KWiA – I –0914/13/2008
|
Opole, 24 kwietnia 2008 r.
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 14 /08
|
Jednostka kontrolowana
|
Powiatowy Urząd Pracy w Opolu
ul. Mjr Hubala 21
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 4 do 18 kwietnia 2008 r.
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu Małgorzata Jóźwin-Mazurek - podinspektor
w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 28/2008
nr 29/2008
|
Przedmiot kontroli
|
Prawidłowość wykorzystania
środków otrzymanych na
wynagrodzenia i wydatki rzeczowe
|
Okres objęty kontrolą
|
2007r.
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Antoni Duda – dyrektor PUP
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
Antoni Duda – dyrektor
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– główny księgowy
Pracownicy merytoryczni PUP
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 poz. 726 z późn. zm.).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020).
7. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz.1222 późniejszymi zmianami).
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena prawidłowości wydatkowania środków na wynagrodzenia i wydatki rzeczowe oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji wydatków w tym zakresie i sporządzanych sprawozdań.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się z przyjętymi rozwiązaniami organizacyjnymi w zakresie prowadzenia spraw ewidencyjno-księgowych w kontrolowanej jednostce.
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola uzyskano niezbędne dane dotyczące środków finansowych przekazanych do jednostki kontrolowanej na cel objęty kontrolą.
Dane zawarte w sprawozdaniach sporządzonych przez jednostkę kontrolowaną porównano z danymi znajdującymi się w ewidencji księgowej, wyciągach bankowych oraz w innych badanych dokumentach.
Szczegółową kontrolą objęto zapisy w ewidencji księgowej dotyczące wydatków na wynagrodzenia dla kierownictwa i pracowników administracji orazwpływy i wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Przeprowadzono analizę zapisów znajdujących się w ewidencjach księgowych dotyczących poszczególnych rodzajów wydatków rzeczowych pod kątem prawidłowości ich klasyfikowania, celowości i zasadności ich dokonywania oraz pod kątem zgodności danych ewidencyjnych z danymi wykazywanymi w sprawozdaniach.
USTALENIA KONTROLI
I. W zakresie spraw organizacyjno-kadrowych
Siedzibą Powiatowego Urzędu Pracy w Opolu jest nieruchomość zabudowana, którą Kierownik Urzędu Rejonowego w Opolu przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr G-7224/39/95 z dnia 21.12.1995 r. Następnie Wojewoda Opolskiprzekazał prawa własności tej nieruchomości na rzecz Miasta Opola decyzją Nr GGP.III.IS.7723/1661/21/2000z dnia 19.09.2000 r. W skład PUP w Opolu wchodzą także filie w Niemodlinie i Ozimku.
Dyrektorem PUP jest pan Antoni Duda powołany na to stanowisko przez Prezydenta Miasta Opola z dniem 11 marca 2003 r. na czas nieokreślony (akta kontroli Nr 08/14/I/4). Zastępcą dyrektora PUP od 1 czerwca 1999 r. jest pani Irena Lebiedzińska (akta kontroli Nr 08/14/I/5-6). Na stanowiskugłównego księgowego w pełnym wymiarze czasu pracy na czas nieokreślony zatrudniona jest pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) (akta kontroli Nr 08/14/I/7-9).
Z zapisów w ewidencji kontroli wynika, że w okresie od stycznia 2007 r. do marca 2008 r. w jednostce przeprowadzonych zostało pięć kontroli zewnętrznych przez: (akta kontroli Nr 08/14/I/12)
- WUP Opole (kontrola realizacji projektów - stwierdzono brak zapisów dotyczących kwalifikalności wydatków, udzielono pisemnych wyjaśnień w tej sprawie),
- Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (kontrola realizacji projektów – stwierdzono brak wyodrębnionej instrukcji obiegu dokumentów dla tego projektu, bez zaleceń),
- PFRON Oddział w Opolu (wykorzystanie środków PFRON - bez zaleceń),
- Archiwum Państwowe w Opolu (kontrola archiwum zakładowego - bez zaleceń),
- WUP Opole (kontrola realizacji projektów - bez zaleceń).
Na dzień 31.12.2007 r. w PUP Opole zatrudnionych było 93 osoby na 89 etatach (akta kontroli Nr 08/14/I/13). Stan zatrudnienia na początek i na koniec 2007 r. w rozbiciu na poszczególne grupy zawodowe w osobach i etatach przedstawia poniższa tabela:
Lp.
|
rodzaj stanowisk pracy
|
stan na 01.01.2007 r.
|
stan na 31.12.2007 r.
|
osoby
|
etaty
|
osoby
|
etaty
|
1.
|
dyrekcja i administracja
|
21
|
18,50
|
20
|
17,25
|
2.
|
księgowość
|
8
|
7,75
|
8
|
7,75
|
3.
|
pośrednicy pracy
|
14
|
14
|
19
|
19
|
4.
|
doradcy zawodowi
|
5
|
5
|
5
|
5
|
5.
|
specj. ds rozwoju zas. ludz.
|
2
|
2
|
3
|
5
|
6.
|
specj. ds programów
|
2
|
2
|
2
|
5
|
7.
|
informatycy
|
5
|
5
|
4
|
5
|
8.
|
pr.ds real. instr. rynku pracy
|
8
|
8
|
10
|
10
|
9.
|
pr.ds ewidencji i świadczeń
|
21
|
20,50
|
16
|
16
|
10.
|
obsługa prawna
|
2
|
1
|
2
|
1
|
11.
|
pracownicy ds. EFS
|
5
|
5
|
4
|
4
|
|
Razem:
|
93
|
88,75
|
93
|
89,00
|
Z powyższych danych wynika, że stan zatrudnienia ogółem na koniec 2007 r. był wyższy o 0,25 etatu w stosunku do stanu początkowego. W 2007 r. istotne zmniejszenie stanu zatrudnienia nastąpiło w grupie pracowników zajmujących się ewidencją i wypłatą świadczeń. Wzrost zatrudnienia nastąpił natomiast w dziale pośrednictwa pracy oraz wśród pracowników do spraw realizacji instrumentów rynku pracy.
Strukturę zatrudnienia na dzień 31.12.2007 r. w przeliczeniu na etaty przedstawia poniższy wykres:
W 2007 roku przyjęto do pracy w PUP jedenastu, a w 2008 r. trzech pracowników (akta kontroli Nr 08/14/I/14-15). Ustalono, że wszyscy przyjęci pracownicy posiadają założone akta osobowe i aktualne badania lekarskie, co jest udokumentowane zaświadczeniami wystawionymi przez lekarza posiadającego odpowiednie uprawnienia. W aktach osobowych znajdują się również zaświadczenia o odbytych szkoleniach bhp.
Na podstawie ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola (akta kontroli Nr 08/14/I/19-21) ustalono, że w 2007 r. jednostka kontrolowana oprócz środków na działalność bieżącą otrzymała ponadto środki na:
- wydatki inwestycyjne w kwocie 56.899,00 zł,
- program „Pracofonik” w kwocie 188.299,00 zł,
- program „ten drugi pierwszy raz” w kwocie 152.777,61 zł,
- składki na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 2.227.965,00 zł.
Z rozliczenia powyższych wydatków również zostały sporządzone sprawozdania Rb 28-S (akta kontroli Nr 08/14/I/32-35). W okresie objętym kontrolą jednostka kontrolowana nie uzyskiwała wpływów z tytułu dochodów własnych.
II.W zakresie wydatków bieżących w 2007 r.
Z dokumentacji bankowej wynika, że stan salda na rachunku bieżącym na dzień 31.12.2006 r. wynosił „0” (akta kontroli Nr 08/14/I/17-18). W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z ewidencją księgową (zapisy na koncie „130”).
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków budżetowych przekazanych do jednostki kontrolowanej na działalność bieżącą w 2007 r. wynosiła 2.694.649,70 zł, (akta kontroli Nr 08/14/I/20).
W dniu 18.01.2008 r. jednostka kontrolowana przedłożyła w Referacie Księgowości Organu - Wydziału Finansowo-Księgowego Urzędu Miasta Opola sprawozdanie Rb-28S z wykonania wydatków w tym zakresie (akta kontroli Nr 08/14/I/22).
W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność PUP w 2007 r. oraz z ewidencją księgową .
Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej PUP wynika, że dokonane wydatki bieżące zostały zaewidencjonowane w dziewiętnastu paragrafach. W wyniku kontroli stwierdzono, że wykazane w sprawozdaniu dane dotyczące wydatków zaewidencjonowanych w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową.
Z dokumentacji bankowej wynika, że stan salda na rachunku bieżącym na dzień 31.12.2007 r. wynosił „0” (akta kontroli Nr 08/14/I/18). W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z ewidencją księgową (zapisy na koncie „130”). Ogółem dokonane wydatki widnieją na 69 wyciągach bankowych z banku Millennium S.A. za okres od 01 stycznia do 14 maja 2007 r. oraz na 120 wyciągach bankowych z banku PKO BP za okres od 14 maja do 31 grudnia 2007 r.
W sprawozdaniu Rb-28S za 2007 r. jednostka kontrolowana wykazała stan zobowiązań w pięciu paragrafach na łączna kwotę 283.833,13 zł. W wyniku kontroli ustalono, że największą pozycję stanowiły zobowiązania dotyczące niezapłaconych podatków, składek ZUS i na Fundusz Pracy od wypłaconych w grudniu wynagrodzeń oraz zobowiązania z tytułu naliczonych „trzynastek”. Natomiast wykazane w paragrafie 4280 zobowiązanie w kwocie 50,00 zł dotyczyło zaległości za badania lekarskie pracowników. Wystawiona z dniem 31.12.2007 r. faktura wpłynęła do PUP w dniu 15.01.2008 r. i została uregulowana w dniu 17.01.2008 r.
II.1. Wydatki na wynagrodzenia w 2007 r. (paragraf 4010)
Wydatki w tym paragrafie stanowiły największą pozycję wszystkich wydatków. Łączna kwota tych wydatków wyniosła 1.905.148,42 zł (akta kontroli Nr 08/14/I/23).
Podczas czynności kontrolnych dokonano szczegółowej analizy wynagrodzeń pięciu pracowników tj. dyrektora i zastępcy dyrektora PUP, głównej księgowej, inspektora ds. kadr oraz inspektora ds. płac. W 2007 r. wydatki na wynagrodzenia dla wyżej wymienionych pracowników wyniosły łącznie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł brutto (akta kontroli Nr 08/14/I/24-28).
W trakcie analizy porównano kwoty wynagrodzeń netto wykazane w indywidualnych kartach wynagrodzeń z kwotami przelewów figurującymi na wyciągach bankowych. Analizą objęto wszystkie wydatki figurujące na wyciągach bankowych za okres trzech miesięcy tj. od października do grudnia 2007 r. Ogółem sprawdzono 48 wyciągów bankowych od nr 73 do nr 120.
W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie kwoty figurujące na wyciągach bankowych były zgodne z kwotami wykazanymi w indywidualnych kartach wynagrodzeń. Wypłaty wynagrodzeń dokonywane były na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe.
W wyniku kontroli ustalono także, że kategorie zaszeregowania oraz stawki wynagrodzenia zasadniczego wszystkich pracowników przyjętych do pracy w tym okresie są zgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego pracy.
W 2007 r. oprócz miesięcznych wynagrodzeń pracownikom PUP wypłacono (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) nagrody jubileuszowe na łączną kwotę (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł (akta kontroli Nr 08/14/I/30). Ponadto w okresie tym wypłacono 1 ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł (akta kontroli Nr 08/14/I/31).
II.2. Wydatki rzeczowe w 2007 r.
Do kontroli wytypowano pięć paragrafów w których zaewidencjonowane wydatki były największe. Były to paragrafy: 4210, 4260, 4300, 4370 oraz 4410. Łączna kwota wydatków zaewidencjonowanych w tych paragrafach wyniosła 160.331,38 zł, co stanowi 5,95% wszystkich wydatków bieżących. Szczegółową analizą objęto wszystkie wydatki zaewidencjonowane w tych paragrafach w grudniu 2007 r.
Paragraf 4210- zakup materiałów i wyposażenia.
Wydatki ogółem w 2007 r. wyniosły 65.758,00 zł. W grudniu zaewidencjonowano 19 operacji księgowych na łączną kwotę 16.328,27 zł (akta kontroli Nr 08/14/I/36).
Poszczególne wydatki dotyczyły zakupu krzeseł, foteli, szafy kartotekowej, niszczarki, tablic i znaków bhp, tonerów, kalendarzy, komentarzy, prenumeraty Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego oraz różnych pism fachowych. Wydatki te zaewidencjonowano zgodnie z klasyfikacją budżetową. Wszystkie faktury były opisane, sprawdzone, zadekretowane oraz zatwierdzone do wypłaty.
Paragraf 4260 – zakup energii
Wydatki ogółem w 2007 r. wyniosły 46.684,97 zł. W grudniu zaewidencjonowano 8 operacji księgowych na łączną kwotę 8.311,80 zł (akta kontroli Nr 08/14/I/37). Poszczególne wydatki dotyczyły opłat za energię cieplną, elektryczną oraz wodę. Wydatki te zaewidencjonowano zgodnie z klasyfikacją budżetową. Wszystkie faktury były opisane, sprawdzone, zadekretowane oraz zatwierdzone do wypłaty.
Paragraf 4300- zakup usług pozostałych
Wydatki ogółem w 2007 r. wyniosły 16.662,15 zł. W grudniu zaewidencjonowano 15 operacji księgowych na łączną kwotę 5.450,17 zł (akta kontroli Nr 08/14/I/38). Poszczególne wydatki dotyczyły opłat pocztowych, za monitorowanie obiektu, wynajem garażu od Urzędu Wojewódzkiego, prowadzenie rachunku bankowego, RTV, mycie samochodu, abonament parkingowy, wywóz śmieci, wykonanie pieczątek,, montaż szaf i rolek, wyrób kluczy. Wydatki te zaewidencjonowano zgodnie z klasyfikacją budżetową. Wszystkie faktury były opisane, sprawdzone, zadekretowane oraz zatwierdzone do wypłaty.
Paragraf 4370 - zakup usług telekomunikacyjnych
Wydatki ogółem w 2007 r. wyniosły 20.227,86 zł. W grudniu zaewidencjonowano 2 operacje księgowe na łączną kwotę 2.106,40 zł (1.945,16 zł i 161,24 zł) (akta kontroli Nr 08/14/I/39). Wydatki te dotyczyły opłat za usługi telekomunikacyjne i zostały zaewidencjonowane zgodnie z klasyfikacją budżetową. Obie faktury były opisane (wskazano w nich także umowy zawarte na te usługi), sprawdzone, zadekretowane oraz zatwierdzone do wypłaty.
Paragraf 4410 – podróże służbowe krajowe
Wydatki ogółem w 2007 r. wyniosły 10.998,40 zł. W grudniu zaewidencjonowano 2 operacje księgowe (raporty kasowe nr 12/XII/07 oraz nr 13/XII/07) na łączną kwotę 1.562,88 zł (579,78 zł i 983,10 zł) (akta kontroli Nr 08/14/I/40). Wydatki te dotyczyły rozliczenia delegacji pracowników z tytułu wyjazdów na kontrole, konsultacje, konferencje, uczestnictwo w Klubach Pracy, przewożenie list wypłat z poszczególnych filii oraz rozliczenia biletów MZK. Poszczególne wydatki zostały zaewidencjonowane zgodnie z klasyfikacją budżetową.
II.3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2007 r.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2007 r. wynosił 7.053,92 zł (akta kontroli Nr 08/14/I/41). Stan ten jest zgodny z kwotą wykazaną jako bilans otwarcia na koncie księgowym „135”. W sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S jednostka kontrolowana wykazała, że w paragrafie 4440 wydatki budżetowe w 2007 r. wyniosły 71.051,28 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków w całości dotyczyła odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Wykazana w sprawozdaniu kwota faktycznie przekazana została z rachunku podstawowego jednostki na rachunek bankowy funduszu w ustawowych terminach (akta kontroli Nr 08/14/I/48-50). Pierwotne naliczenie odpisu wynosiło 70.700,00 zł. Terminy i kwoty przelewów naliczonych odpisów wraz z dokonaną na koniec roku korektą przedstawia poniższa tabela:
Data
|
Kwota
|
%
|
01.03.2007 r.
|
15.000,,00 zł
|
------
|
14.05.2007 r.
|
10.000 ,00 zł
|
------
|
30.05.2007 r.
|
29.000,00 zł
|
------
|
Razem:
|
54.000,00 zł
|
76,4
|
27.09.2007 r.
|
16.700,00 zł
|
23,6
|
Razem:
|
70.700,00 zł
|
100
|
27.12.2007 r.
|
351,28 zł
|
korekta
|
Ogółem odpis
|
71.051,28 zł
|
--------
|
Z analizy zapisów na koncie księgowym -135 wynika, że łączna kwota obrotów po stronie „Wn” (wpływów) na fundusz socjalny w 2007 r. wyniosła 153.136,71 zł. W wyniku kontroli ustalono, że na sumę tę oprócz dokonanych odpisów i stanu początkowego środków pieniężnych składały się także spłaty pożyczek, odsetki bankowe oraz odpis od wynagrodzeń finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego dla pracowników zatrudnionych w ramach realizacji programu. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Z analizy zapisów dokonanych na tym koncie po stronie „Ma” wynika, że zaewidencjonowane obroty (rozchody) w tym okresie wyniosły łączne 144.552,61 zł. Środki te wydatkowane były na pożyczki mieszkaniowe, dopłaty do wczasów, kolonii, obozów, wycieczek, podatki od tych dopłat, zakup biletów do kina, zakup paczek świątecznych i żywnościowych dla emerytów, organizację spotkań przedświątecznych z pracownikami i emerytami (akta kontroli Nr 08/14/I/57). Innych wydatków nie stwierdzono.
Analizie poddano także świadczenia wypłacone pięciu pracownikom, których przedmiotem kontroli były wypłacone wynagrodzenia. Ustalono, że osobom tym wypłacono dofinansowania do wczasów w kwotach po 113,40 zł i 197,36 zł oraz dofinansowania do wycieczki w kwotach po 308 zł (akta kontroli Nr 08/14/I/51-56).
Stan środków pieniężnych na dzień 31.12.2007 r. według ewidencji księgowej wynosił 8.584,10 i był zgodny z saldem wykazanym w dokumentacji bankowej (akta kontroli Nr 08/14/I/58).
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi Powiatowego Urzędu Pracy w Opolu.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpis)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:................
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
|