PROTOKÓŁ KONTROLI nr 9/2005

PODSTAWY PRAWNE

 1.      Ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. Nr 228, poz. 2255 z późniejszymi zmianami).

2.      Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. o zmianie ustawy oświadczeniach rodzinnych (Dz. U. Nr 35, poz. 305).

3.      Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 z późniejszymi zmianami).

4.      Ustawa z dnia 30 lipca 2004 r. o zmianie ustawy o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. Nr 192, poz. 1963).

5.      Rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 45, poz. 433).

6.      Rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 27 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 213, poz. 2162).

7.      Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 kwietnia 2004 r. w sprawie trybu przekazywania środków finansowych na wypłaty świadczeń rodzinnych oraz sposobu sporządzania sprawozdań rzeczowo – finansowych (Dz. U. Nr 80, poz. 739).

8.      Ustawa Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz. U. nr 30, poz. 168) tekst jednolity z dnia 17 marca 1980 r. (Dz. U. nr 9, poz. 26).

9.      Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319).

10.   Zarządzenie Nr OR.I-0152-10/2004 Prezydenta Miasta Opola  z dnia 27 lutego 2004 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.

11.   Zarządzenie wewnętrzne nr 7/2004 Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2004 r. w sprawie określenia rzeczowego wykazu akt obowiązującego w Wydziale Polityki Społecznej.

12.   Zarządzenie nr 6/2004 Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej z dnia 2 sierpnia 2004 r. w sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, uprawnień, odpowiedzialności, zastępstw pracowników, nadzoru i upoważnień.

13.   Zarządzenie wewnętrzne nr 5/2004 Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej z dnia 1 września 2004 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania w Wydziale druków wewnętrznych.

14.   Zarządzenie wewnętrzne nr 3/2004 Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej  z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników, nadzoru i upoważnień.

15.   Zarządzenie wewnętrzne nr 2/2004 Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej z dnia 1 marca 2004 r. w sprawie określenia rzeczowego wykazu akt obowiązującego w Wydziale Polityki Społecznej.

16.   Zarządzenie nr 1/2004 Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej z dnia 1 marca 2004 r. w sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników, nadzoru i upoważnień

CEL KONTROLI

Celem kontroli była ocena legalności, rzetelności i gospodarności postępowania Przez Referat Świadczeń Rodzinnych w sprawach dotyczących:

1. Wydawania w imieniu Prezydenta Miasta przez upoważnione osoby decyzji administracyjnych w zakresie wypłat rodzinnych w tym:

 1.1.      zasiłku rodzinnego,

1.2.   dodatków do zasiłku rodzinnego z tytułu:

    1.2.1.  urodzenia dziecka,

    1.2.2.  opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego,

       1.2.3. samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych na skutek upływu ustawowego okresu jego pobierania,

    1.2.4.   samotnego wychowywania dziecka,

    1.2.5.   kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego,

    1.2.6.   rozpoczęcia roku szkolnego,

    1.2.7.   podjęcia przez dziecko nauki w szkole poza miejscem zamieszkania.

 1.3              zasiłku pielęgnacyjnego,

1.4              świadczeń pielęgnacyjnych. 

2. Oceny prawidłowości dokumentowania oraz ewidencjonowania w formie wewnątrzwydziałowych rejestrów, ewidencji i dzienników postępowań prowadzonych przez Referat Świadczeń Rodzinnych z punktu widzenia skuteczności w przeciwdziałaniu powstawania nieprawidłowości i błędów. 
3. Prawidłowego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej a w szczególności:

 3.1.            realizacji zapisu § 6 dotyczącego sprawowania kontroli wewnętrznej przez naczelnika Wydziału i kierownika Referatu zgodnie z Zarządzeniem wewnętrznym Nr 6/2004 z dnia 2 sierpnia 2004 r. w sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników, nadzoru i upoważnień.

 3.2.            realizacji zapisu § 7 wyżej wymienionego zarządzenia a dotyczącego zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych zgodnie z instrukcją  kancelaryjną oraz zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późniejszymi zmianami).

TECHNIKI ZASTOSOWANE PODCZAS POSTĘPOWANIA

 Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie zgromadzonych dowodów: dzienników, rejestrów i ewidencji, Zarządzeń wewnętrznych Naczelnika Wydziału zakresów czynności pracowników, kadry kierowniczej, akt spraw, list dotyczących wypłat świadczeń rodzinnych wraz z dodatkami oraz upoważnień do podpisywania decyzji w imieniu Prezydenta Miasta.

Wymienione dowody zostały przeanalizowane w następującym zakresie:

 - rzetelności i legalności prowadzonych rejestrów, ewidencji i dzienników,

- prawidłowości prowadzonych  w Referacie postępowań administracyjnych w sprawach o wydanie decyzji administracyjnych przyznających określone świadczenia rodzinne,

- prawidłowości i skuteczności sprawowanego nadzoru kadry kierowniczej nad powierzonymi pracownikom zadaniami,

- prawidłowości i skuteczności funkcjonowania w Referacie Świadczeń Rodzinnych systemu kontroli wewnętrznej.

            Poza analizą dokumentacji uzyskano w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych pisemne wyjaśnienia od Naczelnika Wydziału Anny Koski oraz Kierownika Referatu (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Analizą objęto całość zgromadzonego materiału z na podstawie wyłonionej próby w oparciu o program informatyczny