PROTOKÓŁ KONTROLI nr     6/06

 I. Techniki zastosowane podczas postępowania 

1.      Analiza dokumentacji znajdującej się w Wydziale Komunikacji, w tym akta spraw wybrane do badania metodą statystyczną, zatem umożliwiającą dobór próby reprezentatywnej dla całej populacji.

2.      Testy:

a.      Ocena naczelnika i kierowników Referatów funkcjonowania Wydziału,

b.      Obieg dokumentów w Wydziale,

c.      Obieg dokumentów w Referacie Rejestracji Pojazdów,

d.      Obieg dokumentów w Referacie Praw Jazdy.

3.      Ankieta – Badanie poziomu satysfakcji klienta Wydziału Komunikacji.

 II. Kryteria

 II.1. Działalność w formie aktów administracyjnych.

 Kontrola  zgodności z Kodeksem postępowania administracyjnego oraz prawem materialnym   decyzji dot. rejestracji pojazdów, wydawania nowych praw jazdy.

 II.2. Organizacja pracy. 

 Zgodnie z ­§ 8 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola do zadań naczelników należy w szczególności :

1.      planowanie i organizacja pracy wydziału,

2.      dokonywanie podziału czynności, uprawnień i odpowiedzialności między pracowników wydziału,

3.      wnioskowanie w sprawie upoważnienia pracowników wydziału do wydawania -                     w imieniu Prezydenta - decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej,

4.      sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją dochodów i wydatków budżetowych                w powierzonym zakresie,

5.      terminowe i prawidłowe pod względem merytorycznym załatwianie spraw                                i przygotowywanie materiałów dla potrzeb Rady i Prezydenta,

6.      wydawanie z upoważnienia Prezydenta decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej,

7.      zapewnienie sprawnego przyjmowania stron w wydziale,

8.      udział w sesjach Rady i posiedzeniach komisji,

9.      wnioskowanie w sprawach przyjmowania, zwalniania, awansowania i wyróżniania pracowników, zapewnienie dyscypliny pracy w wydziale, udzielanie pracownikom urlopów wypoczynkowych,

10.  udzielanie pracownikom kary porządkowej w formie upomnienia,

11.  organizacja systemu kontroli wewnętrznej w wydziale.

Zgodnie z § 11  Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta  - Wydziały prowadzą spisy spraw i rejestry zgodnie z instrukcją kancelaryjną.  

 Zgodnie z § 47 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta  - Wydziały Urzędu wykonują powierzone im zadania w oparciu o roczne plany pracy, zatwierdzone przez nadzorującego Prezydenta lub jego zastępców.

 Zgodnie z § 52 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta  - naczelnicy wydziałów w drodze zarządzeń wewnętrznych zatwierdzonych przez Prezydenta określają w szczególności:

 a.      szczegółowe zadania wydziałów, wewnętrzną strukturę organizacyjną, podział zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników,

b.      podział nadzoru,

c.      zakres upoważnień do podpisywania pism w sprawach o charakterze przygotowawczym i techniczno-kancelaryjnym,

d.      zasady kontroli wewnętrznej.

 Zgodnie z § 52 ust. 1a  Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta  - naczelnicy wydziałów zobowiązani są do sporządzania, w formie zarządzenia wewnętrznego, wyciągów                        z rzeczowego wykazu akt dla wydziału i przekazywania jednego egzemplarza do archiwum zakładowego.

 Zgodnie z zarządzeniem wewnętrznym nr KM.IV-0115/1/05 Naczelnika Wydziału Komunikacji  z dnia 20 października 2005r:

-          naczelnik bezpośrednio nadzoruje kierowników Referatów oraz pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym - § 9,

-          kierownicy osobiście podpisują pisma o charakterze przygotowawczym                                 i kancelaryjno-technicznym w zakresie zadań realizowanych przez nadzorowanych pracowników - § 13,

-          podziału poczty przychodzącej dokonuje naczelnik Wydziału - § 14,

-          każde służbowe lub prywatne wyjście odnotowane w książce bezpośredni przełożony potwierdza swoim podpisem - § 15 ust. 2.

 III.3. Jakość obsługi petentów. 

 Zgodnie z § 50 Regulaminu Organizacyjnego  Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:

1. udzielania informacji przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania treści obowiązujących przepisów,

2. rozstrzygania spraw niezwłocznie, a w pozostałych przypadkach - do określenia terminu ich załatwienia,
3. informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy,
4. powiadomienia o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy, wraz                                   z uzasadnieniem,
5. informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia od wydawanych rozstrzygnięć.

Udzielanie informacji powinno następować w formie pisemnej, ustnej lub telefonicznej.

 Zgodnie z zasadami Kodeksu etyki pracowników Urzędu Miasta Opola urzędnika cechuje:

1. uczciwość,

2. obiektywizm,

3. profesjonalizm,

4. uprzejmość i kultura osobista,

5. godna reprezentacja urzędu,

6. odpowiedzialność,

7. lojalność,

8. służebność,

9. rzetelność,

10. efektywność i jakość,

11. ochrona zasobów,

12. przejrzystość (transparentność),

13. usprawnianie pracy urzędu,

15. zwalczanie oszustw i nadużyć.

 III.4. System kontroli wewnętrznej.

 Zgodnie § 3 ust. 2 lit. a  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kontrola funkcjonalna, realizowana przez przełożonych wobec podwładnych i jednostki nadrzędne wobec jednostek podrzędnych, odbywa się na bieżąco, w toku zarządzania, przy zastosowaniu dostępnych procedur i mechanizmów, wbudowanych w system zarządzania.

Zgodnie § 3 ust. 3 lit. a  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola  za sprawność   i efektywność systemów kontrolnych niższego szczebla, funkcjonujących wewnątrz wydziałów i jednostek, w ramach uprawnień oraz wykonywania nadzoru merytorycznego, odpowiada w urzędzie – naczelnik,  a w jednostkach – kierownik jednostki.

 Zgodnie § 4 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola  system kontroli wewnętrznej  w Urzędzie Miasta oraz jednostkach opiera się następujących standardach szczegółowych:

a.struktura kontroli wewnętrznej oraz wszelkie operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny być dokładnie udokumentowane, a dokumentacja powinna być natychmiast dostępna, jeśli zachodzi potrzeba jej sprawdzenia,

b.operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny być niezwłocznie zarejestrowane i prawidłowo sklasyfikowane,

c.   operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny podlegać autoryzacji oraz być wykonywane tylko przez osoby dysponujące odpowiednimi uprawnieniami,

d.kluczowe obowiązki i odpowiedzialność za udzielanie upoważnień, realizowanie, rejestrowanie oraz sprawdzanie operacji finansowych  i zdarzeń powinny być podzielone między różne osoby,

e.należy zapewnić kompetentny nadzór dla upewnienia się, że cele postawione przed kontrolą wewnętrzną są realizowane,

f.    dostęp do zasobów i akt powinien być ograniczony tylko do osób upoważnionych, które są odpowiedzialne za dozór nad nimi lub ich wykorzystanie.

Standardy te stanowią kryteria opracowywania systemów kontroli funkcjonalnej  w wydziałach i jednostkach.

Zgodnie § 5 ust. 7 i 8  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola  Naczelnicy Wydziałów sprawują bieżącą kontrolę funkcjonalną w stosunku do podległych pracowników, jednostek oraz systemów zarządczych, w zakresie właściwości rzeczowej. Działalność opisana w pkt. 6 i 7 odbywa się na podstawie opracowanych w formie pisemnej procedur kontrolnych, podlegających zatwierdzeniu przez Prezydenta.

 Zgodnie § 5 ust. 12 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola  Naczelnicy Wydziałów do 30 listopada każdego roku zgłaszają do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu propozycje tematów kontroli do przeprowadzenia przez  wydział w roku następnym.

 Akty prawne:

1.       ustawa z dnia  8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r. Dz. U. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.),

2.       ustawa z dnia ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity z 2000r. Dz. U. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.),

3.       ustawa  z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zm.),

4.       ustawa z dnia 20 czerwca 1997r. Prawo o ruchu drogowym (tekst jedn. z 2005r. Dz. U. Nr 108, poz. 908 z późn. zm.),

5.       ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. z 2002r. Dz.U. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)

6.       ustawa z dnia 9 września 2000r. o opłacie skarbowej (tekst jedn. z 2004r. Dz.U. Nr 253, poz. 2532 z późn. zm.)

7.       rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 21 stycznia 2004 r. w sprawie wydawania uprawnień do kierowania pojazdami (Dz. U. Nr 24, poz. 215 z późn. zm.)

8.       rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 7 stycznia 2004r. w sprawie badań lekarskich kierowców                i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami (Dz. U. Nr 2, poz. 15),

9.       rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 1 kwietnia 2005r. w sprawie badań psychologicznych kierowców i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami oraz wykonujących pracę na stanowisku kierowcy (Dz. U. Nr 69, poz. 622),

10.   rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 21 kwietnia 2004r. w sprawie wzorów dokumentów stwierdzających uprawnienia do kierowania pojazdami (Dz. U. Nr 89, poz. 855),

11.   rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002r. w sprawie postępowania z kierowcami naruszającymi przepisy ruchu drogowego (Dz. U. Nr 236, poz. 1998    z późn. zm.)

12.   rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 11 grudnia 2003r. w sprawie wysokości opłat   i stawek wynagrodzenia za sprawdzenie kwalifikacji oraz za wydanie dokumentów w tych sprawach (Dz. U. Nr 219, poz. 2162),

13.   rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 6 czerwca 2005r.  w sprawie opłaty ewidencyjnej (Dz. U. Nr 103, poz. 870),

14.   rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 100, poz. 1024),

15.   rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U Nr 100, poz. 1024),

16.   rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 lipca 2002r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów (Dz. U. Nr 133, poz. 1123 z późn. zm.),

17.   rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2002r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (Dz. U. Z 2003r.  Nr 32, poz. 262),

18.   rozporządzenie  Ministra Infrastruktury z dnia 3 grudnia 2004r. w sprawie warunków dystrybucji blankietów dowodów rejestracyjnych, pozwoleń czasowych i nalepek kontrolnych (Dz. U. Nr 267, poz. 2658),

19.   rozporządzenie  Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2003r. w sprawie wysokości opłat za wydanie dowodu rejestracyjnego, pozwolenia czasowego i tablic rejestracyjnych pojazdów (Dz. U. Nr 230, poz. 2302),

20.   Komunikat  Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003r. w sprawie ogłoszenia