A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Zespół Szkół Zawodowych nr 4

                      

KWiA-I.1711.00013.2013 KWiA-I.ZD-00101/13	Opole, 28.06.2013 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 21/13
Jednostka kontrolowana	Zespół Szkół Zawodowych Nr 4 im. Bronisława Koraszewskiego 48-867 Opole ul. Hallera 4.
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	Od 27  maja do 24 czerwca 2013 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Wiesław Pałczyński – inspektor w  Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu Tadeusz Lech –główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Przedmiot kontroli	Gospodarka finansowa za I kwartał 2013r. oraz ZFŚS za 2012 r.
Okres objęty kontrolą	2012 r. i I kwartał 2013 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Bożena Czapska - Czoch – dyrektor szkoły
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielały	Bożena Czapska – Czoch – dyrektor szkoły (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- główna księgowa

 

I. Podstawy prawne

 

1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z  2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
3. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).
5. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia      2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz. U. Nr 22, poz. 181 z późniejszymi zmianami).
6. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
7. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz 177 z późniejszymi zmianami).
8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami).
9. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. 38 poz. 861 z późniejszymi zmianami).
10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).
11. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 z późniejszymi zmianami).
12. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50 poz. 398 z późniejszymi zmianami).
13. Uchwała Nr XLVII/500/09 Rady Miasta Opola z dnia 26 marca 2009 r. w sprawie regulaminu określającego wysokość stawek oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy, za wysługę lat, szczegółowy sposób obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oraz szczegółowe zasady przyznawania i wypłacania nauczycielskiego dodatku mieszkaniowego.
14. Uchwała Nr LXXV/813/10 Rady Miasta Opola z dnia 9 listopada 2010 r. w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych, dokonywania w nim zmian i ich zatwierdzania.
15. Uchwała Nr VIII/93/11 Rady Miasta Opola z dnia 31 marca 2011 r. zmieniająca uchwałę w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych, dokonywania w nim zmian i ich zatwierdzania.
16. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 tekst jednolity z dnia 01.01.2012 r.).
17. Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

 

II. Cel kontroli

Celem kontroli było:

- dokonanie oceny prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej,

- sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji dochodów i wydatków,

- sprawdzenie zgodności sporządzanych sprawozdań z ewidencją księgową.

 

III. Metodyka przeprowadzenia kontroli

Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych  w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora jednostki. Dane zawarte w sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z przepisami i planem finansowym.

Szczegółową kontrolą objęto:

- zgodność z ewidencją otrzymanych i odprowadzonych do Urzędu Miasta dochodów budżetowych,

-  zapisy w ewidencji księgowej dotyczące wszystkich wydatków budżetowych,

-   wpływy i wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2012r.,

-   zgodność z ewidencją księgową stanu zobowiązań i należności.

Sprawdzono czy jednostka dokonała spisów z natury poszczególnych składników majątkowych. W zakresie gospodarki kasowej dane z ewidencji księgowej porównano z raportami kasowymi. W zakresie druków ścisłego zarachowania zapoznano się z zasadami i sposobem postępowania oraz sprawdzono ciągłość numeracji dotychczas wykorzystanych kwitariuszy przychodowych.

Sprawdzono również czy jednostka posiada opracowane na piśmie procedury kontroli zarządczej oraz czy procedury te są dostosowane do specyfiki  jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.

  

IV. Sprawy organizacyjne

                                                                

           

 

Zespół Szkół Zawodowych Nr 4 w Opolu funkcjonuje od dnia 1 września 1999 r., na podstawie Uchwały Nr VI/74/99 Rady Miasta Opola z dnia 11 marca 1999 r. w sprawie dostosowania aktów założycielskich publicznych szkół podstawowych działających na terenie gminy Opole do obowiązujących przepisów prawa. Siedzibą szkoły jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Hallera 4, którą Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GNGiK-JO-72244/9/08 z 19.06.2008r. W okresie objętym kontrolą dyrektorem szkoły była pani Bożena Czapska – Czoch powołana na to stanowisko na okres od 1 września 2012 r. do 31 sierpnia 2017 r.

     Głównym księgowym szkoły jest pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)zatrudniona na tym stanowisku od dnia 17 marca 2009 r., początkowo na ¾ etatu a od 9 maja 2009r  w wymiarze pełnego etatu (akta kontroli nr 13/21/I/4-5).

         Z budżetem gminy szkoła rozlicza się w niżej wymienionych działach i rozdziałach klasyfikacji budżetowej:

-dział 801 – oświata i wychowanie, rozdział 80130 – szkoły zawodowe,

- dział 801 – oświata i wychowanie, rozdział 80195 – pozostała działalność.

         Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.

         W kontrolowanym okresie szkoła posiadała sześć rachunków bankowych, założonych w Banku Millenium:

- 215585721 rachunek budżetowy,

- 215585774 rachunek ZFŚS,

- 215585879 wydzielony rachunek dochodów,

- 215585826 rachunek depozytowy,

- 223067632 „ Comenius”,

-219930369 „Leonardo”.

         Księgi rachunkowe w szkole prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Księgowość Optivum Vulcan.

Wewnętrzne regulacje prawne dotyczące funkcjonowania gospodarki finansowo-księgowej w kontrolowanej jednostce to:

- Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych  – załącznik 1;

- Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego – załącznik 2;

- Sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowy plan kont – załącznik 3;

- Zasady ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów – załącznik 4;

- Opis sytemu informatycznego – załącznik 5

- Instrukcja obiegu dokumentów księgowo – finansowych w jednostce – zał. 6;

- Instrukcja realizacji  Programu Leonardo da Vinci  będącego częścią Programu „Uczenie się przez całe życie” Tytuł  projektu: Dobre tradycje maltańskich hotelarzy i restauratorów - wzór działania załącznik nr 7.

- Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej i obowiązków kasjera.

- Instrukcja inwentaryzacyjna,

- Instrukcja ewidencji formularzy druków objętych kontrolą zużycia (druków ścisłego zarachowania)

- Instrukcja magazynowa w ZSZ Nr 4 w Opolu.

 

W kontrolowanej jednostce  inwentaryzacja środków trwałych została przeprowadzona od 15.10.2010 r. – 31.12.2010 r. (15.10.2010 r.- 15.11.2010 r. spis z natury) (31.12.2010 r. protokół - weryfikacja prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych przez porównanie ich ze stanem geodezyjnym - środki trwałe grunty).

Zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją z przeprowadzonej inwentaryzacji zostały sporządzone protokóły stany spisano na arkuszach spisowych nr 471, 482, 521, 570, 619, 633, oraz sporządzono protokół weryfikacji konta 011-00 „Środki trwałe grunty”. Różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono.

Natomiast ze sprawozdania końcowego z przebiegu inwentaryzacji rocznej z 31.12.2012 r. wynika że:

- inwentaryzacja znaczków i biletów MZK – stan na kwotę,- 0,00 zł.

- inwentaryzacja magazynu – stan materiałów w magazynie na kwotę, - 5. 511,63 zł.

Inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania stan zgony z książkami druków ścisłego zarachowania (świadectwa).

Inwentaryzacja kasy druków ścisłego zarachowania i gotówki w kasie – stan faktyczny porównano z saldem raportów kasowych wszystkich rachunków saldo: 0,00 zł

Stwierdzono stan gotówki w kasie 0,00 zł.

Ze sprawozdania końcowego z przebiegu inwentaryzacji rocznej z 31.12.2012 r. wynika że: