|
KWiA-I-0913/21/1/2005
|
Opole, dnia 31 maja 2005 roku
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 6/2005
|
|
Kontrola spójności aktów wewnętrznych dotyczących organizacji pracy Biura Rady Miasta z aktami stanowiącymi w zakresie organizacji pracy Urzędu Miasta Opola oraz systemu kontroli wewnętrznej.
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Biuro Rady Miasta
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 04.05.2005r. do 13.05.2005r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Izabela Gaj- główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu- kierownik zespołu kontrolnego
Agnieszka Lisiecka- podinspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu- członek zespołu kontrolnego
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
Nr 11/2005 z dnia 04.05.2005r.
Nr 12/2005 z dnia 04.05.2005r.
|
|
Przedmiot kontroli
|
Kontrola spójności aktów wewnętrznych dotyczących organizacji pracy Biura Rady Miasta z aktami stanowiącymi w zakresie organizacji pracy Urzędu Miasta Opola oraz systemu kontroli wewnętrznej.
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2004/2005 rok
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Donata Gajewska- Naczelnik Biura Rady Miasta
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali
|
Donata Gajewska- Naczelnik Biura Rady Miasta
|
I. Techniki zastosowane podczas postępowania
Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie zgromadzonych dowodów: dokumentów dotyczących realizacji obowiązków wynikających z § 13 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola (zarządzeń wewnętrznych Naczelnika Biura Rady Miasta, zarządzeń i decyzji Prezydenta Miasta Opola, zakresów uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności pracowników Biura, dokumentacji XXIX sesji Rady Miasta z 29.04.2004r., dokumentacji pracy komisji dyscyplinarnej drugiej instancji orzekającej za naruszenie obowiązków przez mianowanych pracowników samorządowych, dokumentację posiedzeń Komisji Rewizyjnej z 2005r.-protokoły) oraz dziennika korespondencyjnego.
Wymienione dowody zostały przeanalizowane w następującym zakresie:
§ kontroli spójności aktów wewnętrznych dotyczących organizacji pracy Biura Rady Miasta z aktami stanowiącymi w zakresie organizacji pracy Urzędu Miasta Opola,
§ systemu kontroli wewnętrznej .
II. Kryteria
II.1. Organizacja pracy Biura Rady Miasta Opola
1. Zgodnie z § 11 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - Wydziały prowadzą rejestry:
a. kancelaryjne oparte na jednolitym rzeczowym wykazie akt opracowanym dla danego wydziału,
b. decyzji i postanowień Prezydenta.
2. Zgodnie z § 47 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - Wydziały Urzędu wykonują powierzone im zadania w oparciu o roczne plany pracy, zatwierdzone przez nadzorującego Prezydenta, jego zastępców.
3. Zgodnie z § 52 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - naczelnicy wydziałów w drodze zarządzeń wewnętrznych zatwierdzonych przez Prezydenta określają w szczególności:
a. szczegółowe zadania wydziałów, wewnętrzną strukturę organizacyjną, podział zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników,
b. podział nadzoru,
c. zakres upoważnień do podpisywania pism w sprawach o charakterze przygotowawczym i techniczno-kancelaryjnym,
d. zasady kontroli wewnętrznej.
4. Zgodnie z § 52 ust. 1a Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - naczelnicy wydziałów zobowiązani są do sporządzania, w formie zarządzenia wewnętrznego, wyciągów z rzeczowego wykazu akt dla wydziału i przekazywania jednego egzemplarza do archiwum zakładowego.
5. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta -do zakresu działania Biura Rady Miasta należy przygotowanie i merytoryczna obsługa sesji, posiedzeń komisji stałych i doraźnych, klubów radnych oraz spotkań z wyborcami.
6. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - do zakresu działania Biura Rady Miasta należy merytoryczna, organizacyjna i techniczna obsługa przewodniczącego i wiceprzewodniczących Rady Miasta.
7. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 8 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - do zakresu działania Biura Rady Miasta należy wykonywanie zadań związanych z wyborami w zakresie należącym do Rady na podstawie przepisów ordynacji wyborczej oraz innych ustaw (ławnicy).
8. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 9 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - do zakresu działania Biura Rady Miasta należy wykonywanie zadań związanych z referendum gminnym i gminną konsultacją społeczną w zakresie określonym uchwałą Rady Miasta Opola.
9. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 11 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - do zakresu działania Biura Rady Miasta należy sporządzanie dokumentacji pracy Rady Miasta i organów działających w Radzie Miasta oraz odpowiednie przygotowanie i przekazywanie tych akt do archiwum zakładowego. Zgodnie z § 49 Statutu Miasta Opola z posiedzeń sesji sporządza się protokoły przekazywane Prezydentowi Miasta Opola, natomiast zgodnie z § 51 Statutu obsługę obrad sesji i radnych zapewnia Biuro Rady Miasta.
10. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 13 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - do zakresu działania Biura Rady Miasta należy organizowanie załatwiania skarg i wniosków należących do właściwości Rady Miasta, zgodnie z art. 3 Procedury stanowiącej Załącznik do zarządzenia nr OR.I-0152-10/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 22 marca 2005 r. w sprawie wprowadzenia procedury udzielania wyjaśnień i przedkładania dokumentów przy badaniu skarg rozpatrywanych przez Radę Miasta Opola – Biuro Rady Miasta jest zobowiązane do zawiadamiania, zgodnie z tematyką badanej skargi, kierownika merytorycznej komórki organizacyjnej lub dyrektora miejskiej jednostki organizacyjnej o miejscu i terminie posiedzenia komisji, na której będzie rozpatrywana skarga.
11. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 15 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - do zakresu działania Biura Rady Miasta należy organizowanie i dokumentowanie pracy komisji dyscyplinarnej drugiej instancji orzekającej za naruszenie obowiązków przez mianowanych pracowników samorządowych.
12. Zgodnie z § 13 ust. 2 Statutu Miasta Opola – sesje zwoływane są na podstawie rocznego ramowego planu sesji uchwalonego przez Radę. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - do zakresu działania Biura Rady Miasta należy sporządzanie projektów ramowych planów sesji Rady Miasta, planów kontroli oraz planów pracy komisji.
II.2. System kontroli wewnętrznej
1. Zgodnie § 3 ust. 2 lit. a Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kontrola funkcjonalna, realizowana przez przełożonych wobec podwładnych i jednostki nadrzędne wobec jednostek podrzędnych, odbywa się na bieżąco, w toku zarządzania, przy zastosowaniu dostępnych procedur i mechanizmów, wbudowanych w system zarządzania.
2. Zgodnie § 3 ust. 3 lit. a Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola za sprawność i efektywność systemów kontrolnych niższego szczebla, funkcjonujących wewnątrz wydziałów i jednostek, w ramach uprawnień oraz wykonywania nadzoru merytorycznego, odpowiada w urzędzie – naczelnik, a w jednostkach – kierownik jednostki.
3. Zgodnie § 4 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola system kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta oraz jednostkach opiera się następujących standardach szczegółowych:
a. struktura kontroli wewnętrznej oraz wszelkie operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny być dokładnie udokumentowane, a dokumentacja powinna być natychmiast dostępna, jeśli zachodzi potrzeba jej sprawdzenia,
b. operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny być niezwłocznie zarejestrowane i prawidłowo sklasyfikowane,
c. operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny podlegać autoryzacji oraz być wykonywane tylko przez osoby dysponujące odpowiednimi uprawnieniami,
d. kluczowe obowiązki i odpowiedzialność za udzielanie upoważnień, realizowanie, rejestrowanie oraz sprawdzanie operacji finansowych i zdarzeń powinny być podzielone między różne osoby,
e. należy zapewnić kompetentny nadzór dla upewnienia się, że cele postawione przed kontrolą wewnętrzną są realizowane,
f. dostęp do zasobów i akt powinien być ograniczony tylko do osób upoważnionych, które są odpowiedzialne za dozór nad nimi lub ich wykorzystanie.
Standardy te stanowią kryteria opracowywania systemów kontroli funkcjonalnej w wydziałach i jednostkach.
6. Zgodnie § 5 ust. 7 i 8 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola Naczelnicy Wydziałów sprawują bieżącą kontrolę funkcjonalną w stosunku do podległych pracowników, jednostek oraz systemów zarządczych, w zakresie właściwości rzeczowej. Działalność opisana w pkt. 6 i 7 odbywa się na podstawie opracowanych w formie pisemnej procedur kontrolnych, podlegających zatwierdzeniu przez Prezydenta.
10. Zgodnie § 5 ust. 12 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola Naczelnicy Wydziałów do 30 listopada każdego roku zgłaszają do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu propozycje tematów kontroli do przeprowadzenia przez ten wydział w roku następnym.
Akty prawne:
1. ustawa z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r. Dz. U. Nr 142, poz. 1591 ze zm.),
2. ustawa z dnia 27 lipca 2001r. o prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2001r. Nr 98, poz. 1070 ze zm.),
3. ustawa z dnia 16 lipca 1998r. – Ordynacja wyborcza do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw (tekst jednolity z 2003r. Dz. U. Nr 159, poz. 1547 z późn. zm.)
4. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319) z póz. zm.
Akty prawa miejscowego:
Uchwała NR XXVI/221/04 Rady Miasta Opola z dnia 26 lutego 2004 r. w sprawie uchwalenia statutu miasta Opola.
Akty organizacyjne Urzędu Miasta Opola
1. Zarządzenie Nr OR.I-0152-13/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 marca 2005 r. w sprawie w sprawie przyjęcia tekstu jednolitego Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola,
uwzględniającego nw. zmiany:
- zarządzenie Nr OR.I-0152-27/2004 z dnia 2 sierpnia 2004 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola,
- zarządzenie Nr OR.I-0152-45/2004 z dnia 16 listopada 2004 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola,
- zarządzenie Nr OR.I-0152-50/2004 z dnia 1 grudnia 2004 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola,
- zarządzenie Nr OR.I-0152-12/2005 z dnia 29 marca 2005 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.
2. Zarządzenie nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienianego Zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola nr OR.I-0152-32/2004 z dnia 24 sierpnia 2004 r. oraz OR.I-0152-42/2004 z dnia 29 października 2004 r.
Zarządzenia wewnętrzne Naczelnika Biura Rady Miasta
1. Zarządzenie wewnętrzne Nr BRM.0147-1/04 Naczelnika Biura Rady Miasta z dnia 9 stycznia 2004 roku w sprawie wyciągu z rzeczowego wykazu akt dla Biura Rady Miasta
2. Zarządzenie wewnętrzne nr BRM.0147-2/04 Naczelnika Biura Rady Miasta z dnia 2 stycznia 2004r. w sprawie kontroli wewnętrznej,
3. Zarządzenie wewnętrzne Naczelnika Biura Rady Miasta z dnia 15 kwietnia 2005r. w sprawie organizacji pracy Biura Rady Miasta.
III. Cel kontroli
Celem kontroli jest ustalenie czy:
1. akty wewnętrzne Biura są spójne z aktami stanowiącymi w zakresie organizacji pracy Urzędu Miasta Opola i czy pozwalają one w pełni realizować przypisane Wydziałowi zadania
2. mechanizmy systemu kontroli wewnętrznej zapewniają racjonalny stopień pewności, że cele biura realizowane są prawidłowo.
IV. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE KONTROLI
IV.I. WSTĘP
Zgodnie z § 13 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola Biuro Rady Miasta dzieli się na stanowiska pracy. Do zakresu działania Biura Rady Miasta należy:
1) przygotowanie i merytoryczna obsługa sesji, posiedzeń komisji stałych i doraźnych, klubów radnych oraz spotkań z wyborcami,
2) organizowanie inicjowanych przez Radę Miasta lub przewodniczącego Rady Miasta obchodów świąt państwowych i rocznic,
3) sporządzanie projektów ramowych planów sesji Rady Miasta, planów kontroli oraz planów pracy komisji,
4) prowadzenie zbioru, rejestru i skorowidza uchwał Rady Miasta,
5) prowadzenie ewidencji i zbiorów opinii i wniosków komisji oraz zapytań radnych, informowanie lokalnej prasy, radia i telewizji o sesjach i innych działaniach Rady Miasta, merytoryczna, organizacyjna i techniczna obsługa przewodniczącego i wiceprzewodniczących Rady Miasta,
6) wykonywanie zadań związanych z wyborami w zakresie należącym do Rady na podstawie przepisów ordynacji wyborczej oraz innych ustaw (ławnicy),
7) wykonywanie zadań związanych z referendum gminnym i gminną konsultacją społeczną w zakresie określonym uchwałą Rady Miasta,
8) wykonywanie czynności związanych z nadawaniem przez Radę Miasta honorowych tytułów i odznak,
9) sporządzanie dokumentacji pracy Rady Miasta i organów działających w Radzie Miasta oraz odpowiednie przygotowanie i przekazywanie tych akt do archiwum zakładowego, opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta wnioskowanych przez przewodniczącego Rady Miasta, komisje, kluby i grupy radnych,
10) organizowanie załatwiania skarg i wniosków należących do właściwości Rady Miasta, programowanie i organizowanie szkoleń radnych,
11) organizowanie i dokumentowanie spraw załatwianych w ramach interpelacji, dyżurów, interwencji i zapytań radnych oraz ich spotkań z wyborcami,
12) obsługa oraz dokumentowanie pracy komisji dyscyplinarnej drugiej instancji orzekającej za naruszenie obowiązków przez mianowanych pracowników samorządowych,
13) obsługa środków budżetowych przysługujących Radzie Miasta w dziale 750 rozdziale 75022 budżetu miasta Opola.
IV.II. ORGANIZACJA PRACY BIURA RADY MIASTA OPOLA
IV.II.1. Kontrola realizacji obowiązków wynikających z § 11 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola, tj. prowadzenia przez Biuro Rady Miasta:
2005-12-21 13:06:52 - Wnioski pokontrolne (78.50 kB)
