1.       Udzielanie zezwoleń na zgromadzenia i zbiórki publiczne.

2.       Funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej.

3.       Oszczędność w gospodarowania mieniem.

 

 

Zgodnie z § 8 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola do zadań naczelników należy w szczególności :

a)             planowanie i organizacja pracy Wydziału,

b)             dokonywanie podziału czynności, uprawnień i odpowiedzialności między pracowników Wydziału,

c)             wnioskowanie w sprawie upoważnienia pracowników wydziału do wydawania -                     w imieniu Prezydenta - decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej,

d)             sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją dochodów i wydatków budżetowych                w powierzonym zakresie,

e)             terminowe i prawidłowe pod względem merytorycznym załatwianie spraw                                i przygotowywanie materiałów dla potrzeb Rady i Prezydenta,

f)              wydawanie z upoważnienia Prezydenta decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej,

g)             zapewnienie sprawnego przyjmowania stron w wydziale,

h)             udział w sesjach Rady i posiedzeniach komisji,

i)               wnioskowanie w sprawach przyjmowania, zwalniania, awansowania i wyróżniania pracowników, zapewnienie dyscypliny pracy w wydziale, udzielanie pracownikom urlopów wypoczynkowych,

j)               udzielanie pracownikom kary porządkowej w formie upomnienia,

k)              organizacja systemu kontroli wewnętrznej w Wydziale.

Zgodnie z § 52 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - naczelnicy wydziałów    w drodze zarządzeń wewnętrznych zatwierdzonych przez Prezydenta określają                             w szczególności:

 

a)             szczegółowe zadania wydziałów, wewnętrzną strukturę organizacyjną, podział zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników,

b)             podział nadzoru,

c)             zakres upoważnień do podpisywania pism w sprawach o charakterze przygotowawczym i techniczno-kancelaryjnym,

d)             zasady kontroli wewnętrznej.

 

Naczelnicy wydziałów zobowiązani są do sporządzania, w formie zarządzenia wewnętrznego, wyciągów z rzeczowego wykazu akt dla wydziału i przekazywania jednego egzemplarza do archiwum zakładowego - § 52 ust. 1a Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta.

 

Zgodnie z zarządzeniem wewnętrznym nr KM.IV-0115/1/05 Naczelnika Wydziału Komunikacji z dnia 20 października 2005r:

a)             naczelnik bezpośrednio nadzoruje kierowników Referatów oraz pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym - § 9,

b)             kierownicy osobiście podpisują pisma o charakterze przygotowawczym                                 i kancelaryjno-technicznym w zakresie zadań realizowanych przez nadzorowanych pracowników - § 13,

c)             podziału poczty przychodzącej dokonuje naczelnik Wydziału - § 14,

d)             każde służbowe lub prywatne wyjście odnotowane w książce bezpośredni przełożony potwierdza swoim podpisem - § 15 ust. 2.

 

Wszelkie publiczne zbieranie ofiar w gotówce lub naturze na pewien z góry określony cel wymaga uprzedniego pozwolenia władzy – art. 1 ustawy.

 

Pozwoleń na przeprowadzenie zbiórki udziela w drodze decyzji administracyjnej Prezydent Miasta Opola – art. 2 ustawy.

Pozwolenie na zbiórkę publiczną może być udzielone tylko wówczas, gdy cel zbiórki nie jest przeciwny prawu oraz ze stanowiska interesu publicznego jest godny poparcia.

Za takie cele uważa się przede wszystkim cele: religijne, państwowe, oświatowe, zdrowotne, kulturalno-społeczne i społeczno-opiekuńcze – art. 3 ustawy.

Pozwolenie na zbiórkę publiczną może być udzielone jedynie stowarzyszeniom                              i organizacjom, posiadającym osobowość prawną, albo komitetom, organizowanym dla przeprowadzenia określonego celu. Cel zbiórki winien być zgodny ze statutem stowarzyszenia lub organizacji, bądź z aktem organizacyjnym komitetu – art. 4 ustawy.

 

W pozwoleniu winien być określony czas, w którym zbiórka ma być przeprowadzona oraz mogą być wymienione warunki co do sposobu przeprowadzenia zbiórki – art. 6 ustawy.

Zbiórki publiczne mogą być przeprowadzane jedynie przez członków tej instytucji (art. 4), która pozwolenie otrzymała, lub przez członków instytucji, mających cele pokrewne, albo przez osoby, przez te instytucje imiennie zaproszone art. 7 ustawy.

 

Władza, która udzieliła pozwolenia, może w każdym czasie sama lub przez podległe sobie władze i organa informować się o stanie akcji zbiórkowej w szczególności przez wgląd                  w akta, księgi oraz dokumenty kasowe, przeprowadzać rewizję kasy, żądać ustnych                        i pisemnych wyjaśnień oraz wysyłać swoich delegatów na posiedzenia instytucji. Instytucje te winny zawiadamiać władzę przynajmniej na 24 godziny naprzód o posiedzeniach, na których mają być omawiane sprawy zużytkowania zebranych ofiar – art. 8 ustawy.

 

Wynik zbiórki i sposób zużytkowania zebranych ofiar powinien być podany do wiadomości organu, który udzielił pozwolenia, oraz ogłoszony w terminie 1 miesiąca w prasie,                           w rozumieniu przepisów Prawa prasowego, o zasięgu obejmującym co najmniej obszar,              na którym zbiórka została przeprowadzona – art. 9 ustawy.

Władza, która pozwolenie wydała, może je cofnąć w każdym czasie, jeżeli zbiórka przeprowadzana jest niezgodnie z postanowieniami niniejszej ustawy, lub jeżeli ujawnione zostanie, że dalsze prowadzenie zbiórki może zagrażać bezpieczeństwu, spokojowi lub porządkowi publicznemu, albo jeśli władza stwierdzi (art. 8), że ofiary, uzyskiwane ze zbiórki, nie są przeznaczane na właściwy cel – art. 10 ustawy.

Ustawa o zbiórkach publicznych nie ma zastosowania do zbiórek koleżeńskich w lokalach urzędów publicznych na cele godne poparcia, odbywających się na podstawie pozwolenia przełożonego urzędu – art. 13 lit. e ustawy.

Zgodnie z § 1 rozporządzenia - Zbiórka publiczna ofiar w gotówce może być przeprowadzona w formie:

a)       dobrowolnych wpłat na konto, założone osobno dla każdej zbiórki publicznej przez przeprowadzającego zbiórkę publiczną;

b)       zbierania ofiar do puszek kwestarskich oraz skarbon stacjonarnych, umieszczanych               w obiektach, za zgodą ich właścicieli lub użytkowników;

c)       sprzedaży cegiełek wartościowych;

d)       sprzedaży przedmiotów i usług.

Zbieranie ofiar w naturze może być dozwolone tylko w przypadku, gdy wszystkie dary będą mogły być w niezmienionej postaci zużyte na cel określony w pozwoleniu - § 2 rozporządzenia.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia - Zbiórki publiczne mogą być prowadzone na wolnym powietrzu lub wewnątrz pomieszczeń, w obiektach publicznych lub prywatnych, za zgodą właścicieli tych obiektów. Zbiórek publicznych nie przeprowadza się w urzędach administracji publicznej, na terenie szkół i placówek oświatowych, na terenach i w obiektach pozostających w zarządzie Ministra Obrony Narodowej lub ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych albo Ministra Obrony Narodowej. W szczególnie uzasadnionych przypadkach organ administracji publicznej udzielający pozwolenia na przeprowadzenie zbiórki publicznej, zwany dalej "organem", może pozwolić na prowadzenie zbiórki publicznej w obiektach i na terenach, o których mowa w ust. 2 rozporządzenia.

Organ może pozwolić na domokrążne zbieranie ofiar w formach określonych w § 1 i 2, gdy ze względu na teren, na którym zbiórka publiczna ma być przeprowadzona, lub ze względu na charakter zbiórki publicznej uzna to za społecznie uzasadnione, w szczególności gdy celem zbiórki publicznej jest pomoc ofiarom klęsk żywiołowych - § 4 rozporządzenia.

Zgodnie z § 5 rozporządzenia -  1. Puszki kwestarskie oraz skarbony stacjonarne muszą być tak zabezpieczone, by ich otwarcie i wyjęcie zawartości było niemożliwe bez widocznego naruszenia zabezpieczenia. Puszki kwestarskie oraz skarbony stacjonarne muszą być ponumerowane, zaopatrzone w nazwę przeprowadzającego zbiórkę publiczną oraz jego adres. Otwieranie skarbon stacjonarnych i przeliczanie zebranych ofiar odbywa się w obecności co najmniej dwóch osób, upoważnionych do tego przez przeprowadzającego zbiórkę. Otwieranie puszek kwestarskich i przeliczanie zebranych ofiar odbywa się w obecności co najmniej dwóch osób, upoważnionych do tego przez przeprowadzającego zbiórkę publiczną, oraz osoby kwestującej.

Zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia - Ubiegający się o udzielenie pozwolenia na przeprowadzenie zbiórki publicznej przedstawia organowi plan przeprowadzenia zbiórki publicznej, który określa:

a)             cel, na który mają być przeznaczone ofiary pochodzące ze zbiórki publicznej;

b)             formy przeprowadzenia zbiórki publicznej;

c)             termin rozpoczęcia i zakończenia zbiórki publicznej;

d)             obszar, na którym zbiórka publiczna ma być prowadzona;

e)             sposób informowania o prowadzonej zbiórce publicznej;

f)              liczbę osób, które mają brać udział w zbiórce publicznej;

g)             przewidywane koszty przeprowadzenia zbiórki publicznej, w tym rodzaj i wysokość poszczególnych wydatków.

Zgodnie z § 9 ust. 2 rozporządzenia - W sytuacji, gdy ofiary pochodzące ze zbiórki publicznej wydatkowane będą poza granicami państwa, plan przeprowadzenia zbiórki publicznej powinien również wskazywać miejsce, gdzie będą wydatkowane zebrane ofiary.

Zgodnie z § 12 rozporządzenia - Publiczne ogłoszenie wyników zbiórki publicznej zawiera:

a)             nazwę i siedzibę przeprowadzającego zbiórkę publiczną;

b)             nazwę organu oraz datę i numer pozwolenia;

c)             sumę zebranych ofiar pieniężnych, uwzględniającą ilość i rodzaj zebranych ofiar na poszczególne cele, według form zbiórki publicznej;

d)             rodzaj i ilość zebranych ofiar w naturze;

e)             wysokość kosztów przeprowadzenia zbiórki publicznej, z dokładnym wymienieniem rodzaju i wysokości poszczególnych wydatków.

Zgodnie z § 13 rozporządzenia -  Organ kontroluje przeprowadzane zbiórki publiczne                      w zakresie:

a)             zgodności prowadzenia zbiórki publicznej z udzielonym pozwoleniem;

b)             przestrzegania warunków i sposobów prowadzenia zbiórki publicznej;

c)             ochrony bezpieczeństwa powszechnego, porządku publicznego, dóbr pozyskanych z ofiarności publicznej oraz dóbr osobistych obywateli;

d)             sposobu zużytkowania zebranych ofiar.

 

Zapłata opłaty skarbowej od podań, załączników do podań, czynności urzędowych, zaświadczeń i zezwoleń dokonywana jest znakami opłaty skarbowej o odpowiedniej wartości - § 3 rozporządzenia.

 

Znaki opłaty skarbowej od podania i dołączonych załączników nakleja się na podaniu albo na protokole stwierdzającym wniesienie podania, albo na wydruku komputerowym podania wniesionego za pomocą poczty elektronicznej. Jeżeli załączniki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki opłaty skarbowej należnej od załączników nakleja się na załącznikach - § 4ust. 1 rozporządzenia.

 

Znaki opłaty skarbowej kasują pracownicy organów administracji rządowej lub samorządowej, a także podmiotów określonych w art. 1 ust. 2 ustawy, które rozpatrują podania, dokonują czynności urzędowych, wydają zaświadczenia lub zezwolenia. Znaki opłaty skarbowej kasuje się przez przekreślenie ich na krzyż, tak aby końce kresek przechodziły na papier, na którym naklejono znaki. Na każdym ze znaków wpisuje się datę skasowania, a obok znaków - sumę, na którą znaki skasowano, oraz umieszcza się podpis kasującego - § 8 rozporządzenia.

 

Znaki opłaty skarbowej od podania lub protokołu zastępującego podanie i dołączonych załączników nakleja się na podaniu lub protokole. Wartość naklejonych znaków opłaty skarbowej powinna być równa kwocie należnej opłaty skarbowej od podania i załączników do niego. Jeżeli załączniki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki opłaty skarbowej należnej od załączników nakleja się na załącznikach. Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole) i załącznikach kasuje wstępnie pracownik, który je przyjął, pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie, tak aby część odcisku pieczęci, kasownika lub kreski skasowania znajdowała się również na dokumencie poza znakami - § 39 ust. 1 i 2 Instrukcji kancelaryjnej.

 

 

 

Każdy może korzystać z wolności pokojowego zgromadzania się. Zgromadzeniem jest zgrupowanie co najmniej 15 osób, zwołane w celu wspólnych obrad lub w celu wspólnego wyrażenia stanowiska art. 1 ustawy.

 

Wolność zgromadzania się podlega ograniczeniom przewidzianym jedynie przez ustawy, niezbędnym do ochrony bezpieczeństwa państwowego lub porządku publicznego oraz ochrony zdrowia lub moralności publicznej albo praw i wolności innych osób –art. 2 ustawy.   

 

Prawo organizowania zgromadzeń przysługuje osobom mającym pełną zdolność                         do czynności prawnych, osobom prawnym, innym organizacjom, a także grupom osób.                 W zgromadzeniach nie mogą uczestniczyć osoby posiadające przy sobie broń, materiały wybuchowe lub inne niebezpieczne narzędzia – art. 3 ustawy.

 

Postępowanie w sprawach dotyczących zgromadzeń należy do zadań zleconych organów gminy. Organem odwoławczym od decyzji wydanych w sprawach, o których mowa w ust. 1, jest wojewoda – art. 5 ustawy.

Zgromadzenia organizowane na otwartej przestrzeni dostępnej dla nieokreślonych imiennie osób, zwane dalej "zgromadzeniami publicznymi", wymagają uprzedniego zawiadomienia organu gminy właściwego ze względu na miejsce zgromadzenia – art. 6 ustawy.

Zgodnie z art. 7 ustawy organizator zgromadzenia publicznego zawiadamia organ gminy w taki sposób, aby wiadomość o zgromadzeniu dotarła nie później niż na 3 dni, a najwcześniej 30 dni przed datą zgromadzenia. Zawiadomienie powinno zawierać następujące dane:

a)             imię, nazwisko, datę urodzenia i adres organizatora oraz nazwę i adres osoby prawnej lub innej organizacji, jeżeli w jej imieniu organizuje on zgromadzenie,

b)             cel i program oraz język, w którym będą porozumiewać się uczestnicy zgromadzenia,

c)             miejsce i datę, godzinę rozpoczęcia, planowany czas trwania, przewidywaną liczbę uczestników oraz projektowaną trasę przejścia, jeżeli przewiduje się zmianę miejsca                     w czasie trwania zgromadzenia,

d)             określenie planowanych przez organizatora środków służących zapewnieniu pokojowego przebiegu zgromadzenia oraz środków, o których dostarczenie zwraca się do organu gminy.

 

Organ gminy zakazuje zgromadzenia publicznego, jeżeli jego cel lub odbycie sprzeciwiają się niniejszej ustawie lub naruszają przepisy ustaw karnych, odbycie zgromadzenia może zagrażać życiu lub zdrowiu ludzi albo mieniu w znacznych rozmiarach art. 8     .

Decyzja o zakazie zgromadzenia publicznego powinna być doręczona organizatorowi                  w terminie 3 dni od dnia zawiadomienia, nie później jednak niż na 24 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia zgromadzenia. Odwołanie wnosi się w terminie 3 dni od dnia doręczenia decyzji. Wniesienie odwołania nie wstrzymuje wykonania decyzji. Decyzję wydaną w wyniku rozpatrzenia odwołania doręcza się organizatorowi w terminie 3 dni od dnia otrzymania odwołania - art. 9 ustawy.

 

Zgromadzenie publiczne powinno mieć przewodniczącego, który otwiera zgromadzenie, kieruje jego przebiegiem oraz zamyka zgromadzenie. Przewodniczącym jest organizator zgromadzenia, chyba że powierzy on swoje obowiązki innej osobie albo uczestnicy zgromadzenia za jego zgodą wybiorą innego przewodniczącego. Z chwilą rozwiązania lub zamknięcia zgromadzenia jego uczestnicy są obowiązani bez nieuzasadnionej zwłoki opuścić miejsce, w którym odbywało się zgromadzenie - art. 10 ustawy. 

Organ gminy może delegować na zgromadzenie swoich przedstawicieli. Delegowani przedstawiciele organu gminy, przybywając na zgromadzenie, są obowiązani okazać swoje upoważnienia przewodniczącemu zgromadzenia - art. 11 ustawy.

 

Zgodnie z art. 12 ustawy - Zgromadzenie może być rozwiązane przez przedstawiciela organu gminy, jeżeli jego przebieg zagraża życiu lub zdrowiu ludzi albo mieniu w znacznych rozmiarach lub gdy narusza przepisy niniejszej ustawy albo przepisy ustaw karnych,                     a przewodniczący, uprzedzony o konieczności rozwiązania zgromadzenia, wzbrania się to uczynić. Rozwiązanie zgromadzenia na podstawie ust. 1 następuje przez wydanie decyzji ustnej, poprzedzonej trzykrotnym ostrzeżeniem uczestników zgromadzenia o możliwości jego rozwiązania, a następnie ogłoszonej przewodniczącemu w obecności zgromadzonych, której nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności. Decyzję tę doręcza się organizatorowi na piśmie w terminie 24 godzin od jej podjęcia. Organizatorowi oraz uczestnikowi zgromadzenia przysługuje prawo odwołania się od decyzji w sprawie rozwiązania zgromadzenia w terminie 3 dni od dnia rozwiązania zgromadzenia. 

 

Skargi na decyzje w sprawach zgromadzeń wnosi się bezpośrednio do sądu administracyjnego w terminie 3 dni od dnia doręczenia decyzji, a sąd wyznacza rozprawę nie później niż w terminie 7 dni od dnia wniesienia do niego skargi, chyba że zachodzą przeszkody formalne - art. 13 ustawy.

 

Zgodnie § 3 ust. 2 lit. a Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kontrola funkcjonalna, realizowana przez przełożonych wobec podwładnych i jednostki nadrzędne wobec jednostek podrzędnych, odbywa się na bieżąco, w toku zarządzania, przy zastosowaniu dostępnych procedur i mechanizmów, wbudowanych w system zarządzania.

 

Zgodnie § 3 ust. 3 lit. a Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola za sprawność                    i efektywność systemów kontrolnych niższego szczebla, funkcjonujących wewnątrz wydziałów i jednostek, w ramach uprawnień oraz wykonywania nadzoru merytorycznego, odpowiada w urzędzie – naczelnik, a w jednostkach – kierownik jednostki.

 

Zgodnie § 4 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola system kontroli wewnętrznej            w Urzędzie Miasta oraz jednostkach opiera się następujących standardach szczegółowych:

a)             struktura kontroli wewnętrznej oraz wszelkie operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny być dokładnie udokumentowane, a dokumentacja powinna być natychmiast dostępna, jeśli zachodzi potrzeba jej sprawdzenia,

b)             operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny być niezwłocznie zarejestrowane                  i prawidłowo sklasyfikowane,

c)             operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny podlegać autoryzacji oraz być wykonywane tylko przez osoby dysponujące odpowiednimi uprawnieniami,

d)             kluczowe obowiązki i odpowiedzialność za udzielanie upoważnień, realizowanie, rejestrowanie oraz sprawdzanie operacji finansowych i zdarzeń powinny być podzielone między różne osoby,

e)             należy zapewnić kompetentny nadzór dla upewnienia się, że cele postawione przed kontrolą wewnętrzną są realizowane,

f)              dostęp do zasobów i akt powinien być ograniczony tylko do osób upoważnionych, które są odpowiedzialne za dozór nad nimi lub ich wykorzystanie.

a.            Standardy te stanowią kryteria opracowywania systemów kontroli funkcjonalnej                      w wydziałach i jednostkach.

 

Zgodnie § 5 ust. 7 i 8 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola Naczelnicy Wydziałów sprawują bieżącą kontrolę funkcjonalną w stosunku do podległych pracowników, jednostek oraz systemów zarządczych, w zakresie właściwości rzeczowej. Działalność opisana w pkt. 6 i 7 odbywa się na podstawie opracowanych w formie pisemnej procedur kontrolnych, podlegających zatwierdzeniu przez Prezydenta.

 

Zgodnie § 5 ust. 12 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola Naczelnicy Wydziałów do 30 listopada każdego roku zgłaszają do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu propozycje tematów kontroli do przeprowadzenia przez wydział w roku następnym.

 

Akty prawne:

1.       ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. z 2000 r. Dz. U. Nr 98, poz. 1071 z późniejszymi zmianami),

2.       ustawa z dnia 15 marca 1933 r. o zbiórkach publicznych (Dz. U. Nr 22, poz. 162 z późn. zm.),

3.       rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 6 listopada 2003r.                   w sprawie sposobów przeprowadzania zbiórek publicznych oraz zakresu kontroli nad tymi zbiórkami (Dz. U. Nr 199, poz. 1947 z późn. zm.),

4.       ustawa z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 86, poz. 960 z późn. zm.),  

5.       rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 grudnia 2000 r. w sprawie sposobu pobierania, zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej oraz sposobu prowadzenia rejestrów tej opłaty (Dz. U. Nr 110, poz. 1176 z późn. zm.),

6.       ustawa z dnia 5 lipca 1990r. Prawo o zgromadzeniach (Dz. U. Nr 51, poz. 297 z późn. zm),

7.       ustawa z dnia 20 czerwca 1997r. Prawo o ruchu drogowym (tekst jednolity z 2005r. Dz. U. Nr 108 poz. 908 z późn. zm.),

8.       rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych  (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.),

9.       Komunikat Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003r. w sprawie ogłoszenia