1.     Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Opola z dnia 15 lutego 2012 r.

2.     Zarządzenie Nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola z późniejszymi zmianami.

3.     Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 tekst jednolity z dnia 01.01.2012 r.).

4.     Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. 01.142.1591 z późniejszymi zmianami).

5.     Ustawa z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 71 poz. 838 z późniejszymi zmianami).

6.     Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz.177 z późniejszymi zmianami).

7.     Ustawa z dnia 23 kwietnia 1994 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późniejszymi zmianami).

8.     Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9, poz. 30 z późniejszymi zmianami).

9.     Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r., w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późniejszymi zmianami).

10.                        Zarządzenie Wewnętrzne Nr GNGiK. 0147-1/2006 naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii z dnia 12 czerwca 2006 r. w sprawie organizacji pracy Wydziału.

11.                        Zarządzenie Wewnętrzne Nr GNGiK. 0147-3/2006 naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii zmieniające zarządzenie w sprawie organizacji pracy Wydziału.

12.                        Zarządzenie Wewnętrzne Nr GNGiK. 0147-2/2006 r. naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii z dnia 12 czerwca 2006 r. w sprawie ustalenia zasad kontroli wewnętrznej.

 

1.     Celem kontroli była ocena legalności, rzetelności i gospodarności postępowania przez Referat Prywatyzacji Wydziału Gospodarki Nieruchomościami przy sprzedaży nieruchomości gruntowych niezabudowanych w drodze przetargów pod zabudowę mieszkaniową, rzemieślniczą i usługową.

 

 

 

 

ü      Prawidłowości prowadzonych w referacie postępowań,

ü      Rzetelności i legalności prowadzonych rejestrów i ewidencji,

ü      Prawidłowości i skuteczności sprawowanego nadzoru kadry kierowniczej nad powierzonymi pracownikom zadaniami.

 

Poza analizą dokumentacji uzyskano w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych ustne wyjaśnienia od naczelnika Wydziału Alicji Trychan oraz kierownika Referatu Prywatyzacji (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) w związku z prowadzonymi postępowaniami.

Analizą objęto całość zgromadzonego materiału w tym wszystkie 25 akt spraw objętych zakresem kontroli. W oparciu o wymienione akta zbadano transakcje sprzedaży nieruchomości na podstawie istniejących w Referacie Prywatyzacji procedur postępowania.

 

Kontrolujący w oparciu o przedłożone do kontroli dokumenty stwierdzili, co następuje:

 

 

Wszystkie wymienione wyżej uchybienia zdaniem zespołu kontrolującego powinny zostać zmienione bezzwłocznie z chwilą reorganizacji struktury Wydziału tj. od 1 stycznia 2011 r. W związku z powyższym naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Pani Alicja Trychan złożyła pisemne wyjaśnienia w sprawie, które stanowią załącznik do protokołu Kontroli. (akta kontroli tom I s. 65)

 

Kontrolujący nie wnoszą natomiast uwag do pozostałej treści zrządzenia oraz wprowadzonych zmian a w szczególności części dotyczącej procedur w tym procedury objętej zakresem kontroli.

 

Zgodnie z zakresem kontroli badaniu poddano dokumentację Referatu Prywatyzacji, w którym na przestrzeni 2011 r. zadaniami związanymi ze sprzedażą działek budowlanych w drodze przetargu zajmowały się 3 zatrudnione w nim osoby. 

Wyżej wymienione zarządzenia dotyczące organizacji pracy Wydziału mimo stwierdzonych uchybień oraz opisy stanowisk pracy (akta kontroli tom I s. 66-77), w sposób zadawalający precyzują podział dotyczący nadzoru prowadzonych postępowań, osób odpowiedzialnych za prawidłowe funkcjonowanie Referatu, oraz w sposób szczegółowy określają jego zadania, i tak:

 

1.      Nad całością spraw z zakresu gospodarki nieruchomościami gminnymi nadzór sprawuje Naczelnik Wydziału, natomiast pracą Referatu Prywatyzacji kieruje kierownik tego Referatu.

 

2.      Do szczegółowych zadań Referatu Prywatyzacji należało:

 

ü      Sprzedaż lokali mieszkalnych w domach wielomieszkaniowych oraz małych domach mieszkalnych na rzecz najemców i w drodze przetargu wraz ze sprzedażą lub oddaniem w użytkowanie wieczyste gruntu.

ü      Sprzedaż lokali użytkowych na rzecz najemców lub wolnych w drodze przetargu wraz ze sprzedażą lub oddaniem w użytkowanie wieczyste gruntu.

ü      Sprzedaż budynków na rzecz najemców lub wolnych w drodze przetargu wraz ze sprzedażą lub oddaniem w użytkowanie wieczyste gruntu.

ü      Sprzedaż lub oddanie garaży najemcom wraz z oddaniem w użytkowanie wieczyste gruntów.

ü      Sprzedaż na własność lub oddanie w użytkowanie wieczyste działek budowlanych w drodze przetargu.

ü      Sprzedaż na własność gruntów gminnych na rzecz ich użytkowników wieczystych.

ü      Sprzedaż lub oddanie w użytkowanie wieczyste części przyległego gruntu niezbędnego dla poprawienia warunków zagospodarowania działek już posiadanych.

ü      Przekazywanie gruntów na rzecz spółdzielni mieszkaniowych i przejmowanie od nich gruntów zbędnych.

ü      Uwłaszczenie przedsiębiorstw komunalnych.

ü      Regulowanie stanów prawnych nieruchomości w trybie Kodeksu cywilnego poprzez między innymi zasiedzenie, poszukiwanie spadkobierców itp.

ü      Przekazywanie nieruchomości na własność, w użytkowanie wieczyste lub użytkowanie na rzecz innych osób prawnych.

ü      Realizacja roszczeń spółdzielni i organizacji społecznych o ustanowienie prawa użytkowania wieczystego gruntów będących dotychczas w ich użytkowaniu.

ü      Przejmowanie nieruchomości w drodze komunalizacji na wniosek gminy.

ü      Wyposażanie nieruchomości gminnych osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej.

ü      Przedłużanie terminu zabudowy działek budowlanych oraz prowadzenie spraw związanych ze zwrotem działek niezabudowanych w terminie.

ü      Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego osób fizycznych ustanowionego na gruntach gminnych w prawo własności.

ü      Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego osób prawnych ustanowionego na gruntach gminnych w prawo własności.

ü      Aktualizacja dokumentów systemu zarządzania jakością i weryfikacja pod kątem przepisów prawnych.

ü      Aktualizacja dokumentów zamieszczanych w Biuletynie Informacji Publicznej.

 

Badaniu poddano prowadzony w Referacie Prywatyzacji w 2011 r. rejestr dokumentujący proces postępowania w sprawach, w których nie są wydawane decyzje administracyjne, a obowiązuje tryb cywilno - prawny, to jest od momentu skompletowania dokumentacji niezbędnej do wszczęcia sprawy do chwili podpisania aktu notarialnego.

W związku z powyższym sprawdzeniu poddano dokumentację rejestracyjną dotyczącą :

 

- Sprzedanych gruntów – symbol klasyfikacyjny Rzeczowego Wykazu Akt – 72241-1.

W celu zbadania sposobu rejestracji spraw jednorodnych analizie poddano prowadzony przez Referat Prywatyzacji rejestr pod kątem legalności, rzetelności, staranności oraz bieżącej kontroli dokonywanych wpisów, w oparciu o Zarządzenia Wewnętrznego Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii Nr 1/2006 z dnia 12 czerwca 2006 r. oraz Nr 3/2006 z dnia 27 września 2006 r.

 

Analiza wspomnianych Zarządzeń wykazała, iż zawierają one szczegółowe określenie zadań kontrolowanego Referatu w ramach struktury Wydziału, oraz wymieniają sprawy dotyczące podziału nadzoru zadań osoby ponoszącej bezpośrednią odpowiedzialność za jego pracę. Przedmiotowe dokumenty w swojej treści określają zasadę funkcjonowania prowadzonych w Wydziale rejestrów.

Zakres informacji jakie powinny zawierać rejestry wyszczególniono w załączniku Nr 2 do ww. Zarządzeń Wewnętrznych Naczelnika Wydziału. Ustalono również, że wpisów do przedmiotowych rejestrów dokonuje pracownik zgodnie z zakresem czynności a nadzór sprawuje odpowiedni kierownik Referatu.

 

 

 

W oparciu o przedłożony do kontroli rejestr sprzedaży gruntów i zawarte tam wpisy ustalono, że prowadzony jest w formie tabelarycznej. Zawiera informacje dotyczące:

 

§         numeru teczki,

§         nabywcy nieruchomości gruntowej,

§         numeru działki,

§         numeru karty mapy,

§         obrębu na którym zlokalizowana jest nieruchomość,

§         powierzchni nieruchomości w ha,

§         położenia nieruchomości (adres),

§         czy została sprzedana w całości,

§         czy została sprzedana na poszerzenie już istniejącej nieruchomości,

§         wartości nieruchomości,

§         raty należności,

§         daty i numeru zawarcia aktu notarialnego.

§         ewentualnych uwag dotyczących zbytej nieruchomości.

 

W oparciu o dokonane w nim zapisy stwierdzono, że na przestrzeni 2011r. dokonano rejestracji 24 spraw dotyczących sprzedaży gruntów na własność w drodze przetargów pod zabudowę mieszkaniową, rzemieślniczą i usługową oraz 1 sprawy dotyczącej nieruchomości zabudowanej.

Informacje o sprzedaży zawarte w przedmiotowym rejestrze są zgodne z informacjami o przeprowadzonych transakcjach umieszczonych w sprawozdaniach za I i II półrocze 2011 r. o sprzedanych, nabytych i obciążonych nieruchomościach oraz o uzyskanych z tego tytułu dochodach i poniesionych wydatkach (akta kontroli tom I s. 78-85).

Badaniu poddano dwa sprawozdania sporządzone przez Wydział Gospodarki Nieruchomościami za I i II półrocze 2011 r. o sprzedanych, nabytych i obciążonych nieruchomościach oraz o uzyskanych z tego tytułu dochodach i poniesionych wydatkach.

W wyniku szczegółowej analizy ustalono, że Referat Prywatyzacji w wymienionym okresie dokonał:

 

·         24 sprzedaży nieruchomości gruntowych niezabudowanych w drodze przetargów pod zabudowę mieszkaniową, rzemieślniczą i usługową na kwotę 15.235.916,00 zł,

·         1 sprzedaży w drodze przetargu nieruchomości zabudowanej na kwotę 34.600,00 zł.

Badaniu poddano system rozpatrywania i załatwiania w Referacie Prywatyzacji spraw pod kątem legalności, rzetelności i gospodarności postępowania od momentu skompletowania dokumentacji niezbędnej do sprzedaży w drodze przetargu działek budowlanych.

Celem badania było stwierdzenie, czy system załatwiania i rozpatrywania spraw zabezpieczał przed powstawaniem błędów, to znaczy czy przewidywał on skuteczną kontrolę ze strony przełożonych. Ustaleń dotyczących zgodności postępowań z przepisami prawa dokonano między innymi w oparciu o Kodeks cywilny (Dz. U. 64.16.93 z późniejszymi zmianami), Zarządzenie Wewnętrzne Nr GNGiK. 0147-2/06 Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii z dnia 12 czerwca 2006 r. w sprawie ustalenia zasad kontroli wewnętrznej, rejestrów prowadzonych postępowań oraz akta indywidualnych spraw.

Badanie procesu prawidłowego postępowania i stosowania w tym zakresie odpowiednich procedur dokonano na podstawie 25 postępowań objętych zakresem kontroli za I i II półrocze 2011 r.

Badając ww. postępowania zwrócono uwagę na :

 

ü      Sposób rejestracji wniosku,

ü      Sposób jego realizacji przez referenta sprawy w zakresie stosowania procedur w postępowaniu cywilno - prawnym,

ü      Merytoryczny nadzór nad sposobem realizacji przez pracownika powierzonego mu postępowania.

 

Przeprowadzone szczegółowe badania w wyżej wymienionym zakresie nie ujawniły żadnych błędów mogących mieć wpływ na przebieg prowadzonych postępowań dotyczących zbywania przez gminę nieruchomości. W tym zakresie ściśle przestrzegane są zapisy Zarządzenia Wewnętrznego Nr GNGiK. 0147-2/06 Naczelnika wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii z dnia 12 czerwca 2006 r. w sprawie zasad kontroli wewnętrznej z pominięciem zdeaktualizowanych z dniem 1 stycznia 2011 r. zapisów § 3 ust.1, 2, 5, 6, 7, 8, § 5 ust. 1, § 6 ust. 2 i 3 w których mowa jest o Zastępcy Naczelnika Wydziału (akta kontroli tom I s. 40-44)

W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych, ustalono, że w Referacie Prywatyzacji funkcjonują pisemne procedury określające tryb postępowania w sprawach objętych zakresem kontroli.

Przekazane przez Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami procedury postępowania w zakresie objętym kontrolą stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia Nr GNGiK.0147-3/2008 z dnia 5 grudnia 2008 r. w sprawie organizacji pracy Wydziału.

 Opracowanie wymienionych wyżej procedur było efektem działań kontrolnych przeprowadzonych jeszcze w 2004 r. a mających na celu ujednolicenie postępowań w sprawach prowadzonych przez ówczesny Wydział Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii oraz w związku z wprowadzeniem na terenie Urzędu Miasta Opola certyfikatu jakości ISO – 9001 z dnia 31 grudnia 2007 r.

 

Na podstawie przedłożonych przez Wydział Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii procedur ustalono tryb postępowania z którego wynika, że:

 

 

W oparciu o przedstawioną procedurę postępowania badaniu poddano wszystkie indywidualne akta spraw za I półrocze i II półrocze 2011 r. wynikające z zakresu kontroli.

Szczegółową analizę materiałów źródłowych przeprowadzono pod kątem prawidłowości postępowania w tym zakresie, która wykazała, że:

 

1.1 Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 150/10, 150/11 km. 20 obręb Opole ul. Tatrzańska.

1.2            Akta sprawy dot. sprzedaży działek nr 126/32, 133/17 km. 1 obręb Opole ul. Cieszyńska.

1.3 Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 323 km. 6 obręb Gosławice ul. Oleska.

 

1.4            Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 30/6 km. 32 obręb Szczepanowie ul. Hallera.

1.5            Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 04/13 km.17, nr 1109/16, 1110/10 km. 18 obręb Gosławice ul. Lwowska.

1.6            Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 174/4, 174/7 km. 8 obręb Grudzice ul. Gombrowicza.

1.7            Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 5 km. 12 obręb Groszowice ul. Oświęcimska.

1.8            Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 27/3, 27/4 km. 72 obręb Nowa Wieś Królewska ul. Ostroroga.

1.9            Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 42/2, 43/2 km. 32 obręb Szczepanowice ul. Niemodlińska.

 

1.10       Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 2613/1, 2613/2 km. 10 obręb Grudzice ul. Orkana.

 

1.11       Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 82/2 km. 7 obręb Kolonia Gosławicka ul. Topolowa.

1.12       Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 1224/35 km. 10 obręb Bierkowice ul. Bierkowicka.

1.13       Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 12/3 km. 68 obręb Nowa Wieś Królewska, ul. Wschodnia.

1.14       Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 5/51 km. 62 obręb Płwieś ul. Północna.

1.15       Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 24/57 km. 61 obręb Półwieś ul. Wandy Rutkiewicz.

1.16       Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 9/26 km. 81 obręb Nowa Wieś Królewska ul. Limanowskiego.

1.17       Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 12/6, 13/10, 14/10 km. 29 obręb Półwieś ul. Wrocławska.

1.18       Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 1072/15, 1071/20, 1072/16, 1071/21, 1071/22, 1070/11 km. 17 obręb Gosławice ul. Kresowa.

1.19       Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 380/8, 380/11 km. 7 obręb Zakrzów ul. Kępska.

1.20       Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 98/26 km. 28 obręb Półwieś ul.   Daleka.

1.21       Akta sprzedaży dot. sprzedaży działki nr 98/25 km. 28 obręb Półwieś ul.

1.22       Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 98/27 km. 28 obręb Półwieś ul.   Daleka.

1.23       Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 468/1, 514/1, 514/2 km. 9 obręb Zakrzów ul. Luboszycka.

1.24       Akta sprawy dot. sprzedaży działki nr 10/2 km. 14 obręb Wójtowa Wieś ul. Kwoczka.

1.25       Akta sprawy dotyczące sprzedaży działki nr 5/57, 6/13, 6/17, 9/25, 9/26 km. 62 obręb Półwieś ul. Północna.

W oparciu o przedstawioną wyżej procedurę badaniu poddano materiał źródłowy znajdujący się w 25 indywidualnych aktach spraw z których 16 postępowań przeprowadzonych zostało na wniosek strony a 9 wszczęto z urzędu. Kontrolą objęto wszystkie postępowania zgodnie z zakresem kontroli. Szczegółową ich analizę przeprowadzono pod kątem prawidłowości postępowania i nie stwierdzono w tym zakresie nieprawidłowości.