|
KWiA-I-0913/12/10
|
Opole, 6 sierpnia 2010 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 42/10
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Zakład Obsługi Technicznej Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 27 lipca do 6 sierpnia 2010 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Agnieszka Lisiecka - inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Wiesław Pałczyński – starszy specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 87/2010
nr 88/2010
|
|
Przedmiot kontroli
|
Realizacja planu finansowego za 2009r.
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2009 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Bożena Drygała– kierownik Zakładu
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
Bożena Drygała– Kierownik Zakładu
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– główna księgowa
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 8 marca 1990r. o Samorządzie Gminnym (Dz.U. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.),
3. Ustawa z dnia 29 września1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.).
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27.06.2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).
5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 poz. 726 z późn. zm.).
6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).
7. Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
8. Uchwała Zarządu Miasta Opola nr 445/99 z dnia 18.02.1999r w sprawie wyrażenia zgody na utworzenie przez Prezydenta Miasta Opola Zakładu Obsługi Technicznej Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola,
9. Zarządzenie Nr GNGiK – 7435/1/99 Prezydenta Miasta Opola z dnia 25 stycznia 1999r. w sprawie utworzenia gospodarstwa pomocniczego przy Urzędzie Miasta Opola o nazwie Zakład Obsługi Technicznej Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola.
10. Zarządzenie Nr GNGiK 7435/1/2001 Prezydenta Miasta Opola z dnia 10 stycznia 2001r. w sprawie utworzenia gospodarstwa pomocniczego oraz nadania statutu.
Cel kontroli
Celem kontroli było sprawdzenie realizacji planu finansowego za 2009r.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się z przyjętymi rozwiązaniami organizacyjnymi w zakresie prowadzenia spraw ewidencyjno-księgowych.
Dane wykazane w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych przez jednostkę kontrolowaną za 2009 r. porównano z danymi znajdującymi się w ewidencji księgowej oraz z wyciągami bankowymi.
Na okoliczność poczynionych ustaleń przyjęto ustne wyjaśnienia od Kierownika i głównej księgowej jednostki kontrolowanej.
USTALENIA KONTROLI
I. Ustalenia ogólno-organizacyjne
Zakład Obsługi Technicznej Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola jest gospodarstwem pomocniczym utworzonym w 1999r. przez Prezydenta Miasta Opola w związku z obowiązkiem realizacji przez Prezydenta zadań z dziedziny geodezji i kartografii (zarządzenie nr GiK-7435/1/99 Prezydenta Miasta Opola z dnia 25 stycznia 1999r.).
Podstawą wyodrębnienia organizacyjnego i finansowego oraz przydzielenia zadań jest Statut nadany Zakładowi Obsługi Technicznej. Organizację i zasady funkcjonowania Zakładu określa Regulamin Organizacyjny. Siedzibą Zakładu jest Urząd Miasta Opola - pl.Wolności 7/8.
Jednostką budżetową, przy której utworzono gospodarstwo pomocnicze jest Urząd Miasta Opola. Prezydent sprawuje nadzór ogólny nad jednostką. Nadzór bezpośredni sprawuje Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii Urzędu Miasta Opola.
W strukturze organizacyjnej wyodrębnia się: kierownika gospodarstwa pomocniczego, głównego Księgowego w gospodarstwie pomocniczym i stanowiska pracy: kierownik pracowni, główny specjalista, starszy geodeta, geodeta, młodszy geodeta.
Zadania określone w statucie wykonuje Kierownik, który: zarządza Zakładem i reprezentuje go na zewnątrz, organizuje wykonanie zadań zakładu, podpisuje korespondencję, podpisuje dokumenty obrotu pieniężnego, zawiera umowy w zakresie rzeczowym, zawiera i rozwiązuje umowy o pracę z pracownikami Zakładu, dysponuje pozostającymi we władaniu kierowanej jednostki środkami finansowymi raz dokonuje w miarę potrzeby zmiany w planie finansowym zgodnie z uchwałą na dany rok, występuje jako strona w postępowaniu sądowym w sprawach dotyczących zakresu działania jednostki, ustanawia w formie pisemnej, na czas nieobecności Kierownika Zakładu zastępcy spośród pracowników Zakładu, prowadzi prace związane z aktualizacją zasobu geodezyjnego i kartograficznego w zakresie wskazanym przez Kierownika MODGiK, m.in.: aktualizuje bazy danych mapy numerycznej na podstawie danych wpływających do zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydaje dane z bazy mapy numerycznej. Kierownikiem Zakładu jest Pani Bożena Drygała.
Do zadań Głównego Księgowego należy: obsługa finansowo - księgowa Zakładu, naliczanie płac i świadczeń z ubezpieczeń społecznych, opracowanie planów i sporządzanie sprawozdań finansowych i bilansów. Głównym Księgowym jest(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), zatrudniona na tym stanowisku w niepełnym wymiarze czasu pracy – ¼ etatu na czas nieokreślony, od dnia 01.04.2003r.
Działalność Zakładu finansowana jest z wpływów za usługi świadczone na rzecz MODGiK i z dotacji budżetu miasta. Zakład prowadzi samodzielną obsługę finansowo-księgową z typowym planem kont dla gospodarstw pomocniczych oraz sporządza sprawozdania zgodnie z przepisami o sprawozdawczości budżetowej. Podstawę gospodarki finansowej Zakładu stanowi plan finansowy opracowany na okres roku kalendarzowego.
Zakład Obsługi Technicznej Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola wykonuje usługi na rzecz Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej związane z prowadzeniem powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
Przedmiotem działalności gospodarstwa pomocniczego jest odpłatna, bieżąca obsługa techniczna Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola polegająca na :
- przygotowaniu danych do obsługi i wyceny zgłoszeń robót geodezyjnych i kartograficznych oraz sprzedaży informacji i map z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, zwanego dalej "Zasobem";
- ewidencjonowaniu, przetwarzaniu i przechowywaniu dokumentów przyjętych do Zasobu,
- bieżącej modernizacji i aktualizacji Zasobu oraz sporządzaniu dokumentów lustrujących Zasób,
- sprawdzaniu przyjmowanych do Zasobu opracowań geodezyjnych i kartograficznych pod względem jakości, kompletności oraz zgodności z istniejącymi instrukcjami,
- tworzeniu i aktualizacji zasobu zabezpieczającego,
- informatyzacji Zasobu,
- przygotowaniu informacji dla sprawozdawczości GUS.
Zakład Obsługi Technicznej Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola nie posiada żadnego majątku trwałego. Gospodarstwo pomocnicze korzysta nieodpłatnie z pomieszczeń oraz wyposażenia Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola.
Zarządzeniem nr OR.I-0151-1937/2010 Prezydenta Miasta Opola z dnia 07.05.2010r. w sprawie likwidacji gospodarstwa pomocniczego o nazwie Zakład Obsługi Technicznej Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola likwiduje się gospodarstwo pomocnicze. Termin otwarcia likwidacji wyznacza się na dzień 1 czerwca 2010r. Termin zakończenia likwidacji wyznacza się na dzień 31 grudnia 2010r. Do dnia zakończenia likwidacji gospodarstwo pomocnicze prowadzi dotychczasową działalność. Składniki majątkowe, należności i zobowiązania zlikwidowanego gospodarstwa pomocniczego przejmie z dniem likwidacji Urząd Miasta Opola. Najpóźniej z dniem 1.01.2011r. pracownicy gospodarstwa stają się pracownikami Urzędu Miasta Opola.
II. Plan finansowy i jego realizacja
Pomiędzy Zakładem a Miastem Opole jest podpisana umowa nr 4/2008 z dnia 31.12.2008r. na wykonanie poszczególnych zadań, które Zakład ma wykonywać na rzecz Urzędu Miasta Opola. Wartość usług za 2009r. ustalono na kwotę 31.366,67 zł. Rozliczenie z Urzędem Miasta Opola następuje w terminie do dnia 21 następnego miesiąca na podstawie faktury za wykonane usługi.
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola wynika, że w 2009 r. zapłacono za 12 faktur w łącznej kwocie 376.400,00 zł.
Przychody zakładu zaewidencjonowane na kwotę 376.404,68 zł w następujących paragrafach:
- paragraf 0830 – wpływy z usług (odpłatna obsługa MODGiK) – 376.400,04 zł,
- paragraf 0920 – pozostałe odsetki ( odsetki bankowe od środków pieniężnych) - 4,64 zł.
Ze sporządzonego sprawozdania RB - 31 wynika, że wydatki wyniosły ogółem 362.596,01 zł. Poniesione wydatki zaewidencjonowano w dwunastu paragrafach. W wyniku porównania kwot dotyczących wykonania wydatków w poszczególnych paragrafach stwierdzono, że wykazane w sprawozdaniu kwoty są zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 10/42/I/11-13).
W wyniku kontroli ustalono ponadto, że wykazany w sprawozdaniu stan początkowy środków pieniężnych był zgodny ze stanem figurującym na wyciągu bankowym nr 1 z dnia 13.01.2009 r. (akta kontroli Nr 10/42/I/22-27) oraz z ewidencją księgową – konto 132 (akta kontroli Nr 10/42/I/15-21).
Różnicę pomiędzy przychodami a wydatkami stanowiła kwota: 13.808,67 zł (w sprawozdaniu Rb – 31 poz. wynik finansowy brutto). Z powyższej kwoty 6.904,34 zł przekazano do budżetu przelewem w dniu 25.03.2010r., a kwota 6.904,33 zł pozostała na rachunku bankowym.
Wydatki realizowane były w rozdziale 71097 i 12 niżej wymienionych paragrafach:
- paragraf 3020 – wydatki osobowe niezliczone do wynagrodzeń – 193,80 zł,
- paragraf 4010 – wynagrodzenia osobowe – 268.753,85 zł,
- paragraf 4040 – dodatkowe wynagrodzenie roczne – 21.371,74 zł,
- paragraf 4110 – składki na ubezpieczenia społeczne – 44.784,57 zł,
- paragraf 4120 – składki na fundusz pracy – 6.875,37 zł,
- paragraf 4210 – zakup materiałów i wyposażenia – 1.990,57 zł,
- paragraf 4300 – zakup usług pozostałych – 4.058,96 zł,
- paragraf 4410 – podróże służbowe krajowe – 807,90 zł,
- paragraf 4430 – różne opłaty i składki – 2.108,00 zł,
- paragraf 4440 – odpisy na ZFŚS – 6.250,25 zł,
- paragraf 4700 – szkolenia pracowników – 3.875,00 zł,
- paragraf 4750 – zakup akcesoriów komputerowych – 1.526,00 zł.
Zgodnie z zarządzeniem nr 1/2005 Kierownika ZOTMODGiK z dnia 18.03.2005r. w sprawie procedur kontroli finansowej kontrola bieżąca wydatków dokonywanych ze środków publicznych pod względem zgodności z planem odbywa się przez zamieszczenie klauzuli na dowodzie księgowym stanowiącym podstawę do dokonania wydatku przez głównego księgowego o następującej treści:
Powyższy wydatek mieści się w planie finansowym
na rok bieżący……,§…………
…………………………………………
Gł. Księgowy
Ponadto dokumentacja operacji finansowej, gospodarczej powinna posiadać adnotację:
Wydatek jest uzasadniony pod względem
Celowości, gospodarności i legalności.
…………………………………. ………………………………….
Gł. Księgowy Kierownik
Natomiast Instrukcja organizacji i funkcjonowania kontroli finansowej, zasad (polityki rachunkowości), zakładowego planu kont, obiegu dowodów finansowo – księgowych, inwentaryzacji aktywów i pasywów wprowadzona zarządzeniem nr 2/2005 kierownika ZOTMODGiK z dnia 18.03.2005r. określa m.in. obieg dowodów finansowo – księgowych. M.in. w Instrukcji wskazano osoby odpowiedzialne za zatwierdzanie dowodów finansowo – księgowych.
W trakcie kontroli szczegółową analizą objęto ewidencję księgową dotyczącą wydatków w niżej wymienionych paragrafach. Dokonano sprawdzenia sposobu opisywania faktur pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty oraz czy zostały zrealizowane ww. zapisy dotyczące bieżącej kontroli wydatków.
Paragraf 4300 - zakup usług pozostałych
W sprawozdaniu wykazano wykonanie w kwocie 4.058,96 zł. Kwota jest zgodna z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 10/19/I/12-14).
Tabela nr 1
|
L.p.
|
Nazwa zadania
|
Kwota przelewu
|
Nr faktury
|
|
1.
|
Obsługa prawna zgodnie* z umową
|
1.220,00
|
25/12/2009
|
|
2.
|
Obsługa prawna zgodnie z umową*
|
610,00
|
19/07/2009
|
|
3.
|
Obsługa prawna zgodnie z umową*
|
610,00
|
22/04/2009
|
|
4.
|
Wykonanie pieczątek
|
24,40
|
274/2009
|
|
5.
|
Koszt wysyłki
|
30,50
|
10151/IGS/2009
|
|
6.
|
Wykonanie pieczątek
|
54,90
|
137/2009
|
|
7.
|
Naprawa faksu
|
317,20
|
56/GL/09
|
|
8.
|
Badanie czynników szkodliwych na stanowiskach pracy
|
58,56
|
094/2009
|
|
9.
|
Opracowanie oceny ryzyka zawodowego
|
244,00
|
10/2009
|
|
10.
|
Prowizje bankowe
|
889,40
|
wyciągi
|
|
x
|
SUMA
|
4.058,96
|
x
|
* Na obsługę prawną zawarto umowę – zlecenie z Kancelarią radców prawnych.
Wynagrodzenie ustalono ryczałtowo (kwartalnie) w wysokości 500,00 zł + VAT
Paragraf 4700 – szkolenia pracowników
W sprawozdaniu wykazano wykonanie w kwocie 3.875,00 zł. Kwota jest zgodna z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 10/19/I/12-14). Wszystkie wydatki dotyczyły szkoleń pracowników, których tematyka związana była bezpośrednio z wykonywaną przez nich pracą.
Tabela nr 2
|
L.p.
|
Kwota przelewu
|
Nr faktury
|
|
1.
|
1.220,00
|
1049/09/FVS
|
|
2.
|
1.220,00
|
0939/09/FVS
|
|
3.
|
200,00
|
323/S/10/09
|
|
4.
|
190,00
|
401/09/09
|
|
5.
|
150,00
|
117/09
|
|
6.
|
190,00
|
120/07/09
|
|
7.
|
260,00
|
371/09
|
|
8.
|
295,00
|
000614/03/09
|
|
9.
|
150,00
|
FA/10/09
|
|
Suma
|
3.875,00
|
x
|
Ustalono, że wszystkie skontrolowane dokumenty były prawidłowo sprawdzone pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym. Wszystkie faktury posiadały dekretację oraz wskazanie odpowiedniego paragrafu klasyfikacji budżetowej.
Wydatki na wynagrodzenia
Badając wynagrodzenia stwierdzono, że jednostka posiada wewnętrzne uregulowania płacowe dotyczące:
- w sprawie utworzenia funduszu nagród z dnia16.06.2009r.,
- regulamin wynagradzania pracowników z dnia16.06.2009r.
Strona kontrolująca dokonała analizy wynagrodzeń Kierownika i głównej księgowej za I półrocze 2009 r.
Badanie polegało na porównaniu wynagrodzeń netto z list płac z dokonanymi przelewami. Zestawienie wynagrodzeń pracowników kontrolowanej jednostki za I półrocze 2009 r. przedstawiono w tabeli nr 3.
Tabela nr 3
|
Lp.
|
Imię i nazwisko
|
I/2009
|
II/2009
|
III/2009
|
IV/2009
|
V/2009
|
VI/2009
|
|
1
|
Kierownik
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
Główny księgowy
|
W trakcie badania stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi z wyciągów bankowych.
ZFŚS
W trakcie kontroli sprawdzono wyciąg bankowy nr 1/2009 - saldo początkowe wykazane na ww. dokumencie wynosiło 880,63 zł i było zgodne z ewidencją księgową (konto 135).
W jednostce dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 6.250,25 zł. Środki zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:
Ø 02.04.2009 r. – 4.375,00 zł – 70%
Ø 28.09.2009 r. – 1.875,25 zł – 30%
RAZEM 6.250,25 zł.
Odpis na ZFŚS został przekazany niezgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Z analizy wszystkich wyciągów bankowych (od nr 1 do nr 25) wynika, że oprócz odpisów, rachunek bankowy zasilały odsetki od zgromadzonych na rachunku środków finansowych.
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników Zakładu określił kierownik w zarządzeniu nr 1/2008 kierownika ZOTMODGiK z dnia 31.03.2008r. w sprawie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Zgodnie z powyższym zarządzeniem pracownicy mogą korzystać raz w roku z dofinansowania wczasów.
Środki funduszu przeznacza się na:
- dofinansowanie zorganizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży,
- dofinansowanie wypoczynku organizowanego we własnym zakresie,
- pomoc rzeczowa przyznawana osobom znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej,
- zapomogi pieniężne bezzwrotne,
- finansowanie imprez okolicznościowych wraz z zakupem drobnych upominków oraz paczek świątecznych.
Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie świadczeń dokonuje komisja socjalna składająca się z minimum trzech pracowników. Ostateczną decyzję podejmuje kierownik Zakładu.
Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Ma) wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie dotyczyły:
Ø paczek świątecznych,
Ø świadczeń urlopowych.
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2009 r. wynosiło 145,30 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym.
Inwentaryzacja
Zakład posiada Instrukcję wewnętrzną w sprawie inwentaryzacji aktywów i pasywów.
Zarządzeniem nr 8/2008 z 11.12.2008r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej na dzień 11.12.2008r. powołano 3 osobowy zespół spisowy. Inwentaryzacja dotyczyła środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
Z inwentaryzacji sporządzono protokół. Nie stwierdzono niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi Zakładu.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpis)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:................
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
|
2011-02-10 09:36:25 - wnioski pokontrolne (62.00 kB)
