A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole wewnętrzne > Wydział Zarządzania Kryzysowego

KW.1712.00005.2015	Opole, 31 sierpnia 2015r.
PROTOKÓŁ KONTROLI  NR 27/15
Jednostka kontrolowana	Wydział Zarządzania Kryzysowego Urzędu Miasta Opola
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	Od 07 do 20 sierpnia 2015 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Mateusz Wołk – specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej Tadeusz Lech - główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Przedmiot kontroli	Prawidłowość dokonywania zakupów i zlecania usług
Okres objęty kontrolą	2014 – 2015 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Bogumiła Grudzień – Kuligowska Naczelnik Wydziału
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:	Bogumiła Grudzień – Kuligowska Naczelnik Wydziału (Wyłączono na podstawie ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. z 2015r., poz.2135 ze zm.) - inspektor (Wyłączono na podstawie ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. z 2015r., poz.2135 ze zm.) - inspekto

Podstawy prawne  

1. Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Opola.
2. Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej. (Dz.U. 2009 nr 178 poz. 1380 ze zmianami).
3. Zarządzenie nr OR-I-0151-807/08 Prezydenta Miasta Opola z dnia 20 maja 2008r. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 14000 EURO netto w Urzędzie Miasta Opola.
4. Zarządzenie nr OR-I.0050.342.2014 Prezydenta Miasta Opola z dnia 22 lipca 2014r. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 30000 EURO netto w Urzędzie Miasta Opola.
5. Zarządzenie nr OR-I.0050.466.2014 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 września 2014r. w sprawie zmiany zarządzenia w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 30000 EURO netto w Urzędzie Miasta Opola.
6. Zarządzenie nr OR-I.120.1.109.2012 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 sierpnia 2012r. ze zmianami (tekst jednolity) w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola.
7. Zarządzenie wewnętrzne nr ZK.2010.1.2013 Naczelnika Wydziału Zarządzania Kryzysowego z dnia 4 stycznia 2013 roku w sprawie organizacji prac Wydziału ze zmianami z dnia z dnia 3 marca 2014 roku.
8. Zarządzenie wewnętrzne nr ZK.2010.1.2015 Naczelnika Wydziału Zarządzenia Kryzysowego z dnia 9 marca 2015 roku w sprawie organizacji pracy Wydziału ze zmianami z dnia 10 czerwca 2015 roku.

Cel kontroli

Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości dokonywania zakupów i zlecania usług przez Wydział Zarządzania Kryzysowego w roku 2014 i w pierwszym półroczu 2015r.

Kryteria

1. Zgodnie z § 50 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola do zakresu działania Wydziału Zarządzania Kryzysowego należy:
   1. realizacja zadań na rzecz Sił Zbrojnych RP i obrony cywilnej,
   2. kierowanie i koordynacja współpracy z Policją, Państwową Strażą Pożarną i Strażą Miejską w zakresie ochrony ludności,
   3. organizacja systemu zarządzania kryzysowego,
   4. współpraca z powiatową administracją zespoloną i instytucjami realizującymi zadania związane  z monitoringiem środowiska,
   5. wyposażenie i utrzymanie powiatowego magazynu przeciwpowodziowego,
   6. planowanie zadań obronnych i gotowości obronnej Urzędu,
   7. prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem i wyposażeniem Ochotniczych Straży Pożarnych w mieście Opolu,
   8. prowadzenie dokumentacji Komisji Bezpieczeństwa i Porządku w mieście Opolu,
   9. sprawowanie nadzoru nad działalnością Straży Miejskiej w Opolu,
   10.  realizacja programu współpracy Miasta z organizacjami pozarządowymi i innymi uprawnionymi podmiotami w zakresie ujętych w nim zadań Wydziału,
   11.  prowadzenie spraw związanych z pokrywaniem należności mieszkaniowych żołnierzy odbywających służbę wojskową i refundacją utraconego wynagrodzenia za pracę w związku z powołaniem żołnierza rezerwy na ćwiczenia wojskowe,
   12.  wykonywanie zadań związanych z postępowaniem w sprawach zgromadzeń i zbiórek publicznych.
2. Zgodnie z § 12 pkt 7 zarządzenia Prezydenta Miasta Opola w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola:

Zamówienia i zakupy materiałów, towarów, usług, środków trwałych i usług inwestycyjnych (np. budowlanych) są realizowane przez wydziały merytoryczne w ramach powierzonego zakresu zadań i zgodnie z przydzielonymi w planie finansowym środkami pieniężnymi na ten cel. Pracownicy dokonujący zamówienia działają w porozumieniu z naczelnikiem właściwego wydziału merytorycznego, Skarbnikiem, Sekretarzem, lub Prezydentem.

Zamówienia zewnętrzne podpisuje Prezydent lub inne upoważnione do tego osoby, w szczególności z zastosowaniem procedury wewnętrznej dokonywania zamówień nie objętych ustawą prawo zamówień publicznych.

1. Zgodnie z § 2 zarządzenia Prezydenta Miasta Opola z dnia 22 lipca 2014r. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 30000 EURO netto w Urzędzie Miasta Opola:

Tryby dokonywania zamówień

1. Zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 30 000 euro netto w Urzędzie Miasta Opola, w zależności od wartości zamówienia dokonuje się w trzech trybach:

a) w trybie uproszczonym bez obowiązku dokonywania wyboru oferty - dla zamówień o wartości do 500 zł brutto, z wyjątkiem zamówień realizowanych przez Sekretarza Miasta, Naczelnika i Zastępcę Naczelnika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego, i Naczelnika Wydziału Gospodarki i Innowacji, gdzie tryb ten stosuje się do wartości 1000 zł brutto,

b) w trybie niepełnym bez obowiązku dokonywania wyboru oferty - dla zamówień o wartości powyżej kwot, o których mowa w ust. 1 lit. a) do 20.000 zł brutto,

c) w trybie pełnym z obowiązkiem dokonania wyboru oferty - dla zamówień o wartości powyżej 20.000 zł brutto do 30.000 euro netto.

1. Zgodnie z § 3 zarządzenia Prezydenta Miasta Opola z dnia 22 lipca 2014r. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 30000 EURO netto w Urzędzie Miasta Opola:

Tryb uproszczony bez obowiązku dokonywania wyboru oferty

Dla trybu uproszczonego stosuje się następującą procedurę:

1. Naczelnik wydziału, zastępca naczelnika wydziału, kierownik biura lub samodzielnego referatu składa do dysponenta środków wniosek na właściwym formularzu określonym w załącznikach 1-6 do zarządzenia.
2. Dysponent środków podpisując w ramach posiadanego upoważnienia wniosek na formularzach stanowiących załączniki nr 1-6 do niniejszego zarządzenia potwierdza celowość wydatku oraz jego zgodność z aktualnym planem-finansowym.
3. W trybie uproszczonym wniosek nie wymaga podpisu Skarbnika. Skarbnik dokonuje wstępnej kontroli w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) dopiero na etapie akceptacji dokumentów nabycia (faktur, rachunków, itp.), przez złożenie podpisów na tych dokumentach.

1. Zgodnie z § 4 zarządzenia Prezydenta Miasta Opola z dnia 22 lipca 2014r. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 30000 EURO netto w Urzędzie Miasta Opola:

Tryb niepełny bez obowiązku dokonywania wyboru oferty

Dla trybu pełnego z obowiązkiem dokonywania wyboru oferty stosuje się następującą procedurę:

1. Naczelnik wydziału, zastępca naczelnika wydziału, kierownik biura lub samodzielnego referatu składa do dysponenta środków wniosek na właściwym formularzu określonym w załącznikach 1-6 do zarządzenia.
2. Dysponent środków podpisując w ramach posiadanego upoważnienia wniosek na formularzach stanowiących załączniki nr 1-6 do niniejszego zarządzenia potwierdza celowość wydatku oraz jego zgodność z aktualnym planem-finansowym.
3. Dysponent środków wstępnie akceptuje wniosek do realizacji. Po wstępnej akceptacji wniosku dokonuje się wyłonienia wykonawcy w trybie wyboru oferty, według „zasad wyboru oferty” określonych w załączniku nr 7.
4. W przypadkach uzasadnionych charakterem zamówienia lub niezwłoczną koniecznością jego udzielenia (np. awaria, zdarzenie losowe), dopuszcza się możliwość dokonywania zamówień z pominięciem wyboru oferty, pod warunkiem uzyskania zgody Prezydenta Miasta. Udzielenie zamówienia z pominięciem wyboru oferty wymaga uzasadnienia potrzeby na piśmie.
5. Przebieg oraz wyniki postępowania w przedmiocie wyboru oferty dokumentuje się w formularzu wyboru oferty stanowiącym załącznik nr 8 do niniejszego-zarządzenia.
6. Po zakończeniu procedury wyboru oferty prowadzący postępowanie przygotowuje wymagany dokument (np. zlecenie, zamówienie, umowa) dotyczący realizacji zamówienia. Dokument ten podlega wstępnej kontroli w rozumieniu ustawy o finansach publicznych przez Skarbnika Miasta lub upoważnioną przez niego osobę i zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta lub upoważnioną przez niego osobę.

1. Zgodnie z § 12 pkt 8 zarządzenia Prezydenta Miasta Opola w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola:

 Zakupy towarów i usług (w tym gotowych środków trwałych) dokonywane są:

1. w trybie ustawy o zamówieniach publicznych, z uwzględnieniem uregulowań wewnętrznych w szczególności zarządzenia w sprawie wytycznych dotyczących przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych na roboty budowlane, usługi i dostawy udzielane przez Gminę Opole – Urząd Miasta Opola,
2. w przypadkach nieobjętych ustawą prawo zamówień publicznych – w trybie procedury w sprawie zasad udzielania zamówień nieobjętych trybem określonym w ustawie prawo zamówień publicznych.

1. Zgodnie z § 12 pkt 9 zarządzenia Prezydenta Miasta Opola w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola:

 Zastosowany tryb postępowania w sprawie udzielenia zamówienia należy odnotować w opisie faktury zakupu, przy czym można wykorzystać do tego stosowną pieczęć.

1. Zgodnie z § 12 pkt 10 zarządzenia Prezydenta Miasta Opola w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola:

Za przestrzeganie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych odpowiedzialny jest każdy pracownik na swoim stanowisku pracy, ilekroć realizuje zamówienie na dostawy i usługi, co winien odpowiednio udokumentować. Za nadzór nad prawidłowością udzielenia zamówień w wydziale odpowiada naczelnik wydziału.

1. Zgodnie z § 12 pkt 12 zarządzenia Prezydenta Miasta Opola w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola:

Umowy na dostawy i usługi sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje strona umowy (dostawca, wykonawca), drugi egzemplarz wraz z istotnymi załącznikami (w szczególności harmonogram budżetowy) przedkładany jest niezwłocznie po podpisaniu do Referatu Rozliczeń Budżetowych, celem zewidencjonowania w centralnym rejestrze umów i dalszego przechowywania.

1. Zgodnie z § 12 pkt 13 zarządzenia Prezydenta Miasta Opola w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola:

Zlecenie nabycia towarów lub wykonania prostych jednorazowych usług w trybie zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, w przypadku gdy nie jest potrzebne doprecyzowanie lub ustalenie szczególnych warunków dostawy lub wykonania usługi, nie wymaga zawarcia umowy. Tryb zlecania w takich przypadkach określony jest w procedurze w sprawie udzielania zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy prawo zamówień publicznych. Kopie zamówień (zleceń) lub wnioski, na podstawie których zrealizowano zamówienie, są dołączane do faktur lub rachunków za wykonanie zlecenia.

1. Zgodnie z § 12 pkt 14 zarządzenia Prezydenta Miasta Opola w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola:

Dokumentem będącym podstawą wykonania usługi, bądź nabycia towaru jest odpowiednio  zlecenie (zamówienie) lub wniosek. Dokumenty te stosuje się na zasadach określonych w procedurze udzielania zamówień do których nie stosuje się przepisów prawo zamówień publicznych. Zamówienia zewnętrzne na drobne usługi i przedmioty, ogólnie dostępne w powszechnym obrocie, w przypadku gdy pisemna forma zlecenia jest w sposób oczywisty bezzasadna, mogą być po uzgodnieniu z właściwym naczelnikiem wydziału składane ustnie.

1. Zgodnie z art. 29 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991r. o ochronie przeciwpożarowej:

Koszty funkcjonowania jednostek ochrony przeciwpożarowej pokrywane są z:

1) budżetu państwa;

2) budżetów jednostek samorządu terytorialnego;

3) dochodów instytucji ubezpieczeniowych, ubezpieczających osoby prawne i fizyczne;

4) środków własnych podmiotów, o których mowa w art. 17, które uzyskały zgodę ministra właściwego do spraw wewnętrznych na utworzenie jednostki ochrony przeciwpożarowej.

1. Zgodnie z art. 32 ust. 2-3 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991r. o ochronie przeciwpożarowej:

2. Koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczej straży pożarnej ponosi gmina, z zastrzeżeniem art. 35 ust. 1.

3. Gmina ma również obowiązek:

1) bezpłatnego umundurowania członków ochotniczej straży pożarnej;

2) ubezpieczenia w instytucji ubezpieczeniowej członków ochotniczej straży pożarnej i młodzieżowej drużyny pożarniczej; ubezpieczenie może być imienne lub zbiorowe nieimienne;

3) ponoszenia kosztów okresowych badań lekarskich, o których mowa w art. 28 ust. 6.

Metodyka przeprowadzenia kontroli

Zapoznano się z organizacją pracy w wydziale w zakresie realizacji zadań objętych kontrolą. Zapoznano się ze sprawozdaniami opisowymi kontrolowanego wydziału z realizacji wydatków budżetowych w okresach objętych kontrolą (akta kontroli 15/27/I/1-12). Zapoznano się z upoważnieniami Prezydenta Miasta Opola wydanymi dla Naczelnika Wydziału Zarządzania Kryzysowego (akta kontroli 15/27/I/13-14). Szczegółową kontrolą objęto wydatki za 2014 r. w zadaniach nr 6 (§4210 - zakup materiałów i wyposażenia, §4270 – zakup usług remontowych, §4300 – zakup usług pozostałych) w zadaniu nr 7 (§4270), w  zadaniu nr 8 (§4210, §4270), w zadaniu  nr 9 (§6060 – wydatki na zakupy inwestycyjne). W zakresie wydatków za 2015 r. szczegółową kontrolą objęto wydatki w zadaniach nr 6 (§4210,  §4270,  §4300), w zadaniu nr 7 (§4210), w zadaniu nr 8 (§4210).

Dokonano analizy dokumentacji dotyczącej poszczególnych wydatków pod kątem ich zgodności z art. 44 ustawy o finansach publicznych w szczególności w zakresie celowości i oszczędności, stosowania zasad określonych w przepisach o zamówieniach publicznych oraz pod kątem zgodności z ustawą o ochronie przeciwpożarowej i procedurami określonymi w zarządzeniach Prezydenta Miasta Opola.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      

Ustalenia kontroli

W zakresie spraw ogólno-organizacyjnych

Ze sprawozdań opisowych przedłożonych do Referatu Planowania w Wydziale Budżetu oraz z wydruków ewidencji księgowej Referatu Księgowości Wydatków Budżetowych Wydziału Finansowo-Księgowego (akta kontroli 15/27/I/15-57) wynika, że w 2014 r. kontrolowany wydział zrealizował 11 zadań na łączną kwotę 607.181,83 zł. Natomiast w I półroczu 2015 r. wydział zrealizował 10 zadań na łączną kwotę 328.742,08 zł. W obu okresach największa kwota wydatków dotyczyła realizacji zadania nr 6 Wydatki bieżące- Ochotnicze Straże Pożarne (dział 754, rozdział 75412). W 2014 r. wydatki w tym zakresie zrealizowano w 14 paragrafach na łączną kwotę 420.286,42 zł. Natomiast w I półroczu 2015 r. wydatki w tym zakresie zrealizowano w 13 paragrafach na łączną kwotę 244.426,44 zł.

Z zarządzenia wewnętrznego Naczelnika Wydziału Zarządzania Kryzysowego wynika, że Wydział dzieli się na samodzielnie stanowiska: z-cy naczelnika, stanowisko ds. finansowych i OSP, oraz stanowisko ds. organizacyjnych, a także referat ds. zarządzania kryzysowego (Miejskie Centrum Zarządzania Kryzysowego). Z opisu stanowiska pracy ds. finansowo – materiałowych OC wynika, że do zadań osoby na tym stanowisku należy m.in.: prowadzenie gospodarki finansowej wydziału, zaopatrzenie w sprzęt ochrony przeciwpożarowej jednostek OSP miasta Opola, rozliczanie zużycia paliwa, rozliczanie kart drogowych pojazdów i kart pracy sprzętu, przygotowywanie dokumentacji do zakupów sprzętu, napraw, legalizacji, remontów i przeglądów (akta kontroli 15/27/I/15-74). Do zadań referatu ds. zarządzania kryzysowego należy m.in.: organizacja oraz nadzór nad sprawnym funkcjonowaniem systemu wykrywania i alarmowania oraz sytemu wczesnego ostrzegania, organizacja systemu łączności, wyposażenie i utrzymanie powiatowego magazynu przeciwpowodziowego (akta kontroli 15/27/I/75-79).

Z upoważnienia Prezydenta Miasta Opola z dnia 30.12.2009 r. wynika, że Naczelnik Wydziału Zarządzania Kryzysowego mógł  podejmować decyzje finansowe do kwoty 3.000 EURO, przy realizowaniu zamówień w ramach posiadanych środków finansowych zapisanych w budżecie miasta Opola. W/w upoważnienie utraciło swoją moc z dniem 22.07.2014 r. w związku z udzieleniem nowego upoważnienia do podejmowania decyzji finansowych do kwoty 5.000 zł brutto przy realizowaniu zamówień w ramach posiadanych środków finansowych w budżecie miasta Opola.

         Ustalono, że w okresie objętym kontrolą zadanie nr 6 Wydatki bieżące- Ochotnicze Straże Pożarne realizowała Pani (Wyłączono na podstawie ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. z 2015r., poz.2135 ze zm.) – Inspektor w Wydziale Zarządzania Kryzysowego, zaś zadanie nr 7 Wydatki bieżące- Zarządzanie kryzysowe, zadanie nr 8 Wydatki bieżące- Usuwanie skutków klęsk żywiołowych, oraz zadanie nr 9 Zakup i montaż syren realizował Pan (Wyłączono na podstawie ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. z 2015r., poz.2135 ze zm.) – Inspektor Referatu ds. Zarządzania Kryzysowego - Miejskie Centrum Zarządzania Kryzysowego Wydziału Zarządzania Kryzysowego.

W zakresie realizacji zadań w 2014 r.

zadanie nr ZK/2014/06- dział 754, rozdział 75412 - Wydatki bieżące- Ochotnicze Straże Pożarne

Wydatki na realizację tego zadania w 2014 r. wyniosły ogółem 420.286,42 zł i zostały zaewidencjonowane w 14 paragrafach. Kontrolą objęto wydatki w trzech niżej wymienionych paragrafach:

§4210 - zakup materiałów i wyposażenia

Ogółem wydatki w tym paragrafie wyniosły 96.586,98 zł. Podstawą wydatków były 103 faktury (akta kontroli 15/27/I/58-61). Największa liczba faktur dotyczyła zakupu paliwa tj. 52 sztuki. Szczegółową kontrolą objęto wydatki na kwoty powyżej 2.000,00 zł. Stwierdzono 13 takich przypadków, które dotyczyły zakupu: wyposażenia osobistego strażaków, części do naprawy samochodów, środków przedmedycznych, środków gaśniczych, radiotelefonów, komputera, sprzętu do aparatów oddechowych.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że zakupu wyposażenia osobistego strażaków (rękawice, buty, ubrania ochronne, hełmy) oraz radiotelefonów dokonano w Oddziale Wojewódzkim Związku Ochotniczych Straży Pożarnych w Opolu na zasadzie częściowego dofinansowania przez Związek OSP.

Zakupu części do naprawy samochodu dokonano w firmie, w której samochód był naprawiany. Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że samochód przekazano do naprawy tej firmie, ponieważ naprawy w poprzedniej firmie były dwukrotnie reklamowane. Ponadto firma ta zaoferowała niższe ceny za części jak i za naprawę.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że zakupu komputera dla OSP Gosławice jako nagrody za wkład pracy w działalności OSP dokonano w firmie która zaproponowała najkorzystniejszą  ofertę spośród pięciu oferentów.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że środki przedmedyczne zakupiono na podstawie wyboru oferty. Spośród trzech firm które złożyły swoje oferty wybrano najkorzystniejszą.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że zakupu latarek dokonano na podstawie wyboru oferty. Spośród trzech firm które złożyły swoje oferty wybrano najkorzystniejszą.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że zakupu osprzętu do aparatów oddechowych dokonano w jedynej specjalistycznej firmie zajmującej się dystrybucją tego typu aparatów.

§ 4270 – zakup usług remontowych

Ogółem wydatki w tym paragrafie wyniosły 37.960,60 zł. Podstawą wydatków były 62 faktury (akta kontroli 15/27/I/62-63). Szczegółową kontrolą objęto wydatki na kwoty powyżej 1.000,00 zł. Stwierdzono 12 takich przypadków, które dotyczyły m.in. remontu pieca C.O. w OSP Bierkowice, naprawy samochodów, naprawy myjki ciśnieniowej, przeglądów technicznych agregatów hydraulicznych, malowania ścian w OSP, czyszczenie i impregnowanie płytek gresowych.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że remont pieca C.O. zlecono firmie, która posiada odpowiednie uprawnienia do naprawy tego rodzaju pieców.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że naprawy myjki ciśnieniowej zlecono firmie, która specjalizuje się w serwisowaniu tego rodzaju sprzętu.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że przeglądu i legalizacji agregatów prądotwórczych, nożyc i rozpieraczy dokonano w firmie, która prowadzi kartoteki tych sprzętów od początku użytkowania przez jednostki OSP.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że naprawy samochodów dokonano w dwóch firmach. W jednym przypadku naprawy w samochodzie były dwukrotnie reklamowane, w związku czym postanowiono oddać pojazd do naprawy do innej firmy, która zaproponowała niższą cenę za naprawę jak i również za części.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że przeglądu i konserwacji gaśnic dokonano w firmie, która zaproponowała najkorzystniejszą ofertę spośród trzech oferentów.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że przeglądu i konserwacji masek do aparatów oddechowych dokonano w jedynej specjalistycznej firmie zajmującej się tego typu aparatami.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że konserwacje ścian zlecono firmie, która przedstawiła najkorzystniejszą cenową ofertę oraz najkrótszy czas realizacji zadania spośród trzech oferentów.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że czyszczenie i impregnowanie płytek gresowych w OSP Gosławice zlecono firmie, która zaproponowała najkorzystniejsza cenę spośród trzech oferentów.

§ 4300 – zakup usług pozostałych

Ogółem wydatki w tym paragrafie wyniosły 46.618,00 zł. Podstawą wydatków było 91 faktur (akta kontroli 15/27/I/64-67). Największa ilość faktur dotyczyła opłaty za odprowadzanie ścieków tj. 35 sztuk. Szczegółową kontrolą objęto wydatki na kwoty powyżej 1.000,00 zł. Stwierdzono 10 takich przypadków, które dotyczyły m.in. wykonania krzeseł, przeglądu instalacji elektrycznej, wynajmu namiotów, przeglądów technicznych samochodów, badań okresowych strażaków i kierowców.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że wykonanie krzeseł zlecono firmie, która zaproponowała najkorzystniejszą cenę spośród trzech oferentów.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że przeglądu instalacji elektrycznej w budynku OSP Bierkowice dokonała firma, którą wybrano na podstawie zapytania ofertowego przeprowadzonego przez Wydział Administracyjno-Gospodarczy Urzędu Miasta Opola dla budynków wchodzących w zasoby Urzędu.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że namioty, ławki, stoły i podesty zostały wynajęte od firmy, która zaproponowała najniższą cenę spośród trzech oferentów.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że wymianę okien w OSP Bierkowice zlecono firmie, która zaproponowała najniższą cenę spośród trzech oferentów.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że kurs dla kierowców pojazdów uprzywilejowanych został przeprowadzony w związku z obowiązkiem ustawowym. Szkolenie w porozumieniu z Komendantem Straży Miejskiej w Opolu zlecono jedynej specjalistycznej firmie.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że usługę cateringową na uroczystość 85-lecia działalności OSP Szczepanowie zlecono firmie, która zaproponowała najkorzystniejszą ofertę spośród trzech oferentów.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że prowadzenie uroczystości otwarcia po przebudowie remizy OSP Gosławice oraz zapewnienie nagłośnienia zlecono firmie, która zaproponowała najkorzystniejszą ofertę spośród trzech oferentów.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że agregaty prądotwórcze do zasilania stanowisk gastronomicznych podczas otwarcia remizy OSP Gosławice wynajęto od firmy, która zaproponowała najkorzystniejszą ofertę spośród trzech oferentów.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że przeprowadzenie okresowego przeglądu technicznego w trzech budynkach OSP zlecono firmie, która na swojej stronie internetowej miała najkorzystniejszą ofertę spośród trzech firm.

zadanie nr ZK/2014/07- dział 754, rozdział 75421 - Wydatki bieżące- Zarządzanie kryzysowe

Wydatki na realizację tego zadania w 2014 r.  wyniosły ogółem 18.683,70 zł i zostały zaewidencjonowane w 4 paragrafach. Kontrolą objęto wydatki w niżej wymienionym paragrafie:

§ 4270 – zakup usług remontowych

Ogółem wydatki w tym paragrafie wyniosły 11.914,74 zł. Na powyższą kwotę składają się wydatki dotyczące konserwacji i remontów radiotelefonów na kwotę 2.599,97 zł, przegląd agregatu prądotwórczego – 334,77 zł, oraz konserwacja i naprawa syren pracujących w sieci ostrzegania i alarmowania Prezydenta Miasta Opola – 8.970,00 zł.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że przeglądu i konserwacji syren i agregatu prądotwórczego dokonywano w firmie u której zostały zakupione.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że konserwacji i remontów radiotelefonów dokonała firma, która przedstawiła najkorzystniejszą ofertę.

zadanie nr ZK/2014/08- dział 754, rozdział 75478 - Wydatki bieżące- Usuwanie skutków klęsk żywiołowych

Wydatki na realizację tego zadania w 2014 r.  wyniosły ogółem 38.149,97 zł i zostały zaewidencjonowane w 8 paragrafach. Kontrolą objęto wydatki w dwóch niżej wymienionych paragrafach:

§ 4210 - zakup materiałów i wyposażenia

Ogółem wydatki w tym paragrafie wyniosły 24.331,33 zł. Podstawą wydatków było 9 faktur. Szczegółową kontrolą objęto wydatki powyżej 1000 zł. Stwierdzono 5 takich przypadków dotyczących zakupu osuszaczy powietrza, agregatów prądotwórczych, radiotelefonów oraz części zamiennych do urządzeń włączających i sterujących syrenami alarmowymi.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że osuszacze powietrza zostały zakupione w drodze wyboru oferty. Spośród trzech ofert wybrano najkorzystniejszą.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że zakupu części zamiennych do naprawy urządzeń włączających i sterujących syrenami alarmowymi dokonano w firmie w której zakupiono i która serwisuje je od początku użytkowania.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że zakupu dwóch agregatów prądotwórczych dokonano w drodze wyboru oferty. Spośród trzech ofert wybrano najkorzystniejszą.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że radiotelefony Motorola zostały zakupione w drodze wyboru oferty. Spośród trzech ofert wybrano najkorzystniejszą.

§ 4270 – zakup usług remontowych

Ogółem wydatki w tym paragrafie wyniosły 5.406,85 zł. Na powyższą kwotę składają się 3 faktury dotyczące przeglądu agregatów prądotwórczych, przeglądu gwarancyjnego pompy wysokiej wydajności oraz wykonanie i montaż desek w przyczepie do przewozu rur typu Heduflex na stelażu pompy wysokiej wydajności.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że wykonanie desek zabezpieczających przez przesuwaniem rur na przyczepie w trakcie transportu było konieczne ze względu na zniszczenie poprzednich. Zlecenia zadania firmie dokonali strażacy z OSP Bierkowice u których sprzęt jest przechowywany.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że przeglądu i konserwacji trzech agregatów prądotwórczych dokonano w firmie w której zostały zakupione i były serwisowanie od początku użytkowania.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że przegląd gwarancyjny pompy wysokiej wydajności został przeprowadzony w firmie w której została zakupiona. Obowiązkowy przegląd gwarancyjny wynikał z wymaganych warunków technicznych przeprowadzonego przetargu na zakup urządzenia jak i również z podpisanej umowy zakupu z dnia 18.06.2012r.

zadanie nr ZK/2014/09- dział 754, rozdział 75421 – Zakup i montaż syren

Wydatki na realizację tego zadania w 2014 r.  wyniosły ogółem 69.864,000 zł i zostały zaewidencjonowane w jednym niżej wymienionym paragrafie:

§ 6060 – wydatki na zakupy inwestycyjne

Ogółem wydatki w tym paragrafie wyniosły 69.864,00 zł. Wydatek dotyczył zakupu i montażu dwóch syren elektronicznych pracujących w sieci ostrzegania i alarmowania Prezydenta Miasta Opola. Syreny zostały zamontowane na dwóch budynkach położonych przy ul. Oświęcimskiej. Zakupu dokonano zgodnie z procedurą zawartą w zarządzeniu nr OR-I.0050.342.2014 z dnia 22 lipca 2014 r.

W zakresie realizacji zadań w 2015 r.

zadanie nr ZK/2015/06- dział 754, rozdział 75412 - Wydatki bieżące- Ochotnicze Straże Pożarne

Wydatki na realizację tego zadania w I półroczu 2015 r.  wyniosły ogółem 244.426,44 zł i zostały zaewidencjonowane w 13 paragrafach. Kontrolą objęto wydatki w trzech niżej wymienionych paragrafach:

§ 4210 - zakup materiałów i wyposażenia

Ogółem wydatki w tym paragrafie wyniosły 48.234,31 zł. Podstawą wydatków były 43 faktury (akta kontroli 15/27/I/68). Szczegółową kontrolą objęto wydatki na kwoty powyżej 1.000,00 zł. Stwierdzono 11 takich przypadków, które dotyczyły zakupu paliwa, części do aparatów oddechowych, ubrań dla OSP (NOMEXY, kurtki, koszulki), zestawu ratownictwa wodnego, opon do samochodu i systemu podtrzymującego napięcie.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że zakupu paliwa dokonują upoważnieni członkowi OSP na trzech stacjach benzynowych położonych najbliżej jednostek OSP. Na każdej fakturze powinny być wpisane numery rejestracyjne pojazdów w przypadku braku takiego wpisu pracownik merytoryczny zwracał uwagę upoważnionej do zakupu osobie jak i również wysyłał maila do danej stacji paliw. Ponadto z wyjaśnień pracownika wynika, że rozliczenie paliwa jest dokonywane na podstawie karty drogowej i karty pracy sprzętu spalinowego. Faktury na zakup paliwa są opisane przez osoby dokonujące zakupu i zatwierdzane przez pracownika merytorycznego oraz naczelnika wydziału, a następnie przekazywane do Wydziału Finansowo-Księgowego celem dokonania zapłaty.   

Z opisu badanych dokumentów wynika, że zakupu ubrań specjalistycznych NOMEX dokonano w Oddziale Wojewódzkim Związku Ochotniczych Straży Pożarnych w Opolu na zasadzie częściowego dofinansowania przez Związek OSP. Faktury za ubrania zostały opisane przez prezesów OSP do których trafił zakupiony towar, następnie zostały zaakceptowane przez pracownika merytorycznego i naczelnika wydziału.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że zakupu części do aparatów oddechowych dokonano w jedynej specjalistycznej firmie, która zajmuję się dystrybucją tego typu aparatów. Części zakupiono na podstawie pisemnego zamówienia sporządzonego w oparciu o informacje z Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Opolu, w której aparat przechodził okresowy przegląd techniczny.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że zestaw ratownictwa wodnego zakupiono na podstawie wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert złożonych przez trzy firmy.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że opony do samochodu bojowego Jelcz zostały zakupione w firmie, która zaoferował najkorzystniejszą cenę zakupu opon wraz z montażem.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że system podtrzymujący napięcie wraz z ładowarką został zakupiony w drodze wyboru oferty. Oferty przedstawiły dwie firmy, wybrano ofertę, która zawierała wszystkie elementy zawarte w specyfikacji zamówienia.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że zakupu kurtek dla Młodzieżowych Drużyn Pożarniczych jako nagrody na zawady pożarnicze dokonano w Oddziale Wojewódzkim Związku Ochotniczych Straży Pożarnych w Opolu na zasadzie częściowego dofinansowania przez Związek OSP.

§ 4270 – zakup usług remontowych

Ogółem wydatki w tym paragrafie wyniosły 13.007,69 zł. Podstawą wydatków było 21 faktur (akta kontroli 15/27/I/69-70). Szczegółową kontrolą objęto wydatki na kwoty powyżej 1.000,00 zł. Stwierdzono 3 takie przypadki, które dotyczyły: cyklinowania i malowania parkietu, malowania i konserwacji ścian, naprawy po przeglądzie okresowym instalacji elektrycznej.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że wyboru firmy do przeprowadzenia cyklinowania i malowania parkietu dokonano w drodze wyboru oferty. Na wykonawcę remontu wybrano firmę, która zaproponowała najkrótszy termin przeprowadzenia remontu jak i również najkorzystniejszą  cenę.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że malowanie i konserwację ścian na sali OSP Bierkowice zlecono firmie, która w październiku 2014 r. zaproponowała najkorzystniejszą ofertę na przeprowadzenie takiego samego zakresu pracy na sali OSP Grudzice.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że do przeprowadzenia okresowego przeglądu instalacji elektrycznej wybrano firmę na podstawie zapytania ofertowego przeprowadzonego przez Wydział Administracyjno – Gospodarczy Urzędu Miasta Opola dla budynków zarządzanych przez ten Wydział. W wyniku okresowego przeglądu instalacji elektrycznej w OSP Grudzice stwierdzono usterki w sieci elektrycznej. Usterki te zostały usunięte przez firmę, która wykonywała przegląd tej instalacji.

§ 4300 – zakup usług pozostałych

Ogółem wydatki w tym paragrafie wyniosły 13.029,91 zł. Podstawą wydatków było 38 faktur (akta kontroli 15/27/I/71-73). Szczegółową kontrolą objęto wydatki na kwoty powyżej 1.000,00 zł. Stwierdzono 5 takich przypadków dotyczących: przeróbki samochodu, badań lekarskich strażaków, przeglądu instalacji elektrycznej, przeglądu zestawów hydraulicznych oraz wydatki związane z Mistrzostwami Polski Ochotniczego Ratownictwa Wodnego.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że przeróbka skrytki (szuflady) do przewozu ratowniczego zestawu hydraulicznego w samochodzie. Przerobienie szuflady zlecono tej samej firmie, która wcześniej ją wykonywała.

Z opisu badanych dokumentów wynika, że wyboru placówki medycznej, która świadczy usługi medyczne w zakresie przeprowadzania badań członków OSP dokonano na podstawie wyboru oferty. Badania lekarskie członków OSP zlecono placówce, która zaproponowała najkorzystniejszą ofertę.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że przeglądu instalacji elektrycznej i odgromowej w trzech budynkach przeprowadzono na podstawie zapytania ofertowego przeprowadzonego przez Wydział Administracyjno – Gospodarczy Urzędu Miasta Opola dla budynków zarządzanych przez ten Wydział. Wybrano najkorzystniejsza ofertę.

Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że przeglądu zestawów hydraulicznych dokonano w specjalistycznej firmie, która przeprowadza przegląd sprzętu od początku ich użytkowania w OSP.

Jedna faktura na kwotę 1020 zł dotyczyła zapewnienia noclegu dla  6 członków OSP w trakcie Mistrzostw Polski Ochotniczego Ratownictwa Wodnego.

zadanie nr ZK/2015/07- dział 754, rozdział 75421 - Wydatki bieżące- Zarządzanie kryzysowe

Wydatki na realizację tego zadania w I półroczu 2015 r.  wyniosły ogółem 12.493,92 zł i zostały zaewidencjonowane w 4 paragrafach. Kontrolą objęto wydatki w niżej wymienionym paragrafie:

§ 4210 - zakup materiałów i wyposażenia

Ogółem wydatki w tym paragrafie wyniosły 12.250,80 zł. Powyższa kwota związana jest z zakupem 4 sztuk radiotelefonów dla Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego. Zakupu dokonano zgodnie z procedurą zawartą w zarządzeniu nr OR-I.0050.342.2014 z dnia 22 lipca 2014 r.

zadanie nr ZK/2015/08- dział 754, rozdział 75478 - Wydatki bieżące- Usuwanie skutków klęsk żywiołowych

Wydatki na realizację tego zadania w I półroczu 2015 r.  wyniosły ogółem 26.635,49 zł i zostały zaewidencjonowane w 8 paragrafach. Kontrolą objęto wydatki w niżej wymienionym paragrafie:

§ 4210 – zakup materiałów i wyposażenia

Ogółem wydatki w tym paragrafie wyniosły 21.657,03 zł. Wydatek na kwotę 21.525,00 zł  dotyczył zakupu 10 elastycznych wałów przeciwpowodziowych. Zakupu dokonano zgodnie z procedurą zawartą w zarządzeniu nr OR-I.0050.342.2014 z dnia 22 lipca 2014 r. Za kwotę 132,03 zł zostały zakupione filtry powietrza do osuszania w/w wałów. Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że zostały zakupione w firmie oferującej najkorzystniejsza cenę w internecie.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.