|
KWiA-I-0913/13/2010
|
Opole, 26.11.2010 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 43/10
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Wydział Kultury, Sportu i Turystyki
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
16.08.2010 r. – 03.09.2010 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Jacek Spadło – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Monika Pijanka – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
Nr 43/10
Nr 43/10
|
|
Przedmiot kontroli
|
Realizacja zadań i spraw związanych z opieką nad zabytkami i ich ochroną w 2009 r.
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2009 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Dorota Michniewicz – Witkowska Naczelnik Wydziału
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali
|
Dorota Michniewicz – Witkowska Naczelnik Wydziału Kultury Sportu i Turystyki
Dagmara Kostrzewa – Specjalista ds. ochrony zabytków w Wydziale Kultury Sportu i Turystyki
|
Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96 poz. 873, z 2004 r., Nr 64, poz. 593, Nr 116, poz.1203, Nr 210, poz. 2135, z 2005 r., Nr 155, poz. 1298, Nr 169, poz. 1420, Nr 175, poz. 1462, (Dz. U.. Nr 249, poz. 2104, z 2006 r., Nr 94, poz. 651),
- Ustawa o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. Nr 162, poz. 1568 z późn. zm.),
- Ustawa o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.),
- Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,
- Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym,
- Kodeks postępowania Administracyjnego – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071),
- Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 14 maja 2004 r. w sprawie prowadzenia rejestru zabytków, krajowej, wojewódzkiej i gminnej ewidencji zabytków oraz krajowego wykazu zbytków skradzionych lub wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem (Dz. U. Nr 124, poz. 1305),
- Uchwała XXXVIII/388/08 Rady Miasta Opola z dnia 23 października 2008 r. dotycząca realizacji zadań związanych z ustawą o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami,
- Zarządzenie Nr OR.I-0151-1175/2009, Prezydenta Miasta Opola z dnia 21 stycznia 2009 r.,
- Zarządzenie Nr OR.I-0151-1253/09, Prezydenta Miasta Opola z dnia 12 marca 2009 r.,
- Zarządzenie Nr OR.I-0151-1271/2009, Prezydenta Miasta Opola z dnia 24 marca 2009 r
Cel Kontroli
Celem kontroli była ocena realizacji i spraw związanych z opieką nad zabytkami i ich ochroną w 2009 r., a w szczególności:
ü Wspierania zadań w dziedzinie opieki i ochrony dziedzictwa kulturowego wraz z udzielaniem dotacji,
ü Wnioskowania i wpisywania do rejestru zabytków Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków,
ü Umieszczania na zabytkach nieruchomych odpowiednich znaków i napisów.
Informacje ogólne dotyczące funkcjonowania Wydziału Kultury, Sportu i Turystyki w zakresie spraw związanych z opieką nad zabytkami i ich ochroną.
- Na podstawie Zarządzenia wewnętrznego Nr WKSiT 0147-2/09 Naczelnika Wydziału Kultury Sportu i Turystyki z dnia 2 lutego 2009 r. oraz zmiany tego Zarządzenia Nr WKSiT 0147-1/10 z dnia 23 lutego 2010 r. w sprawie organizacji pracy Wydziału jego pracą kieruje naczelnik przy pomocy zastępcy. (akta kontroli tom I s. 1 do 9).
- Do dnia 22 lutego 2010 r. Wydział dzielił się na dziesięć stanowisk pracy posiadających odpowiednie symbole i oznakowania w tym stanowisko Miejskiego Konserwatora Zabytków oraz stanowisko do spraw ochrony zabytków. Natomiast od dnia 23 lutego 2010 r. liczba stanowisk wzrosła do dwunastu mimo likwidacji stanowiska Miejskiego Konserwatora Zabytków. (akta kontroli tom I s. 10 do 18). W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że jego dotychczasowe obowiązki przejęła osoba zatrudniona na stanowisku do spraw ochrony zabytków.
- Na podstawie ww. zarządzenia wewnętrznego z dnia 23 lutego 2010 r. ustalono, że do zakresu obowiązków osoby zatrudnionej na stanowisku do spraw ochrony zabytków należało między innymi:
- nadzór nad prowadzeniem gminnej ewidencji zabytków oraz prowadzenie ewidencji dóbr kultury nie wpisanych do ewidencji zabytków,
- wnioskowanie i wpis do rejestru zabytków o Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków,
- realizacja programu opieki nad zabytkami w Opolu,
- nadzór nad pracami konserwatorskimi i budowlanymi, wykonywanymi przy zbytkach w Opolu, przez podmioty, które otrzymały dotację z budżetu gminy,
- przyjmowanie zawiadomień o ujawnieniu przedmiotu, który posiada cechy zabytku, zabezpieczenie odkrytego przedmiotu i wstrzymanie wszelkich robót, mogących go uszkodzić lub zniszczyć, do czasu wydania Przez Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków odpowiednich zarządzeń,
- przyjmowanie zawiadomień od znalazcy przedmiotu archeologicznego lub odkrywcy wykopaliska o znalezieniu lub odkryciu takiego przedmiotu,
- zabezpieczenie zabytku przez ustanowienie tymczasowego zajęcia tego zabytku w razie uzasadnionej obawy zniszczenia, uszkodzenia lub wywiezienia zabytku za granicę, jak i zapewnienie zabytkowi właściwych warunków konserwacji,
- zawiadomienie Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków o otrzymaniu wiadomości o znalezieniu lub odkryciu przedmiotu archeologicznego lub wykopaliska,
- ze względu na zachowanie zabytkowych układów urbanistycznych, zabytkowych układów budowlanych, wydawanie w porozumieniu z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków zarządzeń mających na celu usunięcie, uporządkowanie albo przebudowę poszczególnych budynków lub wydanie odpowiednich stosownych zarządzeń,
- umieszczanie na zabytkach nieruchomych odpowiednich znaków i napisów,
- prowadzenie listy społecznych opiekunów, wydawanie legitymacji i zaświadczeń oraz zaświadczeń informujących o nadaniu uprawnień społecznemu opiekunowi zabytków,
- pozyskiwanie środków pozabudżetowych na prace konserwatorskie,
- wykonywanie innych zadań zleconych przez zwierzchnika (akta kontroli tom I s. 10 do 18).W Wydziale prowadzony jest również jednolity rzeczowy wykaz akt wprowadzony Zarządzeniem wewnętrznym Nr KST.I-0147-2/2007 Naczelnika Wydziału z dnia 28 grudnia 2007 r. (akta kontroli tom I s. 19 do 23).Sprawami związanymi z ochrona zabytków w kontrolowanym okresie nie jednocześnie zajmowały się trzy osoby. Zgodnie z przekazaną kontrolującym w tym zakresie dokumentują (opisy stanowisk pracy) ustalono, że:
ü Pani Krystyna Piecuch na stanowisku głównego specjalisty pełniąca obowiązki Miejskiego Konserwatora Zabytków zatrudniona była w następujących okresach:
(akta kontroli tom I s. 24 do 28),
ü Pani Dagmara Kostrzewska na stanowisku specjalisty ds. ochrony zabytków zatrudniona była w następujących okresach:
(akta kontroli tom I s. 29 do 32),
ü Pani Barbara Jagiełło zatrudniona była w następujących okresach:
(akta kontroli tom i s. 33 do 39).
I. Wspieranie zadań w dziedzinie opieki i ochrony dziedzictwa kulturowego wraz z udzieleniem dotacji
1. W wyniku prowadzonych czynności sprawdzających zespół kontrolny ustalił, że w ramach wspierania zadań w dziedzinie opieki i ochrony dziedzictwa kulturowego, w okresie 2009 r. Wydział Kultury, Sportu i Turystyki przeprowadził dwie edycje konkursu w ramach, których przyznano dotacje w kwotach 138.000,00 zł i 177.360,00 zł.
1.1 Ustalono, że w I edycji konkursu w ramach, której przyznano dotację w wysokości 138.000,00 zł jej beneficjentem została Rzymskokatolicka Parafia pod wezwaniem MBB i Św. Wojciecha remont elewacji (drugi etap).
1.2 W II edycji konkursu, w której przyznano kwotę w wysokości 177.360,00 zł beneficjentem przyznanych środków zostały Parafia Katedralna na remont wieży B (drugi etap), oraz Towarzystwo Przyjaciół Opola – na remont Kapliczki przy ul. Partyzanckiej w Opolu oraz Parafia Katedralna na remont rzeźby krzyża.
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że dla tego typu działań w Wydziale nie ma pisemnych procedur. Natomiast na wniosek i potrzeby kontroli został opracowany tryb postępowania, który przedstawia się następująco:
§ ogłoszenie zarządzenia Prezydenta w sprawie konkursu ofert,
§ zebranie wniosków wraz z załącznikami,
§ zarządzenie dotyczące komisji konkursowej w sprawie przyznania dotacji,
§ ogłoszenie o wynikach konkursu,
§ przygotowanie i spisanie umowy zgodnie z ofertą i rozstrzygnięciem konkursu,
§ nadzorowanie prac, na które została przyznana dotacja,
§ przyjęcie sprawozdania i rozliczenia końcowego (akta kontroli tom I s. 40 do 64).
Zgodnie z przekazanym przez kontrolowany Wydział trybem postępowania w sprawie wspierania zadań w dziedzinie opieki i ochrony dziedzictwa kulturowego na realizację przez organizacje pozarządowe i inne uprawnione podmioty zadań w dziedzinie opieki i ochrony dziedzictwa kulturowego, zgodnie z programem współpracy z organizacjami pozarządowymi na 2009 r. zespól kontrolny dokonał analizy przekazanej w tym zakresie dokumentacji a wyniki badań przedstawił w tabeli nr 1 poniżej.
Tab. nr 1
|
Zarządzenie Prezydenta w sprawie konkursu ofert
|
Nazwa zadania
|
Kompletność wniosku wraz z załącznikami
|
Zarządzenie komisji w sprawie przyznania dotacji
|
Ogłoszenie wyniku konkursu
|
Zawarcie umowy zgodnie z rozstrzygnięciem konkursu
|
Przyjęcie sprawozdania i rozliczenia końcowego
|
|
Nr OR.I-0151-1175/09 z dnia 21.01.2009 r.
|
Remont, renowacja malowanie elewacji kościoła pod wezwaniem Matki Boskiej Bolesnej i Świętego Wojciecha
|
TAK
|
OR.I-0152-1253/09 z dnia 13.03.2009 r.
|
Protokół komisji konkursowej z dnia 16.03.2009r
|
Umowa z dnia 03.06.2009 r.
|
15.12.2009r zgodnie z warunkami zawartej umowy.
|
|
Nr OR.I-0151-1271/09 z dnia 24.03.2009 r.
|
Prace remontowo konserwatorskie wież Katedry Opolskiej. Wieża „B”
|
TAK
|
OR.I-0151-1253/09 z dnia 13.03.2008 r.
|
Protokół komisji konkursowej z dnia 26.05.2009r
|
Umowa z dnia 05.06.2009 r.
|
02.12.2009r
Zgodnie z warunkami zawartej umowy
|
|
Nr OR.I-0151-1271/09 z dnia 24.03.2009 r.
|
Remontem i konserwacja kapliczki – dzwonnicy wraz z konserwacją drewnianej rzeźby polichromowanej św. Jana Nepomucena
|
TAK
|
OR.I- 0151- 1253/09 z dnia 13.03.2009 r.
|
Protokół komisji konkursowej z dnia 26.05.2009r
|
Umowa z dnia 03.06.2009 r.
|
15.12.2009r zgodnie z warunkami zawartej umowy.
|
|
Nr OR. I 0151/1271/09 z dnia 24.03.2009 r.
|
Prace konserwatorskie przy rzeźbie – neobarokowy krzyż przydrożny stojący przy Katedrze od strony wschodniej Placu Katedralnego.
|
TAK
|
OR.I-0151-1253/09 z dnia 13.03.2009 r.
|
Protokół komisji konkursowej z dnia 26.05.2009r
|
Umowa z dnia 05.06.2009 r.
|
16.12.2009r zgodnie z warunkami zawartej umowy.
|
Przeprowadzona analiza przedstawionych wyżej postępowań nie budzi zastrzeżeń zespołu kontrolnego.
II. Wnioskowanie i wpis do rejestru zabytków
- W trakcie prowadzonych czynności sprawdzających ustalono, iż zasady prowadzenia rejestru zabytków reguluje Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 14 maja 2004 r. w sprawie prowadzenia rejestru zabytków, krajowej, wojewódzkiej i gminnej ewidencji zabytków oraz krajowego wykazu zabytków skradzionych lub wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem (Dz. U. Nr 124 poz. 1305). Wymienione rozporządzenie dotyczy zadań nałożonych na Wojewódzkiego Konserwatora Zbytków.
- Kontrolujący w ramach prowadzonych czynności sprawdzających ustalili, iż podobnie jak w przypadku wspierania zadań w dziedzinie opieki i ochrony dziedzictwa kulturowego wraz z udzielaniem dotacji, również w sytuacji wnioskowania o wpis do rejestru zabytków brak jest pisemnych procedur postępowania. W związku z powyższym na wniosek i potrzeby kontroli został opracowany tryb postępowania który przedstawia się następująco:
- wnioskowanie o wpis do rejestru obiektu zabytkowego znajdującego się na terenie miasta i stanowiącego własność Gminy Opole,
- wszczęcie postępowania przez Opolskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego (Dz. U. Nr 98 poz.1071 z 2000 r.), o przeprowadzenie postępowania, w trakcie , którego gromadzi się wszelki materiał dowodowy mający znaczenie dla sprawy,
- wydanie decyzji administracyjnej przez Opolskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków (akta kontroli tom I s. 65 do 76).
W związku z przekazanym przez Wydział Kultury, Sportu i Turystyki trybem postępowania w sprawie wnioskowania o wpis do rejestru zabytków kontrolujący przeanalizowali zgromadzony w tym zakresie materiał, a wyniki badań uwidoczniono w tabeli nr 2 poniżej
Tab. nr 2
|
Lp.
|
Wniosek Wydziału Kultury w imieniu Gminy
|
Zawiadomienie o wszczęciu postępowania przez Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków
|
Decyzja o wpisie do rejestru zabytków bądź umorzeniu postępowania
|
Uwagi
|
|
1
|
Kapliczka przy ul. Św. Jacka w Opolu
|
Zawiadomienie Nr ZR-AZ-58-5/09 z dnia 27.04.2009 r.
|
Decyzja Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków Umarzająca postępowanie Nr ZR-AZ-58/09 z dnia 06.07.2009 r.
|
Brak wpisu w związku z umorzeniem postępowania
|
|
2
|
Kapliczka przy ul. Waleckiego w Opolu
|
Zawiadomienie Nr ZR-AZ-58-8/09 z dnia 27.04.2009 r.
|
Decyzja Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków o wpisie Nr ZR-AZ-58-8/09 z dnia 28.05.2009 r. Nr rejestru Ks.Bt. II 158/09
|
-
|
|
3
|
Kapliczka przy ul. Poprzecznej w Opolu
|
Zawiadomienie ZN-EN-58-27/09 z dnia 06.04.2009 r.
|
Decyzja Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków – brak rozstrzygnięcia w sprawie
|
Wyjaśnić brak decyzji Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków.
|
Przeprowadzone badania wyżej wymienionych postępowań ujawniły, iż w jednym z nich a dotyczącym wniosku o wpis do rejestru zabytków Kapliczki przy ul. Poprzecznej w Opolu brak w dokumentacji Wydziału decyzji Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków o wpisie bądź umorzeniu postępowania w sprawie.
III. Umieszczanie na zabytkach nieruchomych odpowiednich znaków i napisów
- W trakcie prowadzonych badań Kontrolujący ustalili, że Wydział Kultury, Sportu i Turystyki w 2009 r. na zabytkowych obiektach gminnych z własnej inicjatywy nie umieszczał, żadnych znaków i napisów informacyjnych w zakresie ochrony zabytków. Kontrolujący ustalili, że opisywane zadania w tym zakresie prowadzone są przez Wydział Gospodarki i Promocji Miasta gdzie znajdują się odpowiednie środki finansowe. W związku z zakresem podmiotowym kontroli, nie badano realizacji zadań Wydziału Gospodarki i Promocji Miasta .Ustalono ponadto, że wymieniony zajmuje się systemem identyfikacji obiektów miejskich w ramach strategii i promocji natomiast Wydział Kultury, Sportu i Turystyki jest jedynie konsultantem treści oraz formy plastycznej tablic.
- Ustalono jednocześnie, iż w 2009 r. na wniosek Komitetu do spraw upamiętnienia Hrabiego von Matuscha okolicznościowa tablica została umieszczona zgodnie z podjętą uchwałą Rady miasta Opola przygotowaną przez kontrolowany Wydział. Natomiast samo zadanie zostało zrealizowane przez wymieniony wyżej Komitet .
- Podobnie jak w opisanych wyżej przypadkach dla działań związanych z umieszczaniem na zabytkach znaków i napisów informacyjnych, w Wydziale brak jest w tym zakresie pisemnych procedur. Tryb postępowania w tego typu zadaniach sporządzony został jedynie na potrzeby prowadzonej kontroli i przedstawia się następująco:
- przyjęcie wniosku strony zainteresowanej umieszczeniem tablicy okolicznościowej,
- sprawdzenie wniosku wraz z załącznikami w postaci zezwoleń i opinii stosownych instytucji i urzędów,
- przygotowanie projektu Uchwały Rady Miasta Opola,
- przekazanie zatwierdzonej i przyjętej uchwały jednostce zainteresowanej w celu jej realizacji (akta kontroli tom I s. 77 do 87).
Na podstawie przekazanego trybu postępowania w sprawie umieszczania na zabytkach nieruchomych odpowiednich znaków i napisów kontrolujący dokonali analizy przekazanej w tym zakresie dokumentacji a wyniki badań przedstawiono w tabeli nr 3.
Tab. nr 3
|
Lp.
|
Data wniosku
|
Kompletność wniosku
TAK/NIE
|
Projekt uchwały z dnia
|
Przekazanie do realizacji
|
Uwagi
|
|
1.
|
19.01.2009 r.
|
TAK
|
28.01.2009 r.
|
Uchwała Rady Miasta Opola Nr LIII/558/09 z dnia 09.07.2009 r.
|
Zadanie zrealizowane przez wnioskodawcę.
|
Przeprowadzona przez kontrolujących analiza trzech zadań, które w swoim zakresie przypisane są stanowisku do spraw ochrony zabytków ujawniła brak pisemnych procedur postępowania w tym zakresie. Również pozostałe dziesięć zadań które nie były przedmiotem kontroli nie zostały oprocedurowane.
|
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole
|
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: Opole,......
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data: Opole, .......
|
Podpis Głównego Specjalisty: (na ostatecznej wersji roboczej)
Podpis Naczelnika Wydziału: (na ostatecznej wersji roboczej)
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
|
|
Zmiany w protokole
|
|
"Ustalenia na str. ... skreśla się"
"Uzupełnienie do str. ... protokołu kontroli"
"Treść ustaleń na str. ... otrzymuje brzmienie:"
|
2011-02-10 09:58:42 - wnioski pokontrolne (57.50 kB)
