A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole wewnętrzne > Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii

 

KWiA-I-0913/7/1/2004	Opole, 18.10.2004 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 13/04
Jednostka kontrolowana	Wydział Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii: -        Referat Prywatyzacji -        Referat Gospodarki Gruntami
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	13.09.2004 r. do 13.10.2004 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Jacek Spadło – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu   Agnieszka Dornfeld – samodzielny referent w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu   Witold Graca – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli	Nr 33/2004   Nr 34/2004   Nr 35/2004
Przedmiot kontroli	Ocena legalności, rzetelności i gospodarności postępowania przez:   Referat Prywatyzacji Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii przy sprzedaży w drodze przetargów w 2003 r. budynków wraz z przynależnym gruntem, lokali użytkowych, lokali mieszkalnych wraz z udziałem w użytkowaniu wieczystym lub we współwłasności gruntu oraz działek budowlanych pod zabudowę mieszkaniową, rzemieślniczą i usługową. Referat gospodarki Gruntami Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii przy wykupie do gminnego zasobu nieruchomości gruntów.
Okres objęty kontrolą	01.01.2003 r. – 31.12.2003 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Maria Rękas – Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii.
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali	Maria Rękas – Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii Alicja Trychan – Kierownik Referatu Prywatyzacji Bożena Koral – Kierownik Referatu Gospodarki Gruntami

 

Podstawy prawne

1.      Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Opola z dnia 15 czerwca 2000 r. z póżnieszymi zmianami.

2.      Zarządzenie Nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola

3.      Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 z późniejszymi zmianami)

4.      Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. 01.142.1591 z późniejszymi zmianami)

5.      Ustawa z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. 2000 r. Nr 71 poz.838 z późniejszymi zmianami)

6.      Ustawa z dnia 10 czerwca o zamówieniach publicznych (dz. U. z 1998 r. Nr 119, poz.773 z późniejszymi zmianami)

7.      Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późniejszymi zmianami)

8.      Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. W sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9 poz. 30z póź. zm.)

9.      Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków między gminnych (Dz. U. Nr 112 poz. 1319)

10. Zarządzenie Wewnętrzne Nr 1/01 Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii s dnia 23 maja 2001 r. w sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników, nadzoru i uprawnień.

11. Zarządzenie Wewnętrzne Nr 1/03 Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii z dnia 1 kwietnia 2003 r. W sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, odpowiedziałności i zastępstw pracowników, nadzoru i upoważnień.

12. Zarządzenie Wewnętrzne Nr 2/03 Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii z dnia 1 maja 2003 r. w sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, uprawnień, odpowiedzialniości i zastępstw pracowników, nadzoru i upoważnień.  

13. Zarządzenie Wewnętrzne Nr 3/03 Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii z dnia 5 maja 2003 r. w sprawie zamawiania usług w zakresie geodezji i kartografii oraz szacowania nieruchomości wykonawcom prac wyłonionych w drodze przetargu przy uprzednim złożeniu nadzorującemu Prezydentowi Miasta informacji w sprawie zapotrzebowania na realizację określonych robót geodezyjnych i szacunkowych.  

14. Uchwały Rady Miasta Nr LI/486/98 z dnia 26 lutego 1998 r. w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania komunalnych nieruchomości gruntowych oraz zasad ich wydzierżawiania na okres dłuższy niż trzy lata.

Cel kontroli

 Celem kontroli była ocena legalności, rzetelności i gospodarności postępowania przez:

 

-        Referat Prywatyzacji Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii przy sprzedaży w drodze przetargu w 2003 r. budynków wraz z przynależnym gruntem, lokali użytkowych, lokali mieszkalnych wraz z udziałem w użytkowaniu wieczystym lub we współwłasności gruntu oraz działek budowlanych pod zabudowę mieszkalną, rzemieślniczą i usługową.

 

-        Referat Gospodarki Gruntami Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii przy wykupie gruntów do gminnego zasobu nieruchomości

 

Celem kontroli była również ocena prawidłowości dokumentowania oraz ewidencjonowania w formie wewnątrzwydziałowych rejestrów, ewidencji i dzienników, postępowań prowadzonych przez w/w  Referaty, z punktu widzenia skuteczności w przeciwdziałaniu powstawania nieprawidłowości i błędów.

Techniki zastosowane podczas postępowania

 

Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie zgromadzonych dowodów: sprawozdań za pierwsze i drugie półrocze 2003 r. o sprzedanych, nabytych i obciążonych nieruchomościach oraz o uzyskanych z tego tytułu dochodach i poniesionych wydatkach, dzienników, rejestrów i ewidencji, zarządzeń wewnętrznych Naczelnika Wydziału, zakresów czynności pracowników, kadry kierowniczej oraz akt spraw.

Wymienione dowody zostały przeanalizowane w następującym zakresie:

-        prawidłowości prowadzonych w referatach postępowań,

-        rzetelności i legalności prowadzonych rejestrów i ewidencji,

-        prawidłowości i skuteczności sprawowanego nadzoru kadry kierowniczej nad powierzonymi pracownikom zadaniami.

 

Poza analizą dokumentacji uzyskano w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych ustne wyjaśnienia od Naczelnika Wydziału Marii Rękas, Kierownika Referatu Prywatyzacji Alicji Trychan, Kierownika Referatu Gospodarki Gruntami Bożeny Koral oraz pracowników, którzy byli referentami spraw postępowań  bezpośrednio wytypowanych do badania. Analizą objęto całość zgromadzonego materiału, z wyjątkiem akt spraw, w przypadku których badano wyłonioną na podstawie określonych kryteriów próbę i tak:

-        z każdej kategorii do kontroli wybrano po 2 komplety akt których transakcje sprzedaży lub wykupu były najwyższe kwotowo. Pozostałe akta spraw w ilości 5 z każdej kategorii wyłonione zostały metodą losową.

-        w oparciu o wytypowane do kontroli akta zbadano transakcje w poszczególnych kategoriach mienia komunalnego na podstawie sporządzonych dla potrzeb kontroli procedur postępowania oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa.

Informacje ogólne dotyczące funkcjonowania Referatów Prywatyzacji i Gospodarki Gruntami wchodzącymi w skład Wydziału

 W oparciu o Zarządzenia Wewnętrzne Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii Nr 1/01 z dnia 23 maja 2001 r (akta kontroli tom I s 1 - 6),  Nr 1/03 z dnia 1 kwietnia 2003 r (akta kontroli tom I s 7 - 14), 2/03 z dnia 1 maja 2003 r (akta kontroli tom I s 15 - 21) w sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników, nadzoru i upoważnień oraz zakresy uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności (akta kontroli tom I s 22 - 34) ustalono, że w 2003 r. pracą  Wydziału kierowała:

-        Naczelnik Wacława Nowacka, która koordynowała i nadzorowała realizację zadań przypisanych Wydziałowi przy pomocy dwóch zastępców:

-        Marii Rękas – Zastępcy Naczelnika ds. Gospodarki Nieruchomościami,

-        Grażyny Czapli – Zastępcy Naczelnika ds. Geodezji i Kartografii.

 

Zgodnie z zakresem kontroli badaniu poddano dokumentację dwóch Referatów wyodrębnionych w strukturach Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii   to jest:

Referatu Prywatyzacji,

Referatu Gospodarki Gruntami,

 w, których na przestrzeni 2003 r. łącznie z kadrą kierowniczą zatrudnionych było 18 osób (akta kontroli tom I s 35).

Wyżej wymienione zarządzenia oraz zakresy uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności precyzują ponadto podział dotyczący nadzoru zadań oraz osób odpowiedzialnych za prawidłowe funkcjonowanie poszczególnych Referatów, oraz szczegółowo określa ich zadania, i tak:

 1.1     Za Referat Prywatyzacji bezpośrednią odpowiedzialność ponosiła Alicja Trychan – Kierownik Referatu. W trakcie jej nieobecności zastępowała ją Gabriela Dratwa – inspektor.

 1.2     Do szczegółowych zadań Referatu Prywatyzacji należało:

 ·        Sprzedaż lokali mieszkalnych w domach wielomieszkaniowych oraz małych domach mieszkalnych na rzecz najemców i w drodze przetargu wraz ze sprzedażą lub oddaniem w użytkowanie wieczyste gruntu.

·        Sprzedaż lokali użytkowych na rzecz najemców lub wolnych w drodze przetargu wraz ze sprzedażą lub oddaniem w użytkowanie wieczyste gruntu.

·        Sprzedaż budynków na rzecz najemców lub wolnych w drodze przetargu wraz ze sprzedażą lub oddaniem w użytkowanie wieczyste gruntu.

·        Sprzedaż lub oddanie garaży najemcom wraz z oddaniem w użytkowanie wieczyste gruntów.

·        Sprzedaż na własność lub oddanie w użytkowanie wieczyste działek budowlanych w drodze przetargu.

·        Sprzedaż lub oddanie w użytkowanie wieczyste części przyległego gruntu niezbędnego dla poprawienia warunków zagospodarowania działek już posiadanych.

·        Sprzedaż gruntów bezprzetargowo na rzecz dzierżawców posiadających 10-letnie umowy dzierżawy.

·        Uwłaszczanie przedsiębiorstw komunalnych.

·        Regulowanie stanów prawnych nieruchomości w trybie Kodeksu Cywilnego poprzez między innymi zasiedzenie, poszukiwanie spadkobierców itp.

·        Przekazywanie nieruchomości na własność, w użytkowanie wieczyste lub użytkowanie na rzecz innych osób prawnych (kluby sportowe, towarzystwa, związki wyznaniowe i inne).

·        Realizacja roszczeń spółdzielni i organizacji społecznych o ustanowienie prawa użytkowania wieczystego gruntów będących dotychczas w ich użytkowaniu.

·        Przekazywanie gruntów w użytkowanie lub użytkowanie wieczyste na rzecz Polskiego Związku Działkowców.

·        Przejmowanie nieruchomości w drodze komunalizacji na wniosek gminy.

·        Wyposażanie nieruchomości (w tym aport) gminnych osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej.

·        Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego osób fizycznych ustanowionego na gruntach gminnych w prawo własności.

 

2.1 Za Referat Gospodarki Gruntami bezpośrednią odpowiedzialność ponosiła Maria Rękas Zastępca Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii. W trakcie jej nieobecności zastępowała ją Wacława Nowacka Naczelnik Wydziału.

 

2.2  Do szczegółowych zadań Referatu Gospodarki Gruntami należało:

 

·        Prowadzenie gminnego zasobu nieruchomości.

·        Prowadzenie powiatowego zasobu nieruchomości.

·        Prowadzenie postępowania w zakresie gospodarowania nieruchomościami gminnymi i powiatowymi, w szczególności zbywanie lub nabywanie nieruchomości, przekazywanie w użytkowanie wieczyste, w użytkowanie w trwały zarząd lub użyczenie, a także przejmowanie zbędnych nieruchomości.

·        Zamiana nieruchomości gminnych i powiatowych.

·        Przekazywanie w formie darowizny nieruchomości gminnych i powiatowych.

·        Dzierżawa nieruchomości gminnych i powiatowych.

·        Prowadzenie spraw związanych z opłatami rocznymi za użytkowanie wieczyste, trwały zarząd oraz użytkowanie nieruchomości gminnych i powiatowych.

·        Dzierżawa gruntów pod kioskami, pawilonami, parkingami itp.

·        Wykonywania prawa pierwokupu.

·        Przekazywanie nieruchomości na rzecz Skarbu Państwa.

·        Wyrażanie zgody na zrzeczenie się nieruchomości przez właściciela na rzecz gminy.

·        Ustanawianie i wygaszanie prawa zarządu nieruchomości dla komunalnych jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej.

·        Nabywanie nieodpłatne na wniosek gminy gruntów Skarbu Państwa oraz przekazywanie gruntów komunalnych  na rzecz Skarbu Państwa.

·        Przekazywanie gruntów na rzecz spółdzielni mieszkaniowych i przejmowanie od nich gruntów zbędnych.

·        Przejmowanie od jednostek państwowych zakładowych budynków mieszkalnych.

·        Ustanawianie ograniczonych praw rzeczowych na gruntach gminnych – służebności gruntowych.

·        Wyrażanie zgody na przeprowadzenie sieci uzbrojenia technicznego przez grunty gminne.

·        Wyrażanie zgody na realizacje zamierzenia inwestycyjnego w pobliżu lub w granicy nieruchomości gminnej.

·        Przedłużanie terminu zabudowy działek budowlanych oraz prowadzenie spraw związanych ze zwrotem działek niezabudowanych w terminie.

 

Dzienniki, Rejestry i Ewidencje

Badaniu poddano prowadzone w 2003 r. wewnątrzwydziałowe dzienniki, rejestry i ewidencje dokumentujące między innymi proces postępowania w sprawach w,  których nie są wydawane decyzje administracyjne, a obowiązuje tryb cywilno prawny, to jest od momentu wpływu wniosku do chwili podpisania aktu notarialnego. W związku z powyższym sprawdzeniu poddano dokumentację rejestracyjną dotyczącą:

 

-        Dziennego wpływu korespondencji (akta kontroli tom I s 36 - 66),

-        Nabytych gruntów do gminnego zasobu nieruchomości (akta kontroli tom I s 67 - 71),

-        Sprzedaży lokali użytkowych (akta kontroli tom I s 72 - 77),

-        Sprzedaży gruntów pod budownictwo mieszkaniowe, rzemieślnicze i usługowe (akta kontroli tom I s 78 - 79),

-        Sprzedaży lokali mieszkalnych w budynkach wielomieszkaniowych (akta kontroli tom I s 80 - 97).

 

W celu zbadania sposobu rejestracji spraw jednorodnych analizie poddano prowadzone przez Referat Prywatyzacji i Referat Gospodarki Gruntami rejestry pod kątem legalności, rzetelności, staranności oraz bieżącej kontroli dokonywanych wpisów, w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków między gminnych (Dz. U. Nr 112, poz.1319) oraz Zarządzeń Wewnętrznych Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii Nr 1/01 z dnia 23 kwietnia 2001 r, Nr 1/03 z dnia 1 kwietnia 2003 r oraz Nr 2/03 z dnia 1 maja 2003 r.

 

Badaniu poddano w/w Zarządzenia Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii wraz z załącznikiem stanowiącym Rzeczowy Wykaz Akt obowiązujący w kontrolowanym Wydziale od 1 stycznia 2003 r. (akta kontroli tom I s 98 - 101). Analiza wspomnianych Zarządzeń wykazała, iż zawierają one szczegółowe określenie zadań kontrolowanych referatów w ramach struktury Wydziału, oraz wymieniają sprawy dotyczące podziału nadzoru zadań osób ponoszących bezpośrednią odpowiedzialność za ich pracę. Przedmiotowe dokumenty w swojej treści nie określają zasad funkcjonowania prowadzonych w Wydziale rejestrów. Jedynie wspomniany załącznik będący Rzeczowym Wykazem Akt poprzez nadane symbole oraz hasła klasyfikacyjne, systematyzuje grupy spraw prowadzonych w kontrolowanych Referatach takich jak:

 

-        Przejmowanie gruntów, nieruchomości – wykupy – symbol klasyfikacyjny Rzeczowego Wykazu Akt – 72201.

-        Sprzedaż lokali użytkowych – symbol klasyfikacyjny Rzeczowego Wykazu Akt – 71446.

-        Sprzedaż gruntów (pod budownictwo mieszkaniowe, rzemieślnicze, handlowe) – symbol klasyfikacyjny Rzeczowego Wykazu Akt – 72241.

-        Sprzedaż lokali mieszkalnych w domach wielomieszkaniowych – symbol klasyfikacyjny Rzeczowego Wykazu Akt.

 

W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że podstawą prawną na w oparciu o którą powinny funkcjonować przedmiotowe rejestry jest zapis §20 ust. 1-3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków między gminnych (Dz. U. Nr 112, poz 1319). W wyniku czynności sprawdzających nie stwierdzono żadnej pisemnej dyspozycji dotyczącej wprowadzenia opisanych wyżej rejestrów, oraz zakresu informacji jakie powinny one obejmować. W sprawie tej ustne wyjaśnienia w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych złożyła Naczelnik Wydziału Maria Rękas potwierdzając ww ustalenia dotyczące braku pisemnego ich powołania w formie wewnętrznego zarządzenia.

 

Kontroli poddano prowadzone w 2003 r. dzienniki i ewidencje pod kątem rzetelności dokonywanych wpisów, dokumentujących proces postępowania w sprawach w których obowiązywał tryb cywilno – prawny (zakończony sporządzeniem i podpisaniem aktu notarialnego) na podstawie składanych wniosków, a w szczególności:

 

2.1. Rejestracji wpływu korespondencji,

2.2. Nabywania do gminnego zasobu nieruchomości gruntów,

2.3. Sprzedaży lokali użytkowych,

2.4.Sprzedaży gruntów pod budownictwo mieszkaniowe,   rzemieślnicze i usługowe,

2.5. Sprzedaży lokali mieszkalnych w budynkach wielomieszkaniowych.

 

W oparciu o przedłożone do kontroli rejestry i zawarte tam wpisy ustalono co następuje:

 

2.1.1. Książka korespondencji

 W 2003 r. w Książce korespondencji dokonano 5730 wpisów potwierdzających przyjęcie różnego rodzaju korespondencji. Sama książka prowadzona jest w formie tabelarycznej i zawiera informacje dotyczące: daty wpływu korespondencji, od kogo wpłynęła, treści pisma, oraz inicjałów osób będących najprawdopodobniej referentami spraw, którym na jego podstawie powierzono nadzór nad prawidłowym przebiegiem procesu postępowania zgodnie z treścią wniosku. W oparciu o istniejące w książce zapisy stwierdzono, że przekazywanie korespondencji na poszczególne stanowiska pracy odbywa się bez pisemnego potwierdzenia jej przyjęcia przez osobę będącą referentem sprawy. Fakt ten dotyczy wszystkich zarejestrowanych w książce spraw.

 2.2.1. Rejestr gruntów nabytych do gminnego zasobu nieruchomości

            Prowadzony w formie tabelarycznej zawiera pozycje dotyczące: numeru teczki, nazwisko i imię oraz adres wnioskodawcy, numer działki, kartę mapy, obręb, powierzchnię działki w ha, nr i datę sporządzenia aktu notarialnego, wysokość odszkodowania, przeznaczenie w planie miasta oraz uwagi. W oparciu o dokonane w nim zapisy stwierdzono rejestrację 28 wniosków. Szczegółowa analiza przedmiotowego rejestru wykazała, iż na przestrzeni 2003 r. umieszczone w nim  wpisy dokonywane były w sposób rzetelny.

 

2.3.1. Rejestr sprzedaży lokali użytkowych

        

            Prowadzony w formie tabelarycznej zawiera pozycje dotyczące: numeru teczki, imię i nazwisko nabywcy, lokalizację, powierzchnię lokalu, udział procentowy, cenę lokalu w zł, ilość i wysokość rat, opłatę roczną za grunt, datę protokołu, datę i numer aktu notarialnego oraz uwagi. W oparciu o dokonane w nim zapisy stwierdzono rejestrację 49 postępowań w tym 17 objętych zakresem kontroli (sprzedaż lokali użytkowych w drodze przetargu). Szczegółowa analiza przedmiotowego rejestru wykazała, że umieszczane w nim zapisy na przestrzeni roku dokonywane były w sposób rzetelny.

2.4.1. Rejestr sprzedaży gruntów pod budownictwo mieszkaniowe,     

            rzemieślnicze i usługowe.

Prowadzony w formie tabelarycznej zawiera pozycje dotyczące: numeru teczki, nabywcy, oznaczeń geodezyjnych, w tym nr działki, kartę mapy, obręb, powierzchnię, położenie działki, sprzedaż lub użytkowanie wieczyste, datę zawarcia umowy oraz uwagi. W oparciu o dokonane w nim zapisy stwierdzono na przestrzeni 2003 r. rejestrację 10 spraw dotyczących sprzedaży w drodze przetargów nieruchomości niezabudowanych. Szczegółowa analiza przedmiotowego rejestru, wykazała, że umieszczone w nim zapisy dokonywane były w sposób rzetelny.

 

2.5.1. Rejestr sprzedaży lokali mieszkalnych w budynkach     

            wielomieszkaniowych.

 Prowadzony w formie tabelarycznej zawiera pozycje dotyczące: imienia i nazwiska nabywcy, datę zawarcia aktu notarialnego, miejsce położenia nieruchomości (adres), formę władania gruntem, oznaczenie nieruchomości (karta mapy, nr działki), powierzchnię działki, powierzchnię użytkową lokalu, cenę lokalu, cenę gruntu, pierwszą opłatę za grunt oraz uwagi. W oparciu o dokonane w nim zapisy stwierdzono na przestrzeni 2003 r. rejestrację 14 spraw dotyczących sprzedaży lokali mieszkalnych  w drodze przetargu. Szczegółowa analiza rejestru wykazała,  ze umieszczone w nim zapisy dokonywane były w sposób rzetelny.

 

2.6.               W czterech poddanych badaniu rejestrach dokumentowanie prowadzonych postępowań odbywało się na podstawie odręcznych wpisów przez osoby do tego upoważnione zgodnie z zakresami uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności opisanych w dziale III pkt. 4, i tak:

 

-        Rejestr gruntów nabytych do gminnego zasobu nieruchomości w 2003 r. prowadzony był przez Lilianę Ciuła – inspektora oraz Gabrielę Wanago – inspektora, obie zatrudnione w Referacie Gospodarki Gruntami (akta kontroli tom I s 102 - 107)

-        Rejestr sprzedaży lokali użytkowych w 2003 r. prowadzony był przez Annę Gawlik – inspektora w Referacie Prywatyzacji (akta kontroli tom I s 108 - 110)

-        Rejestr sprzedaży gruntów pod budownictwo mieszkaniowe, rzemieślnicze i usługowe w 2003 r. prowadzony był przez Piotra Bodę – inspektora oraz  (akta kontroli tom I s 111 - 113) oraz Agnieszkę Zalewską -  podinspektora  w Referacie Prywatyzacji (akta kontroli tom I s 114 - 116).

-        Rejestr sprzedaży lokali mieszkalnych w budynkach wielomieszkaniowych w 2003 r prowadzony był przez Gabrielę Dratwa – inspektora w Referacie Prywatyzacji (akta kontroli tom I s 117 - 119).  

Analiza zapisów w  przedmiotowych rejestrach wykazała ponadto istotne uchybienie, polegające na braku umieszczeniu w nich informacji identyfikującej osobę bezpośrednio odpowiedzialną z załatwienie sprawy. 

Ustalenia szczegółowe dotyczące realizacji zadań w 2003 r. przez:

 

1.      Referat Prywatyzacji w zakresie sprzedaży w drodze przetargów budynków wraz z przynależnym gruntem, lokali użytkowych, lokali mieszkalnych wraz z udziałem w użytkowaniu wieczystym lub we współwłasności gruntu oraz działek budowlanych pod zabudowę mieszkalną, rzemieślniczą i usługową.

2.      Referat Gospodarki Gruntami prowadzący wykup gruntu do gminnego zasobu nieruchomości.

 

 Badaniu poddano dwa  sprawozdania  sporządzone przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii z dnia 14.07.2003 r. i 27.01.2004 r. o sprzedanych, nabytych i obciążonych nieruchomościach oraz o uzyskanych z tego tytułu dochodach i poniesionych wydatkach w okresie od 1 stycznia 2003 r. do 31 grudnia 2003 r. (akta kontroli tom I s 120 - 131). W wyniku ich szczegółowej analizy ustalono, że:

 

 1.1. Referat Prywatyzacji w okresie 2003 r. dokonał sprzedaży w drodze

   przetargów: