
Wydatki ogółem wyniosły 43.646,10 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 18.119,24 zł. Wszystkie wydatki dotyczyły zakupu materiałów i wyposażenia, środków czystości, materiałów biurowych i tp. (akta kontroli tom I s. 50).
Rozdział 80104 § 4220 – Zakup żywności
Wydatki ogółem wyniosły 77.909,08 zł. Wydatki w grudniu wyniosły17.325,07 zł. Wszystkie wydatki dotyczyły zakupu żywności (akta kontroli tom I s. 49-50).
Rozdział 80104 § 4240 – Zakup pomocy naukowych i dydaktycznych
Wydatki ogółem wyniosły 24.065,65 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 18.322,18 zł. Wszystkie wydatki dotyczyły zakupu pomocy dydaktycznych i edukacyjnych, gier dla dzieci, telewizorów do sal dzieci ( akta kontroli tom I s. 49).
Rozdział 80104 § 4260 – Zakup energii
Wydatki ogółem wyniosły 47.492,29 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 11.113,85 zł. Wszystkie zaewidencjonowane w grudniu wydatki dotyczyły zapłaty za energię cieplną, energię elektryczną oraz wodę (akta kontroli tom I s. 49).
Rozdział 80104 § 4270 – Zakup usług remontowych
Wydatki ogółem wyniosły 83.473,90 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 19.735,21 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 4 wydatki, które dotyczyły montażu drzwi oraz konserwacji dźwigu i sieci monitoringu (akta kontroli tom I s. 49).
Rozdział 80104 § 4280 – Zakup usług zdrowotnych
Wydatki ogółem wyniosły 888,00 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 290,00 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowane 2 wydatki, które dotyczyły badań okresowych i profilaktycznych (akta kontroli tom I s. 49).
Rozdział 80104 § 4300 – Zakup usług pozostałych
Wydatki ogółem wyniosły 22.013,78 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 4.753,94 zł. Zaewidencjonowane w grudniu wydatki dotyczyły między innymi usług informatycznych, wywozu ścieków, monitoringu (akta kontroli tom I s. 48-49).
Rozdział 80104 § 4350 – Opłaty za usługi dostępu do internetu
Wydatki ogółem wyniosły 356,88 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 1 wydatek na kwotę 59,48 zł, który dotyczył zapłaty faktury za grudzień 2012 r. (akta kontroli tom I s. 48).
Rozdział 80104 § 4360 – Zakup usług telefonii komórkowej
Wydatki ogółem wyniosły 297,19 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 1 wydatek na kwotę 44,94 zł, który dotyczył zapłaty faktury za usługę telekomunikacyjną (akta kontroli tom I s. 48).
Rozdział 80104 § 4370 – Zakup usług telefonii stacjonarnej
Wydatki ogółem wyniosły 762,38 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 1 wydatek na kwotę 118,86 zł, który dotyczył zapłaty faktury za usługę telekomunikacyjną (akta kontroli tom I s. 48).
Rozdział 80104 § 4410 – Podróże służbowe krajowe
Wydatki ogółem wyniosły 442,00 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 1 wydatek na kwotę 52,00 zł. który dotyczył (akta kontroli tom I s. 48).
Rozdział 80104 § 6050 – Wydatki inwestycyjne
Wydatki ogółem wyniosły 29.755,47 zł i w całości zostały poniesione w grudniu. Wydatku dokonano w dniu 27.12.2012 r. i dotyczył on ocieplenia części budynku (akta kontroli tom I s. 51). Wartość zamówienia wynosiła poniżej 14 tys. euro. Z protokołu z dnia 29.10.2012 r. dotyczącego wyłonienia wykonawcy wynika, że zapytanie skierowano tylko do 1 wykonawcy z terminem realizacji zadania do końca 2012 r.
XII. Gospodarka kasowa
Zasady gospodarki kasowej opisane są w instrukcji kasowej. Wszystkie obroty gotówkowe są dokumentowane dowodami kasowymi. Ewidencja księgowa konta 101 prowadzona jest oddzielnie dla budżetu, wydzielonego rachunku oraz funduszu socjalnego. Na koniec 2012 r. stany gotówki w kasie wykazane na poszczególnych kontach wynosiły 0 i były zgodne z raportami kasowymi oraz protokołami inwentaryzacji z dnia 31.12.2012 r. (akta kontroli tom I s.55-59 ).
XIII. Druki ścisłego zarachowania
W jednostce prowadzona jest książka druków ścisłego zarachowania. Bezpośrednią kontrolę nad drukami ścisłego zarachowania sprawuje główna księgowa. Inwentaryzację druków przeprowadzono w dniu 31.12.2012 r. Prowadzona jest ewidencja bloczków Kp i Kw oraz arkuszy spisu z natury. Stwierdzono ciągłość numeracji dotychczas wykorzystanych kwitariuszy przychodowych i rozchodowych.
XIV. Gospodarka magazynowa
Komisyjnego spisu z natury stanu magazynu żywnościowego dokonano w dniu 31.12.2012 r. Z arkusza spisowego wynika, że na stanie magazynu były artykuły żywnościowe o wartości 2.896,71 zł. Ustalono, że dane wykazane w arkuszu spisowym są zgodne z saldem końcowym konta 310 – materiały (akta kontroli tom I s. 60-67).
XV. Umowy najmu i dzierżawy
W 2012 r. jednostka kontrolowana nie zawierała żadnych umów najmu ani umów dzierżawy.
XVI. Kontrola zarządcza
W Przedszkolu Publicznym Nr 55 w Opolu Regulamin sprawowania kontroli zarządczej wprowadzono Zarządzeniem Nr 3/08 Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 55 w Opolu z dnia 07.01.2008 r. oraz zmieniono kolejno następującymi zarządzeniami Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 55 w Opolu:
- Zarządzeniem Nr 8/08 z dnia 25.04.2008 r.
- Zarządzeniem Nr 11/10 z dnia 17.05.2010 r.
- Zarządzeniem Nr 25/11 z dnia 29.12.2011 r.
- Zarządzeniem Nr 24/12 z dnia 28.12.2012 r.
Dyrektor przedszkola jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej organizuje szereg działań dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem w szczególności dla zapewnienia:
- zgodności działań z przepisami prawa oraz obowiązującymi w placówce procedurami;
- skuteczności i efektywności działania;
- wiarygodności sprawozdań;
- ochrony zasobów;
- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
- zarządzania ryzykiem.
W związku z prowadzeniem kontroli zarządczej w placówce obowiązują również:
- Kodeks etyczny nauczycieli zatrudnionych w Przedszkolu Publicznym Nr 55 w Opolu wprowadzony Zarządzeniem Nr 6/12 Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 55 w Opolu z dnia 22.02.2012 r.
- Kodeks etyczny pracowników samorządowych zatrudnionych w Przedszkolu Publicznym Nr 55 w Opolu wprowadzony Zarządzeniem Nr 5/12 Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 55 w Opolu z dnia 22.02.2012 r.
Podpisane oświadczenie o zapoznaniu się z powyższymi kodeksami każdy pracownik posiada w teczce akt osobowych.
- Regulamin Kontroli wewnętrznej wprowadzony Zarządzeniem Nr 24/11 Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 55 w Opolu z dnia 29.12.2011 r.
W związku z prowadzoną kontrolą wewnętrzną w danym roku kalendarzowym opracowywany jest Plan kontroli wewnętrznej określający obszary, zagadnienia i harmonogram kontroli wewnętrznej w Przedszkolu Publicznym Nr 55 w Opolu. Czynności kontrolne dokumentowane są z wykorzystaniem druku notatki służbowej kontroli wewnętrznej w PP – 55.
W 2012 roku dyrektor przedszkola poddał kontroli następujące obszary:
- Baza organizacyjno – prawna
- Gospodarka finansowo – księgowa
- Dyscyplina pracy
- Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
- Ochrona przed zagrożeniem
- Procedura zarządzania ryzykiem w Przedszkolu Publicznym Nr 55 w Opolu wprowadzona Zarządzeniem Nr 23/11 Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 55 w Opolu z dnia 29.11.2011 r.
Realizacja procedury polega na identyfikacji ryzyka, analizie ryzyka, ocenie ryzyka czego efektem jest utworzenie rejestru występujących ryzyk uwzględniający istotność, prawdopodobieństwo i sposób realizacji ryzyka.
W 2012 roku dokonano określenia ryzyka dla 11 celów po hierarchizacji. Dyrektor przedszkola skupiła się na podniesieniu efektów wychowawczo-dydaktycznych, prawidłowym wykorzystaniu 100% wydatków budżetowych przedszkola, zabezpieczeniu i prawidłowej gospodarce majątkiem, doposażeniu placówki, efektywnej gospodarce dochodami własnymi, zwiększeniem efektów pracy, dobrej gospodarce żywieniowej, szkoleniu pracowników, dobrej atmosferze w pracy oraz zapewnieniu bezpieczeństwa w przedszkolu.
Przedszkole Publiczne Nr 55 w Opolu jako placówka publiczna do wytyczenia swojego kierunku pracy jak również w celu określenia jasnych zasad i zadań posiada Statut wprowadzony w życie Uchwałą Rady Pedagogicznej Przedszkola Publicznego Nr 55 w Opolu Nr 3/2011 z dnia 27.07.2011 r. Dokument ten zawiera:
1) Cele przedszkola, którymi są:
a) wspomaganie rozwoju i wczesna edukacja dzieci od trzeciego roku życia do rozpoczęcia nauki w klasie pierwszej szkoły podstawowej,
b) tworzenie warunków umożliwiających dziecku osiągnięcie gotowości szkolnej,
c) wspomaganie i ukierunkowanie rozwoju dziecka zgodnie z jego wrodzonym potencjałem i możliwościami rozwojowymi w relacjach ze środowiskiem społeczno - kulturowym i przyrodniczym,
d) wspomaganie wychowawczej i opiekuńczej roli rodziny w ścisłym z nią współdziałaniu.
oraz następujące
2) Zadania przedszkola:
a) zapewnienie opieki, wychowania i uczenia się w atmosferze akceptacji i bezpieczeństwa,
b) zapewnienie dzieciom bezpiecznych i higienicznych warunków pobytu w przedszkolu,
c) organizowanie pracy z dziećmi zgodnie z zasadami higieny pracy, nauki i wypoczynku oraz prawidłowościami psychologii rozwojowej dzieci,
d) dostosowanie treści, metod i form pracy dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej do możliwości rozwojowych dziecka,
e) udzielanie pomocy pedagogiczno – psychologicznej,
f) organizowanie opieki nad dziećmi niepełnosprawnymi w zakresie dopuszczonym możliwościami techniczno-lokalowymi organizacyjnymi przedszkola,
g) podtrzymywanie poczucia tożsamości narodowej, etnicznej, językowej i religijnej,
h) pomoc dzieciom z rodzin będących w trudnej sytuacji życiowej i materialnej,
i) informowanie rodziców na bieżąco o postępach dziecka,
j) uzgadnianie wspólnie z rodzicami kierunków i zakresu zadań realizowanych przez przedszkole.
W celu zapewnienia właściwego funkcjonowania placówki we wszystkich obszarach do realizacji przez wszystkich pracowników wprowadzono również szereg regulaminów i procedur, z którymi pracownicy są zapoznawani.
W 2012 roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej wprowadzono kodeksy postępowania etycznego. Wszystkie działania prowadzone w tym roku zostały podsumowane na zebraniach z pracownikami a dyrektor przedszkola wypełniła ankietę do samooceny kontroli zarządczej za rok 2012. Na tej podstawie w dniu 18.01.2013 r. napisano oświadczenie o stanie kontroli zarządczej dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 55 w Opolu za rok 2012 w, którym stwierdzono, że w minionym roku w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 20 ust.1-2 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja 2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu (podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny (podpisy)
Data: ……………………………….
|
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.............................................................................................................
.............................................................................................................
..........................................................................................................................................................................................................................
|
2013-12-20 10:07:01 - 
