Podczas postępowania kontrolnego zastosowano następujące techniki:

·        analiza dokumentów źródłowych dla wszystkich wydatków zaewidencjonowanych na paragrafach dotyczących wydatków w badanych obszarach wraz z pogłębioną analizą wybranych dokumentów źródłowych,

·        analiza pozostałej dokumentacji źródłowej dotyczącej badanych zagadnień,

·        przyjmowanie wyjaśnień.

 

1. Ustawa z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2003 r. Nr. 15 poz. 148 z póź. zm.),

2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz.U. 2002 r. Nr 76, poz. 694 z póż. zm.),

3. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz.U. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.),

4. Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r.- o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.),

5. Zarządzenie Nr OR.I-152 21/2004 z dnia 2 czerwca 2004r. Prezydenta Miasta Opola w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.

Celem kontroli była ocena prawidłowości i efektywności wykorzystania przyznanych środków budżetowych na działalność Biura Spraw Międzynarodowych Urzędu Miasta Opola w 2006 r.

 

Metodyka przeprowadzenia kontroli

 

Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, itp.). Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty.  Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości i gospodarności oraz zgodności z planem finansowym.

Sprawy organizacyjne 

 

W Biurze Spraw Międzynarodowych Urzędu Miasta Opola zatrudnionych jest 5 osób. Koszty pracownicze (fundusz płac) za 2006 r. wyniosły brutto 187.551,47 zł. W roku 2007 r. odpowiednio 199.167,77 zł.(akta kontroli 07/27/I/str.).

 

 

Do zakresu działania Biura należy m.in.:

Prowadzenie współpracy z miastami partnerskimi i zaprzyjaźnionymi zgodnie z zawartymi umowami

Planowanie i nadzór nad przebiegiem uroczystości i wydarzeń związanych z partnerstwem miast.

Opracowywanie programów pobytu delegacji zagranicznych i ich organizacja.

Obsługa organizacyjna, merytoryczna i protokolarna wyjazdów zagranicznych przedstawicieli miasta.

Ustalono, że Urząd Miasta Opola podpisał umowy o współpracę z następującymi miastami partnerskimi:

 

 

W czasie czynności kontrolnych ustalono, że planowanie środków na działalność Biura Spraw Międzynarodowych odbywa się w Wydziale Administracyjno Gospodarczym po uprzednim złożeniu wniosku określającego potrzeby na dany rok. Wydział Administracyjno-Gospodarczy pismem AG-X-3019/2/2006 z dnia 9.01.2006 przekazał dla Biura Spraw Międzynarodowych informację o wysokości zaplanowanych środków w planie budżetowym miasta Opola na realizację zadań na rok 2006 (akta kontroli Nr 07/27/I/str. 149-152).

Na działalność Biura Spraw Międzynarodowych środki zaplanowane są w budżecie miasta w dziale 750 rozdział 75095 § 4300 i § 4210. 

 

W czasie kontroli stwierdzono obowiązywanie następującego trybu wydatków realizowanych przez Biuro Spraw Międzynarodowych;

- Biuro Spraw Międzynarodowych każdorazowo składa zatwierdzony przez Prezydenta pisemny wniosek lub zamówienie dotyczący zakupu towaru lub usługi do Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. Dokumenty te są każdorazowo parafowane są przez Skarbnika Miasta i Naczelnika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego,

- realizacja następowała zarówno przez Biuro Spraw Międzynarodowych jak i Wydział Administracyjno-Gospodarczy,

- po realizacji wniosku następował opis faktury i jej zatwierdzenie do wypłaty,

- wydatki Biura Spraw Międzynarodowych ewidencjonowane są w księgowości na kontach analitycznych w poszczególnych paragrafach.

Z zestawienia za 2006 r. dokonanego przez dział księgowości operacji na koncie 75095 - 4300 – Współpraca z zagranicą wynika, że wydatkowano kwotę 190.130,32 zł.

 

 

Z przeprowadzonej analizy wynika, że każdy dokument finansowy jest opisany i  załączona jest do niego dokumentacja wnioskowa oraz zatwierdzająca (akta kontroli 07/27/str. 40-114). Nieprawidłowości nie stwierdzono.

 

W dniach od 13-15 kwietnia 2006 r. przebywał w Opolu Zastępca Mera miasta Carrary odpowiedzialny m.in. za sprawy kultury. Miasto Carrara podarowało miastu Opolu 8 bloków białego marmuru, z których miały być wykonane w drodze konkursu rzeźby o tematyce „Piosenka”. Rzeźby te jako własność miasta Opola pozostaną jego ozdobą i atrakcją turystyczną.

 

W terminie 23 czerwca - 15 lipca 2006 roku w Opolu odbył się I Międzynarodowy Plener Rzeźbiarski w Marmurze. Temat Pleneru to „Piosenka”.

Na konkurs zgłosiło się 25 kandydatów. W dniu 14 kwietnia komisja w skład, której wchodził min. Andrea Zanetti - Zastępca Mera Miasta Carrary, Prezydent Miasta Opola oraz znani artyści - rzeźbiarze opolscy wybrała 8 uczestników Pleneru.

Byli to:

 

Carole Turner                                     -              Stany Zjednoczone Ameryki

Wit Pichurski                                    -               Polska

Rolandas Smutas                               -                 Litwa

Aleksandra Ławicka - Cuper             -                 Polska

Takashi Kondo                                    -                Japonia

Genami Zakaraia                                -                Gruzja

Mario Federico Dell’ Amico                -               Włochy

Ignacy Nowodworski (osoba rezerwowa)           Polska.

 

Po poinformowaniu osób zainteresowanych, Takashi Kondo zrezygnował z udziału w Plenerze w związku z innym zaproszeniem.

Od dnia 23 czerwca rozpoczął się Plener artyści zaczęli pracę w marmurze z miasta partnerskiego, Carrary, który został podarowany miastu Opole w ramach współpracy pomiędzy miastami.

 

 

W dniu 11 maja 2006 r. Biuro Spraw Międzynarodowych przygotowało preliminarz Pleneru Rzeźbiarskiego, który opiewał na kwotę 160.000 zł. Prezydent Miasta Opola zaakceptował kwotę 140.000 zł, zalecając oszczędność w wydatkowaniu środków. 

 

Rzeczywiste koszty Pleneru Rzeźbiarskiego w Opolu wyniosły 126.519,28 zł

 

 

 

 

W czasie kontroli stwierdzono, że w Biurze Spraw Międzynarodowych na własne potrzeby jest prowadzony rejestr wszystkich wydatków dotyczących bezpośredniej działalności. 

Wydział Administracyjno-Gospodarczy również prowadzi rozliczenie wydatków Biura Spraw Międzynarodowych. Rozliczenia te dokonywane są przed oddaniem dokumentów do działu księgowości, w którym dokonywana jest operacja rejestracji na właściwym koncie budżetowym. 

Budżet Biura Spraw Międzynarodowych na rok 2006 wynosił: 250. 000,00 zł.

Koszty związane są ze współpracą z poszczególnymi miastami partnerskimi, przyjmowaniem gości z innych krajów, oraz imprezami międzynarodowymi na przestrzeni roku 2006 przedstawiały się następująco:

 

1) Miasto partnerskie Biełgorod – 1 334,72 zł

Wydatki związane m.in. z wizytą dyrektorów biełgorodskich szpitali

2) Bruntal – 2 720,11 zł,

M.in. wyjazd do Bruntala – aranżacja wystawy rzeźb artystów opolskich, wyjazd na Dni Miasta Bruntala, wizyta młodzieży i nauczycieli z Bruntala

3) Carrara – 9 404,97 zł

Wizyta zastępcy Mera Carrary, wizyta dziennikarzy z Carrary, wyjazd do Carrary na otwarcie Dni Miasta, wizyta oficjalna Prezydenta Opola w Carrarze, wizyta Mera Carrary w Opolu, przyjazd teatru młodzieżowego

4) Grasse – 9 000,00 zł

Wyjazd do Grasse na Święto Jaśminu, wizyta Mera Grasse w Opolu, prezentacja Opola na Targach Miast Partnerskich w Grasse

5) Ingolstadt – 2 249,31 zł

Wizyta samorządowa z Ingolstadt związana z darem Opola dla Ingolstadt (betonowe jajo), wyjazd do Ingolstadt na 1200-lecie miasta rycerzy, harcerzy i artystów

6) Mülheim an der Ruhr – 323,00

Udział w konferencji TWINS 2010, wizyta w Mülheim an der Ruhr w związku z zakupem autokarów (koszty MZK)

7) Potsdam – 197,00

Wizyta Prezesa BBAG i Bruno Schulza, wizyta seniorów z Potsdamu, udział opolskich pływaków w mistrzostwach w Potsdamie

Wyjazd roboczy Prezydenta do Ivano-Frankivska

9) Inne wydatki związane ze współpraca międzynarodową razem z WAG – 26 599,02

M.in. wizyta Konsula Generalnego Z Ukrainy, Radcy Handlowego Ambasady Austrii, Konsula Generalnego Republiki Rosyjskiej, inwestora irlandzkiego, Konsula Generalnego Czech, Konsula ds. Bezpieczeństwa USA.

10) Dzień UE – przesunięcie na MOK – 40 000,00 zł, który organizował imprezę

11) Dni Opola – 4 959,11 zł

Wydatki związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem oraz programem dla gości z Bruntala i Alytusa

12) Festiwal – 27 433,85 zł

Wydatki związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem oraz programem dla gości z Grasse, Mülheim, Ingolstadt i Biełgorodu

13) Plener rzeźbiarski – 126 519,28 zł

 

 

Na podstawie przedłożonych materiałów stwierdzono, że na przestrzeni 2006 r. Biuro Spraw Międzynarodowych organizowało i brało udział m. in. w następujących spotkaniach i wydarzeniach;

 

- 9 -11 stycznia 2006 r. - wizyta w Mulheim w związku zakupem autokarów,

- 12 stycznia 2006 r. –     wizyta przedstawicieli firmy(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– w sprawie

                                      zakupu akcji (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)),

- 18 stycznia 2006 r.   -    wizyta Radcy Handlowego Ambasady Austrii,

- 1 luty 2006 r.2006 r. –    wizyta inwestora(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)),

- 16 -17 luty 2006 r.    -    wizyta Konsula Generalnego Rosji,

- 23 luty 2006 r.         -     wizyta Konsula Generalnego Czech,

- 7 marca 2006 r.        –    wizyta Konsula Francji,

- 27-30 marca 2006 r. -    wizyta Dyrektorów Szpitali z Biełgorodu,

- 10 kwietnia 2006 r.   -     wizyta Konsula USA,

- 30 maja 2006 r.        -     wizyta misji gospodarczej z Belgii,

- 1-5 czerwca 2006 r. -    wizyta z Grasse, Muelheim, Ingolstadt, Biełgorod na KFPP,

- 7 czerwca 2006 r.     -    wizyta samorządowa z Arad-Rumunia,

- 16-18 czerwca 2006 r. - wyjazd do Bruntala – Czechy,

- 20 czerwca 2006 r.   -    wizyta seniorów z Potsdamu,

- 23.06 -15.07.2006 r.-     I Międzynarodowy Plener Rzeźby w Marmurze,

- 25-27.czerwiec 2006 r.   udział w Targach Inwestycyjnych w Londynie,

- 2 lipca 2006 r.         -     wizyta Ambasadora USA,

- 3-7 sierpnia 2006r. -      wyjazd do Grasse – Francja „Święto Jaśminu”,

- 10 sierpnia 2006 r.   -     wizyta Konsula Generalnego Niemiec,

- 21-22 sierpnia 2006 r.    wizyta dziennikarzy z Carrary – Włochy,

- 1-3 września 2006 r. -    wizyta Prezydenta Opola w Carrarze,

- 15 września 2006 r. -    X lecie współpracy Nadrenii-Palatynatu z Opolszczyzną,

- 18 września 2006 r. -    wizyta młodzieży z Dijon,

- 29 września 2006 r. -    wizyta młodzieży i nauczycieli z Brutala - Czechy,

- 12-14 października    -    wizyta Mera Carrary,

- 19 października         -    wizyta Konsula Generalnego Ukrainy,

- 29-31 października    -    wizyta Mera Grasse,

- 28-30 listopad 2006r.-     wyjazd Prezydenta do Ivano-Frankowska,

- 3 grudnia 2006 r.     -      wizyta Charge d’Affairs Uzbekistanu.

 

 

Z prowadzonego przez Wydział Administracyjno – Gospodarczy rejestru wydatków w 2006 r. dotyczących Biura Spraw Międzynarodowych  wynika, że wszystkie wydatki były rejestrowane w Rozdziale 75095 i w paragrafach 430-014 oraz 421-08.

Poniższe zestawienie obrazuje wydatki w paragrafie 430-14.

Po zestawieniu statystycznym wszystkich wydatków przedstawione są wydatki zarejestrowane w paragrafie 421-08. Zestawienie znajduje się w załączniku do protokołu.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Powyższe zestawienie obrazuje w sposób statystyczny ilość wydatków poniesionych w poszczególnych kwartałach zrealizowanych przez Biura Spraw Międzynarodowych.