|
KWiA – I –0913/05/11
|
Opole, 17 maja 2011 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 15/11
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Wydział Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta Opola
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 20 kwietnia do 12 maja 2011 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Małgorzata Jóźwin-Mazurek – starszy specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Izabela Dziewulska-Gaj – gł.specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
Nr 33/11
Nr 34/11
|
|
Przedmiot kontroli
|
Realizacja procedury wewnętrznej dotyczącej unieważniania dowodów osobistych
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2010-2011 r.
|
|
Imię i nazwisko naczelnika kontrolowanego wydziału
|
Andrzej Jadczak – Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- Kierownik Referatu Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- Inspektor
|
Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity Dz. U. z 2006r. nr 139, poz. 993 ze zmianami),
- Ustawa z dnia 3 października 2008r. o zmianie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych ( Dz. U. z 2008r. nr 19, poz. 1198 ),
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty ( Dz. U. z 2009r. nr 47, poz. 384 ),
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 grudnia 2008r. w sprawie terminów i trybu przekazywania przez gminy danych z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych ( Dz. U. z 2008r. nr 236, poz. 1644 ),
- Podręcznik użytkownika systemu wydawania dowodów osobistych - wersja 2.5 z 12 marca 2009r.,
- Procedura wewnętrzna – wydawanie dowodów osobistych wprowadzona Zarządzeniem wewnętrznym nr SO-IV-0147/1/08 z dnia 2 czerwca 2008 r.
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena prawidłowości realizacji procedury wewnętrznej dotyczącej unieważniania dowodów osobistych. Procedura ma na celu usprawnienie procesu unieważniania dowodów osobistych w Systemie Obsługi Obywatela, tak aby osiągnąć 100% unieważnionych dowodów osobistych w stosunku do ilości otrzymanych zgłoszeń o zmianie danych, które zamieszczane są w dowodzie osobistym.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Dokonano analizy stanu prawnego. Zapoznano się z organizacją pracy Wydziału Spraw Obywatelskich, podziałem zadań, opisami stanowisk, rodzajem prowadzonej dokumentacji.
Ustalono: osoby odpowiedzialne i kompetentne w zakresie realizacji procedury, obowiązujące formularze, opis postępowania przy realizacji procedury, poszczególne jej etapy i związane z tym zapisy oraz wytyczne. Wybrano metodę próbkowania oraz wytypowano dowody do szczegółowej analizy, które porównano z kryteriami wynikającymi z procedury.
Na podstawie wydruku z Systemu Obsługi Obywatela Urzędu Miasta Opola ustalono ilość unieważnionych dowodów osobistych oraz przyczyny tych unieważnień. Z wydruku przy zastosowaniu statystycznej metody doboru próby wybrano numery spraw dotyczących unieważnionych dowodów, a następnie sprawdzono dokumentację dotyczących tych unieważnień i porównano z przyjętymi kryteriami.
Kontrolą objęto wszystkie dowody osobiste unieważnione w okresie od 1 stycznia 2010 r. do 31 marca 2011 r.
Kryteria
- zgodnie z punktem 4 Procedury wewnętrznej – związanej z unieważnianiem dowodów osobistych w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodówobowiązują następujące formularze:
a) zawiadomienie o utracie dowodu osobistego F-1,
b) zaświadczenie o utracie dowodu osobistego F-2,
c) zawiadomienie o zmianie danych osobowych F-3.
- zgodnie z punktem 5 powyższej Proceduryobowiązującej w Wydziale Spraw Obywatelskich obowiązują następujące wzory druków generowane przez system:
a) przekazane, przez kierownika urzędu stanu cywilnego, zawiadomienie o zmianie stanu cywilnego, imienia lub nazwiska oraz innych zmian w aktach stanu cywilnego – Z1,
b) przekazane, przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który wydał decyzję o zmianie imienia lub nazwiska, zgłoszenie o zmianie – Z2,
c) przekazane, przez organ prowadzący ewidencję ludności, zawiadomienie w zakresie zmiany danych adresowych – Z3,
d) przekazane, przez właściwego wojewodę, zgłoszenie o zmianach w obywatelstwie – Z4,
e) zawiadomienie ministra właściwego do spraw wewnętrznych w zakresie zmiany numeru PESEL- o ile zmiana nie dotyczy daty urodzenia lub płci – Z5,
f) przekazane, przez organ gminy lub właściwą placówkę konsularną, zawiadomienie o utracie dowodu osobistego – Z6,
g) zawiadomienie wraz ze znalezionym dowodem osobistym ( oraz adnotacją o dacie przekazania dowodu przez znalazcę ), przekazane za potwierdzeniem odbioru, przez organ gminy, Policję lub inny organ administracji publicznej – Z7,
h) zawiadomienie o utracie dowodu osobistego zgłoszone przez osobę, która utraciła dowód osobisty, a w przypadku małoletnich lub osób ubezwłasnowolnionych – odpowiednio rodzica albo opiekuna lub kuratora ustanowionego przez sąd – Z8,
i) wydane zaświadczenie o utracie dowodu osobistego, ważne do czasu wydania nowego dokumentu – Z9.
- zgodnie z punktem 6 podpunkt 4 powyższej Procedury posiadacz dowodu osobistego ma obowiązek wymienić ten dokument w razie:
a) zmiany danych, które zamieszcza się w dowodzie osobistym - w terminie 14 dni od dnia doręczenia ostatecznej decyzji administracyjnej lub prawomocnego orzeczenia sądu stwierdzających zmianę danych albo od dnia sporządzenia aktu małżeństwa stwierdzającego zmianę nazwiska, a w przypadku małżeństwa zawartego przed konsulem lub organem zagranicznym – od dnia doręczenia odpisu aktu małżeństwa, a w przypadku obywateli polskich przebywających za granicą termin wynosi 3 miesiące;
b) uszkodzenia dowodu osobistego lub zaistnienia innej okoliczności utrudniającej ustalenia tożsamości osoby - niezwłocznie;
c) upływu terminu ważności – nie później niż na 30 dni przed upływem terminu ważności dokumentu,
- zgodnie z punktem 6 podpunkt 10 powyższej Procedury dowód osobisty podlega unieważnieniu:
a) z dniem zawiadomienia o jego utracie, zniszczeniu lub z dniem przekazania przez osobę trzecią znalezionego dowodu osobistego;
b) z dniem utraty obywatelstwa polskiego przez jego posiadacza;
c) z dniem zgonu jego posiadacza;
d) z dniem odbioru dowodu osobistego wydanego w miejsce poprzedniego, z wyłączeniem przypadków upływu ważności dowodu osobistego;
e) po upływie 3 miesięcy od zaistnienia okoliczności zmiany danych, które zamieszcza się w dowodzie osobistym – w przypadku niezłożenia przez posiadacza dowodu osobistego wniosku o jego wymianę a w przypadku obywateli polskich przebywających za granicą termin ten wynosi 4 miesiące;
f) z dniem upływu ważności dowodu osobistego,
USTALENIA KONTROLI
I. W zakresie spraw prawno-organizacyjnych
W Wydziale Spraw Obywatelskich obowiązuje „Procedura wewnętrzna – związana z unieważnianiem dowodów osobistych w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów” wprowadzona Zarządzeniem Wewnętrznym nr SO-IV-0147/4/09 Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich z dnia 21 kwietnia 2009 r. Zarządzenie to weszło w życie z dniem podpisania przez Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich tj. w dniu 21 kwietnia 2009 r.
W punkcie 3 powyższej procedury opisany jest wykaz odpowiedzialności i kompetencji: naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich nadzoruje wykonywanie procedury, kierownik Referatu Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych nadzoruje i koordynuje zadania realizowane zgodnie z procedurą na stanowiskach ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych, stanowiska ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych terminowe, rzetelne i zgodne z prawem wykonywanie czynności określonych w opisie postępowania.
Zgodnie z punktem 7 powyższej Procedury:
1) po otrzymaniu zawiadomień Z1 - Z6, które stanowią podstawę unieważniania dowodu osobistego, stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania tych zawiadomień, wprowadza do ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych datę i przyczynę unieważnienia dowodu osobistego wynikającą ze zdarzenia stanowiącego podstawę unieważnienia dowodu,
2) po otrzymaniu z organu gminy, Policji lub innego organu administracji publicznej albo z właściwej placówki konsularnej znalezionego dowodu osobistego Z7 stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentu, wprowadza do ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych datę i przyczynę unieważnienia dowodu osobistego wynikającą ze zdarzenia stanowiącego podstawę unieważnienia dowodu, oraz odcina jeden z rogów unieważnianego dowodu osobistego o powierzchni co najmniej 1 cm2 i włącza go do koperty dowodowej,
3) po zawiadomieniu o utracie dowodu osobistego przez osobę, która utraciła dowód osobisty, a w przypadku małoletniego lub osobę ubezwłasnowolnioną - odpowiednio rodzica albo opiekuna lub kuratora ustanowionego przez sąd ( F1, Z8 ), stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych niezwłocznie wydaje wolne od opłaty skarbowej zaświadczenie o utracie dowodu osobistego, które jest ważne do czasu wydania nowego dokumentu F-2, Z9 po czym w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wprowadza datę i przyczynę unieważnienia dowodu osobistego,
4) po zawiadomieniu o zniszczeniu dowodu osobistego przez osobę, która jest posiadaczem takiego dowodu osobistego, stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania zawiadomienia o zniszczeniu dowodu osobistego, wprowadza do ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych datę i przyczynę unieważnienia dowodu osobistego wynikającą ze zdarzenia stanowiącego podstawę unieważnienia dowodu, oraz odcina jeden z rogów unieważnianego dowodu osobistego o powierzchni co najmniej 1 cm2,
5) po przyjęciu od posiadacza zwrócony jemu znaleziony dowód osobisty, który zgłoszono wystawcy jako utracony Z8 - stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po dniu otrzymania tego dowodu przesłać ten dokument wraz z informacją o dacie przekazania dowodu przez posiadacza, za potwierdzeniem odbioru, do wystawcy dowodu osobistego Z7. Jeżeli wystawcą tego dokumentu jest Prezydent Miasta Opola należy odciąć jeden z rogów tego dowodu osobistego o powierzchni co najmniej 1 cm 2 i włącza go do koperty dowodowej,
6) stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych po wydaniu nowego dowodu osobistego w miejsce dotychczasowego dowodu osobistego wprowadza do ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych datę odbioru nowego dowodu jako datę unieważnienia poprzedniego dokumentu osobistego i przekazuje te dane organom gminy prowadzącym ewidencje ludności, niezwłocznie po unieważnieniu dokumentu, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia dokonania czynności.
II. W zakresie unieważnionych dowodów
Na podstawie wydruku z Systemu Obsługi Obywatela kontrolujący ustalili, że w okresie od 1 stycznia 2010 r. do 31 marca 2011 r. unieważniono 8.018,00 sztuk dowodów osobistych z następujących powodów:
- zmiana danych osobowych właściciela dowodu,
- utrata dowodu (kradzież, zniszczenie, zagubienie),
- zgon właściciela.
W badaniach kontrolnych zastosowano następujące parametry:
- liczba wszystkich unieważnionych dowodów w badanym okresie,
- liczba analizowanych spraw: 104, próbka do badań została dobrana statystycznie z wykorzystaniem funkcji losowej arkusza kalkulacyjnego, z uwzględnieniem poziomu ufności – 90%, poziomu precyzji – 1,75%, ilości błędów – 3%. Statystyczny dobór próby opiera się na założeniu, że przy określonym poziomie ufności, losowo wybrana próba elementów danej populacji będzie posiadała takie same cechy, jakie występują w całej populacji.
Wyniki badań przedstawia poniższa tabela.
|
ZMIANA DANYCH
|
|
Lp.
|
Losowy nr pozycji z SOO
|
Wniosek
|
Załącznik (np. akt małżeński)
|
Formularz część A - dla Centrum Personalizacji
|
Formularz Część B – dla wnioskodawcy
|
Podpis odbiorcy
|
|
1
|
78
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
2
|
229
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
3
|
247
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
4
|
259
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
5
|
313
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
6
|
314
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
7
|
340
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
8
|
343
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
9
|
368
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
10
|
471
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
11
|
560
|
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
|
|
12
|
583
|
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
|
|
13
|
639
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
14
|
897
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
15
|
1377
|
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
|
|
16
|
1400
|
+
|
|
+
|
+
|
+
|
|
17
|
1411
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
18
|
1624
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
19
|
1689
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
20
|
1758
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
21
|
1762
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
22
|
1791
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
23
|
1818
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
24
|
1896
|
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
|
|
25
|
1959
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
26
|
2043
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
27
|
2046
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
28
|
2060
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
29
|
2209
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
30
|
2223
|
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
|
|
31
|
2259
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
32
|
2279
|
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
|
|
33
|
2289
|
+
|
|
+
|
+
|
+
|
|
34
|
2358
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
35
|
2570
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
36
|
2750
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
37
|
2836
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
38
|
2930
|
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
|
|
39
|
2954
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
40
|
3067
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
41
|
3126
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
42
|
3308
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
43
|
3575
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
44
|
3576
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
45
|
3634
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
46
|
3650
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
47
|
4047
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
48
|
4048
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
49
|
4105
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
ZGON
|
|
Lp.
|
Losowy nr pozycji z SOO
|
Druk Z1 z USC
|
Potwierdzenie zmiany w terminie 2 dni
|
|
50
|
4251
|
+
|
+
|
|
51
|
4313
|
+
|
+
|
|
52
|
4352
|
+
|
+
|
|
53
|
4383
|
+
|
+
|
|
54
|
4447
|
+
|
+
|
|
55
|
4491
|
+
|
+
|
|
56
|
4505
|
+
|
+
|
|
57
|
4528
|
+
|
+
|
|
58
|
4553
|
+
|
+
|
|
59
|
4567
|
+
|
+
|
|
60
|
4592
|
+
|
+
|
|
61
|
4747
|
+
|
+
|
|
62
|
4896
|
+
|
+
|
|
63
|
4975
|
+
|
+
|
|
64
|
4998
|
+
|
+
|
|
65
|
5091
|
+
|
+
|
|
UTRATA
|
|
Lp.
|
Losowy nr pozycji z SOO
|
Wniosek
|
Zawiadomienie o utracie
|
Formularz część A - dla Centrum Personalizacji
|
Podpis odbiorcy
|
|
66
|
5236
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
67
|
5400
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
68
|
5408
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
69
|
5629
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
70
|
5640
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
71
|
5666
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
72
|
5667
|
dowód został zastrzeżony ale klient nie złożył wniosku o nowy
|
|
73
|
5680
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
74
|
5721
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
75
|
5788
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
76
|
5826
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
77
|
5842
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
78
|
5912
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
79
|
5915
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
80
|
6058
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
81
|
6118
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
82
|
6254
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
83
|
6264
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
84
|
6360
|
dowód został zastrzeżony ale klient nie złożył wniosku o nowy
|
|
85
|
6367
|
dowód został zastrzeżony ale klient nie złożył wniosku o nowy
|
|
86
|
6510
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
ZMIANA DANYCH
|
|
Lp.
|
Losowy nr pozycji z SOO
|
Wniosek
|
Załącznik (np. akt małżeński)
|
Formularz część A - dla Centrum Personalizacji
|
Formularz Część B – dla wnioskodawcy
|
Podpis odbiorcy
|
|
87
|
6529
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
88
|
6609
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
89
|
6660
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
90
|
6806
|
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
|
|
91
|
6829
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
92
|
6849
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
93
|
6891
|
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
|
|
94
|
6892
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
95
|
7014
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
96
|
7130
|
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
|
|
97
|
7243
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
98
|
7248
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
99
|
7270
|
+
|
x
|
+
|
+
|
+
|
|
ZGON
|
|
Lp.
|
Losowy nr pozycji z SOO
|
Druk Z1 z USC
|
Potwierdzenie zmiany w terminie 2 dni
|
|
100
|
7350
|
+
|
+
|
|
101
|
7549
|
+
|
+
|
|
UTRATA
|
|
Lp.
|
Losowy nr pozycji z SOO
|
Wniosek
|
Zawiadomienie o utracie
|
Formularz część A - dla Centrum Personalizacji
|
Podpis odbiorcy
|
|
102
|
7708
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
103
|
7977
|
+
|
+
|
+
|
+
|
|
104
|
7979
|
+
|
+
|
+
|
+
|
Legenda:
+ atrybut wymagany
- brak atrybutu wymaganego
x atrybut nieobowiązkowy
W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie badane sprawy zostały przeprowadzone zgodnie z obowiązującą w tym zakresie procedurą.
Zespół kontrolny ustalił, że wszystkie unieważnione dowody w związku ze zgonem posiadaczy zawierały zawiadomienia Z1 - przekazane przez kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Unieważnienia te zostały wprowadzone do Systemu Obsługi Obywatela w obowiązującym terminie 2 dni.
Kontrolujący ustalili, ze w przypadku zmiany danych - zmiany pobytu stałego, dziewięć osób nie dokonało wymiany dowodu na nowy. W jedenastu przypadkach na wnioski urzędów przekazano koperty dowodowe do miast właściwych dla nowego adresu pobytu stałego. Następnie do tut. urzędu zostały przesłane zawiadomienia o unieważnieniu poprzednich dowodów osobistych w związku ze zmianą adresu. Pozostałe przypadki zawierały wszystkie wymagane formularze oraz potwierdzenia.
W zakresie unieważnień wynikających z utraty dowodów kontrolujący ustalili, że w większości przypadków dokonano wymiany dowodu na nowy zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jedynie w dwóch przypadkach po zastrzeżeniu dowodów klienci nie złożyli wniosków o nowe dowody.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono naczelnikowi Wydziału SpPraw Obywatelskich.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:....................
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.................................................................................................................
.................................................................................................................
|
2011-09-08 14:48:36 - wnioski pokontrolne (48.00 kB)
