|
KWiA.I-0913/1/2009
|
Opole, 25.02.2009 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 2/2009
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
Wydział Lokalowy
Wydział Finansowo-Księgowy
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 26 stycznia do 13 lutego 2009 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Monika Pijanka - inspektor
Wiesław Pałczyński - starszy specjalista
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 03/2009
nr 04/2009
|
|
Przedmiot kontroli
|
Realizacja wykonania zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w 2006 r. oraz przez WKWiA w 2007 r.
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2008
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Alicja Trychan – naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
Zofia Lachowicz – naczelnik Wydziału Lokalowego
Anna Plewka – naczelnik Wydziału Finansowo-Księgowego
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– Kierownik referatu gospodarki gruntami
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– Z-ca naczelnika WGNGiK
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.).
3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późn. zm.).
4. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r. Dz. U. Nr 54 poz. 654 z późn. zm.).
5. Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jednolity z 2005 r. Dz. U. Nr 240 poz. 2027 z późn. zm.).
6. Ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (tekst jednolity Dz. U. z 1996 r. Nr 88, poz. 439 z późn zm.).
7. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. Nr 112, poz.1317 z późn. zm.).
8. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz.454 z późn. zm.).
9. Zarządzenie Nr OR.I-0152-2/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 26 stycznia 2004 r. w sprawie wprowadzenia zasad dokumentowania przyjęcia do ewidencji księgowej środków trwałych.
10. Zarządzenie Nr OR.I-0152-81/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 września 2005 r. w sprawie wprowadzenia zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miasta Opola.
11. Zarządzenie nr OR.I-0152-269/08 z dnia 05 sierpnia 2008 r. w sprawie wprowadzenia zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miasta Opola.
Cel kontroli
Celem kontroli jest ocena prawidłowości realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych przez Regionalną Izbę Obrachunkową po przeprowadzonej kontroli w dniach od 01 do 21.09. 2006 r. oraz przez Prezydenta Miasta po kontroli przeprowadzonej przez WKWiA w okresie od 20.12.2006 r. do 28.02.2007 r.
Kryteria
Kryteriami w postępowaniu kontrolnym są zalecenia pokontrolne wydane przez Regionalną Izbę Obrachunkową oraz przez Prezydenta Miasta.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się z podstawowymi aktami prawnymi dotyczącymi ewidencjonowania nieruchomości i środków trwałych.
Zapoznano się z wystąpieniem pokontrolnym z dnia 30.11.2006 r. dotyczącym kontroli przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową (akta kontroli nr 09/2/I/9-12) oraz z wystąpieniem pokontrolnym Prezydenta Miasta Opola z dnia 21.06.2007 r.
Pobrano pisemne i ustne wyjaśnienia od pracowników poszczególnych wydziałów merytorycznych.
Ustalenia kontroli
W zakresie zaleceń RIO
W wyniku przeprowadzonych przez Regionalną Izbę Obrachunkową czynności kontrolnych w Urzędzie Miasta Opola w okresie od 1 do 21 września 2006 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające na niezachowaniu należytej staranności przy zarządzaniu mieniem komunalnym, co skutkowało wydaniem przez RIO w dniu 30 listopada 2006 r. pięciu niżej wymienionych zaleceń pokontrolnych.
Zalecenie 1
Wprowadzić do ewidencji środków trwałych nieruchomość położoną przy Placu św. Sebastiana 3 w Opolu stosownie do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Z pisma nr OR.I-0114/2006/2007 z dnia 16.01.2007 r. (akta kontroli nr 09/2/I/13-14) skierowanego do prezesa RIO wynika, że dokumentem OT Nr 84/2006 z dnia 28.12.2006 r. wprowadzono nieruchomość położoną przy Placu św. Sebastiana do ewidencji środków trwałych Urzędu Miasta Opola.
Zalecenie2
Zaprowadzić ewidencję gminnego zasobu nieruchomości dla Miasta Opola wymaganą przepisami art. 23 ust. 1 w związku z art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami.
Prezydent pismem nr OR.I-0114/2006/2007 z dnia 16.01.2007 r. (akta kontroli nr 09/2/I/13-14) poinformował Prezesa RIO, iż dokonano wyboru firmy, która zaproponowała kupno programu „System Obsługi Mienia EGB2000-N”. Działanie tego programu miało opierać się na bazie danych zawartych w ewidencji gruntów i budynków.
Zalecenie 3
Podjąć skuteczne działania celem wyegzekwowania należności z tytułu najmu lokali użytkowych oraz częściowo lokali mieszkalnych znajdujących się w budynku położonym przy Placu św. Sebastiana 3 w Opolu.
Prezydent w wyżej wymienionym piśmie poinformował także, że wobec niepodpisania umów najmu przez użytkowników lokali w budynku przy ul. Św. Sebastiana w Opolu i uniemożliwieniu (dyrektor (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) nie udostępnił nieruchomości) przeprowadzenia inwentaryzacji przez zarządcę Turhand-Ret w dniu 19.12.2006 r. ponownie zostały skierowane pisma do ośmiu prawdopodobnych użytkowników lokali użytkowych. W piśmie tym poinformowano, że gmina Opole jest właścicielem ww. nieruchomości i w związku z tym zachodzi konieczność zawarcia umów ze spółką Turhand-Ret, która sprawowała w tym okresie w imieniu gminy zarząd przedmiotowym budynkiem. Ponadto przekazano najemcom informację, iż nieprzystąpienie do podpisania umowy najmu skutkować będzie naliczaniem odszkodowania i skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego o odzyskanie lokalu.
W dniu 04.01.2007 r. przedstawiciele Turhand-Ret i Urzędu udali się do budynku celem przystąpienia do pomiaru pomieszczeń. Pan (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))ponownie odmówił udostępnienia pomieszczeń do czasu rozstrzygnięcia sprawy przez sąd. Na powyższą okoliczność została sporządzona notatka służbowa.
W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że na mocy wyroku sądowego z dnia 28 kwietnia 2008 r. (sygn. Akt II Ca 411/07) ww. Stowarzyszeni nabyło w drodze zasiedzenia nieruchomość położoną przy Placu Św. Sebastiana 3.
W ewidencji gruntów nieruchomość została wyrejestrowana z dniem 10.09.2008 r. (data zawiadomienia z sądu). Ponadto zespół kontrolny ustalił, że w ewidencji księgowej środków trwałych budynek został zaewidencjonowany pod datą 31.12.2007 r. (Karta środka trwałego nr 74294) i nie został zdjęty z ewidencji (akta kontroli nr 09/2/I/38-39).
Zalecenie 4
Wprowadzić przedmiotową nieruchomość do ewidencji podatkowej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach lokalnych oraz podjąć skuteczne działania mające na celu wyegzekwowanie należnego Miastu Opole podatku od nieruchomości, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.
Z pisma nr OR.I-0114/2006/2007 z dnia 16.01.2007 r. (akta kontroli nr 09/2/I/13-14) skierowanego do prezesa RIO wynika, że postanowieniem z dnia 13.10.2006 r. Nr B.WP-3110/J/500/2006 wszczęto postępowanie podatkowe wobec(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Na powyższe postanowienie w dniu 4.12.2006 r. wpłynęły do tutejszego Urzędu deklaracje na podatek od nieruchomości za lata 2001-2006 od(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Na podstawie złożonych deklaracji (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zostało wprowadzone do ewidencji podatkowej. Należny podatek wraz z odsetkami został uiszczony w całości. Podatek od nieruchomości za lata 2001-2006 wyniósł (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł oraz odsetki (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł. Z ustnych wyjaśnień kierownika Referatu wymiaru podatków wynika, że w chwili obecnej wyżej wymienione (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na bieżąco reguluje wszystkie zobowiązania podatkowe.
Zalecenie 5
Podjąć skuteczne działania organizacyjne, w tym nadzorcze i kontrolne celem wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym. Egzekwować obowiązek zachowania szczególnej staranności od osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem, stosownie do przepisów art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.
Zarządzeniem nr OR.I-0152/6/2006 Prezydenta Miasta Opola Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu przeprowadził kontrolę doraźną w zakresie ewidencjonowania gminnego zasobu nieruchomości.
W dniu 5 grudnia 2006 r. Prezydent zlecił Wydziałowi Kontroli Wewnętrznej i Audytowi podjęcie niezbędnych działań kontrolnych. Zgodnie z zarządzeniem nr OR.I-0152/6/2006 Prezydenta Miasta Opola Wydział Kontroli w okresie od 20 grudnia 2006 r. do 28 lutego 2007 r. przeprowadził kontrolę doraźną w zakresie ewidencjonowania gminnego zasobu nieruchomości. Kontrolę przeprowadzono w trzech Wydziałach: Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii, Lokalowym oraz Finansowo-Księgowym.
Z przeprowadzonego postępowania kontrolnego sporządzono w dniu 17 kwietnia 2007 r. protokół kontroli, który w dniu 08.05.2007 r. został przekazany naczelnikom kontrolowanych Wydziałów. Termin złożenia zastrzeżeń do protokołu ustalono na dzień 17.05.2007 r.
W dniu 15.05.2007 r. do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu wpłynęło pismo p. o. naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii z prośbą o przesunięcie terminu złożenia zastrzeżeń do protokołu na dzień 25.05.2007 r. Prośba była umotywowana obszernością ww. protokołu i w związku z tym potrzebą dłuższego czasu na jego analizę.
W dniu 17.05.2007 r. do WKWiA wpłynęło również pismo naczelnika Wydziału Lokalowego z prośbą przesunięcie terminu na złożenie zastrzeżeń do protokołu na dzień 31.05.2007 r.
Ponadto w dniu 17.05.2007 r. Pani Skarbnik poinformowała zespół kontrolny, że w nawiązaniu do ww. protokołu, Wydział Budżetu dokonał sprawdzenia (budynków oznaczonych numerami porządkowymi) w ewidencji podatkowej nieruchomości i stwierdził, iż część z nich jest opodatkowana z uwagi na posiadany tytuł własności lub oddanie w najem. W związku z powyższym ww. budynki nie powinny być ujęte jako własność gminy a tym samym figurować w ewidencji środków trwałych.
W dniu 24 maja 2007 r. z przeprowadzonej kontroli sporządzono Wnioski pokontrolne,w których umieszczono zapis iż, ze względu na specyfikę kontrolowanego zagadnienia oraz z uwagi na fakt, iż wydziały merytoryczne z własnej inicjatywy podjęły czynności zmierzające do wyjaśniania stwierdzonych rozbieżności, których dotychczas nie zakończono, zespół kontrolny proponuje, aby projekt zaleceń pokontrolnych opracować i przedłożyć po otrzymaniu z wydziałów informacji o dokonanych ustaleniach.
W dniu 28.05.2007 r. pismem nr GNGiK.0910-6/07 z dnia 15 maja 2007 r. Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii przedłożył w WKWiA wyjaśnienia do danych zawartych w protokole kontroli. W piśmie tym p. o. naczelnika Wydziału pani Alicja Trychan poinformowała, że został zakupiony w roku bieżącym program systemu obsługi mienia EGB2000-N, działający na bazie ewidencji gruntów i budynków, który umożliwi wprowadzenie informacji o władających nieruchomościami. Wszystkie prace wprowadzające dane planuje się zakończyć do końca 2007 r.
W dniu 15.06.2007 r. do WKWiA wpłynęły wyjaśnienia naczelnika Wydziału Lokalowego, w którym wyjaśniono stan prawny i faktyczny 110 nieruchomości. Ponadto pani naczelnik wyjaśniła, że stan pozostałych nieruchomości nie udało się wyjaśnić, ale są one przedmiotem wnikliwej analizy.
W zakresie zaleceń pokontrolnych Prezydenta Miasta
W dniu 21 czerwca 2007 r. Prezydent Miasta Opola skierował do swojego Zastępcy - pana Janusza Kwiatkowskiego Wystąpienie pokontrolne[1], w którym wydaje niżej wymienione zalecenia:
1. W uzgodnieniu ze Skarbnikiem Miasta Opola niezwłocznie podjąć skoordynowane i skuteczne działania mające na celu:
a) wskazanie w Regulaminie Organizacyjnym wydziału realizującego zadania w zakresie ewidencjonowania gminnego zasobu nieruchomości,
b) wyjaśnienie i wyeliminowanie wszystkich rozbieżności i nieprawidłowości w ewidencjonowaniu nieruchomości,
c) uregulowanie stanu prawnego nieruchomości,
d) zapewnienie, aby realizowane zadania dotyczące ewidencjonowania nieruchomości gminnych, wykazywania ich w urządzeniach księgowych, sporządzania informacji o stanie mienia komunalnego tworzyły system spójny, umożliwiający porównywanie danych zawartych w tych ewidencjach i informacjach oraz dający pełną i rzetelną wiedzę o gminnym zasobie nieruchomości.
2. W sprawozdaniu z realizacji zaleceń przedstawić ustalenia dotyczące wszystkich rozbieżności dotyczących nieruchomości wymienionych w protokole kontroli. Termin sprawozdania ustalono na dzień 31 grudnia 2007 r.
ad. 1a)
Prezydent Miasta Opola w dniu 22.02.2008 r. zwrócił się do Pani Sekretarz z prośbą o informację z realizacji zalecenia pokontrolnego dotyczącego wskazania w Regulaminie Organizacyjnym wydziału realizującego zadania w zakresie ewidencjonowania gminnego zasobu nieruchomości.
W piśmie nr OR.I-0114-6/08 z dnia 06.03.2008 r. pani naczelnik Wydziału Organizacyjnego informuje, że do Wydziału Organizacyjnego nie wpłynął żaden wniosek o zmianę Regulaminu Organizacyjnego. Dodatkowo wyjaśniła, że obecnie w Regulaminie w § 25 ust. 1 pkt. 3 wykazany jest Referat Ewidencji Gruntów i Budynków natomiast w zadaniach wydziału określonych w ust. 3 tego paragrafu brak zadania o którym mowa w zaleceniach. Do tej pory żaden z kontrolowanych wydziałów nie złożył wniosku o zmianę Regulaminu w zakresie określonym w zaleceniach do wystąpienia pokontrolnego.
W dniu 14.03.2008 r. Prezydent Miasta wydał naczelnikowi Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii Polecenie służbowe nakazujące ww. niezwłoczne złożenie w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola wniosku w sprawie ujęcia w § 25 ust. 3 zadania dotyczącego ewidencjonowania gminnego zasobu nieruchomości.
Zespół kontrolny ustalił, że Zarządzeniem nr OR.I-0152-219/08 Prezydenta Miasta Opola z dnia 17 kwietnia 2008 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola wprowadzono zmianę w dotychczasowym regulaminie i w § 25 w ust. 3 w pkt 12 kropkę zastąpiono przecinkiem i dodano pkt 13 w brzmieniu „13) ewidencjonowanie gminnego zasobu nieruchomości”. Zadanie to zostało przypisane Wydziałowi Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii (akta kontroli nr 09/2/I/15-16).
ad. 1b), 1c), 1d)
W nawiązaniu do pisma nr GNGiK.910-6/07 z dnia 15.05.2007 r. pismem nr GNGiK.0910-7/07 z dnia 17 grudnia 2007 r. naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii poinformował, że termin wykonania prac polegających na wprowadzeniu danych do programu komputerowego zostaje przesunięty do końca marca 2008 r. Powyższe podyktowane jest faktem, iż około 20.12.2007 r. Wydział Lokalowy zakończywprowadzanie danych w posiadanym zakresie (co zostało potwierdzone przez tamt. Wydział w dniu 17.12.2007 r.). Po tym czasie będzie możliwe zestawienie nieruchomości co do których nie znaleziono władającego. Po zweryfikowaniu tego zestawienia przez Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa oraz Wydział Oświaty, tut. Wydział przystąpi do sukcesywnego regulowania tak opracowanego zasobu, w terminach uzależnionych od stopnia skomplikowania spraw.
Zespół kontrolny ustalił, że w dokumentacji wydziałowej znajduje się pismo z dnia 02.05.2007 r. (akta kontroli nr 09/2/I/17) skierowane do firmy (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))z przypomnieniem, że dnia 31 marca 2007 r. minął termin wykonania prac stanowiących przedmiot umowy kupna systemu obsługi mienia EGB2000-N zawartej dnia 30.01.2007 r. W odpowiedzi (akta kontroli nr 09/2/I/13-18) (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) poinformowała, że w miesiącu kwietniu dokonała zmian organizacyjnych w zespole realizatorów systemu obsługi mienia EGB2005-N, których celem było usprawnienie obsługi ośrodków. Z firmy odszedł główny programista systemu, a od maja 2007r. w zespole miało pracować dwóch projektantów programistów. Jednakże osoby te, wchodząc w nową problematykę, potrzebowały czasu, by osiągnąć wysoką wydajność pracy. Dlatego też właściciel firmy prosił o cierpliwość i zrozumienie.
W dniu 26.07.2007 r. pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zwróciła się pocztą e-mailową (akta kontroli nr 09/2/I/19) do (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))z zapytaniem, kiedy będą zakończone prace nad systemem. W odpowiedzi otrzymała informację, że w dniu 27.07.2007 r. zostanie zamontowana wersja EGB2005-N z funkcją opłat za budynki.
Z ustnych wyjaśnień Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami - pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) wynika, że przez cały okres wdrażania systemu pracownicy wydziału napotykali na szereg trudności związanych z wdrażaniem programu. Na potwierdzenie wyjaśnień przedłożyła zespołowi kontrolnemu trzy zgłoszenia do Wydziału Informatyki:
- nr 2605 z dnia 02.10.2007 r. (akta kontroli nr 09/2/I/20),
- nr 2666 z dnia 09.10.2007 r. (akta kontroli nr 09/2/I/21),
- nr 2720 z dnia 16.10.2007 r. (akta kontroli nr 09/2/I/22).
Ponadto w dniu 16.10.2007 r. odbyło się spotkanie pracowników Wydziału Gospodarki Nieruchomościami z pracownikami Wydziału Informatyki oraz Wydziału Lokalowego. Obecny na spotkaniu był również zastępca Prezydenta pan Janusz Kwiatkowski.
W dniu 12.11.2007 r. naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami zwrócił się z pismem do pana Janusza Kwiatkowskiego – z-cy Prezydenta, (akta kontroli nr 09/2/I/24) w którym informuje, że w nawiązaniu do ustaleń na spotkaniu w dniu 16.10.2007r., w sprawie realizacji umowy kupna systemu obsługi mienia EGB2000-N, składam informację, że do dnia 9.11.2007 r. Wydział Lokalowy nie przekazał tabelarycznego zestawienia nieruchomości, celem ich weryfikacji. Wobec powyższego informuję, że zagrożony jest termin wykonania prac, który mija 31.12.2007 r.
Pismem nr GNGiK.I.2104-23/07 z dnia 15.11.2007 r. (akta kontroli nr 09/2/I/25) Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościamizwrócił się do naczelnika Wydziału Informatyki, w którym informuje, że w związku z zakończonym wdrażaniem systemu Obsługi Mienia EGB2000-N, zachodzi konieczność sprawdzenia poprawności funkcjonowania tego programu. Mimo kilkukrotnych zgłoszeń program funkcjonuje jedynie u p. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), a pozostali pracownicy wymienieni w zgłoszeniu nr 2605 do dnia dzisiejszego nie mają dostępu do programu. Firma (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zgłosiła, że wywiązała się z warunków umowy. Podpisanie protokołu odbioru robót i ostateczne rozliczenie z dostawcą programu musi być poprzedzone sprawdzeniem czy program działa poprawnie. Do dnia dzisiejszego pracownicy nie mają dostępu do programu więc nie mogą sprawdzić poprawności funkcjonowania EGB2000-N.
Zespół kontrolny ustalił, że na podstawie danych z operatu ewidencji Wydział Lokalowy przyporządkował zarządcę do wykazanych nieruchomości budynkowych. Uzyskane dane przekazał do Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii w grudniu 2007 r.
Z pisemnych wyjaśnień (akta kontroli nr 09/2/I/35-36) naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii wynika, że pozostałe nieruchomości nieprzypisane zarządcom zostały poddane szczegółowej analizie. W wyniku tej analizy stwierdzono, że część nieruchomości budynkowych winna być objęta zarządem, gdyż są to komórki lokatorskie i garaże. Weryfikacja polegająca na wizji w terenie oraz badanie dokumentów źródłowych trwała cztery miesiące.
W dniu 5.05.2008 r. w Wydziale Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii sporządzono informację z przeprowadzonych czynności (akta kontroli nr 09/2/I/26). W dokumencie tym zapisano, iż na podstawie wykazu nieruchomości budynkowych sporządzonego przez Wydział Lokalowy Urzędu Miasta Opola, po wyeliminowaniu nieruchomości oddanych w zarząd, Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii przystąpił do szczegółowej weryfikacji pozostałych nieruchomości budowlanych. Podczas wizji w terenie oraz w oparciu o dokumenty źródłowe uporządkowano nieruchomości według następujących załączników:
- załącznik nr 1 – obejmuje nieruchomości budynkowe stanowiące komórki lokatorskie i garaże, które winny być objęte zarządem – wiodący Wydział Lokalowy oraz nieruchomości objęte umową najmu,
- załącznik nr 2 – obejmuje nieruchomości budynkowe objęte dzierżawą – budynki stanowią własność dzierżawców,
- załącznik nr 5 – obejmuje nieruchomości budynkowe przekazane w administrację, użyczenie na rzecz stowarzyszeń i innych osób prawnych,
- załącznik nr 6 – obejmuje nieruchomości budynkowe do regulacji przez Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii Urzędu Miasta Opola.
W dniu 7.05.2008 r. załącznik nr 1 został przekazany pismem nr GNGiK.I.72206-44/08 (akta kontroli nr 09/2/I/27-28) do Wydziału Lokalowego celem ustanowienia zarządu.
W dniu 12.05.2008 r. pismem nr GNGiK.I.72206-45/08 (akta kontroli nr 09/2/I/30) do Wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa został przekazany wykaz nieruchomości budynkowych stanowiących budynki i budowle usytuowane na terenie cmentarzy, które winny być administrowane przez wyżej wymieniony wydział.
Z pisemnych wyjaśnień (akta kontroli nr 09/2/I/35-36) naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii wynika, że pozostałe nieruchomości, po kolejnej weryfikacji obejmującej wizje w terenie oraz badaniu dokumentów źródłowych, zostały uporządkowane według kategorii władania i zestawione w załączniki:
- wykaz nieruchomości przekazanych w użyczenie,
- wykaz nieruchomości oddanych w użytkowanie nieodpłatnie,
- wykaz nieruchomości oddanych w trwały zarząd odpłatnie,
- wykaz nieruchomości oddanych w trwały zarząd nieodpłatnie,
- wykaz nieruchomości oddanych w dzierżawę,
- wykaz nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste na rzecz gminy.
Z powyższych wyjaśnień wynika również, że aktualnie trwają prace nad aktualizacją wyżej wymienionych wykazów.
Ponadto pani naczelnik Wydziału wyjaśniła, że weryfikacja i zestawienie nieruchomości w załączniki umożliwiło wyodrębnienie nieruchomości o nieuporządkowanym stanie prawnym. W trakcie realizacji jest regulacja stanów prawnych tych nieruchomości. Jest to proces złożony i długotrwały. Ponadto zestawienie nieruchomości według różnych kategorii władania jest wstępnym etapem do poprawnego ewidencjonowania nieruchomości. Od III kwartału 2008 r. trwają prace nad zmianą oprogramowania w ewidencji gruntów i budynków.
Po zebraniu informacji w zakresie jakości firm zajmujących się tematyką ewidencji gruntów i budynków oraz proponowanych do niej modułów do prowadzenia zasobu gminnego i prezentacjach, zostanie przedstawiona Prezydentowi Miasta opcja zmiany oprogramowania.
Ponadto zespół kontrolny ustalił, że Wydział Lokalowy na podstawie protokołu z dnia 20.08.2008 r. z przeprowadzenia czynności dotyczących uregulowania stanu środków trwałych – budynków i budowli, zgodnie z protokołem weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych z dnia 28 marca 2008 r. w dniu 20.08.2008 r. (akta kontroli nr 09/2/I/46-47,49) przedłożył w Wydziale Finansowo-Księgowym dwadzieścia siedem niżej wymienionych dokumentów:
|
Lp.
|
Nr dokumentu
|
Adres nieruchomości
|
|
1
|
LT/8/08
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
LT/9/08
|
|
3
|
LT/10/08
|
|
4
|
LT/11/08
|
|
5
|
LT/12/08
|
|
6
|
LT/13/08
|
|
7
|
LT/45/08
|
|
8
|
LT/46/08
|
|
9
|
PT/14/08
|
|
10
|
PT/15/08
|
|
11
|
PT/16/08
|
|
12
|
PT/17/08
|
|
13
|
PT/18/08
|
|
14
|
PT/19/08
|
|
15
|
PT/20/08
|
|
16
|
PT/21/08
|
|
17
|
PT/22/08
|
|
18
|
PT/23/08
|
|
19
|
PT/24/08
|
|
20
|
PT/25/08
|
|
21
|
PT/26/08
|
|
22
|
PT/27/08
|
|
23
|
PT/28/08
|
|
24
|
PT/29/08
|
|
25
|
PT/30/08
|
|
26
|
PT/31/08
|
|
27
|
PT/32/08
|
Zespół kontrolny pobrał z Referatu Księgowości Wydatków Budżetowych wszystkie wyżej wymienione karty środka trwałego (akta kontroli nr 09/2/I/50-83). Ustalono, że na podstawie otrzymanych z Wydziału Lokalowego dokumentów z datą 29.09.2008 r. prawidłowo naniesiono wszystkie zmiany w ewidencji środków trwałych.
Odnośnie księgowej ewidencji środków trwałych obowiązuje zarządzenie nr OR.I-0152-2/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 26 stycznia 2004 r. w sprawie wprowadzenia zasad dokumentowania przyjęcia do ewidencji księgowej środków trwałych zgodnie z którym przyjęcie środka winno być dokonane na podstawie dokumentów księgowych OT lub PT, a podstawą zdjęcia środka trwałego z ewidencji księgowej może być dokument PT- w przypadku przekazania środka trwałego innej jednostce lub dokument LT ”likwidacja środka trwałego”.
Od czasu przeprowadzenia poprzedniej kontroli uległo zmianie zarządzenie nr OR.I-0152-81/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 września 2005 r. w sprawie wprowadzenia zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miasta Opola, zgodnie z którym ewidencja syntetyczna powstaje z podsystemów analitycznych księgowania komputerowego środków trwałych. W systemie komputerowym „Ewidencja środków trwałych” prowadzone są kartoteki analityczne poszczególnych środków trwałych, z wyjątkiem gruntów. Grunty prowadzone są w ewidencji ilościowo-wartościowej. Ewidencja ilościowa gruntów prowadzona jest w Wydziale Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii, za którą odpowiada naczelnik tego wydziału.
Nowowprowadzone zarządzenie nr OR.I-0152-269/08 z dnia 05 sierpnia 2008 r. w sprawie wprowadzenia zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miasta Opola stanowi, że ewidencję analityczną środków trwałych, z wyjątkiem gruntów i wyposażenia, prowadzi się w module programu komputerowego „Majątek”, w ujęciu ilościowo-wartościowym w formie kartotek środków trwałych, zgodnie z obowiązującą klasyfikacją środków trwałych. Kartoteka prowadzona jest odrębnie dla każdego środka trwałego i służy do jego ewidencji przez cały okres użytkowania. Pozabilansową ewidencję analityczną gruntów w układzie ilościowym prowadzi Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii. Za prowadzenie tej ewidencji odpowiedzialny jest naczelnik tego wydziału.
Ponadto ustalono, że uległ zamianie program komputerowy obsługiwany przez Wydział Finansowo-Księgowy. Obecnie środki trwałe księgowane są w programie KSAT2000 w module Środki trwałe. Moduł ten pozwala ewidencjonować składniki majątku trwałego.
Ad. 2
Zespół kontrolny ustalił, że do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu nie wpłynęło sprawozdanie , o którym mowa w zaleceniu nr 2.
Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, z których trzy egzemplarze doręczono naczelnikom kontrolowanych wydziałów.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:......................
|
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
|
[1] W wyniku kontroli ustalono, że w tut. Urzędzie dotychczas nie był realizowany ustawowy obowiązek ewidencjonowania gminnego zasobu nieruchomości, o którym mowa w art. 23i25 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarcze nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.). Zgodnie z art. 24 ww. ustawy –
do gminnego zasobu nieruchomości
należą nieruchomości, które stanowią przedmiot własności gminy i nie zostały oddane w użytkowanie wieczyste oraz nieruchomości będące przedmiotem użytkowania wieczystego gminy.
W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola nie określono, który wydział merytoryczny jest zobowiązany do ewidencjonowania gminnego zasobu nieruchomości. Ewidencja gminnego zasobu nieruchomości nie była ujęta również w wykazie ewidencji i rejestrów prowadzonych przez wydziały (stanowiącym załącznik nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola). Figurująca w tym wykazie „ewidencja gruntów i budynków” obejmuje informacje o wszystkich właścicielach gruntów i budynków na terenie miasta Opola, a obowiązek jej prowadzenia wynika z ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Wydziałem prowadzącym tę ewidencję jest Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii. Ponadto w wykazie figuruje „ewidencja środków trwałych”, któraprowadzona jest przez Wydział Finansowo-Księgowy. Obowiązek jej prowadzenie wynika z przepisów ustawy o rachunkowości.
2009-05-18 15:14:58 - Wnioski pokontrolne (107.00 kB)
