|
KWiA-I-.0913/17/09
|
Opole, 29 października 2009r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 36/09
|
|
Jednostka kontrolowana
|
1. Wydział Administracyjno-Gospodarczy
2. Wydział Lokalowy
3. Wydział Polityki Społecznej
4. Wydział Gospodarki i Promocji Miasta
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
4-20 października 2009r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Izabela Dziewulska-Gaj
główny specjalista WKWiA
kierownik zespołu kontrolnego
Wiesław Pałczyński
starszy specjalista WKWiA
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
72/09
73/09
|
|
Przedmiot kontroli
|
Umowy cywilnoprawne
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2008 rok
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Danuta Juszczak-Puppel
Zofia Lachowicz
Barbara Srecker
Maciej Wujec
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali
|
-
|
I. Cel kontroli
Analizy umów cywilnoprawnych dokonano pod kątem ich prawidłowości z obowiązującym prawem, w szczególności przestrzegania postanowień Kodeksu cywilnego. Analiza obejmowała ponadto sposób zabezpieczenia interesów Gminy w związku z zawartą umową.
III. Kryteria
Kontroli dokonano w oparciu o nw. kryteria:
1. Rodzaje zawieranych umów
2. Podstawy prawne zawierania przez Gminę Opole określonych umów cywilnoprawnych,
3. Prawidłowa reprezentacja stron umów,
4. Zachowanie właściwej formy umowy oraz jej zmian
5. Zastrzeżenie prawa rozwiązania umów,
6. Zabezpieczenie wykonania umowy, w drodze m.in. kar umownych,
Kryteria : Kodeks cywilny
Reprezentacja stron w umowie
Art. 38. Osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie.
Art. 39. § 1. Kto jako organ osoby prawnej zawarł umowę w jej imieniu nie będąc jej organem albo przekraczając zakres umocowania takiego organu, obowiązany jest do zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy, oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania.
§ 2. Przepis powyższy stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy umowa została zawarta w imieniu osoby prawnej, która nie istnieje.
Art. 42. § 1. Jeżeli osoba prawna nie może prowadzić swoich spraw z braku powołanych do tego organów, sąd ustanawia dla niej kuratora.
§ 2. Kurator powinien postarać się niezwłocznie o powołanie organów osoby prawnej, a w razie potrzeby o jej likwidację.
Art. 431. Przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 331 § 1, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową.
Art. 432. § 1. Przedsiębiorca działa pod firmą.
§ 2. Firmę ujawnia się we właściwym rejestrze, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
Pełnomocnictwo
Art. 98. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.
Art. 99. § 1. Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.
§ 2. Pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie.
Art. 100. Okoliczność, że pełnomocnik jest ograniczony w zdolności do czynności prawnych, nie ma wpływu na ważność czynności dokonanej przez niego w imieniu mocodawcy.
Art. 101. § 1. Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, chyba że mocodawca zrzekł się odwołania pełnomocnictwa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.
§ 2. Umocowanie wygasa ze śmiercią mocodawcy lub pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie inaczej zastrzeżono z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.
Art. 102. Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik obowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Może żądać poświadczonego odpisu tego dokumentu; wygaśnięcie umocowania powinno być na odpisie zaznaczone.
Art. 103. § 1. Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.
§ 2. Druga strona może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy; staje się wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu.
§ 3. W braku potwierdzenia ten, kto zawarł umowę w cudzym imieniu, obowiązany jest do zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy, oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu.
Art. 104. Jednostronna czynność prawna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna. Jednakże gdy ten, komu zostało złożone oświadczenie woli w cudzym imieniu, zgodził się na działanie bez umocowania, stosuje się odpowiednio przepisy o zawarciu umowy bez umocowania.
Art. 105. Jeżeli pełnomocnik po wygaśnięciu umocowania dokona w imieniu mocodawcy czynności prawnej w granicach pierwotnego umocowania, czynność prawna jest ważna, chyba że druga strona o wygaśnięciu umocowania wiedziała lub z łatwością mogła się dowiedzieć.
Art. 106. Pełnomocnik może ustanowić dla mocodawcy innych pełnomocników tylko wtedy, gdy umocowanie takie wynika z treści pełnomocnictwa, z ustawy lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.
Art. 107. Jeżeli mocodawca ustanowił kilku pełnomocników z takim samym zakresem umocowania, każdy z nich może działać samodzielnie, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Przepis ten stosuje się odpowiednio do pełnomocników, których pełnomocnik sam dla mocodawcy ustanowił.
Art. 108. Pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonywa w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa albo że ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Przepis ten stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje obie strony.
Art. 109. Przepisy działu niniejszego stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy oświadczenie woli ma być złożone przedstawicielowi.
Przedstawicielstwo
Art. 95. § 1. Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela.
§ 2. Czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.
Art. 96. Umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo).
Oświadczenia woli
Art. 60. Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).
Art. 61. § 1. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.
Art. 62. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, nie traci mocy wskutek tego, że zanim do tej osoby doszło, składający je zmarł lub utracił zdolność do czynności prawnych, chyba że co innego wynika z treści oświadczenia, z ustawy lub z okoliczności.
Zachowanie właściwej formy umowy oraz jej zmian
Art. 73. § 1. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.
§ 2. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.
Art. 74. § 1. Zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.
§ 2. Jednakże mimo niezachowania formy pisemnej przewidzianej dla celów dowodowych, dowód ze świadków lub dowód z przesłuchania stron jest dopuszczalny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, jeżeli żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo jeżeli fakt dokonania czynności prawnej będzie uprawdopodobniony za pomocą pisma.
§ 3. Przepisów o formie pisemnej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.
Art. 76. Jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi powinna być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Jednakże gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, nie określając skutków niezachowania tej formy, poczytuje się w razie wątpliwości, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.
Art. 77. § 1. Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.
§ 2. Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.
§ 3. Jeżeli umowa została zawarta w innej formie szczególnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia; natomiast odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.
Zastrzeżenie prawa odstąpienia od umowy
Art. 395. § 1. Można zastrzec, że jednej lub obu stronom przysługiwać będzie w ciągu oznaczonego terminu prawo odstąpienia od umowy. Prawo to wykonywa się przez oświadczenie złożone drugiej stronie.
§ 2. W razie wykonania prawa odstąpienia umowa uważana jest za nie zawartą. To, co strony już świadczyły, ulega zwrotowi w stanie niezmienionym, chyba że zmiana była konieczna w granicach zwykłego zarządu. Za świadczone usługi oraz za korzystanie z rzeczy należy się drugiej stronie odpowiednie wynagrodzenie.
Art. 396. Jeżeli zostało zastrzeżone, że jednej lub obu stronom wolno od umowy odstąpić za zapłatą oznaczonej sumy (odstępne), oświadczenie o odstąpieniu jest skuteczne tylko wtedy, gdy zostało złożone jednocześnie z zapłatą odstępnego.
Umowne rozszerzenie odpowiedzialności dłużnika
Art. 473. § 1. Dłużnik może przez umowę przyjąć odpowiedzialność za niewykonanie lub za nienależyte wykonanie zobowiązania z powodu oznaczonych okoliczności, za które na mocy ustawy odpowiedzialności nie ponosi.
§ 2. Nieważne jest zastrzeżenie, iż dłużnik nie będzie odpowiedzialny za szkodę, którą może wyrządzić wierzycielowi umyślnie
Kara umowna
Art. 483. § 1. Można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).
§ 2. Dłużnik nie może bez zgody wierzyciela zwolnić się z zobowiązania przez zapłatę kary umownej.
Art. 484. § 1. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. Żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły.
§ 2. Jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej; to samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana.
Art. 485. Jeżeli przepis szczególny stanowi, że w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego dłużnik, nawet bez umownego zastrzeżenia, obowiązany jest zapłacić wierzycielowi określoną sumę, stosuje się odpowiednio przepisy o karze umownej.
IV. Tematyka kontroli
1. Rodzaje zawieranych umów
2. Podstawy prawne zawierania przez organ administracji publicznej umowy cywilnoprawnej
3. Reprezentacja stron w umowie oraz pełnomocnictwa i przedstawicielstwa
4. Złożenie oświadczeń woli
5. Zawarcie umowy z osobą nie mogącą pisać lub czytać
6. Zachowanie właściwej formy umowy oraz jej zmian
7. Wady oświadczenia woli
8. Zastrzeżenie warunku w umowie i jego realizacja dla skutku czynności prawnej
9. Zastrzeżenie prawa odstąpienia od umowy
10. Umowne rozszerzenie odpowiedzialności dłużnika
11. Kara umowna
12. Przepisy dot. wypowiedzenia umowy
USTALENIA SZCZEGÓŁOWE KONTROLI
W 2008r. w kontrolowanych Wydziałach zawarto łącznie 551 umów. Do kontroli wytypowano 281 umów, co stanowi 51% wszystkich umów.
Akta kontroli 09/36/I/s. 1
Gmina Opole jest osobą prawną i działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie. Wszystkie umowy podpisane zostały w imieniu Gminy Opole przez właściwe osoby, występujące zawsze w imieniu organu.
1. Wydział Lokalowy
Akta kontroli 09/36/I/s. 2-5
W 2008 r. W Wydziale Lokalowym zawarto 138 umów. Kontroli poddano 49 %, tj. 67 umów, z tego: 2 umowy o dostawy, 5 umów o zlecenie oraz 20 umów o świadczenie usług, 4 umowy o roboty budowlane, 29 umów o najem lokali mieszkalnych (najem po raz pierwszy, najem po spłacie zadłużenia, najem w wyniku zamiany, najem w związku z aktualizacją danych), 2 umowy o najem lokali użytkowych, 3 umowy o najem garaży, 2 umowy dotyczące budowy i remontu placu zabaw. Wartość skontrolowanych umów (bez umów najmu i bez 2 umów o świadczenie usług, w których podano wyłącznie wartość roboczo-godziny) wynosi 645 617,21 zł. Miesięczna wartość skontrolowanych umów najmu wynosi 9.204,21 zł.
Umowy zawarte są w formie pisemnej. Umowy, załączniki i aneksy zostały podpisane przez strony. Dodatkowo wszystkie umowy – wywołujące skutek finansowy - były podpisane przez Skarbnika Miasta Opola. Poddane zostały kontroli formalno-prawnej radcy prawnego. Umowy dot. najmu lokali i garaży obowiązują zgodnie z przyjętym w Urzędzie Miasta Opola wzorem, zaaprobowanym przez radcę prawnego w ramach kontroli formalno-prawnej.
Umowy zlecenie przedstawione do kontroli nie zawierają przepisów o ich wypowiedzeniu (art. 746). Zgodnie z Kodeksem cywilnym do umów o zlecenie zastosowanie będą miały ogólne zasady rozwiązywania umów o zlecenie. Zakres badanych umów nie wymaga dodatkowych gwarancji, zwłaszcza, że ich płatność następuje po wykonaniu zadania, a w przypadku zlecenia na utworzenie elektronicznej ewidencji dodatkowo po potwierdzeniu terminowego i prawidłowego wykonania zleconego zadania.
Umowy o roboty budowlane mają ujednolicony wzór. Nie zawierają zastrzeżenia dokonywania zmian w formie pisemnej pod rygorem nieważności. W umowie znajduje się jedynie klauzula określająca zakres niedopuszczalnych zmian z uwagi na ochronę Zamawiającego. Przewiduje ona rygor nieważności dla zakazanych zmian.
W 5 umowach o świadczenie usług przewidziano jedynie odpowiedzialność materialną za poniesione przez Zleceniodawcę szkody . Nie przewiduje natomiast konsekwencji za nieprawidłowe wykonywanie umowy, także w sytuacjach, gdy do szkody nie doszło. W umowie nie uzgodniono jednak zakresu odpowiedzialności materialnej jak i trybu jej dochodzenia bez rozstrzygania sporu przez sąd. Umowa wprawdzie przewiduje tryb kontroli umowy, jednak nie zawiera postanowień regulujących kwestii dot. negatywnych ustaleń kontroli, które chroniłyby umowę przed powstaniem szkody. Umowa zabezpiecza odszkodowanie, ale nie przewiduje działań, które chronią umowę przed szkodą. Do szkody, jako niepożądanego efektu, nie należy dopuszczać, zwłaszcza że nie zawsze odszkodowanie równoważy poniesione straty.
W 30 umowach strony nie ustanowiły rygoru nieważności wobec niezastosowania się do obowiązku pisemnej formy zmiany umowy. Natomiast w 12 przypadkach strony w ogóle nie zamieściły zapisów dot. ewentualnych zmian umowy. Jeżeli strony umowy nie zastrzegły w umowie dla jej zmian rygoru nieważności, niezachowanie wymaganej formy pisemnej zmiany umowy nie powoduje jej nieważności. W razie wątpliwości forma pisemna została zastrzeżona dla celów dowodowych, co oznacza, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczany dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności prawnej. Dopuszczenie tych dowodów stanie się możliwe wyłącznie po wyrażeniu przez obie strony umowy zgody, które jednak w sporze mają sprzeczne interesy.
W 19 umowach nie przewidziano możliwości jej rozwiązania. Wszystkie przypadki dotyczą umów zleceń lub o świadczenie usług, do których na mocy art. 750 Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy o zleceniu, które przewidują wypowiedzenie umowy zarówno przez dającego jak i przyjmującego zlecenie. Przepisy te ustanawiają jednak zasady ogólne, które strony umowy powinny doprecyzować. Powyższe dotyczy w szczególności Gminy, która ze szczególną starannością powinna zabezpieczać interes wspólnoty. Przepisy o wypowiedzeniu powinny regulować kwestie niezwłocznych rozliczeń w przypadku wypowiedzenia umowy, by unikać rozstrzygania sporów przez sąd.
W 2 umowach Gmina w ogóle nie zabezpieczyła prawidłowego wykonania umów. Brak zapisów dotyczących ochrony Zleceniodawcy wobec faktu np. nieprawidłowego czy nierzetelnego wykonanie zlecenia. Zgodnie z umową wypłata wynagrodzenia następować będzie po otrzymaniu faktury. Nie zastrzeżono jednak dodatkowych warunków, np. sprawdzenie faktycznej czy prawidłowej realizacji zadania jak i skutków negatywnej oceny wykonania zlecenia. Ponadto umowy te nie zawierają szczegółowych uregulowań dot. rozliczeń w przypadku konieczności wypowiedzenia takiej umowy. Nie zawierają także przepisów dot. wprowadzania zmian w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Pozostałe kryteria przyjęte przez kontrolujących zostały spełnione.
2. Wydział Polityki Społecznej
Akta kontroli 09/36/I/s. 6-9
W 2008 r. W Wydziale Polityki Społecznej zawarto 213 umów. Podstawa zawartych umów był Kodeks cywilny, ustawa o działalności pożytku publicznego, ustawa o zakładach opieki zdrowotnej, ustawa o pomocy społecznej, ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, Prawo zamówień publicznych oraz ustawa o finansach publicznych. Kontroli poddano 112 umów, z czego 41 umów dotyczących przyznania dotacji z budżetu miasta Opola na realizację zadań publicznych, 6 umów o dotację w ramach świadczeń zdrowotnych, 4 umowy dzierżawy mienia ruchomego po zlikwidowanych samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej, 2 umowy sprzedaży mienia ruchomego po zlikwidowanych samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej, 2 umowy o realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej, 53 umowy na realizację zadań finansowanych z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, 2 umowy oraz 1 aneks na świadczenie usług transportowych oraz 1 umowę i 2 aneksy na dot. dofinansowania zorganizowania i prowadzenia ośrodka informacji dla osób niepełnosprawnych. Łącznie kontroli poddano 53% wszystkich umów zawartych w 2008r. Wartość skontrolowanych umów wynosi 1.072.937,74 zł.
Umowy zawarte są w formie pisemnej. Umowy, załączniki i aneksy zostały podpisane przez strony. Dodatkowo wszystkie umowy – wywołujące skutek finansowy - były podpisane przez Skarbnika Miasta Opola. Poddane zostały kontroli formalno-prawnej radcy prawnego. Wszystkie umowy przewidują zmiany pisemne pod rygorem nieważności.
Poszczególne rodzaje umów zawierane są wg ustalonego jednolitego wzoru. Właściwie precyzują obowiązki zleceniobiorcy oraz terminy realizacji postanowień umowy. Wyraźnie wskazują koszty finansowane ze środków publicznych oraz kontrolę realizacji zadania. Przewidują możliwość rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron oraz przez Zleceniodawcę ze skutkiem natychmiastowym oraz konsekwencje niezgodnego z umową wykonania przedmiotu umowy lub jego niewykonania. Wszystkie umowy są podpisane przez Skarbnika Miasta Opola.
Skróconą postać mają umowy o sprzedaż lub dzierżawę mienia ruchomego po zlikwidowanych samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej o wartości jednostkowej do 3.500 zł, w wyniku których następuje niezwłoczne wydanie przedmiotu sprzedaży.
Wszystkie kryteria przyjęte przez kontrolujących zostały spełnione. Wszystkie umowy są oznaczane zgodnie ze standardami ISO. Umowy są staranne i czytelne. W pełni zabezpieczają interes Gminy.
3. Wydział Gospodarki i Promocji Miasta
Akta kontroli 09/36/I/s. 10
W 2008 r. w Wydziale Gospodarki i Promocji Miasta zawarto 61 umów zleceń, 6 umów o dzieło, 2 umowy o wzajemnej współpracy, których podstawą był Kodeks cywilny oraz 7 umów o dotację, zawartych na podstawie Kodeksu cywilnego oraz ustawy o działalności pożytku publicznego. Kontroli poddano 30 umów zleceń, 3 umowy o dzieło, 4 umowy o dotację oraz 1 umowę o wzajemnej współpracy, łącznie 38 umów, stanowiących 50% wszystkich umów zawartych w 2008r. Wartość skontrolowanych umów wynosi 1.060.704,04 zł.
Umowy zawarte są w formie pisemnej. Umowy zostały podpisane przez strony. Dodatkowo wszystkie umowy – wywołujące skutek finansowy - były podpisane przez Skarbnika Miasta Opola. Poddane zostały kontroli formalno-prawnej radcy prawnego. Wszystkie umowy przewidują zmiany pisemne pod rygorem nieważności. W jednym przypadku umowa nie była parafowana przez pracownika Urzędu. W 6 przypadkach w umowie nie zabezpieczono realizacji umowy, czyli nie zostały przewidziane konsekwencje nienależytego wykonania lub niewykonania umowy. W 1 z tych przypadków przewidziano możliwość odstąpienia od umowy, jednakże z powodu niedotrzymania terminu. W ok. 30% umowy nie przewidują możliwości rozwiązania. We wszystkich umowach przewidziano jednak zapłatę po wykonaniu przedmiotu umowy. Wydział nie dysponuje jednolitym wzorem konkretnej umowy (danego rodzaju).
4. Wydział Administracyjno-Gospodarczy
Akta kontroli 09/36/I/s. 11-12
W 2008 r. w Wydziale Administracyjno-Gospodarczym zawarto 122 umowy. Kontroli poddano 52 %, tj. 63 umowy, z tego: 17 umów zlecenie, 2 umowy o dzieło, 3 umowy najmu oraz 2 umowy użyczenia, 39 umów kupna-sprzedaży z czego kontrolujący wyodrębnili: 1 umowę najmu, 6 umów o świadczenie usług, 3 umowy zlecenie, 2 umowy przechowania oraz 9 umów o roboty budowlane, zakwalifikowane przez Wydział do umowy kupna-sprzedaży. Wartość skontrolowanych umów (bez umów najmu i dzierżawy) wynosi 1.325.401,53 zł. Miesięczna wartość skontrolowanych umów najmu i dzierżawy wynosi 877,40 zł. Nie uwzględniono umów, w których wskazano jednostkowe ceny za wykonanie poszczególnych zadań.
Umowy zawarte są w formie pisemnej. Umowy, załączniki i aneksy zostały podpisane przez strony. Dodatkowo wszystkie umowy – wywołujące skutek finansowy - były podpisane przez Skarbnika Miasta Opola. Poddane zostały kontroli formalno-prawnej radcy prawnego, co zostało przyjęte na podstawie pisemnego oświadczenia zastępcy naczelnika Wydziału.
W większości kontrolowanych umów (26 przypadków) Gmina nie regulowała kwestii ewentualnego rozwiązania umowy czy odstąpienia od niej. Brak zapisów w tym względzie daje pierwszeństwo zasadom ogólnym ustalonym w Kodeksie cywilnym. Wprawdzie w każdym przypadku przepis prawa dopuszcza możliwość wypowiedzenia umowy bądź odstąpienia od niej, jednakże kodeksowe ogólne zasady tych instytucji nie zawsze w pełni chronią interes Gminy. Przepisy pozwalają na szczegółowe uzgodnienia pomiędzy stronami umowy, które korzystniej dla stron (tu: Gminy) zabezpieczają realizacje konkretnego zadania. W 1 przypadku w umowie nie zawierającej szczegółowych uregulowań dot. wypowiedzenia umowy Gmina w żaden sposób nie zabezpieczyła realizacji umowy. Ewentualne nieprawidłowe wykonanie umowy lub niewykonanie umowy powodować będzie konieczność porozumienia się ze stroną przeciwną w sytuacji sporu. Taka sytuacja nie chroni interesu, a w szczególności finansów Gminy.
W jednej z umów (zlecenie) nie wskazano w części ogólnej umowy reprezentanta Gminy. W 15 przypadkach umowy nie były parafowane przez żadną stronę umowy, natomiast w 1 przypadku umowa nie zawierała uzgodnień dot. formy zmian umowy z zastrzeżeniem rygoru nieważności. Brak takich zapisów powoduje zastosowanie art. 77 Kodeksu cywilnego stanowiącego, że uzupełnienie i zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. Zatem powołując się na te przepis wymagana będzie forma pisemna, to jednak zostanie ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.
Podsumowanie
1. Umowy podpisywano w granicach umocowania.
2. Umowy podpisywane były przez strony. Nie wystąpiły przypadki pełnomocnictwa oraz ustanowienia kuratora.
3. W każdym przypadku obie strony umowy złożyły stosowane oświadczenia woli, w postaci podpisu pod postanowieniami umów. Składanie oświadczeń woli nie napotkało żadnych technicznych trudności, wymagających stosowania art. 79-80 Kc (zawarcie umowy z osobą nie mogącą pisać lub czytać).
4. Wszystkie umowy zawierane przez Gminę Opole wywierające skutek finansowy mają formę pisemną, i zgodnie z art. 45 ustawy o finansach publicznych zawierają podpis Skarbnika Miasta Opola jako potwierdzenie dokonania kontroli wstępnej i niezgłoszenia zastrzeżeń.
5. Nie wszystkie umowy są parafowane na każdej stronie, co wyraźnie zabezpiecza treść umowy przed nieformalnymi i nieupoważnionymi zmianami.
6. Wszystkie umowy wskazują prawa i obowiązki stron. Różna jest jednakże szczegółowość tych zakresów.
7. Nie zawsze konieczność pisemnych zmian była zabezpieczona rygorem nieważności.
8. Nie wszystkie umowy przewidują kary umowne, jak i nie zawsze zabezpieczenie właściwej realizacji umowy jest wyraźne. Także w wielu przypadkach strony nie regulowały kwestii wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy. W takich okolicznościach ochrona interesu Gminy - w sytuacji niewłaściwego wykonania umowy lub jej niewykonania oraz wystąpienia okoliczności uzasadniających rozwiązanie umowy - podlega ogólnym regulacjom Kodeksu cywilnego. Ochrony takiej nie można uznać za pełną.
Załącznik: Akta kontroli
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola nr OR.I-152-32/2004 z dnia 24.08.2004 r., nr OR.I-0152-42/2004 z dnia 29.10.2004 r., nr OR.I-0152-218/2008 z dnia 16.04.2008r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: Opole,......
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data: Opole, .......
|
Podpis Głównego Specjalisty: (na ostatecznej wersji roboczej)
Podpis Naczelnika Wydziału: (na ostatecznej wersji roboczej)
2010-03-03 11:28:09 - wnioski pokontrolne (102.50 kB)
