| Miasto Opole - wersja archiwalna |
 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
I. Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. z 2003, Nr 124, poz. 1154 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).
3. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1990r., Nr 16, poz. 95 z późniejszymi zmianami).
5. Ustawa z dnia 28 lipca 1990 r. o działalności ubezpieczeniowej (Dz. U. z 1990r., Nr 59, poz. 344 z późn. zm.).
6. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz.U. z 2007, Nr 241, Poz. 1762).
7. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz.U. z 2006, Nr 87, Poz. 604).
II. Cel kontroli
Celem kontroli było sprawdzenie procesu wyboru brokera ubezpieczeniowego, a także kwestie weryfikacji jego pracy ze strony Urzędu Miasta Opola. Kontroli poddano również dokumentację przetargową dotyczącą wyboru ubezpieczyciela majątku Gminy Opole.
III. Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się z przepisami prawnymi obowiązującymi w kontrolowanym okresie. Dokonano analizy dokumentacji wyboru brokera, a także wyboru firm ubezpieczeniowych. Ponadto spotkano się dwoma brokerami: (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
IV. Ustalenia kontroli
1. Kwestie dotyczące brokera i jego zadania
Działalność brokerską reguluje ustawa z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. z 2003, Nr 124, poz. 1154 z późn. zm.) oraz ustawa z dnia 28 lipca 1990 r. o działalności ubezpieczeniowej (Dz. U. z 1990r., Nr 59, poz. 344 z późn. zm.).
Zgodnie z ustawą o działalności ubezpieczeniowej działalność brokerska polega na zawieraniu i wykonywaniu umów ubezpieczenia w imieniu ubezpieczającego lub na pośredniczeniu przy zawieraniu umów ubezpieczenia na rzecz ubezpieczonego. Przepis ten stosuje się odpowiednio do umów reasekuracyjnych.
Zgodnie z ustawą o działalności ubezpieczeniowej - działalność brokerska może być prowadzona wyłącznie za zezwoleniem organu nadzoru. Zezwolenie takie wydaje organ nadzoru w drodze decyzji.
Osoba fizyczna prowadząca działalność brokerską, a także członkowie władz osoby prawnej prowadzącej działalność brokerską nie mogą pozostawać w stosunku pracy z zakładem ubezpieczeń, nie może być członkiem władz tego zakładu oraz nie może być stroną umowy agencyjnej lub umowy zlecenia, których przedmiotem jest pośredniczenie w zawieraniu umów ubezpieczenia w imieniu zakładu ubezpieczeń.
Natomiast zgodnie z ustawą o pośrednictwie ubezpieczeniowym brokerem ubezpieczeniowym jest osoba fizyczna albo prawna posiadająca, wydane przez organ nadzoru, zezwolenie na wykonywanie działalności brokerskiej i wpisana do rejestru brokerów ubezpieczeniowych.
Broker ubezpieczeniowy z tytułu wykonywania działalności brokerskiej podlega
obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej obejmującemu szkody wyrządzone osobie poszukującej ochrony ubezpieczeniowej, ubezpieczającemu, ubezpieczonemu lub osobie uprawnionej z umowy ubezpieczenia, w tym także szkody wyrządzone przez osoby fizyczne, przez które broker ubezpieczeniowy wykonuje czynności brokerskie.
Osoba wykonująca czynności brokerskie jest obowiązana doskonalić umiejętności zawodowe przez odbywanie raz na trzy lata szkolenia zawodowego, które polega na odbyciu odpowiedniej liczby godzin zajęć i jest zakończone wydaniem przez podmiot przeprowadzający szkolenie dokumentu poświadczającego odbycie szkolenia.
Broker ubezpieczeniowy jest obowiązany:
1) poinformować poszukującego ochrony ubezpieczeniowej o firmie, pod którą
wykonuje działalność brokerską, adresie siedziby, rejestrze pośredników ubezpieczeniowych, do którego jest wpisany, i sposobie sprawdzenia wpisu do rejestru oraz, w przypadku brokera ubezpieczeniowego wpisanego do rejestru prowadzonego przez organ nadzoru, okazywać zakładowi ubezpieczeń i poszukującemu ochrony ubezpieczeniowej, przy pierwszej czynności i na każde żądanie, zezwolenie na wykonywanie działalności brokerskiej;
2) przed zawarciem umowy ubezpieczenia udzielić na piśmie porady, w oparciu
o rzetelną analizę ofert w liczbie wystarczającej do opracowania rekomendacji najwłaściwszej umowy ubezpieczenia oraz pisemnie wyjaśnić podstawy, na których opiera się rekomendacja;
3) zachować w tajemnicy wszystkie informacje uzyskane w związku z wykonywaniem czynności brokerskich; obowiązek ten ciąży na brokerze ubezpieczeniowym również po rozwiązaniu stosunku umownego ze zleceniodawcą;
4) poinformować poszukującego ochrony ubezpieczeniowej, przy pierwszej czynności, o posiadanych akcjach albo udziałach zakładu ubezpieczeń uprawniających co najmniej do 10% głosów na walnym zgromadzeniu albo zgromadzeniu wspólników oraz, w przypadku brokera ubezpieczeniowego będącego osobą prawną, o akcjach albo udziałach brokera ubezpieczeniowego posiadanych przez zakład ubezpieczeń, uprawniających co najmniej do 10% głosów na walnym zgromadzeniu albo zgromadzeniu wspólników;
5) wykonywać działalność z poszanowaniem interesów stron umowy ubezpieczenia.
2. Sposób wyłonienia brokera
Zgodnie z przyjętą praktyką brokerzy świadczą swoje usługi na rzecz ubezpieczonych nieodpłatnie. Broker wykonuje czynności w imieniu lub na rzecz Klienta za wynagrodzeniem (art. 2 ustawy o pośrednictwie ubezpieczeniowym). Wynagrodzenie za pośrednictwo (kurtaż) jest płacone brokerowi przez zakład ubezpieczeń.
W przypadku zawierania umów na świadczenie usług brokera ubezpieczeniowego nie jest spełniona przesłanka wydatkowania środków publicznych, w związku z czym gmina zawierając z brokerem umowę o świadczenie usług pośrednictwa ubezpieczeniowego nie prowadzi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz nie stosuje przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
2.1. Wybór brokera w 2004r.
W aktach znajdują się oferty następujących brokerów:
-(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)),
W aktach znajduje się dokument z 02.04.2004r.: ,,Dokumentacja podstawowych czynności” dot. wyboru brokera ubezpieczeniowego, z którego wynika, że spośród ww. ofert wybrano (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) W swojej ofercie firma zamieściła referencje uzyskane z Powiatowego Zarządu Dróg w Wieluniu, Urzędu Miasta i Gminy Krapkowice, Miejskich Wodociągów w Kędzierzynie – Koźlu, Zarządu Dróg Wojewódzkich w Opolu i Zarządu Dróg Powiatowych w Oleśnicy.
W uzasadnieniu napisano, że zakres proponowanych usług przez firmę jest zbieżny z naszymi potrzebami, firma ubezpiecza majątek gmin i starostw. Ponadto komisja uznała, że istotną sprawą jest również przedstawiona w ofercie propozycja bezpłatnego szkolenia pracowników odpowiedzialnych za politykę ubezpieczeniową urzędu. Na dokumencie z wyboru brokera widnieją podpisy komisji: naczelnika Wydziału Organizacyjnego, naczelnika oraz pracownika Wydziału Administracyjno – Gospodarczego. Z ustnych wyjaśnień pracownika Wydziału Administracyjno – Gospodarczego pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))wynika, że oficjalne szkolenie takie się nie odbyło, natomiast broker na bieżąco konsultował i pomagał rozwiązać różne niejasności.
2.1.1. Umowa z brokerem
Dnia 9 kwietnia Gmina Opole podpisała umowę o świadczenie usług brokerskich z(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Umowa została zawarta na rok czasu od daty zawarcia.
2.2. Wybór brokera w 2005r.
Wydział Administracyjno – Gospodarczy pismem z dnia 02.02.2005 r. zwrócił się o przedstawienie w formie prezentacji multimedialnych korzyści wynikających z ubezpieczenia majątku gminy do poszczególnych biur brokerskich. Wyznaczono termin do 15.02.2005 r.
Pismo skierowano do następujących podmiotów:
-(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Do wyboru brokera powołano komisję w składzie:
- (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
Protokół komisji wyboru brokera z dnia 05.04.2005 r.
Opis przedmiotu zamówienia : wybór brokera ubezpieczeniowego.
Nazwy brokerów: j. w.
Wskazanie wybranej ofert wraz z uzasadnieniem wyboru:
„Komisja po zapoznaniu się ze złożonymi ofertami stwierdziła, że najbardziej profesjonalną obsługę brokerską zaoferowała (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))…, ze względu na duże doświadczenie w obsłudze ubezpieczeniowej jednostek samorządowych. Zakres prowadzonych przez tę firmę usług jest zbieżny z naszymi potrzebami i oczekiwaniami. Ponadto duży wpływ na wybór firmy miała dotychczasowa bardo profesjonalna i kompletna obsługa…”
Do oferty złożonej przez (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))dołączono kilka listów referencyjnych.
W przedłożonej do kontroli dokumentacji nie ma ofert ww. firm brokerskich. Nie ma również kryteriów, jakimi kierowała się komisja przy wyborze ubezpieczyciela.
Z pisemnych wyjaśnień naczelnika Wydziału Administracyjno – Gospodarczego wynika, że Wydział Administracyjno – Gospodarczy nie posiada ofert brokerskich:,, ponieważ postępowanie zostało przeprowadzone przez Wydział Inwestycji Miejskich. Do Wydziału Administracyjno – Gospodarczego zwrócono jedynie protokół, celem zawarcia umowy.”
2.2.1. Umowa z brokerem
Gmina Opole w dniu 08.04.2005r. zawarła umowę o świadczenie usług brokerskich z(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Przedmiot umowy był następujący: „Strony ustalają zgodnie, iż współpraca pomiędzy nimi prowadzona będzie na podstawie przepisów ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym i polegać będzie na wykonaniu czynności określonych poniżej: Strony ustalają, że przy wykonywaniu czynności BROKER reprezentować będzie interesy zlecającego w stosunku do ubezpieczeń prowadzonych przez krajowe i zagraniczne zakłady ubezpieczeń”.
Zgodnie z umową Broker przyjął prowadzenie czynności na rzecz i w imieniu Gminy Opole, związanych z:
a) przeprowadzeniem przez Brokera postępowania o Zamówienie Publiczne w imieniu i na rzecz Zlecającego na okres jednego roku. Postępowanie przeprowadzone zostanie zgodnie z wymogami Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
b) pośrednictwem przez brokera jako należytego eksperta z dziedziny ubezpieczeń w zawieraniu oraz wykonywaniu umów ubezpieczenia, z Zakładami Ubezpieczeń wyłonionymi w drodze przetargu. Przetarg przeprowadzony zostanie zgodnie z wymogami Ustawy PZP.
c) pośredniczeniem przez Brokera w zawieraniu oraz wykonywaniu umów ubezpieczenia, z Zakładami Ubezpieczeń wyłonionymi w innym trybie,
d) prowadzeniem czynności brokerskich związanych z likwidacją szkód i wypłatą odszkodowań na rzecz Zlecającego.
Umowa została zawarta na rok czasu od daty zawarcia.
2.3. Wybór brokera w 2006r.
Sekretarz Miasta Opola powołała zespół składający się z następujących pracowników Urzędu Miasta Opola do dokonania wyboru firmy brokerskiej:
1. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Spotkanie odbyło się w dniu 24 maja 2006r.
Z protokołu tego spotkania wynika, że za kryteria wyboru oferty przyjęto:
- doświadczenie firmy w ubezpieczaniu gmin i jednostek gminnych,
- okres działalności na rynku, minimum 5 lat doświadczenia zawodowego,
- obsługa brokerska w trakcie trwania polisy ubezpieczeniowej,
- siedziba lub przedstawicielstwo na terenie miasta Opola.
Wpłynęły następujące oferty brokerów:
-(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Zespół stwierdził, że najlepiej przygotowane były oferty firm(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). W wyniku głosowania przy głosie wstrzymującym się Stanisława Głębockiego i sześciu głosach akceptujących, zespół wybrał ofertę(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), która w sposób szczegółowy przedstawiła zasady współpracy przynoszące wymierne efekty finansowe w postaci ok. 15% oszczędności na składkach ubezpieczeniowych przy jednoczesnym rozszerzeniu zakresu ubezpieczenia. Prezydent Miasta Opola zaakceptował wyłonioną firmę brokerską.
Zespół kontrolny wykonał badanie polegające na sprawdzeniu, czy urzędy gmin/miast wymienione przez firmę (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w ofercie współpracują z tym brokerem. Ustalenia z badania przedstawiono w tabeli poniżej:
Tabela nr 1
2.3.1. Umowa z brokerem
Dnia 04.08.2006r. Gmina Opole podpisała umowę o świadczenie usług brokerskich z(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Umowę zawarto na okres 3 lat.
Za wykonywane czynności broker nie pobiera wynagrodzenia od Gminy Opole, lecz przysługuje mu wynagrodzenie kuratażowe wypłacone przez Zakład Ubezpieczeń za doprowadzenie do zawarcia umowy ubezpieczenia.
Obsługą brokerską objęto również 101 jednostek podległych Urzędowi Miasta Opola oraz 6 spółek miejskich. Z dniem 04.08.2006r. na podstawie pkt IV ust. 1 ww. umowy Prezydent Miasta Opola udzielił brokerowi pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy Opole przy zawieraniu i wykonywaniu umów ubezpieczenia.
2.4. Sposób weryfikacji pracy brokera ze strony Urzędu Miasta Opola
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym do zakresu działania Wydziału Administracyjno – Gospodarczego należy m.in. ubezpieczanie i ochrona mienia Urzędu. Z wyjaśnień udzielonych przez naczelnika Wydziału Administracyjno – Gospodarczego wynika, ,,że pracownikiem bezpośrednio współpracującym z brokerem (od 1 marca 2007r.) jest pani(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Wszystkie dokumenty i materiały przygotowywane przez brokera lub zakład ubezpieczeń są sprawdzane przez tego pracownika, a w przypadku wątpliwości konsultowane są z z-cą naczelnika lub naczelnikiem oraz radcą prawnym – w przypadku wątpliwości natury prawnej. Wszelkie szkody i ewentualne doubezpieczenia zgłaszane są pisemnie. Drobne sprawy załatwiane są telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej. W przypadku wątpliwości organizowane są spotkania z brokerem. Ze względu na wypracowany system współpracy, nie istniała dotychczas potrzeba sporządzania notatek służbowych. Wszelkie zauważone przez Wydział drobne nieprawidłowości ze strony brokera lub firmy ubezpieczeniowej były natychmiast korygowane. ”
Poproszono naczelnika Wydziału Administracyjno – Gospodarczego o przedstawienie korzyści wynikających ze współpracy z firmą(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Naczelnik wyjaśnił, iż przy takim szerokim zakresie ubezpieczenia, jakim jest ubezpieczenie Gminy Opole i jednostek organizacyjnych oraz specyficznej materii, jaką stanowią ubezpieczenia, pomoc brokera jest niezbędna. Pan (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) posiada doświadczenie, jeśli chodzi o specyfikę funkcjonowania jednostek samorządowych. Jego firma ma siedzibę w Opolu, dzięki czemu sprawy załatwiane są bez zbędnej zwłoki, przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów związanych z opłatami pocztowymi. Przez lata udało się wypracować skuteczny system współpracy.
3. Organizacja przetargów
Obowiązek stosowania procedur ustawy Prawo zamówień publicznych zachodzi na etapie wyboru zakładu ubezpieczeń, z którym zamawiający zawrze umowę ubezpieczenia. Broker może działać jako pełnomocnik zamawiającego, czyli w imieniu i na rzecz zamawiającego zobowiązany będzie do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych. Zamawiający może jednak sam prowadzić postępowanie na wybór zakładu ubezpieczeń, korzystając jednocześnie z usług brokera jako biegłego.
Na podstawie zawartych umów z towarzystwami ubezpieczeniowymi oraz podpisanych polisa, stwierdzono, że okresy objęcia ochroną ubezpieczeniową przedstawiają się następująco:
10.05.2004 - 09.05.2005
10.05.2005 – 09.05.2006
10.05.2006 – 09.05.2007
10.05.2006 – 09.05.2007
01.01.2008 – 31.12.2009
3.1. Przetarg na ubezpieczenie na lata 2004/2005 (10.05.2004r. – 09.05.2005r.)
Dnia 27.02.2004r. Wydział Administracyjno – Gospodarczy złożył wniosek do Wydziału Inwestycji Miejskich o rozpoczęcie procedury przetargowej na ubezpieczenie majątku Urzędu Miasta Opola, które ważne było do 09.05.2004r. Ponowny wniosek złożono w dniu 03.03.2004r.
W dniu 30.03.2004r. Wydział Inwestycji Miejskich zwrócił się z prośbą do Wydziału Administracyjno – Gospodarczego, aby podjął ostateczną decyzję dotyczącą ewentualnego udziału brokera ubezpieczeniowego w procedurze przetargowej. Wydział Inwestycji Miejskich przedstawił trzy następujące możliwości udziału brokera w procedurze przetargowej:
- broker jako pełnomocnik przeprowadza całe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych. Ponadto Wydział poinformował, iż każdy broker ubezpieczeniowy jest związany z wybranymi firmami ubezpieczeniowymi tzw. umowami brokerskimi. Z tego względu trudno określić, czy udział brokera w procedurze przetargowej byłby zupełnie bezstronny i pozbawiony subiektywizmu.
- broker jako biegły, tj. w charakterze rzeczoznawcy, eksperta, specjalisty a nie jako broker ubezpieczeniowy. Wówczas Urząd Miasta Opola musiał by ponieść koszty wynikające ze świadczenia takiej usługi.
- sposób podstawowy, czyli zwykły tryb postępowania realizowany przez Referat Przetargów i Zamówień Publicznych bez udziału brokera ubezpieczeniowego. (Udział obiektywnego biegłego byłby bardzo pomocny w przygotowywaniu SIWZ.)
Ostatecznie zdecydowano skorzystać z pomocy brokera.
Szacunkowa wartość zamówienia 49.000,00 zł (wartość zamówienia w euro 10.009,19).
Dnia 19.04.2004r. ogłoszono przetarg nieograniczony na zadanie pn. Ubezpieczenie OC, mienia Urzędu Miasta Opola oraz NNW pracowników (kasjerów).
Termin składania ofert upłynął 05.05.2004r.
Z SIWZ wynika, że ogłoszono przetarg na następujące zadania:
- Zadanie A – ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej UM Opola,
- Zadanie B – ubezpieczenie mienia od ognia i innych zdarzeń losowych,
- Zadanie C – ubezpieczenie sprzętu elektronicznego od ryzyk wszystkich,
- Zadanie D – ubezpieczenie mienia od kradzieży z włamaniem i rabunku,
- Zadanie E – ubezpieczenie NNW pracowników.
Wpłynęły 4 następujące oferty:
-(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Z protokołu postępowania przetargowego wynika, że wybrano firmę(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Firma uzyskała największą ilość punktów spośród złożonych ofert. Żadnego oferenta nie wykluczono i nie odrzucono.
3.2. Przetarg na ubezpieczenie na lata 2005/2006 - (10.05.2005-09.05.2006).
Pismem nr AG – I-2026/6/2005 Wydział Administracyjno – Gospodarczy złożył wniosek o rozpoczęcie procedury przetargowej na ubezpieczenie majątku UM Opola na lata 2005/2006 (dotychczasowe ubezpieczenie było ważne do 09.05.2005 r. ) do Wydziału Inwestycji Miejskich Referatu Przetargów i Zamówień Publicznych.
Szacunkowa wartość zamówienia 62.000,00 zł (wartość zamówienia w euro 15.321,00 ).
Sposób obliczenia wartości szacunkowej – w oparciu o składkę z ostatnich polis + wzrost zakresu ubezpieczenia, szacunkowa wartość zamówienia 51.667,00 + 10.333 zł (wartość jest powiększona o 20%) = 62.000,00 zł
Ochrona na okres od 10.05.2005 do 09.05.2006 r.
Przetarg nieograniczony do 60.000,00 euro
Pismem z dnia 13.01.2005 r. Wydział Administracyjno – Gospodarczy wystąpił do Skarbnika Miasta Opola z prośbą o podpisanie wniosku na przeprowadzenie procedury dot. ubezpieczenia mienia UM Opola. Wykonanie operatów szacunkowych dla wszystkich obiektów Urzędu miało trwać min. 5 tygodni, natomiast Wydział Administracyjno – Gospodarczy był zobowiązany do złożenia wniosku w Wydziale Inwestycji w miesiącu styczniu. W związku z powyższym poproszono o podpisanie wniosku z zastrzeżeniem, że w przypadku odstępstwa (po wykonaniu operatów) od proponowanych we wniosku wartości odtworzeniowych budynków, dane te zostaną skorygowane zgodnie z art. 38 PZP. Do pisma załączono sprawozdanie z przebiegu prac nad wnioskiem o ubezpieczenie majątku Urzędu Miasta Opola.
Pismem z dnia 24.01.2005 r. Wydział Inwestycji Miejskch przekazał do (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) wniosek wraz ze wszystkimi załącznikami – z prośbą o przygotowanie i przeprowadzenie przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Pismo z dnia 09.05.2005 r. dot. rozstrzygnięcia przetargu nieograniczonego na ubezpieczenie Urzędu Miasta Opola.
Do przetargu przystąpiły niżej wymienione firmy ubezpieczeniowe:
-(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Umowa generalna z dnia 6.05.2005 r. zawarta pomiędzy Gminą Opole a(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Przedmiot umowy - ochrona ubezpieczeniowa nw. ryzyk:
A - ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z właściwymi rozszerzeniami ochrony,
B - ubezpieczenie od mienia i ognia i innych zdarzeń losowych w pełnym zakresie,
- ubezpieczenie mienia od kradzieży z włamaniem w systemie „na pierwsze ryzyko”,
- ubezpieczenie szyb i innych przedmiotów od stłuczenia i zarysowania,
- ubezpieczenie sprzętu elektronicznego od ryzyk wszystkich,
- ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków dla 5 pracowników (kasjerów),
C - ubezpieczenia komunikacyjne AC, OC, NNW 3 pojazdów.
3.3. Przetarg na ubezpieczenie na lata 2006/2007 - (10.05.2006-09.05.2007)
Wydział Administracyjno – Gospodarczy w dniu 29.12.2005r. złożył do Wydziału Inwestycji Miejskich wniosek o rozpoczęcie procedury na ubezpieczenie majątku Urzędu Miasta Opola na lata 2006/2007 (ubezpieczenie było ważne do 09.05.2006r.). Do wniosku dołączono pełnomocnictwo udzielone w dniu 09.04.2004r. przez Prezydenta Miasta Opola brokerowi: (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), a także zestawienia i wykazy z potrzebnymi danymi do ubezpieczenia.
Pismem z dnia 02.01.2006 r. Wydział Inwestycji Miejskich przekazał do (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) wniosek wraz ze wszystkimi załącznikami – z prośbą o przygotowanie i przeprowadzenie przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
W dniu 27.03.2006r. ogłoszono przetarg nieograniczony o wartości nie przekraczającej 60.000 EURO na ochronę ubezpieczeniową Gminy Opole.
W specyfikacji istotnych warunków zamówienia wyszczególniono następujące zadania:
A – ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej,
B – ubezpieczenie mienia – od ognia, kradzieży z włamaniem, rabunku, dewastacji szyb od stłuczenia, zarysowania, sprzętu elektronicznego od ryzyk wszystkich, NNW kasjerów.
C – ubezpieczenia komunikacyjne.
Osobą upoważnioną do kontaktów w zakresie przedmiotu zamówienia był pan(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Oferty złożyły 4 następujące firmy:
-(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Wymagane warunki udziału w postępowaniu spełniało 2 wykonawców. Z postępowania wykluczono 2 wykonawców, odrzucono 1 ofertę.
W wyniku przetargu nieograniczonego dla zadania A+B wybrano oferty złożone przez(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), a dla zadania C wybrano ofertę złożoną przez(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Wysokość składki przedstawiała się następująco (dane z polis):
- ubezpieczenie OC, ubezpieczenie mienia i NNW w wysokości 51.731,00 zł,
- ubezpieczenie komunikacyjne w wysokości: 738 zł (Polonez 1.4), 1.125 zł (Volkswagen bus), 1.015 zł (Citroen C-15D).
2) Dnia 26.07.2006r. Urząd Miasta Opola zlecił (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) przeprowadzenie procedury wyboru firmy ubezpieczeniowej na ubezpieczenie gminnych terenów zieleni oraz cmentarzy komunalnych od odpowiedzialności cywilnej.
Wybrano ofertę firmy(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Składka za okres ubezpieczenia (28.07.2006r. - 09.05.2007r.) wynosiła 22.784,00 zł.
3.4. Przetarg na ubezpieczenie w 2007r. - (10.05.2007 – 31.12.2007)
Pismem z dnia 23.03.2007 r. Wydział Administracyjno – Gospodarczy do Wydziału Inwestycji Miejskich (wpływ 27.03.2007r.). zgłosił zamiar realizacji zamówienia publicznego dotyczącego ubezpieczenia Gminy Opole i miejskich jednostek organizacyjnych.
Szacunkowa wartość zamówienia: 261.063,73 zł.
W dniu 03.04.2007r. ogłoszono przetarg nieograniczony na ochronę ubezpieczeniową Gminy Opole.
W specyfikacji istotnych warunków zamówienia wyszczególniono następujące zadania:
A – ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej,
B – ubezpieczenie mienia – od ognia i innych zdarzeń losowych, kradzieży z włamaniem, rabunku, dewastacji i ubezpieczenie sprzętu elektronicznego i urządzeń od ryzyk wszystkich.
C – ubezpieczenia pojazdów,
D – ubezpieczenie NNW
Z protokołu postępowania o udzielenie zamówienia wynika, że wymagane warunki udziału w postępowaniu spełniło 4 wykonawców. Natomiast z postępowania wykluczono 1 wykonawcę.
Dla zadania A + B wybrano (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), natomiast do zadania C + D wybrano (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
W dniach 08.05.2007r., 09.05.2007r. podpisano umowy generalne z :
- z (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))dla ubezpieczeń NNW pracowników, składka z tytułu ubezpieczenia wynosiła 1.210,00 zł,
- z (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), dla ubezpieczeń komunikacyjnych, składka z tytułu ubezpieczenia wynosiła 35.661,00 zł,
- z(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), dla ubezpieczeń majątkowych i OC, składka z tytułu ubezpieczenia wynosiła 91.530,00 zł,
3.5. Przetarg na ubezpieczenie w latach 2008 - 2009r. - (01.01.2008 – 31.12.2009 )
Pismem z dnia 09.11.2007 r. Wydział Administracyjno – Gospodarczy do Wydziału Inwestycji Miejskich (wpływ 15.11.2007r.). zgłosił zamiar realizacji zamówienia publicznego dotyczącego ubezpieczenia Gminy Opole i miejskich jednostek organizacyjnych Gminy oraz jednostek posiadających osobowość prawną (Galeria Sztuki Współczesnej, Miejska Biblioteka Publiczna, Opolski Teatr Lalki i Aktora, MOK)
Zadanie A – ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC)
Zadanie B – Ubezpieczenie mienia
Zadanie C - Ubezpieczenie pojazdów
Zadanie D – Ubezpieczenie NNW
Zadanie E – Ubezpieczenie jednostek pływających (łodzie)
Przedmiot zamówienia – Ochrona ubezpieczeniowa Gminy Opole w okresie od 01.01.2008 r. do 31.12.2009 r.
Szacunkowa wartość zamówienia: 924.296,76 zł netto
Szacunkowa wartość zamówienia w EURO: 210.689,77 zł euro
Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszenia dotyczące zamówień przekazywało się, jeżeli wartość zamówień była równa lub przekraczała wyrażoną w złotych równowartość kwoty 211.000 euro.
W dniu 15.11.2007 r. do Urzędu Miasta Opola wpłynęło pismo z dnia 12.11.2007 r. dot. przetargu nieograniczonego na ochronę ubezpieczeniową Gminy Opole na lata 2008-2009. Pan (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) przekazał w załączeniu SIWZ wraz z wartością szacunkową zamówienia oraz treścią ogłoszenia w formie załącznika.
W dniu 12.11.2007r. Gmina Opole ogłosiła przetarg nieograniczony na świadczenie ochrony ubezpieczeniowej dla Urzędu Miasta Opola wraz z jednostkami organizacyjnymi oraz dla jednostek posiadających osobowość prawną. W dniu 27.11.2007 r. nastąpiło otwarcie ofert.
Kwota przeznaczona na sfinansowanie ubezpieczenia Gminy Opole i jednostek – 770.247,30 zł.
Wpłynęło 6 następujących ofert:
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
W dniu 10.12.2007 r. do Pana Arkadiusza Karbowiaka - Z-cy Prezydenta, wpłynęła „Opinia Brokera” z informacją o wyborze najkorzystniejszej oferty, która w dniu 10.12.2007r została przez niego zatwierdzona.
Zadanie A+B - wybrano ofertę złożoną przez (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) z ceną 447.558,00 zł (umowa generalna nr 94/1/2008 z dnia 27.12.2007 r.).
Zadanie C – wybrano ofertę złożoną przez (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) z ceną 128.710,00 zł (umowa generalna nr KATO/2008/00011 z dnia 18.12.2007).
Zadanie D - wybrano ofertę złożoną przez (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) z ceną 19.564,00 zł (umowa generalna nr 94/2/2008 z dnia 27.12.2007 r.).
Zadanie E – unieważniono
Z pisemnych wyjaśnień udzielonych przez naczelnika Wydziału Administracyjno – Gospodarczego wynika, że:,, nie było kolejnego przetargu na ubezpieczenie jednostek pływających. Przetarg na to zadanie został unieważniony, gdyż nie wpłynęła ani jedna oferta. Broker wystąpił do zakładu ubezpieczeń, który wcześniej zajmował się tego typu ubezpieczeniem. Po przeprowadzeniu negocjacji została wystawiona polisa. Ponieważ składka za ubezpieczenie była niższa niż 3.000 euro, a ubezpieczenie to stanowiło w przetargu odrębne zadanie i nie było mowy o podziale zamówienia, cała procedura odbyła się zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami.”
Na lata 2010-2012 Wydział Administracyjno – Gospodarczy zamierza przedłużyć termin ubezpieczenia Gminy Opole i jednostek organizacyjnych z 2 do 3 lat. Wydział wyjaśnił, iż ,,przedłużenie tego terminu związane jest z czasem, jaki potrzebny jest na przygotowanie postępowania przetargowego. Zbieranie informacji, aktualizacja danych, szacowanie wartości zamówienia i przygotowanie SIWZ, zajmuje ok. 6 miesięcy, 3-4 miesiące trwa postępowanie przetargowe. W sumie jest to 10 miesięcy. Im dłuższy okres ubezpieczenia, tym rzadziej wszystkie czynności trzeba powtarzać. Poza tym dłuższy okres ubezpieczenia, to wyższa wartość zamówienia i szansa na większą ilość złożonych ofert. Im większa konkurencja tym większa możliwość uzyskania korzystnych cen.’’
Wydział Administracyjno – Gospodarczy planuje, iż w tym okresie płacona składka przewyższy kwotę 206.000 euro. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz.U. z 2007, Nr 241, Poz. 1762) Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszenia dotyczące zamówień przekazuje się, jeśli wartość zamówień udzielanych przez zamawiających jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 206 000 euro — dla dostaw lub usług. Wiąże się to m.in. z powołaniem komisji przetargowej do przeprowadzenia postępowania (art. 19 ust. Ustawy Prawo zamówień publicznych). Broker w tym przypadku pełniłby rolę biegłego. Z wyjaśnień udzielonych przez pracownika Wydziału Administracyjno – Gospodarczego wynika, że broker zrzekłby się ewentualnego wynagrodzenia, które Urząd Miasta Opola musiałby mu zapłacić.
Wynagrodzeniem brokera byłby w tym czasie tzw. kurtaż brokerski wypłacany przez zakład ubezpieczeń.
Tabela nr 2. Porównanie zakresu ubezpieczenia z wartością majątku i wysokości składek ubezpieczeniowych w poszczególnych latach
Tabela nr 3 Zestawienie zapłaconych składek danemu ubezpieczycielowi
4. Szacowanie majątku do ubezpieczenia
Gmina Opole do 2007r. ubezpieczała swój majątek osobno. Od 2007r. miasto zostało ubezpieczone w sposób kompleksowy. Ubezpieczeniem objęto majątek Gminy Opole i miejskich jednostek organizacyjnych Gminy oraz jednostek posiadających osobowość prawną (Galeria Sztuki Współczesnej, Miejska Biblioteka Publiczna, Opolski Teatr Lalki i Aktora, MOK).
4.1. Ubezpieczenie na lata 2005-2006
Wydział Administracyjno – Gospodarczy zwrócił się pismami z dnia 15.12.2004 r. do:
- Wydziału Finansowo – Księgowego z prośbą o przekazanie danych dot. gotówki potrzebnej do ubezpieczenia majątku Urzędu Miasta Opola,
- Referatu Rozliczeniowo-Budżetowego w sprawie ubezpieczenia gotówki od zalania i kradzieży,
- Wydziału Spraw Obywatelskich odnośnie ubezpieczenia posiadanego sprzętu komputerowego i oprogramowania na podstawie umowy użyczenia,
- Wydziału Komunikacji odnośnie wartości sprzętu komputerowego do ubezpieczenia,
- Referatu Informatyki odnośnie sprzętu komputerowego i oprogramowania do ubezpieczenia.
Wydział Administracyjno – Gospodarczy opracował procedurę, która zawierała poniższe elementy:
Ø Sporządzanie zestawień wg wartości odtworzeniowej budynków i ogrodzeń UM Opola.
Ø Sporządzanie charakterystyki zabezpieczeń przeciwkradzieżowych i przeciwpożarowych.
Ø Uzgadnianie wartości środków trwałych w użytkowaniu ze stanem na dany dzień z księgi inwentarzowej.
Ø W kontakcie z Referatem Księgowości Budżetowej sporządzanie właściwych wydruków środków trwałych potrzebnych do ubezpieczenia:
- z wyłączeniem środków trwałych Gminy,
- po analizie otrzymanych wydruków sporządzenia właściwego zestawienia wg wartości do załącznika nr 1 do wniosku.
Ø Sporządzanie w formie tabeli zestawienie samochodów służbowych do ubezpieczenia AC, OC, NW.
Wydział Administracyjno – Gospodarczy zwrócił się z pismem z dnia 02.03.2005 r. do Wydziału Inwestycji Miejskich przekazał, w związku z wykonaną przez rzeczoznawców wyceną – operaty szacunkowe budynków i ogrodzeń UM Opola, podając aktualne sumy wartości odtworzeniowej. Pismo do wiadomości otrzymał: (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
W aktach znajduje się umowa o dzieło zawarta w dniu 20.01.2005r. pomiędzy Gminą Opole a firmą (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) wybrana w drodze porównania ofert (protokół z dnia 01.06.2004r.). Przedmiotem umowy było sporządzenie wycen wg cen rynkowej i odtworzeniowej nieruchomości gruntowych zabudowanych budynkami wolnostojącymi określonymi w załączniku do umowy.
Celem ubezpieczenia majątku Urzędu Miasta Opola na lata 2006/2007 w listopadzie 2005r. Wydział Administracyjno – Gospodarczy pismami zwrócił się do wydziałów Urzędu Miasta Opola z prośbą o podanie wartości odtworzeniowej sprzętu komputerowego oraz oprogramowania. Z zestawienia zbiorczego z wydruków grupy 06, 04 i 08 wynika, że wartość tych środków wynosiła 1.081.106,31 zł.
Z Wydziału Finansowo – Księgowego Wydział Administracyjno – Gospodarczy otrzymał dane potrzebne do ubezpieczenia gotówki przechowywanej w kasach Urzędu Miasta Opola. Najwyższy stan gotówki w kasie: (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł, maksymalna wysokość przewożonej gotówki: (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł. NNW dla 5 kasjerów: 5 x 30.000 zł.
W dniu 29.12.2005r. Wydział Administracyjno – Gospodarczy przekazał do Wydziału Inwestycji Miejskich wniosek wraz z załącznikiem (zestawienia i wykazy z potrzebnymi danymi do ubezpieczenia) o rozpoczęcie procedury na ubezpieczenie majątku.
W dniu 01.03.2006r. na wniosek Urzędu Miasta Opola doubezpieczono nowo zakupiony sprzęt komputerowy (eUrząd) od wszystkich ryzyk. Wartość zakupu sprzętu: 1.942.614,25 zł. Składka wyniosła 869,00 zł, suma ubezpieczenia 1.737.664,78 zł, okres ubezpieczenia 02.03.2006-09.05.2006r.
4.2. Majątek do ubezpieczenia na lata 2007/2009r.
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) przed rozpoczęciem przetargu na ubezpieczenie Urzędu Miasta Opola oraz wszystkich jednostek organizacyjnych przeprowadził audyt (ankieta i wykazy), który był podstawą do określenia niezbędnego zakresu ubezpieczenia majątku w ramach przetargu.
W maju 2006r. broker przygotował dla Urzędu Miasta Opola i wszystkich jednostek podległych ankiety do analizy aktualnego stanu ubezpieczenia jednostki. Ankieta zawierała m.in. następujące informacje:
- wykaz budynków i budowli, maszyn i urządzeń, sprzętu komputerowego, pozostałych składników majątkowych,
- wykaz pojazdów mechanicznych,
- wykaz szkód w ostatnich 3 latach,
- zestawienie przekazywanych kserokopii aktualnych polis.
Do ankiety należało złożyć wykazy mienia jednostek oraz kserokopie wszystkich aktualnych polis.
W związku z przygotowywaniem SIWZ na ochronę ubezpieczeniową Gminy Opole w 2007r. Pan (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) wystosował w dniu 08.01.2007r. pismo do Urzędu Miasta Opola z prośbą o przekazanie kserokopii wszystkich aktualnych polis ubezpieczeniowych oraz zaktualizowanych wykazów i materiałów przekazanych wcześniej do opracowania audytu uwzględniających wszelkie zmiany. W dniu 16.01.2007r. Wydział Administracyjno – Gospodarczy wystosował pismo w tej sprawie do naczelników poszczególnych wydziałów.
5. Sposób wyboru brokera na przykładzie wybranych pięciu gmin
Zespół kontrolny przeprowadził badanie polegające na sprawdzeniu, w jaki sposób w wybranych losowo pięciu urzędach miast wybierany jest broker ubezpieczeniowy.
Ponadto analizując strony BIP zespół kontrolny dokonał wyboru niżej wyszczególnionych miast, w których wyboru brokera dokonano w drodze konkursu:
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz doręczono kierownikowi jednostki kontrolowanej.
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
Załączniki do pobrania:
 2009-08-11 11:52:43 - Stanowisko zespołu kontrolnego (39.50 kB) 2009-08-11 11:54:09 - Wnioski pokontrolne (102.00 kB) 2009-08-11 11:57:03 - Wystąpienie pokontrolne (26.00 kB)
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
 |