|
KWiA –I–0913/11/10
|
Opole, 5 listopada 2010 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 41/10
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Wydział Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Opola
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 23 do 30 lipca 2010 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Tadeusz Lech- główny specjalista
w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Izabela Dziewulska-Gaj – główny
specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
85/2010
86/2010
|
|
Przedmiot kontroli
|
Prowadzenie spraw związanych
z realizacją wydatków na oświetlenie
ulic
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2009 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Agnieszka Maślak – naczelnik wydziału
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– inspektor
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
3. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19, poz.177 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 r., Dz. U. Nr 152, poz.1223 z późniejszymi zmianami).
5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426 z późniejszymi zmianami).
6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 poz. 726 z późn. zm.).
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020).
8. Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
9. Zarządzenie Prezydenta Miasta Opola Nr OR.I-0152- 62/2005z dnia26 sierpnia 2005 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola.
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena sposobu realizacji przez wydział zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Dokonano analizy przyjętych rozwiązań organizacyjnych w wydziale pod kątem ich zgodności z zakresem zadań wymienionych w Regulaminie Organizacyjnym. Dokonano analizy zakresu obowiązków pracownika zajmującego się tą problematyką pod kątem zgodności przydzielonych obowiązków z zadaniami faktycznie wykonywanymi. Dokonano analizy zawartych umów. Sprawdzono procedury wyłaniania dostawców. Porównano przeprowadzone postępowania z obowiązującymi przepisami. Zapoznano się ze sprawozdaniem z wykonania wydatków za 2009 r. Pobrano odpowiednie wydruki z ewidencji księgowej. Dokonano analizy niektórych wybranych wydatków zaewidencjonowanych w poszczególnych paragrafach pod kątem prawidłowości ich zaewidencjonowania i zaklasyfikowania. Na podstawie faktur ustalono kwoty i rodzaje poszczególnych wydatków oraz wytypowano wydatki do szczegółowej kontroli pod kątem wykorzystania przyznanych środków zgodnie z ich przeznaczeniem oraz ich związku z realizacją poszczególnych zadań. Sprawdzono czy wydatki dokonywane były w wysokościach i terminach wynikających z zawartych umów.
Kryteria
1. Zgodnie z art. 35 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonej w uchwale budżetowej i planie finansowym oraz powinny być dokonywane:
- w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
- w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,
- w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków oraz zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych.
2. Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych – ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro.
3. Zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola Nr OR.I-0152- 62/2005z dnia26 sierpnia 2005 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola:
- pracownicy merytoryczni zobowiązani są do umieszczenia na odwrocie oryginałów faktur dokładnego opisu zdarzenia gospodarczego, daty dokonania czynności, celowości zakupu oraz wskazanie właściwej podziałki klasyfikacji budżetowej,
- naczelnik wydziału merytorycznego dyscyplinarnie odpowiada za wydatkowane w ramach planu budżetu środki przeznaczone na realizację zadania.
USTALENIA KONTROLI
I. W zakresie ogólno-organizacyjnym
1. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola, do zakresu działania Wydziału Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnejnależy:
1) realizacja zadań JRP w ramach Projektu „Poprawa jakości wody w Opolu”,
2) prowadzenie spraw związanych z realizacją wybranych projektów i zadań inwestycyjnych,
3) prowadzenie spraw związanych z opracowaniem koncepcji i studium wykonalności inwestycji przeciwpowodziowych,
4) nadzór nad realizacją Projektu „TRIAS OPOLSKI – ochrona zbiornika wód podziemnych dla aglomeracji Opole, Prószków i Tarnów Opolski – II etap”,
5) prowadzenie spraw w zakresie prawidłowego funkcjonowania Miasta w jego kluczowych obszarach:
a) utrzymania czystości i porządku w gminie z wyłączeniem spraw dotyczących postępowania ze zwierzętami żywymi i padłymi,
b) zarządzania drogami publicznymi i ruchem drogowym na drogach publicznych,
c) energetyki,
d) oświetlenia Miasta,
e) odwodnienia Miasta oraz zaopatrzenie w wodę i odbiór ścieków,
f) gospodarki odpadami,
6) monitorowanie wykonywania przez jednostki podległe obowiązku w zakresie opłat środowiskowych,
7) współpraca z przedsiębiorstwami: Wodociągi i Kanalizacja Spółka z o.o. w Opolu, Energetyka Cieplna Opolszczyzny S.A., Energia Pro Koncern Energetyczny S.A., Zakład Gazowniczy Sp. z o.o. w Opolu w zakresie planowania budowy i rozbudowy sieci wodociągowych, kanalizacyjnych, elektroenergetycznych, gazowych i ciepłowniczych.
Zgodnie z opisem stanowiska pracy, realizacja zadań w zakresie objętym kontrolą należy do stanowiska ds. eksploatacji oświetlenia ulicznego. W okresie objętym kontrolą powyższe obowiązki wykonywał inspektor (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) pod bezpośrednim nadzorem kierownika Referatu Dróg i Oświetlenia Miasta (akta kontroli Nr 10/41/I/4-5). Wydział nie posiada pisemnych procedur postępowania w tej sprawie. Z ustnych wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że czynności w tym zakresie wykonywane są w oparciu o procedury ustne wynikające z dotychczasowych doświadczeń oraz z wypracowanej praktyki.
Wydatki w tym zakresie realizowane były w dziale 900 – gospodarka komunalna i ochrona środowiska,rozdział 90015 – oświetlenie ulic, placów i dróg.
II. W zakresie realizacji wydatków w rozdziale 90015 – oświetlenie ulic, placów i dróg
Z części opisowej sprawozdania z wykonania budżetu miasta Opola za 2009 rok wynika, żew rozdziale tym wydatkowano środki budżetowe w łącznej kwocie 4.737.025,90zł, tj. 89% planu rocznego, przy czym na wydatki bieżące wydatkowano4.068.206,27 zł, tj. 88,3% planu rocznego, a na wydatki majątkowe kwotę 668.819,72 zł. Wydatki bieżące przeznaczono na zakup i dystrybucję energii elektrycznej zużytej na oświetlenie uliczne i iluminacyjne, na eksploatację i konserwację urządzeń oświetlenia drogowego, na oznakowanie latarń będących własnością miasta Opola oraz na ubezpieczenie tych latarń. Miasto Opole finansuje utrzymanie 9.720 punktów świetlnych, w tym 6.900 szt. stanowi majątek przedsiębiorstwa(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))., a pozostałe 2.820 punktów, stanowi własność miasta (akta kontroli Nr 10/41/I/6).
W wyniku kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu łączna kwota wydatków bieżących objętych kontrolą jest zgodna z ewidencją księgowej Urzędu Miasta Opola (akta kontroli Nr 10/41/I/7-10). Z ewidencji tej wynika, że wydatki związane z oświetleniem ulic ewidencjonowane były w czterech paragrafach. Wydatki w poszczególnych paragrafach przedstawia poniższa tabela:
|
Lp.
|
Paragraf
|
Nazwa
|
Kwota w zł
|
|
1.
|
4260
|
Zakup energii
|
3.257.761,82
|
|
2.
|
4270
|
Zakup usług remontowych
|
744.012,95
|
|
3.
|
4300
|
Zakup usług pozostałych
|
61.539,50
|
|
4.
|
4430
|
Różne opłaty i składki
|
4.892,00
|
|
|
Razem:
|
|
4.068.206,27
|
Z powyższej tabeli wynika, że największa kwota wydatków dotyczyła zapłaty za zakup energii.
W wyniku kontroli ustalono, że w 2009 zakupu energii dokonywano na podstawie niżej wymienionych umów:
- umowa nr RB/529/2008 z dnia 30.04.2008 r. (akta kontroli Nr 10/41/I/32),
- umową nr RB/846/2009 z dnia 30.06.2009 r. (akta kontroli Nr 10/41/I/20-32),
- umowa nr RB/912/2009 z dnia 13.07.2009 r. (akta kontroli Nr 10/41/I/33-46).
Ponadto w dniu 1.11.2007 r. z firmą (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))została zawarta umowa zbiorcza nr RB/1762/2007 o świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej, która obowiązywała do 30.09.2010 r. (akta kontroli Nr 10/41/I/47-54).
Szczegółową kontrolą objęto zakup energii na podstawie umowy z dnia 13.07.2009 r. Powyższa umowa została zawarta z firmą(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), po uprzednim przeprowadzeniu postępowania przetargowego nr IM.PZPII3411-05/09 rozstrzygniętego w dniu 30.06.2009 r. Wydział Inżynierii Miejskiej wniosek o przeprowadzenie przetargu w tej sprawie złożył w Wydziale Inwestycji Miejskich w dniu 24.04.2009 r. (akta kontroli Nr 10/41/I/55-56).
Wymieniona umowa obowiązywała do dnia 30.06.2010 r. Z paragrafu 2 umowy wynika, że dotyczyła ona kupna energii elektrycznej dla 209 punktów poboru wymienionych w załączniku nr 1 do umowy.
Na podstawie ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola ustalono, że w okresie od lipca do grudnia 2009 r. dokonano zapłaty 10 faktur za dostawę energii wystawionych przez wyżej wymienionego kontrahenta na łączną kwotę 1.028.715,66 zł (akta kontroli Nr 10/41/I/17). Ustalono, że wszystkie faktury są opisane przez naczelnika oraz merytorycznego pracownika wydziału. Opis poszczególnych faktur zawiera nr umowy, prawidłowy rozdział i paragraf płatności wydatku. Wydatki zrealizowano przelewami bankowymi w terminach określonych w umowach. Kwoty przelewów figurujące w ewidencji są zgodne z fakturami.
W wyniku analizy ewidencji wydatków na zakup energii w II półroczu 2009 r. ustalono, że w okresie tym oprócz wydatków dokonywanych na podstawie powyższej umowy, w powyższym paragrafie tym zaewidencjonowano wydatki dotyczące zapłaty faktur wystawionych przez niżej wymienionych kontrahentów:
- (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
Również i w tym przypadku ustalono, że wszystkie faktury są opisane przez naczelnika oraz merytorycznego pracownika wydziału. Opis poszczególnych faktur zawiera także nr umowy, prawidłowy rozdział i paragraf płatności wydatku. Wydatki zrealizowano przelewami bankowymi w terminach określonych w umowach. Kwoty przelewów figurujące w ewidencji są zgodne z fakturami.
Wszystkie faktury po ich opisaniu przekazywane są za pokwitowaniem do Referatu Rozliczeń Budżetowych Wydziału Finansowo-Księgowego (akta kontroli Nr 10/41/I/102-114). Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że przed ich podpisaniem dane zawarte na fakturach każdorazowo są analizowane i odpowiednio weryfikowane. Polega to na wyliczeniu maksymalnej ilości energii, która może być pobrana na oświetlenie uliczne w danym miesiącu i porównaniu tych wyliczeń z wielkością energii podaną na fakturze. Ponadto stan techniczny urządzeń oświetleniowych na bieżąco sprawdzany jest przez pracowników wydziału, którzy każdorazowo reagują także na zgłoszenia mieszkańców o braku oświetlenia. Dodatkowo raz w kwartale przeprowadzane są przeglądy oświetlenia w porze wieczorowo-nocnej przy udziale przedstawicieli firmy przesyłającej energię. Z przeprowadzonych przeglądów sporządzane są protokoły. W 2009 r. przeglądy zostały przeprowadzone 25 lutego, 15 maja i 21 października (akta kontroli Nr 10/41/I/116-121).
W wyniku kontroli ustalono, że wydatki w paragrafie 4270 dotyczyły wymiany i awaryjnych napraw latarni oraz eksploatacji i konserwacji urządzeń. Wydatki dotyczyły czterech kontrahentów i były realizowane na podstawie niżej wymienionych umów:
1.Umowa nr Rb/273/2009 z dnia 24.03.2009 r. na usuwanie awarii urządzeń, sieci i instalacji oświetlenia ulicznego i iluminacyjnego powstałych wskutek zdarzeń losowych w Opolu. Umowa została zawarta do kwoty 54.200,00 zł tj.14.000 euro, na podstawie wyboru najkorzystniejszej oferty. Postępowanie w tej sprawie przeprowadził ówczesny Wydział Inżynierii Miejskiej, wpłynęły dwie oferty (akta kontroli Nr 10/41/I/61-66,124-125).
2.Umowa nr Rb/157/2009 z dnia 23.02.2009 r. w sprawie wykonywania eksploatacji i konserwacji opraw oświetlenia ulicznego w Opolu w ilości 6.900 sztuk będących własnością przedsiębiorstwa energetycznego, w celu utrzymania ich w pełnej sprawności technicznej (akta kontroli Nr 10/41/I/67-73). Umowa została zawarta na kwotę nie przekraczającą 300.000,00 zł, na okres od 01.01.2009 r. do 30.06.2009 r. Wykonawca został wybrany w wyniku negocjacji, w których uczestniczyli przedstawiciele kontrolowanego wydziału oraz Referatu Przetargów (akta kontroli Nr 10/41/I/126-128). Z ewidencji księgowej wynika, żewydatków w tym zakresie dokonywano także po dacie uzgodnionej w umowie. Ustalono, że pismem nr Inz.M.-RUT 70440-145/09 z dnia 18.08.2009 r. naczelnik wydziału zwrócił się do Prezydenta Miasta Opola z prośbą o wyrażenie zgody na zapłatę wystawianych faktur za wykonane usługi do czasu zawarcia umowy o konserwację i eksploatację oświetlenia ulicznego. Prezydenta Miasta Opola takiej zgody udzielił.
3.Umowa nr Rb/1385/2009 z dnia 20.11.2009 r. na wykonanie napraw pięciu niskich latarń na Placu Daszyńskiego. wykonywania eksploatacji i konserwacji opraw oświetlenia ulicznego w Opolu. Umowa została zawarta z firmą wykonującą roboty związane z zagospodarowaniem tego placu na okres od 12 do 30.11.2009 r. na kwotę 1.830,00 zł (akta kontroli Nr 10/41/I/82-84).
4.Umowa nr Rb 1636/2008 z dnia 31.12.2008 r. na wykonywanie czynności eksploatacyjnych i konserwacyjnych urządzeń, sieci i instalacji oświetlenia ulicznego składających się na 1.480 punktów świetlnych stanowiących majątek Gminy Opole oraz oświetlenia iluminacyjnego kanału Młynówka składającego się z 290 kpl. punktów świetlnych w celu utrzymania ich w pełnej gotowości i sprawności technicznej. Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzenia przetargu nieograniczonego, na okres od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. na kwotę 111.510,00 zł (akta kontroli Nr 10/41/I/74-81).
Wydatki w paragrafie 4300 zostały poniesione na wykonanie tymczasowego oświetlenia ulicznego za kwotę 1.500,00 zł oraz na oznakowanie 1.850 latarń i 200 sztuk opraw świetlnych za łączną kwotę 60.039,50 zł brutto tj. nie przekraczającą 14 tysięcy euro. Zostały one zaewidencjonowane w trzech miesiącach tj. w sierpniu, październiku i grudniu 2009 r.i dotyczyły jednego kontrahenta (akta kontroli Nr 10/41/I/7). Na wykonanie tymczasowego oświetlenia ulicznego za kwotę 1500,00 zł została zawarta umowa nr Rb/1313/2009 w dniu 29.10.2009 r. w wyniku wyboru najkorzystniejszej oferty. Umowa dotyczyła włączenia i prowadzenia eksploatacji urządzeń oświetlenia w dniach od 30.10.2009 r. do 01.11.2009 r. (akta kontroli Nr 10/41/I/98-100). Z wyjaśnień pracownika merytorycznego wynika, że w tym przypadku wyboru ofert dokonano w sposób telefoniczny ze względu na małą wartość zamówienia oraz konieczność pilnego wykonania dodatkowego oświetlenia.
Natomiast umowa nr Rb/854/2009 na oznakowanie 1850 latarń i 200 sztuk opraw świetlnych została zawarta w dniu 20.07.2009 r. na podstawie wyboru ofert. Postępowanie w tej sprawie przeprowadził ówczesny Wydział Inżynierii Miejskiej, wpłynęły trzy oferty (akta kontroli Nr 10/41/I/92-95, 122-123).
Wydatek w paragrafie 4430 na kwotę 4.892,00 zł dotyczył zapłaty w marcu 2009 r. składki ubezpieczeniowej dla PZU. Powyższa kwota dotyczyła ubezpieczenia mienia od ognia i innych zdarzeń losowych oraz od odpowiedzialności cywilnej i była częścią ogólnej składki ubezpieczeniowej Urzędu Miasta Opola za 2009 r. Wysokość łącznej składki ubezpieczeniowej wynosiła 75.923,00 zł. Wydziałem wiodącym w tym zakresie był Wydział Administracyjno-Gospodarczy (akta kontroli Nr 10/41/I/101).
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono naczelnikowi kontrolowanego wydziału
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpis)
Data: .......................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:................
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
|
2011-02-10 09:11:03 - wnioski pokontrolne (64.00 kB)
