KWiA-I-0913-10-1/2004
|
Opole, 27.05.2004r. |
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 7/2004
|
Jednostka kontrolowana |
Wydział Inwestycji Miejskich – Referat Przetargów i Zamówień Publicznych
|
Nazwa organu sprawującego nadzór |
Prezydent Miasta Opola
|
Termin przeprowadzenia kontroli |
16.03.-31.05.2004r.
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko |
PIOTR WĄSATY – inspektor, kierownik zespołu
WITOLD GRACA – główny specjalista, członek zespołu
MACIEJ WUJEC – inspektor, członek zespołu
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli |
PIOTR WĄSATY: 13/2004
WITOLD GRACA: 15/2004
MACIEJ WUJEC: 14/2004
|
Przedmiot kontroli |
Prawidłowość i legalność postępowań o zamówienie publiczne oraz prawidłowość i efektywność realizacji zamówień publicznych przeprowadzonych w 2002 i 2003 roku.
|
Okres objęty kontrolą |
lata: 2002 i 2003
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe |
ZDZISŁAW STAŻYŃSKI – Naczelnik Wydziału IM
TERESA KWASIK- Kierownik Referatu PZP
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali |
TERESA KWASIK – Kierownik Referatu PZP
MAGDALENA BRULEWSKA – inspektor w Referacie PZP
GRAŻYNA CZAPLA – Zastępca Naczelnika Wydziału GNGiK
ANNA PLEWKA – Naczelnik Wydziału Budżetu
TOMASZ FILIPKOWSKI – Naczelnik Wydziału FK
JAN ZAPRZAŁ – Naczelnik Wydziału Komunikacji
|
I. Techniki zastosowane podczas postępowania
W trakcie postępowania kontrolnego w Referacie PiZP została sprawdzona dokumentacja wybranych postępowań o zamówienie publiczne. Przedmiotowe postępowania wybrano na podstawie zestawienia zamówień zrealizowanych w latach 2002 – 2003, przyjmując kryterium wartości i rodzaju zamówienia (dostawa, usługa, roboty budowlane), tak aby zapewnić różnorodność zamówień poddanych szczegółowej analizie. Na etapie przygotowania postępowania kontrolnego wytypowano łącznie 27 obiektów kontroli. Po przeprowadzeniu wstępnych czynności kontrolnych (rozpoznania) wytypowano 7 obiektów, które poddano szczegółowej analizie. Dokumenty zostały sprawdzone pod kątem:
· zgodności trybu postępowania z ustawą
· kompletności
· rzetelności sporządzenia
· legalności postępowania komisji
Ponadto, zespół kontrolny zbadał czy zamówienie zostało wykonane terminowo i czy zamawiający zastosował wobec wykonawcy przysługujące mu w tym zakresie postanowienia umowne. Przy badaniu terminowości zamówienia zostały wzięte pod uwagę okoliczności towarzyszące realizacji zamówienia m.in. zdarzenia losowe, działania siły wyższej, itp. aby rezultat wykonanej analizy był jak najbardziej obiektywny. W badaniu zostały wykorzystane:
1. dokumenty źródłowe,
2. wyjaśnienia pracowników,
3. analizy ogólnodostępne (GUS, UZP),
4. analizy zespołu kontrolnego,
5. opinie prawne.
Badaniu zostały poddane faktyczne nakłady poniesione na realizację zamówienia. Ponieważ w dotychczasowej praktyce zespoły kontrolne natrafiały na rozbieżności pomiędzy kwotą wynikającą z oferty przetargowej a kwotą ostatecznie fakturowaną, w przedmiotowej kontroli ten właśnie element został poddany szczegółowemu badaniu. Ponadto w rozliczeniu wykonania zamówienia zostały uwzględnione postanowienia umowne dotyczące terminu wykonania zamówienia (uzyskane z wcześniejszego etapu analizy). W badaniu zostały wykorzystane:
1. dokumenty źródłowe,
2. wyjaśnienia pracowników,
3. analizy ogólnodostępne (GUS, UZP),
4. analizy zespołu kontrolnego,
5. opinie prawne.
W postępowaniu kontrolnym zostały wykorzystane dodatkowo dwa formularze:
- kwestionariusz samooceny,
- kwestionariusz kontroli wewnętrznej.
Wyniki analizy z wykorzystaniem wyżej wymienionych formularzy posłużyły do określenia stanu kontroli wewnętrznej, na wszystkich etapach postępowania o zamówienie publiczne: od zaplanowania do końcowego rozliczenia. Dane otrzymane w ten sposób zostały wykorzystane także do zidentyfikowania głównych obszarów ryzyka powstania nieprawidłowości.
W dokumentowaniu czynności kontrolnych - z uwagi na znaczną ilość dokumentów - zostały także wykorzystane oględziny i odpisy z dokumentacji źródłowej.
II. Kryteria
1. Podstawą prawną postępowań prowadzonych w Referacie - w badanym okresie - była ustawa z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych(Dz.U.02.72.664). Ustawa określa ogólne zasady organizowania postępowań oraz udzielania zamówień publicznych. Wraz z przedmiotową ustawą zastosowanie - w wybranych dziedzinach - znajdują następujące rozporządzenia:
Rozporządzenia Rady Ministrów:
a) z dnia 28 grudnia 1994r.