KWiA-I-0913-10-1/2004	Opole, 27.05.2004r.
PROTOKÓŁ KONTROLI nr     7/2004
Jednostka kontrolowana	Wydział Inwestycji Miejskich – Referat Przetargów i Zamówień Publicznych
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	16.03.-31.05.2004r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	PIOTR WĄSATY – inspektor, kierownik zespołu   WITOLD GRACA – główny specjalista, członek zespołu   MACIEJ WUJEC – inspektor, członek zespołu
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli	PIOTR WĄSATY: 13/2004 WITOLD GRACA: 15/2004 MACIEJ WUJEC: 14/2004
Przedmiot kontroli	Prawidłowość i legalność postępowań o zamówienie publiczne oraz prawidłowość i efektywność realizacji zamówień publicznych przeprowadzonych w 2002 i 2003 roku.
Okres objęty kontrolą	lata: 2002 i 2003
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	ZDZISŁAW STAŻYŃSKI – Naczelnik Wydziału IM TERESA KWASIK- Kierownik Referatu PZP
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali	TERESA KWASIK – Kierownik Referatu PZP MAGDALENA BRULEWSKA – inspektor w Referacie PZP GRAŻYNA CZAPLA – Zastępca Naczelnika Wydziału GNGiK ANNA PLEWKA – Naczelnik Wydziału Budżetu TOMASZ FILIPKOWSKI – Naczelnik Wydziału FK JAN ZAPRZAŁ – Naczelnik Wydziału Komunikacji

 

 I. Techniki zastosowane podczas postępowania

 

         W trakcie postępowania kontrolnego w Referacie PiZP została sprawdzona dokumentacja wybranych postępowań o zamówienie publiczne. Przedmiotowe postępowania wybrano na podstawie zestawienia zamówień zrealizowanych w latach 2002 – 2003, przyjmując kryterium wartości i rodzaju zamówienia (dostawa, usługa, roboty budowlane), tak aby zapewnić różnorodność zamówień poddanych szczegółowej analizie. Na etapie przygotowania postępowania kontrolnego wytypowano łącznie 27 obiektów kontroli. Po przeprowadzeniu wstępnych czynności kontrolnych (rozpoznania) wytypowano 7 obiektów, które poddano szczegółowej analizie. Dokumenty zostały sprawdzone pod kątem:

·       zgodności trybu postępowania z ustawą

·       kompletności

·       rzetelności sporządzenia

·       legalności postępowania komisji

 

         Ponadto, zespół kontrolny zbadał czy zamówienie zostało wykonane terminowo i czy zamawiający zastosował wobec wykonawcy przysługujące mu w tym zakresie postanowienia umowne. Przy badaniu terminowości zamówienia zostały wzięte pod uwagę okoliczności towarzyszące realizacji zamówienia m.in. zdarzenia losowe, działania siły wyższej, itp. aby rezultat wykonanej analizy był jak najbardziej obiektywny. W badaniu zostały wykorzystane:

1.  dokumenty źródłowe,

2.  wyjaśnienia pracowników,

3.  analizy ogólnodostępne (GUS, UZP),

4.  analizy zespołu kontrolnego,

5.  opinie prawne.

 

         Badaniu zostały poddane faktyczne nakłady poniesione na realizację zamówienia. Ponieważ w dotychczasowej praktyce zespoły kontrolne natrafiały na rozbieżności pomiędzy kwotą wynikającą z oferty przetargowej a kwotą ostatecznie fakturowaną, w przedmiotowej kontroli ten właśnie element został poddany szczegółowemu badaniu. Ponadto w rozliczeniu wykonania zamówienia zostały uwzględnione postanowienia umowne dotyczące terminu wykonania zamówienia (uzyskane z wcześniejszego etapu analizy). W badaniu zostały wykorzystane:

1.  dokumenty źródłowe,

2.  wyjaśnienia pracowników,

3.  analizy ogólnodostępne (GUS, UZP),

4.  analizy zespołu kontrolnego,

5.  opinie prawne.

 

         W postępowaniu kontrolnym zostały wykorzystane dodatkowo dwa formularze:

-      kwestionariusz samooceny,

-      kwestionariusz kontroli wewnętrznej.

Wyniki analizy z wykorzystaniem wyżej wymienionych formularzy posłużyły do określenia stanu kontroli wewnętrznej, na wszystkich etapach postępowania o zamówienie publiczne: od zaplanowania do końcowego rozliczenia. Dane otrzymane w ten sposób zostały wykorzystane także do zidentyfikowania głównych obszarów ryzyka powstania nieprawidłowości.

 

         W dokumentowaniu czynności kontrolnych - z uwagi na znaczną ilość dokumentów - zostały także wykorzystane oględziny i odpisy z dokumentacji źródłowej.

  

II. Kryteria

 

1.  Podstawą prawną postępowań prowadzonych w Referacie  - w badanym okresie -  była ustawa z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych(Dz.U.02.72.664). Ustawa określa ogólne zasady organizowania postępowań oraz udzielania zamówień publicznych. Wraz z przedmiotową ustawą zastosowanie  - w wybranych dziedzinach  - znajdują następujące rozporządzenia:

Rozporządzenia Rady Ministrów:

a)   z dnia 28 grudnia 1994r.