1.      Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).

2.      Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz.694. z późn. zm.).

 

3.      Ustawa z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. Nr 91, poz.408 z późn. zm.).

 

4.      Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

 

5.      Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).

 

6.      Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).

 

7.      Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 8 czerwca 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników publicznych zakładów opieki zdrowotnej (Dz. U. Nr 52 poz. 543 z późn. zm.)

 

8.      Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).

 

9.      Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.

 

10. Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).

 

11. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. z 2007r. Dz. U. Nr223, poz. 1655 z późn. zm.)

 

 

Celem kontroli była ocena prawidłowości działania jednostki.  

 

Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora szkoły. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.

 

 

Sprawy organizacyjne 

 

Żłobek nr 2 w Opolu funkcjonuje od dnia 11.03.1999r. na podstawie uchwały nr VI/47/99 Rady Miasta Opola z dnia 11 marca 1999r. w sprawie wyłączenia żłobków ze struktury Samodzielnego Publicznego Zespołu Opieki Zdrowotnej w Opolu (akta kontroli Nr 08/37/I/1-2) oraz ustalenia ich form organizacyjno-prawnych.Uchwałą nr VI/48/99 Rady Miasta Opola z dnia 11 marca 1999r. nadano jednostce statut (akta kontroli Nr 08/37/I/3-12).

Od dnia 11.03.1999r. kontrolowana jednostka funkcjonuje jako odrębna jednostka organizacyjna, prowadząc gospodarkę finansową w formie jednostki budżetowej. Podstawowym kierunkiem działalności jest udzielanie świadczeń zdrowotnych, które obejmują swoim zakresem działania profilaktyczne i opiekę nad dzieckiem w wieku do 3 lat oraz promocję zdrowia. Żłobek działa w oparciu o ustawę o zakładach opieki zdrowotnej.

Żłobek nr 2 rozlicza się budżetem miasta w dziale 85, rozdziale 8521. Źródłem przychodów są wpływy:

¨       środków z budżetu miasta,

¨       środków pozabudżetowych.

Zgromadzone środki przeznaczone są na pokrycie:

¨       wydatków osobowych i pochodnych od wynagrodzeń,

¨       wyżywienia dzieci,

¨       pozostałych kosztów związanych z utrzymaniem obiektu żłobka i jego prawidłowego funkcjonowania.

Obsługę ekonomiczną i administracyjną środków budżetowych zapewnia dla wszystkich żłobków w Opolu dyrektor Żłobka Nr 4, w ramach posiadanych środków i etatów. Majątek żłobków składa się z funduszu obrotowego oraz majątku nieruchomego i ruchomego. Majątkiem i funduszem zarządza dyrektor żłobka, pod nadzorem Zarządu Miasta Opola. Szczegółowe cele i zadania, rodzaje i zakres udzielanych świadczeń zdrowotnych, organy, strukturę organizacyjną oraz zasady gospodarki finansowej określa statut. W okresie objętym kontrolą dyrektorem placówki była pani Danuta Andruchów upoważniona do reprezentowania placówki i zaciągania zobowiązań od dnia 11.06.2008r. na czas nie określony, nie dłużej niż na czas pełnienia funkcji.

            Organizacja pracy placówki następuje w oparciu o Regulamin organizacyjny, zatwierdzony przez Zarząd Miasta Opola w drodze uchwały nr 2584/2000 w dniu 30 marca 2000r. (akta kontroli Nr 08/37/I/13-18).

            Działalność placówki jest odpłatna. Zasady pobierania opłat za korzystanie z usług żłobka ustala organ założycielski, natomiast opłaty za wyżywienie ustala dyrektor. Wysokość opłat za pobyt dzieci w placówce określa uchwała Nr XXI/218/07 Rady Miasta Opola z dnia 29 listopada 2007r. Miesięczną opłatę za pobyt dzieci ustalono na kwotę:

¨       za jedno dziecko w wysokości 23 % obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego przez radę Ministrów

za każde kolejne dziecko w wysokości 50 % opłaty ustalonej w pkt 1 (akta kontroli Nr 08/37/I/19).

Rodzice lub opiekunowie dzieci, nie będący mieszkańcami miasta Opola, opłacają pełny koszt pobytu dziecka w żłobku. Stan na dzień kontroli: 50 osób – zgodne z limitem przyznanych miejsc. Przyjęcie do placówki następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawieranej na czas określony, najpóżniej do dnia ukończenia przez dziecko 3 roku życia. Przyjęcie dziecka do placówki wymaga pisemnego zgłoszenia rodziców lub opiekunów dziecka. Na zgłoszeniu dyrektor dokonuje adnotacji o podjętej decyzji nt. przyjęcia dziecka. We wszystkich wnioskach taka adnotacja została dokonana. Wymagane są zgody od rodziców na przetwarzanie danych osobowych dziecka i jego rodziców lub opiekunów. W 11 przypadkach stwierdzono brak wymaganej zgody. Do końca czynności sprawdzających brakujące podpisy zostały złożone.

Pobyt dzieci w placówce jest ewidencjonowany. Ewidencja prowadzona jest od 2002r. Zawiera informacje dot. daty przyjęcia, daty urodzenia oraz daty wypisania wraz z podaniem przyczyny odejścia dziecka z placówki. Stan w ewidencji jest zgodny ze stanem wynikającym z umów podpisanych z rodzicami lub opiekunami dzieci. Do placówki przyjmowane są dzieci z terenu miasta Opola oraz spoza Opola (za pełną odpłatnością). Dyrektor każdorazowo kontroluje miejsce zamieszkania dziecka i stosownie do dyspozycji § 1 i 2 ww. uchwały Rady Miasta Opola nalicza odpowiednią wysokość opłaty stałej.

 

Zgodnie z pismem Zastępcy Prezydenta Miasta Opola z dnia 28.06.2006r. znak: PS.II.KG.8031-7/06 w pierwszej kolejności przyjmowane są dzieci, których oboje rodzice są aktywni zawodowo.

 

Stawka żywieniowa za każdy dzień została ustalona przez dyrektora po akceptacji komitetu rodzicielskiego w dniu 31.03.2006r. – zgodnie z § 5 ust. 1 Statutu placówki. Stawka żywieniowa obowiązuje od 1.04.2006r.

W dniu 07.11.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych żłobka za okres od 01 do 10. 2008 r. (akta kontroli 08/46/II/43).

Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 116.962,70 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu Rb-27S kwota dotyczyła opłaty stałej za pobyt dziecka w placówce. Powyższa kwota została przekazana na rachunek bankowy Urzędu Miasta Opola.

 

Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym środków budżetowych na dzień:

¨       01.01.2008 r. wynosił – „0” zł

¨       31.10.2008 r. wynosił – 59.922,99 (akta kontroli Nr 08/46/II/39-40).       

 

Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność żłobka w okresie od stycznia do października 2008 r. wynosiła: 437.310,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 391.509,05 zł (akta kontroli Nr 08/46/II/57).

W dniu 07.11.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych na działalność żłobka za okres od stycznia do października 2008 r. (akta kontroli Nr 08/46/II/44).

Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej żłobka wynika, że dokonywane wydatki dotyczące jednostki zostały zaewidencjonowane w szesnastu paragrafach.

W wyniku kontroli ustalono, że w okresie od stycznia do października 2008 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo (akta kontroli Nr 08/46/II/30):

¨       odprawę emerytalną dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,

¨       ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,

¨       nagrodę jubileuszową dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł.

            Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac w badanym okresie. W kontrolowanej jednostce sporządzono 26 list płac.

Listy płac są sporządzane przy pomocy programu firmy(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), zawierają okres za jaki dokonano wypłaty, łączną kwotę do wypłaty, nazwisko i imię pracownika, wynagrodzenie brutto każdej osoby z wyszczególnieniem wszystkich składników wynagrodzeń. Listy płac są sprawdzone przez pracownika ds. kadr, głównego księgowego oraz dyrektora jednostki.

Wypłaty wynagrodzeń są dokonywane dla wszystkich pracowników bezpośrednio na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe. Przelewy na rachunki bankowe są dokonywane na podstawie pisemnych oświadczeń pracowników potwierdzonych własnoręcznym podpisem.

Ponadto strona kontrolująca sprawdziła prawidłowość przyznanych kategorii zaszeregowania dla pięciu pracowników żłobka.

 

* Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 8 czerwca 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników publicznych zakładów opieki zdrowotnej (Dz. U. Nr 52 poz. 543 z późn. zm.)

 

Podczas czynności kontrolnych sprawdzono, czy wysokości poszczególnych kategorii zaszeregowań zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.

Strona kontrolująca dokonała również analizy wynagrodzeń i przelewów pięciu pracowników żłobka za okres od stycznia do marca 2008 r.

Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń ze sporządzonymi listami płac. Następnie porównano wynagrodzenia „do wypłaty” z listy płac z dokonanymi przelewami. W badaniu zastosowano technikę porównania bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu.

 

            W trakcie badania stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi z wyciągów bankowych (akta kontroli Nr 08/46/II/46).

 

 

 

Źródła dochodów własnych oraz sposób ich przeznaczenia określone zostały w uchwale nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.

Z wyciągów bankowych wynika, że stan środków dochodów własnych na rachunku bankowym na dzień:

¨       01.01.2008 r. wynosił 6.193,14 zł (akta kontroli Nr 08/46/II/6)

¨       30.06.2008 r. wynosił 4.415,21 zł  (akta kontroli Nr 08/46/II/7).

Salda z wyciągów bankowych są zgodne ze sprawozdaniem RB-34 za I półrocze 2008 r. 

Ustalono, że w kontrolowanej jednostce środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie przychodów dochodów własnych w I półroczu 2008 r. wyniosło ogółem 21.080,87 zł (akta kontroli Nr 08/46/II/15). Na kwotę tę składają się:

¨       środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego – 6.193,14 zł,

¨       dochody – 14.887,73 zł.

Powyższe dochody uzyskano w dwóch paragrafach tj.:

¨       paragraf 069 „ Wpływy z różnych opłat” - kwota 14.779,63 zł,

¨       paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 108,10 zł,

W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się m.in.:

¨       odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym,

¨       wpłaty rodziców na wyżywienie dzieci.

 

 

 Rozdział 80104 § 4220 – Zakup środków żywności

            Wydatki ogółem wyniosły 16.665,66 zł. Wydatki dotyczyły zakupu środków spożywczych na posiłki dla dzieci. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

 

W kontrolowanej jednostce funkcjonuje jeden dla wszystkich żłobków rachunek bankowy dotyczący zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W sposób rachunkowy wyodrębniono analitykę dla poszczególnych jednostek.

Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2007 r. wynosił 16.728,01 zł, w tym 1.973,34 zł dotyczy Żłobka nr 2 (akta kontroli Nr 08/46/II/28). Stan ten jest zgodny z saldem początkowym konta 135 – rachunek ZFŚS (akta kontroli Nr 08/46/II/23).

            W 2007 r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 10.459,80 zł. Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:

 

¨       31.05.2007 r.-    7.844,85 zł

 

Stwierdzono, że odpisy na fundusz zostały przekazane w terminach zgodnych                       z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 

            Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników żłobka określił dyrektor w Regulaminie zasad i form korzystania ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dla pracowników żłobków działających w Opolu. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Środkami ZFŚS administruje dyrektor jednostki. Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. 

W wyniku kontroli ustalono, że na rachunek bankowy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku i odpisów wpływały także spłaty pożyczek mieszkaniowych (akta kontroli Nr 08/46/II/22-23). Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.

            Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Ma) wynika,                                  że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie dotyczyły:

¨       dofinansowania do wypoczynku pracowników,

¨       pożyczek mieszkaniowych,

¨       pomocy rzeczowych,

¨       imprez kulturalnych (akta kontroli Nr 08/46/II/22,23).

Ponadto zespół kontrolny ustalił, że ze środków funduszu zakupiono prezenty dla pracowników odchodzących na emeryturę, co było niezgodne z obowiązującymi przepisami.

Saldo konta 135 na dzień 31.12.2007 r. wynosiło 6.184,86 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym.

 

 

 

W trakcie powyższego badania zespół kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane dokumenty były sprawdzone pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym. Kontroli dokumentów pod względem merytorycznym, rachunkowym oraz formalnym dokonał dyrektor żłobka. Takie postępowanie jest niezgodne z przyjętą w jednostce Instrukcją w sprawie obiegu dokumentacji finansowej żłobków w Opolu. Wszystkie faktury posiadały dekretację oraz wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej. 

Ponadto ustalono, że dokumenty księgowe przechowywane są w segregatorach. Poukładane są w sposób chronologiczny. Zbadana dokumentacja prowadzona jest starannie. Dostęp do niej osobom niepowołanym jest ograniczony.   

 

Podczas kontroli ustalono, że gotówka z banku pobierana jest na wydatki niezbędne do bieżącej działalności jednostki. W okresie od stycznia do listopada 2008 r. w kontrolowanej jednostce z pobranych z banku środków budżetowych sporządzono 17 raportów kasowych. Szczegółowej kontroli poddano raport nr 16/2008 za okres od 1 do 15 listopada 2008 r.

Z przedłożonego do kontroli dokumentu wynika, że pobrano dwie zaliczki na łączną kwotę 788,36 zł. Zostały one rozliczone czterema fakturami:

¨       nr 1995F01365/10/08 w wysokości 154,70 zł – środki czystości,

¨       nr F/381/08 w kwocie 176,45 zł – materiały opatrunkowe,

¨       2820081106048435 w wysokości 357,00 zł – dywan,

¨       00762/G/08 w wysokości 100,21 zł – wyposażenie.

 

W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, że:

¨       do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury i rachunki oraz potwierdzenie wypłaty z rachunku bankowego;

¨       dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

¨       faktury i rachunki opisane były pod względem celowości zakupu, podpisane pod względem formalnym, rachunkowym, zatwierdzone do wypłaty. Dokumenty potwierdził we wszystkich przypadkach wyłącznie dyrektor jednostki.

 

Ustalono, że w jednostce udzielano dwóch zaliczek stałych na pokrywanie stale powtarzających się wydatków. Ze środków budżetowych – 800,00 zł (akta kontroli nr 46/II/54-56) oraz ze środków dochodów własnych – 400,00 zł (akta kontroli nr 46/II/51-53). Zaliczka stała byłą przyznawana na cały rok. Pracownica przedkładała opłacone faktury i rachunki, za które po zaakceptowaniu otrzymywała zwrot pieniędzy i w efekcie kwota zaliczki stałej wraca do pierwotnej wartości. Stwierdzono, że zaliczki były ujmowane w księgach rachunkowych na koncie rozrachunkowym 234.

 

 

W zakresie inwentaryzacji jednostka posługuje się Instrukcją dotyczącą przeprowadzanie inwentaryzacji składników majątkowych z dnia 01.01.2004 r. Ww. instrukcja jest opracowana w oparciu o obowiązujące przepisy ustawy o rachunkowości.

W kontrolowanej jednostce inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych została przeprowadzona w 2005 r.

Z okazanych do kontroli dokumentów wynika, że ostatnią inwentaryzację przeprowadziła Komisja Inwentaryzacyjna powołana Zarządzeniem Dyrektora
z dnia 14 listopada 2005 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. W dokumencie tym wskazano skład komisji inwentaryzacyjnej. W zbiorze dokumentów inwentaryzacyjnych znajduje się dziewiętnaście arkuszy spisowych z natury oraz oświadczenia pracowników.

Przed przeprowadzeniem inwentaryzacji wyznaczony przez dyrekcję zespół dokonał przeglądu zużytych składników majątku i na tę okoliczność sporządził protokoły zużycia, w których zawarto składniki majątkowe zużyte.

Inwentaryzacja została rozliczona pod datą 31 grudnia 2005 r. Z przeprowadzonej inwentaryzacji został sporządzony protokół, o którym mówi obowiązująca w jednostce instrukcja. W okazanych do kontroli zbiorach dokumentów inwentaryzacyjnych nie stwierdzono różnic.     

 

 

Placówka nie realizuje zamówień publicznych. Nie opracowano także procedur dot. wydatków do wartości 14.000 Euro. Zakupy dokonywane są w oparciu o rozeznanie rynku i wybór kontrahentów oferujących najniższa cenę.

Zakupy spożywcze i administracyjno-przemysłowe realizowane są przez intendenta, na podstawie zarządzenia nr 1/2007 Dyrektora Żłobka nr 2 z dnia 2 stycznia 2007r. oraz nr 1/2008 Dyrektora Żłobka nr 2 z dnia 2 stycznia 2008r., na podstawie którego pracownik placówki (intendent) został upoważniony do pobierania zaliczek stałych na pokrycie wydatków związanych z zakupem środków żywności i wydatków administracyjno-gospodarczych. Zaliczka na zakup artykułów spożywczych wynosi 800 zł, natomiast na zakup artykułów administracyjno-przemysłowych w wysokości 400 zł. W 2007r. zaplanowano na wyżywienie 33.000 zł, natomiast wydano 26.589,45 zł (akta kontroli Nr 08/46/I/20-22).

 

Umorzeń dokonuje się na podstawie uchwały Nr LXXI/838/06 Rady Miasta Opola z dnia 12 października 2006r. w sprawie szczegółowych zasad umarzania wierzytelności Miasta Opola i jego jednostek organizacyjnych z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa oraz udzielania innych ulg w spłacie tych należności, a także wskazania organów do tego uprawnionych.

 

Zgodnie z § 7 umorzenie wierzytelności następuje w drodze decyzji kierownika jednostki (tu: dyrektora kontrolowanej placówki). Ponieważ umorzona wierzytelność nie przekroczyła w swojej kwocie głównej 5.000 zł do podjęcia decyzji, w świetle § 4 ust. 1 pkt 1 ww. uchwały był uprawniony dyrektor. Zgodnie z § 2 ww. uchwały, decyzją jest wyrażone na piśmie oświadczenie woli kierownika jednostki będącej wierzycielem. Z akt sprawy wynika, że w badanym przypadku decyzja o umorzeniu nie zawiera wyraźnego oświadczenia woli kierownika, a jedynie prośbę skierowaną do dyrektora Żłobka nr 4, prowadzącego obsługę księgową wszystkich żłobków. Zatem można przyjąć, że nie doszło do formalnego umorzenia, bowiem nie ma wyraźnego oświadczenia woli dyrektora. Z analizy przepisów prawa miejscowego wynika, że uprawnienie do wydania takiego oświadczenia otrzymał kierownik jednostki, będącej wierzycielem, czyli dyrektor Żłobka nr 2.

W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że sprawozdania składano wg prawidłowego wzoru. Zgodnie jednak z § 8 to kierownik jednostki umarzającej, czyli wierzyciel jest zobowiązany składać sprawozdanie. Kontrolowana jednostka nie składała sprawozdań, a jedynie dyrektor Żłobka nr 4, który prowadzi obsługę finansową wszystkich żłobków – na podstawie §7 ust. 4 uchwały Nr VI/47/99 Rady Miasta Opola z dnia 11 marca 1999r. w sprawie wyłączenia żłobków ze struktury Samodzielnego Publicznego Zespołu Opieki Zdrowotnej w Opolu oraz ustalenia ich organizacyjno-prawnych.  

W sprawozdaniu za 2007r. wykazano tylko jedno umorzenie na kwotę 179,82 zł. Pominięto umorzenie z dnia 5.10.2007r. na kwotę 374,40 zł. Zgodnie z § 8 ust. 2 ww. uchwały Prezydent Miasta Opola , który jest zobowiązany przedstawiać Radzie Miasta Opola wysokość umorzonych wierzytelności, nie posiadał pełnej wiedzy na temat umorzeń za 2007r., bowiem w sprawozdaniu jednostka nie wykazała prawidłowego stanu na dzień 31.12.2007r.

Ponadto ustalono, że ww. nadpłaty nie są faktyczną nadpłatą, a jedynie wcześniejszą wpłatą należności za następny miesiąc. Zatem kompensacja zaległości i nadpłaty jest możliwa, wyłącznie w sytuacji, gdy mamy do czynienia z wpłatą sumy większej niż należna oraz w sytuacji, gdy nadpłata i zaległość dotyczą jednej osoby. Taka sytuacja w badanym przypadku nie zaistniała.

Ze sprawozdania dla Prezydenta Miasta Opola dot. umorzeń wg stanu na 30.06.2008r. wynika, ze nie dokonano żadnych umorzeń. W sprawozdaniu RB-27S na dzień 31.12.2007r. wykazano brak zaległości (akta kontroli Nr 08/46/I/23-33).

 

 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

W placówce obowiązuje od 1 maja 2004r. Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, którego podstawa wydatków jest roczny plan ustalany przez Komisję socjalną, działająca w imieniu dyrektora. Regulamin określa zakres prowadzenia działalności specjalnej oraz wskazuje osoby uprawnione do korzystania z tego funduszu.

W placówce została powołana komisja socjalna. Wybór członków miał charakter nieformalny i odbył się na ogólnym zebraniu pracowników, najprawdopodobniej w dniu 27.05.1999r. Czynności tej nie potwierdza jednak protokół z ww. zebrania. W 2008r. Komisja obradowała 6 razy. Na pierwszym posiedzeniu (28.02.2008r.) ustalony został roczny plan działalności i zakres planowanych wydatków. Wszystkie protokoły zostały podpisane przez wszystkich członków Komisji i zatwierdzone przez dyrektora (akta kontroli Nr 08/46/I/34-39).

 

 

Placówką kieruje dyrektor, a w czasie jego nieobecności wyznaczony pracownik. Dyrektor działa jednoosobowo i odpowiada za całokształt działalności.

Przydział zadań następuje w drodze zakresów czynności, zatwierdzanych przez dyrektora placówki, zgodnie z § 10 Regulaminu Organizacyjnego. Każdy pracownik otrzymał wymagany zakres czynności. Wszystkie zakresy zostały podpisane przez dyrektora oraz osobę wykonującą czynności. Wszystkie zakresy wskazują zakres zadań, odpowiedzialności i uprawnień. Pięciu pracowników Żłobka nr 2 (40%) nie podpisało oświadczeń o zobowiązaniu się do ochrony danych osobowych.

 

Porządek i dyscyplinę pracy określa Regulamin pracy, który obowiązuje od 2005r. Został uchwalony na czas nie określony, zgodnie z art. 104 Kodeksu pracy, choć nie jest wymagany, bowiem dyrektor zatrudnia jedynie 13 pracowników (art. 104 § 2 KP). Jednakże jego uchwalenie wymaga zastosowania się do obowiązujących przepisów, w tym także do wypełnienia obowiązku jego uzgodnienia przez organizację związkową(art. 104²). Akceptacja przedstawiciela nie wyczerpuje powyższej regulacji.

 

            Załącznikiem do Regulaminu Organizacyjnego jest schemat organizacji, z którego wynika bezpośrednia podległość pracowników sprawujących nadzór nad pionem merytorycznym i pionem obsługi. Nadzór ma budowę hierarchiczną, która zapewnia możliwość prawidłowego wykonywania zadań i sprawowania kontroli.

 

W placówce obowiązuje Regulamin kontroli wewnętrznej. Nie można ustalić daty obowiązywania tego dokumentu. Dyrektor placówki sprawuje bezpośredni nadzór i ponosi odpowiedzialność za prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej, a także za realizację zaleceń pokontrolnych. Kontrola realizowana jest przez dyrektora lub upoważnionego przez niego pracownika. Odbywa się na bieżąco, w toku zarządzania, przy zastosowaniu dostępnych procedur. Czynności kontrolne przeprowadza zespół składający się z co najmniej dwóch pracowników (akta kontroli Nr 08/46/I/40-45).

Regulamin kontroli ustanowił dyrektor. Dokument został zaakceptowany przez męża zaufania.

Kontrola odbywa się w obecności osoby kontrolowanej oraz „męża zaufania”. Kontrole są niezapowiedziane i dlatego w tym zakresie nie obowiązuje żaden harmonogram. Czynności kontrolne i ustalenia w badanym zakresie są odnotowywane w książce kontroli. Książka kontroli prowadzona jest od 2004r. W 2007r. dyrektor przeprowadził 4 kontrole wewnętrzne w zakresie: stanu czystości, dyscypliny pracy i bhp, kontroli sanitarnej i gramatury oraz godzin pracy. W 2008r. przeprowadzono także 4 kontrole z zakresu: stanu sanitarnego pionu gospodarczego, dyscypliny pracy oraz zasad przechowywania produktów żywnościowych. Ustalenia kontrolne były każdorazowo podpisane przez dyrektora i osobę kontrolowaną. Księga kontroli ma ponumerowane i spięte strony. Informacje o wykonaniu czynności kontrolnych obejmują zgodnie z ww. regulaminem: przebieg kontroli, osoby obecne, wyniki kontroli, a także podpisy uczestników kontroli.

 

Brak ewidencji zarządzeń dyrektora. Wszystkie regulaminy wprowadzane są przez dyrektora, nie w formie zarządzenia. Z treścią każdego regulaminu zapoznaje się obowiązkowo każdy pracownik, na dowód czego składa swój podpis opatrzony datą.