|
KWiA-I- 0913/10/2009
|
Opole, 16.06.2009 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 20/09
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Wydział Świadczeń Socjalnych
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
11.05.2009 r. – 26.05.2009 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Jacek Spadło - inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Wiesław Pałczyński – starszy specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
Nr 40/2009
Nr 41/2009
|
|
Przedmiot kontroli
|
Terminowość przekazywania odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Opolu
|
|
Okres objęty kontrolą
|
01.01.2007 r. do 31.12.2008 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Anna Koska – Naczelnik Wydziału Świadczeń Socjalnych
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali
|
Anna Koska – Naczelnik Wydziału Świadczeń Socjalnych
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– Kierownik Referatu Ustalania Uprawnień do Świadczeń
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139 poz. 992 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. Nr 86 poz. 732 z późniejszymi zmianami).
3. Ustawa z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71 poz. 734 z późniejszymi zmianami).
5. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256 poz. 2572 z Późniejszymi zmianami.
6. Regulamin udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie miasta Opola (załącznik do uchwały Rady Miasta Opola Nr XIII/108/07 z dnia 24 maja 2007 r. (Dz. Urz. Woj. Op. Z dnia 4 lipca 2007 r. Nr 51 poz. 1656 i Nr 57 poz. 1797 z 2 sierpnia 2007 r.).
7. Kodeks Postępowania Administracyjnego – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 10 71).
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena terminowego przekazywania odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego przez Wydział Świadczeń Socjalnych Urzędu Miasta Opola.
Techniki zastosowane podczas postępowania
Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie zgromadzonego materiału – rejestrów odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego za lata 2007 r. i 2008 r., dokumentów źródłowych tj. wniosków strony, decyzji ograniczających bądź odmawiających przyznania świadczenia z zakresu zaliczek alimentacyjnych, dodatków mieszkaniowych, pomocy materialnej dla uczniów, ich prawidłowej rejestracji, oraz terminowego przekazywania do organu odwoławczego.
Wymienione dowody zostały przeanalizowane w następującym zakresie:
§ Terminowości złożenia odwołania,
§ Prawidłowości i rzetelność rejestracji odwołań,
§ Terminowości przekazywania odwołań przez Wydział Świadczeń Socjalnych do Samorządowego Kolegium Odwoławczego,
§ Porównania ilości złożonych odwołań w stosunku do ilości wydanych decyzji.
Poza analizą dokumentacji uzyskano w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych pisemne wyjaśnienia od Naczelnik Wydziału Anny Koski w związku z prowadzonym postępowaniem.
Analizą objęto całość zgromadzonego materiału w tym wszystkie akta spraw za lata 2007 i 2008, w których rozstrzygnięcie nastąpiło w drodze odwołania do Samorządowego Kolegium Odwoławczego.
W oparciu o zgromadzone do kontroli dokumenty zbadano prawidłowość postępowania w wyżej wymienionych sprawach zgodnie z art. 133 Kodeksu postępowania administracyjnego.
Informacje ogólne dotyczące funkcjonowania Wydziału Świadczeń Socjalnych
- Na podstawie Zarządzenia wewnętrznego nr WŚS-0147-6/06 Naczelnika Wydziału Świadczeń Socjalnych z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie organizacji pracy Wydziału jego pracą kieruje:
ü Naczelnik Wydziału przy pomocy Zastępcy Naczelnika Wydziału. Zgodnie z ww. zarządzeniem Naczelnik Wydziału koordynuje i nadzoruje realizację zadań przypisanych Wydziałowi oraz sprawuje bezpośredni nadzór nad realizacją zadań Referatu Informacji, Obsługi i Ewidencji, Referatu Odzyskiwania Należności Alimentacyjnych oraz samodzielnymi stanowiskami pracy.
ü Zastępca Naczelnika Wydziału sprawuje bezpośredni nadzór nad realizacją zadań Referatu Ustalania Uprawnień do Świadczeń oraz Referatu Rozliczeń i Sprawozdawczości.
ü Kierownicy Referatów podlegają bezpośrednio Naczelnikowi Wydziału.
ü Kierownicy Referatów sprawują bezpośredni nadzór nad sprawami i zadaniami prowadzonymi w referatach.
W skład Wydziału Świadczeń Socjalnych wchodzą cztery referaty oraz trzy samodzielne stanowiska pracy:
ü Referat Informacji, Obsługi i Ewidencji,
ü Referat Ustalania Uprawnień do Świadczeń,
ü Referat Rozliczeń i Sprawozdawczości,
ü Referat Odzyskiwania Należności Alimentacyjnych,
ü Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Obsługi Prawnej,
ü Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Nienależnie Pobranych Świadczeń,
ü Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Administrowania Systemami Informatycznymi (akta kontroli tom I s. 1 - 6).
- W trakcie czynności kontrolnych na podstawie ww. Zarządzenia Wewnętrznego Naczelnika Wydziału z dnia 17 maja 2007 r. w sprawie organizacji pracy wydziału ustalono, iż odpowiedzialną za sporządzanie pism dotyczących odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego oraz wskazywanie trybu postępowania jest osoba zatrudniona na Samodzielnym Stanowisku Pracy ds. Obsługi Prawnej.
W kontrolowanym okresie to jest od 1 stycznia 2007r. do 31 grudnia 2008r. sprawami związanymi z odwołaniami do SKO zajmowały się dwie osoby:
§ do 25 czerwca 2008 r. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- przebywa na urlopie wychowawczym (akta kontroli tom I s. 7 - 10).
§ od 26 czerwca 2008 r. do 31 grudnia 2009 r. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– zgodnie z zawartymi umowami zlecenia (akta kontroli tom I s. 11- 12).
Rejestry odwołań do SKO za lata 2007 do 2008
Dla udokumentowania prowadzonych postępowań odwoławczych prowadzony jest w Wydziale Rejestr odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego, który powołany został Zarządzeniem Wewnętrznym Nr WŚS-0147-7/06 Naczelnika Wydziału Świadczeń Socjalnych z dnia 1 września 2006 r. (akta kontroli tom I s. 13 - 14). Zgodnie z zapisem § 2 ww. zarządzenia osobą odpowiedzialną za prowadzenie rejestru jest osoba zatrudniona na stanowisku ds. obsługi prawnej.
Przedmiotowy rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej, i zawiera podstawowe informacje pozwalające zidentyfikować osobę składającą odwołanie jego adres, treść korespondencji oraz datę wpływu. Ponadto rejestr zawiera stanowisko organu I instancji w związku ze złożonym odwołaniem, stanowisko SKO oraz sposób realizacji decyzji SKO przez organ I instancji.
Ustalenia szczegółowe kontroli
W oparciu o dokonane w Rejestrze Odwołań zapisy na przestrzeni 2007 r. (akta kontroli tom I s. 15 - 18) i 2008 r. (akta kontroli tom s. 19 - 21) stwierdzono rejestrację 137 postępowań objętych zakresem kontroli.
Wynik przeprowadzonej analizy akt spraw pod kątem przestrzegania zapisu art. 133 Kodeksu Postępowania Administracyjnego obrazuje tabela nr 1.
W tabeli umieszczono te postępowania, w których doszło do przekroczenia terminu wynikającego z zapisu art. 133 Kpa.
|
rok 2007 (akta kontroli tom I s. 22 - 170)
|
|
Lp.
|
Nazwisko i imię
|
Stanowisko organu pierwszej instancji
|
Data
odwołania
|
Data przekazania do SKO wg rejestru
|
Data faktycznego przekazania do SKO
|
Liczba dni po terminie
|
|
Data
|
Nr decyzji
|
Treść
|
|
1.
|
L. J.
|
18.12.2006
|
ŚS.II.GB.9120-16885/06
|
przekroczenie
dochodu
|
16.01.07
|
22.01.07
|
25.01.07
|
2 dni po terminie
|
|
2.
|
B. M.
|
19.12.2006
|
ŚS.II.JŚ.9120-1045/06
|
przekroczenie
dochodu
|
16.01.07
|
22.01.07
|
25.01.07
|
2 dni po terminie
|
|
3.
|
B. M.
|
19.12.2006
|
ŚS.VI.JŚ.9120-1046/06
|
przekroczenie dochodu
|
16.01.07
|
22.01.07
|
25.01.07
|
2 dni po terminie
|
|
4.
|
K . J.
|
08.12.2006
|
ŚS.II.71433-UL-1646/06
|
przekroczenie
dochodu
|
22.01.07
|
31.01.07
|
05.02.07
|
8 dni po terminie
|
|
5.
|
W.-B. D.
|
09.01.2007
|
ŚS.II.MM.818-15031/07
|
uchylenie decyzji przyznającej
|
25.01.07
|
31.01.07
|
06.02.07
|
5 dni po terminie
|
|
6.
|
K. A.
|
30.11.2006
|
ŚS.II.MP.9120-10354/06
|
wniosek złożony po terminie
|
24.01.07
|
31.01.07
|
09.02.07
|
9 dni po terminie
|
|
7.
|
K. A.
|
30.11.2006
|
ŚS.II.MP.9120-10355/06
|
przekroczenie dochodu
|
24.01.07
|
31.01.07
|
09.02.07
|
9 dni po terminie
|
|
8.
|
W. M.
|
03.01.2007
|
ŚS.II.AW.9120-33009/06
|
przekroczenie dochodu
|
25.01.07
|
01.02.07
|
06.02.07
|
5 dni po terminie
|
|
9.
|
W. M.
|
04.01.2007
|
ŚS.II.AW.9120-33016/07
|
przekroczenie dochodu
|
25.01.07
|
01.02.07
|
06.02.07
|
5 dni po terminie
|
|
10.
|
R. M.
|
03.01.2007
|
ŚS.II.KK.8181-12004/07
|
uchylenie decyzji przyznającej
|
25.01.07
|
01.02.07
|
08.02.07
|
8 dni po terminie
|
|
11.
|
K. A.
|
15.01.2007
|
ŚS.VI.JŚ.8181-30029/07
|
nienależnie pobrane świadczenie
|
29.01.07
|
05.02.07
|
09.02.07
|
4 dni po terminie
|
|
12.
|
K. A.
|
11.01.2007
|
ŚS.VI.JŚ.8181-30022/07
|
nienależnie pobrane
świadczenie
|
30.01.07
|
06.02.07
|
09.02.07
|
2 dni po terminie
|
|
13.
|
F. A.
|
13.02.2007
|
ŚS.II.AA.8181-42026/07
|
odmowa dodatku
wychowawczego
|
27.02.07
|
06.03.07
|
07.03.07
|
1 dni po terminie
|
|
14.
|
R. M.
|
12.02.2007
|
ŚS.II.MB.818-3084/07
|
brak wyroku rozwodowego
|
28.02.07
|
06.03.07
|
09.03.07
|
2 dni po terminie
|
|
15.
|
G. A.
|
08.02.2007
|
ŚS.II.PK.81820-21097/07
|
okres przyznania zasiłku pielęgnacyjnego
|
01.03.07
|
07.03.07
|
12.03.07
|
4 dni po terminie
|
|
16
|
D. J.
|
01.03.2007
|
ŚSII.71433-UL-194/07
|
przekroczenie dochodu
|
21.03.07
|
27.03.07
|
29.03.07
|
1 dni po terminie
|
|
17
|
B. I.
|
19.03.2007
|
ŚS.VI.JS.8181-30083/07
|
nienależnie pobrane świadczenie
|
10.04.07
|
17.04.07
|
23.03.07
|
6 dni po terminie
|
|
18
|
W. L.
|
23.04.2007
|
SŚ.II.71433-UL-1121/07
|
odmowa-brak tytułu
prawnego do lokalu
|
28.05.07
|
04.06.07
|
06.06.07
|
2 dni po terminie
|
|
19.
|
B. B.
|
19.03.2007
|
ŚS.LK.81820-6076/07
|
okres przyznania zasiłku pielęgnacynego
|
31.05.07
|
27.06.07
|
29.06.07
|
22 dni po terminie
|
|
20.
|
A. R.
|
17.05.2007
|
ŚS.II.LK.81820-6167/07
|
uchylenie i odmowa po wznowieniu
|
04.06.07
|
11.06.07
|
14.06.07
|
3 dni po terminie
|
|
21.
|
F. K.
|
16.05.2007
|
ŚS.II.AA.8181-573/07
|
okres przyznania dodatku
|
05.06.07
|
12.06.07
|
14.06.07
|
2 dni po terminie
|
|
22.
|
W. A.
|
23.05.2007
|
ŚS.II.AW.81820-33676/07
|
okres przyznania zasiłku
|
18.06.07
|
22.06.07
|
26.06.07
|
1 dni po terminie
|
|
23.
|
M. W.
|
05.06.2007
|
ŚS.II.71433-UL-8236/07
|
odmowa- przekroczenie powierzchni
|
18.06.07
|
22.06.07
|
26.06.07
|
1 dni po terminie
|
|
24.
|
Ch. B.
(rep. Z.S.)
|
18.05.2007
|
ŚS.II.AA.8181-585/07
|
uchylenie decyzji-
koordynacja
|
06.07.07
|
13.07.07
|
17.07.07
|
4 dni po terminie
|
|
25.
|
M. P.
|
26.07.2007
|
ŚS.MS.8181-24707/07
|
odmowa- przekroczenie dochodu
|
14.08.07
|
20.80.07
|
22.08.07
|
1 dni po terminie
|
|
26.
|
B. L.
|
22.08.2007
|
ŚS.UR.8181-39025/07
|
odmowa-przekroczenie dochodu
|
03.09.07
|
10.09.07
|
11.09.07
|
1 dni po terminie
|
|
27.
|
K. E.
|
23.08.2007
|
ŚS.II.BG.8181-9964/07
|
odmowa- przekroczenie dochodu
|
10.09.07
|
13.09.07
|
18.09.07
|
1 dni po terminie
|
|
28.
|
Z. I.
|
24.08.2007
|
ŚS.II.AW.8181-33958/07
|
odmowa- przekroczenie dochodu
|
24.09.07
|
01.10.07
|
03.10.07
|
2 dni po terminie
|
|
29.
|
G. T.
|
12.09.2007
|
ŚS.II.71433-UL-1370/07
|
wysokość
dodatku
|
11.10.07
|
17.10.07
|
22.10.07
|
5 dni po terminie
|
|
30.
|
G. B.
|
19.10.2007
|
ŚS.II.71433-UL-3504/07
|
odmowa-przekroczenie dochodu
|
26.10.07
|
05.11.07
|
09.11.07
|
7 dni po terminie
|
|
31.
|
S. A.
|
20.09.2007
|
ŚS.VI.JŚ.8181-30418/07
|
nienależnie pobrane świadczenia
|
29.10.07
|
05.11.07
|
12.11.07
|
7 dni po terminie
|
|
32.
|
T. I.
|
16.10.2007
|
ŚS.II.DS.8190-48067/07
|
okres przyznania zaliczki
|
05.11.07
|
12.11.07
|
14.11.07
|
2 dni po terminie
|
|
33.
|
Ż. P.
|
26.10.2007
|
ŚS.II.71433-UL-1403/07
|
okres przyznania dodatku
|
06.11.07
|
13.11.07
|
20.11.07
|
7 dni po terminie
|
|
34.
|
C. A.(op.pr. A .C.)
|
03.09.2007
|
ŚS.VI.JŚ.81820-30401/07
|
nienależnie pobrane świadczenie
|
30.11.07
|
07.12.07
|
27.12.07
|
20 dni po terminie
|
|
35.
|
I. H.
|
19.11.2007
|
ŚS.II.MP.91200-19222/07
|
odmowa- przekroczenie dochodu
|
05.12.07
|
12.12.07
|
27.12.07
|
15 dni po terminie
|
|
36.
|
D. I.
|
19.11.2007
|
ŚS.II.AA.91200-1649/07
|
odmowa-przekroczenie dochodu
|
24.12.07
|
31.12.07
|
04.01.08
|
4 dni po terminie
|
|
37.
|
D. D.
|
19.11.2007
|
ŚS.II.AA.91200-1650/07
|
odmowa-przekroczenie dochodu
|
24.12.07
|
31.12.07
|
04.04.08
|
137 dni po terminie
|
|
Rok 2008 (akta kontroli tom I s. (171 - 252)
|
|
L.p
|
Nazwisko i imię
|
Stanowisko organu pierwszej instancji
|
Data
odwołania
|
Data przekazania do SKO wg. rejestru
|
Data faktycznego przekazania do SKO
|
Liczba dni po terminie
|
|
Data
|
Nr decyzji
|
Treść
|
|
1.
|
F. I.
|
17.12.2007
|
ŚS.II.AA.8190-1808/07
|
odmowa-przekroczenie dochodu
|
04.01.08
|
10.01.08
|
14.01.08
|
3 dni po terminie
|
|
2.
|
Z. J.
|
13.12.2008
|
ŚS.II.AW.8181-34672/07
|
odmowa- przekroczenie dochodu
|
21.01.08
|
28.01.08
|
04.02.08
|
5 dni po terminie
|
|
3.
|
Ż. K.
|
10.01.2008
|
ŚS.II.AW.8181-27021/08
|
odmowa-przekroczenie dochodu
|
25.01.08
|
01.02.08
|
06.02.08
|
5 dni po terminie
|
|
4.
|
P. J. (PU N. P.)
|
09.01.2008
|
ŚS.II.KK.81820-18034/08
|
okres przyznania
|
05.02.08
|
11.02.08
|
14.02.08
|
2 dni po terminie
|
|
5.
|
W. A.
|
24.01.2008
|
ŚS.II.DSZ.8181-24086/08
|
uchylenie i odmowa po wznowieniu
|
15.02.08
|
21.02.08
|
27.02.08
|
5 dni po terminie
|
|
6.
|
A. R.
|
13.02.2008
|
ŚS.II.JŚ.81820-36112/08
|
nienależnie pobrane świadczenie
|
27.02.08
|
04.03.08
|
06.03.08
|
1 dni po terminie
|
|
7.
|
T. J.
|
01.02.2008
|
ŚS.II.DS.8181-24102/08
|
odmowa dodatku z tytułu samotnego wychowania
|
29.02.08
|
04.03.08
|
12.03.08
|
5 dni po terminie
|
|
8.
|
R. D. M.
|
18.03.2008
|
ŚS.II.UL.71433-1788/08
|
odmowa przekroczenie dochodu
|
28.03.08
|
04.04.08
|
15.04.08
|
11 dni po terminie
|
|
9.
|
K. S.
|
17.04.2008
|
ŚS.II.EŚ.8190-9283/08
|
okres przyznania zaliczki
|
09.05.08
|
16.05.08
|
21.05.08
|
5 dni po terminie
|
|
10.
|
G. S.A.
|
26.05.2008
|
ŚS.VI.JŚ.8181-36356/08
|
nienależnie pobrane świadczenie
|
11.06.08
|
16.06.08
|
19.06.08
|
1 dni po terminie
|
|
11.
|
M. J.
|
17.06.2008
|
ŚS.II.EM.71433-71403/08
|
odmowa -za mała kwota
|
30.06.08
|
14.07.08
|
15.07.08
|
8 dni po terminie
|
|
12.
|
R. A.
|
01.08.2008
|
ŚS.II.KK.81821-18974/08
|
okres przyznania
|
05.09.08
|
15.09.08
|
18.09.08
|
6 dni po terminie
|
|
13.
|
K. D.
|
12.09.2008
|
ŚS.II,DH-81820-54192/08
|
odmowa-kryteria niepełnosprawności
|
23.09.08
|
30.09.08
|
02.10.08
|
2 dni po terminie
|
|
14.
|
G.-B. V.
|
10.09.2008
|
ŚS.II.AA.8190-4246/08
|
odmowa uchylenia decyzji po wznowieniu
|
26.09.08
|
08.10.08
|
08.10.08
|
5 dni po terminie
|
|
15
|
Ż. R.
|
01.10.2008
|
ŚS.II.AW.8181-28188/08
|
odmowa przekroczenie dochodu
|
16.10.08
|
21.10.08
|
27.10.08
|
4 dni po terminie
|
|
16
|
S. E.
|
30.09.2008
|
ŚS.II.UL.71433-82168/08
|
odmowa-przekroczenie powierzchni
|
24.10.08
|
03.11.08
|
04.11.08
|
4 dni po terminie
|
|
17
|
D. J.
|
25.09.2008
|
ŚS.VI.JŚ.8190-36649/08
|
nienależnie pobrane świadczenie
|
28.10.08
|
12.11.08
|
brak zwrotnego potwierdzenia odbioru
|
|
|
18
|
D. J.
|
25.09.2008
|
ŚS.VI.JŚ.8190-36648/08
|
nienależnie pobrane świadczenie
|
28.10.08
|
12.11.08
|
brak zwrotnego potwierdzenia odbioru
|
|
|
19.
|
D. J.
|
25.09.2008
|
ŚS.VI.JŚ.8190-36647/08
|
nienależnie pobrane świadczenie
|
28.10.08
|
12.11.08
|
brak zwrotnego potwierdzenia odbioru
|
|
|
20.
|
D. J.
|
25.09.2008
|
ŚS.VI.JŚ.8190-36646/08
|
nienależnie pobrane świadczenie
|
28.10.08
|
12.11.08
|
brak zwrotnego potwierdzenia odbioru
|
|
|
21.
|
R. G.
|
27.10.2008
|
ŚS.II.EM.71433-72269/08
|
odmowa za mała kwota
|
07.11.08
|
19.11.08
|
19.11.08
|
5 dni po terminie
|
|
22.
|
K.-S. E (PU M. S.)
|
10.11.2008
|
ŚS.II.PB.91200-48527/08
|
odmowa przekroczenie dochodu
|
12.12.08
|
29.12.08
|
30.12.08
|
11 dni po terminie
|
|
23.
|
K.-S. E (PU A.)
|
10.11.2008
|
ŚS.II.PB.91200-48526/08
|
odmowa przekroczenie dochodu
|
12.12.08
|
29.12.08
|
30.12.08
|
11 dni po terminie
|
|
24.
|
M. J.
|
12.11.2008
|
ŚS.VI.AK.8190-36756/08
|
rozłożenie na raty
|
12.12.08
|
22.01.09
|
22.01.09
|
37 dni po terminie
|
|
25.
|
L. D.
|
16.12.2008
|
ŚS.II.BG.8181-13714/08
|
uchylenie-koordynacja (art.23a)
|
31.12.08
|
12.01.09
|
12.01.09
|
5 dni po terminie
|
W wyniku analizy wszystkich akt spraw na podstawie Rejestru Odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego od decyzji wydanych w Wydziale Świadczeń Socjalnych ustalono, że na 137 odwołań rozpatrywanych w latach 2007 i 2008 w 62 przypadkach nie zachowano ustawowego terminu ich przekazania do SKO czym naruszono przepis art. 133 Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Stanowi to 45 % wszystkich złożonych za te lata odwołań. Przekroczenia terminu wahały się od 2 do 37 dni. W jednym przypadku przekroczenie terminu wyniosło nawet 137 dni.
W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono również nierzetelność wpisów w rejestrze dotyczących przekazania akt do SKO. Umieszczane tam daty przekazania nie były zgodne z faktycznym przekazaniem akt do Samorządowego Kolegium Odwoławczego co ustalono na podstawie zwrotnych potwierdzeń odbioru.
Należy również zwrócić uwagę na fakt, że ilość złożonych odwołań do SKO za lata 2007 – 2008 stanowi niewielki odsetek decyzji, których za ww. lata wydano w łącznej ilości 21160 sztuk.
W związku z ustaleniami zespołu kontrolnego Naczelnik Wydziału Świadczeń Socjalnych złożył pisemne wyjaśnienia, z których wynika, że:
1. Powodem opóźnień w przekazywaniu do SKO odwołań oraz akt sprawy są utrudnienia w dostarczaniu i odbieraniu korespondencji wydziałowej oraz brak możliwości sprostania ustawowym wymogom przy istniejącym obciążeniu obowiązkami poszczególnych pracowników. Do Wydziału wpływa około 2500 dokumentów miesięcznie. W drugim półroczu, w czasie przyznawania świadczeń na nowy okres liczba ta uległa zwielokrotnieniu.
Wiele dokumentów, nie tylko odwołania do SKO, wymagają niezwłocznej, a niektóre natychmiastowej reakcji. Wszystkie one muszą być zarejestrowane i wprowadzone do systemów obsługujących świadczenia.
Osoby przyjmujące świadczeniobiorców na sali obsługi, rejestrujące korespondencję oraz referenci opracowujący poszczególne sprawy nadają priorytet odwołaniom, mimo to w wielu przypadkach ich załatwienie w terminie ustępuje pilniejszym sprawom.
Odwołania wpływające do kancelarii w czwartki i piątki do Wydziału przekazywane są w poniedziałek lub wtorek i wtedy na ich terminowe załatwienie pozostaje jednie trzy dni.
Zdarza się również, że odwołania docierają po terminie, jeśli kancelaria omyłkowo skieruje je do niewłaściwej komórki organizacyjnej.
2. Inną przyczyną powstałych opóźnień były nieobecności osoby zatrudnionej na stanowisku ds. obsługi prawnej a następnie fakt utraty doświadczonego pracownika posiadającego wieloletnie doświadczenie w zakresie postępowań administracyjnych.
3. Kolejną przyczyną jest dbałość o prawidłowe wydatkowanie środków publicznych. Wskutek złożenia odwołania przez stronę stosownie do art. 132 kpa ponownie analizowano sprawę, gdyż przepis ten pozwala na uchylenie lub zmianę decyzji, gdy organ uzna odwołanie za uzasadnione w całości. Mając na uwadze ww. okoliczności Wydział zobligowany jest do ponownego dokonania oceny od, której uzależniona jest wypłata świadczenia. Zdarza się, że dopiero w odwołaniu strona wskazuje na istotne okoliczności, których nie ujawniła we wniosku.
Odstąpienie od szczegółowej analizy sprawy po wniesieniu odwołania mogłoby niepotrzebnie narazić stronę na konieczność wielomiesięcznego oczekiwania na decyzję SKO, mimo tego, że możliwe było załatwienie sprawy i uwzględnienie roszczenia już na etapie przed przekazaniem do SKO (akta kontroli tom I s. 253 - 254).
|
Zgodnie z §. 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: Opole,......
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data: Opole, .......
|
Podpis Głównego Specjalisty: (na ostatecznej wersji roboczej)
Podpis Naczelnika Wydziału: (na ostatecznej wersji roboczej)
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
|
|
Zmiany w protokole
|
|
"Ustalenia na str. ... skreśla się"
"Uzupełnienie do str. ... protokołu kontroli"
"Treść ustaleń na str. ... otrzymuje brzmienie:"
|
2009-08-11 14:16:28 - Wnioski pokontrolne (47.00 kB)
