|
|
Opole, 23.05.2013 r.
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 15/2013
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Żłobek Nr 2 w Opolu
ul. Plac Teatralny 3
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
12.04.2013 r. do 22.05.2013 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Jacek Spadło – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Przedmiot kontroli
|
Gospodarka finansowa
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2012 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Danuta Andruchów - dyrektor żłobka
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
Danuta Andruchów – dyrektor
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– główna księgowa
|
Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. 38 poz. 861 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).
- Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50 poz. 398 z późniejszymi zmianami).
10. Ustawa z dnia 4 lutego 2011 o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U.2011, Nr 45 poz. 235).
11. Uchwała nr X/146/11 Rady Miasta Opola z dnia 26 maja 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości opłaty za pobyt dziecka w żłobku utworzonym przez Miasto Opole, wysokości dodatkowej opłaty za wydłużony wymiar opieki, maksymalnej wysokości opłaty za wyżywienie oraz określenia warunków częściowego lub całkowitego zwolnienia od ponoszenia opłaty za pobyt.
12. Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
Cel kontroli
Celem kontroli było:
- dokonanie oceny prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej,
- sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji księgowej.
- sprawdzenie zgodności sporządzanych sprawozdań z ewidencją księgową.
Kryteria
1. Zgodnie z art. 1. ust.1. ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej „Funduszem”, i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.
2.Zgodnie z art. 2. pkt 1. ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - działalność socjalna oznacza - usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową;
3. Zgodnie z art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie
4. Zgodnie z art. 10 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -środkami Funduszu administruje pracodawca.
5. Zgodnie z § 8 ust. 2 pkt 1-5 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącą załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej - sprawozdania sporządza się następująco:
- w kolumnie „Plan (po zmianach)” wykazuje się dane o planowanych wydatkach;
- w kolumnie „Zaangażowanie” wykazuje się dane dotyczące zaangażowania planu wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym;
- w kolumnie „Wydatki wykonane” wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego;
- w kolumnie „Zobowiązania ogółem” wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone do końca okresu sprawozdawczego;
- w kolumnie „Zobowiązania wymagalne” wykazuje się zobowiązania, których termin zapłaty minął przed upływem okresu sprawozdawczego, a nie są ani przedawnione, ani umorzone, z wyróżnieniem zobowiązań powstałych w latach ubiegłych i zobowiązań powstałych w roku bieżącym.
6. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej:
- Konto 980 - „Plan finansowy wydatków budżetowych” służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych. Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego zmiany. Na stronie Ma konta 980 ujmuje się:
1) równowartość zrealizowanych wydatków budżetu;
2) wartość planu niewygasających wydatków budżetu do realizacji w roku następnym;
3) wartość planu niezrealizowanego i wygasłego. Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych.
Konto 980 nie wykazuje na koniec roku salda.
Konto 998 - „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym.
Na stronie Wn konta 998 ujmuje się:
1) równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym;
2) równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego.
Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.
Ewidencja szczegółowa do konta 998 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.
Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda.
7. Zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora jednostki.
Dane zawarte w sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z przepisami i planem finansowym.
Szczegółową kontrolą objęto:
- zgodność z ewidencją księgową danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S dotyczących planu, zaangażowania, wydatków oraz zobowiązań,
- zgodność z ewidencją i sprawozdaniem Rb-27S otrzymanych i odprowadzonych do Urzędu Miasta dochodów budżetowych,
- zapisy w ewidencji księgowej dotyczące wszystkich wydatków budżetowych za grudzień 2012 r.,
- wpływy i wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2012r.,
- zgodność z ewidencją księgową stanu zobowiązań i należności,
- realizacja zobowiązań w styczniu 2012 r.,
- zgodność z uchwałą Rady Miasta Opola naliczenia opłat za grudzień 2012 r.
Sprawdzono czy na koniec roku jednostka dokonała spisu z natury i rozliczenia artykułów żywnościowych znajdujących się w magazynie. W zakresie gospodarki kasowej dane z ewidencji księgowej porównano z raportami kasowymi. W zakresie druków ścisłego zarachowania zapoznano się z zasadami i sposobem postępowania oraz sprawdzono ciągłość numeracji dotychczas wykorzystanych kwitariuszy przychodowych i rozchodowych.
Sprawdzono również czy jednostka posiada opracowane na piśmie procedury kontroli zarządczej oraz czy procedury te są dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
USTALENIA KONTROLI
Sprawy organizacyjne
Żłobek Nr 2 w Opolu jest gminną samorządową jednostką budżetową. Podstawą prawną działalności żłobka jest ustawa z dnia 4 lutego 2011 o opiece nad dziećmi w wieku do la 3-ch. Żłobek funkcjonuje w oparciu o Statut Żłobka, który został zatwierdzony Uchwałą Nr X/148/11 Rady Miasta Opola z dnia 26.05.2011r. Żłobek Nr 2 został wpisany do rejestrów żłobków prowadzonych przez Gminę Opole dnia 01.07.2011r pod poz. 3/Ż. Siedzibą Żłobka Nr 2 w Opolu jest nieruchomość, położona przy ul. Pl. Teatralny 3. Budynkiem administruje i zarządza Dyrektor Przedszkola Publicznego Nr 28 w Opolu. Pomiędzy Żłobkiem Nr 2 a Przedszkolem Nr 28 jest zawarte porozumienie z dnia 01.05.1999r o wspólnym wykorzystaniu obiektu i wspólnym ponoszeniu kosztów eksploatacyjnych ( Aneks porozumienia z dnia 03.09.2012r.)
W okresie objętym kontrolą dyrektorem jednostki była pani Danuta Andruchów zatrudniona na tym stanowisku od dnia 01 maja 1999r. Głównym księgowym jednostki jest pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)zatrudniona na tym stanowisku w Żłobku nr 4 od 01 maja 1999r. na czas nieokreślony. Zgodnie z § 11 i 12 Regulaminu Organizacyjnego Żłobka nr 4 - obsługę ekonomiczną i administracyjną środków budżetowych dla wszystkich żłobków prowadzi Żłobek Nr 4 przy ul. Barlickiego 2. Zakres czynności głównej księgowej obejmuje również prowadzenie odrębnej rachunkowości dla wszystkich żłobków.
Z budżetem gminy jednostka rozlicza się w dziale klasyfikacji budżetowej 853 rozdział 85305.
W okresie objętym kontrolą Żłobek Nr 2 posiadał jeden rachunek bankowy- rachunek bieżący.
W kontrolowanej jednostce w dniu 28.12.2012r. została przeprowadzona inwentaryzacja zapasów artykułów spożywczych. Zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją z przeprowadzonej inwentaryzacji został sporządzony protokół, z którego wynika, że różnic nie stwierdzono.
Na podstawie ewidencji kontroli ustalono, że w 2012 roku w Żłobku Nr 2 zostały przeprowadzone cztery kontrole zewnętrzne, w tym przez: Powiatowy Inspektorat Sanitarny w Opolu (2 razy), Straż Pożarną w Opolu oraz Wydział Polityki Społecznej Urzędu Miasta Opola. Straż Pożarna wydała zalecenie dotyczące wymiany parkietu w pomieszczeniach dla dzieci oraz zabezpieczeń przeciwpożarowych Realizacją zaleceń zajmuje się Wydział Inwestycji Miejskich Urzędu Miasta Opola.
Na dzień 31.12.2012r. w Żłobku Nr 2 w Opolu było zapisanych 60 dzieci w 2 grupach.
Stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce na dzień 31.12.2012r. wynosił ogółem 17 osób w wymiarze pełnych etatów, w tym:
- opiekunki dziecięce 5
- pielęgniarki 3
- woźne 4
- pracownicy obsługi 3
- administracja 2
Pracownicy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. W 2012 roku przyjęto do pracy jednego pracownika (akta kontroli Nr 13/15/I/1).
Dochody budżetowe
W dniu 31.01.2013r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb -27S z wykonania planu dochodów budżetowych żłobka za 2012r. (akta kontroli Nr 13/15/I/2). Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wynosiły ogółem 268.645,77 zł i zaewidencjonowano je w trzech paragrafach.
W wyniku kontroli ustalono, że dochody te są zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki.
Ustalono, że wykazane w poszczególnych paragrafach kwoty dochodów dotyczyły:
- paragraf 0830 – opłata za pobyt dzieci - 266.880,00 zł,
- paragraf 0920 – odsetki - 864,18 zł,
- paragraf 0970 – odszkodowania - 901,59 zł.
Wysokość opłaty za pobyt dziecka w żłobku określa Uchwała Rady Miasta Opola Nr X/146/11 z dnia 26 maja 2011r. Na podstawie w/w uchwały pobierana jest opłata w wysokości 23% minimalnego wynagrodzenia t.j. 345,00 zł miesięcznie oraz 5.00 zł dziennej stawki żywieniowej.
Otrzymane dochody w całości zostały przekazane na rachunek bankowy Urzędu Miasta (akta kontroli Nr 13/15/I/3-19). Sprawdzono także zgodność naliczenia opłat z uchwałą Rady Miasta Opola za grudzień 2012 r. Ustalono, że w miesiącu tym do żłobka uczęszczało 60 dzieci w 2 grupach. Opłaty zostały naliczone za wszystkie dzieci. Wysokość miesięcznych opłat za pobyt dzieci w żłobku została ustalona zgodnie z uchwałą Rady Miasta Opola. W jednym przypadku zastosowano zniżkę w odpłatności za pobyt.
Podstawą obniżenia opłaty był pobyt w żłobku drugiego dziecka z tej samej rodziny, a wysokość opłaty obniżono o 50% (akta kontroli Nr 13/15/I/39-45).
Wydatki budżetowe
W ewidencji księgowej (konto 130) jednostka kontrolowana wykazała, że stan początkowy środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2012r. wynosił 0 (akta kontroli Nr 13/15/I/20). W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z wyciągiem bankowym nr 1 z dnia 02.01.2012r.
Ze sporządzonego sprawozdania dotyczącego działu 853 rozdział 85305 oraz z dokumentacji księgowej jednostki wynika, że wydatki budżetowe za okres od stycznia do grudnia 2012r. wyniosły ogółem 843.917,86 zł (akta kontroli Nr 13/15/I/22). Kwota ta jest zgodna z ewidencją księgową Urzędu Miasta Opola dotyczącą przekazanych środków do jednostki na działalność w 2012r. W Zakładowym Planie Kont brak jest konta pozabilansowego 980 - „Plan finansowy wydatków budżetowych” i kontrolowana jednostka nie prowadzi takiego konta (akta kontroli Nr 13/15/I/25). Wykazana w sprawozdaniu kwota zaangażowania, jest zgodna z persaldem konta 998 - „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” (akta kontroli Nr 13/15/I/26). Wydatki zostały zaewidencjonowane w siedemnastu paragrafach. W wyniku kontroli ustalono, że kwoty wydatków ogółem wykazane w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki.
Szczegółową kontrolą objęto wszystkie wydatki dokonane w grudniu 2012r.
Z wyciągu bankowego nr 88 wynika, że stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.12.2012r. wynosił 54.391,23 zł, w tym: kwota 28.542,14 – stan środków budżetowych, kwota 25.849,09 – stan dochodów budżetowych.
Wpływy ogółem na rachunek bieżący jednostki środków budżetowych przekazanych przez Urząd Miasta wyniosły w grudniu 100.070,00 zł. Z analizy sprawozdań za okresy od stycznia do listopada i od stycznia do grudnia oraz z ewidencji księgowej wynika, że w grudniu zaewidencjonowano wydatki w jedenastu paragrafach na łączną kwotę 115.475,00 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że kwoty wydatków w grudniu ogółem oraz w poszczególnych paragrafach były zgodne z ewidencją konta 130. Na podstawie wyciągu bankowego nr 105 ustalono, że niewykorzystaną kwotę 13.137,14 zł jednostka zwróciła do Urzędu Miasta w dniu 31.12.2012r.
Na koniec 2012 roku saldo konta 130 wynosiło 0 i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 105 z dnia 31.12.2012r. Również stan gotówki w kasie na koniec 2012r. wynosił 0- Raport kasowy Nr 23/2012 za okres 15- 27.12.2012r.
Wszystkie skontrolowane dokumenty dotyczyły zaewidencjonowanych paragrafów i zostały prawidłowo zaklasyfikowane, zadekretowane, opisane pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. Ponadto wydatki zostały uregulowane w terminie. Wydatki w grudniu zaewidencjonowano w jedenastu niżej wymienionych paragrafach:
§ 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników
Wydatki ogółem wyniosły 522.762,53 zł. Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 57.431,69 zł. Na podstawie zestawienia wydatków dla poszczególnych paragrafów, wyciągów bankowych nr 89, 91, 98, 100, 105 za okres od 01 do 31.12.2012r. oraz ewidencji kont 130, 225, 229, 231,234, 240 ustalono, że na powyższą kwotę składają się między innymi:
- (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
Ponadto na kwotę tych wydatków składają się potrącone z wynagrodzeń składki ZUS od pracowników, składki ubezpieczeniowe PZU, potrącone pożyczki PKZP i mieszkaniowe, podatek od wynagrodzeń.
W okresie objętym kontrolą na wynagrodzenia oprócz płacy zasadniczej składały się między innymi:
-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.).
Porównano wysokość naliczenia poszczególnych składników wynagrodzeń z przepisami prawnymi oraz dokumentacją stanowiącą podstawę ich naliczenia, w tym z:
- regulaminem wynagradzania
- regulaminem premiowania
- umowami o pracę
- wydrukami komputerowymi dotyczącymi dodatków za wysługę lat.
Rozbieżności nie stwierdzono. Kwoty przyznanych premii były zgodne z regulaminem premiowania.
§ 4110 składki na ubezpieczenia społeczne
Wydatki ogółem wyniosły 92.241,33 zł. Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej konta – 130 i 229 wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 14.593,78 zł. W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczyła składek ZUS za listopad i grudzień 2012r. oraz była zgodna z deklaracjami DRA. Na podstawie zestawienia wydatków dla poszczególnych paragrafów, wyciągów bankowych nr 89, 105 oraz ewidencji kont 130 i 229 ustalono, że na powyższą kwotę składają się:
- składki ZUS od pracodawcy za listopad w kwocie 7.011,35 zł.
- składki ZUS od pracodawcy za grudzień w kwocie 7.582,43 zł.
Przelewu składek do ZUS dokonano w dniach 04 i 31.12.2012r.
§ 4120 składki na Fundusz Pracy
Wydatki ogółem wyniosły 12.357,31 zł. Ze sprawozdania oraz ewidencji księgowej- konta 130 i 229 wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 1.906,24 zł. W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczy składek na Fundusz Pracy za listopad i grudzień 2012r. oraz była zgodna z deklaracjami DRA. Na podstawie tej ewidencji oraz wyciągów bankowych nr 89 i 105 ustalono, że przelewów składek do ZUS dokonano w dniach 04 i 31.12.2012r.
§ 4210 Zakup materiałów i wyposażenia
Wydatki ogółem wyniosły 30.302,58 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 17.283,96 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano ogółem 14 wydatków, które dotyczyły zakupu materiałów i wyposażenia, środków czystości, materiałów biurowych, materiałów do konserwacji i napraw. (WB nr 91,95,100,102,103, RK 22/2012 i RK 23/2012).
§ 4220 Zakup środków żywności
Wydatki ogółem wyniosły 46.756,84 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 2.573,82 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 3 wydatki (rozliczenia zaliczek stałych) na zakup żywności (WB nr 91,95,100,102 i RK 22/2012, RK 23/2012r).
§ 4230 Zakup leków i materiałów medycznych
Wydatki ogółem wyniosły 545,26 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 381,54 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 2 wydatki – RK 22/2012r. i RK 23/2012r.
§ 4240 Zakup pomocy naukowych i dydaktycznych
Wydatki ogółem wyniosły 549,70 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 549,70 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 1 wydatek , który dotyczył zakupu zabawek– WB 103.
§ 4260 Zakup energii
Wydatki ogółem wyniosły 42.037,94 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 4.362,06 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 2 wydatki i dotyczyły one zapłaty za energię cieplną, gaz i energię elektryczną –WB nr 100.
§ 4270 Zakup usług remontowych
Wydatki ogółem wyniosły 8.696,32 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 147,60 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 2 wydatki, które dotyczyły konserwacji urządzeń gazowych i konserwacji stałych –WB nr 94,100.
§ 4300 Zakup usług pozostałych
Wydatki ogółem wyniosły 25.993,32 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 15.984,02 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 7 wydatków, które dotyczyły wywozu nieczystości, montażu żaluzji zewnętrznej- antywłamaniowej, podłączenie urządzeń, usługę transportową –WB nr 91,100,101,103.
§ 4370 Zakup usług telefonii stacjonarnej
Wydatki ogółem wyniosły 1.512,66 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 260,59 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 2 wydatki, które dotyczyły zapłaty za usługi telefonii stacjonarnej za grudzień 2012r. –WB nr 98.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Z wyciągu bankowego nr 1 z dnia 12.01.2012r. wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2012r. wynosił 3.478,48 zł. Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową (konto 135-01-02- rachunek ZFŚS przy Żłobku Nr 4). Z raportu kasowego nr 1/2012 za okres od 01.02.2012 do 15.02.2012r. wynika, że stan początkowy gotówki w kasie wynosił 0. W 2012r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 18.596,81 zł. Kwota odpisu była zgodna z naliczeniem Funduszu Socjalnego, sprawozdaniem Rb-28S, ewidencją księgową dotyczącą wydatków 4440 oraz planem dochodów/wydatków ZFŚS na 2012r.
Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach: 31.05.2012r.–13.947,61-WB nr 24 – 75% planowanego odpisu 28.09.2012r. – 4.649,20- WB nr 24 – pozostała kwota odpisu.
Na koniec roku dokonano rozliczenia odpisu na ZFŚS według rzeczywistego przeciętnego zatrudnienia za cały 2012r. Kwota rzeczywistego odpisu na fundusz świadczeń socjalnych wyniosła 18.596,81 zł, wobec czego różnica do skorygowania odpisu wyniosła 0 zł.
Zasady tworzenia i udzielania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników jednostki określił dyrektor w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Żłobka Nr 2 w Opolu. Wyżej wymieniony regulamin określa między innymi osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasad i warunków przyznawania świadczeń socjalnych. Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków.
Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym, który jest utworzony przy Żłobku Nr 4 w Opolu i prowadzona jest wyodrębniona ewidencja dla każdej jednostki.
Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. Z analizy zapisów na koncie 135-01-02 (strona Wn) oraz wyciągów bankowych konta ZFŚS wynika, że na rachunek bankowy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów, wpływały także spłaty pożyczek mieszkaniowych. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
W 2012 r. wpływy na rachunek bankowy funduszu wyniosły ogółem 30.554,81 zł (akta kontroli Nr 13/15/I/50-54).
Z analizy konta 135-01-02, konta 101 - kasa ZFŚS oraz faktur i protokołów z posiedzenia komisji wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie wyniosły 31.743,00 zł. Ustalono, że wydatki dotyczyły między innymi zapłaty faktur:
- nr 0049/2102 z dnia 08.03.2012 r. na kwotę 379,00 zł,
- nr 005/08/2012 z dnia 23.08.2012 r. na kwotę 504,00 zł.
Z opisu tych faktur oraz z protokołu Komisji Socjalnej wynika, że wydatki dotyczyły opłat za usługi gastronomiczne i cateringowe podczas spotkania integracyjnego pracowników żłobka (akta kontroli Nr 13/15/I/55-59). Z wyjaśnień dyrektora i głównej księgowej wynika, że faktury zostały mylnie opisane, gdyż faktycznie były to imprezy o charakterze sportowo-rekreacyjnym.
Ponadto ustalono, że w jednym przypadku dokonano wypłat świadczeń urlopowych dla 17 pracowników na łączną kwotę 8.525,00 zł i zapłaty podatku od tych świadczeń na łączną kwotę 625,00 zł na podstawie protokołu Komisji Socjalnej z dnia 15.06.2012 r. bez akceptacji dyrektora żłobka (akta kontroli Nr 13/15/I/60-62).
Saldo konta 135-01-02 na dzień 31.12.2012r. wynosiło 2.290,29 zł. Z ewidencji konta 101 wynika, że stan gotówki w kasie wynosił 0.
Zobowiązania
W sprawozdaniu Rb – 28S jednostka kontrolowana wykazała stan zobowiązań budżetowych na dzień 31.12.2012r. w łącznej kwocie 50.894,90 zł. Zobowiązania te dotyczyły paragrafów : 4040, 4110, 4120 oraz 4300.
W wyniku kontroli na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że:
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4040 w kwocie 42.227,88 zł dotyczyły naliczonej trzynastki za 2012r. (konto 231,225,229,240-06)
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4110 w kwocie 7.373,00 zł dotyczyły składek ZUS od naliczonej trzynastej pensji za 2012r. (konto 229)
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4120 w kwocie 1.034,60 zł dotyczyły składek na Fundusz Pracy od naliczonej trzynastej pensji za 2012r. (konto 229)
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4300 w kwocie 259,42 zł dotyczyły faktury za wywóz śmieci, zobowiązanie niewymagalne wobec Remondis Opole (konto 201-01).
W wyniku kontroli ustalono, że powyższe dane były zgodne z ewidencją księgową. Na zobowiązania z tytułu „trzynastki” składały się: wynagrodzenia netto, podatek, składki ZUS od pracowników oraz składki zdrowotne.
Sprawdzono także faktury zapłacone w styczniu 2012 r. Ustalono, że w miesiącu tym dokonano zapłaty gotówką faktury nr 1067/11 z dnia 14.12.2011 r. na kwotę 99,00 zł za badania lekarskie. Powyższa faktura wpłynęła do jednostki w dniu 02.01.2012 r. i nie została ujęta w ewidencji księgowej jako zobowiązanie dotyczące roku 2011. Bilans za 2011 r. został sporządzony w dniu 16.02.2012 r. (akta kontroli Nr 13/15/I/70-81).
Należności
Z ewidencji księgowej konta 234-02 i 851 wynika, że na koniec roku 2012 stan należności z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych wynosiły 11.636,00 zł. Należności z tytułu opłaty za pobyt dziecka w żłobku na dzień 31.12.2012r. wynosiły 362,50 zł (RB -27S) (akta kontroli Nr 13/15/I/83).
Gospodarka kasowa
W Żłobku Nr 2 w Opolu nie jest prowadzona kasa. Obrót gotówkowy odbywa się na podstawie rozliczenia zaliczki. Na podstawie Zarządzenia Nr 1 dyrektora z dnia 02.01.2012r. pracownik administracyjny- intendent otrzymuje zaliczkę stałą na zakup artykułów spożywczych i przemysłowych.
Z zaliczki tej pracownik rozlicza się systematycznie, przynajmniej dwa razy w miesiącu. Na podstawie faktur i rachunków (załączników do rozliczenia zaliczki) pobierana jest gotówka z banku i jednocześnie wypłacana intendentowi.
Gospodarka magazynowa
W Żłobku Nr 2 w Opolu nie są prowadzone magazyny. Zakupione artykuły spożywcze są na bieżąco przekazywane do kuchni. Na koniec roku jest przeprowadzany spis z natury niewykorzystanych materiałów i na tej podstawie tworzony zapas magazynowy.
Z ewidencji księgowej konta 310 wynika, że łączna wartość składników na dzień 31.12.2012r. wynosiła 1.238,00 zł. Spisu z natury dokonano w dniu 28.12.2012r. Dane wykazane w arkuszach spisowych są zgodne z saldem konta 310- materiały.
Druki ścisłego zarachowania
Zasady postępowania w zakresie druków ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja w Sprawie Ewidencji i Kontroli Druków Ścisłego Zarachowania. Osobą odpowiedzialną w tym zakresie jest pracownik zatrudniony w obsłudze ekonomiczno- administracyjnej Żłobków (przy Żłobku Nr 4), który prowadzi rejestr tych druków. Bezpośrednią kontrolę nad drukami ścisłego zarachowania prowadzi główna księgowa. Stwierdzono, że w książce druków ścisłego zarachowania prowadzi się ewidencję następujących druków:
- kwitariusz przychodowy,
- arkusze spisu z natury,
- kartoteki ewidencji zakupu, przyjęć i rozchodu artykułów spożywczych.
W 2012r. przyjęto 2 wpłaty na kwitariusz przychodowy, wykorzystano druki o numerach 4222336 i 4222337. Sprawdzono wpłaty na kwitariusz przychodowy dla wydatków budżetowych za okres od 01do 31.12.2012r. Wykorzystany w grudniu druki nr 4222337 dotyczył wpłat do kasy gotówki na zaliczki. W 2012r. wykorzystano trzy arkusze spisu z natury od nr 13 do nr 15, rozchód nastąpił w grudniu 2012r. Kartoteki ewidencji zakupu i rozchodu w 2012r. zostały wydane od nr 35 do nr 222 t.j.188 sztuk i taka sama ilość została zwrócona.
Umowy cywilno-prawne
W 2012r. nie została zawarta żadna umowa zlecenia ani o dzieło.
Kontrola zarządcza
W dniu 17 listopada 2011 r. Zarządzeniem Dyrektora Żłobka Nr 2 w Opolu wprowadzono kontrolę zarządczą w Żłobku Nr 2 w Opolu.
W Żłobku nr 2 w Opolu obowiązuje następująca dokumentacja:
Regulamin kontroli wewnętrznej,
Regulamin Zarządzania Ryzykiem,
Kodeks etyki pracowników,
Rejestr ryzyk.
Ponadto z wyjaśnień dyrektora Żłobka Nr 2 wynika, iż w ramach praktycznego stosowania kontroli zarządczej:
- dokonano samooceny w zakresie kontroli zarządczej (ankieta).
-wszyscy zatrudnieni na zebraniu z pracownikami w dniu 14 listopada 2011 r. zostali zapoznani z celami kontroli zarządczej w Żłobku Nr 2 w Opolu,
- kontrole są odnotowywane w Książce Kontroli Wewnętrznej,
- zapoznano pracowników z Regulaminem Kontroli Zarządczej,
- zapoznano z Kodeksem Etyki Pracownika Żłobka Nr 2 w Opolu,
- przedstawiono i omówiono mechanizmy kontrolne w żłobku,
- przedstawiono Regulamin Zarządzania Ryzykiem.
Dyrektor żłobka przypomniała cele ogólne i zadania żłobka wynikające z Ustawy z 04 lutego 2011 r. oraz Statutu.
Wszyscy zatrudnieni w żłobku potwierdzają podpisem zapoznanie się z Regulaminami obowiązującymi w żłobku, Kodeksem etyki pracownika Żłobka Nr 2 w Opolu oraz innymi dokumentami obowiązującymi w placówce. W ramach praktycznego stosowania kontroli zarządczej w roku 2012, działania kontrolne były realizowane przez dyrektora żłobka, główną księgową, wyznaczone osoby oraz wszystkich pracowników.
Na bieżąco korygowano niedociągnięcia, omawiano ryzyko realizacji niektórych zadań i celów szczegółowych.
Codziennie dyrektor żłobka w ramach kontroli funkcjonalnej sprawdza :
- przestrzeganie wartości etycznych przez pracowników,
- przestrzeganie przepisów BHP,
- realizację funkcji wychowawczej, opiekuńczej z elementami edukacji,
- obecność dzieci – stan ilościowy,
- obecność personelu,
- ilość wydanych produktów spożywczych z magazynu spożywczego do kuchni, zgodnie z ilością dzieci obecnych i zapisami w RAPORCIE - kosztów żywienia w danym dniu,
- zasadność zakupów spożywczych i przemysłowych do żłobka,
- raz w tygodniu stan zaliczki na zakup atrykułów spożywczy i przemysłowych, osobą upoważnioną jest – intendent,
- raz w miesiącu plan zajęć i zabaw z elementami edukacji dla dzieci, z przykładowymi zajęciami i zabawami oraz wyznaczonymi celami.
Dyrektor żłobka skupia się na działaniach związanych z realizacją zgodnie z prawem, celów i zadań żłobka oraz gospodarowaniu środkami publicznymi przeznaczonymi na utrzymanie placówki w sposób racjonalny i oszczędny.
W roku 2012, cele szczegółowe, które determinowały realizację celów ogólnych żłobka zostały wykonane.
Uzyskano prolongatę terminów wykonania obowiązków, które dyrektor żłobka wpisała w Rejestrze celów i ryzyk, zawartych w Nakazach, z terminem wykonania do 31.12.2013 r.
Informacja i komunikacja między dyrektorem i pracownikami jest na bieżąco, realizowana w trakcie codziennych czynności dyrektora.
Wielkość placówki i ilość zatrudnionych osób sprzyja skuteczności dostępu do informacji wszystkich zatrudnionych pracowników w żłobku.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 20 ust.1-2 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja 2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny (podpisy)
Data: ……………………………….
|
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.............................................................................................................
.............................................................................................................
............................................................................................................................................................................................................................
|
2013-12-20 08:49:03 - 
